AIで文書作成する方法｜提案書・報告書・メールのプロンプト例と注意点

AIで文書作成をするときは、人が読み手・目的・使ってよい事実をそろえ、AIに構成と下書きを任せ、人が数値や固有名詞を確認して保存するという4段階で進めるのが基本です。提案書・報告書・メールのどれでも、成果を分けるのはツールの種類よりも、何を人が用意し、どこまでをAIに任せ、どこで人が確認するかという進め方にあります。本記事では、そのまま使えるプロンプト例に加えて、無料で使えるAIの選び方、AIで書いた文章は「バレる」のかという疑問、文書の機密レベルごとにAIへ入力してよい範囲、作った文書の確認依頼と共有を回す方法までを、表を中心に整理します。

目次

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1. AI文書作成の基本フロー｜丸投げしない4段階の使い方
2. AIで作った下書きの確認と共有を回す場所を決める｜ビジネスチャットの使い方
3. AI文書作成ツールの選び方｜業務で使う前に確認する4つの観点
4. 提案書作成の具体的なプロンプト例
5. 報告書作成の具体的なプロンプト例
6. メール作成でのAI活用
7. 使い方の注意点｜機密情報の取り扱いと入力してよい範囲
8. 導入でよくある失敗パターン
9. 効果測定の方法｜作成時間と手戻りの両方を見る
10. よくある質問(FAQ)
11. まとめ
12. 参考文献

AI文書作成の基本フロー｜丸投げしない4段階の使い方

AIで文書を作るときは、「人が材料をそろえる、AIが下書きする、人が確認する、人が仕上げる」の4段階に分けるのが基本です。AIに「提案書を作って」とだけ伝えると、どの会社にも当てはまる一般論の文章が返ってきます。これはAIの性能の問題ではなく、判断に必要な材料が渡されていないことが原因です。

段階	担当	やること	省くと起きること
1. インプット整理	人	読み手、目的、伝えたい結論、使ってよい事実や数値を箇条書きにする。社外秘の情報は伏せ字や一般化した表現に置き換える	一般論ばかりの文章になる。機密情報をそのまま入力してしまう
2. AIで生成	AI	構成、文字数、文体、出力形式を指定して下書きを作らせる。1回で完成させず、構成案と本文を分けて依頼する	構成がずれたまま本文が長くなり、手直しに時間がかかる
3. レビュー	人	数値、固有名詞、日付、制度の説明を一次情報と照合する。自社の方針と合わない表現を洗い出す	もっともらしい誤りがそのまま社外に出る
4. 整形・保存	人	伏せ字を正式な情報に戻し、社内の書式に合わせる。確認済みの版を決まった場所に保存して共有する	どれが最終版かわからなくなる。確認前の版が共有される

この4段階のうち、AIが担うのは2番目だけです。作業時間の大半を占めていた「白紙から文章を書き起こす」部分をAIに任せ、判断と確認に人の時間を振り向けるのが、AI文書作成で効果を出すための考え方です。特に1番目のインプット整理は、慣れないうちは面倒に感じますが、ここで書き出した箇条書きがそのままプロンプトの材料になり、レビューの際の照合表にもなります。

AIで作った下書きの確認と共有を回す場所を決める｜ビジネスチャットの使い方

AIで作った下書きの確認と共有は、確認者と期限が見えるビジネスチャットのような場所で回すと、どの版が確認済みかを迷いにくくなります。AIを使うと提案書の下書きや報告書の案が短時間で何本もできる分、確認を頼むメール、修正版のファイル、口頭の了承が散らばり、どれが確認済みの版なのかわからなくなりがちです。AIへの入力ルールを整えても、確認と共有の流れが決まっていなければ、機密情報を含む最終版が意図しない相手に届くおそれも残ります。

前のH2の4段階のうち、人が担う3番目(レビュー)と4番目(整形・保存)について、誰が、いつまでに、どこで行うかを先に決めておくのがポイントです。確認依頼をチャットとタスクで回したい場合の一例がChatworkです。Chatworkは株式会社kubellが提供するビジネスチャットで、商品ページによると、チャットに加えてビデオ通話・音声通話が標準で使え、タスクを作って担当者を決めると、完了時に自動でチャットへ通知されます。ファイルもアップロードでき、共有する相手はそのチャットの参加メンバーに限られます。AIの下書きを共有して確認者をタスクの担当者に指名すれば、依頼した側は確認の状況を一覧で追えます。

注意したい点もあります。無料のフリープランでは過去40日分、5,000件までしか閲覧できないため、確認の履歴を長く残したい場合は、プランごとの内容を資料や公式サイトで確認する必要があります。また、ビジネスチャットはやり取りのためのツールなので、確定版の長期保管は、ファイル管理に向いた保存先と使い分けるのが現実的です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、金属部品メーカーの株式会社モリチュウ(従業員22名)は、見積の承認を専用のグループチャットで行い、仕事を頼むときは必ずタスクを付け、関連する資料のURLをグループチャットの概要欄に貼って共有していると紹介されています(取材は2022年9月、出典: Chatwork導入事例(株式会社モリチュウ))。確認の依頼と結果を、メールではなくチャットとタスクで残す運用の一例です。

AIの下書きの確認依頼をチャットで回す場合の進め方の例を整理すると、次のようになります。あくまで進め方の一例なので、自社の文書の種類や機密レベルに合わせて調整してください。

段階	チャットでやること	気をつける点
1. 場を分ける	文書の種類や案件ごとにグループチャットを分け、参加者を確認者に限る	機密レベルの高い文書は、参加者を最小限にする(機密レベルの考え方は、後述の「使い方の注意点」の表を参照)
2. 確認を依頼する	下書きを共有し、確認者をタスクの担当者に指名して期限を付ける	メッセージに「確認してほしい点(数値、固有名詞、日付)」を書き添え、確認の観点をそろえる
3. 結果を返す	確認者は修正点をコメントで返し、確認が終わったらタスクを完了にする	タスクの完了は依頼した側に自動で通知されるため、確認漏れに気づきやすい
4. 確定版を共有する	確認済みの版だけをファイルで共有し、ファイル名に日付と確認者を入れる	確定版の長期保管先は別に決め、チャットは受け渡しと履歴に使う

このように、確認の流れを先に決めておけば、AIで下書きが速くできても、確認待ちで止まったり、確認前の版が共有されたりするのを防げます。

AI文書作成ツールの選び方｜業務で使う前に確認する4つの観点

業務でAI文書作成ツールを選ぶときは、知名度や文章のうまさよりも、「入力データの扱い」「料金プランの制限」「日本語と自社文書への適合」「既存ツールとの連携」の4点を確認するのが基本です。個人で試す段階では気にならなかった点が、部署やチームで使い始めた途端に問題になることが多いためです。

観点	確認すること	確認しないと起きること
1. 入力データの扱い	入力した内容がAIの学習に使われない設定(オプトアウト)にできるか。法人向けプランで管理者が設定を一括管理できるか	社内限定の報告書や提案書の内容が、意図せずサービス側で利用される
2. 料金プランの制限	無料プランの利用回数や文字数の上限、法人契約の有無、請求書払いへの対応	業務に組み込んだ後に上限に達して作業が止まる。個人契約が乱立して管理できなくなる
3. 日本語と自社文書への適合	敬語やビジネス文書の言い回しが自然か。自社の過去文書やテンプレートを参考資料として渡せるか	手直しの量が多く、作成時間がかえって延びる
4. 既存ツールとの連携	普段使っている文書作成ソフトやグループウェア、メールの中から直接使えるか。操作ログを管理者が確認できるか	コピーと貼り付けの往復が増え、どの文書にAIを使ったか把握できなくなる

選ぶ際は、いきなり全社で導入せず、月次報告書や定型メールなど繰り返し作る文書を1つ決めて、2から3のツールを同じ条件で試すと違いがわかりやすくなります。同じインプット整理のメモを渡し、手直しにかかった時間と、事実の誤りが何か所あったかを比べれば、自社の文書に合うツールを客観的に判断できます。料金や機能の内容は変更されることがあるため、契約前には必ず各サービスの公式情報で最新の条件を確認してください。

無料で使える文章作成AIと、業務で使うプランの分け方

無料で試せる文章作成AIとしては、ChatGPT、Gemini、Claude、Microsoft Copilotなどの対話型AIがあり、提案書やメールの下書きから試すことができます。ただし、無料プランの利用回数や文字数の上限、入力した内容の扱いは提供元によって異なり、変更されることもあるため、最新の条件は各サービスの公式サイトで確認してください。ChatGPTのような対話型AIは、作りたい文書の目的や読み手を文章で伝えれば下書きを作れるため、文章作成に使えます。ただし、出力をそのまま使わず、人が確認する前提で使います。使うAIサービスごとの特徴を知りたい場合は、AIチャットの4大サービスの違いを整理した記事も参考になります。

使う場面ごとに、選び方と先に確認することを整理すると次のとおりです。

使う場面	向いている選び方	先に確認すること
まず個人で試す	対話型AIの無料プランで、提案書やメールの下書きを試す	利用回数・文字数の上限。入力内容が学習に使われない設定にできるか
メールや文書を普段のソフトの中で作る	メールや文書作成ソフトに組み込まれたAI機能を使う(例: Google WorkspaceのGmailやGoogleドキュメントで使えるGemini)	自社の契約プランで使えるか。管理者が利用範囲を制御できるか
部署やチームで使い続ける	法人向けのプランで、管理者が設定を一括管理し、利用状況を把握できるものを選ぶ	契約の単位(個人契約が乱立しないか)。操作ログをどこまで確認できるか

提案書作成の具体的なプロンプト例

提案書では、いきなり本文を書かせず、「構成案を作る」「各章の要点を作る」「本文にする」の3回に分けて依頼すると、意図に沿った文書になりやすくなります。提案書は読み手の課題と自社の解決策を結びつける文書のため、最初の構成がずれると、後から文章を直しても説得力が戻りません。

ステップ1：構成案を作るプロンプト

このプロンプトのポイントは、「役割」「条件」「出力形式」を分けて書いていることです。特に「読み手」を指定すると、現場向けには作業負担の減り方、経営層向けには費用対効果というように、章立ての重みづけが変わります。3パターンを出させるのは、比較することで自社の提案に合う流れを人が選べるようにするためです。

ステップ2：各章の要点を作るプロンプト

ここで重要なのが、「数値は推測で書かず空欄にする」という指示です。AIは指示がないと、それらしい削減率や金額を補って文章を完成させようとします。提案書に根拠のない数値が入ると、提案先から根拠を問われたときに答えられず、信頼を損ねます。空欄にしておけば、人が確認すべき箇所が一目でわかります。

ステップ3：本文にするプロンプト

本文化の段階では、文体と禁止表現を明示します。効果を断定する表現を避ける指示は、景品表示法などの観点からも社外向けの文書では欠かせません。できあがった本文は、ステップ2で空欄にした箇所を人が埋め、提案先の実際の状況と照らし合わせて調整します。

提案書をスライド形式で作る場合は、構成や図解、読み稿の作り方を整理したAIでプレゼン資料を作成する方法の記事も参考になります。

報告書作成の具体的なプロンプト例

報告書では、事実と数値は人が用意し、AIには「要約」と「文章化」だけを任せるのが原則です。報告書は判断の材料になる文書のため、提案書以上に正確さが求められます。AIに事実の補完まで任せると、実際には起きていない出来事や存在しない数値が混ざるおそれがあります。

月次報告書のテンプレート

このテンプレートでは、「メモにない事実を追加しない」「推測は推測と明記する」という2つの制約が中心です。AIは文章を自然につなげるために、原因や背景をもっともらしく補うことがあります。制約を明示したうえで、出力後はメモと突き合わせて、メモにない記述が混ざっていないかを確認します。前月比のような計算結果も、AIの計算を信じず、元の数値から人が検算する習慣をつけましょう。

議事録・活動報告を要約するときのコツ

会議のメモや日報を要約して報告書にする場合は、「決定事項」「保留事項」「担当者と期限」の3つに分けて抜き出すよう指示すると、読み手が必要な情報をすぐに拾えます。ただし、会議メモには取引先の担当者名や個人の評価が含まれていることが多いため、AIに渡す前に氏名を役職名や「担当者A」に置き換えておきます。要約の結果、発言の意図が変わっていないかは、会議に参加した人が最後に確認するのが確実です。

報告書や議事録のほかに、業務の手順書やマニュアルをAIで作る場合は、更新運用の仕組み化まで整理したAIでマニュアルを作成する方法の記事を参照してください。

メール作成でのAI活用

メールは短く件数が多いため、AI文書作成の効果を実感しやすい一方で、確認を省いてそのまま送信してしまいやすい文書でもあります。メールをAIで作るときは、宛先の個人情報や取引条件を入力せず、状況と目的だけを伝えて文案を作らせます。

メールの種類	プロンプトの例	送信前に人が確認すること
営業の初回アプローチ	展示会で名刺交換した相手に、自社の業務効率化サービスを紹介する初回メールを200字程度で作ってください。売り込み感を抑え、情報提供と日程の打診にとどめてください	相手の業種や展示会名が正しいか。サービスの説明が自社の公式情報と一致しているか
商談後のお礼	本日の打ち合わせのお礼メールを作ってください。話した内容は、導入スケジュールの確認と、次回までに見積もりを用意することです	次回の約束事項と期限が実際の合意と一致しているか。言っていない約束が加わっていないか
納期遅延のお詫び	部品の入荷遅れで納品が1週間遅れることを取引先に伝えるお詫びメールを作ってください。原因、新しい納期、再発防止策の順で書いてください	原因の説明が社内で確認された事実か。再発防止策が実際に実施できる内容か
社内の周知	来月から経費精算の締め日が変わることを全社員に知らせるメールを作ってください。変更点、開始日、問い合わせ先を箇条書きで入れてください	日付と問い合わせ先が正しいか。規程の文言と食い違いがないか

メールでは、AIの文案が丁寧すぎたり、実際には約束していない内容を補ってしまったりすることがあります。特に商談後のお礼メールでは、「次回までに詳細な資料をお送りします」のような、話していない約束が自然な流れとして加わることがあるため、送信前に合意内容と照合してください。また、よく使う文面はAIで作った後に社内のテンプレートとして保存しておくと、次からはAIを使わずに流用でき、確認の手間も減らせます。

使い方の注意点｜機密情報の取り扱いと入力してよい範囲

AI文書作成で最も注意したいのは、入力した情報がどこまで社外に出る可能性があるかを理解せずに使うことです。個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意喚起の中で、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、利用目的の範囲内であることを十分に確認するよう求めています。また、入力された情報が機械学習に利用される場合があることにも注意を促しています。

現場で迷わないようにするには、「AIを使ってよいか」を人ごとの判断に任せず、文書の機密レベルごとに入力してよい範囲をあらかじめ決めておくのが効果的です。以下は、社内ルールを作る際のたたき台として使える整理の例です。

機密レベル	文書の例	AIの利用範囲	保存・共有のルール
レベル1：公開情報	プレスリリースの下書き、Webサイトの掲載文、公開済み資料の要約	原文を入力して下書き・要約に使ってよい	公開前の版は担当部署の共有フォルダで管理する
レベル2：社内限定	社内周知メール、業務マニュアル、月次の業務報告書	会社が利用を認めたサービスで、学習に利用されない設定を確認したうえで使う。個人名は役職名に置き換える	全社または部署単位の権限を設定したフォルダに保存する
レベル3：取引先関連	提案書、見積もりの説明文、商談後のメール	社名、担当者名、金額、取引条件は伏せ字にし、構成や言い回しの作成だけに使う	案件の関係者だけが閲覧できるフォルダに保存し、版を残す
レベル4：社外秘	人事評価、未公表の経営情報、顧客の個人情報を含む文書	原則としてAIに入力しない。使う場合も一般的な書式や構成の相談にとどめる	閲覧者を個人単位で限定し、操作履歴を残せる場所で管理する

この表で意識してほしいのは、右端の「保存・共有のルール」の列です。AIへの入力を慎重にしても、完成した文書を誰でも見られる場所に置けば、機密レベルに応じた管理はできていないことになります。入力の段階と保存の段階を同じ表でセットにして決めておくと、社内ルールとして説明しやすく、担当者が迷う場面も減らせます。

また、4段階目の整形・保存で「伏せ字を正式な情報に戻す」作業は、AIの外で行うのがポイントです。AIには「A社」「担当者B」「金額X」のような仮の表記で下書きを作らせ、手元の文書ファイル上で実名や実際の数値に置き換えます。こうすることで、AIに機密情報を渡さずに、完成度の高い文書を作ることができます。

さらに、経済産業省と総務省が取りまとめた「AI事業者ガイドライン」(第1.2版、令和8年3月31日公表)では、AIを業務で利用する事業者に対し、出力の精度とリスクの程度を理解したうえで利用することや、機密情報等を不適切に入力しないよう注意を払うことが示されています。どのAIサービスを誰がどの業務に使っているかを記録しておくことも、こうした考え方に沿った運用の一つです。なお、本記事の内容は一般的な情報提供を目的としたもので、法的助言ではありません。個別の判断が必要な場合は、社内の法務担当や専門家に確認してください。

AIで書いた文章は「バレる」のか｜検出ツールの限界と社内ルール

AIで書いた文章かどうかを、文章だけで確実に見分けられる方法があるとは言えません。例えばOpenAIは、AIが書いた文章かを判定する自社のツールについて、英語の評価用の文章でAI作成の文章を正しく見分けられたのは26%で、人が書いた文章をAI作成と誤って判定したのが9%、1,000文字未満の短い文章では特に信頼できないと説明していました。そして、精度の低さを理由に、2023年7月20日にそのツールの提供を終了しています(出典: OpenAI「New AI classifier for indicating AI-written text」)。

そのため、現実的な備えは「バレないようにする」ことではなく、AIを使ったことを開示するかどうかの社内ルールを決め、内容の責任は人が負う運用にすることです。取引先や提出先がAIの利用や開示について定めている場合は、その規定に従います。数値や固有名詞の確認と、次に述べる既存の著作物に似ていないかの確認を人が行えば、出力を安全に使いやすくなります。

著作権の確認｜AIの出力が既存の著作物に似ていないか

文化庁が令和6年3月に取りまとめた「AIと著作権に関する考え方について」では、生成物を公表したり販売したりする場合は、通常の著作権侵害と同じ基準で、既存の著作物との類似性(創作的表現が共通していること)と依拠性(既存の著作物をもとに創作したこと)が認められるかどうかで判断されるとしています(出典: 文化庁「AIと著作権について」)。社外に出す提案書や広告の文章などでは、特定の文章にそっくりな部分がないかを、公開前に人が確認してください。ポスターなど画像を使う制作物の著作権と印刷の注意点はAIでポスターを作成する手順の記事で、AI文章作成の仕組みや法律上の注意点を広く知りたい場合はAI文章作成とは？使い方と法律上の注意点の記事で整理しています。

契約書・規程などの法務文書をAIで扱うときの線引き

契約書や社内規程のような文書は、AIに任せる範囲を、条項の洗い出しや言い換え案の作成といった下書きの周辺にとどめ、条文の妥当性や有効性の判断は、社内の法務担当や弁護士が行うのが安全です。AIの出力には、実在しない条文や誤った引用が混ざることがあるため、法令名や条番号はe-Gov法令検索などの一次情報で確認します。

作業	AIの使い方	人が確認すること
契約書の下書き	自社のひな形を伏せ字にして渡し、条項の抜け漏れの洗い出しや、平易な言い換え案を出させる	条項の妥当性や、自社に不利な点の判断は、法務担当や弁護士が行う
契約書の読み解き	専門用語の説明や、要点の整理を出させる	要約が条文と食い違っていないか、原文と照合する
社内規程の改定案	現行の規程と改定の目的を伝え、改定案のたたき台を出させる	法令との整合や、ほかの規程との矛盾がないかを確認する

契約書の内容や、個別の取引に関する法的な判断が必要な場合は、必ず専門家に相談してください。本記事は法的助言ではありません。

機密レベルに応じたフォルダの権限設定や、確認依頼の履歴、版の区別は、個人の注意だけで続けるのは難しい部分です。確認者の指名と期限をタスクとして見える形にしておけば、確認の漏れを減らせます。

導入でよくある失敗パターン

AI文書作成の失敗の多くは、AIの出力を「完成品」として扱ってしまうことから起こります。よく見られるパターンと、その改善策を整理します。

失敗パターン	Before(よくある使い方)	After(改善した使い方)
出力をそのまま提出	AIが作った報告書を読み流して上司に提出し、実在しない数値が含まれていた	数値・固有名詞・日付に印をつけ、元のメモや一次情報と1つずつ照合してから提出する
一度に全部を依頼	「提案書を作って」と1回で依頼し、長い本文を最初から直すことになった	構成案、要点、本文の順に分けて依頼し、各段階で方向性を確認する
機密情報をそのまま入力	取引先名や金額が入った見積もりの説明文を、そのまま貼り付けて修正を依頼した	伏せ字に置き換えてから入力し、実名や金額は手元のファイルで戻す
版が散らばる	AIとのやり取りで作った案が個人のパソコンに複数残り、古い版が社外に送られた	確認済みの版だけを共有フォルダに保存し、ファイル名に日付と確認者を入れる
文体が社内で不ぞろい	担当者ごとに違うプロンプトを使い、同じ種類の報告書でも書き方がばらばらになった	成果の出たプロンプトを文書の種類ごとにテンプレート化し、社内で共有する

5つのパターンに共通するのは、AIを使う前後の人の作業が省かれていることです。特に最後の「文体が社内で不ぞろい」は見落とされやすい問題で、個人がそれぞれ工夫したプロンプトが共有されないまま、組織としての品質がそろわない状態につながります。うまくいったプロンプトや、確認で見つかった誤りの例を共有フォルダにまとめておくと、AI文書作成のノウハウが個人に閉じず、組織の資産として蓄積されていきます。

効果測定の方法｜作成時間と手戻りの両方を見る

AI文書作成の効果は、「作成にかかった時間」だけでなく「確認と手直しにかかった時間」も含めて測るのが適切です。AIで下書きが速くできても、レビューで大幅な修正が必要になれば、全体の作業時間はあまり減りません。

測定項目	測り方	見るポイント
作成時間	導入前に同じ種類の文書を作ったときの時間を記録し、導入後と比べる	インプット整理から保存までの合計時間で比べているか
手戻りの回数	上司や取引先から修正を求められた回数を文書ごとに記録する	事実の誤りによる修正が増えていないか
確認で見つかった誤り	レビューで修正したAIの誤り(数値、固有名詞、補われた内容など)を分類して記録する	同じ種類の誤りが続く場合はプロンプトの改善で防げないか
テンプレートの再利用数	共有したプロンプトや文面のテンプレートが、ほかの担当者に何回使われたかを数える	ノウハウが個人にとどまらず組織に広がっているか

測定は、最初から全部の文書で行う必要はありません。月次報告書や定型のメールなど、繰り返し作る文書を1つか2つ選び、1か月から3か月程度記録すれば、効果の傾向と改善すべき点が見えてきます。記録した結果は、プロンプトのテンプレートや機密レベル表の見直しに反映し、AI文書作成の進め方そのものを少しずつ改善していきましょう。

測定の記録や改善したテンプレートは、担当者と見直しの日を決めてチームで共有しないと、振り返りの材料が集まりません。確認依頼を出したチャットのグループにそのまま記録を残し、見直しの日をタスクにしておけば、改善を続けやすくなります。

よくある質問(FAQ)

Q1. AIで文書作成をするときの基本的な手順は？

A. 人が読み手・目的・使う事実を整理し、AIに構成や文体を指定して下書きを作らせ、人が数値や固有名詞を一次情報と照合し、最後に人が整形して決まった場所に保存する、という4段階で進めるのが基本です。AIに任せるのは下書きの段階だけにとどめます。

Q2. 無料で使える文章作成AIはどれですか？業務で使うならどれを選べばよいですか？

A. ChatGPT、Gemini、Claude、Microsoft Copilotなどの対話型AIには無料で試せるプランがあり、提案書やメールの下書きなら、まず無料プランで試せます。ただし、利用回数や文字数の上限、入力内容が学習に使われない設定にできるかはサービスごとに異なります。部署やチームで業務に使うなら、管理者が設定を一括管理できる法人向けのプランを選び、最新の条件は各公式サイトで確認してください。

Q3. ChatGPTなどで作った文章は、AIで書いたとバレますか？

A. 文章だけで、AIが書いたかどうかを確実に見分けられる方法があるとは言えません。OpenAIも、自社の判定ツールを精度の低さを理由に2023年7月20日に提供終了しています。バレるかどうかを気にするより、AIの利用を開示するかの社内ルールを決め、数値や固有名詞の確認と、既存の著作物に似ていないかの確認を人が行うことが大切です。

Q4. AIに入力してはいけない情報は何ですか？

A. 顧客の個人情報、人事評価、未公表の経営情報などの社外秘の情報は、原則として入力しないのが安全です。取引先名や金額は伏せ字に置き換えて入力し、実名は手元のファイルで戻します。個人情報保護委員会も、生成AIサービスに個人情報を入力する際の注意を呼びかけています。

Q5. 報告書をAIで作ると数値が間違うことはありますか？

A. あります。AIは文章を自然につなげるために、元のメモにない数値や原因を補うことがあります。メモにない事実を追加しないよう指示し、出力後は元の数値と照合して、前月比などの計算も人が検算してください。

Q6. AIで作った文書はどのように管理すればよいですか？

A. 確認済みの版だけを、機密レベルに応じたアクセス権限を設定した場所に保存し、ファイル名に日付と確認者を入れて版を区別します。確認の依頼と結果は、確認者と期限を決めてチャットやタスクで残すと、どの版が確認済みかを後から追えます。確定版の長期保管は、ファイル管理に向いた保存先と使い分けてください。

まとめ

AIで文書作成をするときは、AIに丸投げせず、人の判断と確認を組み込んだ流れで使うことが成果につながります。今日から取り組めることは次の5つです。

1. インプット整理、AIで生成、レビュー、整形・保存の4段階で文書を作り、AIには下書きだけを任せる
2. 提案書は構成案から段階的に依頼し、報告書はメモにない事実を追加させず、メールは約束事項を送信前に照合する
3. 文書の機密レベルごとに、AIへの入力範囲と保存・共有のルールをセットで決め、AIの利用の開示と著作権の確認のルールも定める
4. 確認依頼と共有を回す場所として、ビジネスチャットなどを比較検討し、まず資料で機能と制限を確認する
5. 確認済みの文書と成果の出たプロンプトを決まった場所に保存し、作成時間と手戻りを記録して改善を続ける

AIの文章作成の能力は今後も向上していきますが、何を伝え、どの情報を守り、どの版を正式なものとするかを決めるのは人です。作る段階と管理する段階の両方を整えることが、AI文書作成を安全に定着させる近道になります。

参考文献

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」https://www.ppc.go.jp/news/press/2023/230602kouhou/
• 経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン」(第1.2版、総務省の掲載ページ)https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/ai_network/02ryutsu20_04000019.html
• 文化庁「AIと著作権について」https://www.bunka.go.jp/seisaku/chosakuken/aiandcopyright.html
• OpenAI「New AI classifier for indicating AI-written text」https://openai.com/index/new-ai-classifier-for-indicating-ai-written-text/
• Google Workspace「AI 文章作成ツールとサポート」https://workspace.google.com/intl/ja/resources/ai-writing/
• Chatwork導入事例「Chatworkの活用で案件数が5倍以上に」株式会社モリチュウhttps://go.chatwork.com/ja/case/morichu.html
• e-Gov法令検索https://laws.e-gov.go.jp/