送付状テンプレート｜シーン別文例とWord・Excel・Googleドキュメントの作り方

送付状（添え状・送り状とも呼ばれます）は、書類に添えて「誰が、誰に、何を、何枚送ったのか」を伝える案内文書で、日付・宛名・差出人・件名・本文・記書きの6項目をA4用紙1枚に収めて作ります。法律上の添付義務はありませんが、請求書や契約書などを郵送するときは添えるのが一般的なマナーです。本記事では、そのままコピーして使える送付状テンプレートの項目と文例をシーン別に紹介し、Word・Excel・Googleドキュメント・PDFのどれで作るか、メールで送るときや信書のルール、よくある失敗の直し方までを、実務の流れに沿って整理します。

目次

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1. 送付状テンプレートの基本｜書く項目と1枚に収める配置
2. シーン別の送付状テンプレートと文例
3. Word・Excel・Googleドキュメント・PDFで送付状を作る｜形式の選び方と手順
4. 送付状作成でよくある失敗と直し方
5. メールで送るときと信書のルール｜送付状が要るケース・要らないケース
6. よくある質問(FAQ)
7. まとめ｜送付状づくりで押さえたい6つのこと
8. 参考文献

送付状テンプレートの基本｜書く項目と1枚に収める配置

送付状テンプレートは、日付・宛名・差出人・件名・本文・記書きの6項目を、A4用紙1枚に上から順に配置してつくります。この順番を守れば、書類の種類が変わっても同じ型を使い回せます。

位置	項目	書き方のポイント
右上	日付	書類を発送する日を記載する。和暦・西暦は社内の書類と統一する
左上	宛名	会社名は略さず正式名称で書く。担当者あては「様」、部署あては「御中」とし、両方は併用しない
右側	差出人	会社名、部署名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレスを記載する
中央	件名	「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」など、内容がわかる件名にする
中央	本文	頭語と時候の挨拶、送付の目的、結びの言葉と結語を簡潔に書く
下部	記書き	「記」の下に同封書類の名称と部数を箇条書きし、最後に「以上」で締める

送付状は、受け取った側が中身を確認し、担当者へ回付するための文書です。そのため、会社名・担当者名・同封書類の名称と部数が正確に書かれていることが、文章の上手さよりも大切です。

ここまでの6項目は、書類の種類が変わっても同じ型で書けます。一方で、毎月の請求書に添える送付状は、取引先ごとに宛名・日付・同封物を書き換える作業がくり返されます。取引先が増えるほど書き換え忘れや同封漏れが起きやすくなるため、請求書の作成から送付までを同じ画面で行える仕組みを使うのも一つの方法です。請求書に添える送付状の書き換えに手間がかかっている場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド請求書です。商品ページによると、見積書・納品書・請求書・領収書を用意されたテンプレートから作成でき、あらかじめ登録した取引先や品目を選んで入力の手間を減らせます。作成した請求書は、画面上のボタンからメール送付や郵送ができ、メールは送信履歴が残り、郵送は発送ステータスを確認できるとされています。郵送代行はオプションの扱いで、商品ページではタブレットやスマートフォンには対応していないとも案内されているため、利用環境の確認が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「今までは、システムから請求書のPDFをダウンロードして、PDFをメールで送るというステップでしたが、デジタルインボイスだと画面上からワンクリックで処理が完結するのでラクですね。」

出典：マネーフォワード導入事例「請求書送付がワンクリックで完結。一人会社の経理DX」（株式会社ハマスピ 小山守弘様）

シーン別の送付状テンプレートと文例

送付状の文例は、書類の種類ごとに件名と本文の2か所を差し替えるだけで使い回せます。宛名・日付・差出人・記書きは、前の見出しの基本項目に沿って埋めてください。請求書・見積書の文例や、送り状と納品書の違い、封入の順番まで詳しく知りたい場合は、送り状テンプレート【無料文例6選】シーン別の書き方とインボイス対応の注意点で別の角度から整理しています。本記事は、テンプレートをどの形式でつくり、どう管理するかに重点を置いています。

請求書を送付する場合

納品書や領収書を同封する場合は、記書きに書類の名称と部数を1行ずつ足します。納品書の書き方や選び方は、納品書テンプレートの選び方｜インボイス・電帳法対応と失敗しない使い方で確認できます。

見積書・資料を送付する場合

契約書を送付する場合

覚書や変更契約を送る場合も、記書きの書き方は同じです。覚書そのものの作り方は、覚書テンプレート無料｜書き方・収入印紙・電子化対応を解説を参考にしてください。

名刺・会社案内・パンフレットを送付する場合

名刺送付やダイレクトメールのような営業色のある送付状は、売り込みよりも「送った理由」と「連絡先」を先に伝えると読まれやすくなります。面会後に送る場合は、会った日とお礼を1文入れ、同封物と今後の連絡の希望を簡潔に添えます。

社内の他部署・支店に送付する場合

社内向けの送付状では、頭語や時候の挨拶は省略し、用件を簡潔に書くのが一般的です。「お疲れさまです。下記の書類を送付しますので、ご確認をお願いします。」といった一文と、記書きによる同封物の一覧があれば十分です。返送や押印が必要な場合は、期限をはっきり書いておきましょう。

履歴書・応募書類を送付する場合

転職や就職活動で履歴書を郵送するときも、送付状を添えるのが一般的です。社外向けの基本構成と同じく、日付、宛名（「採用ご担当者様」など）、差出人の氏名・住所・電話番号・メールアドレス、件名「応募書類送付のご案内」を配置し、本文では応募する職種名と応募のきっかけを1文か2文で簡潔に書きます。志望動機や自己PRは履歴書や職務経歴書に任せ、送付状では繰り返しません。記書きには「履歴書　1通」「職務経歴書　1通」のように同封書類を列挙し、送付状を一番上にしてクリアファイルに入れると、書類が折れたり汚れたりするのを防げます。

頭語・結語と月別の時候の挨拶

社外向けの送付状では、本文を頭語で始め、時候の挨拶を続け、結語で締めるのが基本です。頭語と結語は「拝啓」と「敬具」の組み合わせが最も一般的で、より丁寧にしたい場合は「謹啓」と「謹白」を使います。時候の挨拶は、どの季節にも使える「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」で代用しても問題ありませんが、季節感を出したい場合は発送する月に合わせて次のような表現を選びます。

月	時候の挨拶の例	月	時候の挨拶の例
1月	初春の候、厳寒の候	7月	盛夏の候、猛暑の候
2月	立春の候、余寒の候	8月	残暑の候、晩夏の候
3月	早春の候、春暖の候	9月	初秋の候、新秋の候
4月	陽春の候、春暖の候	10月	秋冷の候、仲秋の候
5月	新緑の候、薫風の候	11月	晩秋の候、向寒の候
6月	初夏の候、梅雨の候	12月	師走の候、初冬の候

時候の挨拶のあとには「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のような安否の挨拶を続けます。月ごとに書き換えるのが手間な場合は、テンプレートには通年で使える表現を入れておくと、書き換え忘れによる季節外れの挨拶を防げます。

自社用のひな形は「空欄」と「通年の表現」でつくる

文例をそのまま使い回すと、前回の宛名や日付が残る失敗につながります。自社用のひな形は、毎回変わる箇所を空欄にし、変わらない箇所だけを文字にして保管します。

箇所	ひな形での扱い	理由
日付・宛名	空欄にする（「　年　月　日」「　御中」のように枠だけ残す）	前回の取引先名や日付が残る失敗を防ぐ
件名	書類の種類ごとに用意し、不要な件名はひな形から外す	請求書の件名のまま契約書を送る取り違えを防ぐ
頭語・時候の挨拶	「拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など通年の表現にする	月ごとの書き換え忘れによる季節外れの挨拶を防ぐ
差出人	会社名・住所・電話番号・メールアドレスは固定で入れる	毎回入力する手間と誤記をなくす
記書き	「　　　　　　　　　　　部」のように書類名と部数を空欄にする	同封物と記載の不一致を防ぐ

Word・Excel・Googleドキュメント・PDFで送付状を作る｜形式の選び方と手順

送付状は、本文を毎回変えるならWord、宛名と日付だけを差し替えるならExcel、複数人で共有するならGoogleドキュメントが作りやすい形式です。完成した送付状はPDFで保存しておくと、送付内容を後から確認できます。

形式	強み	留意点	向いている使い方
Word	文章の編集がしやすく、本文の言い回しを自由に変えられる	行を追加するとレイアウトが崩れやすい	見積書や契約書など、送付ごとに本文を変えたい場合
Excel	セルで位置が固定されるため崩れにくく、取引先一覧と連携させやすい	長い文章の編集には向かない	請求書送付など、宛名と日付だけを毎回差し替える定型の送付
Googleドキュメント	ブラウザで作成でき、複数人で同じテンプレートを共有しやすい	印刷時の余白やフォントが環境によってずれることがある	チームで共通のテンプレートを管理したい場合
PDF	どの環境でも同じ見た目で表示・印刷でき、改変されにくい	そのままでは編集しにくく、元ファイルが別に必要	手書きで記入する場合や、完成した送付状を保存・共有する場合

Wordで送付状を作るには

WordでPCから送付状を作る手順は、次の流れが基本です。

1. 用紙サイズをA4・縦にし、余白を標準にして新規文書を作る
2. 右揃えで日付、左揃えで宛名、右揃えで差出人を入力する
3. 中央揃えで件名を入力し、その下に頭語から結語までの本文を書く
4. 「記」と入力して改行し、同封書類の名称と部数を並べて「以上」で締める
5. 宛名・日付・記書きを空欄に戻した状態で、別名のファイルとして保存しておく

Wordでは「記」と入力して改行すると、中央揃えの「記」と右揃えの「以上」が自動で入る機能があります（設定によっては動作しない場合があります）。うまく入らないときは、手動で中央揃えと右揃えに設定してください。

Excelで送付状を作るには

Excelでは、セルの幅と高さを調整してA4の印刷範囲を設定し、日付・宛名・差出人・件名・本文・記書きを決まったセルに配置します。取引先一覧を別のシートに用意し、宛名のセルに一覧から会社名を呼び出す数式を入れておくと、毎回の入力ミスを減らせます。長い本文はセルの結合や折り返しで収めますが、結合を使いすぎると編集しにくくなるため、本文は1つのセルにまとめる程度にとどめるのが無難です。

Googleドキュメントで送付状テンプレートを作るには

Googleドキュメントでは、新しいドキュメントに送付状の6項目を入力し、「ファイル」メニューの「コピーを作成」で複製しながら使う方法が手軽です。公式ヘルプによると、テンプレートギャラリーから選んだテンプレートはコピーが開いて編集できます。ギャラリーに送付状専用のテンプレートが用意されているとは限らないため、本記事の文例を貼り付けて自社用のひな形を1つ作り、そのひな形を毎回コピーして使うのが確実です。

ひな形を作るときは、次の点に気をつけてください。

• 宛名・日付・記書きは空欄にして、取引先の名前や金額をひな形に残さない
• 編集元のひな形は、コピーを使う人が書き換えられないよう、共有範囲を限定しておく
• 送付前には、ファイルメニューのダウンロードからPDFにして、印刷や送信に使う

Googleの送付状テンプレートの料金と信頼性は？

Googleドキュメントの利用条件や料金は、個人のGoogleアカウントで使うか、組織向けのGoogle Workspaceで使うかによって異なります。具体的な内容は、Googleの公式サイトで確認してください。信頼性の面では、テンプレートそのものよりも、取引先名や住所などの情報をどこに保存し、誰に共有するかの管理が重要です。会社のルールで利用できるクラウドサービスが決まっている場合は、その範囲で使いましょう。

Googleドキュメントをビジネスで活用する方法

ビジネスでGoogleドキュメントを使うときは、チームで共通のひな形を1つにそろえると、担当者ごとに書式がばらつくのを防げます。コメント機能で上長に文面を確認してもらい、確定したらPDFにして送る流れにすれば、送付前のチェックも残せます。一方で、請求書の金額や取引先の一覧など、毎月変わるデータとひな形を別々に管理している場合は、宛名や金額の転記ミスが残りやすい点に注意が必要です。

配布されているテンプレートを使うときの確認点

Word・Excel形式の送付状テンプレートは、会計ソフトのベンダーなどが無料で配布しています。ダウンロードして使う場合は、次の点を確認してから使うと安心です。

• 商用利用や社内での複製が認められているか（各サイトの利用条件を確認する）
• 自社の用紙サイズ・フォント・Officeのバージョンで、レイアウトが崩れないか
• 「御中」と「様」、頭語と結語の組み合わせなど、ひな形の文面に誤りがないか
• 請求書など別の帳票とあわせて使う場合は、帳票側のテンプレートも最新の制度に対応しているか

配布テンプレートの中には、メールアドレスの入力を求められるものもあります。個人情報の取り扱いは、各サイトのプライバシーポリシーで確認してから入力しましょう。

送付状作成でよくある失敗と直し方

送付状は、毎回書き換える箇所が多いにもかかわらずテンプレートを使い回すため、書き換え忘れや細かなマナー違反が起きやすい文書です。よくある失敗と改善の方向性を整理します。

失敗パターン	Before（よくある状態）	After（改善後）
宛名の敬称が重複している	「株式会社〇〇 経理部御中 山田様」と御中と様を併用している	担当者名がわかる場合は「経理部 山田様」とし、御中は付けない
前回の宛名・日付が残っている	テンプレートを上書きして使い、別の取引先名や先月の日付のまま送ってしまう	宛名・日付・記書きを空欄にした原本を別に保管し、毎回そこから作成する
記書きと同封物が一致しない	「請求書 1部」と書いたのに納品書も同封している、または部数が違う	封入の直前に記書きと実物を1点ずつ照合してから封をする
頭語と結語の組み合わせが誤っている	「拝啓」で始めて「草々」で終えるなど、対応しない組み合わせになっている	「拝啓」と「敬具」、「謹啓」と「謹白」のように対応する組み合わせを使う
本文が長すぎる	書類の内容説明まで送付状に書き込み、2枚以上になっている	送付状はA4用紙1枚に収め、詳しい説明は別紙や書類本体に任せる
送付状を重ねる順番が違う	書類の下や間に送付状が挟まり、開封してもすぐに目に入らない	送付状を一番上に置き、記書きの順番どおりに書類を重ねる

これらの失敗の多くは、毎回手作業で宛名や日付、同封物を書き換えていることから起こります。手順で防げるものは手順で防ぎ、件数が多い書類については、仕組みで防ぐ選択肢もあります。まずは、今のやり方に当てはまる項目を確認してみてください。

当てはまる項目が多い場合は、送付状のひな形を整えるだけでなく、請求書の作成から送付、控えの保存までを同じ仕組みで行えないかを検討する価値があります。

メールで送るときと信書のルール｜送付状が要るケース・要らないケース

書類をPDFにしてメールで送る場合は、メール本文が送付状の役割を果たすため、別に送付状を添付する必要は基本的にありません。郵送する請求書や契約書は信書に該当するため、送り方のルールに注意が必要です。

メールで書類を送るときは送付状が必要か

PDFをメールで送る場合は、本文に宛名、送付する書類の名称と数、確認してほしい事項、差出人の連絡先を書いておけば十分です。送付状をわざわざPDFにして添付すると、開く手間が増えるうえ、本文と内容が重複します。なお、取引先から電子で受け取った請求書は、電子帳簿保存法により電子データのまま、日付・金額・取引先で検索できる形で保存する必要がある点にも注意しましょう。

請求書をメールで送る運用に切り替えると、送付状の作成や印刷、郵送の手間がなくなる一方で、送信履歴やPDFの保存ルールを整える必要が出てきます。

郵送するときに知っておきたい信書のルール

総務省の信書のガイドラインでは、信書は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」とされています。同じページには、信書に該当する文書として請求書の類が挙げられており、納品書、領収書、見積書、契約書などもその類例として示されています。一方、名刺やカタログは信書に該当しない例として挙げられています。なお、電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。

そのため、請求書や契約書を郵送するときは、郵便か信書便を使うのが原則です。宅配便やメール便で請求書を送ってよいかどうかは、送り方や同封の条件によって判断が分かれるため、迷った場合は総務省の信書のガイドラインや、利用する事業者の窓口で確認してください。

送付状を省略してよいケース

送付状は法律上の義務ではないため、次のような場合は省略しても問題になりにくいとされています。ただし、相手や会社のルールによって扱いが異なるため、迷ったら添えておくのが無難です。

• PDFをメールで送るとき（メール本文が送付状の役割を果たす）
• 社内の定型書類で、書類そのものに送付先・件名・枚数が書かれているとき
• 取引先と、送付状を省略することで合意しているとき

毎月の請求書を取引先ごとに郵送している場合は、送付状の書き換えと封入、控えの保管が毎月の固定作業になります。請求書の作成から送付までを一元化する方法を検討する場合は、今の件数と取引先の受け取り方法を整理したうえで、資料で機能を確認するとよいでしょう。

よくある質問(FAQ)

Q1. 送付状は必ず付けなければいけませんか？

A. 法律上の義務はありませんが、ビジネスで書類を郵送する際は添えるのが一般的なマナーです。送付状があれば、受け取った側が差出人と同封物をすぐに確認でき、担当者への回付もスムーズになります。PDFをメールで送る場合は、メール本文が送付状の役割を果たします。

Q2. Wordなど、PCで送付状を作るにはどうすればよいですか？

A. A4・縦の新規文書を作り、右上に日付、左上に宛名、右側に差出人、中央に件名と本文を入力し、最後に「記」と同封書類の名称・部数、「以上」を書きます。宛名・日付・記書きを空欄に戻したファイルを別名で保存しておくと、毎回そこから作成できます。

Q3. 書類を送付するときの例文はどう書けばよいですか？

A. 件名を「請求書送付のご案内」のように内容がわかる形にし、「拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」で始め、「下記のとおりお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」と用件を書いて「敬具」で結びます。書類ごとの文例は、本文のシーン別の項目を参照してください。

Q4. Googleドキュメントで送付状テンプレートは使えますか？料金はかかりますか？

A. 使えます。送付状の6項目を入力したひな形を作り、「ファイル」メニューの「コピーを作成」で複製して使う方法が手軽です。利用条件や料金は、個人のアカウントか組織向けのGoogle Workspaceかによって異なるため、Googleの公式サイトで確認してください。

Q5. 宛名の「御中」と「様」はどう使い分けますか？

A. 会社や部署あてに送る場合は「御中」、担当者の個人名がわかる場合は「様」を使います。「経理部御中 山田様」のように両方を併用するのは誤りで、個人名を書く場合は「経理部 山田様」とします。

Q6. 請求書をメールで送る場合も送付状は必要ですか？

A. メール本文が送付状の役割を果たすため、別途送付状を添付する必要は基本的にありません。本文に宛名、送付する書類の名称と数、支払期日などの確認事項、差出人の連絡先を記載しておけば十分です。

まとめ｜送付状づくりで押さえたい6つのこと

送付状は、誰が誰に何を送ったのかを伝え、受け取った側の確認や回付を助けるための案内文書です。押さえておきたい行動を整理します。

1. 送付状はA4用紙1枚に、日付、宛名、差出人、件名、本文、記書きの順で配置する
2. 請求書、見積書、契約書、社内向けなど、シーンに合わせて本文の文例を使い分ける
3. 宛名・日付・記書きを空欄にした自社用のひな形をつくり、毎回そこから作成する
4. 本文を柔軟に変えたいならWord、定型の差し替えが中心ならExcel、共有ならGoogleドキュメントを選び、完成品はPDFで保存する
5. メールで送るときは本文で案内し、請求書や契約書を郵送するときは信書のルールを確認する
6. 毎月の請求書送付が多い場合は、請求書の作成から送付までをまとめられる請求書発行システムを検討する

まずは本記事の基本項目と文例をもとに、宛名・日付・記書きを空欄にした自社用の送付状テンプレートを1つ作っておくところから始めてみてください。

参考文献

• 総務省「信書のガイドライン」https://www.soumu.go.jp/yusei/shinsho_guide.html
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「テンプレートからファイルを作成する」https://support.google.com/docs/answer/148833?hl=ja
• マネーフォワード「請求書送付がワンクリックで完結。一人会社の経理DX」導入事例https://biz.moneyforward.com/case/12832/