議事録とは？目的・書き方・誰が書くか・会社法の定めを基本から解説

議事録とは、会議で話し合った内容と決まったこと、誰がいつまでに何をするかを、後から確認できる形で残す記録です。目的は発言をすべて写し取ることではなく、決定事項とToDoを参加者や欠席者と共有し、次の行動につなげることにあります。ところが実際には「どこまで書けばよいか分からない」「清書に時間がかかる」「書いたのに読まれず、ToDoが進まない」と悩む担当者が少なくありません。この記事では、議事録の目的と議事メモとの違い、誰が書くか、会社法などで作成が決まっている議事録、書き方の流れとどこまで書くか、よくある失敗、作成を楽にする方法、書いた後の共有とToDoの追い方までを、公的な資料も交えて順に解説します。

目次

開く

閉じる

1. 議事録とは｜目的と議事メモとの違い
2. 議事録は誰が書く？担当の決め方と役割分担
3. 会社法などで作成が決まっている議事録｜株主総会・取締役会・衛生委員会
4. 議事録の書き方｜メモから完成までの6ステップとどこまで書くか
5. 議事録でよくある失敗と対策
6. 議事録作成を楽にする方法｜メモ・録音・AI文字起こしの使い分け
7. 議事録の共有と保管｜ToDoを実行までつなげる運用
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ｜今日から取り組める4つのこと
10. 参考文献

議事録とは｜目的と議事メモとの違い

議事録とは、会議の日時・出席者・議題・決定事項・ToDoを、出席していない人にも伝わる形で残す正式な記録のことで、後から決定の経緯を確認する根拠にもなります。

議事録の目的は、発言をすべて写し取ることではありません。会議で決まったことと、その後に誰が何をするかを関係者に共有し、行動につなげることです。目的を4つに分けると、議事録がないときに起きる問題も見えてきます。

目的	内容	残さないと起きること
決定事項の共有	会議で決めた内容を、欠席者や関係部署に伝える	「聞いていない」という理由で作業が止まる
認識のすり合わせ	参加者の理解が一致しているかを、後から確認できるようにする	人によって決定内容の記憶が違い、手戻りが起きる
ToDoの確認	誰がいつまでに何をするかを明確にする	担当者が不在のまま、期限が過ぎる
経緯の記録	決定の理由と、出た主な意見を残す	後から「なぜそう決めたか」を説明できない

似た言葉に議事メモがあります。NECビジネスインテリジェンスのコラム(2023年5月)は、議事録を、会社やプロジェクトで決まった書式に整え、会議に出ていない人にも内容を共有するための文書と説明しています。一方の議事メモは、書式が自由で、個人が要点をまとめた、後で見返すための手がかりです。同コラムの筆者は、関係者が多く正式な記録が必要な場面では議事録、少人数で早く共有したい場面では議事メモを使う考え方を示しています。

観点	議事録	議事メモ
書式	決まった書式に整える	自由(個人のメモ)
記録の範囲	議題・決定事項・ToDo・経緯など会議の全体像	個人が重要と考えた点
共有の範囲	参加者以外の関係者にも共有する	本人や参加者への最小限の共有
向く場面	関係者が多い会議、社外との打ち合わせ、意思決定の根拠が要る会議	少人数の打ち合わせ、早く共有したい場面

議事録は、書いて終わりではなく、決まったことが実行されて初めて役目を果たします。決定事項やToDoが議事録に書かれていても、共有が遅れたり、期限の確認が誰の役目でもなかったりすると、会議の内容は次の行動につながりません。議事録に書いたToDoを共有し、実行まで追いたい場合の一例がChatworkです。チャットでやり取りしながら、依頼ごとにタスクを作成して担当者を設定でき、タスクを完了するとチャットに通知されます。アップロードしたファイルはチャットの参加メンバーだけが閲覧・ダウンロードできるため、完成した議事録をグループへ共有する場としても使えます。ビデオ通話・音声通話も標準で備わっています。一方で、商品ページには文字起こしや自動要約の機能は記載されていないため、議事録の作成は別の方法で行い、共有と実行の管理に使う位置づけになります。また、無料のフリープランで閲覧できるのは過去40日分、5,000件までです。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「誰かに仕事を頼むときは、必ずタスクをつけます。その際、チャットの本文に【依頼】という言葉をつけるルールにしています。」

株式会社モリチュウ(従業員22名、取材2022年9月)の代表取締役の発言。出典: Chatwork導入事例 モリチュウ

議事録は誰が書く？担当の決め方と役割分担

議事録を誰が書くかに全社共通の決まりはなく、会議ごとに書記(記録係)を決めるのが基本です。ただし株主総会や取締役会のように、会社法が作成を定めている会議もあります。

会社法が議事録の作成を定めているのは株主総会や取締役会などで、日常の定例会議や打ち合わせはその対象ではありません。持ち回りにするか、固定の担当を置くかは、社内のルールで決めることになります。決め方ごとの特徴は次のとおりです。

決め方	向いている会議	気をつけたい点
持ち回り(順番制)	少人数のチーム会議、定例会議	書き方が人によって変わるため、書式と書く範囲を固定する
固定の書記	プロジェクト会議、長く続く委員会	負担が一人に偏る。休んだときの代役を決めておく
議題の担当者が書く	議題ごとに担当が分かれる会議	記録の細かさがそろわないため、決定事項とToDoの書き方だけは統一する
社外の人が参加する会議	取引先との打ち合わせ、交渉	合意内容は相手にも確認を取り、認識のずれを残さない

社外との打ち合わせの記録については、行政機関向けの指針ですが、参考になる考え方があります。内閣府の「行政文書の管理に関するガイドライン」は、外部の者との打合せ等の記録について、自分たちの出席者による確認に加え、可能な限り相手方の発言部分も相手方に確認して正確性を確保し、記録を確定しにくい部分はその旨がわかるように書くよう定めています。企業でも、取引先の発言や約束事項は、議事録を送る前に確認を取る進め方が参考になります。

また、進行役が議事録も書くと、議論に集中できず、記録も薄くなりがちです。可能であれば、進行役と書記は別の人にします。

会社法などで作成が決まっている議事録｜株主総会・取締役会・衛生委員会

株主総会と取締役会の議事録は会社法で作成が定められ、会社は10年間、本店に備え置きます。衛生委員会などの議事の記録は、労働安全衛生規則で3年間の保存が必要です。

会議	根拠	主な定め
株主総会	会社法第318条、会社法施行規則第72条	開催の日時・場所、議事の経過の要領とその結果、議長や出席した取締役などの氏名、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名などを記載する。総会の日から10年間、本店に備え置く
取締役会	会社法第369条・第371条、会社法施行規則第101条	議事の経過の要領とその結果などを記載する。議事録が書面の場合は、出席した取締役と監査役が署名または記名押印する。取締役会の日から10年間、本店に備え置く
安全委員会・衛生委員会など	労働安全衛生規則第23条	開催のたびに、委員会の意見と講じた措置の内容、そのほか議事で重要なものを記録して3年間保存する。議事の概要は労働者に周知する

取締役会の議事録には、決議に参加した取締役で議事録に異議をとどめない人は、その決議に賛成したものと推定されるという定めもあります(会社法第369条第5項)。議事録は記録であると同時に、各人の賛否の扱いにも関わるため、署名や押印の前に内容を確認する運用が欠かせません。

ここで紹介したのは主な定めの要点です。記載事項や署名の方法は、会社の機関設計(取締役会を置くかどうか等)や定款によって異なります。本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、法的な助言ではありません。実際の作成にあたっては、会社法や社内規程を確認のうえ、司法書士・弁護士などの専門家にご相談ください。

議事録の書き方｜メモから完成までの6ステップとどこまで書くか

議事録は、会議前にアジェンダと書式を用意し、会議中は決定事項・ToDo・理由を中心にメモを取り、会議後に整理して当日中に共有する流れで書きます。

1. 会議前に、目的とアジェンダ、書式を決めます。議題ごとの見出しを用意しておくと、メモを書く場所に迷いません。
2. 会議中は、時系列でメモを取ります。すべてを書き留めようとせず、決定事項・ToDo・数字や固有名詞・決定の理由を優先します。
3. 会議の最後に、決定事項と担当者・期限を読み上げて確認します。この確認で、議事録に書く内容がほぼ固まります。
4. 会議後に、メモを整理します。同じ話題の発言をまとめ、読み手が知りたい順に並べ替えます。インソースのビジネス文書の解説は、結論から詳細へ進む構成にし、要旨は200字程度(1文50字で4行)にまとめることを勧めています。
5. 清書します。5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら)を意識し、箇条書きと短い文で書きます。です・ます調を避けて簡潔な文体にそろえ、議題は「…の件」の形でまとめます。
6. 出席者に確認してもらい、共有します。当日中、遅くとも翌営業日までに送り、誤りがあれば速やかに訂正して、確定版を保管します。

議事録はどこまで書けばよいか｜会議の種類別の目安

議事録は、決定事項とToDoを必ず押さえたうえで、経緯や発言をどこまで残すかを会議の目的で決めます。決議の会議なら決定事項と理由、アイデア出しなら発言者と内容が中心です。

会議の種類	残す範囲	形式の目安
定例・進捗確認の会議	決定事項、ToDo、前回からの変更点。経緯は短くする	要約型
意思決定の会議	決定事項と決定の理由、主な賛成・反対の意見	要約型
ブレーンストーミング・アイデア出し	誰がどんな提案をしたか(発言者と内容)	要約型に発言者を添える
社外との打ち合わせ・交渉	合意した内容と約束事項、双方の担当と期限。相手方にも確認する	要約型。必要に応じて発言録型
株主総会・取締役会など	法令で定められた記載事項	法令の定めに従う(前の節を参照)

会議HACK!の解説も、決議が目的の会議では決定事項を中心に、アイデアを出し合う会議では誰がどんな発言をしたかを残すように、会議の目的で書き分けることを勧めています。

形式は、議論の要点と決定事項を整理する要約型と、発言をほぼ時系列のまま残す発言録型に分かれます。社内の定例会議や打ち合わせの多くは要約型で足ります。発言録型は、社外との交渉や契約条件の確認のように、発言の正確さが後から問われる場面に向きます。AIの文字起こしは発言録型の素材になり、要約型にするには人が要点を選びます。

議事録に入れる基本項目

項目	書く内容
会議名・日時・場所	会議の名称、開催日時、会議室名またはオンラインの別
出席者・欠席者・記録者	参加者の氏名と所属、記録者の名前
議題	事前に決めた議題を番号付きで並べる
決定事項	会議で合意した内容を、議題ごとに簡潔に書く。冒頭にまとめる
ToDo	何を、誰が、いつまでに行うか
議論の要点・保留事項・次回予定	結論に至った理由、出た主な意見、次回に持ち越した論点、次回の日時

書式のひな形や、取締役会・1on1などの書き方を知りたい場合は、議事録フォーマットの基本と書き方で詳しく解説しています。

ここまでの流れのうち、会議の最後の確認(ステップ3)と、共有・ToDoの確認(ステップ6)は、運用が決まっていないと抜けやすい工程です。自分たちの運用に当てはまるものを選んでみてください。

議事録でよくある失敗と対策

議事録の失敗は、ツールの有無に関係なく起こります。むしろAIの文字起こしを導入した後に、貼り付けただけで読めない議事録が増えるケースもあります。よくある失敗と、その原因、対策を表にまとめました。

失敗パターン	起きる原因	対策
発言をすべて書き起こして長くなり、誰も読まない	記録の目的が決まっておらず、要点を選べていない	冒頭に決定事項とToDoをまとめ、経緯は必要な分だけ残す
意見と決定事項が混ざり、何が決まったか分からない	会議中に「これで決定」と確認していない	会議の最後に決定事項を読み上げて合意し、「決定」「提案」「懸念」を分けて書く
ToDoの担当者と期限が書かれていない	「誰かがやる」状態のまま会議が終わっている	担当者名と期限をセットで記録する
共有が遅れ、記憶が薄れてから配られる	清書に時間がかかり、配布が数日後になる	当日中の共有をルールにし、下書きの作成を効率化する
AIの文字起こしを確認せずに配布して誤りが広まる	自動化したことで確認の工程が省かれている	数字・固有名詞・決定事項は、人が音声や原文と照らして確認してから共有する
保存場所がばらばらで、過去の議事録が見つからない	担当者ごとに個人のフォルダやメールで管理している	保存先とファイル名のルールを一つに決める

表を見ると、失敗の多くは「会議中に決めるべきことを決めていない」か「会議後の流れが決まっていない」のどちらかに行き着きます。議事録の品質は、記録係の文章力より、会議の進め方と共有の仕組みで決まる部分が大きいといえます。

議事録作成を楽にする方法｜メモ・録音・AI文字起こしの使い分け

議事録作成を楽にするには、会議の形式と求める正確さに合わせて、メモ・録音・AI文字起こしを使い分け、AIの出力は下書きとして人が確認します。

種類	仕組み	向いている会議	注意点
AI自動作成型	音声を認識して文字起こしし、要約や決定事項の抽出まで自動で行う	発言量が多い定例会議、商談、インタビュー	専門用語や固有名詞の誤認識があるため、人の確認は欠かせない
テンプレート型	決まった書式に沿って人が記入し、ツール上で共有・保管する	少人数の打ち合わせ、決定事項の記録が中心の会議	書く手間そのものは減らないため、記録係の負担は残る
Web会議連携型	ZoomやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWeb会議と連携し、録画や音声から記録を作る	オンライン会議が中心の組織、拠点をまたぐ会議	対面会議では別途録音機器が必要になる場合がある

ただし、ツールに任せきりにしないことも大切です。会議HACK!の解説は、記録のすべてを機器に頼ると会議の内容が頭に残らず、後からまとめるのに苦労することがあるとして、現場のメモを主体にし、不安な部分を機器で補うよう勧めています。ICレコーダーなどを会議に持ち込むときは、持ち込みの可否を事前に確認します。

会議の録音や議事録には、参加者の氏名や発言、取引先の情報が含まれます。社外の人が参加する会議を録音する場合は、事前に録音することと利用目的を伝えて了承を得ておくのが一般的です。個人情報の取り扱いについては、個人情報保護委員会の法令・ガイドラインを参照し、社内の規程に沿って運用してください。

ツールを選ぶときは、次の点を確認します。

• 認識精度: 日本語の認識精度、話者の区別、専門用語の辞書登録ができるか。自社の実際の会議を録音して試す
• 会議の形式: 対面・オンライン・両方の混在のどれに対応するか。使っているWeb会議ツールと連携できるか
• 会議後の活用: 要約、決定事項やToDoの抽出、共有リンク、ファイル出力ができるか
• セキュリティ: 第三者認証の取得状況、データの保存場所、音声や文章がAIの学習に使われるか、アクセス権限の設定
• 費用とサポート: 料金体系、上限を超えたときの追加料金、無料トライアルの有無、導入時の設定支援

費用は、無料プランから、ユーザー数や利用時間に応じた月額課金、個別見積もりまで幅があります。具体的な金額はサービスと時期によって変わるため、各社の公式サイトで確認してください。無料プランは手軽ですが、文字起こしできる時間やデータの保存期間に上限があり、業務や社外秘の情報の扱いに条件がつくことが多いため、利用規約を確認してから使います。

AI議事録ツールをさらに詳しく比べたい場合は、AI議事録ツールの選び方や、おすすめのAI議事録自動作成ツール8選も参考になります。

議事録の共有と保管｜ToDoを実行までつなげる運用

議事録は会議当日から翌営業日までに出席者へ共有し、ToDoは担当者と期限をセットで管理して、次回会議の冒頭で完了を確認します。

議事録の価値は、共有されて読まれ、書かれたToDoが実行されて初めて生まれます。書き上げた後の運用を、あらかじめ決めておくと迷いません。

決めること	内容	運用の例
共有のタイミング	いつまでに送るか	当日中、遅くとも翌営業日まで
共有先	誰に送るか。出席者だけか、関係部署にも送るか	出席者と、決定事項に関わる部署
確認	内容の誤りを、誰がいつまでに確認するか	出席者に確認を依頼し、期限を決めて修正を受け付ける
保管	保存先、ファイル名、保存期間	共有フォルダに「日付_会議名」で保存する。法令で保存期間が決まっている議事録は、その期間に従う
ToDoの追跡	誰が、いつ、完了を確認するか	次回会議の冒頭で、前回のToDoを確認する

ToDoの追跡は、議事録を書いた人の役目と考えられがちですが、担当者と期限が見える場所に置かれていないと、確認が属人的になります。タスク管理の考え方は、タスク管理とは？やり方・ToDo管理との違いとツールのタイプ別選び方で整理しています。

運用が定着しているかは、感覚ではなく数字で見ます。導入前後で次の指標を測っておくと、見直しの材料になります。

指標	測り方	見るポイント
共有までの時間	会議終了から参加者に共有するまでの時間	当日中に共有できる割合が増えているか
ToDoの期限内完了率	議事録に記載したToDoのうち、期限内に完了した割合	担当者と期限の記録で、やり忘れが減っているか
確認・問い合わせの件数	内容の誤りの指摘や、「あの件はどう決まったか」という問い合わせの件数	記録の正確さと探しやすさが上がっているか

数字が思うように改善しない場合は、書き方ではなく、共有や期限確認の流れに原因があることが多くあります。議事録に書いたToDoの追跡や共有を、メールや口頭で個別に行っていると、期限の確認が担当者任せになりがちです。こうした確認と共有を一つのチャットにまとめる選択肢として、タスクに担当者を設定して完了をチャットに通知できるChatworkがあります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 議事録とは何ですか？

A. 会議の日時・出席者・議題・決定事項・ToDoを、出席していない人にも伝わる形で残す記録です。決定事項の共有と、後から経緯を確認する根拠として使われます。議事メモが個人用の簡易な記録であるのに対し、議事録は共有を前提に書式を整えたものです。

Q2. 議事録は誰が書くべきですか？

A. 日常の会議には全社共通の決まりはなく、持ち回りか固定の書記かを社内のルールで決めます。進行役とは別の人が書くと、議論に集中しやすくなります。株主総会や取締役会は、会社法で議事録の作成が定められています。

Q3. 議事録はどこまで書けばいいですか？

A. 決定事項とToDo(担当者・期限)は必ず書き、そのうえで会議の目的に合わせて範囲を決めます。決議の会議なら決定理由と主な意見、アイデア出しなら発言者と内容までが目安です。発言をすべて書き起こす必要はありません。

Q4. 簡単にできる議事録の作り方はありますか？

A. 会議前に項目を決めた書式を用意し、会議中は決定事項・ToDo・理由に絞ってメモを取り、最後に決定事項を読み上げて確認する方法が手軽です。録音やAIの文字起こしは下書き作りに使えますが、数字や固有名詞は人が確認します。

Q5. AIが作った議事録はそのまま使ってよいですか？

A. そのまま配布するのは避けたほうが安全です。専門用語や固有名詞、数字の誤認識や、要約で重要な発言が省かれることがあります。決定事項や担当者、期限は、人が音声や原文と照らし合わせて確認してから共有してください。

Q6. 議事録は何年保存すればよいですか？

A. 株主総会と取締役会の議事録は、会社法により10年間、本店に備え置く必要があります。安全委員会・衛生委員会などの議事の記録は、労働安全衛生規則により3年間の保存が必要です。それ以外の会議は、社内の文書管理規程で保存期間を決めるのが一般的です。

まとめ｜今日から取り組める4つのこと

議事録は、発言をすべて残す記録ではなく、決定事項とToDoを共有して行動につなげるための記録です。株主総会や取締役会のように法令で定めのある議事録は、定めに沿って作成し、それ以外の会議は目的に合わせて書く範囲を決めます。最後に、今日から取り組める4つのことを整理します。

1. 会議の目的に合わせてどこまで書くかを決め、決定事項とToDoを冒頭に書く型をそろえる。
2. 会議の最後に、決定事項と担当者・期限を読み上げて確認してから終える。
3. 議事録は当日中に共有し、AIの文字起こしは下書きとして使って、数字・固有名詞は人が確認する。
4. ToDoを担当者と期限つきで追う仕組みとして、Chatworkのようなチャットのタスク機能を検討する。

参考文献

• 会社法(第318条・第369条・第371条) https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086
• 会社法施行規則(第72条・第101条) https://laws.e-gov.go.jp/law/418M60000010012
• 労働安全衛生規則(第23条) https://laws.e-gov.go.jp/law/347M50002000032
• 内閣府「行政文書の管理に関するガイドライン」 https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf
• 個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」 https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/
• NECビジネスインテリジェンス「似ているようで似てない、議事録と議事メモ」 https://www.nec-businessintelligence.co.jp/pj_column/column_0130.html
• インソース「上司が唸る議事録の書き方」 https://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html
• 会議HACK!「議事録の見やすい書き方・まとめ方のコツ」 https://www.kaigishitu.com/meeting-hacks/detail/useful-info/article03/32568/
• Chatwork「機能一覧」 https://go.chatwork.com/ja/features/
• Chatwork「導入事例 モリチュウ」 https://go.chatwork.com/ja/case/morichu.html