【2025最新】経費精算システムおすすめ19選を比較！無料システムや導入社数ランキングも紹介

従業員の交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を便利にする経費精算システム。本記事では、経費精算システムのおすすめをご紹介。中小企業や大企業向け、無料で使えるシステムはもちろん、経費精算システムの料金や導入社数も一覧表で分かりやすく解説します。

目次

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1. 経費精算システムの始め方
2. 経費精算システムとは
3. 経費精算システムを導入するメリット
4. 経費精算システムを導入するデメリット・注意点
5. 経費精算システムの基本機能
6. 経費精算システムを選ぶ5つのポイント
7. 経費精算システムのおすすめ19選
8. 経費精算システムと会計ソフトの違い
9. 経費精算システムの導入で使える補助金
10. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
11. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システムの始め方

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、企業における重要な経理業務である経費の申請・承認から精算までを効率的に行えるよう手助けしてくれるツールです。知識のない人でも扱いやすく、今までの紙ベース・Excelベースでの業務を大幅に効率化・自動化してくれます。

経費精算は事業運営には欠かせないものですが、交通費、出張費、接待費など多くの項目の経費を1つずつ精算するのは面倒な作業で、時間もかかります。さらに、従来のやり方では知識がある人でないと難しい業務でした。そのような問題の解決に役立つのが、経費精算システムです。より詳しく経費精算システムについて知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムの導入によって、従業員の負担軽減やコストの削減など多くのメリットがあります。ここでは利用者別に得られるメリットを解説します。

申請者のメリット

申請書作成の手間が省ける

経費精算システムには、領収書やカード利用履歴の読み取り機能、交通ルートと費用の算出機能など、自動入力・自動計算の機能が備わっているため、申請書作成にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。

特に、交通費の計算は定期利用区間なども考慮しなければならないため、人力で計算するのは時間がかかり、計算ミスも起こりやすくなります。それが、ルートと費用の自動算出やカードの利用履歴読み取り機能があることで、簡単にミスなく申請書を作れます。

申請書提出が簡単にできる

紙ベースでの申請は申請書の提出の際に、承認者または申請者のもとに出向かなければなりません。しかし経費精算システムを導入すれば申請内容がデータで管理されるため、承認者や申請者が不在でも滞りなく業務を行えます。

またWebブラウザやスマホアプリ対応の経費精算システムなら、いつでもどこでも経費生産が可能です。そのため精算業務のために出社する必要がなく、精算を月末に溜め込んでしまうといった業務の滞りも防ぐことができます。

承認者のメリット

承認フローの手間が省ける

経費申請を書面上で行う場合、申請者や承認者・経理担当者が会社に出社し、ハンコを押して申請をする必要があります。しかし経費精算システムを導入すれば、画面上の操作で承認・却下・差し戻しに振り分けることができます。

またWebブラウザやスマホ対応のシステムであれば、出社することなくいつでもどこでも申請や承認が可能です。ワークフローも可視化しながら経費業務を進めることで更なる迅速化が図れます。

経理担当者のメリット

申請書の確認作業が楽になる

申請書の自動入力・自動計算の機能は、申請者の手間を軽減するだけでなく、経理担当者の確認作業の負担軽減にも役立ちます。

経費の計算ミスなどの人為的ミスを防ぐことができるほか、申請フォームでは必須項目の設定もできるため記入漏れの防止に繋がります。そのため、一つひとつ手作業で書類を確認する必要もなくなります。

申請書の申請内容が正確かどうか細かくチェックするのは非常に大変な作業です。よってこのような作業負担が軽減されるのは大きな利点と言えるでしょう。

精算業務の手間が省ける

経費精算システムを会計ソフトやインターネットバンキングと連携することで、会計ソフトへの入力や振込作業の手間を軽減させることができます。

仕訳データや振込データは経費精算システムが自動作成してくれるため、別途作業をする必要がなくなり、データを取り込むだけで自動で仕訳作業・振込作業が行えます。また、これまで現金で精算していた場合は現金の管理が不要になる点もメリットです。

書類管理の負担軽減になる

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを使えば、申請に必要な領収書などの証憑書類の管理も楽になります。書類はシステム上で電子保存されるため、日付やフリーワード検索等で必要なときに書類の引き出しも可能です。

また電子帳簿保存法により、法人は証憑書類を7年間保存する必要があります。経費精算システムで書類をデータ保存しておけば、保存期間の間に紛失してしまうリスクも軽減できます。

経営者のメリット

不正やトラブルを防止できる

基本的に申請書は自動入力・自動計算されるため、金額や日付変更などの不正記入を防ぐことができます。また決められた流れで作業が進むため、規定から外れた行動は取りにくくなります。そのため申請書の不正記入や作成の防止に繋がります。

ペーパーレス化でコスト削減につながる

経費精算システムを導入することで、業務の効率化やペーパーレス化が進み、人件費や管理費の削減が可能になります。

従業員は経費精算にかかる作業時間を大幅に削減でき、その時間と労力を他の業務に充てることで、生産性の向上にもつながります。

これにより、経営者は経理業務のコスト削減を実現し、企業の管理コストを圧縮。最終的には利益の向上を目指すことができます。

経費精算システムを導入するデメリット・注意点

経費精算システムを導入することで多くのメリットが得られますが、導入の仕方によってはデメリットが発生する可能性もあります。システムを導入する際はこれらの事項にも注意しましょう。

システムの導入にコストがかかる

経費精算システムの導入・運用には少なからずコストがかかります。そのため初期費用などの導入費用、運用や管理・メンテナンスにおけるランニングコストなど、費用全体を算出する必要があります。

システム導入によって削減が期待できるコストと、新たに発生するコストを元にシミュレーションを行い、費用対効果が得られるか検証しましょう。

システムの適応に時間がかかる

経費精算システムに限ったことではありませんが、新しい制度やシステムが導入されると今までの業務に慣れ親しんだ従業員は、少なからず負担を感じるものです。

経費精算システムの導入によって、社内の規定やワークフローを変更しなければならない場合もあり、新しい業務スタイルに適応するのに時間がかかることもあります。また、システムに慣れない内は、トラブルが頻繁に発生する可能性も考えられます。

全ての業務を自動化できるわけではない

経費精算システムではさまざまな業務の自動化が実現できますが、経費生産に関わる全ての業務を自動化できるわけではありません。経費精算システムにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。

そのため経費精算システムを導入する際には、なぜ導入するのか、どのような効果を得たいのかといった導入目的を明確にさせる必要があります。

自社はどのような機能を持ったシステムを必要としているのか、従業員が使いやすいのはどのようなシステムか、業務のどこを自動化したいのかなど、ニーズと照らし合わせて慎重に選びましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか確認する

電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を紙ではなく、電子データで保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法には以下の三つの区分があり、それぞれの保存方法が定められています。それらを確認し、適切に管理しましょう。

参考：「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」｜国税庁

経費精算システムの基本機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を使うことが大切です。企業によって経費の種類や業務フローは異なるため、必要とする機能もそれぞれ違います。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。次のような機能が入力補助機能の例です。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力できる
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで交通費を自動算出できる
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得し申請できる
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請できる
ECサイト連携	購入履歴から自動で取り込み申請できる
代理入力	他の担当者が申請・承認作業を行える
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換できる

「交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい」「法人カードとカード連携を行いたい」「スマホの決済アプリと連携したい」など、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

申請・承認機能

経費精算システムには経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。スマホ対応の経費精算システムであれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更できる
申請書テンプレート	申請内容別の申請書テンプレートを選択できる
場所を選ばない申請・承認	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認ができる
規律違反チェック	規定に違反している申請を拒否・差し戻す
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント・データ添付機能	申請・差し戻し時にコメント・画像を表示

経理担当者の負担軽減機能

勘定科目ごとの自動仕訳機能やFBの作成、会計ソフトとの連携機能など、経費精算システムには経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

書類や領収書の管理、承認プロセスをデジタル化することで、手間を省き、コストや環境負荷を削減する目的で導入されます。

申請から承認・保存・分析まで、経費精算のプロセスをデジタル化することで、経費業務を大幅に効率化できます。また紙を使わないことで、コスト削減や環境負荷の軽減にも貢献します。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存でファイリング不要に	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

経費精算システムを選ぶ5つのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてからシステムを選びましょう。

前提｜経費精算に関する自社の課題を明確にする

経費精算システムを導入する際にはまず、経費精算に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に経費精算システムと言っても「機能の柔軟性」や「連携できるシステム」「サポート体制」などが各社の製品で異なります。そのため自社の経費精算に関する課題を整理することで、必然的に必要な経費精算システムの特徴が見えてきます。

自社の会社規模に合った管理体制を築けるか確認

経費精算業務は会社規模が大きくなれなるほど煩雑になります。そこで重要なのが組織内の管理体制です。例えば、上長による承認や経費担当者による二重チェックなどの管理権限の細かい設定・ログの履歴が確認できるかなどが必要になります。

よって、承認の順番や権限、承認者の通知方法などをシステム内で簡単に設定できるか、またフローの変更や、追加が容易かどうかも選定のポイントです。自社の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな経費精算が実現できます。

課題に合わせて機能を確認

経費精算には一般経費や交通費・出張費・交際費などさまざまな種類があります。その中で「どの経費の利用頻度が高いのか」「どこを改善したいのか」を明確にし、それらの課題を解決してくれる機能が備わっているシステムを選びましょう。

例えば「交通費精算の手間を減らしたい」「請求書の支払い処理や立替業務を楽にしたい」といった具体的なニーズに対応できるシステムや機能で選ぶことが必要です。

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。API連携なのかCSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

また既に導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にも繋がります。

導入・運用費用は自社に見合っているか

経費精算システムの費用相場はシステムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、数十万円〜数百万円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も数十万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～数十万円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、長期の運用によっては費用が高額になる場合もあります。

またシステムによっては、欲しい機能がオプション機能になっている場合があります。追加料金のかからない基本機能でどこまで経費業務がカバーできるか、システムによって削減できるコストや費用対効果も考えてシステムを選びましょう。

十分なサポート体制があるか

不具合やもしものトラブルに備えてサポート体制を確認しておきましょう。特に初めて経費精算システムを導入する企業や、知見のある人が社内にいない企業は、サポートの有無がスムーズな導入・運用に影響します。

サポート体制の充実度はベンダーごとに異なります。導入やワークフローの設定、他システムとの連携まで手厚くサポートしてくれる場合もあれば、メールやチャットによる簡単な対応のみの場合もあります。どのようなサポートが受けられるのか事前に確認しましょう。

経費精算システムのおすすめ19選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、おすすめの経費精算システムをご紹介します。資料請求と合わせて自社にあった最適なサービスを選びましょう。

小規模〜中小企業向け経費精算システムおすすめ12選

【比較表】小規模〜中小企業向けおすすめ経費精算システム

大企業向け経費精算システムおすすめ5選

【比較表】大企業向けおすすめ経費精算システム

無料で使えるおすすめ経費精算システム2選

経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムは、経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。経費精算システムはを導入することによって、経費精算に必要なフローを自動化することができます。経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請者や承認者である従業員も利用するため、誰もが使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

一方で会計ソフトとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。会計ソフトは経理担当者が仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

経費精算システムのその他の選び方

ここでは記事上部では紹介しきれなかった、経費精算システムのその他の選ぶ方について解説します。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのためにはまず自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

お試し無料トライアルがあるかで選ぶ

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

経費精算システムの導入手順

経費精算システムを導入する際には以下のような大まかな手順を踏み、それぞれの工程で見逃した点がないように導入手順を進めましょう。

1.自社の課題を洗い出す

経費精算システム選びでは、自社が必要とする機能が備わっているかが重要な比較ポイントですが、「自社が必要とする機能とは一体何か」を明確にするために、まずは経費精算業務における課題の洗い出しを行います。

課題を洗い出すことで、解決の優先度やシステム導入で実現したいこと、つまり導入の目的が見えてきます。欲しい機能に優先順位をつけてシステムの比較を行いましょう。

2.費用対効果を見極める

経費精算システムの導入・運用にはコストがかかります。初期費用やランニングコストの見積もりを出し、運用のシミュレーションを行いましょう。システム導入により発生するコストと、業務効率化で削減できるコストや生産性の向上度を見比べて、効果が見込めるシステムを選びます。

3.テスト運用で導入を判断する

利用したいシステムが選定できたらお試し期間を活用してテスト運用を行い、本導入の判断のために次のような点を確認しましょう。

1. 予定通り運用できるか
2. 操作性や使い勝手は良いか
3. 実際に業務効率化は実現できているか

従業員の感想や意見も集めて社内評価を行い、利用するプランや機能についても改めて検討するのがおすすめです。

経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者支援のために中小企業庁が行う補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数により異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：IT導入補助金2024

経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、18,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください！

累計導入社数No.1！企業規模や成長に合わせて低価格で導入できる「楽楽精算」

2,500を超えるサービスと連携しデータを自動取得できる「マネーフォワード クラウド経費」

無料プランあり！経費精算にかかる時間を約1/10に削減「ジョブカン経費精算」

まとめ

経費精算システムは業務効率化に役立つ便利なツールですが、製品数が多く、選定の際は慎重に比較して導入を決定する必要があります。

まずは、「規模感」「機能」「予算」「電帳法への対応」の4つのポイントを軸に製品を絞りましょう。その上で細かな機能や安全性、サポート体制についても検討し、自社に最適なシステムを選び取ります。

経費精算システムを導入する際は、ぜひ本記事で紹介した比較のポイントや注意点、おすすめの製品を参考にシステム選びを行ってください。

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