勤怠管理システムの管理者とは?全権限管理者・グループ管理者の違いと引き継ぎの注意点

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  • 管理者ページのログイン先と必要な情報がわかる
  • 全権限管理者とグループ管理者の違いがわかる
  • 退職時の引き継ぎとメール変更の手順がわかる

ジョブカン管理者のログイン画面は、スタッフ用とは別の管理者ページ(ssl.jobcan.jp)にあり、「勤怠会社ID」「グループ管理者ログインID」「パスワード」の3つを入力して入ります。管理者には、全機能を使える「全権限管理者」(1アカウントに1名のみ)と、許可された範囲だけを管理する「グループ管理者」(複数名登録可能)の2種類があります。この記事では、ジョブカン勤怠管理を例に、管理者の種類と権限の決め方、メールアドレスや担当者の変更、退職時の引き継ぎ、業種別の権限設計、システムを選び直すときのチェックポイントまでを、公式ヘルプと公的資料をもとに整理します。

管理者まわりのお困りごとを2問で整理

Q1. いま困っているのは、どちらに近いですか?

目次

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  1. 管理者権限の基本|全権限管理者とグループ管理者の違い(ジョブカンを例に)
  2. 権限設定でよくある落とし穴・トラブル
  3. 権限設定でよくある失敗パターン
  4. 権限管理・申請承認にかかる作業時間を数値で確認する
  5. 業種別に見る管理者権限のニーズ
  6. 勤怠システムを選び直す際の権限設計チェックポイント
  7. よくある質問(FAQ)
  8. まとめ
  9. 参考文献

管理者権限の基本|全権限管理者とグループ管理者の違い(ジョブカンを例に)

ジョブカン勤怠管理の管理者は、全機能を使える全権限管理者(1名のみ)と、許可された範囲だけを管理するグループ管理者(複数名)の2種類です。多くの勤怠管理システムも、呼び方は違っても「システム全体を設定する管理者」と「担当部署だけを管理する管理者」の二層構造を採っています。

管理者ページのログイン先と必要な3つの情報

ジョブカン勤怠管理の管理者ページには、スタッフ用のマイページとは別のログイン画面「https://ssl.jobcan.jp/login/client」から入ります。全権限管理者とグループ管理者の共用の画面で、入力欄は「勤怠会社ID」「グループ管理者ログインID」「パスワード」の3つです。画面の下には「管理者ページのログイン情報をお忘れの方」の案内があり、全権限管理者は再設定の画面から手続きでき、グループ管理者は全権限管理者への問い合わせが必要と書かれています(2026年10月14日に画面を開いて確認)。スタッフ(従業員)が使うのは管理者ページではなく、スタッフ用のログイン画面です。

ログインできないときの原因の切り分けは管理者ログインの方法とトラブル対処を解説した記事、スタッフ側の入口はログイン方法を管理者・スタッフ別に解説した記事にまとめています。この記事では、管理者の種類と権限の決め方、引き継ぎの設計に絞って進めます。

2種類の管理者でできること・できないこと

ジョブカン勤怠管理の公式ヘルプでは、グループ管理者が利用できない機能が明示されています。主なものを整理すると次のとおりです。

項目 全権限管理者 グループ管理者
人数 1アカウントに1名のみ 複数名を登録できる
管理できる範囲 全スタッフ・全機能 管理グループとその下位グループに所属するスタッフ
グループの登録・編集・削除 可能 不可
初期設定・打刻まるめ・出勤簿項目の設定 可能 不可
グループ管理者設定 原則として全権限管理者のみ更新可能 閲覧のみ(オプション設定を変更すると更新も可能)
オプション設定・利用プランの確認や変更 可能 不可
ログイン情報の再設定 自分で再設定できる 自分では再設定できず、全権限管理者に依頼する
サポート窓口 電話・メール・チャット 電話・メール(チャットは利用不可)

表から分かるのは、全権限管理者が「会社の勤怠ルールそのもの」を決める立場であり、グループ管理者は「決められたルールの中で日々の勤怠を管理する」立場だということです。打刻の丸め方や出勤簿の項目は給与計算に直結するため、変更できる人を1名に限定しているのは合理的な設計といえます。

ただし、管理者の種類、権限の3段階、承認者の設定はそれぞれ別の画面で決まるため、会社の決裁ルールを管理者権限だけで表そうとすると設定が複雑になりがちです。承認ルートを分かりやすく設定できるシステムなら、管理者権限の種類を増やさずに「課長承認のあと部長承認」のようなルールを表現できます。その一例がジンジャー勤怠(jinjer株式会社)です。画面レイアウトがシンプルで、承認者・承認ルートを10段階まで設定でき、勤怠管理の基本機能は基本料金で利用できます。一方で、セキュリティ機能やサポートプランの一部はオプション料金が発生する場合があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

jinjer株式会社

ジンジャー勤怠

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出典:hcm-jinjer.com

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ここが少し気になる…

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評価・口コミ(一部抜粋)
4.4
  • jinjer勤怠を利用することによって、取り急ぎ問題となっていた「社内システムでは不可能な日付を跨いだ打刻」に関する問題が解決しました。 また、個人個人で日勤・夜勤がバラバラになっているシフト管理も、あらかじめスケジュールを登録できることにより解決しました。現場の責任者からも「シフト表を作る手間が省けた!」と大変好評でした。 労務部の立場としても、無理なシフトになっていないかの連携がリアルタイムにできることは大きなメリットでした。

  • ジンジャー導入で、紙やエクセル管理に伴う打刻漏れや集計ミスを撲滅し、申請フローの停滞を解消できました。 スマホ打刻で外出先からの勤怠記録も漏れず、リアルタイムな勤怠可視化で残業超過や不正申告を防止できました。 多言語対応や柔軟な承認ルール設定でグローバル運用にも対応するなど、メリットは多岐にわたるなと思います。(当社はグローバル運用ではないですが…)

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グループ管理者の権限は3段階で設定する

グループ管理者を登録するときは、姓名・ログインID(英数字のみ)・メールアドレス・パスワード・管理グループを入力したあと、「権限設定へ」から機能ごとの権限を決めます。権限は「更新可能」「閲覧のみ」「利用不可」の3段階で、利用不可にした機能は画面に表示されません。たとえば店長には出勤簿の閲覧と申請の承認だけを許し、シフトの編集はエリアマネージャーだけに許す、といった細かな分け方ができます。なお、スタッフとグループ管理者は登録内容を共有していないため、すでにスタッフとして登録済みの従業員でも、グループ管理者としてはあらためて登録が必要です。

権限設定画面には「全権限付与」と「全て利用不可」のボタンがあります。公式ヘルプによると、全権限付与には会社情報と結びつく設定を編集できてしまう権限も含まれ、グループ管理者への付与は推奨されていません。一方、打刻アプリにログインするためだけのアカウントを作る場合は、「全て利用不可」が便利です。ただし、この状態で保存すると、そのグループ管理者はスタッフからの申請を承認できず、スタッフ情報も確認できなくなります。

注意したいのは、管理グループの下位グループに所属するスタッフも管理対象になる一方、申請に伴うメール通知は直接の管理グループについてのみ届く点です。組織図を深い階層で組んでいる会社では、上位の管理者に承認依頼の通知が届かず、申請が滞留することがあります。また公式ヘルプでは、グループ管理者の削除は確認画面なしで即座に実行され、元に戻せないとされています。

権限設定と承認設定は別々に行う

ジョブカン勤怠管理では、グループ管理者に権限を付与しただけでは承認者にならない申請があります。公式ヘルプによると、打刻修正申請は「出入詳細」または「未承認打刻一覧」を、シフト申請は「シフト作成(承認)」を、それぞれ「更新可能」にしたグループ管理者が承認します。一方、休暇・残業・休日出勤・選択備考の申請は、承認設定で承認者として登録する必要があります。権限設定だけを済ませて承認設定を忘れると、「権限はあるのに承認できない」という状態になります。

承認すべきグループ管理者が存在しないスタッフの申請は、全権限管理者にメールで通知されます。承認者が不在の部署があると、通知がすべて全権限管理者に集まるため、異動や退職のたびに承認者の登録漏れがないかを確認しておきましょう。

全権限管理者・メールアドレスの確認と変更方法

全権限管理者の情報は、全権限管理者のアカウントで管理者ページにログインし、画面右上の管理者名にカーソルを合わせて「アカウント情報の変更」を選ぶと、「基本情報」タブで確認・変更できます。変更できるのは姓名・メールアドレス・パスワードの3点で、メールアドレスだけを変更したいときも同じ画面です。担当者が交代するときは、前任者が在籍しているうちにこの画面で新担当者の情報へ書き換えておくのが最も確実です。

この画面は、グループ管理者も自分のアカウント情報であれば確認・変更できます。権限設定で「アカウント情報の変更」を「閲覧のみ」にしているときは、確認だけが可能です。勤怠会社IDや会社名の変更はこの画面では行えず、全権限管理者からサポート窓口へ問い合わせます。スタッフのメールアドレスを管理者がスタッフ詳細から変更できるかどうかは、オプション設定「管理者がメールアドレスを管理する」のオン・オフで決まります。スタッフ自身にメールアドレスを変更させたい場合は、サポート窓口での機能解放が必要です。

権限設定でよくある落とし穴・トラブル

管理者権限のトラブルの多くは、「管理者が1人に偏っている」「権限を広く渡しすぎている」「組織変更に権限が追いついていない」の3つから生まれます。システムの不具合ではなく運用ルールの問題であるため、事前に決めておけば防げます。個々の設定ミスの直し方は、管理者権限のトラブル対処を解説した記事も参考になります。

担当者の退職で誰もログインできなくなる

最も多いのが、全権限管理者だった担当者が退職し、ログイン情報が引き継がれていないケースです。ジョブカン勤怠管理の公式ヘルプでは、まず前任者への連絡や心当たりのあるメールアドレス・パスワードを確認し、それでも解決しない場合は、アカウント名(企業名)、管理者画面右上に表示されるCSから始まる8桁のお問い合わせ番号、会社ID、全権限管理者名、登録メールアドレス、現在の担当者と状況を添えてサポートに問い合わせるよう案内されています。

問い合わせに必要な情報の多くは、ログインできないと確認しにくいものです。公式ヘルプをもとに、引き継ぎのときに控えておきたい項目と、忘れたときの確認先を整理します。

控えておく項目 全権限管理者の場合 グループ管理者の場合
勤怠会社ID パスワード再設定の完了メールに記載される 登録時の通知メールのURLから開くと入力済みの状態になる。メールがなければ全権限管理者に確認する
グループ管理者ログインID パスワード再設定の完了メールに記載される 登録時の通知メールに記載されている。メールがなければ全権限管理者に確認する
パスワード ログイン画面の「管理者ページのログイン情報をお忘れの方」から、登録メールアドレス宛に届く再設定メールで自分で再設定する 自分では再設定できない。全権限管理者がグループ管理者設定からログイン情報を再送する(過去のパスワードはリセットされる)
お問い合わせ番号(CSから始まる8桁) 管理者画面右上に表示される。サポートへの問い合わせで使う 全権限管理者から問い合わせる

この表の項目は、平常時に社内の管理台帳へ控えておきましょう。また、登録メールアドレスを担当者個人のアドレスにしていると、退職と同時にパスワード再設定のメールも受け取れなくなります。総務部の共用アドレスなど、組織で管理するアドレスを登録しておくことが基本です。なお、管理者ページはパスワードを5回間違えると1分間ロックされます。慌てて何度も入力せず、1分待ってから再度試してください。

権限を広く渡しすぎて誤操作・情報漏えいが起きる

「設定が面倒だから」と全員に広い権限を与えると、店長が誤って打刻データを修正したり、他店舗の従業員の勤務状況まで見えてしまったりします。勤怠データには氏名や勤務時間、休暇の理由など従業員の個人データが含まれます。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」では、事業者が講ずべき安全管理措置の一つとして、アクセス制御(担当者と取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定すること)が挙げられています。必要最小限の権限だけを与えることは、情報管理の面でも求められる考え方です。

組織変更・異動のたびに権限がずれる

部署の統合や店長の異動があったのに、グループ設定やグループ管理者の管理グループを更新していないと、異動前の部署の勤怠を見続けられる状態が残ります。ジョブカン勤怠管理ではグループの登録・編集・削除は全権限管理者しか行えないため、全権限管理者が人事異動の情報を受け取る流れを社内で決めておかないと、更新漏れが起きやすくなります。異動の発令日に合わせて権限の棚卸しを行う、という運用を人事部門と共有しておきましょう。

スタッフの所属グループを変えるときは、順番にも注意が必要です。公式ヘルプでは、人事異動に関わるすべてのグループに先に締め処理をかけ、勤務データをダウンロードしてから所属グループを変更するよう案内されています。締め処理をしないまま変更すると、過去の勤怠データが再計算されて数値が変わることがあります。異動の発令日と勤怠の締め日のどちらを先に処理するかも、権限の棚卸しと合わせて決めておくと安心です。

なお、労働基準法第109条では、使用者は労働者名簿や賃金台帳のほか、出勤簿などの労働関係に関する重要な書類を一定期間保存することが求められています。権限の誤操作で勤怠記録が書き換わると、この保存義務の観点からも問題になり得ます。打刻修正をした人と日時が履歴として残るかどうかも、システムを使ううえで確認しておきたい点です。本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、法的助言ではありません。個別の判断は社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

権限設定でよくある失敗パターン

権限設定の失敗は、導入直後よりも、担当者の交代や組織変更が起きたタイミングで表面化します。スイッチを切り替えると、よくある失敗と回避策を見比べられます。

よくある失敗 回避策

失敗パターン1:全権限管理者の登録メールアドレスが担当者個人のもの。退職後にパスワード再設定のメールを受け取れず、グループの追加や設定変更が一切できなくなった。

失敗パターン2:店長全員に広い権限を付与。他店舗の勤怠が閲覧でき、誤って打刻を修正してしまうケースが出た。

失敗パターン3:深い階層の組織図のまま運用。上位の管理者に申請通知が届かず、残業申請の承認が月末まで放置された。

3つの失敗に共通するのは、権限設定を「導入時の作業」として終わらせ、定期的に見直す仕組みを持っていないことです。四半期に一度、または人事異動の発令に合わせて、管理者の一覧・管理範囲・登録メールアドレスを確認する日を決めておくと、ほとんどのトラブルは未然に防げます。総務省の「国民のためのサイバーセキュリティサイト」でも、推測されにくいパスワードを設定し、他人の目に触れないよう適切に管理することが勧められています。管理者アカウントのパスワードを付箋で共有するような運用は避けましょう。

権限管理・申請承認にかかる作業時間を数値で確認する

権限の設定変更や申請の承認・差し戻しにかかる時間は、1回あたりは短くても、管理者と件数が増えるほど積み重なります。次のシミュレーターで、自社の状況に近い数値を入れて、年間の作業時間の目安を確認してみましょう。

権限管理・承認作業の時間シミュレーター(簡易計算)

管理者の人数:10人

管理者1人あたりの月間の承認・差し戻し件数:40件

1件あたりの確認時間:3分

年間の権限変更(異動・入退社)の回数:24回(1回あたり30分で計算)

年間の作業時間の目安:約0時間

内訳:承認・差し戻し 約0時間 / 権限変更 約0時間。入力値にもとづく簡易計算であり、実際の作業時間は運用により異なります。

初期値の条件(管理者10人、1人あたり月40件、1件3分、年24回の権限変更)では、承認と差し戻しだけで年間およそ240時間になります。承認の多くは、打刻漏れの修正や、ルールが分かりにくいことによる差し戻しです。打刻漏れの自動通知やアラート機能、分かりやすい承認フローがあるシステムでは、件数そのものを減らせる可能性があります。また、権限変更の時間は回数に比例するため、異動の多い会社ほど、権限の種類を少なく保つ設計が効いてきます。

業種別に見る管理者権限のニーズ

管理者権限の最適な設計は、拠点の数と、現場で勤怠を管理する人が誰かによって変わります。本社中心の企業では部署単位の二層構造で足りることが多い一方、店舗や現場が分散する業種では、拠点ごとの管理者と本部の役割分担が要になります。

業種・形態 現場の管理者 権限設計のポイント
本社中心のオフィスワーク 部長・課長 部署単位の承認フローを整え、管理者の人数は最小限にする
小売・飲食の多店舗展開 店長・エリアマネージャー 自店舗のみ閲覧・承認できる範囲に限定し、シフト作成とヘルプ勤務の扱いを決める
建設・設備などの現場型 現場責任者 直行直帰の打刻を誰が確認するかを決め、位置情報や打刻修正の履歴を残す
警備業 管制担当・支店 配置・上下番・勤怠・給与を一体で管理し、配置操作の記録を残す

多店舗・多拠点展開企業

多店舗展開の企業では、店長に自店舗の勤怠だけを管理させ、エリアマネージャーには担当エリア全体を見せる、という階層型の権限設計が一般的です。このとき問題になりやすいのが、他店舗へのヘルプ勤務と、店長自身の勤怠です。ヘルプ先の店長が打刻を確認できないと勤務時間の確認が漏れますし、店長が自分の打刻を自分で承認できる設定になっていると、長時間労働の実態が見えにくくなります。店長の勤怠は一つ上の階層で承認する、というルールを権限設定で担保しておきましょう。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が労働者の始業・終業時刻を確認し記録すること、自己申告制の場合は実態との乖離がないか確認することなどが示されています。拠点の管理者に勤怠の確認を任せる場合でも、本部が状況を把握できる権限を残しておくことが大切です。

警備業の特殊性(拠点分散・シフト管理者)

警備業は、隊員が日ごとに異なる現場へ直行し、管制担当が配置と上下番(勤務の開始・終了)の連絡を管理するという独特の働き方をします。一般的な勤怠管理システムの「部署単位の管理者」という考え方では、日替わりの現場と隊員の組み合わせを扱いにくく、配置表・勤怠・給与計算・取引先への請求を別々のファイルで管理しているうちに、誰がどのデータを修正したのか分からなくなることがあります。

こうした業種では、業種特化型のシステムで配置から給与までを一元管理し、操作できる人と操作の記録を一つの仕組みの中で押さえる方法が有効です。警備フォースは、配置・上下番管理・給与・請求を一元管理できる警備業向けのクラウド型システムです。いつ誰が配置業務を行ったかというログを確認でき、IPアドレス制限設定機能やISMSクラウドセキュリティ認証の取得など、セキュリティ対策も整えられています。支店管理機能はオプションとして用意されており、隊員は1タップで送られる現場情報や上下番連絡をLINE・SMSで扱えます。LINEでの配信には別途契約が必要な点など、運用方法に合わせてプランを確認しておきましょう。

アトミックソフトウェア株式会社

警備フォース

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出典:service.keibi-force.com

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最も大きな成果は、従来、事務員3名で対応する業務を、私一人で回せるようになったことです。

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勤怠システムを選び直す際の権限設計チェックポイント

今のシステムで権限管理が負担になっているなら、乗り換え先は「権限階層のシンプルさ」「給与・労務データとの権限のつながり」「管理者向けのサポート体制」の3点で確認するのが効果的です。機能の多さだけで選ぶと、同じ悩みを新しいシステムでも繰り返すことになります。

権限階層のシンプルさ

権限の種類が多いほど細かな運用ができますが、そのぶん「誰に何を許しているか」を把握しにくくなります。確認したいのは、管理者の種類が何段階あるか、部署ごとに見られる範囲をどう区切るか、承認フローを権限とは別に設定できるか、の3点です。承認フローを柔軟に組めるシステムであれば、管理者権限の種類を増やさずに社内の決裁ルールを表現できます。トライアルでは、実際の組織図を入力して、店長や課長の画面に何が表示されるかを確かめておくと安心です。

給与・労務データとの連携権限

見落としやすいのが、勤怠の管理者権限と給与データの閲覧権限の関係です。勤怠システムと給与計算ソフトを別々に使っていると、「勤怠の管理者は拠点長、給与の担当者は本社経理」というように管理する人が分かれ、CSVの受け渡しのたびに誰がどのデータを扱ったかが見えにくくなります。逆に、勤怠の管理者に給与計算の画面まで開放してしまい、店長が部下の給与額を閲覧できる状態になっていた、という紐付けミスも起こり得ます。

選び直しの際は、勤怠データを誰が確定し、給与計算に使うデータを誰が扱うのかを先に決め、その分担をシステム上で表現できるかを確認しましょう。オフィスステーション(株式会社エフアンドエム)は、自社の就業規則に合わせた管理ができ、独自の運用や要望にも対応するとされる勤怠管理システムです。法改正に合わせた無償アップデートが行われ、従業員単位の料金で追加費用なしに全機能を利用できるため、機能ごとにオプションを足すうちに権限設定が複雑になる、という事態を避けやすい構成です。一方で、他社システムとの連携には対応していないため、すでに使っている給与計算ソフトとデータをやり取りしたい場合は、運用方法を事前に確認しておく必要があります。

株式会社エフアンドエム

オフィスステーション

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出典:www.officestation.jp

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完全従量制!コストを抑えて豊富な機能を利用したい方におすすめ

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ここが少し気になる…

  • 豊富な機能が備わっているが、他社システムとの連携には対応していない
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就業規則に合わせて勤怠と労務を整理したい会社に

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給与計算側の選び方については、無料の給与計算ソフトおすすめ8選の比較記事も参考になります。

サポート体制(チャット対応の可否)

ジョブカン勤怠管理では、チャットでの問い合わせは全権限管理者のみが利用でき、グループ管理者は電話とメールでの対応になります。拠点の管理者が日々の操作で迷ったときに、誰がどの窓口に問い合わせられるかは、現場の使い勝手に大きく影響します。乗り換えを検討する際は、サポートを受けられるのが管理者の誰までか、導入時の初期設定を支援してもらえるか、サポートプランによって窓口が変わるかを確認しておきましょう。

3つのサービスを役割の違いで並べて比べる

ここまでの確認点に対応する3つのサービスを、お名前.comビジネスコンシェルジュの商品ページに掲載されている公式情報をもとに並べます。順位や優劣ではなく役割の違いで整理しているので、自社の状況に近い列を見てください。

管理者権限と承認の設計で比べる勤怠管理システム3つ

自社の状況を選ぶと、合うサービスが強調されます。優劣ではなく役割の違いで並べています

自社の状況:

この状況に合う一例:ジンジャー勤怠は、承認者と承認ルートを10段階まで設定でき、管理者権限を増やさずに決裁ルールを組めます。

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この状況に合う一例:オフィスステーションは、自社の就業規則に合わせて管理でき、独自の運用や要望にも対応するとされています。

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この状況に合う一例:警備フォースは、配置・上下番・給与・請求を一元管理でき、配置操作のログも確認できます。

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注意したい点 スマホアプリでは申請や修正の画面が分かりにくいという声がある。セキュリティ機能やサポートプランの一部はオプション料金が発生する場合がある 他社システムとの連携には対応していない LINEでの通知には別途契約が必要。料金は問い合わせで確認する
資料・詳細

表は横にスクロールできます。商品ページの情報(2026年10月14日確認)。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

よくある質問(FAQ)

Q1. ジョブカンの全権限管理者とグループ管理者の違いは何ですか?

A. 全権限管理者は1アカウントに1名のみで、すべての機能を利用できます。グループ管理者は複数名登録でき、全権限管理者が許可した範囲で管理グループのスタッフを管理します。グループの登録・削除、初期設定、利用プランの変更、チャットでの問い合わせなどはグループ管理者には利用できません。

Q2. ジョブカンのグループ管理者IDとは何ですか?

A. 管理者ページにログインするときに入力する「グループ管理者ログインID」のことです。全権限管理者がグループ管理者を登録するときに英数字で設定し、登録時にメール送信を選ぶと、ログインID・初期パスワード・ログイン画面のURLが記載された通知メールが届きます。IDを忘れたときは、この通知メールを探すか、全権限管理者に確認します。

Q3. ジョブカンで管理者(グループ管理者)を登録するにはどうすればよいですか?

A. 全権限管理者でログインし、「基本情報設定」の「各種設定」にある「グループ管理者設定」で「新規グループ管理者追加」を開きます。姓名・ログインID・メールアドレス・パスワード・管理グループを入力し、「権限設定へ」で機能ごとに「更新可能」「閲覧のみ」「利用不可」を選んで追加します。スタッフとして登録済みの従業員でも、グループ管理者としてはあらためて登録が必要です。

Q4. ジョブカンの管理者のメールアドレスや全権限管理者を変更するにはどうすればよいですか?

A. 管理者ページの右上の管理者名にカーソルを合わせて「アカウント情報の変更」を選ぶと、姓名・メールアドレス・パスワードを変更できます。全権限管理者を別の人に引き継ぐときは、前任者が在籍しているうちにこの画面で新担当者の情報へ書き換えるのが確実です。勤怠会社IDや会社名の変更は、全権限管理者からサポート窓口へ問い合わせます。

Q5. 前任者が退職して全権限管理者でログインできません。

A. まず前任者への連絡や、心当たりのあるメールアドレス・パスワードを確認します。登録メールアドレスが受信できる場合は、ログイン画面の「管理者ページのログイン情報をお忘れの方」から再設定できます。解決しない場合は、企業名、お問い合わせ番号(CSから始まる8桁)、会社ID、全権限管理者名、登録メールアドレス、現在の担当者と状況を添えてサポートに問い合わせます。平常時からこれらの情報を控えておきましょう。

Q6. 勤怠の管理者に給与データまで見せてよいのでしょうか?

A. 勤怠を確認する管理者と、給与を扱う担当者は分けて考えるのが基本です。個人情報保護委員会のガイドラインでも、取り扱う個人データの範囲を担当者ごとに限定するアクセス制御が安全管理措置として示されています。勤怠と給与・労務をまとめて管理するシステムを選ぶ場合も、役割ごとに見られる範囲を確認しましょう。

まとめ

勤怠管理システムの管理者は、「システム全体を設定する管理者」と「担当範囲を管理する管理者」の二層で考えるのが基本です。ジョブカン勤怠管理では、全権限管理者1名とグループ管理者複数名がこの役割を担います。トラブルを防ぐために、次の6点を社内のルールにしておきましょう。

  1. 全権限管理者の登録メールアドレスは組織の共用アドレスにし、会社IDやお問い合わせ番号などを台帳に控える
  2. グループ管理者の権限は最小限から始め、必要な機能だけを広げる
  3. 権限設定と承認設定は別の画面で行うため、承認者の登録漏れがないかを確認する
  4. 人事異動の発令に合わせて、管理者の一覧と管理範囲を棚卸しする
  5. 勤怠の管理者と給与データを扱う担当者の範囲を分けて設計する
  6. 権限管理が負担になっているなら、承認ルートの組みやすさや業種への適合を軸に、システムの選び直しと資料の取り寄せを検討する

勤怠管理の基本や法律上の義務から確認したい場合は、勤怠管理とは?法律上の義務・システムの選び方を解説した記事もあわせてご覧ください。

参考文献

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