DXペーパーレスとは?紙を減らすだけで終わらせない進め方
Check!
- ペーパーレス化はDXの入口と分かる
- 進まない理由と4ステップが分かる
- 契約書の紙の工程を置き換える流れが分かる
DXペーパーレスとは、紙の書類をデジタルに置き換える「ペーパーレス化」を、業務の流れや働き方そのものを変えるDXの入口として位置づける考え方です。紙を減らすこと自体はゴールではなく、経済産業省も、ツールの導入が完了したからといってDXが達成されるわけではないと整理しています。それでも多くの会社がペーパーレスから始めるのは、全部署に紙の業務があり、効果が見えやすいからです。一方で、紙をPDFにしただけで止まる、社内の申請は電子化できたのに契約書だけ郵送が残る、といった足踏みも少なくありません。この記事では、DXとペーパーレスの関係、進まない理由と対処、メリットとデメリット、4ステップの進め方、業務ごとの着手順、紙の契約書を電子に置き換える流れと保管の注意点までを順に解説します。最初に、紙が最後まで残りやすい契約書を入口にする理由から見ていきます。
ペーパーレス化の最初の一歩を診断
Q1. いま、紙が最も残っている業務はどれですか?
おすすめ記事
目次
開く
閉じる
開く
閉じる
DXペーパーレスとは|紙を減らすことがDXの入口になる理由と、最初に手を付けたい契約書
DXペーパーレスとは、紙の書類を電子化することを入口に、承認や契約、保管といった業務の流れまでデジタルに置き換えていく取り組みです。
経済産業省「DXレポート2(中間取りまとめ)」は、DXをデジタイゼーション、デジタライゼーション、デジタルトランスフォーメーションの3段階に分けています。紙文書の電子化は最初のデジタイゼーションにあたり、その先に個別業務のデジタル化、全社の業務やビジネスモデルの変革が続きます。同じ報告書は、直ちに取り組む例にクラウドストレージを使ったペーパーレス化などを挙げる一方、ツールの導入が完了してもDXが達成されるわけではないと述べています。ペーパーレスは必要な土台ですが、そこで終わらせない設計が要ります。定義の違いはDXとペーパーレスの違いを整理した記事で詳しく整理しています。
では、どこから手を付けるのか。社内の通達や申請書はグループウェアやワークフローで比較的早く電子化できますが、最後まで紙が残りやすいのは契約書です。印刷、押印、製本、郵送、返送の確認、原本の保管と工程が多く、相手のある業務なので自社だけでは変えられません。東京都「5つのレス徹底推進プロジェクト」でも、ペーパーレスとはんこレスは別々の項目として挙げられており、契約書はその両方が重なる場所です。ここを電子化できると、効果が日数や枚数で見えやすく、社内にも説明しやすくなります。
電子契約システムは、署名方式や得意分野が製品ごとに異なります。資料請求できる5サービスを、向いている会社の違いで並べました(優劣ではありません。商品ページ確認日は2026年10月15日)。
契約書のペーパーレス化に使える電子契約システム5サービスの役割の違い
自社の状況を選ぶと、合うサービスが強調されます。優劣ではなく役割の違いで並べています
この状況に合う一例:freeeサインは、契約書ごとにワークフローを設定でき、承認の進み具合をステータスで確認できます。
資料を無料ダウンロードこの状況に合う一例:Contract Oneは、紙・PDF・電子契約の契約書をデータ化して一元管理でき、紙の契約書はスキャン作業を代行してもらえます。
資料を無料ダウンロードこの状況に合う一例:SMBCクラウドサインは、検索機能が電子帳簿保存法の検索要件を満たすと商品ページで説明されています。
資料を無料ダウンロード| サービス | Contract One |
SMBCクラウドサイン |
|||
|---|---|---|---|---|---|
| 向いている会社 | 取引先に負担をかけず、署名方式も使い分けたい会社 | 稟議から締結までを一つの流れで進めたい会社 | 紙と電子の契約書を一つで管理したい会社 | 過去の紙の契約書が多く、データ化から始めたい会社 | 保管・検索や紙の契約書の取り込みまで整えたい会社 |
| 特徴 | 立会人型と当事者型に対応。署名依頼前に承認を入れるワークフローあり | 契約書ごとのワークフローと30種類以上の契約書フォーマット | 作成から保管までを一つで完結。紙と電子の契約書を一元管理 | AI-OCRと専門スタッフの確認でデータ化。全文検索と期限アラート | 検索機能が電子帳簿保存法の検索要件に対応。AI契約書管理と書類インポート |
| 注意したい点 | 機能とオプションが豊富で、すべて使うとオプション料金が高くなることがある | 画面が簡素な分、場所がわかりにくい機能がある | ハンコの印影の表現にもう少し工夫がほしいという声がある | 導入時に業務フローの見直しが必要な場合がある | フォルダ管理の自由度が低い。書類インポートはCorporateプラン以上 |
| 資料・詳細 |
5サービスの資料をまとめて請求(入力は1回・無料)
まとめて資料をダウンロード表は横にスクロールできます。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。
契約書の電子化で、取引先への負担を抑えたい場合の一例が電子印鑑GMOサイン(運営会社はGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社)です。商品ページでは、サービス提供会社が仲介する立会人型と、当事者同士が電子署名をする当事者型の両方に対応し、立会人型なら相手がアカウント登録をしなくてもメールから契約を締結できると説明されています。署名依頼の前に上長の承認を入れるワークフロー機能もあり、稟議から締結までを一つの流れにできます。注意点として、機能やオプションが豊富な分、すべて使う場合はオプション料金が高くなることがあります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサイン
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサイン
オプションが豊富で自社にあった機能を選びたい方におすすめ

実際に使用してみたレビューはこちら

【レビュー】『GMOサイン』を実際に登録して使ってみた【使い方解説】
数ある電子契約システム、どのサービスを使ったら良いかわからないと言う方も多くいると思います。そこで今回は、GMOサインの利用経験ゼロの筆者が、ゼロからGMOサインの無料登録から初回契約締結までの流れを実況形式でお伝えします。
おすすめ!
- スタンダードプランでも機能が充実しており、提供機能を無駄なく活用できる
- 立会人型電子署名は1件あたり100円で送信でき、他社と比較してほぼ半額で利用できる
気になる…
- 機能やオプションが豊富でマルチに使えるが、全て必要な場合はオプション料金が高額になってしまう
-
とにかく面倒だった紙面契約が全て電子に置き換わり契約業務がスピーディになった。紙面契約の場合、保管場所も圧迫されるがクラウド上で保存されるため物理的スペースが不要に。
-
契約書の送付にかかる送信料が1件あたり110円と、他社と比較しても料金が安かったので、以前活用していたサービスと比較したときに料金を下げることができたと同時にワークフロー機能や権限管理機能がどのプランでも使えるので、内部統制を強化という目的も果たすことができました。
-
契約などの書類関係のアポが減り、移動時間が削減した。
契約件数や取引先の情報が可視化されるようになったことで、法務を統括するホールディングスカンパニーとして、契約管理の精度と効率が大きく向上しました。
日建レンタコム株式会社 出典:電子印鑑GMOサイン導入事例
DXペーパーレスが進まない理由と対処|止まりやすい5つの場所
DXペーパーレスが進まない理由は、目的の不在、紙の流れの温存、取引先と現場の抵抗、法令への不安、紙を前提にした社内規程の5つに集約できます。
ペーパーレス化は、ツールの性能よりも進め方でつまずくことがほとんどです。止まりやすい場所と、そこで起きること、対処の方向を並べました。自社がどこで止まっているかを見つける手がかりにしてください。
| 止まりやすい場所 | 現場で起きること | 対処の方向 |
|---|---|---|
| 目的が決まらない | ツールだけが増えて使われず、効果を説明できない | 「契約締結までの日数」など測れる形の目標を先に決めて共有する |
| 紙の流れを変えない | スキャンして回覧するだけで、承認のために再び印刷するなど二度手間になる | 書類単位ではなく、作成から保管までの流れ単位で見直す |
| 取引先と現場の抵抗 | 取引先が電子契約に応じず、社外とのやりとりだけ紙が残る。現場は操作に慣れず、紙と電子の併用で手間が倍になる | 相手の負担が少ない方式を選び、目的を先に説明する。現場には対象を絞って試行してもらう |
| 法令・保存ルールへの不安 | どの書類を電子で保存してよいか判断できず、手が止まる | 保存義務のある書類を棚卸しで洗い出し、国税庁の資料で要件を確認する |
| 紙を前提にした社内規程 | 「稟議書には押印する」「契約書の原本は総務部で保管する」といった規程が残り、システムを入れても紙をやめられない | 職務権限規程や文書管理規程の該当箇所を、ツールの導入と同時に見直す |
どの項目も、全社で一度に解決しようとすると重くなります。対象を絞って試し、止まった場所だけを直していく進め方が、次の章以降で扱うスモールスタートです。
取引先が電子契約に応じてくれないときの考え方
契約書のペーパーレス化で特に多いのが、取引先に電子契約をお願いしにくいという悩みです。電子契約の署名方式には、サービス提供会社が仲介してメールで本人確認をする立会人型と、電子証明書で本人性を高める当事者型があります。電子印鑑GMOサインの商品ページでは、立会人型は相手がアカウントを作らなくても締結でき、取引先に負担をかけにくい一方、メール認証のためなりすましのリスクがあるため、厳密な本人性が必要な場合は当事者型を選ぶ、または併用できる、と説明されています。契約の重要度に応じて方式を選べるかを、システム選びの条件にしておくと、取引先への説明もしやすくなります。
電子印鑑GMOサイン
取引先に電子契約をお願いしにくくて、契約書だけ紙のままになっていませんか?
こんな会社に向いています
契約書の郵送と返送の往復を減らしたい会社
取引先にアカウント登録をお願いしたくない会社
ペーパーレス化のメリットとデメリット
ペーパーレス化の主なメリットは、コスト削減、検索性と業務効率の向上、紛失リスクの低減、場所を選ばない働き方で、デメリットは導入・移行の負担、操作への不慣れ、情報漏えいへの備えです。
| 区分 | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| メリット | コストの削減 | 用紙代、印刷代、郵送費、廃棄費用、書類の保管スペースにかかる費用を減らせる |
| メリット | 検索性と業務の効率化 | キーワードで書類を検索でき、複数人が同時に同じ資料を見られる。回覧や転記の待ち時間が短くなる |
| メリット | 紛失・持ち出しリスクの低減 | 閲覧権限の設定や操作履歴の記録ができ、紙の置き忘れや紛失を防ぎやすい |
| メリット | 柔軟な働き方と事業継続 | 場所を問わず書類を確認・承認できるためテレワークに対応しやすい。災害で紙の書類が失われる事態にも、バックアップで備えられる |
| メリット | 用紙の削減 | 印刷する枚数が減り、紙の使用量そのものを減らせる |
| デメリット | 導入・移行のコスト | ツールの利用料、端末の整備、過去の書類の電子化、操作説明に費用と時間がかかる |
| デメリット | ITに不慣れな社員の負担 | 操作に慣れるまで一時的に作業時間が増え、紙と電子の併用で手間が二重になることがある |
| デメリット | 情報漏えい・システム障害への備え | 不正アクセスや誤送信、障害時に書類を見られなくなる事態に備え、権限管理やバックアップが必要になる |
| デメリット | 紙が向いている場面が残る | 大きな図面を広げて見比べる、手書きで書き込みながら検討するといった作業は、紙の方が扱いやすい場合がある |
セキュリティは、メリットとデメリットの両方に挙がる項目です。紙には置き忘れや持ち出しのリスクがあり、電子データには不正アクセスや誤送信のリスクがあります。どちらが安全かではなく、リスクの種類が変わると捉え、アクセス権限の設定、操作履歴の確認、バックアップの取得をあわせて準備することが大切です。
もう一つの現実的な課題が、紙と電子の併用期間です。契約業務のように、作成、承認、締結、管理が一続きになっている業務は、途中だけを電子化すると併用の手間が長く残ります。一つの流れをまとめて置き換えられるツールを選ぶと、デメリットに挙げた二度手間を短くできます。
5サービスの役割を比較表で見るDXペーパーレスの進め方|4ステップ
DXペーパーレスの進め方は、紙の流れの棚卸し、目的と測る指標の設定、一部の業務での試行、評価と拡大の4ステップです。いきなりツールを選ばず、紙がどこで何のために使われているかを把握するところから始めます。
ステップ1|紙の書類と、紙が通る流れを棚卸しする
部署ごとに、どんな紙の書類があるかを書き出します。書類の名前だけでなく、月に何枚くらい発生するか、誰が作って誰が確認するか、押印や郵送が必要か、どこに何年保管しているかまで記録しておくと、後の優先順位づけに使えます。注目するのは紙そのものより「紙が通る流れ」です。契約書なら、作成、社内承認、押印、郵送、返送、保管のどこに時間がかかっているかを見ます。あわせて、法令で保存期間や方法が定められた書類かどうかも確認します。
ステップ2|目的と、測る指標を決める
コスト削減、承認のスピードアップ、テレワークへの対応、書類を探す時間の削減など、目的によって優先する業務や選ぶツールが変わります。目的は「契約締結までの日数を半分にする」「印刷枚数を前年から3割減らす」のように、測れる形にしておくと評価しやすくなります。決めた目的は経営層から全社に伝えてもらうと、部署をまたぐ見直しが進めやすくなります。
ステップ3|一部の業務から試す(スモールスタート)
効果が大きく、関係者が限られた業務から始めます。全社一斉に進めると、ツール利用料に加えて端末の整備やルール整備、操作説明の負担が一度に重なり、通常業務が回らなくなるおそれがあります。小さな範囲なら、承認ルートが想定と違った、取引先が電子化に対応できなかったといった問題を直してから広げられ、成果を社内に示しやすくもなります。紙と電子が併存する期間は必ず発生するため、どちらを原本とするか、どこに保管するかを先に決めておくと混乱を防げます。
ステップ4|評価して、次の業務へ広げる
導入後は、ステップ2で決めた指標に対してどこまで達成できたかを確認します。改善していない場合は、ツールの問題か、運用ルールの問題か、紙が残っている工程があるのかを切り分けます。一つの業務で成果が確認できたら、結果を社内に共有して次の業務へ広げます。確認の具体的な指標は、後の章でまとめます。
ここまでの内容を、自社の状況に当てはめて確認してみましょう。当てはまる項目が多いほど、紙の流れが温存されている可能性があります。
ペーパーレス止まりになっていないか、今のやり方をセルフチェック
当てはまるものを選んでください(登録不要)
どの業務から着手するか|3段階への当てはめと優先順位
最初に着手する業務は、件数が多く、関係者が限られ、効果を数字で測れるものです。社内申請と、契約書・稟議の電子化が有力な候補になります。
DXの3段階に当てはめると、紙をスキャンして保存するのはデジタイゼーション、申請から承認、保管までを一つの流れでシステム上に完結させるのがデジタライゼーションにあたります。ペーパーレス化をDXにつなげるには、少なくともこの2段階目まで視野に入れて業務を選びます。主な業務ごとに、2段階目にあたる状態と効果の見え方を整理しました。
| 業務 | 紙で行っている流れ | 2段階目にあたる状態 | 効果の見え方 |
|---|---|---|---|
| 社内通達・会議資料 | 印刷して配布し、最新版が分からなくなる | グループウェアの掲示板や共有フォルダで配信・共有する | 印刷と配布の手間、最新版の確認の手間 |
| 経費申請 | 紙の申請書と領収書を回して承認する | 経費精算システムで申請から承認までを行う | 承認にかかる時間、経理の転記作業 |
| 勤怠申請 | タイムカードや紙の届出で集計する | 勤怠管理システムで申請から集計までを行う | 集計作業の時間、残業時間の把握 |
| 社内稟議 | 回覧して押印をもらう | ワークフローシステムで申請から決裁までを行う | 承認者が不在でも進むか、承認履歴が残るか |
| 契約書 | 印刷、押印、郵送、返送、保管の工程を踏む | 電子契約システムで作成から締結、保管までを行う | 郵送・印刷・保管の手間、締結までの日数 |
社内で完結する業務から始める場合
社内通達や経費・勤怠の申請は、取引先の協力が要らず、自社の判断だけで進められるのが利点です。まず申請書をオンライン化し、慣れてきたら稟議書へ広げる順番がよく取られます。ただし、社内の申請だけを電子化しても、承認後の発注書や契約書が紙のままだと、申請はオンライン、契約は紙という二重の運用が残ります。社内の流れを電子化したら、その先の社外とのやりとりまで視野に入れておきます。
稟議と契約をつなげて電子化する場合
契約書の電子化は取引先の了承が必要になるため、社内申請より準備が要ります。その代わり、稟議の申請から承認、契約書の送付、電子署名による締結、保管までを一続きにできると、紙の業務の中でも特に手間のかかる部分をまとめて減らせます。承認済みの稟議と締結済みの契約書が紐づいて残るため、後から「誰がいつ承認した契約か」を確認するのも簡単になります。取引書類の例として、注文書に対する注文請書の扱いは注文請書の書き方と印紙の要否でも整理しています。
稟議と契約書を一つの流れで管理したい場合の一例がfreeeサイン(運営会社はfreeeサイン株式会社)です。商品ページでは、契約書ごとにワークフローを設定でき、作成中・進行中・差し戻し・完了といったステータスで承認の進み具合を確認できると説明されています。契約内容に合わせて選べる30種類以上のフォーマットがあり、普段使っているWordファイルをテンプレートとして登録することもできます。注意点として、画面がシンプルな分、場所がわかりにくい機能があるとされています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。
freeeサイン株式会社
freeeサイン
freeeサイン株式会社
freeeサイン
弁護士監修の信頼感!freee既存ユーザーにおすすめ

実際に使用してみたレビューはこちら

【徹底レビュー】電子契約システム『freeeサイン』を実際に使ってみた!スムーズな契約フローを体験レポート【使い方解説】
数ある電子契約システム、どのサービスを使ったら良いかわからないと言う方も多くいると思います。そこで今回は、freeeサイン利用経験ゼロの筆者が、無料登録から初回契約締結までの流れを実況形式でお伝えします。
おすすめ!
- リモートでも承認できるワークフローを搭載
- 従量課金制ではないため、送信件数が増えても料金が変わらない
- 契約相手も「電話サポート」が利用できる
気になる…
- シンプルで見やすい画面ではあるが、簡素化されすぎてしまい場所が分かりにくい機能もある
-
契約締結までの時間と効率が紙媒体を利用してた時よりも早くすぐに締結したい時に時間効率よく出来るのが良かったです。そして、このサービスは送信前にAIが契約チェックをしてくれるのが他にないサービスで感動しました。 他にない機能が多く多彩に感じました。
-
以前は紙での契約書でやり取りをしていたが、取引先によってfreeeサインを使用していて、取引先に合わせてfreeeサインでやり取りすることが可能になり、郵送などの業務や時間がなくなり、業務の効率化につながった。
-
採用時、契約時の手続きがとても簡単で時短であることがメリットかと思います。そしてなにより使いやすい。紙を持って行って契約していると時間と手間がかかりますが、これはその手間を省けることが良いと思います。
freeeサインで契約締結の90%を電子化することに成功
弘栄設備工業株式会社(注文書・注文請書の事例として掲載) 出典:freeeサイン導入事例一覧
契約書のペーパーレス化|紙の6工程を電子契約で置き換える
契約書のペーパーレス化では、紙で行う作成、社内承認、押印、郵送、返送、保管の6工程のうち、押印から返送までが電子署名とオンライン送信に置き換わります。工程ごとに、置き換わる内容と確認したい点を整理しました。
| 紙の工程 | 電子契約での置き換え | 確認したい点 |
|---|---|---|
| 1. 作成・印刷 | 契約書のデータをシステム上で作成、またはアップロードする | 雛形の管理方法、既存のWordやPDFを使えるか |
| 2. 社内承認(稟議) | システム上の承認フローで承認する | 承認ルートと権限の設定、稟議との紐づけ |
| 3. 押印・製本 | 電子署名やタイムスタンプで締結する | 立会人型か当事者型か。契約の重要度に合う方式か |
| 4. 郵送 | メールなどでオンラインに送信する | 取引先が応じられるか、相手に負担がかからないか |
| 5. 返送・原本の確認 | 相手の署名後、締結済みのデータを受け取る | 締結済みデータの受け取り方と、改ざんされていないことの確認方法 |
| 6. 保管 | 締結済みのデータをシステム上に保存し、検索できるようにする | 電子帳簿保存法の保存要件、保存期間、紙の契約書との一元管理 |
印紙と電子署名の扱い
電子契約で多くの会社が気にするのが印紙税です。国税庁の質疑応答事例「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」では、書面の注文請書の代わりに電子署名を付した電磁的記録を電子メールで送信する場合、電子データは課税物件表に掲げる文書にあたらないため、印紙税は課されないとされています。紙で作成して交付した契約書は従来どおり印紙税の判断が必要で、金額は契約書の収入印紙の金額表で確認できます。
電子署名の効力については、法務省「電子署名法の概要と認定制度について」に、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したものと推定されると説明されています。個別の契約で電子契約が適しているかどうかは、契約の種類によって異なる場合があります。本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、法的助言ではありません。必要に応じて、弁護士や税理士などの専門家に確認してください。
すでに紙で結んだ契約書をどう扱うか
ペーパーレス化を始めると、過去に紙で結んだ契約書と、これから電子で結ぶ契約書が併存します。新しい契約だけ電子化して、過去分を紙のまま別の場所に置くと、更新時期の確認や検索が二重になります。紙と電子を同じ場所で管理できるか、紙の契約書をデータ化する手間をどう減らすかが、移行期の現実的な論点です。
紙の契約書と電子契約をまとめて管理したい場合の一例がマネーフォワード クラウド契約(運営会社は株式会社マネーフォワード)です。商品ページでは、契約書の作成、申請・承認、締結、保存、管理までをクラウド上で完結でき、紙の契約書や複数の電子契約サービスで締結した契約書も一元管理できると説明されています。注意点として、ハンコの印影の表現にもう少し工夫がほしいという声が挙がっています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。
株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウド契約
株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウド契約
電子契約書の送付料が従量課金制でないサービスをお探しの方

実際に使ってみたレビューはこちら

【正直レビュー】『マネーフォワードクラウド契約』のメリットや機能は?実際に導入してわかったリアルな感想【使い方解説】
数ある電子契約システム、どのサービスを使ったら良いかわからないと言う方も多くいると思います。そこで今回は、電子契約システム利用経験ゼロの筆者が、マネーフォワードクラウド契約の無料登録から初回契約締結までの流れを実況形式でお伝えします。
おすすめ!
- 契約書の作成、申請・承認、締結、保存、管理までマネーフォワード クラウド契約ひとつで完結
- 契約書送信料・契約書保管料は0円だから契約書が増えても追加課金なし!
気になる…
- ハンコの印影にもう少し工夫ができると良い
-
契約書のやり取りがオンラインで完結し、郵送や印刷の手間がなくなったのが大きなメリットです。また、契約書の管理がクラウド上で一元化され、必要な書類をすぐに検索できるため、契約関連の業務時間が短縮されました。電子署名機能も搭載されており、契約締結がスムーズになった点も便利です。
-
契約書を印刷して捺印してスキャンしてメールに添付して送付…という一連の手間を大幅削減できたこと。
-
まずペーパーレスになったのでコストの左右限につながりました。また部署をこえての共有が可能なので、社内全体で管理がしやすく便利だと思います。ステータスもわかりやすいので今どの状態にあるのかがひとめでわかりやすく、全体的に作業効率が格段に上がりました。サポートも充実しているので安心して利用ができます。
営業活動においては見積書を出して、その後に注文書、そして最後に請求書と複数の書類が存在するため、それらをクラウド上で一元管理できるのは、非常に便利だなと感じています。
株式会社ワンオールシステム(IT・メディア、11-50名) 出典:マネーフォワード クラウド契約導入事例
過去の紙の契約書が大量にあり、データ化から始めたい場合の一例がContract One(運営会社はSansan株式会社)です。商品ページでは、紙・PDF・電子契約といった形態の契約書を、AI-OCRと専門スタッフの確認でデータ化して一元管理でき、紙の契約書はスキャン作業を代行してもらえると説明されています。データ化した契約情報は全文検索ができ、契約期限が近づいたときのアラート通知もあります。注意点として、導入時に業務フローの見直しが必要になる場合があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

おすすめ!
- あらゆる契約書を正確にデータ化し、AIで扱いやすいデータベースを構築
- Contract One内で生成AIを活用することで、法務部門に限らず全社での契約データの活用を促し、さまざまな部門の課題を解決
- 法改正への対応をサポート
気になる…
- 導入時、業務フローの見直しが必要な場合も
5サービスの役割を比較表で見るContract Oneを導入したことで、契約書を一元管理できるようになり、全社統一の契約書管理マスターデータを構築でき、関連情報の把握や検索も容易になりました。
イオンマーケティング株式会社 総務部ご担当者様 出典:Sansan株式会社ニュースリリース(2026年1月22日)
ペーパーレス化したあとの保管と効果の測り方
ペーパーレス化したあとは、電子取引データを要件に沿って電子のまま保存し、導入前と同じ指標で効果を測ります。保存のルールが曖昧なまま運用すると、紙に印刷して保存するという逆戻りが起きやすくなります。
電子取引データの保存で押さえる3つの要件
国税庁のリーフレット「電子取引データの保存方法」(令和6年11月)によると、書面でやりとりしていた場合に保存が必要な書類(注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書など)に相当する電子取引データを受領または交付した場合は、その電子データの電子保存が義務付けられています。原則的なルールは次の3つです。
- 改ざん防止のための措置をとること(タイムスタンプ、訂正・削除の履歴が残るシステム、事務処理規程の整備のいずれか)
- 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること
- 「日付・金額・取引先」で検索できること
検索要件は、表計算ソフトで索引簿を作る方法や、日付・金額・取引先の順にファイル名を付けて特定のフォルダに集める方法でも満たせるとされています。原則的な保存ルールへの対応が間に合わない場合の猶予措置もありますが、所轄税務署長が相当の理由があると認めることなどの条件があります。詳しくは国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」で確認し、必要に応じて税理士に相談してください。
契約書の保管と検索まで電子で整えたい場合は、これらの要件に対応した管理の仕組みがあると運用が楽になります。
契約書の保管・検索まで電子で整えたい場合の一例がSMBCクラウドサイン(運営会社はSMBCクラウドサイン株式会社)です。商品ページでは、組み合わせ検索や範囲指定検索が電子帳簿保存法の検索要件を満たすと説明され、締結した契約書の金額や期間をAIが自動で読み取って登録する「AI契約書管理」もあります。紙で締結した書類や他社サービスで締結した書類は、書類インポート機能(Corporateプラン以上)で一元管理できます。注意点として、フォルダ管理の自由度が低いとされています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

おすすめ!
- AI契約書管理機能搭載
- メガバンクの厳格なセキュリティ基準が採用されている
気になる…
- フォルダ管理の自由度が低い
今は社内システムで稟議を回し、SMBCクラウドサインを利用して発注するという流れになったので、どんな発注をしているのかがシステム上ですぐにわかります。いきなり請求書が届いて混乱するようなこともなくなりました。
株式会社山一建設 経理部 平野陽一氏(発注書での利用事例) 出典:SMBCクラウドサイン導入事例
効果の測り方
効果は、導入前と導入後で同じ指標を比べて確認します。導入前の数字を取っていないと改善したかどうかを判断できないため、棚卸しの段階で現状を記録しておきます。
| 観点 | 指標の例 | 確認方法 |
|---|---|---|
| コスト | 印刷枚数、郵送費、印紙代、保管スペース | 複合機の印刷ログ、経費の勘定科目別の支出 |
| 時間 | 申請から承認までの日数、契約締結までの日数、書類を探す時間 | システムの申請・承認日時の記録、担当者へのヒアリング |
| 品質 | 記入漏れや差し戻しの件数、書類の紛失件数 | 差し戻し履歴、監査や税務調査での指摘事項 |
| 働き方 | 押印・書類対応のための出社回数、テレワークでの承認率 | 勤怠データ、承認場所の記録、従業員アンケート |
導入直後は慣れない操作で一時的に時間がかかり、数字だけを見ると「効果がない」と誤解しやすくなります。3か月後、半年後と区切って確認を続けると、定着した段階の本来の効果が見えます。また、電子契約では契約の件数、締結までの日数、更新時期がデータとして残ります。更新漏れを防ぐだけでなく、締結に時間がかかる取引の傾向をつかみ、承認ルートや取引条件を見直す材料にもなります。
よくある質問(FAQ)
Q1. DXとペーパーレス化は何が違うのですか?
A. ペーパーレス化は紙の書類をデジタルデータに置き換える取り組みで、DXはデジタル技術を使って業務や組織、事業のあり方そのものを変える取り組みです。ペーパーレス化はDXの入口にあたり、経済産業省の3段階では最初のデジタイゼーションに位置づけられますが、それだけでDXが完成するわけではありません。
Q2. ペーパーレス化は義務化されていますか?いつからですか?
A. 紙をすべて電子化することを求める制度ではありません。ただし、注文書・契約書・請求書・領収書などに相当する電子取引データを受領または交付した場合は、2024年1月以降、要件に沿って電子データのまま保存することが電子帳簿保存法で求められています。詳細は国税庁の資料で確認してください。
Q3. ペーパーレス化が進まない理由は何ですか?
A. 主な理由は、目的が決まらないままツールを入れること、紙の流れを変えずに電子化すること、取引先や現場の抵抗、法令や保存ルールへの不安、紙を前提にした社内規程の5つです。対象を絞って試し、止まった場所だけを直していく進め方が有効です。
Q4. ペーパーレス化のデメリットは何ですか?
A. 導入・移行にかかる費用と時間、操作に慣れるまでの負担や紙と電子の併用による二度手間、不正アクセスや障害への備えが必要になる点が挙げられます。大きな図面など、紙の方が扱いやすい場面が残ることもあります。
Q5. ペーパーレス化は何から始めればよいですか?
A. まず部署ごとに紙の書類と業務の流れを棚卸しし、件数が多く効果を測りやすい業務から試すのが現実的です。社内申請や、印刷・郵送・保管の手間が重なる契約書と稟議がよく選ばれます。
Q6. 契約書を電子化すると印紙は必要ですか?
A. 国税庁の質疑応答事例では、電子署名を付した電磁的記録を電子メールで送信する場合、電子データは文書にあたらず印紙税は課されないとされています。紙で作成して交付した場合は別の扱いになるため、個別の契約に不安がある場合は税理士などの専門家に確認してください。
まとめ|DXペーパーレスで押さえたい6つのこと
DXペーパーレスは、紙を減らすことを入口に、業務の流れや働き方を見直していく取り組みです。最後に、この記事のポイントを行動の順に整理します。
- ペーパーレス化はDXの入口と捉え、紙をPDFにするだけで止めず、承認から保管まで流れ単位で見直す。
- 進まない理由(目的、紙の流れ、取引先と現場、法令、社内規程)のどこで止まっているかを先に確認する。
- 紙の書類と、紙が通る流れを棚卸しし、測れる目的を決める。
- 件数が多く効果が見えやすい業務(社内申請、契約書・稟議)から、一部だけ試して広げる。
- 契約書は紙の6工程を置き換える電子契約システムを、資料を取り寄せて比べながら検討する。
- 電子取引データの保存ルールを整え、導入前と同じ指標で3か月後・半年後に効果を確かめる。
参考文献
- 経済産業省「デジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会 中間とりまとめ(DXレポート2)」 https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation_kasoku/20201228_report.html
- 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
- 国税庁「電子取引データの保存方法」(令和6年11月) https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_01.pdf
- 国税庁 質疑応答事例「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」 https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/02/10.htm
- 法務省「電子署名法の概要と認定制度について」 https://www.moj.go.jp/MINJI/minji32.html
- 東京都「5つのレス徹底推進プロジェクト」 https://shintosei.metro.tokyo.lg.jp/core-project/core-project-02/


