電子契約と電子帳簿保存法の関係は？法改正のポイントも解説

電子契約システムの導入を進める際には、電子契約に関わる電子帳簿保存法についても充分に理解し、法律を厳守する必要があります。本記事では、電子契約と電子帳簿保存法の関係や、電子帳簿保存法の改正ポイントをわかりやすく解説します。

目次

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1. 電子契約は電子帳簿保存法の対象となる
2. 電子帳簿保存法の保存要件とは
3. 電子帳簿保存法の改正ポイント
4. 過去の契約書類を電子化する際の注意点
5. 電子帳簿保存法に対応するには電子契約システムが有効
6. まとめ

電子契約は電子帳簿保存法の対象となる

電子契約においては、電子帳簿保存法の把握が欠かせません。ここでは、電子帳簿保存法について解説し、法律で認められている電子データの保存方法も紹介します。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類などを電子データで保存することを認める法律です。これらの書類は紙での保存が原則ですが、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が認められています。

電子データで保存するためには、一定の要件を満たす必要があります。帳簿や書類を作成した日付・作成者・作成方法を記録し、常に検索できるようにしておくことも大切です。

また、帳簿や書類を改ざんできないようにしておくなど、複数の要件を満たさなければ電子データでの保存は認められません。電子契約において、書類を電子データで保存する場合には、必ず電子帳簿保存法の要件を守りましょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子帳簿保存法における電子データの保存方法

電子契約で認められている電子データの保存方法は、次の3つです。

1. 電子帳簿保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引

電子帳簿保存は、電子データで作成した帳簿をそのまま保存しておくことです。紙媒体を作成せず、最初から電子データのみで作成した帳簿書類が電子帳簿保存に当たります。

スキャナ保存は紙の書類をスキャンして電子データに変換し、保存することです。スキャナ保存を行うためには、スキャンした書類が紙の書類と同一であることがわかり、取引の記録などを検索できるようにしておく必要があります。

電子取引とは、電子データを使用して取引を行うことです。電子契約においては紙媒体を作成せず、データのみでやり取りをすることが多いため、電子取引に該当する契約がメインになるでしょう。

電子帳簿保存法の保存要件とは

電子帳簿保存法の保存要件には、真実性の要件と可視性の要件があります。ここでは、それぞれの内容について詳しく解説します。

真実性の要件

電子帳簿保存法の真実性の要件とは、保存された電子データが作成時の真実性を保っていると証明することです。電子データが真実性を保つためには、作成者・作成日時・作成方法を記録し、改ざんできないように保存されている必要があります。

また、電子契約の内容を修正・改正・削除した場合には、それらの事実や内容を確認できるようにしておかなければなりません。電子帳簿保存法の真実性の要件を満たすためには、タイムスタンプの付与と改ざん防止機能のあるシステムの利用が重要です。

電子契約を行う際には、必ず電子データの作成者・作成日時・作成方法などを記録しておき、改ざんできないような対策を行いましょう。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

可視性の要件

電子帳簿保存法の可視性の要件とは、保存された電子データを誰でもすぐに閲覧できるようにすることです。電子データが可視性を保つためには保存場所や閲覧場所を明確にし、常に求めているデータを検索できるようにしておく必要があります。

データが容易に検索ができる電子契約システムを選び、自社でしっかりとデータを管理することで可視性の要件を満たせます。なお、電子データの可視性を高められると取引の安全性を向上させることも可能です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法の改正ポイント

電子帳簿保存法の改正ポイントとしては、税務署長の事前承認制度の廃止やスキャナ保存における適正事務処理要件の廃止などが挙げられます。ここでは、法改正のポイントを大きく4つに分けて解説します。

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税務署長の事前承認制度の廃止

電子データで保存する際には、一定の要件を満たす必要があります。従来、要件を満たすためには税務署長の事前承認が必要でしたが、2022年1月1日より、この事前承認制度が廃止されています。

法改正によって、企業は書類等を電子データで保存する際に税務署長の事前承認を得ることなく保存できるようになりました。事前承認制度の廃止で、企業は電子データで保存するための準備にかかる時間と手間、費用の負担を削減可能です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存を行うためには複数の要件を満たす必要がありましたが、その中から「適正事務処理要件」が廃止されました。適正事務処理要件とは、スキャナ保存を行う際に一定の社内規程を整備し、遵守することです。

適正事務処理要件の廃止により、企業はスキャナ保存を行う際に社内規程を整備する必要がなくなり、今までに比べて手間や時間を大きく削減できます。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

タイムスタンプ要件・検索要件の緩和

電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプ要件・検索要件が緩和されました。タイムスタンプとは、電子データの作成日時を証明する技術です。タイムスタンプ要件の緩和により、電子データにタイムスタンプを付与するまでの期間が延長されました。

また、検索要件の緩和により、電子データの検索項目が簡素化されています。これらの緩和により、企業は電子帳簿保存法に準拠した電子帳簿の保存が容易になりました。タイムスタンプ付与までの期間については、7営業日以内から3ヶ月以内に延長されています。

また、電子データの検索項目の簡素化においては、取引年月日・取引金額・取引先の3項目のみが条件となりました。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子取引の電子データ保存が義務化

電子帳簿保存法の改正により、2022年1月1日から電子取引における電子データの保存が義務化されました。電子取引とは電子データを使用して行う取引のことで、電子メールや電子商取引（EC）などが含まれます。

電子取引の電子データは、原則として取引の発生日から7年間保存する必要があります。ただし、電子データの保存では、真実性を確保したり改ざん防止措置を講じたりするなど、一定の要件を満たさなければなりません。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

令和6年1月以降は紙保存が認められない点に注意

電子取引データの保存については、令和6年（2024年）1月以降、従来認められていた猶予措置が終了し、電子データのまま保存することが原則として義務化されています。

そのため、電子契約やメールで受領した契約書データを紙に印刷して保存する方法は認められません。電子帳簿保存法への対応には、電子データとして適切に保存・管理する体制の整備が必要です。

参考：令和６年１月からの電子取引データの保存方法｜国税庁

保存対象は電子契約・メール・クラウド取引も含まれる

電子取引に該当するデータには、電子契約サービスで締結した契約書だけでなく、メール添付で受領したPDFやクラウド上で授受した取引データなども含まれます。

契約書ファイル単体だけでなく、取引情報を含むデータ全体を適切に保存する必要がある点に注意しましょう。

参考：Ⅰ　通則【制度の概要等】｜国税庁

過去の契約書類を電子化する際の注意点

電子契約を導入する際に、過去の契約書も電子化したいと考えた場合、入力期間の制限に気を付けるなど、いくつかの注意点があります。場合によっては法的効力を得られないケースもあるため、正しい方法で電子化を行いましょう。

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入力期間の制限に気を付ける

紙の書類をスキャンして電子データで保存する場合、電子帳簿保存法における一定の要件を満たす必要があります。そのうちの1つが「入力期間の制限」です。

入力期間とは、紙の書類をスキャンして電子データに変換した日から、その電子データを電子帳簿保存法の要件を満たすように保存するまでの期間を指します。スキャナ保存の入力期間はおおむね7営業日以内、または最長2ヶ月とおおむね7営業日以内となっています。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

タイムスタンプを付与する

タイムスタンプとは、電子データの作成日時や内容を第三者機関によって保証する技術です。電子帳簿保存法では、電子データの保存要件の1つとして、タイムスタンプの付与が定められています。

タイムスタンプ発行機関は国が認定した機関と、そうでない機関があります。国が認定したタイムスタンプ発行機関は信頼性が高く、税務調査においても有効な証拠として認められる可能性が高いです。

ただし、電子データの訂正や削除の履歴を残すことができるシステムを利用する場合は、タイムスタンプは不要とされています。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

スキャナ機器類の一定の読み取り精度が求められる

電子帳簿保存法では、スキャナで紙の書類を電子データに変換する場合、一定の読み取り精度が求められます。読み取り精度が低いと電子データが紙の書類と一致しないため、税務調査において電子データの保存が認められない可能性があります。

読み取り精度を保証するためにはスキャナ機器の性能を十分に検証し、定期的なメンテナンスを行いましょう。読み取り精度を保証することで、電子帳簿保存法に準拠した電子帳簿の作成を遂行できます。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

システム関係書類を備え付ける

電子帳簿保存法においては、電子帳簿を保存する際にシステム関係書類を備え付けることが義務付けられています。システム関係書類とは、電子帳簿の作成・保存・検索・利用に関する手順や方法を記載した書類です。

電子帳簿の作成・保存・検索・利用に関する手順や方法を明確にすることで、電子帳簿の適正な保存を図ります。システム関係書類は、電子帳簿の保存期間中（原則7年間）に備え付けておかなければなりません。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

基本的な検索機能が必要

電子帳簿を保存する際には、基本的な検索機能が必要とされています。基本的な検索機能とは、取引年月日・取引金額・取引先・取引内容・取引品目・受領者・発行者・送信者などの任意のキーワードで検索できるような機能です。

また、日付または金額の範囲を指定して検索したり、複数のキーワードを組み合わせて検索したりできるものも基本的な検索機能に該当します。基本的な検索機能は、電子帳簿の検索性を高め、税務調査官が電子帳簿を容易に検索できるようにするために必要な要件です。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

紙の原本の保管も必要

紙の契約書をPDF化するなどして電子データ化を進める場合でも、原本である紙の契約書を廃棄してはなりません。書面で契約を締結した場合はあくまでもその書面が原本であり、電子データ化したものは「コピー」とみなされます。

契約書には原本の保管義務があり、コピーは法的効力にも劣るため、民事訴訟などが発生した際に十分な証拠として扱われない可能性があります。

しかし、書面の電子データ化に意味がないわけではありません。データ化すると検索しやすくなり、契約内容を一元管理できるのがメリットです。

電子帳簿保存法に対応するには電子契約システムが有効

電子契約において電子帳簿保存法に対応するには、電子契約システムの利用が有効です。電子契約システムは、契約書の締結・送信・保管・管理を電子化できるシステムであり、電子帳簿保存法にも柔軟に対応できます。

電子契約システムを活用すれば、ペーパーレス化によるコスト削減や契約書の検索・閲覧の容易化など、多くのメリットを得られます。また、タイムスタンプを付与したり電子署名を作成したりできるシステムもあるため、自社に合ったものを選びましょう。

まとめ

電子契約を導入するためには、電子帳簿保存法の確認が欠かせません。電子帳簿保存法の内容に準拠できていなければ、交わした電子契約に法的効力が発生しない可能性があるため、導入前に必ず確認しておきましょう。

法律を守り、正しく電子契約を導入するためには電子契約システムの導入がおすすめです。電子契約システムがあれば、電子帳簿保存法に適切かつ柔軟に対応できます。電子契約の導入を考えている方は、本記事を参考に電子契約システムの導入を検討しましょう。