稟議書とは？書き方・記載項目・記載例と電子化の進め方を解説

稟議書（りんぎしょ）とは、担当者の権限だけでは決められない事柄について、関係者に回覧して承認を受け、決裁者の最終判断を得るための社内文書です。会議を開かずに書面で組織としての意思決定を行える点が特徴で、備品の購入や新規契約、外注費の支出などの場面で使われます。本記事では、稟議書の意味と読み方、起案・承認・決裁との違い、必須記載項目と目的別の書き方、記載例、承認を得やすくするコツを解説します。あわせて、稟議書を電子化する方法とワークフローシステムを選ぶときの確認点、電子化でよくある失敗も整理します。

目次

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1. 稟議書とは｜意味・読み方・稟議の流れ
2. 稟議と起案・承認・決裁・申請の違い、稟議の種類
3. 稟議書の書き方と必須記載項目（目的別の記載例つき）
4. 稟議書を電子化する2つの方法（簡易な方法とワークフローシステム）
5. 稟議書を電子化するメリット（決裁スピード・コスト削減・BCP強化）
6. よくある失敗パターン（保管場所の分散・承認履歴の欠落）
7. よくある質問（FAQ）
8. まとめ
9. 参考文献

稟議書とは｜意味・読み方・稟議の流れ

稟議書とは、担当者の権限では決められない案件について、関係者の承認と決裁者の最終判断を得るために回覧する社内文書です。

「稟議」は「りんぎ」と読みます。稟議書を回して承認を求めることを「稟議にかける」、承認と決裁が下りることを「稟議が通る」と言います。日々発生する大小さまざまな案件を、そのたびに会議を開かずに進められる一方で、担当者が個別に判断してしまうことを防ぎ、組織として統制を取れる点が稟議の特徴です。

稟議の一般的な流れ

1. 起案：担当者（起案者）が、判断が必要な案件について稟議書を作成する
2. 回覧・承認：直属の上司、経理や法務などの関係部署が、順に内容を確認して承認する
3. 決裁：決裁権限を持つ人（部長、役員、社長など）が、最終的な可否を判断する
4. 通知・実行：結果を起案者に伝え、発注や契約締結などの実行に移す
5. 保管：決裁後の稟議書と添付資料を、社内の規程に従って保管する

差し戻しや却下があった場合は、指摘を反映して再度起案します。

稟議の流れで止まりやすい場面と、ワークフローシステムという選択肢

稟議は意思決定を支える仕組みですが、回覧と承認の段階で止まりやすいという弱点があります。承認者が出張や休暇で不在だと書類が机の上で止まり、起案者からは「いま誰の手元にあるのか」が見えません。差し戻されると、修正したうえで最初から回覧し直しになることもあります。こうした停滞は、稟議書の書き方を工夫するだけでは解消しきれません。

そこで選択肢になるのが、申請・承認の手続きを画面上で行うワークフローシステムです。承認経路の設定、承認状況の確認、承認履歴の記録を一つの仕組みにまとめられます。稟議の電子化を検討する場合の一例が、株式会社コラボスタイルの「コラボフロー」です。商品ページでは、次のような特徴が紹介されています。

• Excelで作成した帳票や申請書を、見た目を変えずにWebフォームへ変換でき、専用ソフトやプログラミングは不要とされています
• 判定者・回覧者、条件分岐などのパーツを並べて承認経路を設計でき、申請内容に応じて経路を自動で分岐させる設定もできます
• 判定が停滞している申請書の検索や、期間を過ぎた申請へのリマインドメールの送信が可能です

注意したい点として、クラウド版には1ユーザーあたり5GBの容量制限があり、無料トライアルやオンラインデモの利用には問い合わせが必要とされています。料金はプランやユーザー数によって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

「現在は稟議であれば2日以内に決裁されるような感じですね。以前は10段階ぐらいの承認ステップだったのですが、システム導入によって5段階ほどの承認ステップに軽減され、決裁スピードが上がりました。」

出典: コラボスタイル公式サイト 導入事例（フクシマガリレイ株式会社 情報戦略部）

稟議と起案・承認・決裁・申請の違い、稟議の種類

稟議は起案から承認、決裁までの手続き全体を指し、起案は案を作ること、決裁は最終的な可否を判断することです。申請は、経費精算や休暇のような定型的な手続きの許可を求める点で、個別に判断が必要な稟議と区別されます。

稟議・起案・承認・決裁・申請の違い

用語	意味	行う人
起案	稟議にかける案を作成し、手続きを開始すること	担当者（起案者）
稟議	起案した内容を関係者に回覧し、順に承認を得ていく手続き全体	起案者と複数の承認者
承認	回覧の途中で、内容に同意を示すこと	上長や関係部署の責任者
決裁	稟議の内容に対して最終的な可否を判断すること	決裁権限を持つ1人（部長、役員、社長など）
申請	経費精算や休暇など、定型的な手続きの許可を求めること	申請者と承認者

ただし、社内ではこれらをまとめて「稟議」と呼ぶことも多く、厳密な使い分けは会社によって異なります。稟議書・起案書・決裁書をほぼ同じ文書として扱う会社もあるため、自社の規程でどの名称が使われているかを確認してください。

稟議の種類と、書くときに重視される点

稟議は案件の種類によって、決裁者が重視する点が変わります。代表的な4つの種類を整理します。

種類	主な場面	書くときに重視される点
契約稟議	新規取引先との契約締結、既存契約の条件変更	取引の目的、契約期間と金額、相手先の確認結果、契約書案の主な条項
購買稟議	備品・設備・ツールやシステムの購入	必要性、選定の理由、相見積もりの結果、導入後の運用体制
採用稟議	新たに人材を採用する場合	採用の目的、職種と人数、配属先、人件費の見込み
接待交際稟議	取引先との会食や贈答	目的、相手先との関係、予算、参加者

稟議の目的とメリット・デメリット

稟議の目的は大きく3つあります。1つ目は、複数の視点で内容を確認し、判断の誤りや不正を防ぐことです。2つ目は、誰がいつ承認したかを記録に残し、責任の所在を明確にすることです。3つ目は、関係部署に事前に情報を共有し、実行段階での調整をスムーズにすることです。単なる形式的な手続きではなく、内部統制の仕組みの一部として機能しています。

メリットは、関係者を巻き込んで検討する過程で案がブラッシュアップされることと、意思決定の経緯が記録として残ることです。一方で、デメリットとして、決裁までに時間がかかりやすいこと、複数の関係者が関わるために一人ひとりの責任意識が薄まる場合があることが挙げられます。

稟議書がない会社はどうなる？

稟議書という書式や名称を使うかどうか、どの案件を稟議にかけるかは、各社が職務権限規程などの社内ルールで定めています。稟議書や同等の承認記録がないと、誰がいつ何を承認したのかを後から確認しにくくなり、判断の誤りや不正を見逃しやすくなります。小規模な会社では口頭やチャットで承認している場合もありますが、案件や金額が増えてきたら、記録に残る形に整えておくと安心です。

稟議書が必要になる主な場面と、いくらから必要か

どの案件に稟議が必要かは、職務権限規程や決裁権限表で定められています。一般的には、次のような場面で稟議書を作成します。

• パソコンや複合機など、一定金額以上の備品・設備の購入や修理
• 新規取引先との契約締結や、既存契約の条件変更
• 広告出稿、外注、SaaSの導入など継続的な費用が発生する施策
• 採用計画、出張、接待交際費の支出など人やお金が動く案件

「いくらから稟議が必要か」という金額の線引きは、全社共通の基準があるわけではなく、会社ごとの決裁権限表で決まっています。自社の規程で、金額ごとの決裁者と、稟議が必要な案件の範囲を確認してください。

稟議書の書き方と必須記載項目（目的別の記載例つき）

稟議書は、結論を先に書き、目的・内容・金額・効果・リスクを決裁者が判断できる順に整理して書きます。書式は会社ごとに異なるため、社内に定型フォーマットがあればそれに従い、なければ過去に承認された稟議書を参考にするのが基本です。

必須の記載項目

項目	記載内容	書くときのポイント
管理番号・起案日	稟議書を特定する番号と作成日	後から検索できるよう、社内の採番ルールに従う
起案部署・起案者	誰がどの部署から起案したか	問い合わせ先がわかるようにする
件名	何についての稟議か	「営業部ノートPC5台の買い替えについて」のように、対象と行為を具体的に書く
目的・背景	なぜ必要なのか、現状の課題	課題を数値で示す（故障件数、作業停止時間など）
内容・実施方法	何を、いつ、どのように行うか	購入先・契約先、実施時期を明記する
金額・支払条件	費用の総額と内訳、支払方法、計上する勘定科目	初期費用と継続費用を分けて書く
期待される効果	実施によって得られる成果	削減時間や売上への影響など、できるだけ定量化する
比較検討・リスク	他の選択肢と比べた理由、懸念点と対策	デメリットも隠さず書き、対処法を添える
添付資料	見積書、カタログ、契約書案など	相見積もりがあれば添付する
承認欄・決裁欄	承認者・決裁者の押印またはサイン、日付、所見	承認ルートは決裁権限表に沿って設定する

添付する見積書の記載項目や書き方は、見積書とは？書き方・記載項目・記入例と備考の例文をわかりやすく解説でも解説しています。

目的別の書き方の例

同じ項目でも、案件の種類によって決裁者が重視する点が変わります。代表的な3つのケースで、本文に盛り込みたい要素を整理します。

目的	件名の例	本文で示したい要素
備品購入	経理部ノートPC3台の買い替えについて	現行機の使用年数と不具合の頻度、業務への影響時間、機種選定の理由、相見積もりの結果
新規取引・契約	株式会社〇〇との業務委託契約締結について	取引の目的、契約期間と金額、相手先の与信や実績の確認結果、契約書案の主な条項
ツール・システム導入	勤怠管理システム導入について	現行運用の工数、導入後の削減見込み、初期費用と月額費用、試用期間の評価、情報セキュリティの確認結果

たとえば備品購入であれば、「現行PCは導入から6年が経過し、直近3か月でフリーズによる作業中断が月平均10回発生している。1回あたり約15分の停止が生じており、部署全体で月7時間以上の損失となっている」のように、課題を具体的な数字で示すと、決裁者は必要性を判断しやすくなります。数値はあくまで記載の例であり、実際には自社の記録に基づいて書いてください。

稟議書の記載例（購買稟議のひな形）

次の表は、書き方のイメージをつかむための架空の記載例です。実在の案件ではなく、金額や日付は〇〇で示しています。

項目	記載例
管理番号・起案日	購買-〇〇号　20XX年X月X日
起案部署・起案者	営業部　〇〇（内線〇〇）
件名	営業部ノートPC5台の買い替えについて
結論（承認してほしいこと）	営業部のノートPC5台を、下記の内容で買い替えることの承認をお願いします
目的・背景	現行機は導入から6年が経過し、フリーズによる作業中断が頻発している。商談資料の作成と外出先での提案に支障が出ているため、買い替えたい
内容・実施方法	〇〇社の法人向けモデル5台を、20XX年X月に購入する。キッティングは情報システム部が担当する
金額・支払条件	合計〇〇円（税込）。内訳は添付の見積書のとおり。支払は納品月の翌月末
期待される効果	作業中断による損失時間の解消と、外出先での資料表示の安定
比較検討・リスク	3社から相見積もりを取り、仕様と保守内容を比較して選定した。納期が約〇週間かかるため、旧機の併用期間を設ける
添付資料	見積書（3社分）、機種の仕様書、現行機の不具合記録

承認を得やすくする5つのコツ

1. 結論を先に書く：何を承認してほしいのかを冒頭で明示し、理由はその後に続ける
2. 数字と根拠資料で示す：「効率化できる」ではなく、削減時間や費用を数字で示し、見積書などを添付する
3. デメリットと対策も書く：リスクを伏せると差し戻しの原因になる。懸念点と対処法をセットで示す
4. 情報を詰め込みすぎない：判断に不要なデータは省き、論点をぼかさない
5. 事前に関係者と調整する：経理や法務など確認が入る部署には、起案前に相談しておくと回覧が止まりにくい

書き方を整えても、回覧・承認・保管の手間は書類の外側で発生します。次の項目で、自社の稟議の運用を確認してみてください。

稟議書を電子化する2つの方法（簡易な方法とワークフローシステム）

稟議書の電子化には、Word・Excelとメールで回す簡易な方法と、ワークフローシステムを導入する方法の2つがあります。稟議の件数が少なければ前者、進捗管理や承認履歴の管理が必要になれば後者が向いています。

紙の稟議書は、押印のために出社が必要になる、承認者の不在で回覧が止まる、保管場所を圧迫するといった課題を抱えています。テレワークや複数拠点での勤務が広がった現在、稟議の電子化に取り組む企業は増えています。

方法1：Word・Excelとメール・チャットで回す

既存の稟議書フォーマットをWordやExcelで作成し、PDF化してメールやチャットで承認者に順番に送る方法です。新たなツールを導入せずにすぐ始められる点がメリットです。一方で、いま誰の承認待ちかが起案者から見えにくい、宛先の誤送信や添付漏れが起こりやすい、承認の記録がメールの中に埋もれて後から追跡しにくいといった限界があります。件数が少ない小規模な組織や、電子化の第一段階としては有効です。

方法2：ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムは、申請・承認の手続きを専用の画面で行う仕組みです。稟議書のフォーマットを登録しておけば、金額や部署に応じて承認ルートが自動で設定され、承認状況が一覧で確認できます。承認履歴も自動で記録されるため、内部統制や監査への対応もしやすくなります。導入費用や運用ルールの整備は必要ですが、稟議件数が多い組織ほど効果が大きくなります。

比較項目	Word・Excelとメール	ワークフローシステム
導入のしやすさ	すぐに始められる	製品選定と初期設定が必要
進捗の把握	個別に確認するしかない	承認状況が画面で確認できる
承認ルート	起案者が都度判断して送る	条件に応じて自動で設定できる
記録と検索	メールやフォルダに分散しやすい	履歴が自動で残り、検索しやすい
向いている組織	稟議の件数が少ない小規模な組織	件数が多い、拠点が複数ある組織

稟議の承認フローと電子保存の進め方は、見積とは？見積書の電子化の進め方｜承認フローと電子保存まで解説でも取り上げています。

ワークフローシステムを選ぶときの確認点

稟議は案件によって承認者が変わり、決裁後の保管や検索まで求められる手続きです。そのため、製品を比べるときは、次の点を確認すると選びやすくなります。

確認点	見るポイント	稟議で重要な理由
承認経路の設定	金額や部署に応じた条件分岐、複数人の合議ができるか	案件ごとに承認者や決裁者が変わるため
稟議書フォーマットの移行	既存のExcel帳票を取り込めるか、フォームの作成にプログラミングが必要か	移行の手間が大きいと運用が定着しにくいため
進捗と催促	承認状況の一覧、停滞した申請の検索、リマインドの機能	回覧が止まる原因を早く見つけるため
保管と検索	決裁データの保管方法、全項目での検索、改ざん防止	監査や引き継ぎで過去の稟議をすぐ出すため
外部システムとの連携	他システムのデータ参照、CSV出力、連携機能	承認後の発注や会計の入力を二度手間にしないため
端末と導入規模	スマートフォン対応、最低利用ユーザー数、保存容量	外出先からの承認と、小さな単位での導入に関わるため

上の確認点は、コラボフローの商品ページで紹介されている機能とも重なります。商品ページでは、導入時は数名のチーム単位で運用を始め、徐々に利用数を増やしていく進め方も紹介されています。

稟議書を電子化するメリット（決裁スピード・コスト削減・BCP強化）

稟議書を電子化すると、決裁のスピード、印刷・保管のコスト、災害時の事業継続、内部統制と検索性の4つの面で効果が期待できます。

決裁までのスピードが上がる

紙の稟議書は、承認者が出張や休暇で不在だと回覧が止まります。電子化すれば、承認者は外出先やスマートフォンからでも内容を確認して承認できます。また、承認待ちの通知が自動で届くため、書類が机の上に置かれたまま忘れられるといった事態も減ります。

印刷・保管・郵送のコストを減らせる

用紙代や印刷代、書類を保管するキャビネットや倉庫のスペース、拠点間で書類を送る郵送費などが削減できます。ただし、システムの利用料や導入時の設定の手間もかかるため、削減できる費用と比べて判断してください。

BCP（事業継続）の強化につながる

紙の書類は、災害や火災で失われると復元できません。クラウド上で管理していれば、オフィスが使えない状況でも書類を参照でき、在宅勤務に切り替えても稟議を止めずに済みます。意思決定の手段を紙と出社に依存させないための備えとして、電子化が検討されています。

内部統制と検索性が高まる

電子化すると、誰がいつ承認したかが自動で記録され、改ざんや承認の飛ばしを防ぎやすくなります。過去の稟議を件名や金額で検索できるため、類似案件の起案時に参考にしたり、監査の際に必要な書類をすぐに提示したりできます。

電子化で確認しておきたい保存のルール

稟議書そのものは社内文書ですが、添付される見積書や契約書、発注書など、取引に関して作成または受領した書類は、法人税の法令に基づく保存の対象になります。国税庁の案内では、法人はこれらの書類を、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間保存することとされています（青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年間）。また、電子メールやシステムで受け取った見積書・請求書などの電子取引データについては、電子帳簿保存法の要件に沿った保存が必要です。具体的な保存要件や対象書類は国税庁の資料で確認し、必要に応じて税理士などの専門家に相談してください。本記事は法的助言を目的としたものではありません。

よくある失敗パターン（保管場所の分散・承認履歴の欠落）

稟議の電子化は、ツールを入れるだけでは効果が出ないことがあります。導入後によく見られる失敗と対策を整理します。

失敗パターン	起きること	対策
保管場所の分散	稟議書はワークフロー、見積書はメール、契約書は紙のキャビネットと分かれ、監査や引き継ぎのたびに探す手間が発生する	稟議番号と添付書類を紐づけるルールを決め、保管先をできるだけ集約する
承認履歴の欠落	メールでの「了解です」の返信だけで承認扱いにし、後から誰が決裁したか証明できない	承認の記録が残る手段に統一し、口頭やチャットでの承認を認めない
紙と電子の並行運用	「念のため」と紙でも押印をもらい続け、作業が倍に増える	社内規程を改定し、電子での承認を正式な手続きと定める
承認ルートの複雑化	紙の運用をそのまま移し、不要な承認者まで残って決裁が遅いまま	電子化の前に決裁権限表を見直し、金額に応じて承認者を絞る
導入後に使われない	起案者が使い慣れた紙やメールに戻り、システムと旧来の方法が混在する	一部の部署や案件から小さく始め、操作の説明と規程の整備を並行して進める

これらの失敗に共通するのは、稟議だけを切り出して電子化し、前後の工程や運用のルールとのつながりを考えていないことです。見積の取得から稟議、発注、書類の保管までを一連の流れとして整理すると、どこに手間が集中しているかが見えてきます。

また、全社で一斉に切り替えようとすると、フォームの作り込みや承認経路の調整が間に合わず、現場の負担が大きくなります。数名のチームなど小さな単位で運用を始め、フォームや承認経路を調整しながら範囲を広げる進め方が現実的です。ワークフローシステムの機能や導入の流れを確認したい場合は、商品ページで詳細を見てみてください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 稟議書とは簡単に言うと何ですか？

A. 担当者の権限では決められない案件について、関係者に回覧して承認を受け、決裁者の最終判断を得るための社内文書です。「りんぎしょ」と読み、会議を開かずに書面で組織の意思決定を行えるのが特徴です。

Q2. 稟議書は誰が書くのですか？

A. 案件を提案する担当者（起案者）が書くのが一般的です。起案者が作成した稟議書を、直属の上司、関係部署、決裁者へ順に回覧し、承認と決裁を受けます。上長や事務担当が代わりに作成する会社もあるため、自社の規程で起案者の範囲を確認してください。

Q3. 稟議書がない会社はどうなりますか？

A. 稟議書という書式や名称を使うかどうかは、各社の社内ルールで決まります。稟議書や同等の承認記録がないと、誰がいつ何を承認したのかを後から確認しにくくなり、判断の誤りや不正を見逃しやすくなります。案件や金額が増えてきたら、記録に残る形に整えておくと安心です。

Q4. 稟議書に必ず書くべき項目は何ですか？

A. 管理番号と起案日、起案部署と起案者、件名、目的と背景、内容と実施方法、金額と支払条件、期待される効果、比較検討とリスク、添付資料、承認欄と決裁欄が一般的です。社内に定型フォーマットがあればそれに従い、結論を先に書いて効果や課題を数字と根拠資料で示すと、承認を得やすくなります。

Q5. 稟議書を電子化するにはどうすればよいですか？

A. WordやExcelで作成した稟議書をメールで回す簡易な方法と、ワークフローシステムを導入する方法があります。件数が少なければ簡易な方法から始め、進捗の把握や承認履歴の管理が課題になったらワークフローシステムを検討するのが一般的です。選ぶときは、承認経路の条件分岐、既存のExcel帳票の移行、停滞した申請の確認、決裁データの保管と検索、他システムとの連携を確認してください。

Q6. 稟議書はどのくらいの期間保存すればよいですか？

A. 稟議書そのものの保存期間は、一般に各社の文書管理規程で定めます。ただし、添付した見積書や契約書など、取引に関して作成または受領した書類は、法人税の法令に基づき、確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間の保存が必要とされています。電子で受け取った書類は電子帳簿保存法の要件にも注意し、詳細は国税庁の資料や専門家に確認してください。

まとめ

本記事のポイントを振り返ります。

1. 稟議書は、担当者の権限で決められない案件について承認と決裁を得るための社内文書で、判断の誤り防止や責任の明確化といった内部統制の役割を持つ
2. 起案・承認・決裁・申請は役割が異なり、稟議には契約・購買・採用・接待交際などの種類がある。いくらから稟議が必要かは、自社の決裁権限表で確認する
3. 件名、目的、内容、金額、効果、リスクなどの必須項目を押さえ、結論を先に、数字と根拠で示すと承認を得やすい
4. 電子化の方法には、Word・Excelとメールで回す簡易な方法と、ワークフローシステムの導入がある。件数や承認の複雑さに合わせて選ぶ
5. 自社の稟議の運用に手作業が多い場合は、ワークフローシステムの資料を取り寄せ、承認経路・停滞の確認・保管と検索の機能を比べて検討する
6. 電子化は小さな単位から始め、決裁権限表の見直しと保存ルールの整備を並行して進める

まずは自社の稟議がどこで止まりやすいか、決裁後の書類がどこに保管されているかを確認するところから始めてみてください。

参考文献

• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
• 国税庁「電子帳簿保存法関係」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
• お名前.comビジネスコンシェルジュ「コラボフローとは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説」https://www.onamae.com/business/product/26422/
• コラボスタイル「導入事例 フクシマガリレイ株式会社」https://www.collabo-style.co.jp/case/case027/