退職届テンプレート｜退職願・辞表との違い、業種別の書き方と封筒マナー

退職届のテンプレートは、表題・「私儀」・退職理由・退職日・届出日・所属と氏名・宛名の7項目をそろえれば、手書きでもパソコンでも作れます。退職届の書式が法律で決められているわけではなく、会社所定の様式があればそれに従い、なければ本記事の例文を写して日付と宛名を自分の情報に替えれば使えます。退職届は、会社に退職を確定的に伝える書類で、出したあとに撤回するのは難しいため、退職願との違いと出すタイミングを先に確認しておくことが大切です。本記事では、コピーして使える縦書き・横書きの例文、パソコンやスマホで作って印刷する手順、封筒の書き方と渡し方、看護師や介護職など業種別の宛名、提出期限の法律上のルール、よくある失敗を解説します。あわせて、退職届を受け取る会社側が退職後に進める手続きと、その管理の選択肢も整理しました。

なお、本記事は退職に関する一般的な情報を紹介するもので、個別の事案に対する法的助言ではありません。会社との間で退職日や退職理由をめぐって意見が食い違っている場合は、社会保険労務士や弁護士、各地の労働局の総合労働相談コーナーなどに相談してください。

目次

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1. 退職届テンプレートの結論と、退職届を受け取ったあとに会社で動く手続き
2. 退職届とは｜退職願・辞表との違い
3. 退職届の書き方【コピーして使える縦書き・横書きの例文】
4. 業種別の退職届テンプレート
5. 封筒の書き方・渡し方・メールで送る場合
6. 退職届を出すタイミングと法律上のルール
7. よくある失敗パターン
8. 退職届を受け取った会社側が進める手続き
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ
11. 参考文献

退職届テンプレートの結論と、退職届を受け取ったあとに会社で動く手続き

退職届は、会社に退職を確定的に伝える書類で、書き方の基本は7項目、出す前に退職日を会社と合意しておくのが原則です。先に結論を3点にまとめると、次のとおりです。

• 書き方: 表題・私儀・退職理由・退職日・届出日・所属と氏名・宛名の7項目。縦書きでも横書きでもよく、例文は後述の章にある
• 出す時期: 期間の定めのない雇用では、民法上は退職の意思を伝えてから2週間で雇用が終わるが、就業規則と引き継ぎを考え、1か月以上前に上司へ相談するのが一般的
• 受け取った会社: 退職日の翌日を起点に、社会保険は5日以内、雇用保険は10日以内など、期限のある届出が一斉に動く

退職届は、書いて渡した時点で終わりではありません。会社が受け取ると、退職日に向けて社内外の手続きが動き出します。健康保険と厚生年金の資格喪失の届出、雇用保険の資格喪失と離職証明書の提出、最後の給与の計算、源泉徴収票の交付、貸与物の回収などです。退職する側にとっても、離職票や源泉徴収票が遅れると、失業給付の申請や転職先での年末調整に影響が出ます。

従業員が数名から数十名の会社では、こうした手続きを人事専任ではない総務担当者や経営者自身が、紙とExcelで進めていることが少なくありません。退職者が年に数人しか出ない会社ほど、手順が担当者の記憶頼りになり、期限のある届出が後回しになりがちです。住所、基礎年金番号、雇用保険番号といった同じ従業員情報を、書類のたびに別のファイルから書き写すため、転記のミスも起こります。そこで選択肢になるのが、従業員情報を1つのデータベースで管理できる人事管理システムです。

下の表は、商品ページで特徴を確認した3つの人事管理システムを、優劣ではなく役割の違いで並べたものです。届出書類の作成や電子申請にどこまで対応しているかは、サービスやプランによって異なるため、検討するときは資料で確認してください。退職者が年に1人いるかどうかの会社であれば、本記事の手続き表を使って手作業で管理するだけでも十分に対応できます。

退職者の情報を含む従業員情報を1か所にまとめたい場合の一例が、ジンジャー人事労務(jinjer株式会社)です。商品ページで確認できる範囲では、統合型のデータベースで人事情報を一元管理でき、従業員に関する情報が自動で時系列にまとめられて、いつでも確認できます。従業員の人事労務に関する手続きを、従業員自身のマイページに集約する機能や、権限設定、マイナンバーの管理機能も紹介されています。一方で、申し込みから運用開始まで最低2-3か月程度かかるため、退職者が出てから慌てて探すのではなく、余裕のある時期に検討する必要があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

入退社・異動の更新は人事データベースで統合管理されるため、ワークフローや経費精算システムでは、経理部とシステム部からリストメンテナンス業務が無くなりましたし、導入後も活用の幅は広がっています。

ジンジャー導入事例(株式会社ベルーナ) 出典：導入事例ページ

従業員の情報がExcelや紙に分かれていて、退職のたびに探し回っている場合の一例が、カオナビ(株式会社カオナビ)です。商品ページでは、人材情報の一元化のほか、労務管理や勤怠管理、人事評価などの機能が紹介され、組織ツリー図や配置バランス図といった、社員の情報を見える化する機能が豊富な点がおすすめとして挙げられています。1社に1人の専任サポートがつくため、システムの使いこなしを相談しながら進めたい会社には心強い面があります。一方で、目的や規模により価格に幅があり、詳細な料金は問い合わせが必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

人材情報はExcelベースで管理していたので手間がかかっていました。

カオナビ導入事例(サツドラホールディングス株式会社) 出典：導入事例ページ

退職手続きだけでなく、評価や配置、健康管理まで人事情報全体を同じデータで扱いたい場合の一例が、タレントパレット(株式会社プラスアルファ・コンサルティング)です。商品ページでは、多様な人材データに基づく人材管理に加え、人事評価や労務管理をはじめとする幅広い領域の人事DX、健康管理・ストレスチェック、組織診断や適性検査、人事異動シミュレーションの機能が紹介されています。高機能・多機能な反面、無料トライアルは設けられていないため、使う機能を絞って資料で確認するのが現実的です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

タレントパレットは社員のあらゆるデータを一元的に蓄積、分析可能な状態に整え、経営施策に対する予測として活用することを想定して導入しました。

タレントパレット導入事例(リコージャパン株式会社) 出典：導入事例ページ

退職届とは｜退職願・辞表との違い

退職届とは、労働者が会社に対して「この日をもって退職します」と一方的に通知する書類です。会社の承諾を求める書類ではなく、退職の意思表示そのものであるため、会社に届いた時点で効力が生じると一般に考えられており、提出後に取り下げるのは難しくなります。

よく混同されるのが「退職願」と「辞表」です。退職願は「退職させていただけないでしょうか」と会社に合意を求める書類で、会社が承諾するまでは撤回できる余地があるとされています。辞表は、会社の役員や公務員が職を辞するときに使う書類で、一般の会社員が使うものではありません。3つの違いを表で整理すると次のとおりです。

項目	退職届	退職願	辞表
性質	退職の確定的な通知	退職の申し出(合意の依頼)	役職・公職を辞する意思表示
使う人	会社員、パート、アルバイトなど	会社員、パート、アルバイトなど	会社の役員、公務員
本文の結び	「退職いたします」	「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」	「辞任いたします」「辞職いたします」
撤回	原則として難しい	会社が承諾する前なら余地がある	組織の規程による
出すタイミング	退職日が決まった後	退職の相談をするとき	辞任・辞職を決めたとき

実務では、まず直属の上司に口頭で退職の意向を伝え、必要に応じて退職願を出して退職日を相談し、日程が固まってから退職届を提出するという流れが一般的です。会社によっては退職願の提出だけで手続きが進む場合や、所定の退職届の様式が用意されている場合もあります。就業規則に定めがあればそちらが優先されるため、テンプレートを使う前に人事や総務に確認しておくと安心です。退職願の書き方と法的な位置づけは、退職願テンプレート【縦書き・横書き】書き方・法的根拠・失敗回避まで完全解説で詳しく解説しています。

一方、会社の同意を得られない、上司に何度伝えても話が進まないといった場合は、退職届を提出することで退職の意思をはっきり示すことになります。このように、退職届は「合意のうえで出す確認の書類」として使われることもあれば、「一方的な通知」として使われることもあります。どちらの使い方であっても、書類としての書き方は同じです。

退職届の書き方【コピーして使える縦書き・横書きの例文】

退職届は、白い無地のA4またはB5の用紙に、黒のボールペンか万年筆で書くのが基本で、表題・私儀・退職理由・退職日・届出日・所属と氏名・宛名の7項目を記載します。法律で決まった書式はなく、会社所定の様式がある場合はそれに従います。

検索でよく見られる疑問への短い答えを、先に表にまとめます。詳しい理由や手順は、表のあとの各項目で説明します。

よくある疑問	短い答え
退職届のフォーマットは、なんでもいいですか？	法律で決まった書式はありません。会社所定の様式があればそれに従い、なければ7項目をそろえた一般的な形式で書きます。
退職届は自分で書けますか？	書けます。専門家や会社の代筆は必要なく、本記事の例文の日付・宛名・所属・氏名を自分の情報に替えれば作れます。
手書きでないといけませんか？	法律上は手書きの必要はなく、パソコンで作成したものも有効です。手書きを求める会社もあるため、事前に確認します。
パソコンで作って印刷してもよいですか？	よいとされるのが一般的です。印刷したあと、氏名は自筆にし、押印が必要な会社は指定の印鑑を使います。
スマホで使えるテンプレートはありますか？	例文をコピーして文書アプリに貼り付け、日付と宛名を替えてPDFに保存できます。提出は印刷した紙が基本なので、印刷環境を確認します。
横書きで書いてもよいですか？	パソコンで作る場合は横書きでも問題ありません。手書きの場合は縦書きが基本です。

項目	書き方	注意点
表題	1行目の中央に「退職届」	「退職願」と書き間違えないようにする
書き出し	2行目の下の方に「私儀」または「私事」	「私儀」は自分のことで恐縮ですがという意味の慣用句
退職理由	自己都合なら「一身上の都合により」	具体的な不満や理由は書かない。会社都合の場合は後述
退職日	「令和○年○月○日をもって退職いたします」	会社と合意した日付を書く。和暦か西暦かは社内文書に合わせる
届出日	本文の後、行を改めて提出する日付	退職日と取り違えやすいので見直す
所属と氏名	届出日の次の行に部署名、その下に氏名	押印は会社の指定があれば氏名の右下に行う
宛名	会社の正式名称と代表者の役職・氏名に「殿」または「様」	自分の名前より上の位置に書く。株式会社を略さない

消えるボールペンや鉛筆は、改ざんを疑われるおそれがあるため使わないようにしましょう。

縦書きの例文(自己都合退職の基本形)

もっとも一般的な、自己都合で退職する場合の例文です。便箋の右から、表題、書き出し、本文、届出日、所属と氏名、宛名の順に書きます。

本文は1文で完結させ、「これまでお世話になりました」などの挨拶や感謝の言葉は書かないのが一般的です。気持ちを伝えたい場合は、最終出社日の挨拶やメールで伝えるほうが書類としての体裁を保てます。

横書きの例文(パソコンで作成する場合)

パソコンで作成する場合は横書きでも問題ありません。横書きでは、日付と宛名を上に、所属と氏名をその下の右寄せに配置し、本文を続けるレイアウトがよく使われます。

パソコンで作成した場合でも、氏名だけは手書きで署名する会社もあります。印刷したら、誤字や日付の取り違えがないか、紙で読み直してから封筒に入れましょう。

パソコンやスマホで作って印刷して提出する手順

退職届は、提出するときには紙の書類にするのが一般的です。パソコンやスマホで作る場合の流れは、次のとおりです。

1. 本記事の例文を、WordやGoogleドキュメントなどの文書ソフトに貼り付け、用紙サイズをA4に設定する
2. 日付、所属、氏名、宛名の会社名と代表者名を自分の情報に替える。例文の「山田 太郎」や「株式会社○○○○」を残さない
3. 退職日と届出日を見比べ、会社と合意した退職日になっているかを確認する
4. 白無地のA4用紙に印刷する。自宅にプリンターがない場合は、コンビニのプリントサービスなどを使う方法がある。スマホから印刷する場合は、PDFに保存してから対応するアプリやサービスで印刷し、対応形式や設定は利用先で確認する
5. 印刷した用紙の氏名を自筆で署名または押印し、会社が印鑑を指定していればそれを使う
6. 提出前にコピーかスマホの撮影で写しを残し、三つ折りにして封筒に入れる

印刷を伴う手順は、スマホだけで完結しない点に注意が必要です。在宅勤務などで紙を提出しにくい事情がある場合の扱いは、後述の「メールで退職届を送ってよいか」の項目を参考にしてください。

会社都合で退職する場合の書き方

事業所の閉鎖や人員整理、退職勧奨に応じた場合など、退職の理由が会社側にあるときは、本文を「一身上の都合により」とは書かず、「このたび、貴社の事業縮小に伴い」「退職勧奨を受け」のように事実を書きます。会社都合の退職は、自己都合の場合に比べて雇用保険の基本手当(いわゆる失業給付)の給付制限の扱いなどが異なるため、退職理由の書き方は退職後の生活にも関わります。

そもそも会社都合の退職では退職届の提出を求められない場合もあります。会社から「形式上、一身上の都合と書いてほしい」と言われて迷ったときは、署名する前に退職理由の扱いを確認し、納得できない場合はハローワークや労働局に相談しましょう。離職票に記載される離職理由に異議がある場合は、ハローワークで申し立てることもできます。

公務員・会社役員の場合

公務員は、退職の書類の名称、様式、提出先が所属ごとに定められていることが多く、民間企業向けのテンプレートをそのまま使えない場合があります。「退職願」「辞職願」など呼び方も所属によって異なるため、人事担当部署の案内に従ってください。会社の役員は、会社との関係が雇用ではなく委任に関する規定に従うとされており(会社法第330条)、一般には「辞任届」を使います。提出先は取締役会や代表取締役など、定款や社内規程で確認しましょう。

業種別の退職届テンプレート

退職届の本文そのものは、業種によって大きく変わるわけではありません。ただし、業種ごとに「提出時期」「宛名」「本文に添える情報」で気をつけたい点が異なります。実際にトラブルになりやすいのは書式ではなく、この業種ごとの運用の違いです。代表的な業種について、書き分けのポイントを表にまとめました。

業種	宛名の例	提出時期の目安と注意点
看護師(病院・クリニック)	医療法人○○会 理事長、または病院長	勤務表が1か月以上先まで組まれていることが多く、就業規則で1か月から3か月前の申し出を定める施設もある。看護部長への相談を先に行う
介護職(介護施設・訪問介護)	社会福祉法人○○会 理事長、または運営会社の代表者	人員配置基準を満たすための後任確保に時間がかかる。担当利用者の引き継ぎ期間を見込んで早めに伝える
ITエンジニア(開発・SES)	所属会社の代表取締役	客先常駐の場合も宛名は常駐先ではなく雇用主。プロジェクトの区切りと引き継ぎ資料、アカウント返却の時期をそろえる
飲食・小売(店舗勤務)	運営会社の代表取締役(店長宛てではない)	シフトが決まる前に伝えると調整しやすい。パート・アルバイトも書き方は同じ
事務職・営業職(一般企業)	代表取締役社長	繁忙期や決算期を避け、担当取引先への挨拶と引き継ぎの期間を確保する
公務員・会社役員	任命権者、または取締役会	公務員は所属の様式に従い、役員は「辞任届」を使うのが通例。前章の「公務員・会社役員の場合」を参照

医療法人・社会福祉法人の宛名の書き方

病院や介護施設に勤めている場合、宛名を「○○病院 院長」と書くべきか「医療法人○○会 理事長」と書くべきか迷うことがあります。退職届は雇用契約を結んでいる相手に出す書類なので、雇用主である法人の代表者宛てにするのが基本です。給与明細や雇用契約書に記載されている法人名を確認し、その代表者の役職と氏名を書きましょう。施設によっては病院長宛てで受け付ける運用のところもあるため、迷ったら事務長や人事担当者に確認するのが確実です。

派遣社員・客先常駐の場合

派遣社員は派遣先ではなく派遣元の会社と雇用契約を結んでいるため、退職の意思は派遣元の担当者に伝え、退職届も派遣元に提出します。有期の派遣契約の途中で辞める場合は、契約期間との関係で扱いが変わるため、まず派遣元に相談しましょう。SESなどで客先に常駐しているITエンジニアも同様で、常駐先の上司に先に伝えてしまうと、所属会社と常駐先の間の契約調整が混乱する原因になります。

パート・アルバイトの場合

パートやアルバイトでも、退職届の書き方は正社員と同じです。口頭で伝えれば足りる職場も多いものの、退職日をめぐる行き違いを防ぐために書面で残しておく意味はあります。店舗勤務の場合は、店長ではなく運営会社の代表者宛てにするのが本来の形ですが、会社所定の用紙がある場合はそれを使いましょう。

封筒の書き方・渡し方・メールで送る場合

退職届を入れる封筒は、白無地で郵便番号枠のない和封筒を選びます。茶封筒は事務用の印象が強いため避けましょう。便箋のサイズに合わせ、A4なら長形3号、B5なら長形4号が三つ折りでちょうど収まるサイズです。中身が透けにくい二重封筒を使うとより丁寧です。印刷した退職届も、手書きの場合と同じ封筒に入れて提出します。

場所	書くこと	ポイント
表面	中央に縦書きで「退職届」	宛名や住所は書かない(手渡しの場合)
裏面	左下に所属部署と氏名	部署名を氏名より少し右上に書くとバランスがよい
封	のり付けせず、手渡しなら封をしないのが一般的	郵送の場合はのり付けし「〆」を書く

便箋は三つ折りにします。下から3分の1を折り上げ、次に上から3分の1を折り下げて、書き出しの部分が上になるように入れると、受け取った人が封筒から出してすぐ読める向きになります。

渡す相手と渡し方

渡す相手は、原則として直属の上司です。社長宛ての書類であっても、いきなり社長や人事部に持っていくと、上司の頭越しに話を進めた形になり、関係がこじれる原因になります。会議室など他の人の目がない場所で、「本日は退職届を持ってまいりました。お受け取りいただけますでしょうか」と一言添えて両手で渡しましょう。デスクに置いておく、メールで送るだけにするといった方法は避けます。

上司が受け取りを拒む、何度伝えても取り合ってもらえないといった場合は、人事部に直接提出するか、内容証明郵便で送る方法があります。内容証明郵便は、いつ、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が証明する仕組みで、退職の意思を伝えた日付を記録として残せます。郵送する場合は封筒に宛名と住所を書き、表面の左下に赤字で「退職届在中」と記載するのが一般的です。

メールで退職届を送ってよいか

メールで退職届を送ってよいかという疑問もよく聞かれます。民法上、退職の意思表示の方法は書面に限られていないため、メールで伝えること自体が直ちに無効になるわけではないと一般に考えられています。ただし、就業規則で書面の提出を定めている会社は多く、メールだけでは「受け取っていない」「正式な届出ではない」と扱われるおそれがあります。在宅勤務で出社の機会がない、体調不良で対面が難しいといった事情がある場合は、まず上司にメールで事情と退職の意向を伝え、書面の退職届は郵送で追って提出するという組み合わせが無難です。

押印を求められた場合は、インクが内蔵された浸透印(いわゆるシャチハタ)ではなく、朱肉を使う認印を使うのが一般的です。印鑑の要否や提出方法は会社ごとに異なるため、迷ったら人事担当者に書式を確認しましょう。

受け取る会社側は、受付の記録を残す

受け取る側の会社にとっても、退職届をどのように受け付けたかの記録は大切です。紙の退職届を受け取ったあと、受付日をメモしてファイルに綴じるだけの運用では、退職日から逆算した資格喪失届の提出期限や、離職票の発行依頼を見落としやすくなります。受付日、退職日、各届出の期限を一覧にして、担当者が不在の日でも誰かが追える状態にしておくと、手続きが止まりません。とくに総務と経理を兼任している小規模な会社では、退職の連絡を受けた人と手続きを進める人が別になりやすく、情報の受け渡しで漏れが生じがちです。退職者を含む従業員情報を1か所にまとめておく方法は、この受け渡しの漏れを減らす選択肢の1つです。

退職届を出すタイミングと法律上のルール

退職届をいつまでに出せばよいかは、法律と就業規則の両方が関係します。期間の定めのない雇用契約(いわゆる正社員など)の場合、民法第627条第1項では、各当事者がいつでも解約の申入れをでき、申入れから2週間を経過すると雇用が終了すると定められています。つまり法律上は、退職日の2週間前までに意思を伝えれば退職できるとされています。

一方、多くの会社の就業規則では「退職日の1か月前までに申し出ること」のように、2週間より長い期間を定めています。就業規則の定めと民法の関係については解釈が分かれる部分もありますが、実務上は、引き継ぎや後任の手配、有給休暇の消化を考えると、就業規則に沿って1か月から2か月前には上司に意向を伝えておくのが円満な退職につながります。

契約社員など期間の定めのある雇用契約の場合は、原則として契約期間の途中で一方的に辞めることはできず、民法第628条により、やむを得ない事由があるときに限って直ちに契約を解除できるとされています。ただし、労働基準法第137条により、期間が1年を超える契約(一定の事業の完了に必要な期間を定めるものを除く)では、契約期間の初日から1年を経過した日以後は、使用者に申し出ることでいつでも退職できるとされています。自分がどちらの契約に当たるかは、雇用契約書や労働条件通知書で確認しましょう。

有給休暇が残っている場合は、退職日までの期間に消化するのが一般的です。最終出社日と退職日を分けて考え、「最終出社日の翌日から有給休暇を使い、退職日を月末にする」といった形で逆算すると、退職届に書く退職日が決めやすくなります。社会保険の資格は退職日の翌日に喪失するため、月末に退職するか月の途中で退職するかによって、その月の保険料の扱いが変わる点も覚えておきましょう。

退職届は出したあとに撤回できるか

退職届は退職の一方的な通知にあたるため、会社に届いたあとは、一般に会社の同意がなければ撤回できないと考えられています。退職願であれば、会社が承諾する前なら撤回できる余地があります。迷いがある段階では退職届を出さず、退職願で相談することが、撤回の問題を避ける近道です。なお、強迫や錯誤など、退職の意思表示そのものに問題があった場合は別に判断されるため、撤回を考えるときは、早めに労働局の総合労働相談コーナーや社会保険労務士、弁護士に相談してください。

3サービスの役割を比較表で見る

よくある失敗パターン

退職届はA4の紙1枚の書類ですが、ちょっとした行き違いで退職日が延びたり、退職理由の扱いで損をしたりすることがあります。実際によく起こる失敗と、その対策を表にまとめました。

失敗パターン	起こりうること	対策
相談前にいきなり退職届を出す	上司との関係が悪化し、引き継ぎが進まない	先に口頭で意向を伝え、退職日を話し合ってから提出する
退職願のつもりで退職届を出す	引き止めに応じて残りたくなっても撤回が難しい	迷いがある段階では退職願を使う
退職日と届出日を取り違える	書き直しを求められる、退職日の認識がずれる	提出前に2つの日付を声に出して確認する
会社都合なのに「一身上の都合」と書く	自己都合退職として扱われ、失業給付の条件が変わるおそれがある	事実どおりに書き、離職票の離職理由も確認する
退職理由に会社への不満を書く	書類として受理されにくく、トラブルの火種になる	本文は定型文にとどめ、伝えたいことは面談で話す
宛名を直属の上司にする	雇用主宛ての書類として不備になる	会社の代表者宛てにし、渡す相手は直属の上司にする
例文の氏名や会社名を替え忘れる	山田太郎や株式会社○○○○のまま印刷し、書き直しになる	印刷前に、例文由来の固有名詞が残っていないか検索で確認する
写しを残さない	提出日や退職日をめぐって言った言わないになる	提出前にコピーかスマホで撮影して保管する

とくに多いのが、最初の2つです。退職届は「決まったことを確認する書類」と考え、話し合いの前に出さないことが円満な退職への近道です。また、提出した退職届の写しを手元に残しておくと、後から退職日が問題になったときの記録になります。

退職届を受け取った会社側が進める手続き

ここからは、退職届を受け取る会社側の視点です。退職者本人にとっても、会社が何をいつまでに進めるのかを知っておくと、離職票や源泉徴収票が届かないときにどこへ確認すればよいかが分かります。主な手続きと期限の目安は次のとおりです。

手続き	提出先・渡す相手	期限の目安
健康保険・厚生年金保険の資格喪失届	日本年金機構(事務センター・年金事務所)	事実発生(退職日の翌日が資格喪失日)から5日以内
雇用保険の資格喪失届・離職証明書	事業所を管轄するハローワーク	資格喪失日の翌日から10日以内
離職票の交付	退職者	ハローワークから交付され次第
源泉徴収票の交付	退職者	退職の日以後1か月以内
住民税の異動届(特別徴収の場合)	退職者が住む市区町村	退職した月の翌月10日まで
健康保険証などの回収・貸与物の返却	退職者から回収	退職日まで(郵送の場合は退職後速やかに)

期限は制度上の目安で、加入している健康保険組合や自治体によって扱いが異なる場合があります。最新の様式と期限は、日本年金機構の資格喪失の手続きの案内、ハローワークの雇用保険の手続きの案内、各自治体の案内で確認してください。離職票は、離職者が雇用保険の基本手当を受け取るために必要な書類で、届出が遅れると交付も遅れ、退職者が受給するうえで不利益になります。

退職者から在職証明書の発行を求められることもあります。書き方や記載の注意点は、在職証明書テンプレート｜用途別の書き方と給与・就労時間の注意点を参考にしてください。

このように、退職者1人に対して提出先の異なる手続きが5つ以上あり、それぞれ期限も違います。社員数が少ない会社では、入社手続きと退職手続きがたまにしか発生しないため、毎回やり方を調べ直すことになりがちです。従業員情報、雇用保険番号や基礎年金番号、最終給与の情報が別々のファイルに散らばっていると、書類を作るたびに転記が発生し、そのぶんミスの余地も増えます。

人事管理システムを使うと、従業員情報を1つのデータベースで管理でき、退職日などの情報を入力する先が1か所になります。どこまでの手続きをシステム上で進められるかは、サービスやプランで異なるため、資料で確認することが前提です。次のセルフチェックで、いまの運用で足りているかを確かめてみてください。

3サービスの役割を比較表で見る

よくある質問(FAQ)

Q1. 退職届のフォーマットは決まっていますか？

A. 法律で決まった書式はありません。会社所定の様式がある場合はそれに従い、ない場合は表題、私儀、退職理由、退職日、届出日、所属と氏名、宛名の7項目をそろえた一般的な形式で書きます。就業規則や人事担当者の案内を先に確認しておくと安心です。

Q2. 退職届はパソコンで作って印刷してもよいですか？スマホでも作れますか？

A. 法律上、手書きである必要はなく、パソコンで作成して印刷したものも有効です。スマホでも、例文を文書アプリに貼り付けて日付と宛名を替え、PDFに保存すれば作れますが、提出は印刷した紙が基本です。印刷後は氏名を自筆で署名し、会社が印鑑を指定していれば押印します。

Q3. 退職届はいつまでに出せばよいですか？

A. 期間の定めのない雇用契約では、民法上は退職の意思を伝えてから2週間で雇用が終了するとされています。一方で多くの会社は就業規則で1か月前などの期限を定めているため、引き継ぎや有給休暇の消化も考えて、1か月から2か月前には上司に相談するのが一般的です。

Q4. 退職届は横書きで書いてもよいですか？

A. パソコンで作成する場合は、横書きでも問題ありません。横書きでは、日付と宛名を上に、所属と氏名を右寄せにして、本文を続ける形がよく使われます。手書きの場合は縦書きが基本です。会社所定の書式がある場合は、その向きに合わせます。

Q5. 上司が退職届を受け取ってくれない場合はどうすればよいですか？

A. 人事部に直接提出するか、内容証明郵便で会社に送る方法があります。内容証明郵便なら、退職の意思を伝えた日付を記録として残せます。話し合いがこじれている場合は、労働局の総合労働相談コーナーなどの公的な窓口に相談することもできます。

Q6. 会社側で退職手続きの漏れを防ぐ方法はありますか？

A. 退職届の受付日、退職日、各届出の期限を一覧にしたチェックリストを作り、担当者間で共有する方法があります。退職者が定期的に出る会社や、担当者が兼務で手が回らない会社では、従業員情報を1か所で管理できる人事管理システムの資料を取り寄せ、自社の運用に合うかを比べる方法もあります。

まとめ

退職届は、会社に退職を確定的に伝える書類で、退職願とは違って提出後の撤回が難しいという特徴があります。テンプレートを使う際は、次の3点を押さえておきましょう。

1. 退職届は退職日が決まってから出す。迷いがある段階では退職願を使い、まず直属の上司に口頭で相談する
2. 本文は「一身上の都合により」の定型文で簡潔にまとめ、7項目をそろえて、宛名は雇用主の代表者にする。パソコンやスマホで作った場合は、例文の固有名詞を替え、印刷して氏名を自筆にする
3. 会社側は、退職届の受付から資格喪失届、離職票、源泉徴収票まで期限のある手続きを漏れなく進める。件数や担当者の負担に応じて、従業員情報を一元管理できる人事管理システムの資料を取り寄せ、自社の運用に合うかを検討する

退職は、書類の書き方よりも、伝える順番と時期で印象が大きく変わります。本記事の例文と業種別のポイントを参考に、自分の状況に合った形で準備を進めてください。

参考文献

• e-Gov法令検索「民法」(第627条、第628条)https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089
• e-Gov法令検索「労働基準法」(第137条)https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049
• e-Gov法令検索「会社法」(第330条)https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086
• 厚生労働省「モデル就業規則について」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html
• 厚生労働省「確かめよう労働条件：労働条件に関する総合情報サイト」https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/
• ハローワークインターネットサービス「基本手当について」https://www.hellowork.mhlw.go.jp/insurance/insurance_basicbenefit.html
• 日本年金機構「従業員が退職・死亡したとき(健康保険・厚生年金保険の資格喪失)の手続き」https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/hihokensha1/20150407-02.html
• ハローワーク飯田橋「事業主が行う雇用保険の手続きに必要な書類」https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-hellowork/list/iidabashi/jigyounushi/koyouhoken_01.html