オンライン会議とは？種類・機能・費用相場から選び方まで解説

オンライン会議とは、インターネットを介して映像・音声・画面共有をやり取りし、離れた場所にいる相手と行う会議のことです。パソコンやスマートフォンがあれば参加でき、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのツールで開催するのが一般的です。ただ、ツールを決めても「どれを選べばよいのか」「無料でどこまで使えるのか」「会議で決めたことが実行されない」といった悩みは残りがちです。この記事では、オンライン会議の意味と種類、主要ツールの無料プランの違い、機能、費用の考え方、法人で導入するときの確認点、会議の前・中・後の運用ルール、個人情報の扱い、よくある失敗までを順に整理します。

目次

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1. オンライン会議を始めても残る悩み｜会議後の依頼と記録をどう動かすか
2. オンライン会議とは｜主な種類
3. Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsの違い｜無料プランの範囲と選び分け
4. オンライン会議のメリットとデメリット
5. オンライン会議ツールの主な機能
6. オンライン会議ツールの費用相場
7. オンライン会議ツールの選び方のポイント
8. 会議の前・中・後で決めておきたい運用ルール
9. 業界別に見るオンライン会議の使い方と注意点
10. オンライン会議と個人情報保護法の関係
11. オンライン会議の運用でよくある失敗パターン
12. よくある質問(FAQ)
13. まとめ
14. 参考文献

オンライン会議を始めても残る悩み｜会議後の依頼と記録をどう動かすか

オンライン会議ツールは、会議の時間に参加者をつなぐ道具です。会議で決めた依頼や資料を動かす仕組みは別に必要になるため、まず両者の役割の違いを整理します。

Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsといったツールを使えば、場所を問わず会議を開けます。一方で、ツールが担うのは「会議の時間にみんなをつなぐこと」までです。決まったことの担当者と期限を伝える、議事録や資料を共有する、前回の宿題の進み具合を確かめるといった会議の前後の作業は、メールやチャット、表計算ソフトに分かれたままになりがちです。会議が増えるほど、この分散が「決まったのに動かない」「前回の結論が探せない」という悩みにつながります。ツール選びで迷っている段階でも、会議のあとの連絡をどこで行うかを同時に考えておくと、導入後のやり直しを減らせます。

場面	会議ツール(Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなど)が担うこと	会議の前後に別の仕組みが必要になること
会議の前	会議URLの発行、参加者への招待	アジェンダや事前資料の共有、参加可否の確認
会議の中	映像・音声・画面共有、チャット	記録係の分担、決まったことをその場で依頼の形にする
会議の後	録画や文字起こしの保存(ツールとプランによる)	担当者と期限を付けた依頼、資料の共有、進み具合の確認

会議の前後の連絡と依頼を一つの場所で動かしたい場合の一例が、株式会社kubellが提供するChatworkです。Chatworkの公式サイト(特徴・機能、プラン別機能一覧、2026年10月19日確認)では、タスクを自分用にも相手への依頼にも作成でき、完了するとチャットに通知されること、自分が担当・依頼したタスクを期限ごとに確認できること、アップロードしたファイルはチャット参加メンバーのみがダウンロードできること、ビデオ通話・音声通話と画面共有が使えることが紹介されています。注意したい点は通話の人数です。公式のプラン別機能一覧(2024年11月現在の記載)では、ビデオ通話・音声通話はフリープランが1対1、有料プランが14人までとされており、大人数の会議やウェビナーを開く専用のツールとは位置づけが異なります。また、商品ページには、フリープランは過去40日分、5,000件までしか閲覧できないとあります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

誰かに仕事を頼むときは、必ずタスクをつけます。

出典：Chatwork導入事例 株式会社モリチュウ

この事例(規模1-50名の製造・メーカー)では、依頼にはタスクを付け、チャットの本文の冒頭に【依頼】【共有】【感謝】といった言葉を付けて、受け取った側が返信や対応の要不要をすぐに判断できるようにしています。会議のあとの依頼の出し方を考えるときの参考になります。

オンライン会議とは｜主な種類

オンライン会議とは、パソコンやスマートフォン、タブレットからインターネット経由で接続し、映像・音声・資料を共有しながら行う会議の総称です。専用の会議室や機材がなくても、個人の端末から参加できる点が特徴です。ここでは、似た用語との違いと、提供形態・ツールの形による種類を整理します。

Web会議・テレビ会議・ビデオ会議との違い

「オンライン会議」「Web会議」「テレビ会議」「ビデオ会議」は日常的には同じ意味で使われることが多い言葉ですが、成り立ちと必要な機材には違いがあります。導入時に用語を混同すると、必要な機材やネットワーク要件を見誤ることがあるため、次の表で整理しておきます。

用語	接続手段	主な利用機材	特徴
オンライン会議	インターネット	PC・スマホ・タブレット	最も広い概念。個人の端末から参加する会議全般を指す
Web会議	インターネット(ブラウザ・専用アプリ)	PC・スマホ・タブレット	オンライン会議とほぼ同じ意味で使われる呼び方
テレビ会議	専用線・閉域網が中心	会議室専用のカメラ・モニター一式	拠点の会議室同士を高品質な映像でつなぐ、比較的大がかりな構成
ビデオ会議	インターネット・専用線の両方	PC・専用機材の両方	映像を使う会議の総称で、Web会議とテレビ会議の両方を含む
リモート会議	インターネット・専用線・電話回線	PC・専用機材・電話機	離れた場所の参加者で行う会議全般の呼び方。電話会議(音声のみ)も含む、オンライン会議より広い概念

近年はクラウド型のサービスが主流になり、テレビ会議専用機材を使っていた企業でもWeb会議システムへの切り替えが進んでいます。実務では用語を厳密に使い分ける必要はありませんが、「専用機材が必要か」「個人の端末からインターネット経由で参加できるか」の2点を確認しておくと、システム選定の要件整理がスムーズになります。Web会議そのものの意味や事前準備を詳しく知りたい場合は、Web会議とは？メリットや注意点、事前準備のポイントも解説も参考になります。

ツールの形による4つの種類

オンライン会議ツールは、どのような形で提供されているかによって、おおむね次の4つに分けられます。すでに社内で使っているサービスがある場合は、その中に会議機能が含まれていないかを先に確認すると、二重契約を避けられます。

種類	特徴	向いているケース
Web会議専用ツール	会議機能に特化しており、大人数の会議やウェビナー、ブレイクアウトルームなどの機能が充実している	社外との商談やセミナー配信が多い企業
グループウェア内蔵型	チャット、カレンダー、ファイル共有などと一体で提供され、予定登録から会議参加までの流れがつながっている	社内会議が中心で、日常の情報共有と会議をまとめて管理したい企業
ブラウザ型	アプリのインストールが不要で、URLを開くだけで参加できる。機能はシンプルなものが多い	取引先や応募者など、社外の人を気軽に招きたい場面
ビジネスチャット内蔵型	チャットやタスク管理と同じ画面から、ビデオ通話・音声通話を始められる。参加人数の上限など、会議専用ツールとは仕様が異なる場合がある	少人数の打ち合わせや、会議の前後の連絡と通話をまとめたい場面

提供形態の違い｜クラウド型とオンプレ型

提供形態で見ると、事業者のサーバーをインターネット経由で使う「クラウド型」と、自社内にサーバーや機材を置いて運用する「オンプレ型(オンプレミス型)」に分かれます。クラウド型は自社でサーバーを構築する必要がなく、契約後すぐに使い始められるため、初期費用を抑えたい企業に向いています。ただし、セキュリティの仕組みは提供事業者の仕様に左右されるため、業界特有の厳しい基準がある場合は事前の確認が欠かせません。オンプレ型は通信経路やデータの保管場所を自社で管理できるため、金融や医療など情報管理の基準が厳しい業界で選ばれることがあります。その分、機材の購入や設置工事、保守の体制が必要になり、拠点が多いほど費用と管理の負担が増えやすくなります。近年はクラウド型でも企業向けにセキュリティ機能を強化したプランが増えており、「オンプレ型でなければ安全ではない」とは限らない点も押さえておきましょう。

テレワークの定着とオンライン会議の広がり

総務省の「令和7年通信利用動向調査」(令和7年8月末時点、常用雇用者100人以上の企業が対象)によると、テレワークを導入している企業の割合は50.1%となり、前年より増加しました。また、クラウドサービスを利用している企業は8割を上回り、増加傾向が続いています(出典：総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」)。働く場所が分散するほど、対面に頼らない会議の手段は業務の前提になっていきます。厚生労働省のテレワーク総合ポータルでも、テレワーク導入の手順や労務管理の考え方が紹介されており、オンライン会議の運用ルールを考える際の参考になります。

Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsの違い｜無料プランの範囲と選び分け

Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsはいずれも無料で始められますが、会議の時間や人数の上限が異なります。社外の相手が多いか、長時間の会議が多いかによって、確認する点が変わります。

オンライン会議ツールの代表例としてよく挙がるのが、この3つです。次の表は、各社の公式ページで確認できる無料で使える範囲を並べたものです(2026年10月19日確認)。内容は変更されることがあるため、契約前に最新の公式ページを確認してください。サービスの優劣や順位を示すものではありません。

ツール	公式ページで確認できる無料の範囲	確認したい観点
Zoom(ベーシック)	1回のミーティングにつき最大40分、最大100名と記載(Zoom Meetings 公式ページ)	40分を超える会議が多いかどうか。長時間の会議は有料プランの上限を確認する
Google Meet	1つの会議に参加できる人数の上限は100人(Workspaceの特定のエディションでは増やせる場合あり)、1対1の会議は24時間の時間制限と記載(Google Meet ヘルプ)。3人以上の会議の時間制限は、公式ヘルプの別のページで確認する	参加人数が100人に収まるか。グループ会議の時間制限を契約前に確認する
Microsoft Teams(無料版)	招待リンクを送る簡単な会議は、Teamsアカウントがなくても60分まで無料で利用できると記載(Microsoft Teams 無料版ページ)	社外の参加者がアカウントなしで入れるか。60分に収まるか

ZoomとTeams、Meetのどれがよいかは、一つに決められるものではなく、自社の会議の条件で変わります。見比べるときの条件は次の3つです。1つ目は会議の長さです。長い会議が多い場合は、無料プランの時間の上限に当たらないかを確認します。2つ目は社外の参加者です。取引先や応募者がアカウントを作らずに入れるかどうかで、当日の案内の手間が変わります。3つ目は、普段使っている環境との相性です。すでに社内で使っているメールやカレンダー、グループウェアに会議機能が含まれていれば、先にその機能を試すと二重契約を避けられます。Zoomに代わるツールを探している場合も、この3つの条件で候補を見直すと整理しやすくなります。Webexのように、Zoom以外にも無料で始められるサービスがあります。

無料プランを仕事で使うときに確認すること

無料プランは、手軽に試せる反面、仕事で継続的に使うには確認しておきたい点があります。会議の時間と人数の上限、録画の可否と保存先、管理者が参加者や設定を組織として管理できるか、の3点です。あわせて、会社によっては業務で使えるツールを社内ルールで決めている場合があります。個人のアカウントで始める前に、社内で利用が認められているかを確認しておくと、後から運用を切り替える手間を避けられます。

オンライン会議のメリットとデメリット

オンライン会議は移動の手間をなくせる一方で、対面とは異なる難しさもあります。導入を判断する際は、メリットだけでなくデメリットと、その対策をセットで把握しておくことが大切です。

区分	内容	補足・対策
メリット	移動時間・交通費・会議室の確保にかかる負担を減らせる	拠点間の定例会議や遠方の取引先との打ち合わせで効果が大きい
メリット	日程調整がしやすく、意思決定までの時間を短くできる	短時間の確認会議を気軽に開けるため、判断待ちの時間が減る
メリット	録画や文字起こしで会議の内容を記録に残しやすい	欠席者への共有や、議事録作成の負担軽減につながる
デメリット	通信環境によって映像や音声が途切れることがある	有線接続やヘッドセットの利用、参加前の接続テストで予防する
デメリット	相手の反応や場の空気がつかみにくく、発言が偏りやすい	進行役を決め、発言を順番に促す、チャットやリアクション機能を使う
デメリット	会議を開きやすい分、回数と時間が増え、決定事項があいまいになりやすい	アジェンダと終了時刻を事前に決め、決定事項と担当者を記録して共有する

見落とされやすいのが、最後の「会議が増えすぎる」問題です。移動がなくなることで会議の予定を入れるハードルが下がり、気づくと一日の大半が会議で埋まっている、というケースは珍しくありません。会議の数そのものより、会議ごとに目的と決定事項がはっきりしているかどうかが、オンライン会議の生産性を左右します。

オンライン会議ツールの主な機能

オンライン会議ツールを選ぶ際は、参加人数や料金だけでなく、業務に必要な機能がそろっているかを確認することが重要です。多くのツールに共通する基本機能と、業務での使いどころを整理します。

機能	概要	業務での活用場面
画面共有	資料やデスクトップ画面をリアルタイムで共有する	提案書のレビュー、システム操作の説明
録画・録音	会議内容をクラウドまたは端末に保存する	議事録作成、欠席者への共有
チャット	会議中にテキストやファイルをやり取りする	補足情報やURLの共有、発言しにくい人の意見集め
背景ぼかし・バーチャル背景	実際の背景を隠して映像を映す	自宅からの参加、社外との商談
字幕・文字起こし	発言をリアルタイムでテキスト化する	聞き取りに配慮した会議、記録の作成
ブレイクアウトルーム	参加者を小グループに分ける	研修やワークショップ形式の会議
待機室・パスコード	主催者が許可した人だけを入室させる	社外参加者がいる会議、機密情報を扱う会議
AIによる要約	発言内容を自動でまとめる	議事録作成の手間の削減

画面共有や録画といった基本機能はほとんどのツールに備わっていますが、待機室や多要素認証、録画の保存容量、文字起こしの精度といった細かな仕様はツールやプランごとに差があります。また、議事録の体裁を整える、決定事項をタスクとして管理するといった会議後の作業まで一つのツールで完結するとは限りません。どこまでをオンライン会議ツールに任せ、どこから別の仕組みで補うかを決めておくと、機能の過不足で迷いにくくなります。議事録作成に特化したツールについては、議事録作成ツールの比較記事も参考になります。

オンライン会議ツールの費用相場

オンライン会議ツールの多くは、無料プランと、1ユーザーあたり月額で課金される有料プランを用意しています。無料プランでも基本的な会議は開けますが、1回あたりの会議時間、参加できる人数、録画の保存先や容量などに制限が設けられていることが一般的です。有料プランは、下位プランで時間制限の解除や録画機能が加わり、上位プランになるほど参加人数の上限拡大、管理者向けの機能、ウェビナーなどの機能が追加されていく構成が多く見られます。

グループウェア内蔵型の場合は、会議機能単体ではなく、メールやファイル共有、チャットなどを含むパッケージとしての料金になります。すでにこうしたサービスを契約しているなら、追加費用なしでオンライン会議を始められることもあります。オンプレ型やテレビ会議システムは、月額の利用料に加えて機材の購入費や設置工事、保守の費用がかかるため、初期費用が大きくなりやすい点が特徴です。料金は改定されることがあり、契約形態(月払いか年払いか)によっても変わるため、具体的な金額は必ず各サービスの公式サイトで最新の情報を確認してください。

費用を考えるときは、ツールの利用料だけでなく、会議にかかっている人の時間にも目を向けると判断しやすくなります。たとえば、毎回の議事録作成に担当者が長い時間をかけている、会議の準備で資料の印刷や配布に手間がかかっているといった状況なら、その作業時間も「会議のコスト」です。全社員に同じ上位プランを付与するのではなく、社外との会議が多い部署だけ上位プランにする、記録作業の負担が大きい会議だけ議事録支援の仕組みを使うといった配分の工夫で、全体の費用を最適化できます。

無料プランで始める場合の上限は、主要ツールの比較で整理しています。法人としての契約単位や管理者の機能、サポートの確認点は、次の「選び方のポイント」で取り上げます。

オンライン会議ツールの選び方のポイント

自社に合ったツールを選ぶには、機能の多さより「どのような会議に使うのか」から考えることが大切です。次の5つの観点で要件を整理しておくと、比較がしやすくなります。

1. 会議の相手と規模：社内中心か社外中心か、同時に何人参加するか、今後1年から2年で拠点や人数が増える見込みはあるかを確認します。
2. 会議の時間と頻度：長時間の会議が多いなら時間制限のないプランが必要です。毎日の短い朝会が中心なら、起動の手軽さを重視します。
3. セキュリティ要件：待機室、パスコード、通信の暗号化、シングルサインオンや多要素認証への対応、データの保管場所などを、情報システム部門の基準と照らし合わせます。
4. 既存システムとの連携：社内で使っているカレンダーやチャット、グループウェアと連携できるかを確認します。予定登録から会議参加までの手順が少ないほど定着しやすくなります。
5. 記録と会議後の運用：録画の保存容量と保存期間、文字起こしの有無、議事録や決定事項をどこで管理するかを決めておきます。

多くのツールに無料プランや無料トライアルがあるため、候補を2つから3つに絞ったら、実際の社内会議で試してみるのが確実です。その際は、ITツールに慣れていない社員にも参加してもらい、招待リンクから参加するまでの流れで迷う点がないかを確認しておくと、全社展開の際のつまずきを減らせます。オンライン会議ツールそのものを横並びで比較したい場合は、Web会議システムの比較記事で各サービスの特徴を確認できます。

法人で導入するときに決めておくこと

法人でオンライン会議ツールを導入するときは、個人で使い始めるときと違い、契約の単位と管理の体制を先に決めておく必要があります。確認したいのは次の4点です。

1. 契約の単位：ユーザー数ごとの契約か、組織単位の契約かを確認します。入社・退職や異動のたびにアカウントを誰が追加・削除するかも決めておきます。
2. 管理者の機能：参加者の制限、録画の保存先、会議の設定を組織で統一できるかを確認します。
3. サポートと保守：問い合わせ窓口の対応時間や手段、障害時の案内方法を確認します。会議の当日に使えなくなった場合の代替手段(電話会議や別のツール)も決めておきます。
4. 契約と請求の形態：月払いか年払いか、社内の稟議や購買のルールに合う支払い方法に対応しているかを確認します。

法人契約では個人向けと条件が異なる場合があるため、各サービスの法人向けの公式ページで最新の内容を確認してください。

会議の前後の連絡まで含めて選ぶ

会議ツールを選ぶときに見落とされがちなのが、会議が終わったあとの連絡手段です。会議では合意できても、依頼を伝える場所と進み具合を確認する場所が決まっていないと、次の会議まで動かないことがあります。メールで依頼し、資料は共有フォルダに置き、進み具合は口頭で確認するというように場所が分かれるほど、前回の内容を探す手間が増えます。会議ツールとは別に、依頼の連絡先、資料の置き場、進み具合の確認方法の3つを決めておくと、ツールを替えても運用が崩れにくくなります。ビジネスチャットのタスク機能のように、依頼に担当者と期限を付けて、完了をチャットで知らせられる仕組みは、この3つをまとめる方法の一つです。

会議の前・中・後で決めておきたい運用ルール

オンライン会議の質は、ツールの性能よりも運用ルールで決まる部分が大きいものです。対面の会議なら自然にできていた「空気を読む」「終わったら口頭で念押しする」といったことが、オンラインでは起こりにくいためです。会議を前・中・後の3つの段階に分けて、決めておきたいことを整理します。

段階	決めておきたいこと	ねらい
会議の前	目的とアジェンダ、終了時刻、資料の事前共有、参加者の範囲、録画の有無の告知	会議の冒頭を説明に使わず、議論と判断に時間を使う
会議の中	進行役と記録係の分担、発言しないときのミュート、カメラのオンオフの基準、チャットの使い方	発言の偏りと聞き取りにくさを防ぎ、全員が議論に参加できるようにする
会議の後	議事録の共有期限、決定事項と担当者・期限の記録、録画データの保存期間と閲覧権限	決まったことを確実に実行し、記録を安全に管理する

社外の相手との会議では、マナーへの配慮も欠かせません。開始時刻の少し前に入室して音声と映像を確認しておく、背景に書類や社内のホワイトボードが映り込んでいないか確かめる、画面共有の前に不要な通知やウィンドウを閉じておく、といった準備は、相手への印象だけでなく情報漏洩の防止にもつながります。会議の終了時は、主催者や目上の相手が退出するのを待ってから接続を切ると丁寧です。

会議室の参加者と自宅などからの参加者が混在するハイブリッド会議では、会議室側の音声が聞き取りにくい、会議室の中だけで話が進んでしまうといった問題が起こりやすくなります。会議室には全体の音を拾えるマイクとスピーカーを用意し、進行役がオンライン参加者に意見を求める場面を意識的に作ると、参加のしやすさが大きく変わります。

つながらない・映像が止まるときの確認順

会議の直前や最中に音声や映像が不安定になったときは、原因を切り分けながら次の順で確認すると、対処しやすくなります。

1. 自分側のネットワーク：Wi-Fiを有線接続に替える、ほかの端末での動画視聴や大きなファイルの転送を止める。
2. 端末の負荷：ほかのアプリやブラウザのタブを閉じる、会議アプリを再起動する。
3. 映像の設定：カメラをオフにする、画質や背景効果の設定を下げる。
4. 参加方法：アプリ版とブラウザ版を切り替える、別の端末から入り直す。
5. 会議室側の機材：会議室から参加する場合は、マイクとスピーカー、接続しているモニターの設定を確認する。

あらかじめ運用ルールに「つながらないときは電話会議に切り替える」といった連絡手段を入れておくと、会議が止まる時間を短くできます。

業界別に見るオンライン会議の使い方と注意点

オンライン会議は業種を問わず広がっていますが、使い方や直面しやすい課題は業界によって異なります。代表的な3つの業界を例に見ていきます。

製造業｜多拠点の進捗会議と工場の通信環境

製造業では、複数の工場や拠点をまたいだ生産進捗会議にオンライン会議がよく使われます。工場長やライン責任者が定例で集まり、生産数量や不良率、設備トラブルの状況を画面共有しながら報告することで、移動の時間を減らしつつ情報共有を早められます。一方、工場内は事務所と通信環境が異なり、Wi-Fiが届きにくい場所もあります。映像が途切れるといったトラブルを避けるため、会議に使う場所の通信状況を事前に確認し、必要に応じて有線接続を用意しておくと安心です。海外拠点との会議では、時差を考えて開催時間を持ち回りにする、参加できないメンバー向けに録画を共有するといった工夫も有効です。

医療機関｜多職種カンファレンスと情報管理

医療機関では、医師や看護師、薬剤師、リハビリスタッフなど多職種によるカンファレンスや、本院と分院、地域の連携医療機関との情報交換にオンライン会議を使う動きがあります。当直や外来で一か所に集まりにくいスタッフも参加しやすくなる点が利点です。注意したいのは、ここで扱う会議はスタッフ間の情報共有が目的であり、医師が患者を診療する「オンライン診療」とは制度上区別されるという点です。オンライン診療には別のルールが定められているため、両者を混同しない運用が前提になります。また、カンファレンスでは患者の氏名や病状など機密性の高い情報を扱うことが多いため、参加者の限定、録画の保存先と閲覧権限の管理、会議URLの共有範囲の制限を事前に決めておくことが欠かせません。

小売・サービス業｜本部と店舗をつなぐ会議と研修

店舗を展開する小売・サービス業では、本部から各店舗への情報伝達や店長会議、新人研修にオンライン会議が使われています。店長が本部に移動しなくても、新商品や接客ルールの変更を画面で説明し、その場で質疑応答まで済ませられます。一方で、店舗スタッフは必ずしもパソコン操作に慣れているとは限りません。参加方法でつまずく人が多いと、本部が個別に対応する手間が増えてしまいます。手順を絞ったマニュアルを用意する、各店舗に操作に慣れた窓口役を置く、バックヤードの通信環境を事前に確認するといった準備が、定着の鍵になります。

オンライン会議と個人情報保護法の関係

オンライン会議では、参加者の氏名や所属、録画された映像と音声、チャットに残った発言など、特定の個人と結びつく情報を多く扱います。こうした情報は個人情報にあたる場合があるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)の考え方を踏まえて取り扱いのルールを決めておく必要があります。

特に注意したいのが、会議が終わった後も残る録画データとチャットログです。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」では、利用目的をできる限り特定することや、取り扱う個人データを安全に管理するための措置を講じることが求められています。録画をする場合は、事前に参加者へ目的(議事録の作成、社内共有など)を伝え、保存期間、閲覧できる人の範囲、削除のルールを社内規程として決めておくことが望ましいといえます。

また、録画データや議事録を社外の関係者と共有する場合は、それが業務の委託にあたるのか、第三者への提供にあたるのかを整理しておく必要があります。利用するサービスが海外のサーバーでデータを扱う場合には、外国にある第三者への提供に関する規律が関わる可能性もあるため、サービス提供事業者のデータ保管場所や取り扱いの条件を契約前に確認しておきましょう。なお、本項は個人情報保護法の一般的な考え方を整理したものであり、法的助言ではありません。個別の運用が法令上どのように扱われるかは、弁護士などの専門家にご確認ください。

オンライン会議の運用でよくある失敗パターン

オンライン会議は導入しやすいツールに見えますが、実際には選定・定着・運用のそれぞれの段階でつまずくケースがあります。代表的な失敗パターンと対策を表にまとめました。

失敗パターン	起こりがちな状況	対策
セキュリティ要件の見落としで選定がやり直しになる	現場が使いやすさと価格で選んだ後、情報システム部門から認証方式やデータ保管場所の基準を満たしていないと差し戻される	選定の初期段階から情報システム部門を加え、セキュリティ要件を先に整理してから比較する
現場に定着せず元の方法に戻る	参加方法や画面共有の操作がわかりにくく、結局電話や対面に戻ってしまう	利用場面ごとの簡易マニュアルを用意し、部署ごとに操作に慣れた窓口役を置く
プランの上限に後から引っかかる	拠点や人数が増えて参加人数や録画容量の上限を超え、急なプラン変更が必要になる	今後1年から2年の拠点数・人数の見込みを踏まえてプランを比較する
議事録が残らず、同じ議論を繰り返す	記録係が決まっておらず、録画はあるが誰も見返さない。前回の結論がわからず議論がやり直しになる	記録係を毎回決め、決定事項だけを短くまとめて会議後すぐに共有する。議事録作成を支援する仕組みを使う
決定事項が実行されない	会議では合意したものの、担当者と期限があいまいで、次の会議まで誰も手を付けていない	決定事項ごとに担当者と期限を記録し、次回の会議の冒頭で進捗を確認する
会議が増えすぎて本来の業務が進まない	気軽に会議を設定できるため、目的のはっきりしない会議や参加者の多すぎる会議が増える	アジェンダのない会議は開かない、情報共有だけならチャットや資料で済ませるといったルールを決める

表の前半3つはツール選定と導入の段階で起きる失敗、後半3つは導入後の会議運営で起きる失敗です。後半の失敗は、オンライン会議ツールを別の製品に替えても解決しにくいのが特徴です。議事録の作成と共有、決定事項の依頼と進み具合の確認、アジェンダの事前共有といった会議の前後の作業は、会議をつなぐ機能とは別の領域だからです。担当者の努力に頼るだけで改善が難しい場合は、依頼・資料・進み具合を一つの場所に集める運用を検討してみてください。たとえばChatworkのように、タスクに担当者と期限を付けて、完了をチャットで知らせられるビジネスチャットを、会議ツールと組み合わせる方法があります。導入を検討する場合は、通話の人数、フリープランで閲覧できる期間、プランごとの機能の違いを、商品ページと公式サイトで確認してください。

よくある質問(FAQ)

Q1. オンライン会議とリモート会議・Web会議は違うものですか？

A. オンライン会議とWeb会議は、実務ではほぼ同じ意味で使われ、インターネットを介して個人の端末から参加する会議を指します。リモート会議は、離れた場所の参加者で行う会議全般の呼び方で、電話会議のような音声のみの会議も含むため、オンライン会議より広い概念です。

Q2. Zoomの代わりに使えるオンライン会議ツールはありますか？

A. Google MeetやMicrosoft Teams、Webexなど、無料で始められるツールがあります。代わりを選ぶときは、会議の長さ、社外の参加者がアカウントなしで入れるか、普段使っている環境と合うかの3点で見比べるとよいでしょう。無料の範囲はツールごとに異なるため、公式ページで最新の内容を確認してください。

Q3. ZoomとGoogle Meet、Microsoft Teamsはどれを選べばよいですか？

A. どれが優れているかは一概にいえず、会議の条件で変わります。たとえばZoomの無料プランは、公式ページで1回40分、最大100名と案内されています(2026年10月19日確認)。社外の参加者が多い場合は各ツールでアカウントなしで参加できるかを確認し、社内で使っている環境に合うものから試すのが現実的です。

Q4. 無料のオンライン会議ツールでも仕事で使えますか？

A. 使える場合もありますが、会議時間や参加人数、録画機能などに上限があり、管理者向けの機能も限られるのが一般的です。業務で使う場合は、社内で利用が認められたツールかどうか、機密情報を扱う会議に必要なセキュリティ要件を満たすかを先に確認してください。

Q5. オンライン会議のセキュリティ対策は何をすればよいですか？

A. 待機室やパスコードを使って参加者を限定し、会議URLの共有範囲を絞ることが基本です。あわせて、録画データの保存期間と閲覧権限、画面共有時の映り込みへの注意など、社内の運用ルールを決めておくとリスクを抑えられます。

Q6. 会議を録画するときに注意することはありますか？

A. 録画には参加者の映像や発言が含まれるため、事前に録画することと利用目的を参加者に伝えておくことが大切です。保存期間、閲覧できる人の範囲、削除のルールを社内で決め、不要になったデータを放置しないようにしましょう。

まとめ

オンライン会議は、インターネットを介して離れた場所の相手と会議を行う仕組みで、テレワークの定着とともに業務の前提になりつつあります。ツールにはZoom、Google Meet、Microsoft Teamsのように無料で始められるものがあり、会議時間や人数の上限はツールごとに異なります。導入を成功させるために、次の4つを押さえておきましょう。

1. 会議の相手と規模、時間、セキュリティ要件、既存システムとの連携、記録の扱いの5つの観点で要件を整理してから、無料プランや無料トライアルで試す。
2. 法人で導入する場合は、契約の単位、管理者の機能、サポートと保守の窓口を先に確認する。
3. 会議の前・中・後で、アジェンダの共有、進行役と記録係の分担、議事録と決定事項の共有期限といった運用ルールを決める。
4. 会議で決めた依頼や資料の共有が担当者任せで回らない場合は、タスクで担当者と期限を管理できるビジネスチャットなどを検討し、資料や商品ページで機能と通話人数の上限を確認する。

参考文献

• 総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」 https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01tsushin02_02000183.html
• 厚生労働省「テレワーク総合ポータル」 https://telework.mhlw.go.jp/
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」 https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
• Zoom「Zoom Meetings」 https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/
• Google「Google Meet の機能に関する詳細」 https://support.google.com/meet/answer/13396001?hl=ja
• Microsoft「無料の Microsoft Teams」 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/free
• Chatwork「特徴・機能」 https://go.chatwork.com/ja/features/
• Chatwork「プラン別機能一覧」 https://go.chatwork.com/ja/features/specifications/
• Chatwork導入事例「株式会社モリチュウ」 https://go.chatwork.com/ja/case/morichu.html