領収書の書き方【インボイス・電帳法対応】必須7項目と手順を解説

領収書の書き方は、発行日・宛名・金額・但し書き・税率ごとの内訳・発行者の情報・登録番号の7項目を、消えない筆記具で書き、金額には「￥」と「-」を付けるのが基本です。インボイス制度では登録番号と税率ごとの消費税額が加わり、紙の領収書は売上代金の記載金額が5万円以上になると収入印紙も必要になります。本記事では、国税庁の公開情報をもとに、7項目の書き方、手書きの手順、インボイスの記載事項、収入印紙の要否、電子データで受け取った領収書の保存方法、よくある間違いを整理します。受け取った領収書を確認する経理担当者の視点も扱います。

なお、本記事は制度の一般的な内容を紹介するものであり、個別の取引に対する税務上の助言ではありません。自社の取引に当てはめて判断する際は、税理士などの専門家や税務署に確認してください。領収書という書類の位置づけから知りたい方は領収書とは何かを解説した記事、業種ごとの記入例を見たい方は業種別の記入例を載せた書き方の記事もあわせてご覧ください。

目次

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1. 領収書の書き方の全体像：書く側と受け取る側で見る点が違う
2. 領収書に必須の7項目【記載事項の一覧】
3. 手書きで領収書を書く手順
4. インボイス制度対応で追加が必要な記載事項
5. 収入印紙が必要な領収書のルール
6. 電子帳簿保存法における領収書の保存方法
7. 領収書の書き方でよくある間違い
8. 受け取った領収書のチェックポイント
9. 手書き領収書と電子領収書、どちらが効率的か
10. 領収書業務を仕組み化するメリット
11. よくある質問（FAQ）
12. まとめ
13. 参考文献

領収書の書き方の全体像：書く側と受け取る側で見る点が違う

領収書の書き方は、書く側が7項目を押さえれば足りますが、受け取る側は宛名、登録番号、保存方法まで確認するため手間が増えます。

書く側の作業は、本記事の手順どおりにゴム印や用紙を整えれば、毎回同じ形で出せるようになります。一方、受け取る側は、社員が持ち込む領収書の形式が店ごとにばらばらで、紙と電子データも混在します。インボイス制度と電子帳簿保存法が重なったことで、宛名や但し書きの抜け、登録番号の有無、電子データの保存方法までを1枚ずつ見る場面が増えました。領収書を月に数枚しか扱わない個人事業主であれば、本記事のルールだけで十分に運用できます。確認と保存の件数が増えてきた会社は、仕組みで支える選択肢もあります。

下の表は、領収書の読み取り、登録番号の確認、保存に関する機能が商品ページで紹介されている経費精算システム5つを、役割の違いで並べたものです（商品ページの確認日：2026年10月15日）。優劣ではなく、自社の状況に合う観点を選ぶための表で、料金はプランによって異なるため資料や公式サイトで確認してください。

受け取った領収書の確認と保存を減らしたい場合の一例が、楽楽精算（株式会社ラクス）です。商品ページによると、領収書やICカードをスマホで読み取って申請でき、領収書に記載された登録番号は国税庁のデータベースと照合されます。電子帳簿保存法への対応として、検索機能やタイムスタンプの付与も用意されています。一方で、外国語対応は英語のみとされているため、海外拠点が多い会社は対応言語を確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

これまでは1回の精算に15-16分くらいかかっていたのが、今はもう2-3分で終わるようになりました。

楽楽精算 導入事例（株式会社毎日新聞社。導入時期2016年10月の事例。コーポレートカードと交通系ICカードの連携を利用） 出典：導入事例ページ

領収書に必須の7項目【記載事項の一覧】

領収書に書く項目は、発行日、宛名、金額、但し書き、税率ごとの内訳、発行者の情報、登録番号の7つです。登録番号は適格請求書発行事業者として登録している場合に記載します。

領収書は、代金を受け取ったことを証明するために作成し、支払った人に渡す書類です。国税庁のタックスアンサーでは、「領収証」や「レシート」だけでなく、請求書や納品書に「代済」「了」などと記入したものも、受取の事実を証明する目的であれば受取書に当たると説明されています。書類の名前ではなく、書かれている内容で扱いが決まるという点を押さえておきましょう。以下の7項目は、国税庁が示すインボイスの記載事項（後述）に、領収書の実務で書く但し書きと押印を合わせた形です。

項目	書き方	記載例	避けたい書き方
1. 発行日	代金を受け取った日を年月日まで書く	2026年9月25日	年の省略、受取日と異なる日付
2. 宛名	支払った会社や個人の正式名称を書き、会社あては「御中」、個人あては「様」を付ける	株式会社サンプル御中	「上様」、空欄、略称（（株）など）
3. 金額	税込の受取金額を、先頭に「￥」または「金」、末尾に「-」や「※」を付け、3桁ごとにカンマを入れて書く	￥33,000-	記号なしの数字だけ、カンマなし
4. 但し書き	何の代金かが分かる具体的な内容を書く	但し 会議用弁当代として	「お品代として」だけ
5. 税率ごとの内訳	税率ごとの税抜金額（または税込金額）と消費税額を分けて書く	10%対象 30,000円 消費税 3,000円	8%と10%の品目を合算したまま記載
6. 発行者の情報	会社名または屋号と氏名、住所、電話番号を書き、社判や印を押す	株式会社〇〇 東京都〇〇区 電話番号	担当者の名字だけ
7. 登録番号	適格請求書発行事業者の場合、Tから始まる13桁の番号を書く	登録番号 T1234567890123	登録しているのに記載していない

このうち、発行者の押印は、後で説明するインボイスの記載事項に含まれていません。ただし取引先の経理処理では押印のある領収書を求められることが多いため、社判や角印を押しておくと安心です。また、受取金額が5万円以上になる紙の領収書では、これらの記載に加えて収入印紙が必要になる場合があります。収入印紙のルールは後の章で詳しく説明します。

宛名の書き方で迷いやすいケース

宛名で迷いやすいのは、会社名と個人名のどちらを書くか、そして「上様」を使ってよいかの2点です。会社の経費として支払う場合は、支払った個人の名前ではなく会社の正式名称を書きます。「株式会社」を「（株）」と略すと、取引先の社内規程で受け付けられないことがあるため、正式な表記で書くのが無難です。

「上様」は、宛名が分からないときに慣習的に使われてきた書き方です。ただし、誰が支払ったのかが領収書から読み取れないため、経費として認めるかどうかを社内で厳しく判断される原因になります。後で説明するように、インボイスの記載事項には、原則として交付を受ける事業者の名称が含まれます。宛名の省略が認められているのは、小売業や飲食店業などで交付する適格簡易請求書に限られると考えておきましょう。

但し書きは「後から見て分かるか」で判断する

但し書きは、その支払いが何のためだったかを後から第三者が見ても分かるように書く欄です。「お品代として」は、何を買ったのかが分からないため、受け取った側で経費の内容を説明できなくなります。「書籍代として」「セミナー参加費として」「会議用弁当代として」のように、品目や目的が分かる言葉を選びましょう。飲食店で酒類を含む場合は「飲食代として（酒類を含む）」のように書いておくと、税率の区分とも整合がとれます。

領収書・領収証・レシートの違い

「領収書」と「領収証」は呼び方の違いで、どちらも代金を受け取ったことを証明する書類として同じように扱われます。レシートも受取の事実を示す書類である点は同じですが、記載内容に次のような違いがあります。

比較の観点	手書きなどの領収書	レシート
宛名	支払った会社名や個人名を書く	通常は記載されない
取引内容	但し書きでまとめて書くことが多い	品目ごとの明細が印字される
インボイスとしての扱い	記載事項を満たせば適格請求書になる	小売業や飲食店業などでは適格簡易請求書として扱われることが多い

品目が明細で分かるレシートは、経費の内容を説明する資料としてはむしろ手書きの領収書より情報が多い場合があります。取引先の社内規程で宛名入りの領収書を求められていない限り、レシートを渡し、さらに領収書を求められたときに書くという対応が一般的です。同じ支払いについてレシートと領収書の両方を渡すと、受け取った側で二重に経費計上されるおそれがあるため、領収書を書いたらレシートは回収するなど、店舗で運用を決めておくと安心です。

領収書は自作してもよい？テンプレートや電子データの扱い

領収書は、市販の領収書用紙でなくても、会計ソフトやテンプレートで作ったものでも、必要な記載事項を満たしていれば領収書として使えます。国税庁の説明でも、インボイスは書類の名称を問わず、必要な事項が記載されていれば扱われるとされています。紙で出すなら収入印紙の要否を確認し、PDFなど電子データで渡すなら保存方法に注意が必要です。テンプレートの選び方は領収書テンプレートの選び方の記事、インボイス対応を前提にしたひな形はインボイス対応のテンプレートを扱った記事で扱っています。

領収書の発行を求められたとき・再発行を頼まれたとき

民法第486条第1項は、弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求できると定めています。同条第2項では、受取証書の交付に代えて、その内容を記録した電磁的記録の提供を請求できるとされています（受領する者に不相当な負担を課す場合を除く）。そのため、支払った側から領収書を求められたら、紙でも電子データでも応じるのが原則です。出典：e-Gov法令検索「民法」。紛失を理由に同じ領収書の再発行を頼まれた場合は、「再発行」と明記し、元の領収書の番号を控えに記録しておくと、二重の経費計上を防げます。

誰が書くか：アルバイトや担当者が書くときの発行者欄

領収書は代金を受け取った事業者が発行する書類です。アルバイトの従業員や担当者が書く場合でも、発行者欄には書いた人の名前ではなく、事業者の名称（会社名、または屋号と氏名）を書きます。会社名・住所・登録番号を入れたゴム印を用意し、誰が書いても同じ形で出せるようにしておくと、書き漏れと誤記を防げます。

個人事業主が領収書を書くときの注意点

個人事業主は、発行者欄に屋号と氏名を書きます。適格請求書発行事業者として登録している場合は、登録番号も書きます。登録していない場合は、番号を書かず、存在しない番号を書かないことが大前提です。収入印紙については、個人でも「商人」としての行為は営業に当たり、営業に関する売上代金の受取書は記載金額に応じて課税されます。事業を離れた私的な日常生活に関する受取書は営業に関しないものとして非課税です（出典：国税庁「No.7125 営業に関しない受取書」）。

手書きで領収書を書く手順

手書きで領収書を書くときは、用紙、消えない黒のボールペン、ゴム印、収入印紙と消印用の印鑑を用意し、次の順番で書くと記入漏れを防げます。手書きの領収書であっても、必要な記載事項を満たしていれば、インボイスとして扱われることが国税庁の質疑応答で示されています。

1. 用紙と筆記具を用意する：複写式で控えが残る領収書用紙を使い、消せるボールペンや鉛筆ではなく、消えない黒のボールペンで書きます。
2. 発行日と宛名を書く：代金を受け取った日を年月日まで書き、宛名は相手に正式名称を確認してから書きます。
3. 金額を書く：先頭に「￥」、末尾に「-」を付け、3桁ごとにカンマを入れます。数字の間に余白を残さないように詰めて書くと、書き足しによる改ざんを防げます。
4. 但し書きと税率ごとの内訳を書く：品目や目的を具体的に書き、8%と10%の品目がある場合は税率ごとに金額と消費税額を分けます。
5. 発行者情報と登録番号を書き、押印する：あらかじめゴム印を作っておくと、会社名、住所、登録番号の書き漏れや書き間違いを防げます。
6. 収入印紙の要否を確認し、控えを保管する：受取金額に応じて収入印紙を貼って消印し、控えを発行した順に保管します。

書き間違えた場合は、修正液や修正テープで直すのではなく、その用紙を書き損じとして残し、新しい用紙に書き直すのが確実です。金額の訂正は改ざんを疑われる原因になるため、特に金額欄を間違えたときは必ず書き直しましょう。複写式の用紙を使っている場合は、書き損じた用紙も控えとあわせて保管しておくと、連番の抜けを説明しやすくなります。

インボイス制度対応で追加が必要な記載事項

インボイス（適格請求書）は、請求書という名前の書類に限りません。国税庁の説明では、必要な事項が記載されていれば、領収書やレシートなど書類の名称を問わずインボイスとして扱われます。適格請求書発行事業者が領収書をインボイスとして交付する場合、記載事項は国税庁の「No.6625 適格請求書等の記載事項」で次のように示されています。

記載事項	適格請求書	適格簡易請求書
発行事業者の氏名または名称と登録番号	必要	必要
取引年月日	必要	必要
取引内容（軽減税率の対象品目である旨を含む）	必要	必要
税率ごとに区分して合計した対価の額	必要（適用税率もあわせて記載）	必要
税率ごとに区分した消費税額等と適用税率	消費税額等が必要	消費税額等または適用税率のいずれか
交付を受ける事業者の氏名または名称（宛名）	必要	不要

出典：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

軽減税率（8%）の対象品目を含む領収書をインボイスとして交付するときは、取引内容に、軽減税率の対象品目である旨も書きます。8%と10%の品目が混ざる場合は、税率ごとに区分して合計した金額と消費税額を分けて書く必要があります。

適格簡易請求書は、小売業、飲食店業、タクシー業など、不特定多数の人に販売する事業で交付できる、記載事項を簡略化したインボイスです。宛名を省略でき、消費税額と適用税率はどちらか一方を書けばよいとされています。店頭で発行するレシートの多くはこの形式です。一方、企業どうしの取引で請求書の代わりに領収書を渡す場合は、通常の適格請求書として宛名まで書くのが基本です。

消費税額の端数処理は1枚につき税率ごとに1回

インボイスとして領収書を書くときに見落としやすいのが、消費税額の計算方法です。インボイスに記載する消費税額等は、1枚のインボイスにつき、税率ごとに1回だけ端数処理をすることとされています。品目ごとに消費税額を計算して端数を切り捨て、それを合計する方法は認められていません。手書きの場合は、税率ごとの合計額を先に出し、それに税率を掛けてから端数を処理すると覚えておくと迷いません。

免税事業者が発行する領収書の扱い

適格請求書発行事業者の登録をしていない免税事業者も、領収書そのものは発行できます。ただし登録番号がないためインボイスにはならず、受け取った側は原則として仕入税額控除を受けられません。制度開始後は、一定期間、控除できる割合を段階的に縮小する経過措置が設けられています。免税事業者が取引先へ領収書を渡すときは、登録番号の欄に番号を書かない、あるいは存在しない番号を書かないことが大前提です。経過措置の割合や期間は改正されることがあるため、最新の内容は国税庁の「インボイス制度について」で確認してください。

受け取る側にとっては、領収書に書かれた登録番号が実在するかの確認も作業になります。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで1件ずつ調べる方法は確実ですが、件数が増えると月末に確認が集中します。登録番号の確認を手作業から減らしたい場合の一例が、マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）です。商品ページによると、アップロードした領収書をデータ化する際に、国税庁のデータベースをもとに登録番号を照合する機能があります。不備入力を防ぐアラートで差し戻しの手間を減らせる点も特徴です。一方で、商品ページにはOCR機能の精度に関する指摘が載っているため、読み取り結果は申請者が目視で確認する前提で運用を設計してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

複数パターンあった当社の経費精算フローを1つのシステムに集約できるかどうかを重視しました。

マネーフォワード クラウド経費 導入事例（シャープファイナンス株式会社。システム選定で重視した点として掲載） 出典：導入事例ページ

収入印紙が必要な領収書のルール

紙で作成した売上代金の領収書は、記載金額が5万円以上になると収入印紙が必要で、5万円以上100万円以下の場合の印紙税は200円です。印紙税法の第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」に当たり、売上代金であれば記載金額に応じて次の印紙税がかかります。

記載金額（売上代金の受取書）	印紙税額
5万円未満	非課税
5万円以上100万円以下	200円
100万円を超え200万円以下	400円
200万円を超え300万円以下	600円
300万円を超え500万円以下	1,000円
500万円を超え1,000万円以下	2,000円

出典：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」（1,000万円を超える場合は同ページから案内されている印紙税額の一覧表を参照）

判定で迷いやすいのは消費税の扱いです。領収書に消費税額等が区分して記載されている場合や、税込金額と税抜金額が併記されている場合は、税抜の金額で判定します。たとえば税込で5万4,000円の受取でも、税抜4万9,091円と消費税額を分けて書いていれば、5万円未満として非課税になります。国税庁の「No.7124 消費税額等が区分記載された契約書等の記載金額」で取り扱いが説明されています。

このほか、営業に関しない受取書は非課税とされ、クレジットカードで支払いを受けた場合は金銭の受取ではないため、その旨を記載した領収書には一般に印紙税がかかりません。また、PDFをメールで送るなど電子データで交付した領収書は、紙の文書を作成したことにならないため、一般に印紙税の課税対象にならないとされています。収入印紙を貼ったら、領収書と印紙にまたがるように消印をします。

貼り忘れ・消印漏れのペナルティ

印紙を貼り付ける方法で納める課税文書について、納付すべき印紙税を作成の時までに納めなかった場合は、当初に納付すべき印紙税額の3倍に相当する過怠税が徴収されます。税務調査を予知しない自主的な申出があった場合は1.1倍に軽減され、貼った印紙に消印をしなかった場合は、消印されていない印紙の額面に相当する過怠税が徴収されます（出典：国税庁「No.7131 印紙税を納めなかったとき」）。5万円以上の領収書を手書きする場面では、貼付と消印を最後に必ず確認しましょう。

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電子帳簿保存法における領収書の保存方法

電子データで受け取った領収書は、原則として電子データのまま、改ざん防止の措置をとり、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる状態で保存します。紙の領収書は紙のまま保存できます。

領収書は、発行した側では控えとして、受け取った側では支払いの証拠として、どちらも保存が必要な書類です。電子帳簿保存法では、書類をどのように受け渡したかによって保存方法が変わります。

領収書の受け渡し	保存の区分	主な保存方法
紙で発行した、または紙で受け取った	紙での保存（任意でスキャナ保存も可）	紙のまま保存する。スキャナ保存を選ぶ場合は、入力期間や解像度などの要件を満たして電子化する
PDFをメールで送った、ウェブサイトからダウンロードした	電子取引データ保存	電子データのまま保存し、改ざん防止の措置と検索できる状態を整える
会計ソフトなどで作成して控えをデータで持つ	電子帳簿等保存の対象となる場合がある	作成したシステムの要件や設定を確認する

特に注意したいのは、電子データで受け取った領収書です。ECサイトで購入したときにダウンロードする領収書や、メールで届いたPDFの領収書は電子取引に当たり、2024年1月以降は原則として電子データのまま保存することが求められています。紙に印刷して保存し、データを削除する運用では要件を満たしません。要件を満たせない相当の理由がある場合の猶予措置も設けられていますが、適用には条件があるため、国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」で確認してください。

電子取引データ保存の要件は、大きく2つです。1つ目は改ざん防止の措置で、タイムスタンプを付与する、訂正や削除の記録が残るシステムで保存する、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する、といった方法から選びます。2つ目は検索できる状態の確保で、取引年月日、取引金額、取引先の3項目で探せるようにしておきます。専用のシステムを使わない場合は、「20260925_株式会社サンプル_33000.pdf」のようにファイル名に3項目を入れて規則的に管理する方法が、国税庁の一問一答でも紹介されています。

保存期間の目安と、発行した控えの保存

法人は、帳簿と、取引に関して作成または受領した書類（領収書を含みます）を、確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間保存します。欠損金が生じた事業年度などでは10年間とされる場合があります。発行した領収書の控えも、作成した書類として保存の対象です。個人事業主は、書類の種類や課税事業者かどうかによって5年または7年とされるものがあるため、自社の条件を国税庁の「No.5930 帳簿書類等の保存期間」などで確認しておきましょう。

電子データの領収書の保存は、ファイル名の付け忘れや表記ゆれが起きやすい作業です。読み取りと保存の要件対応を同じ流れで進めたい場合の一例が、バクラク経費精算（株式会社LayerX）です。商品ページによると、スマホアプリで複数枚の領収書をまとめて自動で読み取り、タイムスタンプを付与して電子帳簿保存法に対応する機能があります。領収書に記載された事業者番号の有効性を自動で判定する機能もあります。一方で、導入前のサポートを受けたい場合は有償での対応となる点には注意が必要です。確認と承認の工数が減った事例も紹介されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

従来6名で行っていた経費精算業務の工数を2名分へと大幅に圧縮できた

バクラクシリーズ「バクラクAI申請承認」導入事例（株式会社ストライクグループ。経費精算の承認の一次チェックを自動化した事例で、効果として掲載） 出典：導入事例ページ

領収書の書き方でよくある間違い

領収書でよくある間違いは、金額の記号の付け忘れ、「お品代」だけの但し書き、登録番号の書き漏れ、税率の異なる品目の合算、収入印紙の貼り忘れの5つです。記載ミスは、発行した側では気づきにくく、受け取った側の経費精算や税務調査の場面で初めて問題になることがほとんどです。発行側と受領側で起きやすい間違いを表にまとめました。

よくある間違い	起きる問題	防ぎ方
金額に「￥」や「-」を付けていない	数字の書き足しによる改ざんの余地が生まれる	先頭と末尾に記号を付け、3桁ごとにカンマを入れる
但し書きが「お品代」だけ	受け取った側で経費の内容を説明できず、精算で差し戻される	品目や目的が分かる言葉で書く
登録番号の書き漏れや誤記	取引先が仕入税額控除を受けられなくなるおそれがある	登録番号入りのゴム印やテンプレートを使う
税率の異なる品目を合算して記載	インボイスの記載事項を満たさない	8%と10%の合計額と消費税額を分けて書く
5万円以上なのに収入印紙がない	過怠税の対象になる	税抜金額で要否を判定し、貼付と消印を最後に確認する
紛失したと言われて同じ領収書を再発行	二重に経費計上されるおそれがある	「再発行」と明記し、元の領収書の番号を控えに記録する
電子で受け取った領収書を印刷して保存	電子取引データ保存の要件を満たさない	データのまま、検索できるルールで保存する

表のうち、発行側の間違いの多くは、ゴム印やテンプレートを用意して「毎回同じ形で書ける」状態にすることで減らせます。一方、受領側の間違いは、社員が持ち込む領収書の形式がお店ごとにばらばらであるため、書き方のルールだけでは防ぎきれません。受け取った領収書を確認する側の工夫が必要になります。

受け取った領収書のチェックポイント

受け取った領収書は、日付と金額、宛名、但し書きと明細、登録番号、受け取り方の5点を、この順番で見ると確認漏れを防げます。領収書の書き方を解説する記事の多くは発行する側の視点で書かれていますが、中小企業の経理担当者にとっては、社員や取引先から受け取った領収書をどう確認するかも同じくらい重要です。

確認する順番	見るポイント	不備があったときの対応
1. 日付と金額	申請内容と一致しているか、金額に訂正の跡がないか	申請者に確認し、必要なら発行元に再発行を依頼する
2. 宛名	会社名になっているか。適格簡易請求書でない場合に空欄や「上様」でないか	社内規程に沿って受け付けるか判断する
3. 但し書きと明細	何の支払いか分かるか、税率ごとの内訳があるか	申請者に用途を補記してもらう
4. 登録番号	記載があるか、国税庁の公表サイトで有効な番号か	番号がない場合は経過措置を踏まえた経理処理を行う
5. 受け取り方	紙か電子データか	電子で受け取ったものはデータのまま保存する

登録番号の確認は、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで番号を入力すれば調べられます。ただ、申請1件ごとにこの作業を手で行うと、月末に確認が集中して精算が遅れがちです。確認項目が多い受領側の作業こそ、仕組みで支える効果が大きい部分といえます。次のセルフチェックで、いまの運用の負担を確かめてみてください。

手書き領収書と電子領収書、どちらが効率的か

発行する側は、件数が少なく現金で受け取る場面が多ければ手書きで足り、振込やオンライン決済で発行件数が多いなら電子領収書が向いています。それぞれに向いている場面があります。

比較の観点	手書き領収書	電子領収書
発行の手軽さ	用紙とペンがあればその場で渡せる	パソコンやスマホと作成ツールが必要
記載ミスの起きやすさ	計算や登録番号の書き漏れが起きやすい	税率ごとの計算や定型項目を自動で反映できる
収入印紙	5万円以上の売上代金の受取では必要	一般に不要とされる
保存	控えを紙で保管する	電子取引データ保存の要件に沿って保存する
向いている場面	店頭や訪問先で現金を受け取るとき	振込やオンライン決済で、発行件数が多いとき

受け取る側に立つと、紙と電子の領収書が混在すること自体が負担になります。紙の領収書は原本を回収して保管し、電子の領収書はデータのまま検索できる形で保存するというように、同じ経費精算の中で2通りの扱いが必要になるからです。

紙と電子の違いを意識せずに済ませる方法の1つが、そもそも立替払いと領収書の受け渡しを減らすことです。その場合の一例が、Bill One経費（Sansan株式会社）です。商品ページによると、専用のビジネスカードで経費を支払うことで社員の立替経費をなくし、領収書の受け取りから承認、仕訳、保管までをオンラインで一元管理できます。提出された領収書が適格請求書の要件を満たしているかを自動で判定する機能もあります。一方で、初期費用が発生し、月払いではなく年額での支払いになる点は、導入前に確認が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

領収書業務を仕組み化するメリット

領収書業務を仕組み化すると、記載漏れの確認、電子帳簿保存法への対応、申請から精算までの時間の3つが楽になります。書き方と確認のルールを決めたら、それを担当者の注意力だけに頼らず、仕組みとして回るようにすることが次の段階です。

1. 記載漏れの確認が自動になる：宛名や日付、金額、登録番号といった項目を読み取り、入力漏れや不整合を警告する機能があれば、経理担当者が目で探す負担が減ります。
2. 電子帳簿保存法への対応を1か所で済ませられる：電子で受け取った領収書を、取引年月日、金額、取引先で検索できる状態のまま保存できれば、ファイル名の付け忘れや表記ゆれそのものが起きなくなります。
3. 申請から精算までの時間が短くなる：社員が外出先からスマホで申請でき、承認の進み具合も見えるため、月末に紙の領収書が集中して処理が滞る状況を避けやすくなります。

一方で、システムを入れれば領収書の書き方の知識が不要になるわけではありません。読み取った内容が正しいかの最終確認や、宛名のない領収書を受け付けるかといった社内ルールは、人が決めて運用する必要があります。本記事で紹介した必須7項目と確認の順番を社内規程にまとめ、それを前提にシステムを選ぶと、導入後の運用が安定します。月に処理する領収書の枚数が増えてきた、立て替えをする社員が増えた、といったタイミングが見直しの目安です。

領収書の管理を、人事や勤怠などほかの情報とまとめて整えたい場合の一例が、ジンジャー経費（jinjer株式会社）です。商品ページによると、社内に散らばる勤怠・給与・人事・経費などの情報を1つに集約でき、承認ルートや勘定科目をグループ単位・個人単位で設定できます。スマホアプリでは、領収書を撮影して経費申請まで進められます。一方で、導入までに最長3か月ほどかかるとされているため、導入時期には余裕をもって計画してください。紙の領収書が多く管理に手間がかかっていた会社の事例も紹介されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

紙ベースの経費精算や領収書管理が中心で、書類の量が多く管理や保管に手間がかかっていた。

ジンジャー経費 導入事例（富永物産株式会社。導入前の課題として掲載） 出典：導入事例ページ

5サービスの役割を比較表で見る

よくある質問（FAQ）

Q1. 領収書は自作（自分で作成）してもよいですか？

A. 市販の用紙でなくても、会計ソフトやテンプレートで作った領収書でも、必要な記載事項を満たしていれば領収書として使えます。紙で出す場合は、売上代金の記載金額が5万円以上なら収入印紙が必要です。PDFなど電子データで渡す場合は、一般に印紙税の課税対象になりません。

Q2. 領収書はどう書けばよいですか？

A. 発行日、宛名、金額、但し書き、税率ごとの内訳、発行者の情報、登録番号の7項目を書きます。金額には先頭に「￥」、末尾に「-」を付け、但し書きは何の代金かが分かる具体的な言葉で書きます。消えない黒のボールペンを使い、書き間違えたときは新しい用紙に書き直します。

Q3. 領収書の宛名を「上様」にしても問題ありませんか？

A. 「上様」でも領収書として無効になるわけではありませんが、誰が支払ったのかが分からないため、受け取った側で経費として認められにくくなります。インボイスの記載事項には原則として宛名が含まれ、宛名を省略できるのは小売業や飲食店業などが交付する適格簡易請求書に限られます。会社の経費であれば、会社の正式名称を書いてもらいましょう。

Q4. 手書きの領収書もインボイスとして認められますか？

A. 認められます。登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの合計額と適用税率、税率ごとの消費税額等、宛名といった記載事項を満たしていれば、手書きであってもインボイスとして扱われます。登録番号や会社情報はゴム印にしておくと書き漏れを防げます。

Q5. 収入印紙はいくらから必要ですか？

A. 紙で作成した売上代金の領収書は、記載金額が5万円以上の場合に印紙税がかかり、5万円以上100万円以下なら200円です。消費税額等が区分して記載されていれば税抜金額で判定します。クレジットカード払いである旨を記載した領収書や、PDFなど電子データで交付した領収書は、一般に印紙税の対象外とされています。

Q6. メールで受け取った領収書は印刷して保存してもよいですか？

A. メールやウェブサイトで受け取った領収書は電子取引に当たり、原則として電子データのまま保存する必要があります。改ざん防止の措置をとり、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる状態にしておきます。要件を満たせない相当の理由がある場合の猶予措置もあるため、詳しくは国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確認してください。

まとめ

領収書の書き方は、項目ごとのルールを押さえれば難しくありません。本記事のポイントを整理します。

1. 発行日、宛名、金額、但し書き、税率ごとの内訳、発行者の情報、登録番号の7項目を書く。金額には「￥」と「-」を付け、但し書きは具体的に書く。
2. インボイスとして交付する場合は、登録番号と税率ごとの合計額、消費税額を記載し、端数処理は1枚につき税率ごとに1回にする。
3. 紙の売上代金の領収書は、記載金額が5万円以上で収入印紙が必要になるため、貼付と消印を最後に確認する。
4. 電子で受け取った領収書はデータのまま、取引年月日、金額、取引先で検索できる形で保存する。
5. 受け取る領収書が増えてきたら、確認の順番を社内規程にまとめ、経費精算システムの資料を比べて、確認と保存を仕組み化することを検討する。

制度の細かな取り扱いは改正されることがあるため、運用を始める前と見直しの際には、国税庁の最新情報もあわせて確認してください。

参考文献

• 国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm
• 国税庁「No.7124 消費税額等が区分記載された契約書等の記載金額」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7124.htm
• 国税庁「No.7125 営業に関しない受取書」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7125.htm
• 国税庁「No.7131 印紙税を納めなかったとき」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7131.htm
• 国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm
• 国税庁「インボイス制度について」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_about.htm
• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
• e-Gov法令検索「民法」https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089