退職願テンプレート｜縦書き・横書きの例文と退職届との違い、撤回と受理の流れ

退職願のテンプレートは、表題・「私儀」・退職理由・退職希望日・提出日・所属と氏名・宛名の7項目を、縦書きか横書きで並べれば作れます。退職願は、会社に退職を認めてもらうようお願いする書類で、会社が承諾して初めて退職が決まるため、結びを「お願い申し上げます」とする点が退職届のテンプレートとの大きな違いです。「退職願のテンプレートを探しているが、退職届とどちらを書けばよいのか分からない」「縦書きと横書きで何が変わるのか」「出したあとに気持ちが変わったら取り下げられるのか」といった迷いも、この順番を押さえると整理できます。

本記事では、そのままコピーして使える縦書き・横書きの例文、退職届や辞表との違い、退職理由の書き方、公務員の場合の考え方、提出の時期と渡し方、封筒の書き方、撤回できる範囲を解説します。あわせて、退職願を受け取る総務や人事の担当者、従業員を雇っている小規模事業の経営者に向けて、承諾の通知の例文と、受け取ったあとに会社で進む手続きも整理しました。なお、本記事は一般的な情報を紹介するもので、個別の事案に対する法的助言ではありません。会社との間で意見が食い違っている場合は、社会保険労務士や弁護士、労働局の総合労働相談コーナーなどに相談してください。

目次

開く

閉じる

1. 退職願テンプレートの結論と、退職願を受け取った会社が進める承諾と手続き
2. 退職願とは｜退職届・辞表との違い
3. 退職願テンプレート【縦書き・横書きの例文】
4. 退職願の提出タイミングと渡し方
5. 退職願は撤回できるのか｜承諾と撤回の考え方
6. よくある失敗パターン
7. 退職願提出後の会社側の対応フロー
8. よくある質問（FAQ）
9. まとめ
10. 参考文献

退職願テンプレートの結論と、退職願を受け取った会社が進める承諾と手続き

退職願は、会社に退職を認めてもらうようお願いする書類で、書き方の基本は7項目、結びを「お願い申し上げます」とするのが退職届との違いです。先に結論を3点にまとめると、次のとおりです。

• 書き方: 表題・私儀・退職理由・退職希望日・提出日・所属と氏名・宛名の7項目。縦書きでも横書きでもよく、例文は後述の章にある
• 出す順番: 先に直属の上司へ口頭で相談し、就業規則の期限に沿って渡す。会社が承諾するまでは撤回できる余地があるとされる
• 受け取った会社: 承諾した日付と承諾した人を記録して本人に通知し、退職日の翌日を起点に、社会保険は5日以内、雇用保険は10日以内の届出が動く

退職願は、A4の紙1枚を渡して終わる書類ではありません。会社が受け取ると、承諾の判断、退職日の確定、引き継ぎの調整、健康保険と厚生年金の資格喪失の届出、雇用保険の手続き、最後の給与の計算、源泉徴収票の交付といった作業が順に動き出します。退職する本人にとっても、これらが遅れると離職票や源泉徴収票が届かず、失業給付の申請や転職先での年末調整に影響します。

従業員が数名から数十名の会社では、こうした手続きを総務の兼任担当者や経営者自身が、紙と表計算ソフトで進めていることが少なくありません。退職者が年に数人しか出ない会社ほど手順が担当者の記憶頼りになり、退職願をいつ受け取り、誰が承諾したのかという記録もあいまいになりがちです。住所、基礎年金番号、雇用保険番号といった同じ従業員情報を書類のたびに別のファイルから書き写すため、転記のミスも起こります。そこで選択肢になるのが、従業員情報を1つのデータベースで管理できる人事管理システムです。

下の表は、商品ページで特徴を確認した3つの人事管理システムを、優劣ではなく役割の違いで並べたものです。届出書類の作成や電子申請にどこまで対応しているかは、サービスやプランによって異なるため、検討するときは資料で確認してください。退職願が年に1人あるかどうかの会社であれば、本記事の手続き表を手元のチェックリストとして使うだけでも十分に対応できます。

退職願の承諾日や退職日を、従業員情報と一緒に1か所で追いたい場合の一例が、ジンジャー人事労務(jinjer株式会社)です。商品ページで確認できる範囲では、1つのデータベースで人事情報を一元管理でき、従業員に関する情報が自動で時系列にまとめられて、いつでも確認できます。企業に合わせたカスタマイズや、ペーパーレス化による業務効率化もおすすめの点として紹介されています。一方で、申し込みから運用開始まで最低2-3か月程度かかるため、退職者が出てから慌てて探すのではなく、余裕のある時期に検討する必要があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

入退社・異動の更新は人事データベースで統合管理されるため、ワークフローや経費精算システムでは、経理部とシステム部からリストメンテナンス業務が無くなりましたし、導入後も活用の幅は広がっています。

ジンジャー導入事例(株式会社ベルーナ) 出典：導入事例ページ

従業員の情報がExcelや紙に分かれていて、退職のたびに探し回っている場合の一例が、カオナビ(株式会社カオナビ)です。商品ページでは、人材情報の一元化のほか、労務管理や勤怠管理、人事評価などの機能が紹介され、組織ツリー図や配置バランス図といった、社員の情報を見える化する機能が豊富な点がおすすめとして挙げられています。1社に1人の専任サポートがつくため、システムの使いこなしを相談しながら進めたい会社には心強い面があります。一方で、目的や規模により価格に幅があり、詳細な料金は問い合わせが必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

人材情報はExcelベースで管理していたので手間がかかっていました。

カオナビ導入事例(サツドラホールディングス株式会社) 出典：導入事例ページ

退職の手続きだけでなく、評価や配置、健康管理まで人事情報全体を同じデータで扱いたい場合の一例が、タレントパレット(株式会社プラスアルファ・コンサルティング)です。商品ページでは、多様な人材データに基づく人材管理に加え、人事評価や労務管理をはじめとする幅広い領域の人事DX、健康管理・ストレスチェック、組織診断や適性検査、人事異動シミュレーションの機能が紹介されています。高機能・多機能な反面、無料トライアルは設けられていないため、使う機能を絞って資料で確認するのが現実的です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

タレントパレットは社員のあらゆるデータを一元的に蓄積、分析可能な状態に整え、経営施策に対する予測として活用することを想定して導入しました。

タレントパレット導入事例(リコージャパン株式会社) 出典：導入事例ページ

退職願とは｜退職届・辞表との違い

退職願とは、労働者が会社に対して「退職させてください」と申し出る書類で、法律上は合意退職の申込みに当たると一般に整理されており、会社が承諾した時点で退職が決まります。これに対して退職届は、「この日をもって退職します」と労働者から一方的に通知する書類で、会社の承諾を必要としません。辞表は、会社の役員や公務員が職を辞するときに使う書類で、一般の会社員は使いません。

項目	退職願	退職届	辞表
性質	合意退職の申込み(お願い)	退職の確定的な通知	役職や公職を辞する意思表示
退職が決まる時点	会社が承諾したとき	通知から所定の期間が過ぎたとき	組織の規程による
本文の結び	「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」	「退職いたします」	「辞任いたします」「辞職いたします」
撤回	会社が承諾するまでは余地がある	会社に届いた後は難しい	組織の規程による
使う場面	退職を相談し、日程を話し合う段階	退職日が固まった後、または合意が得られないとき	役員の辞任、公務員の辞職

退職願と退職届のどちらを出すべきか

迷ったときは、「退職日がもう決まっているかどうか」で判断します。退職の意向は固まっているものの、退職日や引き継ぎの進め方を上司と相談したい段階であれば退職願が合っています。会社の承諾を前提にした書類なので、話し合いの余地を残した形で意思を伝えられます。一方、すでに上司と退職日を合意している、あるいは何度伝えても取り合ってもらえないという場合は、退職届を使います。退職届の書き方や封筒のマナーは、退職届テンプレートの解説記事で詳しく紹介しています。

退職願は必ず出さなければならないのか

退職願や退職届の提出が法律で義務づけられているわけではなく、口頭の申し出でも意思表示としては成り立つと一般に考えられています。ただし、厚生労働省の「確かめよう労働条件」でも、退職の申し込みは「退職願」の提出という形で行われることが多いと説明されています。口頭だけでは「いつ、どの日付で申し出たか」の記録が残らず、退職日をめぐって行き違いが起きやすいため、就業規則に定めがあればそれに従い、定めがなければテンプレートを使って書面にしておくのが安全です。

どちらの書類を使うかは会社によって運用が異なります。退職願だけで手続きが完了する会社、退職願で相談したあとに所定の退職届を出す会社、最初から会社指定の様式が用意されている会社などさまざまです。会社所定の様式がある場合は、そちらを優先してください。

退職願テンプレート【縦書き・横書きの例文】

退職願に書く項目は7つで、縦書きでも横書きでも項目は同じ、変わるのは配置だけです。まず項目ごとの書き方を確認し、そのあとで例文を見ていきましょう。

項目	書き方	注意点
表題	1行目の中央に「退職願」	「退職届」と書くと確定的な通知として扱われるおそれがある
書き出し	「私儀」または「私事」	縦書きでは行の下寄せ、横書きでは省くこともある
退職理由	自己都合なら「一身上の都合により」	転職先や不満などの詳細は書かない
退職希望日	「令和○年○月○日をもって」	希望日であり、会社との相談で変わることがある
結びの文	「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」	「退職いたします」と言い切らない
提出日と所属・氏名	実際に渡す日付、部署名、氏名	押印は会社の指定があれば氏名の横に行う
宛名	会社の正式名称と代表者の役職・氏名	渡す相手は上司でも、宛名は雇用主の代表者にする

縦書きの例文

手書きで作成する場合や、社内文書が縦書き中心の会社では縦書きを選びます。便箋の右から、表題、書き出し、本文、提出日、所属と氏名、宛名の順に書きます。宛名は自分の氏名より高い位置から書き始めます。

横書きの例文

パソコンで作成する場合や、社内文書が横書き中心の会社では横書きでも問題ありません。横書きでは、提出日と宛名を上に置き、所属と氏名を右寄せにしてから、表題と本文を続ける配置が一般的です。

縦書きと横書きで、書類としての効力に差はありません。敬称は「殿」と「様」のどちらでも構わないとされており、社内の文書で使われているほうに合わせます。日付を和暦で書くか西暦で書くかも、社内文書の慣例にそろえましょう。

例文をWordなどにコピーして作り、印刷して提出する手順

この記事の例文は、文字をコピーして文書ソフトに貼り付ければ、そのまま退職願の下書きとして使えます。Wordなどの文書ソフトには縦書きに切り替える機能があり、操作はソフトの版によって異なるため、縦書きにしたい場合はソフトのヘルプで確認してください。作ってから提出するまでの流れは、次のとおりです。

1. 例文を文書ソフトに貼り付け、用紙サイズをA4に設定する
2. 提出日、所属、氏名、宛名の会社名と代表者名を自分の情報に替える。例文の「山田 太郎」や「株式会社○○○○」を残さない
3. 退職希望日と提出日を見比べ、上司と相談した内容になっているかを確認する
4. 白無地のA4用紙に印刷する。自宅にプリンターがない場合は、コンビニのプリントサービスなどを使う方法がある。PDFに保存して印刷するときは、対応形式や設定を利用先で確認する
5. 印刷した用紙の氏名を自筆で署名または押印する。会社が印鑑を指定していれば、それを使う
6. 提出前にコピーかスマホの撮影で写しを残し、三つ折りにして封筒に入れる

印刷を伴うため、スマホだけで完結しない点には注意が必要です。在宅勤務などで紙を提出しにくい事情がある場合の扱いは、後述の「メールや郵送で出す場合、受け取ってもらえない場合」を参考にしてください。

手書きとパソコン作成、用意するもの

会社から指定がなければ、手書きでもパソコン作成でも構いません。手書きの場合は、白無地のA4またはB5の便箋に、黒のボールペンか万年筆で書きます。こすると消えるタイプのボールペンや鉛筆は、書き換えを疑われるおそれがあるため使いません。書き損じたときは修正液を使わず、新しい便箋に書き直します。パソコンで作成する場合は、明朝体などの読みやすい書体でA4用紙1枚に収め、氏名だけを自筆で署名する方法もよく使われます。いずれの場合も、提出前にコピーを取るか写真を撮って、手元に控えを残しておきましょう。

退職理由の書き方｜「一身上の都合」は使えるか

自己都合で退職する場合、退職願の理由は「一身上の都合により」と書けば足り、この表現は一般的に使われています。転職、結婚、介護、体調などの事情があっても、退職願の本文に具体的に書く必要はありません。事情は面談で口頭で伝えるほうが、書類としての体裁を保てます。場面ごとの考え方を表にまとめました。

場面	本文の書き方	出す前に確認したいこと
転職	「一身上の都合により」	転職先の社名は書かない。入社日から逆算して退職希望日を決める
家庭の事情・介護	「一身上の都合により」	介護休業などの制度で働き続けられないか、人事担当者に先に確認する
体調不良	「一身上の都合により」	病名は書かない。休職制度の有無を就業規則で確認する
進学・留学・独立	「一身上の都合により」	具体的な計画は面談で伝える。開始時期から逆算して退職希望日を決める
パート・アルバイト	正社員と同じ例文で対応できる	会社所定の用紙があればそれを使う
契約社員(期間の定めあり)	「一身上の都合により」	契約期間の途中か満了時かで扱いが変わるため、契約書を確認する
退職勧奨・事業縮小など会社側の事情	「一身上の都合」とは書かず、事実を書く	そもそも退職願の提出が必要か、離職理由がどう扱われるかを確認する

最後の行は特に注意が必要です。退職の理由が会社側にあるのに「一身上の都合」と書いた退職願を出すと、自己都合の退職として扱われ、雇用保険の基本手当を受け取れる時期などに影響するおそれがあります。会社から定型文での提出を求められて迷ったときは、署名する前にハローワークや労働局に相談しましょう。

退職理由の伝え方の例｜面談で話す場合

書面には「一身上の都合」と書いても、上司との面談では、退職を考えた理由を聞かれることがあります。退職理由を聞かれたときは、会社への不満ではなく、これからやりたいことを軸に短く伝えると、引き止めの議論になりにくく、退職日の相談に進みやすくなります。言い方の例を並べます。

理由の種類	面談での言い方の例	避けたい言い方
転職・キャリア	「これまでの経験を生かして、別の分野に挑戦したいと考えています」	給与や人間関係への不満を挙げる
家族の事情・介護	「家族の事情で、現在の勤務を続けることが難しくなりました」	詳しい家庭の事情まで話し込む
体調	「体調を整えることを優先したく、退職を決意しました」	病名や診断内容を詳しく話す
進学・資格取得・独立	「学びに専念するため、退職を考えています」	未確定の計画を断定的に話す

上の言い方は、気持ちを短くまとめるための一例で、書面の本文には書きません。実際の事情に合わない言い方を無理に使う必要はなく、事実と異なる説明をしないことが前提です。

公務員の退職願はテンプレートが使えるか

公務員が退職するときは、民間企業の就業規則ではなく、所属する機関の定めに従います。書類の名称が「退職願」「辞職願」など所属ごとに異なったり、決まった様式が用意されていたりすることがあるため、この記事の例文をそのまま使えるとは限りません。まず所属の人事担当部署に、使う書類の名称、様式、提出先、提出時期を確認してください。様式の指定がない場合に、7項目をそろえた退職願の形を下書きとして使う、という順番が安全です。民間企業の会社員は、公務員向けの辞表を使う必要はありません。

退職願の提出タイミングと渡し方

退職願は、退職希望日の1か月から2か月前に、直属の上司へ手渡すのが一般的です。法律と就業規則の両方が関係するため、まず基本のルールを確認します。期間の定めのない雇用契約では、民法第627条第1項により、労働者はいつでも解約を申し入れることができ、申し入れから2週間が経過すると契約が終了するとされています。一方で、多くの会社は就業規則で「退職希望日の1か月前までに申し出る」などの期限を定めています。退職願は会社の承諾を前提にした書類なので、就業規則の期限に沿って、余裕を持って出すのが基本です。

契約社員など期間の定めのある雇用契約では、原則として契約期間の途中で一方的に辞めることはできず、民法第628条により、やむを得ない事由がある場合に限って直ちに契約を解除できるとされています。ただし、1年を超える契約では、労働基準法第137条により、契約の初日から1年を経過した後は申し出によって退職できます(一部の専門職などを除く)。会社と話し合って合意で退職すること自体は期間の途中でも可能なため、有期契約の人にとって退職願は使いやすい書類といえます。

退職希望日から逆算する目安

退職希望日は、引き継ぎと有給休暇の消化にかかる日数から逆算して決めます。下の表は、就業規則で1か月前の申し出が定められている会社を想定した一般的な目安です。実際の日数は職種や会社の規模によって変わります。

時期の目安	本人がすること	ポイント
2か月から3か月前	就業規則の確認、退職希望日の検討	申し出の期限、退職金の規程、有給休暇の残日数を確認する
1か月半から2か月前	直属の上司に口頭で相談	繁忙期や決算期を避け、個別に時間を取ってもらう
1か月から1か月半前	退職願を提出	相談した内容に沿って退職希望日を記入する
承諾後から退職日まで	引き継ぎ、取引先への挨拶、有給休暇の消化	会社の指示があれば退職届や所定の書類を提出する
退職日	貸与物の返却、書類の受け取り方法の確認	離職票や源泉徴収票の送付先を伝えておく

いきなり退職願を出すのはNGか

相談なしに退職願を出すこと自体を禁じる法律はありませんが、避けるのが無難です。退職願は会社の承諾を前提にした書類のため、先に口頭で相談しておかないと、上司にとっては何の前触れもなく書類が出てきた形になり、引き継ぎや退職日の調整が進みにくくなります。「ご相談したいことがあります」と上司に時間を取ってもらい、退職の意向と希望の時期を伝えてから、当日または後日に退職願を渡す順番にします。

渡し方と封筒の書き方

退職願は、会議室など周囲に人がいない場所で、直属の上司に両手で手渡します。宛名は社長でも、渡す相手は直属の上司です。上司を飛ばして人事部や役員に直接持っていくと、関係がこじれる原因になります。封筒は白無地で郵便番号の枠がないものを選び、A4の用紙なら長形3号、B5なら長形4号を使います。書く場所は次のとおりです。

場所	書くこと	ポイント
表面	中央に縦書きで「退職願」	手渡しの場合、宛名や住所は書かない
裏面	左下に所属部署と氏名	部署名を氏名より少し右上に書くとバランスがよい
封	手渡しなら封をしないのが一般的	郵送の場合はのり付けし、封じ目に「〆」を書く
折り方	三つ折りにして、書き出しが上になる向きで入れる	封筒から出してすぐ読める向きになる

退職届を入れる封筒の細かい書き方は、退職届テンプレートの解説記事でも触れています。退職願と退職届は、表題以外の封筒の作法がほぼ共通です。

メールや郵送で出す場合、受け取ってもらえない場合

在宅勤務が中心で出社の機会がない、体調の事情で対面が難しいといった場合は、メールやオンライン面談で意向を伝えたうえで、退職願を郵送する方法があります。退職の意思表示の方法は法律上書面に限られていないと一般に考えられていますが、就業規則で書面の提出を定めている会社は多いため、メールだけで済ませず書面を追って送るのが無難です。郵送するときは、配達の記録が残る方法を選ぶと、いつ届いたかを後から確認できます。送付状が必要な場合の書き方は、送付状テンプレートの解説記事が参考になります。

上司が退職願を受け取らない、何度相談しても話が進まないという場合は、人事部門やさらに上の上司に相談します。それでも進まなければ、承諾を前提としない退職届に切り替えて提出する方法があります。期間の定めのない雇用契約であれば、会社が認めないと言っても、退職の申し入れから原則2週間で契約が終了するとされています。話し合いがこじれているときは、労働局の総合労働相談コーナーなどの公的な窓口も利用できます。

退職願は撤回できるのか｜承諾と撤回の考え方

退職願は、会社が承諾するまでの間であれば撤回できる余地があるとされています。厚生労働省が事業者向けに公開しているQ&Aでは、合意退職の申込みに当たる場合、使用者が承諾するまでの間は撤回が可能と説明されています。逆にいえば、会社が承諾したあとは、労働者が一方的に取り下げることはできなくなります。

ここで問題になるのが、「誰が承諾したときに退職が決まるのか」です。同じQ&Aでは、直属の上司に退職願を提出しても、退職を承諾する権限を持つ人に届くまでの間は撤回可能とされています。つまり、課長に渡した時点ではまだ撤回の余地があり、人事部長や社長など承諾の権限を持つ人が承諾の意思を示した時点で確定する、という考え方です。誰が権限を持つかは会社の規程や運用によって異なります。

書類の名前にも注意が必要です。同じQ&Aでは、「退職願」という名称でも、使用者の承諾の有無にかかわらず退職する一方的な意思表示とみなされる場合があり、両者の区別がつかないときは、合意退職の申込みと考えられると説明されています。表題だけで安心せず、文面や面談での言動も含めて相談である旨が伝わるようにしておきます。

• 本人の側：気持ちが変わったときは、できるだけ早く、撤回の意思を書面やメールなど記録が残る形で伝える。口頭だけでは、承諾の前だったか後だったかが争いになりやすい
• 会社の側：退職願を受け取ったら、承諾するかどうかを早めに判断し、承諾した日付と承諾した人を書面で本人に通知する。通知がないままだと、いつでも撤回できる状態が続く
• 双方：表題が「退職願」でも、文面や経緯によっては確定的な退職の通知と受け取られることがある。結びの文を「お願い申し上げます」とし、面談でも相談である旨を伝えておく

撤回が認められるかどうかは、個別の事情によって判断が分かれます。本章の内容は一般的な考え方を紹介するもので、法的助言ではありません。撤回をめぐって会社と意見が合わない場合は、弁護士や社会保険労務士、労働局の相談窓口に確認してください。

会社側から見ると、承諾の日付と承諾した人の記録は、撤回をめぐる行き違いを防ぐ根拠になります。退職願の受付日、承諾日、退職日が、従業員の情報と一緒に時系列で追える状態にしておくと、担当者が不在でも誰かが確認できます。従業員情報を1つのデータベースで管理でき、情報が自動で時系列にまとまる仕組みは、こうした記録の置き場所を1か所にしたい会社の選択肢の1つです。

よくある失敗パターン

退職願で起きる失敗の多くは、書式の誤りではなく、書類の性質や出す順番の取り違えから生じます。本人側と会社側の両方について、よくある失敗と改善後の形を並べました。

失敗パターン(Before)	起こりうること	改善後(After)
相談のつもりで「退職届」のテンプレートを使う	確定的な通知として扱われ、取り下げが難しくなる	表題を「退職願」、結びを「お願い申し上げます」にする
口頭の相談なしに退職願を机に置く	上司との関係が悪くなり、引き継ぎの調整が進まない	先に口頭で相談し、日程を話し合ってから手渡す
退職希望日と提出日を取り違える	書き直しになる、退職日の認識がずれる	2つの日付を見比べてから封筒に入れる
例文の氏名や会社名を替え忘れる	山田太郎や株式会社○○○○のまま印刷し、書き直しになる	印刷前に、例文由来の固有名詞が残っていないか検索で確認する
会社側の事情なのに「一身上の都合」と書く	自己都合として扱われ、雇用保険の給付に影響するおそれがある	事実に沿って書き、離職票の離職理由も確認する
控えを残さずに提出する	提出日や希望日をめぐって言った言わないになる	提出前にコピーか写真で控えを残す
会社が受け取ったまま承諾の通知をしない	撤回できる状態が続き、後任の手配が無駄になることがある	承諾日と退職日を書面で本人に通知する
上司が受け取った退職願を人事に回さない	資格喪失届などの期限のある手続きが遅れる	受付日を記録し、当日中に人事担当者へ共有する

本人側で特に多いのは最初の2つ、会社側で多いのは最後の2つです。退職願は「相談を書面にしたもの」、退職届は「決まったことを確認するもの」と覚えておくと、テンプレートの選び間違いを防げます。

退職願提出後の会社側の対応フロー

退職願を受け取った会社は、受付の記録、承諾の判断と通知、退職日の確定、期限のある届出の順に進めます。退職する本人にとっても、会社がどの順番で何を進めるのかを知っておくと、手続きが止まったときにどこへ確認すればよいかが分かります。退職願は承諾が必要な書類のため、退職届の場合と比べて「承諾の判断と通知」という工程が加わる点が特徴です。

順番	会社側の対応	担当と期限の目安
1	退職願の受付。受け取った日付と受け取った人を記録する	直属の上司。受け取った当日
2	承諾の権限を持つ人への回付と、退職日・引き継ぎの調整	上司と人事担当者。数日以内
3	承諾の通知。承諾した日付と退職日を書面やメールで本人に伝える	人事担当者または代表者。判断後すぐ
4	有給休暇の残日数の確認、最終出社日の確定、貸与物とアカウントの回収計画	上司と総務。退職日まで
5	健康保険・厚生年金保険の資格喪失届の提出(資格喪失日は退職日の翌日)	労務担当。事実発生から5日以内
6	雇用保険の資格喪失届と、離職証明書の提出	労務担当。資格喪失日の翌日から起算して10日以内
7	最終給与の計算、源泉徴収票と離職票の交付、住民税の異動の届出	給与担当。退職後速やかに(期限は各制度の案内で確認)
8	本人から請求があった場合の退職証明書の交付	人事担当者。請求後遅滞なく

期限は制度上の目安で、加入している健康保険組合や自治体によって扱いが異なる場合があります。最新の様式と期限は、日本年金機構の資格喪失の手続きの案内、ハローワークの雇用保険の手続きの案内、各自治体の案内で確認してください。退職証明書は、労働基準法第22条により、退職した労働者から請求があったときは遅滞なく交付することとされています。退職後に在籍していた事実の証明を求められた場合の書き方は、在籍証明書テンプレートの解説記事が参考になります。

承諾の通知の例文(会社側)

フローの3番目の承諾の通知は、会社側が出す書類で、退職する本人向けの解説では取り上げられにくい部分です。承諾した日付と承諾した人が記録に残り、退職日が本人と会社で一致することを確認するための文書です。社内の規程や様式があればそれを優先し、下の例文は文言を整える際の一例として使ってください。

承諾の通知には、受け取った退職願の提出日、承諾した日付、退職日の3つの日付を必ず入れます。これで、承諾の前か後かをめぐる行き違いを防げます。承諾の権限を持つ人の名義で出し、通知した控えを退職願と一緒に保管してください。

このフローで行き違いが起きやすいのは、3番目の承諾の通知と、5番目以降の期限のある届出です。退職願を受け取った上司が人事担当者に伝え忘れると、承諾の判断が宙に浮いたまま時間が過ぎ、撤回の申し出があったときに対応に迷います。また、従業員の基礎年金番号や雇用保険の被保険者番号、扶養の情報、最終給与の情報が別々のファイルに保管されていると、届出のたびに転記が発生し、そのぶん誤りの余地が増えます。

退職願がたまにしか出ない会社では、上の表を印刷してチェックリストとして使い、受付日と承諾日を必ず書き込む運用にするだけでも、漏れはかなり減らせます。一方、従業員が増えて入退社が続くようになると、紙のチェックリストでは誰がどこまで進めたかを共有しにくくなります。人事管理システムを使うと、従業員情報を1か所で管理でき、退職日などの情報を入力する先が1つになります。どこまでの手続きをシステム上で進められるかは、サービスやプランで異なるため、資料で確認することが前提です。次のセルフチェックで、いまの運用で足りているかを確かめてみてください。

3サービスの役割を比較表で見る

よくある質問（FAQ）

Q1. 退職願の理由は「一身上の都合」で問題ありませんか？

A. 自己都合で退職する場合は、「一身上の都合により」と書けば問題ありません。転職や介護、体調などの具体的な事情は、退職願には書かず、面談で口頭で伝えます。退職勧奨や事業縮小など会社側に理由がある場合は、「一身上の都合」とは書かず、事実に沿って書きます。

Q2. いきなり退職願を出すのはNGですか？

A. 禁じる法律はありませんが、避けるのが無難です。退職願は会社の承諾を前提にした書類なので、先に直属の上司に口頭で相談し、退職の意向と希望の時期を伝えてから渡すと、引き継ぎや退職日の調整が進みやすくなります。

Q3. 退職願と退職届は両方出す必要がありますか？

A. 必ずしも両方出す必要はありません。退職願で相談し、退職日が決まった後に退職届を出す会社もあれば、退職願だけで手続きが進む会社もあります。会社所定の様式や就業規則、人事担当者の案内に従いましょう。

Q4. 退職願のテンプレートはWordやPDFで作れますか？手書きでないといけませんか？

A. この記事の例文をコピーして文書ソフトに貼り付け、日付・所属・氏名・宛名を自分の情報に替えれば、WordなどでもPDFでも作れます。会社から指定がなければ、手書きでもパソコン作成でも構いません。印刷したあとは氏名を自筆で署名し、会社が印鑑を指定していれば押印します。

Q5. 一度出した退職願は撤回できますか？

A. 合意退職の申込みに当たる退職願は、会社が承諾するまでの間であれば撤回できる余地があるとされています。承諾の権限を持つ人が承諾した後は、一方的に取り下げることはできません。撤回したい場合は、早めに書面やメールなど記録が残る形で伝えましょう。

Q6. 会社側で退職願の受理から手続きまでの漏れを防ぐ方法はありますか？

A. 受付日、承諾日、退職日、各届出の期限を一覧にしたチェックリストを作り、上司と人事担当者で共有する方法があります。退職願が定期的に出る会社や、担当者が兼務で期限の管理まで手が回らない会社では、従業員情報を1か所で管理できる人事管理システムの資料を取り寄せ、自社の運用に合うかを比べる方法もあります。

まとめ

退職願は、会社に退職を承諾してもらうための書類で、承諾されるまでは撤回の余地がある点が退職届との大きな違いです。テンプレートを使うときは、次の3点を押さえておきましょう。

1. 退職日がまだ決まっていない相談の段階では退職願を使う。表題は「退職願」、結びは「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とし、縦書きか横書きかは社内文書に合わせる
2. 就業規則の期限を確認し、退職希望日の1か月から2か月前に、口頭で相談したうえで直属の上司に手渡す。例文の固有名詞を自分の情報に替え、提出前に控えを残す
3. 会社側は、受付日の記録、承諾の通知、資格喪失届や離職票などの期限のある手続きを順に進める。件数や担当者の負担に応じて、従業員情報を一元管理できる人事管理システムの資料を取り寄せ、自社の運用に合うかを検討する

退職は、書類の体裁よりも、伝える順番と時期で印象が大きく変わります。本記事の例文と逆算の目安を参考に、自分の状況に合った形で準備を進めてください。

参考文献

• 厚生労働省 確かめよう労働条件「退職、解雇、雇止めなど」https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/study/roudousya_taisyoku.html
• 厚生労働省 スタートアップ労働条件「退職願を出した労働者がこれを撤回したいと言ってきた場合、撤回を認めなければならないのですか。」https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/qa/zigyonushi/kaiko/q9.html
• 日本年金機構「従業員が退職・死亡したとき(健康保険・厚生年金保険の資格喪失)の手続き」https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/hihokensha1/20150407-02.html
• ハローワーク飯田橋「事業主が行う雇用保険の手続きに必要な書類」https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-hellowork/list/iidabashi/jigyounushi/koyouhoken_01.html
• e-Gov法令検索「民法」(第627条、第628条)https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089
• e-Gov法令検索「労働基準法」(第22条、第137条)https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049