個人事業主の経費とは？経費精算するメリット・経費にできるもの一覧

経費とは、業務上必要な費用を指します。仕入・通信費・接待交際費など勘定科目は多岐に渡り、経費にできるもの・できないものの区別は難しいものです。この記事では、個人事業主が知っておきたい経費精算のための必要条件や注意点などを詳しく解説します。

目次

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1. 個人事業主の経費とは
2. 個人事業主が経費精算するメリット
3. 個人事業主が経費にできる勘定科目一覧
4. 経費として認められるためのチェックポイント
5. 個人事業主の経費計上に必要な書類・項目
6. 個人事業主が経費にできないもの
7. 個人事業主の経費として認められにくいもの
8. 個人事業主が経費精算するときに気をつけたいこと
9. 経費を不正計上するとペナルティがある
10. 青色申告なら最大65万円の控除が受けられる
11. 経費精算システムを活用して会計管理をスムーズに
12. まとめ

個人事業主の経費とは

個人事業主の経費とは、業務上必要なPCやスマホの購入費・通信費・交通費・家賃などの費用全般を指します。一般企業の立て替え経費のような返ってくるものとは異なりますが、さまざまな費用を経費として計上できます。

ただし、プライベートでも使用しているものについては、事業用と私用を区別する必要があります。例えば、個人事業主が自宅を事務所として利用する場合、家賃・光熱費・通信費などを経費として計上するためには、家事按分に基づいた経費の計算が必要です。

そのため、個人事業主の経費精算は時間や手間がかかります。しかし、個人事業主が経費精算を行うと、所得税を減額できるなど、節税対策につながります。

本記事では、個人事業主が経費にできる勘定科目や経費計上に必要な書類、経費計上の際に気をつけたいポイントなどを解説します。

個人事業主が経費精算するメリット

個人事業主が経費精算する最大のメリットは、節税対策ができることです。経費精算を行うことで、事業所得にかかる所得税が減るため、納める税額を減額できます。個人事業主の事業所得とは、経費を差し引いた売上です。

その事業所得の金額に応じて所得税額が決まるため、課税対象である事業所得を抑えることにより、節税につながります。そのため、計上する経費が多いほど課税される事業所得が減り、手元に残るお金を増やすことができます。

また、経費精算を適切に行うことで、事業にどの程度コストがかかっているか把握しやすくなる点もメリットです。ひいては、収支管理を行いやすくなり、事業運営の見直しや資金管理にも役立ちます。

個人事業主が経費にできる勘定科目一覧

個人事業主が経費精算をする際には、勘定科目への振り分け作業が必要となります。確定申告前に慌てないためにも、どのようなものが経費に含まれ、どの区分に属するのか把握しておきましょう。

勘定科目	詳細
租税公課	国・地方自治体・地方公共団体などへ納める租税や公課個人事業税・消費税・固定資産税・地方公共団体の会費など
仕入	売上に貢献した商品の仕入れ値
消耗品費	購入価格10万円未満または使用可能期間が1年未満の消耗品事務用品・オフィス備品・電球・PC関連の機材など
減価償却費	固定資産（10万円以上または使用可能期間1年以上）購入価格を法定耐用年数で分割建物・車両・パソコンなど
広告宣伝費	自社宣伝にかかった費用名刺・チラシ製作費・WEB広告掲載費・新聞広告費など※広告宣伝費の経費計上は掲載日とする
旅費交通費	事業運営のためにかかった旅費交通費宿泊代・移動交通費・駐車料金・ガソリン代など
水道光熱費	オフィスの水道・電気・ガス料金※自宅を事業所にしている場合は経費の按分が必要
通信費	通信費用や郵送・書留費用電話代・サーバー代・インターネット台・切手代など※プライベートで利用する電話の場合は経費の按分が必要
地代家賃	事務所家賃・駐車場代・倉庫代※自宅を事務所にしている場合は経費の按分が必要
接待交際費	取引先への接待や贈答品費用接待目的の飲食・得意先への御中元やお歳暮など
荷造運賃	商品の納品にかかった費用商品送料・商品輸送運賃費・梱包資材購入費用など
外注工賃	外部業者に支払った報酬業務委託したデザイン料やプログラミング料・外注した清掃費用・事務代行や営業代行の委託会社へ支払う費用など
損害保険料	事務所の火災保険・自動車保険
修繕費	事務所や車両の修繕費など
貸倒損失	回収不能となった売掛金や貸付金の損失額
利子割引料	借入金に対する利息や受取手形の割引料
給料賃金	従業員に対して支払う給与・ボーナス・残業代
専従者給与	生活を同一とする家族従業員に対して支払う給与・ボーナス・残業代
福利厚生費	従業員のために支払った給与以外の費用従業員の健康診断・慶弔見舞金・忘年会や新年会など
雑費	どの勘定科目にも該当しない少額な出費引越し費用・NHK受信料・ごみ処理費用・写真印刷代など

経費として認められるためのチェックポイント

個人事業主の経費には、勘定項目によってはプライベートとの線引が難しいものがあります。また、税務署から経費として認められるためには、経費の必要条件を満たしていることが必要です。ここからは、経費として認められるためのチェックポイントを解説します。

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事業に関連する費用であることを主張できるか

経費として認められるためには、その支出が事業に必要な費用であることを説明できるかが重要なポイントです。税務署から確認を求められた際に、業務との関連性を示せなければ、経費として認められない可能性があります。

事業と関連性がない出費は、経費として計上できません。一方で、利益向上や業務遂行のために必要な支出など、業務との関連性が明確にできる費用は、経費として認められやすくなります。

業務との関連性を証明するには、証拠書類としてレシートや領収書が利用されますが、条件を満たせば他の書類も証拠書類として提出できます。また、領収書を準備していても、金額のみが記載されたものなどは情報が足りず、経費証拠書類としては不十分です。

税務署の指摘を受けないためにも、何のために支払ったものなのか、詳細を領収書に記載しておきましょう。

金額が常識の範囲内か

個人事業主の経費に金額の上限はないものの、売上に対して不自然に経費が多い場合、経費として認められない可能性があります。収入と経費のバランスによっては、税務署からプライベートな出費を、事業所の経費として計上していないか指摘を受ける恐れがあります。

常識の範囲を超えた高額な出費や、接待交際費が不自然に高い・回数が多い場合には、税務調査の対象になりやすく、経費として認められない場合があるため注意が必要です。

事業との関連性が証明できる書類を残すだけでなく、使用目的や、誰とどんな目的で打ち合わせや会食を行ったのか、書類に記載しておきましょう。

個人事業主の個人的な出費ではないか

経費にあたるか見極めが難しい場合には、その出費が業務上必要であるものか、または収益向上につながることを証明できるかが判断するポイントです。

例えば、衣類・メガネ・書籍・自家用車のガソリン代などは、個人事業主の個人的な出費と判断されやすく、経費として認められないケースがあります。

税務署から経費について指摘があった際に、事業のための出費であるという正当な理由や根拠があるもののみ経費として計上しましょう。

個人事業主の経費計上に必要な書類・項目

個人事業主が経費を計上する際には、事業の収益向上のために出費したという証明が必要です。そのため、購入したもののレシートや領収書を必ず保管しておきましょう。

また、領収書やレシートには、金額だけでなく、領収書受領会社名・但し書き・支払い日時・領収書交付者などの情報が記載されていることが重要です。これらの情報が不足していると、経費の証拠書類として不十分と判断される可能性があります。

なお、領収書の記入漏れがないか心配な場合には、支払証明書や出金伝票を受け取り、一緒に保管しておくとより安心です。

領収書もレシートもない場合

領収書やレシートがない場合や、必要項目の記入漏れ・記入ミスなどの不備が見つかった際には、必要項目を満たした書類を準備できれば、経費証明書類として提出可能です。

経費の証拠書類に必要な項目は、領収書受領会社名・支払い年月日・支払い金額・但し書き・領収書交付者の5項目です。例外として、バス・鉄道・飛行機・タクシー・駐車場などは、領収書受領会社名の記載がなくても、経費証明書類として認められます。

経費証明書類に必要な項目を記載した上で、経費の証拠書類として認められる書類には、出金伝票・クレジットカードの利用明細や請求書・冠婚葬祭の案内状・銀行振込明細・インターネット通販の購入確認メールをプリントアウトしたものなどがあります。

個人事業主が経費にできないもの

個人事業主の支出は、すべてが経費として認められるわけではありません。万が一、経費にできないものを事業用の口座から支払った場合には、「事業主貸」として仕訳を行う必要があります。

事業と関係のないお金の動きを適切に区別しないと、事業の資金額が合わなくなる原因にもなるため注意しましょう。ここからは、個人事業主が経費にできないものについて解説します。

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個人事業主自身の年金・保険料・健康管理のための出費

個人事業主自身が支払う国民年金や保険料、医療費などは、事業に直接必要な出費ではないため、原則として経費には計上できません。ただし、確定申告時に社会保険料控除として所得控除が可能です。

年金や保険料の所得控除を行う場合には、確定申告時に社会保険料控除証明書の添付が必要です。社会保険料控除証明書は、10月下旬頃から日本年金機構より順次対象者の自宅に届きます。

個人事業主自身の福利厚生

昨今ではスポーツクラブやエステなどをはじめとする従業員の健康のための福利厚生が充実していますが、個人事業主本人のための福利厚生は経費で落とすことはできません。自身の健康のための費用が事業に関係すると明確にできないためです。

単独経営、もしくは家族経営の場合は福利厚生を経費として計上できないため、家族以外の従業員を雇うまでは経費にできないことを把握しておきましょう。

家族以外の従業員の福利厚生

個人事業主自身とその家族の福利厚生は経費として認められませんが、家族以外の従業員を雇う場合は、福利厚生を導入しなければなりません。

健康診断にかかる費用や懇親会などの従業員を慰安するための費用は、福利厚生として計上しましょう。

プライベートの飲食代・買い物

プライベートな飲食や買い物は経費に含まれませんが、接待や仕事の打ち合わせ先での飲食代、得意先への手土産などは経費として計上できます。

飲食代や買い物であっても、事業と関連性があると判断できる出費は、業務上の経費として認められます。ただし、接待の2次会・3次会は、接待交際費として認められない場合が多いため注意しましょう。

個人として支払う税金

住民税や所得税など、事業主自身の所得に対してかかる税金は経費に含まれません。また、事業主自身の私有物にかかる、固定資産税や相続税なども経費として計上できません。税金に関する支出を仕訳する際には、「租税公課」の勘定科目が用いられます。
ただし、租税公課として計上できるのは、事業の運営に関連する税金に限られます。また、自宅を事業所として利用している場合や、車両をプライベートでも使用している際には、固定資産税や重量税の家事按分により、税金の一部を経費として計上できます。

個人事業主の家族へ支払う給料

個人事業主と生計を同一とする配偶者などの家族へ支払う給与は、経費として計上できません。

ただし、青色申告を行い「青色事業専従者給与に関する届出書」の提出により、生計を同一とする家族従業員に対して支払う給与・ボーナス・残業代を、専従者給与として経費に計上することは可能です。

減価償却できる10万円以上の物品

業務のために10万円以上の物品を購入した場合には、固定資産扱いとなり、経費として一括計上することはできません。10万円以上の固定資産を購入した場合には、法定耐用年数をもとに、購入価格を分割して計上する減価償却を行います。

社用車や10万円以上のパソコン、建物や特許権などが減価償却できる固定資産にあたります。また、10万円以上20万円未満の固定資産は「一括償却資産」として計上すれば、購入価格を3年間で分割して計上可能です。　

ただし、減価償却や一括償却資産では、資産価値が減少するものに対してのみ適切されます。時間経過や使用によって価値が下がらない、美術品や骨董品などは認められません。　

個人事業主の経費として認められにくいもの

個人事業主の経費として認められにくい物品として、スーツやネクタイが挙げられます。スーツやネクタイは、プライベートでも着用できるものであり、業務への関連性が低いと判断されるためです。

ただし、業務上必ずスーツが必要であると証明できる場合や、仕事用のスーツを事務所のロッカーなどで保管していて、業務中に着用していると写真などで証明できる場合には、経費として認められる可能性があります。

また、業務日数に応じて家事按分を行い、経費として計上する方法もあります。しかし、スーツを着用しなくても業務に差し支えがない場合には、経費として認められる可能性は低いでしょう。

個人事業主が経費精算するときに気をつけたいこと

個人事業主が経費精算する際には、税務署から指摘を受けないためにも、以下のことに気をつけましょう。

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支出を事業用とプライベート用で分ける

事業に関連性がある出費以外は経費にならないため、日頃から事業の支出とプライベートな支出を分けておくことがおすすめです。銀行口座やクレジットカードを、事業用とプライベート用で使い分け、混合しやすい費用の区分けを効率的に行いましょう。

また、資金に余裕があるのであれば、パソコン・携帯・自動車などの併用を避けましょう。業務用・プライベート用をしっかり分けることにより、経費精算がしやすくなります。

家事按分は正しく行う

家事按分とは、自宅や私物など、事業とプライベートの両方で使用しているものについて、事業使用比率をもとに経費を算出することです。家事按分することにより、課税対象となる所得を抑えられるため、節税対策につながります。

家事按分できる主な費用には、家賃・光熱費・通信費・車両関連などがあります。家事按分の算出方法に明確なルールはなく、使用面積や業務日数、使用時間を元に算出するのが一般的です。

家事按分では、税務署から指摘された際に、家事按分の基準について明確に説明できなくてはなりません。計上した費用の計算式や、大本の資料となった家の間取り図・光熱費の料金表などの書類を準備し、数字の根拠を明らかにしておきましょう。

領収書・レシートは5〜7年間保管する

経費計上した出費の証拠書類は、一定期間の保管義務があります。確定申告の種類によって保管期間が異なり、白色申告をした個人事業主は5年、青色申告をした個人事業主は7年の保管が必要です。

これらの書類は、税務調査が行われた際に、事業に関連性があることを示すために使用されます。そのため、領収書やレシートだけでなく、帳簿や請求書などもあわせて整理・保管しておくことが重要です。

参考：No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度｜国税庁

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

帳簿は定期的につける

個人事業主が経費精算を行う際は、帳簿を定期的に記帳することが大切です。経費の記録を後回しにすると、仕訳作業の負担が大きくなるだけでなく、領収書の紛失や記帳漏れにつながる可能性があります。

特に確定申告前にまとめて処理しようとすると、「何に使った支出なのか分からない」といった問題も起こりやすくなります。そのため、1か月ごとなど一定のタイミングでこまめに記帳するのがおすすめです。

定期的に帳簿をつけることで、経費管理をスムーズに行いやすくなり、確定申告時の負担軽減にもつながります。

一度設定した勘定科目は変更しない

勘定科目は、企業会計原則における「継続性の原則」というルールに基づき、一度設定したら同じ科目を毎年使い続ける必要があります。会計処理の方法が毎年変わってしまうと、過去のデータとの比較が難しくなり、正確な経営状況の把握ができなくなるためです。

例えば、コピー用紙の購入費用を「消耗品費」として計上していた場合、翌年以降に「事務用品費」などに変更することは、原則として認められません。ただし、法改正や税制改正など「正当な理由」がある場合は、勘定科目の変更は可能です。

参考：企業会計審議会企業会計原則・同注解｜財務会計基準機構

経費を不正計上するとペナルティがある

経費の不正計上などが明らかになると、追徴課税のペナルティが課されます。経費の不正計上が故意でなくてもペナルティ対象となるため、経費精算する際には注意しましょう。

例えば、事業所得を少なく申告してしまうと、過少申告加算税により、未納税額に10%〜15%追徴課税した税額を納める必要があります。過少申告は、経費に含まれない支出を計上することで、納めるべき税金の額にズレが生じて課税されます。

また、仮装や隠ぺいなど故意に税金を少なく申告した場合には、重加算税により、過少申告加算税の追徴課税に加えて35%〜40%課税されます。

しかし、税務署から指摘を受ける前に過少申告に気が付き、修正申告を行えばペナルティを課されない場合があります。領収書の偽造や架空の経費計上は悪質な不正行為にあたり、重いペナルティとなるため、正しい税額を申告しましょう。

参考：No.2026 確定申告を間違えたとき｜国税庁

参考：加算税制度（国税通則法）の改正のあらまし｜国税庁

青色申告なら最大65万円の控除が受けられる

青色申告とは、一定の帳簿を備え付けて取引を記録し、確定申告を行う制度です。青色申告を行うことで、生活を同一とする家族の給与を経費計上できるだけでなく、青色申告特別控除で最大65万円の控除を受けられます。

青色申告の申請により、所得から最大65万円控除、家族の給与を経費計上、減価償却資産を30万未満まで一括計上、純損失を3年繰り越し・繰り戻しなどができます。ただし、65万円の控除を受けたい場合には、条件を満たす必要があるため留意しましょう。

参考：No.2072 青色申告特別控除｜国税庁

最大65万円の控除を受ける条件

青色申告特別控除で最大65万円の控除を受けるためには、いくつかの条件を満たす必要があります。主な条件は、複式簿記による記帳や、貸借対照表・損益計算書を添付して期限内に確定申告を行うことです。

さらに、e-Taxによる電子申告、または電子帳簿保存法に基づく優良な電子帳簿保存を行う必要があります。 これらのうち、e-Taxによる申告または優良な電子帳簿保存の要件を満たさない場合、控除額は55万円となるため注意しましょう。

参考：65万円の青色申告特別控除｜国税庁

経費精算システムを活用して会計管理をスムーズに

経費精算システムは、経費精算の手間やミスを減らし、会計管理をスムーズに行えるため、一般企業だけでなく個人事業主にとっても有効なシステムです。

経費精算システムを活用すれば、交通費精算の用紙が不必要、請求書など書類のペーパーレス化が可能になり、経費の金額把握も簡単に行えます。経費精算にかかっていた時間が大幅に短縮できるため、事業主の業務負担を軽減できます。

ただし、経費精算システムは種類が多いため、使いやすくサポート体制が充実しているものの選定が重要です。システムの運用方法などを確認して、ビジネススタイルにあったシステムを選びましょう。

まとめ

個人事業主が経費精算することで、課税対象となる事業所得を抑えられるため、節税対策につながります。経費として認められるものは、事業の利益につながるものや、業務に必要なものです。

一方で、プライベートな支出は経費にできません。事業とプライベートで兼用している支出については、家事按分によって事業利用分のみを計上する必要があります。また、領収書やレシートなどの書類は、必要項目を確認したうえで一定期間保管しなければなりません。

この記事を参考に経費にできるもの・できないものを正しく把握し、経費証拠書類の不備や不正計上を防ぎ、適切な管理を行いましょう。

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