パスポート発行費用は経費になる？勘定科目・精算時の注意点も解説

海外出張が目的でパスポートを発行する場合、その費用は経費として計上することができます。この記事では、パスポート発行費用を経費にするために気をつけたいポイントや仕訳時の勘定科目、経費にならないケースなどについて解説します。

目次

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1. パスポートの発行費用は経費になるのか
2. パスポート発行にかかる費用（東京都の例）
3. パスポート発行費用の勘定科目
4. パスポート発行費用が経費にならないケース
5. パスポート発行費用を経費にするための注意点
6. 個人事業主のパスポート発行は経費になるか
7. 経費精算システム導入で複雑な仕訳もスムーズに
8. 経費精算を効率化できるおすすめの経費精算システム
9. まとめ

パスポートの発行費用は経費になるのか

現代のグローバル社会において、仕事での出張は日本国内に留まらず、隣国の中国・韓国をはじめとしたアジア圏や欧米諸国など、海外へ渡航する企業も増えています。

国外へ出る際に、まず必要となるのがパスポートです。パスポートを申請するには、手数料や印紙代など、ある程度まとまった額を支払わなければなりません。そのため、パスポートの発行費用が経費になるか否かは気になるポイントです。

パスポートの発行費用は、業務上必要なものであると認められる場合には、経費として計上が可能です。ただし、経費にするにはいくつか条件があり、なかには経費として認められないケースもあります。

パスポートの発行費用が経費として認められるケース

パスポートの発行費用は、すべてが経費として認められるわけではありません。ただし、業務上必要である場合や、業務命令での取得などでは、経費として認められることが多いです。

以下では、パスポートの発行費用が経費として認められるケースについて解説します。

業務上必要であると判断された場合

パスポートの発行費用は、海外出張や海外赴任など、事業上必要な渡航のために取得・更新する場合には、経費計上できる可能性があります。

例えば、海外の取引先との商談や現地での打ち合わせ、海外工場での技術指導など、業務に関連する目的で継続的に海外渡航を行うケースが該当します。

また、海外に赴任する社員にとって、パスポートは業務を行ううえで必要な書類です。そのため、海外赴任準備の一環として、会社がパスポートの取得費用や更新費用を負担し、福利厚生費や旅費交通費などとして処理する場合もあります。

業務や採用において取得が必要な場合

会社の業務命令や採用条件として、パスポートの取得が求められている場合には、その取得費用を経費として処理できます。例えば、海外営業職や海外赴任を前提とした職種では、パスポートの取得が求人票や労働契約書に明記されていることも少なくありません。

また、入社後に会社の指示で海外赴任や海外出張が決定し、業務上パスポートの取得が必要になった場合も、会社負担として処理されるケースがあります。

パスポート発行にかかる費用（東京都の例）

パスポートの発行費用は、有効期間や年齢によって異なります。有効期間は5年用と10年用の2種類があり、18歳以上であればどちらかを選択可能です。一方、18歳未満は5年用のみ申請できます。

パスポートには本人確認のための顔写真が載りますが、未成年は経年による顔の変化が大きいためです。また、5年間有効のパスポートは、申請時の年齢が12歳以上か未満かで異なります。

下記は、東京都においてパスポートを新規申請または切替や訂正の申請をした場合にかかる料金の一覧表です。なお、収入印紙代は全国一律ですが、申請手数料は自治体や申請方法によって異なる場合があります。

有効期間	手数料	収入印紙	合計
10年間有効	2,300円	14,000円	16,300円
5年間有効 （12歳以上）	2,300円	9,000円	11,300円
5年間有効 （12歳未満）	2,300円	4,000円	6,300円

参考：パスポート手数料一覧｜東京都生活文化スポーツ局

パスポート発行費用は非課税

パスポートの発行費用を支払う際は、消費税は課税されません。これは、パスポートの申請費用には、収入印紙代が含まれており、国などに納める行政手数料にあたるためです。

そのため、パスポートが発行された時には、既に税金が支払われていることになり、経費計上する場合も、消費税区分は「非課税」として処理するのが一般的です。会計処理を行う際は、課税取引と区別して仕訳するよう注意しましょう。

申請時に必要な書類と費用

パスポートを申請する際には、戸籍謄本や住民票の写しなどの書類の準備が必要です。戸籍謄本の発行手数料は、全国ほぼ一律で450円程度ですが、住民票の写しは300〜400円と多少の差があります。

また、申請時には証明写真も必要です。無人写真機のスピード写真を利用すれば、700円程度で撮影できます。一方、写真スタジオで撮影する場合は、撮影プランや修整の有無によって数千円〜10,000円程度かかるケースもあります。

デジカメで撮影することも可能ですが、顔の位置やサイズ、背景など細かな規定を満たす必要があります。不備があると申請を受け付けてもらえない場合もあるため、専用のスピード写真機やスタジオでの撮影がおすすめです。

必要な書類	費用
戸籍謄本	450円
住民票の写し	300～400円
証明写真	700～10,000円

パスポート発行費用の勘定科目

パスポートの発行費用を仕訳する際の勘定科目には、主に「租税公課」と「旅費交通費」とがあります。ここからは、それぞれの勘定科目の特徴や、写真代などの仕訳について解説します。

「租税公課」もしくは「旅費交通費」、写真代は「雑費」

勘定科目「租税公課」とは、国や地方自治体へ支払う税金や行政手数料、公的機関への支払いなどを処理する際に使用する勘定科目です。パスポートの発行費用には、収入印紙代や地方自治体へ支払う手数料を含んでいるため、一般的には「租税公課」として仕訳されます。

また、戸籍謄本や住民票など、申請時に必要となる各種証明書の発行手数料も、租税公課に該当します。ただし、海外出張や海外赴任に伴ってパスポートを取得する場合には、渡航準備に必要な費用として「旅費交通費」に含めて処理するケースもあります。

なお、証明写真の撮影代金については、「雑費」または「消耗品」の科目で計上します。

条件を満たせば「福利厚生費」にできる

パスポートの発行費用は、条件を満たせば「福利厚生費」として処理することもできます。福利厚生費は会社が従業員のために支払う費用を指します。例えば、海外出張や赴任がある従業員に対して、会社がパスポート取得費用を負担する場合、福利厚生費に該当します。

ただし、福利厚生費として認められるのは、「賃金とは別」「対象範囲は全従業員」「社会通念上、妥当な金額」である場合のみです。これらの条件を満たすことで、福利厚生費としての計上が可能になります。

パスポート発行費用を経費計上する際に使用できる、主な勘定科目とその内容

勘定科目	内容
租税公課	国や都道府県・市町村へ納める税金・公共団体へ支払う会費など
旅費交通費	出張の際に利用する交通機関や宿泊先などへ支払う費用
福利厚生費	会社が従業員のために支払う、賃金以外の費用

パスポート発行費用が経費にならないケース

出張のためのパスポート発行費用は、基本的には経費としての計上が可能です。しかし、私用目的で取得した場合や仕事に必要であったことを証明できない場合など、経費として認められないことがあります。

ここからは、パスポート発行費用が経費にならないケースについて解説します。

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プライベートで取得した

出張の予定がないにも関わらずパスポートを申請した場合は、私用目的での取得とみなされます。そのため、海外出張や海外赴任の予定がない状態で取得した場合は、原則として経費にはできません。

また、もともとプライベート用に取得してあったパスポートを、海外出張に使用する場合にも経費としての計上は難しいです。一方で、従業員によってパスポート取得時期が異なると、不公平感が生じる場合もあります。

そのため、発行に必要な費用の一部を出張準備金として一律に支給したり、旅費に関する規定を設けておいたりするのも有効です。

仕事に必要であったことを証明できない

パスポートの発行費用を経費として計上するには、パスポートが仕事上必要であったことの証明が必要です。

海外出張で利用した宿泊先の資料や取引先で交換した名刺などは、きちんと保管しておきましょう。このような証拠を残しておくことで、税務署への説明もスムーズに行うことができます。

社員旅行が目的

社員旅行は海外へという企業も少なくありません。会社のイベントなので、仕事での出張と同様に考えて良いようにも思えます。

しかし、社員旅行を目的としたパスポートの発行費用は、経費とはみなされません。経費計上の対象になるのは、あくまでビジネスで使うために取得した場合です。

パスポート発行費用を経費にするための注意点

仕事上必要なパスポート発行費用を確実に経費として計上する際は、海外渡航した証拠の保管や旅費規定などさまざまな注意すべき点があります。ここからは、パスポート発行費用を経費にするための注意点について解説します。

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海外渡航した証拠を残しておく

パスポートの発行費用を経費計上する際は、その渡航が業務目的であったことを説明できるよう、海外渡航の証拠を残しておくことが重要です。業務との関連性を客観的に示せなければ、経費として認められない可能性があります。

そのため、宿泊先の領収書はもちろん、海外の取引先と交わした資料ややり取りの記録などを整理しておきましょう。

役員以外のパスポートは半額負担が基本

パスポートの有効期間は5～10年ですが、その間に従業員が退職する可能性もあります。代わりに入った従業員に海外出張を依頼する場合は、パスポートの発行費用を再度会社が負担することになります。

このような事態を想定して、殊に役員以外の従業員には半額負担と定めている企業も多いです。発行されたパスポートはプライベートで使うこともできるので、按分計上を基本とした考え方でもあります。

あらかじめ旅費規程を定めておく

旅費規程とは、交通費・宿泊費など出張に関する経費を精算する時の基準となるものです。内容は、企業によって異なりますが、出張中の通信費や食費の補助を含む日当を定めている企業も多くあります。

海外出張の際のパスポート申請費用についても、あらかじめ旅費規程に組み込んでおくことをおすすめします。また、旅費規程の内容を全従業員に周知しておくことで、出張経費の精算を巡るトラブルを避けることができます。

個人事業主のパスポート発行は経費になるか

企業に勤める会社員ではなく、個人事業主がパスポートを発行した際の費用はどのような扱いになるかも、気になるポイントです。この場合にも、パスポートの取得が仕事に必要なものと証明できれば、経費にできます。

ただし、会社員とは異なり、仕事先への訪問に個人の旅行を兼ねることが可能な場合も多いです。そのため、個人事業主のパスポート発行費用は、仕事とプライベートとの使用割合に応じた按分計上をするのが一般的です。

事業との関連性を証明する資料

個人事業主の場合、現時点では海外渡航予定はないものの、将来的に海外でビジネスをする予定、というケースもあるでしょう。しかし、このようなケースでは事業との関連性を十分に証明できず、パスポート発行費用は経費として認められないことがあります。

 パスポートが事業に必要であることを証明するためには、以下のような資料を提示できるようにしておくのがおすすめです。

1. 海外の取引先との契約書
2. 海外で開催される勉強会やセミナーの資料
3. 過去の海外での取引履歴

経費精算システム導入で複雑な仕訳もスムーズに

パスポート発行にかかる費用の複雑な仕訳を含め、経費の精算をよりスムーズに行うには、経費清算システムを取り入れるのも一つの方法です。

経費精算システムはさまざまなメーカーから販売されているので、自社の処理方法に合った製品を選びましょう。また、機能は限られますが、無料で使用できるものもあります。まずは気軽に試してみることをおすすめします。

経費精算を効率化できるおすすめの経費精算システム

まとめ

海外へ出張する際に必要となるパスポートの発行費用は、経費として計上することができます。しかし、取得したパスポートは個人的に使用することも可能なため、一般的には按分計上が基本です。

経費として計上するには、パスポートが仕事上必要であることを証明しなければなりません。宿泊先や取引先の資料など、海外で仕事を行った記録を確実に残しておきましょう。

また、あらかじめ旅費規程を定めておくことで、経費の支払いに関するトラブルを避けることができます。経費の精算をよりスムーズにするために、経費精算ソフトの導入がおすすめです。

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