受付システムで内線は使える？仕組みやメリット、選び方を解説

受付システムには、内線電話を利用して担当者を呼び出せるものもあります。受付システムのさまざまな機能を活用しながら、内線のメリットも活かすことができます。本記事では、受付システムと内線電話の連携の仕組み、内線を使うメリット、システムの選び方、注意点を解説します。

目次

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1. 受付システムと内線電話の関係
2. 受付システムで内線を使うメリット
3. 受付システムは内線を使わない方法もある
4. 内線対応の受付システムを選ぶ際のポイント 
5. 内線対応の受付システムを導入する際の注意点 
6. まとめ

受付システムと内線電話の関係

受付システムとは、来訪者の受付や担当者への取り次ぎなどを自動化するシステムです。受付システムのなかには、内線電話と連携して担当者を呼び出せるものがあります。来訪者が受付画面で訪問先を選択すると、担当者の内線電話へ自動で発信できる仕組みです。

内線電話と連携できる受付システムなら、既存の電話設備を活用しながら、受付業務を効率化できます。受付担当者が電話を取り次ぐ手間を減らせるほか、来訪者が担当者へ直接連絡できる点もメリットです。

受付システムから内線で担当者を呼び出す仕組み

受付システムは、既存のPBXやビジネスフォンなどの電話設備と連携することで、来訪者から担当者への取り次ぎを自動化できます。PBXとは、会社内に設置された複数の電話機を接続し、内線や外線の通話を管理する電話交換機です。

来訪者が受付端末で担当者や部署を選択すると、受付システムがあらかじめ登録された内線番号へ発信します。担当者が不在の場合に別の担当者へ呼び出し先を切り替えたり、部署ごとに呼び出し先を設定したりできる製品もあります。

既存のPBXやビジネスフォンを利用できれば、電話設備を大きく変更せずに受付を自動化できます。ただし、連携できる電話設備や必要な設定は受付システムによって異なります。導入前に、自社で使用している電話設備に対応しているか確認しましょう。

内線電話の設置との違い

内線電話を設置する場合、来訪者は担当者や部署の内線番号を確認し、自分で電話をかける必要があります。担当者が変わった場合には、案内内容を変更する手間も発生します。

一方、受付システムなら、受付端末に表示された担当者や部署を選択するだけで呼び出すことが可能です。番号の押し間違いなどを防ぎながら、スムーズに担当者へ連絡できます。

また、受付システムは担当者への取り次ぎだけでなく、受付業務に関するさまざまな機能を利用できる点が特徴です。例えば、アポイントの登録・管理、来訪履歴の記録、受付データの収集・分析などの機能を備えた製品もあり、情報の管理に役立ちます。

受付システムで内線を使うメリット

受付システムと内線電話を連携すると、来訪者の受付から担当者への取り次ぎまでを効率化できます。ここでは、受付システムで内線電話を利用する具体的なメリットを2つ紹介します。

受付担当者による電話の取り次ぎを減らせる 

受付システムと内線電話を連携すると、受付担当者が電話をかけて担当者を呼び出す作業を減らせます。従来の受付では、来訪者から訪問先や担当者名を聞き、担当者の内線番号を確認して電話をかけるといった対応が必要です。

来訪者が集中する時間帯には、電話の取り次ぎだけで受付担当者の負担が大きくなる場合があります。受付システムなら、来訪者が端末から担当者や部署を選択すると、登録された内線番号へ自動で発信できます。

受付担当者が間に入らなくても担当者へ連絡できるため、取り次ぎにかかる時間を短縮できます。その分、受付担当者は来訪者への案内や郵便物の対応など、別の業務に時間を充てやすくなります。来訪者にとっても、待ち時間が少なくなる点がメリットです。

来訪者が担当者と直接話せる

受付システムと内線電話を連携すると、来訪者が受付端末から担当者へ直接連絡できます。受付担当者を介さずに担当者と通話できるため、来訪者が用件を伝えるまでの時間を短縮できるでしょう。

来訪者が受付端末で訪問先の担当者を選択すると、担当者の内線電話が鳴り、通話を開始できます。受付担当者が不在の場合でも、担当者本人や指定された部署へ連絡できるため、受付で待ち続ける時間も減らせます。

また、担当者側も来訪者の到着をすぐに把握できるため、必要に応じて受付まで迎えに行ったり、入館方法を案内したりといった対応を迅速に行えます。来訪者と担当者が直接やり取りできることで、受付から面会までの流れをスムーズにできる点が特徴です。

受付システムは内線を使わない方法もある

受付システムは、内線電話だけで担当者を呼び出す仕組みではありません。製品によっては、来訪者の受付情報をスマートフォンやビジネスチャットなどへ通知できます。

自社の勤務形態や電話設備、普段利用しているツールに合わせて、適した通知方法を選ぶことが大切です。ここからは、受付システムのさまざまなタイプについて詳しく解説します。

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スマートフォンに通知するタイプ

受付システムのなかには、来訪者が受付を完了すると、専用アプリを通じて担当者のスマートフォンへ通知するタイプがあります。担当者はスマートフォンで来訪者の到着を確認できるため、内線電話がない環境でも受付状況を把握できます。

例えば、担当者がオフィス内の別の場所にいる場合でも、スマートフォンに通知が届けば来訪者の到着を確認できます。外出が多い担当者や、フリーアドレスを導入していて席が固定されていない企業でも活用しやすい方法です。

固定電話を使わず、スマートフォンを業務連絡に活用している企業に適したタイプだといえるでしょう。

ビジネスチャットに通知するタイプ

受付システムには、来訪者が受付を完了すると、担当者が利用しているビジネスチャットへ通知を送るタイプもあります。こちらも、普段から業務連絡に使っているツールで来訪通知を確認できるため、新たに電話設備を用意する必要がない点が特徴です。

例えば、受付システムとビジネスチャットを連携すると、「〇〇様が受付しました」といった来訪通知を担当者や指定したグループへ送信できます。担当者はパソコンやスマートフォンから通知を確認し、受付へ向かうなどの対応が可能です。

ただし、対応するビジネスチャットの種類や通知方法は製品によって異なります。導入前に、自社で利用しているツールと連携できるか確認しましょう。

内線と通知機能を併用できるタイプ

受付システムのなかには、内線電話に加え、スマートフォンアプリやメール、ビジネスチャットなど、複数の通知方法に対応している製品もあります。

担当者の勤務場所や状況に応じて通知方法を使い分けられるため、さまざまな働き方に対応しやすい点がメリットです。例えば、社内にいる担当者には内線電話で呼び出し、外出が多い担当者にはスマートフォンへ通知するといった運用が考えられます。

また、内線とチャットへの通知を同時に行うことで、担当者が通知を見落とすリスクを抑える方法もあります。このように複数の通知方法に対応した受付システムなら、従来の電話設備を活用しながら、スマートフォンやビジネスチャットも組み合わせられます。

内線対応の受付システムを選ぶ際のポイント 

内線対応の受付システムを選ぶ際は、既存の電話設備との連携だけでなく、来訪者側の操作性や担当者情報の管理方法なども確認することが重要です。ここでは、内線対応の受付システムを選ぶ際に確認したいポイントを詳しく解説します。

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既存のPBXやビジネスフォンに対応しているか

内線対応の受付システムを導入する際は、現在使用しているPBXやビジネスフォン、電話回線などと連携できるか確認しましょう。

受付システムによって対応している電話設備や接続方法が異なるため、対応状況を確認せずに導入すると、既存設備が利用できない場合があります。導入前に現在の電話設備を確認し、システムの提供会社へ連携可否を問い合わせておくと安心です。

また、既存の電話設備をそのまま利用できるかだけでなく、連携に必要な機器や工事、設定費用が発生するかも確認しましょう。導入後のトラブルや想定外の費用を防ぐためにも、事前の確認が大切です。

来訪者が直感的に操作できるか

受付システムは、来訪者が初めて利用するケースも多いため、直感的に操作できるかを確認することが重要です。画面の表示が複雑だったり、操作手順が多かったりすると、来訪者が使い方に迷い、担当者を呼び出すまでに時間がかかることがあります。

例えば、担当者名や部署名が見つけやすく表示されているか、呼び出しボタンが分かりやすい位置にあるかなどを確認しましょう。タッチパネルを採用している場合は、文字の大きさや画面の見やすさもポイントです。

また、来訪者には取引先や採用面接の応募者など、さまざまな人が訪れます。そのため、特定の人だけでなく、誰でも迷わず受付できる操作性が求められます。可能であれば、デモや無料トライアルで実際の画面を確認したうえで導入を検討しましょう。

内線番号や担当者情報を管理しやすいか

担当者の異動や組織変更が多い企業では、内線番号や担当者情報を簡単に変更できる受付システムを選ぶことが重要です。担当者が変わるたびに複雑な設定や業者への依頼が必要になると、情報の更新に手間がかかります。

例えば、管理画面から担当者名や部署、内線番号などを変更できるシステムなら、組織変更があった場合でも社内で情報を更新しやすくなります。複数の担当者を登録できる場合は、部署ごとに分類したり、検索しやすい形で管理したりできるかも確認しておきましょう。

また、担当者の退職や異動が発生した際に、受付画面から古い情報をすぐに削除できることも重要です。導入時だけでなく、長期間にわたって使いやすいかという視点から、情報管理機能を確認しましょう。

内線以外の通知方法にも対応しているか

内線電話だけでなく、スマートフォンやメール、ビジネスチャットなど、複数の通知方法に対応しているかも確認しましょう。担当者が外出していたり、フリーアドレスで席を固定していなかったりする場合、内線電話だけでは来訪に気づきにくいことがあります。

スマートフォンのアプリやメール、ビジネスチャットに通知できるシステムであれば、担当者が社内の固定電話から離れている場合でも来訪を把握しやすくなります。

例えば、社内にいる担当者には内線電話、外出の多い担当者にはスマートフォンへ通知するといった使い分けも可能です。自社で普段から利用しているツールに対応しているかを確認しておきましょう。

内線連携以外の必要な機能も揃っているか

受付システムを選ぶ際は、担当者を内線で呼び出せるかだけでなく、自社の受付業務に必要な機能が揃っているかも確認しましょう。製品によって搭載されている機能が異なるため、導入後の使い方を具体的にイメージすることが大切です。

例えば、事前に来訪予定を登録できる来訪予約機能があれば、受付時の手続きをスムーズにできます。また、来訪者がスマートフォンなどで表示したQRコードを読み取って受付できる「QRコード受付」に対応した製品もあります。

このほか、受付通知や入館管理、担当者情報の管理など、企業によって必要な機能は異なります。内線連携だけで判断せず、自社の受付業務で必要な機能を洗い出してから製品を比較しましょう。

内線対応の受付システムを導入する際の注意点 

導入前に、電話設備との連携方法やシステムの運用方法を確認しておくことも重要です。ここでは、内線対応の受付システムを導入する際に確認したい注意点を解説します。 

電話設備によっては工事や機器の変更が必要になる

内線対応の受付システムを導入する場合、現在使用しているPBXやビジネスフォンによっては、追加の工事や機器の変更が必要になることがあります。受付システムによって対応している電話設備や連携方法は異なるため、事前に確認しましょう。

例えば、既存のPBXやビジネスフォンが受付システムに対応していない場合、対応する機器への交換や追加機器の設置が必要になる可能性があります。その場合、システム本体の費用だけでなく、機器代や工事費などの追加費用が発生することもあります。

導入を検討する際は、現在使用しているPBXやビジネスフォンのメーカー・機種などを確認し、提供会社に連携の可否や必要な工事、費用を事前に問い合わせておくと安心です。

担当者が不在の場合の対応を決めておく

内線電話で担当者を呼び出すタイプの受付システムでは、担当者が外出や会議などで不在の場合、内線電話に応答できない可能性があります。呼び出しに応答できないと、来訪者を受付で待たせることになるため、不在時の対応方法をあらかじめ決めておくことが重要です。

例えば、担当者が応答しない場合は同じ部署の別の担当者へ呼び出し先を切り替える、代表者や受付担当者へ通知するといった方法があります。

また、担当者が不在の場合に来訪者へ表示するメッセージや、代理対応する担当者を決めておくと、受付での混乱を防ぎやすくなります。実際の勤務状況を踏まえて、担当者が応答できない場合でも来訪者を適切に案内できる仕組みを整えておきましょう。

まとめ

受付システムには、既存のPBXやビジネスフォンと連携し、来訪者が受付端末から担当者や部署を選択して内線電話を呼び出せるものがあります。受付担当者による電話の取り次ぎを減らせるほか、来訪者が担当者と直接話せるため、受付業務の効率化につながります。

一方で、受付システムにはスマートフォンやメール、ビジネスチャットなど、内線電話以外の方法で担当者へ通知できるものもあります。自社の勤務形態や電話設備に合わせて、適した通知方法を選ぶことが大切です。

導入する際は、既存のPBXやビジネスフォンとの連携可否、来訪者の操作性、担当者情報の管理方法などを確認しましょう。また、内線連携以外に必要な機能が備わっているかも重要です。本記事を参考に自社の受付業務に適したシステムを選び、効率化を図りましょう。