督促状とは？書き方・例文と送り方、届いたときの対処まで解説

督促状（とくそくじょう）とは、支払期日を過ぎても代金や返済、税金などが支払われない相手に、あらためて支払いを求めるために送る文書です。民間の取引では催促状の次の段階として送られることが多く、督促状そのものに支払いを強制する力はありません。一方で、税金の督促状のように法律に基づいて送られるものや、裁判所が出す支払督促のように強制執行につながる手続きもあり、同じ「督促」でも重さがまったく違います。この記事では、督促状の意味と催促状・催告書・支払督促との違い、送るタイミングと流れ、書き方と例文、送り方、支払われないときの法的手段と時効を、民法・民事訴訟法・国税通則法などの一次情報に沿って整理します。督促状が届いた側の対処と、督促を手作業で回している会社の見直し方もあわせて解説します。

目次

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1. 督促状とは｜意味・催促状・催告書・支払督促との違い
2. 督促業務を支えるサービスの役割｜債権管理・後払い・掛け払いの違い
3. 督促状を送る流れとタイミング｜期日の翌営業日から法的手段まで
4. 督促状の書き方｜記載項目と例文（取引先向け・個人のお客様向け）
5. 督促状の送り方｜郵送・内容証明・メール・SMSの使い分け
6. 督促状を送っても支払われない場合｜催告書・支払督促・少額訴訟と時効
7. 督促状が届いたとき｜確認すること・放置するとどうなるか
8. 督促対応を見直すとき｜自社で回すか、サービスに任せるか
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ｜督促状対応で押さえたい5つのこと
11. 参考文献

督促状とは｜意味・催促状・催告書・支払督促との違い

督促状（とくそくじょう）とは、支払期日を過ぎても代金や返済が入金されない相手に、あらためて支払いを求めるために送る文書のことです。

「督促」は、約束した期日までに果たされない義務の履行を促すことを指します。会社どうしの取引では売掛金や請求代金、個人のお客様向けの販売では後払い代金や会費、金融機関では返済、国や自治体では税金や保険料の未納が対象になります。同じ「督促状」でも、送る人と法的な意味が異なる点が最初の注意点です。

民間の督促状は、法律で書式や送付時期が決められた文書ではなく、債権者が自社の判断で送る請求文書です。そのため、督促状に書かれた期限を過ぎても、それだけで差押えなどの強制的な手続きが始まることはありません。ただし、督促状で履行を求める行為は、民法でいう「催告」にあたると考えられ、時効との関係では意味を持ちます（詳しくは本記事の「支払われない場合」で解説します）。これに対して、国税の督促状は国税通則法に基づく手続きです。国税徴収法は、督促を受けた滞納者が督促状を発した日から起算して10日を経過した日までに完納しないときは、徴収職員が財産を差し押さえなければならないと定めています（国税徴収法第47条第1項第1号）。

混同されやすい5つの文書を、位置づけと法的な強制力で整理すると次のとおりです。

民間の取引では、催促状・督促状・催告書の呼び分けを定めた共通の法律上の定義は見当たらず、会社ごとに段階を分けて運用されています。自社が出す文書は、文面の重さと法的な位置づけの両方を意識して選びます。

督促業務を支えるサービスの役割｜債権管理・後払い・掛け払いの違い

督促状は「出す文書」ですが、実務の負担は文書そのものよりも、未入金の洗い出し、履歴の管理、相手への連絡に偏ります。

督促を仕組みに寄せる方法は、取引の形で3つに分かれます。請求と入金を自社で管理する債権管理、個人のお客様への回収を代行する後払い決済、法人間取引の督促まで代行する掛け払いです。次の表は、各サービスの商品ページ（2026年10月19日確認）の記載で役割の違いを並べたもので、優劣を示すものではありません。

督促状を送る前提になるのは、「どの請求が、いつから未入金か」を正確につかむことです。入金の確認を銀行明細と請求書の突き合わせに頼っていると、督促の対象の洗い出しに時間がかかり、すでに入金済みの相手へ督促状を送ってしまう誤りも起きやすくなります。この入金確認の部分を仕組みにする場合の一例が、Sansan株式会社が提供するBill One債権管理です。請求先ごとに固有のバーチャル口座番号を割り当ててリアルタイムに入金を消し込み、未回収の債権を含めて一覧表示で状況を確認できます。発行済み請求書のリマインド通知にも対応しています（出典：Bill One債権管理 よくあるご質問、2026年10月19日確認）。ただし、商品ページには督促状そのものを作成する機能の記載はなく、初期費用が発生して支払いが月払いではなく年額になる点には注意が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

債権管理システムそのものの機能や選び方は、債権管理システムとは？主な機能や比較ポイントをわかりやすく解説で整理しています。

督促状を送る流れとタイミング｜期日の翌営業日から法的手段まで

督促状は、期日後の入金確認と催促で行き違いを潰したうえで送る段階的な文書で、いきなり出すものではありません。

民間の取引には、督促状を送る日数や回数を定めた法律の規定は見当たりません。一方、民法第412条第1項は、債務の履行に確定期限があるときは、債務者はその期限の到来した時から遅滞の責任を負うと定めています。つまり、支払期日を過ぎた時点で遅延損害金などの対象になりうるのであって、督促状を送ったから遅滞になるわけではありません。金銭債務の遅延損害金は、民法第419条第1項により、遅滞の責任を負った最初の時点における法定利率によるのが原則です（約定利率が法定利率を超えるときは約定利率）。法定利率は、民法第404条により年3%から始まり、3年を1期として見直される変動制です。

督促状の役割は、入金漏れや行き違いの確認、支払いの意思と新しい期限の確認、そして「請求した」という記録を残すことにあります。段階を整理すると次のとおりです。タイミングは法律で決まっているものではなく、自社で決めておく目安の一例です。

「何日過ぎたら督促状を出すか」は、取引先との関係や金額に応じて自社で決めておく項目です。決めておかないと担当者ごとに対応がばらつくため、段階ごとのタイミングと文面を社内の運用ルールとして文書にしておくと、対応が安定します。時効の完成が近い債権や、相手と連絡がつかない場合は、段階を飛ばして内容証明郵便や法的手続きを検討します（時効は後述します）。

税金の督促状は「納期限から50日以内」に発せられる

税金の督促状は、民間の督促状とは扱いが異なります。国税通則法第37条は、納税者が国税を納期限までに完納しない場合、税務署長は督促状によって納付を督促しなければならないと定め、その督促状は原則として納期限から50日以内に発するものとしています。督促状を発した日から10日を経過した日までに完納しないと、前述の国税徴収法第47条により差押えの要件に当てはまります。釧路市のよくある質問も、督促状を「納期限を過ぎた場合に送らなければならない」とされる文書、催告書を「督促状を発しても納付がない方に納付を促す文書」と説明しています（出典：釧路市「「督促状」と「催告書」の違いはなんですか？」）。地方税の督促状は、各自治体の条例や案内に従うため、送付の時期や延滞金は届いた自治体の案内で確認します（出典：国税通則法・国税徴収法、e-Gov法令検索、2026年10月19日確認）。

督促状の書き方｜記載項目と例文（取引先向け・個人のお客様向け）

督促状には、宛先・発行日・差出人・表題・請求内容・新しい支払期限・振込先・行き違いの断り書き・今後の対応の9項目を、事実だけで簡潔に書きます。

督促状は、相手が「何の、いくらの、いつまでの支払いか」を一読で特定できることが最も重要です。感情的な表現や遠回しな言い方を避け、次の項目を漏らさず書きます。

例文1｜取引先（法人）に送る場合

取引先には、ビジネス文書としての形式と丁寧さを保ちつつ、期限と今後の対応は明確に書きます。次の例文は、自社の取引内容に合わせて「○」の部分を置き換えて使います。

例文2｜個人のお客様に送る場合

個人のお客様には、心理的な負担を与えないよう、やわらかい言い方を選びます。そのうえで、請求内容と新しい期限、連絡先は取引先向けと同じく明記します。

送付回数ごとの文面の変え方

督促状を複数回送る場合は、回を重ねるごとに文面の重さを上げます。実務上の一例を表にまとめます。

督促状に書かない方がよいこと

• 実際には予定していない法的措置の予告。書いた以上は実行できる状態にしておきます。
• 威圧的・脅迫的な表現や、人格を否定する言い方。相手との関係を損ない、かえってトラブルになります。
• 契約や請求書に根拠がない金額（遅延損害金など）。根拠のある金額だけを書きます。
• 入金済みかを確かめないままの送付。取引先の信用を傷つける原因になります。

請求書の写しを同封するときは、「写」と朱書きするなど写しであることがわかるようにしておくと、相手の計上ミスや不正な計上を防げます（出典：バクラク「督促状とは？催促状との違いや書き方・例文、届いたときの対応方法を解説」、2026年10月19日確認）。督促状に添える送付状の書き方は、送り状テンプレート【無料文例6選】シーン別の書き方とインボイス対応の注意点で解説しています。

ここまでの流れと書き方を、自社の運用に当てはめて確認してみてください。

督促状の送り方｜郵送・内容証明・メール・SMSの使い分け

督促状の送り方は郵送・内容証明郵便・メール・SMSの4つが中心で、段階が進むほど、送った事実と内容が記録に残る方法を選びます。

内容証明郵便は、郵便局の窓口のほか、インターネットで24時間受付をする電子内容証明サービス（e内容証明）でも差し出せます（出典：日本郵便「内容証明」、2026年10月19日確認）。なお、請求書の写しの同封や封筒の外側の書き方といった実務上の配慮は、ダイレクトメール発送の解説も参考になります（出典：ネクスウェイ「督促状とは？封筒や文書の正しい書き方や注意点」、2026年10月19日確認）。

個人のお客様への督促状づくりが負担になっているとき

個人のお客様に後払いで商品やサービスを販売している事業者にとって、督促状の作成と送付は、件数が少なくても神経を使う業務です。入金の有無を確かめ、督促状を作り、送り、それでも払われない相手には債権保証会社や弁護士への依頼も検討することになります。この回収の部分を代行してもらう場合の一例が、GMOペイメントサービス株式会社が提供するGMO後払いです。請求書の発行・督促業務・入金管理までを代行し、GMOペイメントサービスの与信を通過して正常に完了した取引については、未回収リスクが保証されます。決済時にリアルタイムで与信を行い、3-5秒で結果を返すと紹介されています。一方で、対面販売や電話受注には対応せず、Webサイトの審査があるため未完成のサイトでは申し込めません。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、妊活から子育て期の女性向けECサイト「hugkumi+」を運営する株式会社はぐくみプラスは、以前は未払いのお客様への督促状の作成と送付を自社で行っていたと紹介されています。

「後払いでお客様から期日までにご入金がなかった場合、弊社内で督促状を作成しお送りしなければならなかったんですね。」

株式会社はぐくみプラス 執行役員 此田有紀さん（取材時期2022年3月）。出典：GMOペイメントサービス「GMO後払い」導入事例

後払い決済の仕組みや、BtoCの後払いとBtoBの掛け払いの違いは、後払い決済サービスとは？仕組み・手数料の考え方とBtoC後払い・BtoB掛け払いの選び方で詳しく解説しています。

3サービスの役割を比較表で見る

督促状を送っても支払われない場合｜催告書・支払督促・少額訴訟と時効

督促状を送っても支払われない場合は、内容証明郵便の催告書、裁判所の支払督促、少額訴訟または通常訴訟の順に、相手と金額に合わせて手続きを選びます。

なお、この章は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別の案件で手続きを選ぶときは、弁護士・司法書士などの専門家に相談してください。

法的手続きの比較

裁判所の案内によると、令和8年5月21日以降は、支払督促や訴えの申立てを、民事裁判書類電子提出システム（mints）でオンライン提出できるようになりました。支払督促の流れは、(1)債権者の申立て、(2)書記官の審査と支払督促の発付、(3)債務者が受け取ってから2週間以内の督促異議の申立て、(4)異議がなければ債権者が期間内に仮執行宣言を申し立て、(5)仮執行宣言付支払督促の送達後に強制執行を申し立てる、という順です（出典：裁判所「支払督促」・裁判所「少額訴訟」、民事訴訟法第368条・第382条・第386条、2026年10月19日確認）。

時効の注意｜督促状を何度送っても時効は延びない

債権は、一定期間行使しないと時効で消滅します。民法第166条第1項は、債権者が権利を行使できることを知った時から5年間、または権利を行使できる時から10年間のいずれかが経過すると、債権が時効によって消滅すると定めています。

督促状や催告書で履行を求めると、民法第150条第1項により、その時から6か月を経過するまでの間は時効が完成しません（催告による時効の完成猶予）。ここで注意したいのは、同条第2項が、催告によって時効の完成が猶予されている間にされた再度の催告には、完成猶予の効力がないと定めている点です。つまり、督促状を何度送っても時効は延びません。たとえば、時効の完成まで残り2か月の債権に督促状を送った場合、猶予されるのは催告の時から6か月を経過するまでで、その間に支払督促や訴えといった民法第147条の手続きに進まなければ、猶予が切れたあとに時効が完成します。

一方、債務者が債務の一部を支払ったり、「待ってほしい」と支払いの猶予を求めたりすると、権利の承認にあたる場合があり、承認があった時から時効は新たに進行を始めます（民法第152条第1項）。時効が近い債権は、督促状を重ねるよりも、早めに法的手続きの準備を進めるのが実務の考え方です（出典：民法、e-Gov法令検索、2026年10月19日確認）。

法人間取引なら、督促と回収を外に出す方法もある

法人の取引先への売掛金では、督促のたびに取引関係への配慮が必要で、担当者の心理的な負担も大きくなります。支払督促や訴訟まで進める前に、与信の段階から督促・回収までを外部に任せる選択肢を検討する会社もあります。その一例が、GMOペイメントサービス株式会社が提供するGMO掛け払いです。新規取引先の与信審査から、既存の取引先への請求書発行、入金管理、督促（架電・再発行）までを代行し、GMOペイメントサービスの与信を通過して正常に完了した取引については、同社が債権の譲渡を受けて未回収リスクを負担する仕組みです。一方で、手数料や固定費の幅が広く、取り扱う商材や販売方法によっては費用が高くつく場合があると、商品ページに注意点が書かれています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例として、ノベルティ販売サイト「販促花子」を運営するチャンスメーカー株式会社は、自社独自の後払い決済を運用していたころ、未払いが発生した場合の督促・回収業務が負担だったと紹介されています。

「自社独自の後払い決済を運用していた時は、万が一お客様に未払いが発生した場合、弊社が督促・回収業務を行わなければなりませんでした。」

チャンスメーカー株式会社 ストア部部長 尾山正悟さん。出典：GMOペイメントサービス「GMO掛け払い」導入事例

売掛金が長期にわたって滞留したときの原因と対策、貸倒損失として処理する条件は、滞留債権とは？発生する原因や影響・予防対策・回収方法を解説で解説しています。

3サービスの役割を比較表で見る

督促状が届いたとき｜確認すること・放置するとどうなるか

督促状が届いたら、まず本物かどうかと請求の中身を確認し、支払い済みなら連絡、支払えないなら期限前に相談します。放置するのが最も状況を悪くします。

手順1　本物の督促状かを確認する

身に覚えのない請求は、架空請求や不当請求の可能性があります。書面に書かれた電話番号へ先に連絡せず、請求元の会社名と取引内容を確認してください。判断に迷うときは、消費者ホットライン「188」に電話すると、最寄りの消費生活センターや相談窓口を案内してもらえます（出典：消費者庁「消費者ホットライン」、2026年10月19日確認）。裁判所を名乗る書類が届いた場合も、書類に書かれた連絡先ではなく、裁判所の公式サイトで所在を確かめてから問い合わせます。

手順2　請求の内容を確認する

請求元、取引の内容、請求金額、支払期限、振込先、遅延損害金の根拠（契約の定め）を、手元の契約書・請求書・入金記録と照らし合わせます。すでに支払っている場合や、金額が違う場合は、すぐに請求元へ連絡して、入金日や根拠書類を示します。

手順3　支払うか、期限前に相談する

内容が正しければ、記載された期限までに支払います。期限までに支払えない事情があるときは、期限を過ぎる前に請求元へ連絡して、分割払いや支払日の変更を相談します。連絡せずに放置すると、督促の段階が次に進みます。

手順4　時効が気になるときは、先に専門家へ相談する

古い請求で、5年または10年が過ぎている可能性があるときは、時効の確認が必要です。民法第145条により、時効は当事者が援用しなければ、裁判所はこれによって裁判をすることができません。ただし、一部を支払ったり、支払いの猶予を求めたりすると、権利の承認にあたり、時効が新たに進行を始めることがあります（民法第152条第1項）。時効が気になるときは、支払いや連絡の前に、弁護士・司法書士などへ相談してください。経済的に余裕がない場合は、日本司法支援センター（法テラス）の相談窓口も利用できます。

亡くなった家族宛ての督促状が届いたとき

亡くなった家族宛ての督促状が届いた場合は、相続人として借金などを引き継ぐかどうかの判断が関わります。民法第915条第1項は、相続人は自己のために相続の開始があったことを知った時から3か月以内に、単純もしくは限定の承認または放棄をしなければならないと定めています。また、民法第921条第1号は、相続人が相続財産の全部または一部を処分したときは、単純承認をしたものとみなすと定めています。亡くなった方の債務を、相続財産から支払ってよいかどうかは判断が分かれるため、支払う前に弁護士・司法書士などへ相談してください（出典：民法、e-Gov法令検索、2026年10月19日確認）。

督促状を放置するとどうなるか

督促状そのものよりも、裁判所から届く支払督促や訴状のほうが、対応できる期間が短く、影響も大きくなります。裁判所の書類は、受け取った日と期限を必ず確認してください。

督促対応を見直すとき｜自社で回すか、サービスに任せるか

督促状の運用を見直すときは、負担が「未入金の洗い出し」「督促状の作成と送付」「回収の連絡」のどこにあるかで、検討する仕組みが変わります。

• 未入金の洗い出しや入金確認の行き違いに時間がかかる場合：請求と入金を一元管理する債権管理（Bill One債権管理など）
• 個人のお客様向けで、督促状の作成・送付と回収が負担な場合：督促を含む回収を代行する後払い決済（GMO後払いなど）
• 法人間取引で、与信から督促・回収までを外に出したい場合：掛け払い（GMO掛け払いなど）

いずれも、自社の取引の形に合うかを見極めるには、資料で機能の範囲、保証の条件、連携できるシステム、費用の考え方を確認するのが近道です。督促状の運用ルールを文書にしたうえで、仕組みに任せる範囲を決めると、導入後の運用も安定します。請求書そのものの作り方を見直したい場合は、請求書作成の手順と必須9項目｜インボイス・電帳法対応と作成方法の選び方【2026年版】も参考になります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 「督促状」の読み方は？

A. 「とくそくじょう」と読みます。「督促」は「とくそく」で、約束した期日までに果たされない義務の履行を促すことを指し、「督促状」はその支払いなどを求める文書です。

Q2. 督促状は支払期日から何日過ぎたら届きますか？

A. 民間の取引では、督促状を送る日数を定めた法律の規定は見当たらず、債権者が自社のルールで決めます。支払期日の翌営業日に入金を確認し、催促に応じない場合に督促状へ進むのが一般的な流れです。国税の場合は、国税通則法により、督促状は原則として納期限から50日以内に発するものとされています。

Q3. 督促状で一番やばいのはどんな段階ですか？

A. 裁判所から届く支払督促や訴状です。支払督促は、受け取ってから2週間以内に督促異議を申し立てないと、債権者が仮執行宣言を申し立てて強制執行に進める可能性があります。税金の督促状も、督促状を発した日から10日を経過した日までに完納しないと、差押えの要件に当てはまります。

Q4. 督促状は何をしたら届きますか？

A. 支払期日までに代金や返済、税金などを支払わず、請求元が督促が必要と判断したときに届きます。民間では催促状や連絡に応じなかった場合が多く、税金では納期限までに完納しなかった場合に、法律に基づいて送られます。

Q5. 民間の督促状に法的な効力はありますか？

A. 督促状そのものに、支払いを強制する効力はありません。ただし、履行を求める催告にあたり、民法第150条により、催告の時から6か月を経過するまで時効の完成が猶予されます。猶予中に再度催告しても猶予は延びないため、期間内に支払督促や訴えなどの手続きに進む必要があります。

Q6. 身に覚えのない督促状が届いたらどうすればよいですか？

A. 書面に書かれた連絡先に電話せず、まず請求元と取引内容を確認します。架空請求の疑いがあるときは、消費者ホットライン「188」に相談してください。裁判所を名乗る書類の場合も、書類記載の連絡先ではなく、裁判所の公式サイトで所在を確かめてから問い合わせます。

まとめ｜督促状対応で押さえたい5つのこと

督促状は、催促状から支払督促へと続く段階のなかで、相手に支払いを求める事実を記録に残す文書です。送る側も届いた側も、段階ごとの重さと期限を理解して対応することが、トラブルを避ける近道です。最後に、押さえておきたい点を整理します。

1. 督促状の位置づけを知る：催促状、督促状、催告書、支払督促の順に重みが増します。民間の督促状に強制力はなく、税金の督促状は法律に基づく手続きです。
2. 送る前に自社側を確認し、事実だけで書く：請求書の送り漏れや行き違いの入金を確かめ、請求内容・新しい期限・振込先・行き違いの断り書きを書きます。
3. 送り方と時効を押さえる：段階が進むほど記録が残る方法で送ります。催告による時効の完成猶予は6か月で、再度の催告では延びません。
4. 督促状が届いたら放置せず、本物かどうかと内容を確認する：裁判所の支払督促は、2週間以内の異議が分かれ目です。時効が気になるときは、支払いや連絡の前に専門家へ相談します。
5. 督促を手作業で回しているなら、仕組み化の資料を取り寄せる：入金確認と未回収債権の把握ならBill One債権管理、個人向けの後払いならGMO後払い、法人間の掛け売りならGMO掛け払いと、役割の違う選択肢があります。

本記事は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別の案件は、弁護士・司法書士などの専門家に相談してください。

参考文献

• デジタル庁 e-Gov法令検索「民法」（第145条・第147条・第150条・第152条・第166条・第404条・第412条・第419条・第915条・第921条）、2026年10月19日確認
• デジタル庁 e-Gov法令検索「民事訴訟法」（第368条・第382条・第386条）、2026年10月19日確認
• デジタル庁 e-Gov法令検索「国税通則法」（第37条）・「国税徴収法」（第47条）、2026年10月19日確認
• 裁判所「支払督促」「少額訴訟」、2026年10月19日確認
• 釧路市「「督促状」と「催告書」の違いはなんですか？」、2026年10月19日確認
• 日本郵便「内容証明」、2026年10月19日確認
• 消費者庁「消費者ホットライン」、2026年10月19日確認
• 日本司法支援センター（法テラス）「法テラス」、2026年10月19日確認
• バクラク「督促状とは？催促状との違いや書き方・例文、届いたときの対応方法を解説」、2026年10月19日確認
• ネクスウェイ「督促状とは？封筒や文書の正しい書き方や注意点、おすすめの代行サービスを紹介」、2026年10月19日確認
• Sansan株式会社「Bill One債権管理 よくあるご質問」、2026年10月19日確認
• GMOペイメントサービス株式会社「GMO後払い導入事例（株式会社はぐくみプラス）」「GMO掛け払い導入事例（チャンスメーカー株式会社）」、2026年10月19日確認