製造業のシフト管理とは？課題や効率化の方法を解説

製造業のシフト管理では、2交替制・3交替制などの勤務形態に加え、工程ごとの必要人数や資格・経験、急な欠勤なども考慮する必要があります。本記事では、製造業のシフト管理における課題や効率化する方法、シフト管理システムを導入するメリット、選び方を解説します。

目次

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1. 製造業のシフト管理とは
2. 製造業のシフト管理における課題
3. 製造業のシフト管理を効率化する方法
4. 製造業でシフト管理システムを導入するメリット
5. 製造業向けのシフト管理システムを選ぶポイント
6. おすすめの製造業向けシフト管理システム10選
7. まとめ

製造業のシフト管理とは

製造業のシフト管理とは、工場や製造現場を安定して稼働させるために必要な人員を確保し、従業員の勤務時間や休日などを調整する業務です。

製造現場では、2交替制や3交替制などの勤務形態に加え、工程ごとに必要な人数や資格・経験、急な欠勤なども考慮しながらシフトを組む必要があります。

本記事では、製造業のシフト管理でよくある課題や効率化する方法、シフト管理システムを導入するメリット、選び方について解説します。 

製造業でよくある勤務形態

製造業では、工場の稼働時間や生産計画に合わせてさまざまな勤務形態が採用されています。代表的なものが、日中の時間帯に勤務する「日勤」、夜間に勤務する「夜勤」、勤務時間を2つの時間帯に分ける「2交替制」、3つの時間帯に分ける「3交替制」です。

日勤のみで稼働する工場もありますが、24時間体制で生産を続ける現場では、交替制勤務を取り入れるケースが多くあります。勤務形態によって必要な人数や勤務時間、休日の設定などが変わるため、自社の稼働時間や生産体制に合ったシフトを組むことが重要です。

製造業のシフト管理で重要な人員配置

製造業のシフト管理では、単に必要な人数を揃えるだけでなく、工程や作業内容に合わせて適切な従業員を配置することが重要です。たとえば、特定の資格が必要な作業や、経験や技術が求められる工程では、対応できる従業員を配置しなければなりません。

また、同じ工程に経験者が偏ってしまうと、休暇や欠勤が発生した際に現場が回らなくなる可能性があります。従業員の資格やスキル、経験、勤務可能な時間帯などを考慮しながらバランスよく配置することで、安定した現場運営につながります。

生産計画と人員配置を照らし合わせ、各工程に必要な人材を確保できるシフトを作成することがポイントです。

製造業のシフト管理における課題

製造業のシフト管理では、勤務時間だけでなく、工程ごとの必要人数や従業員のスキル、急な欠勤なども考慮する必要があります。

そのため、従業員数が多かったり交替勤務を採用していたりする現場では、シフト作成や変更に時間がかかりやすいでしょう。ここでは、製造業でよくあるシフト管理の課題について解説します。 

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交替勤務によってシフト作成が複雑になる

2交替制や3交替制を採用している製造現場では、勤務時間や休日の組み合わせが複雑になりやすく、シフト作成に手間がかかります。日勤と夜勤のバランスを考えながら、連続勤務や勤務間隔などにも配慮する必要があります。

さらに、従業員ごとに勤務できる時間帯や希望休が異なる場合、一人ひとりの条件を確認しつつ調整しなければなりません。従業員数が多くなるほど調整項目も増えるため、担当者の負担が大きくなりやすい点が課題です。

作業内容やスキルを考慮した配置が必要

製造現場では、製造ラインや工程ごとに必要となる経験・資格・スキルが異なります。そのため、単純に人数を揃えるだけでは、適切な人員配置にはつながりません。

たとえば、特定の資格が必要な工程には有資格者を配置したり、経験者と新人を組み合わせたりするなど、作業内容に応じた調整が必要です。さらに、従業員ごとの得意な作業や経験年数なども考慮することで、現場をスムーズに稼働させやすくなります。

こうした条件を担当者が一つひとつ確認しながらシフトを作成すると、調整に時間がかかるだけでなく、配置漏れや人員の偏りが発生する可能性もあります。そのため、必要なスキルや資格を考慮しながら、適切な人材を各工程に配置できる仕組みを整えることが重要です。

急な欠勤やシフト変更への対応に手間がかかる

製造現場では、当日の体調不良による欠勤や急な交代希望などが発生することがあります。欠勤者が出た場合は、代わりに勤務できる従業員を探すだけでなく、担当する工程に必要な経験や資格、スキルを持っているかも確認しなければなりません。

また、代替要員を決めた後はシフト表を修正し、関係する従業員へ変更内容を伝える作業も必要です。特に交替勤務や複数の工程がある現場では、一人の欠勤がほかの従業員の勤務時間や配置にも影響する場合があります。

こうした対応が頻繁に発生すると、シフト作成担当者の負担が大きくなり、本来の業務に時間を割きにくくなることも考えられます。

急な欠勤や変更にもスムーズに対応できるよう、代替要員を探しやすくしたり、変更内容をすぐに共有できたりする仕組みを整えることが重要です。

紙やExcelでの管理では情報共有しづらい

紙やExcelでシフト表を管理している場合、変更が発生するたびにシフト表を修正し、従業員へ最新の内容を共有する必要があります。特に紙で管理していると、変更のたびに印刷し直したり掲示したりする手間が発生します。

また、Excelで管理する場合も、複数のファイルやシートを使っていると最新情報が分かりにくくなることがあります。

変更内容の反映漏れや転記ミス、従業員による確認漏れなどにつながる可能性もあるため、情報を一元管理して共有できる仕組みを整えることが重要です。

製造業のシフト管理を効率化する方法

製造業のシフト管理を効率化するには、シフト作成のルールを整理し、管理方法を見直すことが重要です。

紙やExcelでの管理をデジタル化したり、シフト管理システムを導入したりすることで、シフトの作成・変更・共有にかかる負担を減らせます。ここでは、製造業のシフト管理を効率化する具体的な方法を解説します。 

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シフト作成のルールを明確にする

シフトを効率よく作成するには、あらかじめ作成時のルールを決めておくことが大切です。必要な人数や勤務パターン、従業員の資格・経験、希望休、連続勤務など、考慮する条件を整理しておきましょう。

ルールを明確にしておけば、担当者が変わっても同じ基準でシフトを作成しやすくなります。また、毎回判断する内容が減るため、シフト作成にかかる時間の短縮にもつながります。

製造ラインや工程ごとに必要な条件を整理しておくことで、配置ミスも防ぎやすくなるでしょう。

シフト表をデジタル化する

紙やExcelでシフトを管理している場合は、デジタル化することでシフト表の作成や修正、共有を効率化できます。

パソコンやスマートフォンから勤務予定を確認できるようにすれば、紙のシフト表を配布したり、変更内容を一人ひとりに伝えたりする手間を抑えられます。

また、急な欠勤や交代によってシフトを変更する場合も、データを修正して最新の情報を共有しやすくなります。変更前のシフトを参照してしまうといったミスも防ぎやすくなるため、管理者と従業員の双方にとって使いやすい環境を整えられます。

シフト管理システムを導入する

シフト管理にかかる負担をさらに減らしたい場合は、シフト管理システムの導入も有効です。シフト管理システムには、従業員からの希望シフトの収集やシフト表の作成、勤務予定の共有など、シフト管理に必要な業務を効率化する機能が備わっています。

製造業では、2交替制や3交替制などの勤務形態に加えて、工程ごとの必要人数や資格・経験なども考慮する必要があります。そのため、単純なシフト作成だけでなく、複雑な勤務条件や人員配置にも対応できるシステムを選ぶことが重要です。

自社の勤務形態やシフト作成ルールを整理したうえで、必要な条件を設定できるか、シフト作成を支援する機能があるかなどを確認するとよいでしょう。

製造業でシフト管理システムを導入するメリット

製造業では、勤務形態や工程ごとの必要人数、従業員の資格・経験など、さまざまな条件を考慮してシフトを作成する必要があります。

シフト管理システムを導入すれば、シフトの作成や変更、スキルを考慮した人員配置、従業員への共有などを効率化できます。ここでは、製造業でシフト管理システムを導入する主なメリットを解説します。 

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シフト作成の負担を軽減できる

シフト管理システムを利用すると、従業員の勤務希望や必要人数などの条件をもとにシフトを作成できるため、担当者の作業負担を抑えられます。

特に2交替制や3交替制など、勤務パターンが複雑な現場では、手作業で一人ひとりの勤務時間や休日を調整する必要がなくなり、シフト作成にかかる時間を短縮しやすくなります。

また、自動作成機能を備えたシステムであれば、あらかじめ設定した条件に沿ってシフトを組める場合もあります。作成後に管理者が手動で修正できるサービスを選べば、現場の状況に合わせた調整も行いやすくなるでしょう。

必要なスキルを持つ従業員を配置しやすくなる

製造業では、工程や作業内容によって必要な資格や経験、スキルが異なります。そのため、単純に必要な人数を揃えるだけではなく、各工程に適した従業員を配置することが重要です。

シフト管理システムに従業員の資格やスキル、経験などを登録しておけば、必要な人材を確認しながらシフトを作成できます。たとえば、特定の資格が必要な工程には有資格者を配置する、経験者と新人を組み合わせるといった調整もしやすくなります。

人員配置の条件を管理しやすくなることで、配置ミスの防止にもつながります。

シフト変更や欠勤にも対応しやすくなる

製造現場では、従業員の急な欠勤や交代希望などによって、予定していたシフトを変更しなければならないケースがあります。シフト管理システムを導入していれば、変更が発生した際もシフトを修正し、最新の勤務予定を一元的に管理できます。

さらに、従業員の資格やスキルを登録できるシステムなら、欠勤者の代わりに勤務できる人材を探す際にも役立ちます。必要な条件を満たす従業員を確認しながら代替要員を検討できるため、急な変更にも対応しやすくなるでしょう。

従業員へのシフト共有を効率化できる

シフト管理システムでは、作成した勤務表をシステム上で共有できるため、従業員への勤務予定の伝達を効率化できます。従業員はスマートフォンやパソコンから自分のシフトを確認できるので、紙の勤務表を配布したり、掲示板を確認したりする手間を減らせます。

また、シフトの変更が発生した場合も、システム上で修正内容を反映しておけば、従業員が最新の勤務予定を確認できます。変更のたびに担当者が一人ひとりへ連絡する必要がなくなるため、管理者の負担軽減にもつながるでしょう。

さらに、全員が同じ最新情報を確認できる環境を整えることで、古い勤務表を見てしまうといった行き違いや、変更内容の伝達漏れも防ぎやすくなります。

シフトの作成だけでなく、変更や共有まで一元管理できることは、製造現場の日常的な勤務管理をスムーズにする大きなメリットです。

製造業向けのシフト管理システムを選ぶポイント

製造業では、勤務形態や必要な人員だけでなく、従業員の資格・経験、工場ごとの勤務ルールなども考慮してシフトを作成する必要があります。そのため、一般的なシフト管理機能だけでなく、自社の製造現場に合った条件を設定できるかを確認することが大切です。

ここでは、製造業向けのシフト管理システムを選ぶ際に確認したいポイントを解説します。 

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2交替制・3交替制などに対応しているか

製造業では、日勤だけでなく2交替制や3交替制、夜勤など、さまざまな勤務パターンが採用されています。そのため、システムを選ぶ際は、自社で設定している勤務形態を登録できるか確認しましょう。

特に、勤務時間や休憩時間、夜勤の回数、休日などを細かく設定できるかは重要なポイントです。複雑な勤務パターンにも対応できるシステムであれば、現場のルールに合わせてシフトを作成しやすくなります。

導入前に実際の勤務表を想定し、無理なく管理できるか確認しておくと安心です。

必要なスキルや資格を考慮して配置できるか

製造現場では、工程によって必要となる資格や経験、担当可能な業務が異なります。そのため、従業員の情報を登録し、シフト作成時の人員配置に活用できる機能があるか確認しましょう。

たとえば、特定の資格が必要な工程に有資格者を配置したり、経験者と新人を組み合わせたりする場合に、スキル情報を活用できると便利です。

単純に人数を合わせるだけではなく、工程ごとの条件を考慮して配置できるシステムを選ぶことで、シフト作成の精度を高めやすくなります。

シフト希望の収集・変更がしやすいか

製造業では、従業員の勤務希望や休日の希望を確認したうえでシフトを作成する必要があるため、希望シフトを簡単に収集できるか確認しましょう。

従業員がスマートフォンやパソコンから希望休や勤務可能な時間帯を提出できるシステムなら、紙や口頭で希望を集める手間を減らせます。提出状況や希望内容もシステム上でまとめて確認できるため、管理者が情報を整理しやすくなる点もメリットです。

勤務希望の提出からシフトの作成・変更、最新の勤務予定の共有までを一つのシステムで完結できるかを確認しておくと、導入後の運用もスムーズになるでしょう。

勤怠管理や給与計算と連携できるか

シフト管理だけでなく、勤怠管理や給与計算などの関連業務と連携できるかも重要です。シフト上の勤務予定と実際の出退勤時間を連携できれば、予定と実績の確認がしやすくなり、勤務時間の集計にかかる作業を効率化できます。

さらに、給与計算システムと連携できるサービスなら、勤務時間や残業時間などのデータを給与計算に活用できる場合があります。現在利用している勤怠管理・給与計算システムがある場合は、連携の可否や対応しているサービスを事前に確認しておきましょう。

工場や拠点が複数ある場合にも対応できるか

複数の工場や製造拠点を運営している企業では、拠点ごとのシフトを個別に管理するだけでなく、全体の勤務状況をまとめて確認できる機能があると便利です。

たとえば、工場ごとに異なる勤務時間や休日のルールを設定しながら、それぞれのシフトを管理できるシステムであれば、拠点ごとの事情にも対応しやすくなります。

管理者が複数拠点の人員状況をまとめて確認できるか、拠点をまたいだ従業員の管理に対応しているかなども、導入前に確認しておくとよいでしょう。

おすすめの製造業向けシフト管理システム10選

まとめ

製造業のシフト管理では、2交替制・3交替制などの勤務形態に加え、工程ごとの必要人数や従業員の資格・経験、急な欠勤やシフト変更など、さまざまな条件を考慮する必要があります。

紙やExcelで管理している場合、シフト作成や変更、情報共有に時間がかかり、担当者の負担が大きくなりやすい点にも注意が必要です。

こうした課題を解消するには、シフト作成のルールを明確にしたうえで、シフト表をデジタル化したり、シフト管理システムを導入したりする方法が有効です。

システムを選ぶ際は、2交替制・3交替制への対応だけでなく、資格や経験を考慮した人員配置、シフト希望の収集・変更、勤怠管理や給与計算との連携、複数の工場・拠点の管理など、自社の運用に必要な機能が備わっているか確認することが大切です。

自社の勤務形態やシフト管理の課題を整理し、現場に合ったシステムを選ぶことで、管理業務の効率化と適切な人員配置につなげられるでしょう。