稟議書とは？書き方・記載項目・DXとの関係・よくある失敗を解説

備品の購入、取引先との新規契約、外注費の支出など、担当者の権限だけでは決められない案件を進めるときに欠かせないのが稟議書です。一方で、「何を書けば承認されるのかわからない」「回覧に時間がかかり、いま誰の手元で止まっているのか見えない」「決裁済みの書類がどこにあるか探せない」といった悩みを抱えている管理部門の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、稟議書の意味と決裁・起案との違い、必須記載項目と目的別の書き方、承認を得やすくするコツを解説します。あわせて、稟議書を電子化する方法とメリット、電子化でよくある失敗、決裁後の契約締結や書類保管まで含めて社内文書をつなげて考える視点も整理します。

目次

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1. 稟議書の悩みを解決する次の一歩は、社内文書全体の電子化
2. 稟議書とは｜稟議という制度の意味
3. 稟議書の書き方と必須記載項目（目的別テンプレート）
4. 稟議書を電子化する2つの方法（簡易な方法とワークフローシステム）
5. 電子化のメリット（決裁スピード・コスト削減・BCP強化）
6. よくある失敗パターン（保管場所の分散・承認履歴の欠落）
7. よくある質問（FAQ）
8. まとめ
9. 参考文献

稟議書の悩みを解決する次の一歩は、社内文書全体の電子化

稟議の遅さや保管の悩みは、稟議書の書き方だけでは解決しきれません。多くの場合、稟議で承認された案件はその後に取引先との契約締結へ進み、契約書の押印・郵送・保管という別の紙の手続きが待っています。稟議を電子化しても、契約書が紙のままでは、全体の所要日数は思ったほど縮まりません。

そのため、稟議書の電子化を検討するときは、承認から契約締結、書類の保管までを一つの流れとして見直すのが効果的です。Word・Excelとメールで回す運用と、電子契約システムを組み合わせた運用を比べると次のとおりです。

比較項目	Word・Excelとメールで運用	電子契約システムも導入
決裁後の契約締結	契約書を印刷・押印して郵送するため、返送まで日数がかかる	オンラインで送信・締結でき、相手の対応次第で当日中に完了することもある
書類の保管	稟議書はファイルサーバー、契約書はキャビネットと保管先が分かれやすい	締結済み契約書をシステム上で検索・管理できる
コスト	導入費はかからないが、印刷・郵送費、契約内容によっては印紙代が発生する	利用料がかかる一方、電子で締結した契約書は一般に印紙が不要とされる
留意点	誤送信や添付漏れのリスク、進捗が見えにくい	取引先の同意が必要。社内規程や保存ルールの見直しも伴う

電子契約システムにも特徴の異なる製品があります。以下は、ビジネスコンシェルジュの中小企業向け比較記事の掲載内容から、3つのサービスを整理したものです。

サービス名（運営会社）	強み	確認しておきたい点
マネーフォワード クラウド契約（株式会社マネーフォワード）	契約書の送信料・保管料がかからず、契約書が増えても追加課金が発生しにくい	印影の表示方法にもう少し工夫の余地があるという声がある
クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）	国内での利用シェアが高く、実績と信頼感がある	印影画像の貼り付け機能がなく、入力ミスに注意が必要
freeeサイン（freeeサイン株式会社）	従量課金制ではないため、送信件数が増えても料金が変わらない	画面が簡素な分、機能の場所がわかりにくい場合がある

料金体系やワークフロー機能の有無は製品ごとに異なり、変更される場合もあるため、最新の内容は各サービスの資料で確認してください。比較記事では、ここで取り上げた以外の製品も含めて中小企業向けの選び方を解説しています。

稟議書とは｜稟議という制度の意味

稟議書とは、担当者の権限では決められない事柄について、関係者に順番に回覧して承認を受け、最終的に決裁者の判断を得るための社内文書です。「稟」は申し上げる、「議」は相談するという意味を持ち、上位者に案を示して判断を仰ぐ手続きを指します。会議を開かずに、書面の回覧で組織としての意思決定を行える点が特徴です。

稟議書が必要になる主な場面

どの案件に稟議が必要かは、各社の職務権限規程や決裁権限表で定められています。一般的には、次のような場面で稟議書を作成します。

• パソコンや複合機など、一定金額以上の備品・設備の購入や修理
• 新規取引先との契約締結や、既存契約の条件変更
• 広告出稿、外注、SaaSの導入など継続的な費用が発生する施策
• 採用計画、出張、接待交際費の支出など人やお金が動く案件

稟議の目的

稟議の目的は大きく3つあります。1つ目は、複数の視点で内容を確認し、判断の誤りや不正を防ぐことです。2つ目は、誰がいつ承認したかを記録に残し、責任の所在を明確にすることです。3つ目は、関係部署に事前に情報を共有し、実行段階での調整をスムーズにすることです。単なる形式的な手続きではなく、内部統制の仕組みの一部として機能しています。

稟議・起案・決裁・申請の違い

稟議の周辺では似た言葉が使われるため、違いを整理しておきます。

用語	意味	行う人
起案	稟議にかける案を作成し、手続きを開始すること	担当者（起案者）
稟議	起案した内容を関係者に回覧し、順に承認を得ていく手続き全体	起案者と複数の承認者
承認	回覧の途中で、内容に同意を示すこと	上長や関係部署の責任者
決裁	稟議の内容に対して最終的な可否を判断すること	決裁権限を持つ1人（部長、役員、社長など）
申請	経費精算や休暇など、定型的な手続きの許可を求めること	申請者と承認者

申請は定型的な手続きで、稟議は個別に判断が必要な案件という違いがあります。ただし、社内ではこれらをまとめて「稟議」と呼ぶことも多く、厳密な使い分けは会社によって異なります。

稟議の一般的な流れ

稟議は一般的に、起案者による稟議書の作成、直属の上司の承認、関係部署（経理・法務など）の確認、決裁者による最終判断、結果の通知と実行という順に進みます。決裁後は稟議書を保管し、必要に応じて発注や契約締結に移ります。差し戻された場合は、指摘を反映して再度起案します。

稟議書の書き方と必須記載項目（目的別テンプレート）

稟議書の書式は会社ごとに異なりますが、決裁者が判断に必要な情報はおおむね共通しています。社内に定型フォーマットがあればそれを使い、なければ過去の承認済み稟議書を参考にするのが基本です。

必須の記載項目

項目	記載内容	書くときのポイント
管理番号・起案日	稟議書を特定する番号と作成日	後から検索できるよう、社内の採番ルールに従う
起案部署・起案者	誰がどの部署から起案したか	問い合わせ先がわかるようにする
件名	何についての稟議か	「営業部ノートPC5台の買い替えについて」のように、対象と行為を具体的に書く
目的・背景	なぜ必要なのか、現状の課題	課題を数値で示す（故障件数、作業停止時間など）
内容・実施方法	何を、いつ、どのように行うか	購入先・契約先、実施時期を明記する
金額・支払条件	費用の総額と内訳、支払方法、計上する勘定科目	初期費用と継続費用を分けて書く
期待される効果	実施によって得られる成果	削減時間や売上への影響など、できるだけ定量化する
比較検討・リスク	他の選択肢と比べた理由、懸念点と対策	デメリットも隠さず書き、対処法を添える
添付資料	見積書、カタログ、契約書案など	相見積もりがあれば添付する
承認欄・決裁欄	承認者・決裁者の押印またはサイン、日付、所見	承認ルートは決裁権限表に沿って設定する

目的別の書き方の例

同じ項目でも、案件の種類によって決裁者が重視する点が変わります。代表的な3つのケースで、本文に盛り込みたい要素を整理します。

目的	件名の例	本文で示したい要素
備品購入	経理部ノートPC3台の買い替えについて	現行機の使用年数と不具合の頻度、業務への影響時間、機種選定の理由、相見積もりの結果
新規取引・契約	株式会社〇〇との業務委託契約締結について	取引の目的、契約期間と金額、相手先の与信や実績の確認結果、契約書案の主な条項
ツール・システム導入	勤怠管理システム導入について	現行運用の工数、導入後の削減見込み、初期費用と月額費用、試用期間の評価、情報セキュリティの確認結果

たとえば備品購入であれば、「現行PCは導入から6年が経過し、直近3か月でフリーズによる作業中断が月平均10回発生している。1回あたり約15分の停止が生じており、部署全体で月7時間以上の損失となっている」のように、課題を具体的な数字で示すと、決裁者は必要性を判断しやすくなります。数値はあくまで記載の例であり、実際には自社の記録に基づいて書いてください。

承認を得やすくする5つのコツ

1. 結論を先に書く：何を承認してほしいのかを冒頭で明示し、理由はその後に続ける
2. 数字と根拠資料で示す：「効率化できる」ではなく、削減時間や費用を数字で示し、見積書などを添付する
3. デメリットと対策も書く：リスクを伏せると差し戻しの原因になる。懸念点と対処法をセットで示す
4. 情報を詰め込みすぎない：判断に不要なデータは省き、論点をぼかさない
5. 事前に関係者と調整する：経理や法務など確認が入る部署には、起案前に相談しておくと回覧が止まりにくい

稟議書を電子化する2つの方法（簡易な方法とワークフローシステム）

紙の稟議書は、押印のために出社が必要になる、承認者の不在で回覧が止まる、保管場所を圧迫するといった課題を抱えています。テレワークや複数拠点での勤務が広がった現在、稟議の電子化に取り組む企業は増えています。電子化の方法は大きく2つに分けられます。

方法1：Word・Excelとメール・チャットで回す

既存の稟議書フォーマットをWordやExcelで作成し、PDF化してメールやチャットで承認者に順番に送る方法です。新たなツールを導入せずにすぐ始められる点がメリットです。一方で、いま誰の承認待ちかが起案者から見えにくい、宛先の誤送信や添付漏れが起こりやすい、承認の記録がメールの中に埋もれて後から追跡しにくいといった限界があります。件数が少ない小規模な組織や、電子化の第一段階としては有効です。

方法2：ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムは、申請・承認の手続きを専用の画面で行う仕組みです。稟議書のフォーマットを登録しておけば、金額や部署に応じて承認ルートが自動で設定され、承認状況が一覧で確認できます。承認履歴も自動で記録されるため、内部統制や監査への対応もしやすくなります。導入費用や運用ルールの整備は必要ですが、稟議件数が多い組織ほど効果が大きくなります。

比較項目	Word・Excelとメール	ワークフローシステム
導入のしやすさ	すぐに始められる	製品選定と初期設定が必要
進捗の把握	個別に確認するしかない	承認状況が画面で確認できる
承認ルート	起案者が都度判断して送る	条件に応じて自動で設定できる
記録と検索	メールやフォルダに分散しやすい	履歴が自動で残り、検索しやすい
向いている組織	稟議の件数が少ない小規模な組織	件数が多い、拠点が複数ある組織

どちらの方法を選ぶ場合でも、見落としやすいのが決裁後の工程です。契約に関する稟議では、承認が下りた後に契約書を作成し、取引先と締結する作業が続きます。稟議は電子化したのに契約書は紙で郵送している状態では、承認スピードの改善が契約完了までの日数に反映されません。電子契約システムの中には、社内の承認フローを設定できる製品もあるため、稟議と契約締結をまとめて電子化できるかも比較のポイントになります。

電子化のメリット（決裁スピード・コスト削減・BCP強化）

決裁までのスピードが上がる

紙の稟議書は、承認者が出張や休暇で不在だと回覧が止まります。電子化すれば、承認者は外出先やスマートフォンからでも内容を確認して承認できます。また、承認待ちの通知が自動で届くため、書類が机の上に置かれたまま忘れられるといった事態も減ります。

印刷・保管・郵送のコストを減らせる

用紙代や印刷代、書類を保管するキャビネットや倉庫のスペース、拠点間で書類を送る郵送費などが削減できます。契約書まで電子化すれば、電子データで作成した契約書には一般に印紙税がかからないとされており、契約件数が多い企業ではコスト面の効果も大きくなります。印紙税の扱いは文書の内容によって異なるため、判断に迷う場合は税務署や税理士に確認してください。

BCP（事業継続）の強化につながる

紙の書類は、災害や火災で失われると復元できません。クラウド上で管理していれば、オフィスが使えない状況でも書類を参照でき、在宅勤務に切り替えても稟議を止めずに済みます。感染症の流行や自然災害を経験し、意思決定の手段を紙と出社に依存しないことの重要性が再認識されています。

内部統制と検索性が高まる

電子化すると、誰がいつ承認したかが自動で記録され、改ざんや承認の飛ばしを防ぎやすくなります。過去の稟議を件名や金額で検索できるため、類似案件の起案時に参考にしたり、監査の際に必要な書類をすぐに提示したりできます。

電子化で確認しておきたい法令のポイント

稟議書そのものは社内文書ですが、添付される見積書や契約書、発注書などは税法上の保存対象となる書類に当たる場合があります。電子メールやシステムで受け取った見積書・契約書などの電子取引データは、電子帳簿保存法に基づき、一定の要件を満たして電子のまま保存することが求められています。また、電子契約で用いる電子署名の法的な位置づけは電子署名法で定められています。具体的な保存要件や対象書類は、国税庁や法務省の公表資料で確認し、必要に応じて税理士などの専門家に相談してください。本記事は法的助言を目的としたものではありません。

よくある失敗パターン（保管場所の分散・承認履歴の欠落）

稟議の電子化は、ツールを入れるだけでは効果が出ないことがあります。導入後によく見られる失敗と対策を整理します。

失敗パターン	起きること	対策
保管場所の分散	稟議書はワークフロー、見積書はメール、契約書は紙のキャビネットと分かれ、監査や引き継ぎのたびに探す手間が発生する	稟議番号と契約書を紐づけるルールを決め、保管先をできるだけ集約する
承認履歴の欠落	メールでの「了解です」の返信だけで承認扱いにし、後から誰が決裁したか証明できない	承認の記録が残る手段に統一し、口頭やチャットでの承認を認めない
紙と電子の並行運用	「念のため」と紙でも押印をもらい続け、作業が倍に増える	社内規程を改定し、電子での承認を正式な手続きと定める
承認ルートの複雑化	紙の運用をそのまま移し、不要な承認者まで残って決裁が遅いまま	電子化の前に決裁権限表を見直し、金額に応じて承認者を絞る
決裁後の工程が紙のまま	稟議は1日で承認されても、契約書の郵送・押印で1週間以上かかる	契約締結と保管まで含めて電子化の範囲を決める

これらの失敗に共通するのは、稟議だけを切り出して電子化し、前後の工程とのつながりを考えていないことです。見積の取得から稟議、契約締結、書類保管までを一連の流れとして整理すると、どこを電子化すれば効果が大きいかが見えてきます。特に契約に関する稟議が多い企業では、決裁後の契約締結と保管を一元管理できる仕組みを検討する価値があります。

よくある質問（FAQ）

Q. 稟議書とは簡単に言うと何ですか？

A. 担当者の権限では決められない案件について、関係者に回覧して承認を受け、決裁者の最終判断を得るための社内文書です。会議を開かずに書面で組織の意思決定を行えるのが特徴です。

Q. 稟議と決裁の違いは何ですか？

A. 稟議は、起案した内容を複数の関係者に回して順に承認を得ていく手続き全体を指します。決裁は、その稟議の内容に対して決裁権限を持つ人が最終的な可否を判断することです。

Q. 稟議書に必ず書くべき項目は何ですか？

A. 管理番号と起案日、起案部署と起案者、件名、目的と背景、内容と実施方法、金額と支払条件、期待される効果、比較検討とリスク、添付資料、承認欄と決裁欄が一般的です。社内に定型フォーマットがあればそれに従い、結論を先に書いて効果や課題を数字と根拠資料で示すと、承認を得やすくなります。

Q. 稟議書はどうやって電子化すればよいですか？

A. WordやExcelで作成した稟議書をメールで回す簡易な方法と、ワークフローシステムを導入する方法があります。件数が少なければ簡易な方法から始め、進捗の把握や承認履歴の管理が課題になったらワークフローシステムを検討するのが一般的です。

Q. 稟議の電子化とあわせて電子契約も検討すべきですか？

A. 契約に関する稟議が多い企業では検討する価値があります。稟議を電子化しても契約書を紙で郵送していると、契約完了までの日数は大きく縮まりません。電子契約システムなら締結から保管までをオンラインで行え、製品によっては社内の承認フローも設定できます。

Q. 稟議書はどのくらいの期間保存すればよいですか？

A. 稟議書そのものの保存期間は、一般に各社の文書管理規程で定めます。ただし、添付した見積書や契約書などは税法上の保存対象となる場合があり、法人では原則7年間の保存が必要とされています。電子で受け取った書類は電子帳簿保存法の要件にも注意し、詳細は国税庁の資料や専門家に確認してください。

まとめ

本記事のポイントを振り返ります。

1. 稟議書は、担当者の権限で決められない案件について承認と決裁を得るための社内文書で、判断の誤り防止や責任の明確化といった内部統制の役割を持つ
2. 件名、目的、内容、金額、効果、リスクなどの必須項目を押さえ、結論を先に、数字と根拠で示すと承認を得やすい
3. 電子化の方法には、Word・Excelとメールで回す簡易な方法と、ワークフローシステムの導入がある
4. 電子化によって決裁スピード、コスト、BCP、内部統制の面で効果が期待できる
5. 稟議だけを切り出さず、決裁後の契約締結と書類保管まで含めて電子化の範囲を決めると、保管場所の分散や承認履歴の欠落を防ぎやすい

まずは自社の稟議がどこで止まりやすいか、決裁後にどの工程が紙のまま残っているかを確認するところから始めてみてください。

参考文献

• 国税庁「電子帳簿保存法関係」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
• 法務省「電子署名法の概要と認定制度について」https://www.moj.go.jp/MINJI/minji32.html