【公認会計士監修】経費精算システムおすすめ19選比較｜使いにくいサービスとは？後悔しない選び方も

本記事では、公認会計士・税理士の内山智絵さん監修のもと「使いにくい・使いやすい経費精算システムとは何か」「後悔しないサービスの選び方」を徹底解説します。記事中盤では、編集部おすすめの経費精算システムを複数ご紹介しますので、ぜひ「自社にとって使いやすい経費精算システム」を見つけて、資料請求・問い合わせをしてみましょう。

※監修者は「使いにくい・使いやすい経費精算システムとは」「選び方」についてのみ監修をおこなっております。その他の部分については監修者が監修したものではありません。

目次

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1. 経費精算システムの始め方
2. 経費精算システムとは？
3. 公認会計士が教える！使いにくい・使いやすい経費精算システムとは？
4. 公認会計士が教える！後悔しない経費精算システムの選び方
5. 経費精算システムのおすすめ19選
6. 経費精算システムの導入で使える補助金
7. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
8. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システムの始め方

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

経費精算システムとは？

経費精算システムは、企業における重要な経理業務である経費の申請・承認から精算までを効率的に行えるよう手助けしてくれるツールです。知識のない人でも扱いやすく、今までの紙ベース・Excelベースでの業務を大幅に効率化・自動化してくれます。

経費精算は事業運営には欠かせないものですが、交通費・出張費・接待費など複数項目の経費を1つずつ精算するのは面倒で知識がある人でないと難しい業務でした。それが経費精算システムによって誰でも簡潔に行うことができるようになります。

＼より詳しく経費精算システムを知りたいならこちらをチェック／

公認会計士が教える！使いにくい・使いやすい経費精算システムとは？

経費精算システムは「使いにくい・使いやすい経費精算システムとは何か」を明確にしておかないと、導入後に「使いにくい」と発覚し、最悪サービスの切り替えを検討しないといけなくなる場合があります。

とはいえ、導入前の段階だと「使いにくい・使いやすい」がイメージしづらい方も多いのではないでしょうか？

そこでこちらでは、公認会計士・税理士の内山さんご協力のもと、「使いにくい・使いやすい経費精算システム」を明確にしていきます。

経理担当者・現場それぞれで「使いにくい」は変わる

経費精算システムの「使いにくさ」は、経理作業を行う経理担当者と申請・承認を行う現場（申請者&承認者）の立場の違いで変化します。まず、それぞれの立場での「使いにくさ」を把握しましょう。

経理担当が使いにくいのは「作業負担を増やす経費精算システム」

内山さんの解説から、経理担当者が使いにくさを感じるケースは、経費精算システムで作業負担が減るどころか入力や照合の手間が発生していることがわかります。経理担当者の負担を軽減する機能がどれくらい精度が高いか・充実しているかは常に意識したいです。

現場が使いにくいのは「承認ワークフローが煩雑な経費精算システム」

内山さんの解説から、現場が使いにくいと感じる経費精算システムは、申請・承認時の煩わしさや不透明さが影響していることがわかります。申請・承認のフローのカスタム性や可視性が高いかは意識したいところです。

使いやすい経費精算システムは「データ連携・自動化機能が充実で承認ワークフローが柔軟」

経理担当者・現場の「使いにくい経費精算システム」を踏まえ、一方「使いやすい経費精算システム」とはどんなものなのか、内山さんにお聞きしました。

内山さんが提示した「データ連携と自動化機能が充実しており、承認ワークフローが柔軟で透明性の高い経費精算システム」は、経理担当・現場どちらの「使いにくい」と感じる要素を回避する特徴なのがわかりますね。立場の違いに関わらず、業務負担の削減・効率化が見込めるでしょう。

公認会計士が教える！後悔しない経費精算システムの選び方

先述した「使いにくい・使いやすい経費精算システム」を踏まえて、ここからは後悔しない経費精算システムの選び方をご紹介します。選び方のポイントは引き続き公認会計士・税理士の内山さんに解説いただいているので、ぜひ検討時の参考にしてみてください。

データ連携と自動化機能が充実している

経理担当者と申請・承認をする現場の負担を軽減できる使いやすい経費精算システムは、データ連携と自動化機能が充足しています。内山さんに具体的な特徴を解説いただきました。

以下、経費精算システムのデータ連携・自動化にあたる機能をピックアップしました。自社に必要なものはどれか確認して、それらの機能が網羅できるサービスを選択しましょう。

承認ワークフローが柔軟で進捗管理が可視化されている

後悔しない経費精算システムを選びたい場合、申請〜承認までのワークフロー設定に柔軟性があり、かつ進捗の動向がチェックできるか確認する必要があります。内山さんに具体的に何を確認すべきか解説いただきました。

サービスごとにワークフローの設定がどれくらい細かくできるか、進捗の可視性が高いかは差があります。導入前の無料トライアルやデモ動画視聴が可能なサービスであれば確認がしやすいので、ぜひ活用してみましょう。

操作が直感的で使い方が浸透しやすいか

使いやすさを大きく左右するのが、経費精算システム内で行う操作が直感的にできるかどうかです。以下、内山さんから操作性の重要性を解説いただきました。

「何がどこにあるかわかりづらい」「操作がしにくい」などの要素があると、経理担当者・現場への浸透がしにくくストレスを与えてしまうのは想像に難くないです。ワークフロー・進捗の可視性の確認と同様、導入前のトライアルやデモ動画で確認できる部分になるので、ぜひ活用して検討してみましょう。

費用対効果と長期的な運用コスト

後悔しない経費精算システムは、コストとサービスによって得られる恩恵のバランスが取れています。内山さんに、コストパフォーマンスの良さを見極める重要性を解説いただきました。

コスト面は安さについ惹かれがちですが、長期的に見ると初期費用・月額費用が高めのサービスの方が法改正に柔軟で、機能性も常に向上して使いやすい場合があります。資料請求や問い合わせのタイミングで、過去の法改正の対応スピードや今後の機能拡充展開について聞いてみるのがおすすめです。

経費精算システムのおすすめ19選

ここでは数ある経費精算システムを厳選し判明した、おすすめの経費精算システムをご紹介します。資料請求と合わせて自社にあった最適なサービスを選びましょう。

小規模〜中小企業向け経費精算システムおすすめ12選

【比較表】小規模〜中小企業向けおすすめ経費精算システム

大企業向け経費精算システムおすすめ5選

【比較表】大企業向けおすすめ経費精算システム

無料で使えるおすすめ経費精算システム2選

経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムは、経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費・出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。導入することによって、経費精算に必要なフローの自動化が実現可能です。経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請者や承認者である従業員も利用します。

一方で会計ソフトとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。また、会計ソフトを利用するのは基本的に経理担当者のみになります。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムの導入によって、従業員の負担軽減やコストの削減など多くのメリットがあります。ここでは利用者別に得られるメリットを解説します。

申請者のメリット

申請書作成の手間が省ける

経費精算システムには、領収書・カード利用履歴の読み取り機能や交通ルートと費用の算出機能など、自動入力・自動計算の機能が備わっているため、申請書作成にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。

交通費の計算は定期利用区間なども考慮しなければならないため、従来の人力での計算は時間がかかり、計算ミスも起こりやすいものでした。それが、ルートと費用の自動算出やカードの利用履歴読み取り機能があることで、簡単にミスなく申請書を作れます。

申請書提出が簡単にできる

紙ベースでの申請書の提出は、承認者または申請者のもとに出向かなければなりません。しかし経費精算システムを導入すれば申請内容がデータで管理されるため、承認者や申請者が不在でも滞りなく業務を行えます。

またWebブラウザやスマホアプリ対応の経費精算システムなら、いつでもどこでも経費生産が可能です。そのため精算業務のために出社する必要がなく、精算を月末に溜め込んでしまうといった業務の滞りも防ぐことができます。

承認者のメリット

承認フローの手間が省ける

経費申請を書面上で行う場合、申請者や承認者・経理担当者が会社に出社し、ハンコを押す必要があります。しかし経費精算システムを導入すれば、画面上の操作で承認・却下・差し戻しに振り分けることができます。

またWebブラウザやスマホ対応のシステムであれば、出社することなくいつでもどこでも申請や承認が可能です。ワークフローも可視化しながら経費業務を進めることで更なる迅速化が図れます。

経理担当者のメリット

申請書の確認作業が楽になる

申請書の自動入力・自動計算の機能は、申請者の手間を軽減するだけでなく、経理担当者の確認作業の負担軽減にも役立ちます。

経費の計算ミスなどの人為的ミスを防ぐことができるほか、申請フォームでは必須項目の設定もできるため記入漏れの防止に繋がります。そのため、手作業で書類をひとつひとつ確認する必要もなくなります。

申請書の申請内容が正確かどうか細かくチェックするのは非常に大変な作業です。この作業負担が軽減されるのは大きな利点と言えるでしょう。

精算業務の手間が省ける

経費精算システムを会計ソフトやインターネットバンキングと連携すれば、会計ソフトへの入力や振込作業の手間を軽減させることができます。

仕訳データや振込データは経費精算システムが自動作成してくれるため、別途作業をする必要がなくなり、データを取り込むだけで自動で仕訳作業・振込作業が行えます。また、これまで現金で精算していた場合は現金の管理が不要になる点もメリットです。

書類管理の負担軽減になる

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを使えば、申請に必要な領収書などの証憑書類の管理も楽になります。書類はシステム上で電子保存されるため、日付やフリーワード検索等で必要なときに書類の引き出しも可能です。

また電子帳簿保存法により、法人は証憑書類を7年間保存する必要があります。経費精算システムで書類をデータ保存しておけば、保存期間の間に紛失してしまうリスクも軽減できます。

経営者のメリット

不正やトラブルを防止できる

基本的に申請書は自動入力・自動計算されるため、金額や日付変更などの不正記入を防ぐことができます。また決められた流れで作業が進むため、規定から外れた行動は取りにくくなります。そのため申請書の不正記入や作成の防止に繋がります。

ペーパーレス化でコスト削減につながる

経費精算システムを導入することで、業務の効率化やペーパーレス化が進み、人件費や管理費の削減が可能になります。従業員は経費精算にかかる作業時間を大幅に削減でき、その時間と労力を他の業務に充てることで、生産性の向上にもつながります。

これにより、経営者は経理業務のコスト削減を実現し、企業の管理コストを圧縮。最終的には利益の向上を目指すことができます。

経費精算システムを導入するデメリット・注意点

経費精算システムを導入することで多くのメリットが得られますが、導入の仕方によってはデメリットが発生する可能性もあります。システムを導入する際はこれらの事項にも注意しましょう。

システムの導入にコストがかかる

経費精算システムの導入・運用には少なからずコストがかかります。そのため初期費用などの導入費用、運用や管理・メンテナンスにおけるランニングコストなど、費用全体を算出する必要があります。

システム導入によって削減が期待できるコストと、新たに発生するコストを元にシミュレーションを行い、費用対効果が得られるか検証しましょう。

システムの適応に時間がかかる

経費精算システムに限ったことではありませんが、新しい制度やシステムが導入されると今までの業務に慣れ親しんだ従業員は、少なからず負担を感じるものです。

経費精算システムの導入によって、社内の規定やワークフローを変更しなければならない場合もあり、新しい業務スタイルに適応するのに時間がかかることもあります。また、システムに慣れない内は、トラブルが頻繁に発生する可能性も考えられます。

全ての業務を自動化できるわけではない

経費精算システムではさまざまな業務の自動化が実現できますが、経費生産に関わる全ての業務を自動化できるわけではありません。経費精算システムにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。

そのため経費精算システムを導入する際には、なぜ導入するのか、どのような効果を得たいのかといった導入目的を明確にさせる必要があります。

自社はどのような機能を持ったシステムを必要としているのか、従業員が使いやすいのはどのようなシステムか、業務のどこを自動化したいのかなど、ニーズと照らし合わせて慎重に選びましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか確認する

電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を紙ではなく、電子データで保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法には以下の三つの区分があり、それぞれの保存方法が定められています。それらに適切に対応・管理できるか確認しましょう。

参考：「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」｜国税庁

経費精算システムの基本機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を的確に取り入れて使うことが大切です。

ここでは、経費精算システムの基本的な機能をご紹介します。自社に必要な機能が何か考えならチェックしてみてください。

自動化機能

経費精算システムの自動化機能とは、申請事項の入力をサポートする機能です。交通費・旅費の経費を明細から取得、法人カード・スマホの決済アプリなどの決済手段と連携して購入履歴から経費を入力するなど、機能は多岐に渡ります。

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした自動化機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。以下、自動化機能の主な例です。取り入れたいものがあれば、サービス選びの際にチェックしてみましょう。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力できる
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで交通費を自動算出できる
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得し申請できる
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請できる
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請できる
ECサイト連携	購入履歴から自動で取り込み申請できる
代理入力	他の担当者が申請・承認作業を行える
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換できる

申請・承認機能

経費精算システムは、経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。例えば、スマホ対応であれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

他にも規律違反の申請を自動で拒否・差し戻したり、申請の進捗を通知するものなど、申請者・承認者どちらの経費業務も迅速化する機能があります。確保したいものがあれば、チェックしておきましょう。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更できる
申請書テンプレート	申請内容別の申請書テンプレートを選択できる
場所を選ばない申請・承認	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認ができる
規律違反チェック	規定に違反している申請を拒否・差し戻す
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント・データ添付機能	申請・差し戻し時にコメント・画像を表示

経理担当者の負担軽減機能

経費精算システムには、勘定科目ごとの自動仕訳機能・FBの作成・会計ソフトとの連携機能など、経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。従来負担だった入力業務が大幅に軽減され、人的ミスも予防しやすくなります。

導入する際は申請・承認の効率化に意識が向きがちですが、経費担当者の負担を根本から軽減する意識も持ちながら経費精算システムを選ぶようにしましょう。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

経費精算システムは、経費精算業務に必要な書類や領収書をデジタル化することが可能です。従来だと発生していた領収書や申請書などの書類の印刷代・ファイリング費用を削減できます。また、物理的な保管スペースの確保も必要なくなるので、環境負荷の軽減にも貢献します。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存でファイリング不要に	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者支援のために中小企業庁が行う補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数により異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：IT導入補助金2024

経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、18,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください！

累計導入社数No.1！企業規模や成長に合わせて低価格で導入できる「楽楽精算」

2,500を超えるサービスと連携しデータを自動取得できる「マネーフォワード クラウド経費」

無料プランあり！経費精算にかかる時間を約1/10に削減「ジョブカン経費精算」

まとめ

経費精算システムは業務効率化に役立つ便利なツールですが、製品数が多く、選定の際は慎重に比較して導入を決定する必要があります。細かな機能や安全性、サポート体制についても検討し、自社に最適なシステムを選びましょう。

経費精算システムを導入する際は、ぜひ本記事で紹介した比較のポイントや注意点、おすすめのサービスを参考にシステム選びをしてみてくださいね。

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