オールインワン型SFA/CRMとは？ユーザー数無制限の料金体系と評判・選び方を解説

2026/10/15 お役立ち記事

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ナレッジスイートの概要と提供会社がわかる
料金の仕組みと向く企業の見極め方がわかる
KDDI版の提供終了と移行の流れを確認できる

ナレッジスイート（Knowledge Suite）は、ブルーテック株式会社が提供する、SFA・CRM・グループウェアを一体で使えるクラウド型の業務アプリケーションです。ユーザー数に関係なく利用でき、データ容量やプランで料金が決まる容量課金制が特徴です。この記事では、提供会社と概要、評判・口コミから見える強みと課題、主な機能、グループウェアで営業支援や顧客管理を行う考え方、料金の仕組み、向いている企業、他社SFA/CRMと比べる視点を、公式情報をもとに整理します。KDDI版の提供終了など2026年に動きのあった情報もまとめ、名刺管理の使い勝手が気になる場合に比べたい専用ツールも紹介します。

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Q1. ナレッジスイートとの関わりに近いのは？

ナレッジスイート（Knowledge Suite）とは

ナレッジスイートとは、ブルーテック株式会社が提供するSFA/CRMとグループウェアが一体になったクラウドサービスで、ユーザー数無制限の容量課金制で使えます。公式サイトでは、SFA、CRM、グループウェアを機能連動させたオールインワンのビジネスアプリケーションとして紹介されており、営業が入力した顧客や案件の情報を、スケジュールやファイル共有とあわせて全社で共有できます。

提供会社のブルーテックは、公式の沿革によると2006年にブランドダイアログ株式会社として設立され、2010年1月に統合SFA/CRMクラウドサービスとして「Knowledge Suite」の提供を始めました。社名は2014年にナレッジスイート株式会社へ、2023年6月に株式会社DXクラウドを吸収合併してブルーテック株式会社へと変わっています。2026年4月17日の案内では、2026年5月1日付で親会社が株式会社ヘッドウォータースへ異動して同社グループの一員となること、契約条件・サービス内容・サポート体制に変更はないことが示されました。2025年9月には、生成AI機能を組み込んだ次世代型のSFA/CRM「Knowledge Suite+（ナレッジスイートプラス）」の提供も始まっています。

ナレッジスイートの評判・口コミから見える強みと課題

ナレッジスイートの評判では、ユーザー数無制限の低コストと国産ならではの使いやすさが評価され、画面の見づらさや容量の制限には不満の声もあります。以下は、マツリカと営業ラボのレビュー記事で紹介されている口コミの傾向を整理したものです。個々の口コミの真偽までは確認できないため、傾向として参考にしてください。

メリット：ユーザー数無制限のコスト効率と日本の業務への対応

良い評判では、多くの機能を低コストで使える点、国産なので稟議や会議室の予約といった日本の業務に合う点、外出先から営業管理や日報の提出ができる点が目立ちます。一般的なSFA/CRMは1ユーザーごとに月額料金がかかるため、営業担当者以外にも事務担当者や経営層までアカウントを配ると費用が膨らみます。ナレッジスイートは容量課金のため、人数の増減や異動があっても料金に影響しにくく、「全員に配って、必要な人が見られる状態にする」運用を組みやすくなります。

課題：画面の見づらさ・容量の制限・名刺管理の使い勝手

一方、良くない評判としては、画面が見づらい、定期メンテナンスで利用が制限される、スマートフォンアプリが使いづらい、容量に上限があり大容量ファイルの共有に向かない、オールインワンのため個々の機能が中途半端に感じる、他サービスとの違いが分かりにくい、といった声が紹介されています。機能が多いオールインワン型は画面の項目やメニューも増えるため、ITに慣れていない担当者ほど入力が面倒になりやすい傾向があります。

とくに気にしておきたいのが名刺管理です。名刺を読み込む機能はあっても、顧客管理や営業での活用には物足りないという趣旨の声があります。名刺は営業の入り口となる情報で、データ化の精度や、受け取った名刺から相手企業の組織や接点を素早く把握できるかが、その後の営業の質を左右します。

こうした課題への選択肢の1つが、名刺管理に特化したＳｋｙ株式会社の名刺管理SKYPCEです。商品ページによると、名刺をAI-OCRとオペレーターの確認で99.9％の精度でデータ化し、作業はすべて国内で行われます。蓄積した名刺から相手企業の組織図を自動で作成でき、東京商工リサーチ・東洋経済新報社の企業データベースで150万社以上の企業情報も確認できます。連携用APIを標準搭載しているため、既存のSFA/CRMを残したまま名刺管理だけを強化する使い方も検討できます。注意点として、利用するユーザー数分のライセンス契約が必要で、契約は1年単位で自動更新されます。料金は利用規模に合わせた個別提案のため、具体的な金額は資料や公式サイトで確認してください。

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ナレッジスイートの主な機能

ナレッジスイートの主な機能は、SFA/CRM、グループウェア、名刺管理とWebフォーム・メール配信、スマートフォンアプリ、API連携とセキュリティに整理できます。公式サイトで案内されている機能を、用途別にまとめると次のとおりです。

機能の分類	主な内容（公式の名称）	主に使う部門
SFA/CRM	顧客管理、顧客担当者、商談管理、営業報告（営業日報）、集計・分析（GRIDY SFA）	営業、営業管理者
名刺管理	名刺のデジタル化（GRIDY 名刺CRM）、Web名刺交換（GRIDY オンライン名刺）	営業、マーケティング
集客・問い合わせ対応	Webフォーム生成（GRIDY リードフォーム）、メール配信管理（GRIDY メールビーコン）	マーケティング、カスタマーサポート
グループウェア	スケジュール管理、情報共有、ワークフロー、電話メモ、ファイル共有	全社
連携・セキュリティ	Knowledge Suite API、スマートフォンアプリ（GRIDY SmartPhone）、セキュリティ（GRIDY Security）、類似企業抽出エンジン（GRIDY AIリード）	情報システム、管理部門

SFA、CRM、グループウェアを別々に契約しなくてよいため、ツールごとの契約管理やデータ連携の手間が減る点も評価されています。社内の予定表と顧客の商談履歴が同じ仕組みで確認できると、営業会議の準備や引き継ぎの時間も短くできます。

SFA/CRM（顧客管理・商談管理）

中心となるのは、顧客と案件を管理するSFA/CRMです。公式サイトでは、担当者、商談、営業報告、スケジュール、ファイルなど顧客企業に関するすべての情報を顧客詳細画面で一覧できると案内されています。商談管理では、フェーズ、受注金額、受注見込、受注予定日、商品詳細、商談履歴を登録でき、複数人で進める案件でも全員が状況を把握できます。営業報告は、スケジュールの選択、商談の選択、報告先の選択という最短3ステップで入力でき、顧客・顧客担当者・商談・商品の項目は自社の業務に合わせて追加や削除ができます。他社製品から移るときのデータのインポート・エクスポートにも対応するとされています。

ただし、SFAは入力されて初めて役に立つ仕組みです。入力項目を増やしすぎると現場の負担が増え、情報が集まらなくなります。導入時は「最低限入力する項目」と「任意の項目」を分け、まずは顧客名、案件名、次回の予定といった基本だけをそろえることが大切です。

グループウェア（スケジュール・情報共有・ワークフロー）

グループウェアでは、個人や部署のスケジュール共有に加え、参加者の予定と会議室などの設備の空きを同時に確認して登録できます。メッセージ、レポート提出、ファイル共有といった情報共有機能と、ワークフローや電話メモといった業務管理機能も用意されています。特長として公式サイトが挙げているのが「動的可視化」で、組織や権限に応じて情報の「見せる・見せない」を自動で制御します。支社、グループ会社、協力会社との情報共有も追加費用なしで行えると案内されています。

名刺管理・Webフォーム作成・メール配信

名刺管理機能では、受け取った名刺をデジタル化して顧客情報として登録でき、オンライン名刺交換にも対応しています。毎月の名刺読み取り枚数はプランごとに上限があり、超えた分は枚数に応じた追加料金になります。Webフォーム生成機能を使えば、問い合わせや資料請求、セミナー申込のフォームを作り、送られてきた情報をそのまま顧客データとして蓄積できます。集めた顧客情報に対してメール配信を行えるため、展示会や問い合わせで得た見込み客への継続的なアプローチを1つのシステムで回せます。

名刺やフォームで集めた情報は個人情報にあたります。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」では、利用目的の特定や通知・公表、安全管理措置などが示されているため、メール配信に使う場合は、取得時に伝えた利用目的の範囲内かどうかを確認しておきましょう。

API連携・スマートフォンアプリ・セキュリティ

ナレッジスイートはKnowledge Suite APIを提供しており、会計や基幹システムなど外部のシステムと連携できます。スマートフォンアプリ（GRIDY SmartPhone）を使うと、外出先で顧客情報や前回の商談内容を確認したり、営業報告を作成したりできます。セキュリティについては、公式サイトで、組織のセキュリティポリシーに沿った設定を一元管理できると案内されています。提供会社の沿革には、プライバシーマークとISO/IEC 27001（ISMS）の認証取得（いずれも2008年）が記載されているため、認証の最新の状況は公式サイトで確認してください。

サービス側の対策に加えて、利用する企業側のルール作りも欠かせません。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」では、アクセス権限の管理やパスワードの運用など、クラウドサービスを使う企業が取り組むべき対策がまとめられています。ユーザー数無制限でアカウントを配りやすいからこそ、退職者のアカウント削除や閲覧範囲の設定を運用ルールとして決めておくことが重要です。

グループウェアで営業支援・顧客管理を行うときの考え方

グループウェアで営業支援や顧客管理を行うとは、スケジュールや情報共有と、顧客・商談のデータを同じ仕組みで扱い、二重入力を減らすことです。「グループウェア SFA」「グループウェア CRM」「グループウェア顧客管理」と調べる方は、すでにある予定表や掲示板の延長で、顧客や商談の管理まで済ませられないかを探していると考えられます。

3つの構成パターンの違い

営業支援や顧客管理の仕組みは、大きく3つの構成に分けて考えると比べやすくなります。次の表は、一般的な傾向を整理したものです。

構成	特徴	向く場面	注意したい点
グループウェアとSFA/CRMが一体のサービス（ナレッジスイートなど）	予定、文書、顧客、商談を同じ権限管理で扱える	営業と関係部門で情報を共有したい	営業分析や自動化の作り込みは専用製品のほうが強い場合がある
グループウェアとSFA/CRM専用ツールを別々に契約して連携	それぞれ得意な製品を選べる	いま使っているグループウェアを変えたくない	契約・権限・データ連携の管理が増える
SFA/CRM専用ツールだけを使う	営業部門の入力・分析に特化している	営業部門だけで使う	社内の予定・文書共有は別の仕組みが必要

ナレッジスイートでの具体例（公式の案内から）

ナレッジスイートでは、グループウェアとSFAが機能連動するため、次のような使い方が公式サイトで紹介されています。

グループウェアのスケジュールに登録した外出予定が、そのままSFAの営業報告に反映される（二重登録が不要）
SFAで入力したスケジュール、ファイル共有、ToDo、営業報告へのコメントがグループウェアと連動し、外出先と内勤スタッフが同じ情報を見られる
PCから申請したワークフローを、スマートフォンアプリで外出先から承認・却下できる
顧客情報を見せる範囲を、組織や権限に応じて自動で制御できる

一体型が合うかを見る5つの質問

次の5つのうち3つ以上に当てはまる場合は、グループウェア一体型を優先して比較する価値があります（目安です）。

営業担当者以外（事務、サポート、経営層）にも顧客情報を見せたい
予定表やファイル共有を、営業報告や商談履歴と同じ場所で管理したい
SFA/CRMとグループウェアを別々に契約・管理する手間を減らしたい
見せる範囲を部署や役職で分ける必要がある
まず必要な機能だけで始め、定着してから広げたい

反対に、営業部門だけで使い、分析や自動化を細かく作り込みたい場合は、SFA/CRM専用ツールのほうが合う可能性があります。グループウェアそのものの選び方はオールインワン型グループウェアとは？機能・料金体系とワークフロー専門型との選び方、営業支援の仕組みと定着のコツは営業支援とは？SFAの仕組み・種類・選び方と定着しない理由を解説で解説しています。

ナレッジスイートの料金プラン｜ユーザー数無制限の仕組み

ナレッジスイートの料金は、ユーザー数ではなく利用するデータ容量とプランで決まる容量課金制で、初期費用は無料です。具体的な金額はプランや改定により変わるため、最新の条件は公式の料金ページで確認してください。

容量課金とユーザー課金の違い

一般的なユーザー課金型のSFAでは「1人あたりの月額に利用人数をかけた金額」で費用が決まります。これに対して容量課金型のナレッジスイートは、利用人数にかかわらず、契約したプランと容量で月額が決まります。そのため、利用人数が少ないうちはユーザー課金型のほうが安くなることがあり、人数が増えるほど容量課金型の割安感が大きくなります。

公式の料金ページでは、SFA機能を含むプランとして「SFAスタンダード」「SFAプロフェッショナル」「SFAエンタープライズ」の3つが案内されています。どのプランもID数は無制限で、上位のプランほど使えるデータ容量と登録できるレコード数、毎月の名刺読み取り枚数が増える仕組みです。超えた分は追加料金で拡張する形になります。

見積もりの前に数えておく3つの数

数えるもの	公式の料金ページでの扱い	事前に確認すること
データ容量	プランごとに容量が決まっており、超過分は1GBあたりの追加料金。毎月末時点の利用実績で精算される	添付ファイルや配信データを含め、1年後に増える量
レコード数	顧客、顧客担当者、商談、商品の合計で数える。追加は1万レコード単位。最大は20万レコードと注記されている	いまの顧客・案件データの件数
名刺の読み取り枚数	毎月末締めで計測したデジタル化の累計枚数。プランの上限を超えると1枚あたりの追加料金	毎月受け取る名刺の枚数と、最初に取り込む名刺の量

メール配信管理（GRIDY メールビーコン）のように、プランごとに配信できるメールアドレスの数が決まっている機能もあります。見積もりの段階で「今の使い方で必要な量」と「1年後に増えそうな量」の両方を伝えて確認しておくと安心です。

ユーザー数無制限のメリットが活きる企業規模の見極め方

料金メリットが活きるかどうかは、「アカウントを持たせたい人数」と「使う機能の範囲」の2つで考えると判断しやすくなります。次の表は、一般的な傾向を整理したものです。

アカウントを持たせたい人数	使う機能が営業中心の場合	全社で情報共有に使う場合
少人数（営業担当者数名程度）	ユーザー課金型のほうが安くなりやすい	グループウェアを別契約するかどうかで比較
中規模（営業と関係部門で数十名）	ユーザー課金型と見積もりを並べて比較	容量課金型のメリットが出やすい
大人数（全社員や店舗スタッフまで）	容量課金型のメリットが出やすい	容量課金型のメリットが最も大きい

比べるときは、ユーザー課金型の見積もりに「営業担当者だけの人数」ではなく、「本当は見せたい人全員の人数」を入れて試算するのがコツです。営業事務、サポート担当、経営層まで含めると、ユーザー課金型の費用は想定より大きくなることがあります。逆に、使う人が少数に限られ、今後も増える予定がない場合は、ユーザー数無制限という特徴は活きにくくなります。

なお、IT導入補助金のように、中小企業のITツール導入を支援する公的な制度もあります。対象となるツールや申請の条件は年度ごとに変わるため、補助金の活用を考える場合は、制度の公式サイトで最新の公募要領を確認してください。

ナレッジスイートが向いている企業・向きにくい企業

ナレッジスイートが向きやすいのは、営業以外の部門まで多くの人に顧客情報や予定を共有したい企業で、営業分析や自動化を作り込みたい企業には別の製品が合う場合があります。公式の特長と料金の仕組み、レビュー記事の指摘をもとに整理した、一般的な傾向は次のとおりです。

自社の状況	傾向	理由
営業・事務・経営層まで多くの人にアカウントを持たせたい	向きやすい	ユーザー数無制限で、人数が増えても料金が変わりにくい
SFA/CRMを初めて導入する	向きやすい	必要な機能だけで始め、追加料金なしで段階的に広げる運用が公式に案内されている
支社・グループ会社・協力会社と情報を共有したい	向きやすい	組織や権限に応じて見せる範囲を制御できると公式に案内されている
営業担当者の数名だけで使い、人数が増える予定がない	比較が必要	ユーザー課金型のほうが安くなる場合がある
大容量のファイルを大量に共有したい	比較が必要	容量課金のため、容量の超過分に追加料金がかかる
営業の分析や自動化を細かく作り込みたい	向きにくい場合がある	営業支援に特化した製品のほうが機能が深い場合がある
画面の見やすさを最優先したい	事前の確認が必要	口コミに画面が見づらいという声があるため、無料トライアルやデモで確かめる

表の傾向はあくまで一般的なもので、実際に合うかどうかは、使う人数、データ量、現場のITへの慣れによって変わります。判断に迷う場合は、後述の比較の視点とあわせて、無料トライアルやデモで現場の担当者に試してもらうのがおすすめです。

KDDI Knowledge Suiteの提供終了とブルーテック版への移行

KDDI Knowledge Suiteは2027年6月30日に提供が終了し、継続する場合の後継サービスは、ブルーテックが提供するKnowledge Suiteと案内されています。「KDDIのナレッジスイート」と調べている方は、次の情報を確認してください。

KDDI版は、ブルーテックの沿革によると、2011年8月にKDDI株式会社から「KDDI Knowledge Suite」として提供が始まったサービスです。KDDIは2026年7月27日の案内で、このサービスの新規受付と提供終了の日程を発表しました。

項目	KDDIの案内（2026年7月27日）
新規受付の終了	2026年8月31日
サービス提供の終了	2027年6月30日
継続利用の場合の後継	Knowledge Suite（提供：ブルーテック株式会社）。KDDI Business Portを通じて提供予定
データ・設定	移行時は原則として引き継がれる。一部の機能や提供条件が変更となる場合がある
手続きの期限	継続（移行申込書）も終了（解約申込）も、2027年4月末まで

すでにKDDI版を使っている場合は、継続する場合も終了する場合も手続きが必要です。移行後に使える機能や条件が変わる可能性があるため、KDDIとブルーテックの案内で、自社が使っている機能が継続されるかを事前に確認してください。新規受付はすでに終了しているため、これから導入を考える場合は、ブルーテックの公式サイトで最新の案内を確認しましょう。

ナレッジスイートと他社SFA/CRMの比較で見るべき視点

ナレッジスイートと他社のSFA/CRMを比べるときは、「コスト重視」か「拡張性重視」かを先に決め、料金体系、画面の使いやすさ、機能追加のペース、連携のしやすさの4つを軸に比較すると判断しやすくなります。

比較の軸	オールインワン・容量課金型（ナレッジスイート）	SFA/CRM特化・ユーザー課金型（一般的な傾向）
料金体系	人数に左右されにくく、大人数ほど有利	少人数なら安く始めやすいが、人数に比例して増える
機能の範囲	SFA・CRM・グループウェア・名刺管理を1つで使える	営業支援の分析や自動化に強い製品が多い
画面の使いやすさ	見づらいという口コミがある	製品ごとに差が大きく、無料トライアルでの確認が必須
拡張性・連携	APIで外部連携が可能。AI機能は新ライン（Knowledge Suite+）で拡充中	外部アプリとの連携を豊富に用意する製品もある

コスト重視で、社内の情報共有まで1つのシステムにまとめたい企業には、ナレッジスイートの料金体系は大きな魅力です。一方、営業の分析やレポート、他のツールとの連携を細かく作り込みたい企業では、SFA/CRMに特化した製品のほうが合う場合もあります。どちらが優れているかではなく、自社が何を一番重視するかで答えが変わります。

画面の古さや機能追加のペースといった弱点は、導入前の確認と運用の工夫である程度補えます。たとえば、無料トライアルや体験デモで、実際に営業担当者に1日分の入力をしてもらい、入力にかかる時間や迷った箇所を記録してみましょう。また、足りない機能をすべてナレッジスイートで補おうとせず、名刺管理のように特定の業務だけ専用ツールと連携させる方法もあります。他社のSFAを幅広く比べたい場合は、SFA(営業支援ツール)おすすめ18選(全58選)を徹底比較も参考になります。

SFAやCRMのようなクラウドサービスは、すでに多くの企業で使われています。総務省の「通信利用動向調査」では企業のクラウドサービス利用状況が毎年調査されており、クラウドの利用が当たり前になった今、どのサービスを選ぶかは「機能の多さ」だけでなく、「自社の人数や使い方に料金体系が合っているか」「現場が使い続けられる画面か」で判断することが大切です。経済産業省の「デジタルガバナンス・コード」が示すように、デジタル技術は業務やビジネスを変えるための手段です。ツールを入れること自体が目的にならないよう、「どの業務のどの手間を減らしたいか」を先に決めてから比べましょう。

ナレッジスイート導入でよくある失敗パターン

ナレッジスイート導入の失敗は、機能を一度に使い始めて現場が混乱する、容量の見込みが甘く追加費用が発生する、名刺や顧客情報の入力が定着しないの3つに集約されます。スイッチを切り替えると、失敗しやすいパターンと改善策を比べられます。

失敗しやすいパターン改善策

失敗パターン1：全機能を一斉に開放する。SFA、グループウェア、メール配信を同時に始めると、現場がどこに何を入力すればよいか分からなくなりやすい。

失敗パターン2：容量を今の量だけで見積もる。添付ファイルや配信データが増えると、容量の追加が必要になる場合がある。

失敗パターン3：名刺の登録を担当者任せにする。読み取り後の確認や活用のルールがないと、名刺データが顧客管理に生かされにくい。

3つの失敗に共通するのは、ツールの機能に合わせて運用を決めてしまうことです。オールインワン型は「できること」が多い分、どこから使い始めるかを決めないと、現場にとっては操作を覚える負担だけが増えます。導入前に、最初の3か月で使う機能と、その後に広げる機能を分けたスケジュールを作っておくと、定着までの道筋が見えやすくなります。

名刺データの扱いは、個人情報の管理の面でも注意が必要です。個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データを扱う従業者への教育や、アクセスできる人の範囲を決めることなどが安全管理措置の例として示されています。誰がどの名刺情報を見られるのかを決めずに全員に公開していると、退職者による持ち出しなどのリスクも高まります。

名刺の登録や活用が定着しない原因が、読み取りの精度や、組織内での共有のしづらさにある場合は、既存のSFA/CRMはそのまま使い、名刺管理に特化した専用ツールを組み合わせる方法もあります。

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よくある質問(FAQ)

Q1. ナレッジスイートとは何ですか？

A. ナレッジスイート（Knowledge Suite）は、ブルーテック株式会社が提供する、SFA/CRM・グループウェア・名刺管理・メール配信などを一体で使えるクラウドサービスです。ユーザー数無制限の容量課金制で、2010年1月に提供が始まりました。

Q2. ナレッジスイートはどこの会社が提供していますか？

A. ブルーテック株式会社です。2006年に設立され、2014年にナレッジスイート株式会社へ、2023年6月に株式会社DXクラウドを吸収合併してブルーテック株式会社へ社名が変わりました。2026年5月1日付の親会社の異動により、株式会社ヘッドウォータースのグループに入ると案内されています。

Q3. ナレッジスイートの金額（料金）はいくらですか？

A. 初期費用は無料で、ユーザー数ではなくデータ容量とプランで月額が決まります。SFA機能を含むプランはスタンダード・プロフェッショナル・エンタープライズの3つで、いずれもID数は無制限です。具体的な金額は改定される場合があるため、最新の料金は公式の料金ページで確認してください。

Q4. KDDIのナレッジスイートとは何ですか？

A. 2011年8月にKDDI株式会社から提供が始まった「KDDI Knowledge Suite」のことです。KDDIは2026年8月31日に新規受付を終了し、2027年6月30日にサービス提供を終了すると案内しています。継続する場合は、後継のKnowledge Suite（ブルーテック提供）への移行申込を2027年4月末までに行う必要があります。