Suicaで経費精算はできる？経費精算システムとの連携方法やメリットも解説

Suicaは交通費精算に活用できますが、業務を効率化するには経費精算システムとの連携が重要です。本記事では、Suicaを利用した交通費精算の仕組みやメリット、導入時の注意点、システムの選び方をわかりやすく解説し、おすすめのSuica対応経費精算システムも紹介します。

目次

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1. 経費精算システムの始め方
2. Suicaは経費精算に利用できる
3. Suicaを経費精算に利用するメリット
4. Suica対応の経費精算システムを選ぶポイント
5. おすすめのSuica対応経費精算システム15選
6. 【比較表】Suica対応の経費精算システム
7. その他の経費精算システムの選び方
8. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
9. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システムの始め方

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Suicaは経費精算に利用できる

経費精算のうち、交通費の精算にはICカードであるSuicaを利用できます。領収書や路線図の確認が必要なく、現金での交通費精算に比べると業務を大幅に簡素化できる可能性があります。ここでは、Suicaを活用した経費精算の概要を解説します。

Suicaで対応できるのは交通費精算

経費精算の対象は多岐に渡りますが、このうちSuicaが利用できるのは原則として「交通費精算」です。交通費精算とは、従業員が通勤や業務のために公共交通機関を利用した際に、立て替えた費用を清算する手続きです。

Suicaには交通機関の利用履歴が正確に残るため、従業員・経理部門それぞれの経費精算が楽になるのが魅力です。ただし、Suica単体ではデータの活用度が低いため、より業務を効率化したい場合は経費精算システムとの併用が求められます。

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Suica単体と経費精算システム連携の違い

Suicaを単体で使う場合と、経費精算システムに連携させて利用する場合の最も大きな違いは、利用履歴の自動取得の有無です。

Suica単体で交通費精算をする場合は、駅の券売機で利用履歴を印字するか、Suicaアプリの利用履歴を開いて、別システムに手動で入力する必要があります。つまり、「利用履歴の確認」と「手動のデータ申請」という2つの作業が発生します。

一方で経費精算システム連携では、Suicaの利用履歴はワンクリックで経費精算システムに反映できます。券売機での印字やデータの手入力が発生せず、従業員はSuicaの利用履歴から直接申請データを作成できて便利です。そのため、Suicaで経費精算する場合は、Suica単体よりも、経費精算システムと連携させて利用する方法がおすすめです。

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Suicaを利用した交通費精算の仕組み

Suicaを利用して交通費精算を行うには、まずSuicaから交通機関の利用履歴を取得し、経費精算システムなどの別システムに取り込んで精算処理をします。ここでは、Suicaを利用した交通費精算の仕組みを解説します。

Suicaの利用履歴を取得する方法

まずは、交通費精算の対象となる立て替えについて、「利用日」「利用した駅と路線」「運賃」といったSuicaの利用履歴を確認・取得する必要があります。物理カードのSuicaは、駅の自動券売機で印字するか、ICカードリーダーで読み取って利用履歴を取得できます。

モバイルSuicaの場合は、「モバイルSuicaアプリ」またはWebサイトの「会員メニューサイト」から最大100件・過去26週間の範囲で利用履歴の確認・取得が可能です。

経費精算システムへ取り込む流れ

前述のようにSuica単体で交通費精算をする場合は、券売機で印字した利用履歴や、ICカードリーダーで読み取った交通機関の利用履歴を、経費精算に利用しているシステムに手入力する必要があります。

Suicaを経費精算システムと連携している場合は、Suicaの利用データが自動でシステムに入力されるため、手入力は必要ありません。また、経費精算システム連携では、取得した利用履歴から申請・支払までをワンストップで自動化できます。

Suicaを経費精算に利用するメリット

Suicaを経費精算に利用すると、現金による経費精算に比べて申請・精算にかかる手間を減らせるほか、ミスや不正申請の防止、テレワークへの対応も可能になります。ここでは、Suicaを経費精算に利用するメリットを解説します。

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交通費入力の自動化

Suicaと経費精算システムを連携すると、Suicaの利用履歴をもとに、「交通機関の利用日」「利用区間」「金額」といった交通費データが自動で経費精算システムに取り込まれます。

券売機での印字やICカードリーダーでの読み取り、その後のデータ転記などの手間がかからず、誰でもSuicaの利用履歴から直接交通費を申請できるため便利です。

入力ミスや不正申請の防止

手動の交通費申請では、交通費の金額ミスのほか、水増し申請といった不正申請が想定されるケースもあります。その点、Suicaを経費申請システムと連携すると、正確な利用データをもとに交通費が申請されるため、ヒューマンエラーが起こりにくいのも魅力です。

特にクラウド型の経費精算システムは、リアルタイムで交通費の利用状況が可視化され、経費の使い過ぎや不正が検知された際にも素早い対応につなげられます。

承認・経理業務の効率化

交通費精算において、経理部門は申請された交通費や駅名を路線図と照合し、金額に不備がないかの確認が必要です。さらに、定期券区間の控除や不正ルートによる水増し申請の可能性にも配慮しなければならず、承認・精算までに多くの時間と労力を要します。

一方、Suicaと経費精算システムの連携では、利用履歴と申請内容が完全に一致するため、経理担当者の金額や駅名、利用区間の確認作業が最小限で済みます。

さらに、経費精算システムの中には、定期券区間の控除や最短ルートの金額算出に対応しているものも多く、面倒な計算作業も必要ありません。これにより、経理部門における交通費精算の承認・精算業務が大幅に効率化します。

テレワークでも交通費精算しやすい

クラウド型経費申請システムとの連携により、従業員は社外からでもオンライン上で交通費精算の申請が可能です。交通費精算を申請するためだけの出社や帰社が必要なく、テレワークや出張帰りの従業員の利便性が向上します。

また、オンライン上で申請・承認が完結することにより、経費精算業務のペーパーレス化を進められます。領収書や印字履歴を持ち帰る必要がなく、紛失や申請忘れなどを防止できる点も、Suicaによる交通費申請のメリットと言えます。

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Suicaで交通費精算を行う際の注意点

Suicaを活用した交通費精算にはさまざまなメリットがある一方、履歴の保存に関する制限やモバイルSuicaの対応可否、私用利用の区別といった注意点も解説します。交通費を正しく精算し、経費の無駄使いを防ぐためにも重要なポイントです。

ここでは、Suicaで交通費精算を行う際の注意点を解説します。

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履歴の保存件数・期間には上限がある

モバイルSuica・カード版共通でSuicaの利用履歴の保存件数・期間は、原則として「直近100件」かつ「26週間以内」となっています。あわせて、駅の自動券売機券で画面表示できるのは直近20件である点にも留意しましょう。

利用履歴が半永久的に残るわけではないため、適切な履歴管理が求められます。特に頻繁に交通機関を利用する場合は、申請対象のデータが埋もれる恐れがあることから、交通機関を利用したらすぐに交通費申請を行うことが望ましいです。

モバイルSuica対応状況を確認する

最近は、社用スマートフォンにモバイルSuicaのアプリを入れて、交通費精算するケースも増えています。モバイルSuicaは、クラウド上の経費精算システムに直接データを転送できるため、利用履歴の収集が簡単になり、交通費精算業務がさらに効率化します。

一方でモバイルSuicaへの対応可否は、スマートフォンの機種や経費精算システムごとに異なるため、事前に確認が必要です。

定期券区間や私用利用を区別する必要がある

従業員個人が保有するSuicaを交通費精算に利用する場合は、定期券区間や私用利用の区別に配慮が必要です。定期券区間は運賃が発生しないため、その区間を除外した運賃を計算して支給する必要があります。

また、私用利用した運賃の申請は当然ながら不正申請・受給になります。一方で、利用履歴だけでは、交通機関を業務に利用したのか私的利用したのか区別しづらい場合があります。

正当な業務利用であることを見極めるには、経路と金額だけでなく、「誰に（企業名・取引先の担当者名）」「何の目的で会いに行ったか」などの情報をあわせて報告させることが大切です。経費精算システムの中には、申請内容にこれらの項目が設けられている商品もあるため、必要に応じて検討しましょう。

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Suica対応の経費精算システムを選ぶポイント

交通費精算業務を効率化したい場合は、SuicaだけでなくモバイルSuicaやその他の交通系ICカードへの対応可否にも注目しましょう。交通費精算以外の経費精算や、会計ソフト・給与システムとの連携に対応しているシステムは、経費精算業務全般の効率化につながります。

テレワークなど多様な働き方が重視されている最近では、スマートフォンからの申請・承認可否も重要な選定基準となります。ここでは、Suica対応の経費精算システムを選ぶポイントを解説します。

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モバイルSuica・PASMOなど交通系ICカードへの対応

モバイルSuicaを導入している企業では、アプリからそのままデータを連携可能な経費精算システムの選定が重要です。従業員が利用履歴を手動で入力する手間がかからず、経理部門にとっても申請内容と利用履歴が完全一致するため、確認作業が最小限に抑えられます。

また、PASMOなどSuica以外の交通系ICカードにも対応している経費精算システムなら、社内の交通費精算を1つのシステムにまとめられるため便利です。ICカードの種類ごとに個別対応せずに済み、経理業務がさらに効率化します。

交通費以外の経費もまとめて管理できるか

経費精算業務全般の効率化を図るには、交通費以外の経費もまとめて管理できる経費精算システムがおすすめです。出張費や接待費、通信費、設備・消耗品の購入費用、従業員の経費立て替えなども1つのシステムで管理できるため、経費管理が格段に楽になるでしょう。

全ての経費の申請・承認をオンライン上で完結でき、従業員・承認者・経理部門それぞれの精算業務をまとめて効率化できます。

経費を一本化することで、部門別の経費の使用状況がリアルタイムで可視化され、不正申請の防止や迅速な経営判断が可能になるのもメリットです。処理できる経費の対象はシステムごとに異なるため、自社のニーズに合った商品を検討しましょう。

会計ソフトや給与システムと連携できるか

経費精算システムは、会計ソフトや給与システムとの連携により、バックオフィス全般の効率化を図れます。例えば、会計ソフトと連携できると、経費精算システム内のデータが自動で会計ソフトに入力されるため、データの転記作業の削減につながります。

また、あらかじめ設定したルールに沿って、承認済みの経費データを適切な勘定科目に仕訳することもでき、月次決算の早期化も見込めるでしょう。さらに、給与システムとの連携により、精算した交通費を給与としてまとめて振り込める場合もあります。

連携可否はシステム同士の相性によるため、新しく経費精算システムを導入する場合は、今使っている社内システムとの対応可否を確認しましょう。

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スマホから申請・承認できるか

スマートフォンから経費の申請や承認ができる経費精算システムは、従業員・上長・経理担当者それぞれが自身の端末から必要な作業を行えて便利です。

テレワークはもちろん、営業や出張時も移動時間などを使って申請・承認でき、経費精算業務全体の効率化にもつながります。システムによっては、申請が届いたときや承認漏れがある場合に自動で通知が届くため、承認の見落としや対応忘れの防止に役立てられます。

おすすめのSuica対応経費精算システム15選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、Suica対応の経費精算システムのおすすめ15選を紹介します。資料請求と合わせて自社に最適なサービスを選びましょう。

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大企業向け経費精算システムおすすめ7選

小規模〜中小企業向け経費精算システムおすすめ8選

【比較表】Suica対応の経費精算システム

その他の経費精算システムの選び方

ここでは記事上部の選び方では紹介しきれなかった、「経費精算システムのより詳しい選び方」について解説します。ワークフロー機能搭載の経費精算システムの導入を検討している方は、こちらもぜひ参考にしてみてください。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのため、まずは自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータは、オンラインで保管することが義務化されています。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

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お試し無料トライアルがあるかで選ぶ

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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Suica対応の経費精算システムがおすすめな企業

Suica対応の経費精算システムを導入すると、交通費精算の作業工数を大幅に削減できるため、特に社内の申請件数が多い企業におすすめです。また、テレワークをはじめ多様な働き方を実現したい企業にとってもメリットが大きいでしょう。

ここでは、Suica対応の経費精算システムがおすすめな企業を3つ紹介します。

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営業担当者や外出が多い企業

営業活動や出張など業務に関係した外出が多い企業は、交通費の申請件数が増えやすいことから、Suica対応の経費精算システムの導入がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは、従業員が手元の端末を使って交通費申請を完結できます。

外出の機会が多い営業担当者も、駅の券売機で大量に利用履歴を印字して紙の申請書を作成する手間がかかりません。スマートフォンからその場ですぐ申請できることで、交通費の申請忘れや金額間違いなどのミスが起こりにくいのもメリットです。

交通費精算の件数が多い企業

従業員数が多い企業では交通費精算が頻繁に発生しやすく、経理担当者は金額や路線、定期券区間の確認などに追われがちです。また、水増し申請や利用規定違反などに注意しなければならず、他の経理業務に時間を割けないケースも少なくありません。

その点、Suica対応の経費精算システムを導入すると、申請内容と利用履歴が自動で一致するため目視作業が最小限で済み、定期券区間の控除も自動化できる場合があります。経理担当者は最小限の確認だけで承認作業が完了し、その他のコア業務に専念できるでしょう。

リモートワークや直行直帰を導入している企業

モバイルSuica対応やクラウド型の経費精算システムは、インターネット環境があればどこからでも交通費の申請・承認を行えるため、柔軟な働き方の実現につながります。

リモートワークはもちろん、営業先や出張先からの直行直帰を導入している企業でも、申請のためだけの出社や帰社を削減できます。その結果、従業員のライフワークバランスの充実化や職場満足度の向上にもつながるでしょう。

Suica対応の経費精算システムを導入するメリット

Suica対応の経費精算システムを導入すると、アナログな手法の経費精算業務からの脱却や、精算業務の効率化に期待できます。また、経費精算におけるペーパーレス化とDX推進にもつながるのも魅力です。

ここでは、Suica対応の経費精算システムを導入するメリットを具体的に解説します。

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紙やExcelでの交通費精算から脱却できる

紙やExcelを使った交通費精算には、記入漏れや入力ミス、入力欄の間違いといったヒューマンエラーの懸念があります。また、紙やExcelに入力したデータを交通費精算用のシステムに転記し直す手間がかかるなど、無駄な作業が出やすいのも課題です。

しかし、Suica対応の経費精算システムを導入すると、Suicaの利用履歴から直接交通費を申請でき、承認や支払手続きも1つのシステムで完結します。紙やExcelを使ったアナログな交通費精算から脱却し、申請者側・経理部門側それぞれの作業負担を軽減できます。

月末に集中する精算業務の負担を減らせる

紙やExcelなどを使った交通費精算の場合は、勤怠と一緒に月末にまとめて集計するという企業も少なくありません。月末の短期間に給与計算業務や経費精算業務が集中し、経理担当者には大きな負荷がかかります。

Suica対応の経費精算システムの導入と同時に、交通機関の利用ごとの申請をルール化することで、月末の申請集中を防げます。Suica対応の経費精算システムであれば、利用履歴を読み込むだけで申請できるため、従業員にさほど負担をかけずに済むのもメリットです。

経理担当者は月末にまとめて精算業務を行う必要がなく、申請内容の確認作業も最小限で済むため、申請件数が多い企業でも効率的に精算業務を進められます。

経費精算全体のDXにつながる

Suica対応の経費精算システムの導入により、経費精算全体のDXを推進できます。交通費以外の経費の申請・承認もシステム上で進められるため、会計ソフトや給与計算システムとのデータ連携もスムーズになります。

紙やExcelを使った経費精算業務に比べて処理にかかる時間を大幅に短縮し、リモートワークや直行直帰といった多様な働き方への柔軟な対応も可能です。

また、経費精算の進捗がシステム上で可視化できるのもメリットです。フローが停滞している場合の原因や、経費の使い過ぎ・不正使用なども早期に検知しやすくなります。

Suicaで交通費を精算する流れ

Suicaで交通費を精算するには、「利用履歴の取得」「経費申請」「承認・精算」という工程を踏みます。ここでは、Suicaで交通費を精算する流れを解説します。

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利用履歴を取得する

まず交通費申請をする従業員が、申請したい交通費の利用履歴を取得する必要があります。前述のように駅の券売機でSuicaの利用履歴を取得するか、ICリーダーでデータを読み取りましょう。

モバイルSuicaはアプリから利用履歴を確認でき、手間や時間をかけることなく取得が可能です。

経費申請を行う

利用履歴を取得したら、従業員側で交通機関の利用履歴データを経費精算システムに入力して申請を行います。差し戻しや修正を減らすには、申請内容と利用履歴のデータを完全に一致させる必要があります。

そのため、交通機関を利用した日時・駅や区間・金額などを経費申請システムに正しく入力しましょう。交通費申請では、利用履歴の画像データなど、申請内容を証明する書類の添付が求められるケースが一般的です。

ただし、経費申請システムと連携していると、Suicaの利用履歴の確認画面からワンタッチで申請が完了するケースもあります。その場合、領収書や印字といった証明書の貼付は必要ありません。

承認・精算を行う

交通費精算では、まず上長に交通費の申請書や利用履歴の証明書を提出し、経費申請の承認を得るのが一般的です。上長の承認を受けたら同じ書類を経理部門に提出し、照合作業の後に利用した交通費が従業員に支払われます。

交通費の支払いは、次の給与と一緒に銀行口座に振り込まれる場合が多いです。企業によっては、その場で現金で支給する小口精算を行っているケースもあります。

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経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、20,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください。

まとめ

Suica単体でも交通費申請は可能ですが、経費精算システムと連携させると、利用履歴が自動でシステムに入力されるため、交通費精算業務がさらに効率化します。

申請者は利用履歴の印字やICカードリーダーでの読み取り作業などを削減でき、経理部門にとっても目視による確認作業や照合作業が最小限で済みます。そのため、紙やExcelを使った交通費精算から脱却し、リモートワークなど多様な働き方にも対応しやすくなります。

また、Suica対応の経費精算システムの導入により、経費精算全体におけるDX推進にもつながります。アナログな手法による交通費精算に課題を抱えている場合は、Suica対応の経費精算システムの導入を検討してみましょう。

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