業務効率化の手法10選｜課題別の選び方・アイデア・具体例を解説

業務効率化の手法とは、仕事のムダをなくし、手順を整え、作業をシステムや外部に任せることで、同じ成果をより少ない時間と手間で出すための方法の総称です。具体策は、やめる・まとめる・標準化する・システムに置き換える・自動化する・任せるの10の手法に整理できます。この記事では、10の手法を課題別に整理し、業務改善の4原則（ECRS）、課題の洗い出しに使えるフレームワーク、進め方の6ステップ、部門別のアイデアと具体例、ツールの種類、公的支援制度を、日本能率協会コンサルティングや総務省などの公開資料で確認した範囲でまとめます。

目次

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1. 業務効率化の手法とは？10の手法を課題別に整理
2. 紙・承認・案件管理を仕組みに置き換える：ワークフローとERP
3. 業務改善の4原則ECRSで、やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする
4. 課題の洗い出しに使えるフレームワーク9つ
5. 業務効率化の進め方：6ステップと効果の測り方
6. 部門別の業務効率化アイデアと具体例
7. 個人・チームですぐできる時短の工夫と、期待できる効果
8. 業務効率化ツールの例と、選ぶときの確認点
9. 手法の実行を後押しする公的支援制度
10. 手法選びで失敗しないポイントと、最初の一歩
11. よくある質問(FAQ)
12. まとめ｜業務効率化の手法で押さえたい6つのこと
13. 参考文献

業務効率化の手法とは？10の手法を課題別に整理

業務効率化の手法とは、業務のムダを省き、手順を整え、作業をシステムや外部に任せることで、同じ成果を少ない時間と手間で出す方法の総称です。

業務改善が仕事の質や進め方まで含めて見直すことを指すのに対し、業務効率化は時間や手間を減らすことに重点を置く言い方です。意味やメリットは業務効率化とは？メリットや失敗パターンも解説で整理しています。

1から4は、新しい仕組みを入れなくても始めやすい見直しです。5から10は、仕組みやツール、外部に置き換える手法で、準備は要りますが、一度整えると毎回の作業が変わります。やめられるものを先に探し、残った作業を置き換えるのが基本です。

紙・承認・案件管理を仕組みに置き換える：ワークフローとERP

ワークフローシステムは申請・承認の流れをシステム上で回す仕組み、ERPは販売・購買・経費・工数などの基幹業務のデータをまとめて管理する仕組みです。

手法の6と9にあたる、紙やExcelの手作業を仕組みに置き換える方法です。承認が滞る課題にはワークフロー、案件ごとの工数・請求・原価の二重入力にはERPが候補になります。役割の違いを次の表で比べます。

申請・承認が紙やExcelのままで滞っている場合の一例が、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステム「コラボフロー」です。商品ページによると、Excelで作成した帳票や申請書を見た目そのままWebフォームに変換でき、パーツを並べて承認経路を設計できます。入力内容に応じて承認の経路を自動で分岐させる機能や、設定期間を過ぎた申請書に判定者へリマインドメールを送る機能もあります。注意点として、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があり、データ容量は追加できますが、価格は問い合わせが必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

Excelで作成した申請書を取り込む機能は、非常に便利です。

クラシエ株式会社の導入事例より（コラボフローの導入事例）

同じ事例ページには、決裁にかかる時間が導入前と比較して約半分に短縮されたと書かれています。ベンダーが公開している事例であり、効果は会社の運用によって異なります。

業務改善の4原則ECRSで、やめる・まとめる・入れ替える・簡単にする

ECRSとは、排除・結合と分離・入替えと代替・簡素化の頭文字をとった、業務改善の4原則です。この順に検討すると、改善効果が大きくなるとされています。

日本能率協会コンサルティング（JMAC）の用語集によると、最初に検討するのは排除（Eliminate）で、業務の成果物や作業をなくせれば、コストも手間もかからず、実行も速くなります。報告や会議の削減が例に挙げられています。次の結合と分離（Combine）では、類似の業務を結合して集中化し、必要な設備や工具、スキルの数を減らします。入替えと代替（Rearrange）は、作業順序・作業場所・担当者などを入れ替える小規模な再設計で、最後の簡素化（Simplify）は、業務の実態を測定・分析して動作や工程の単位で、あるべき姿を設計する段階です。出典：ECRS（改善の4原則）｜JMAC用語集。

表の見直しの例は、考え方を示すための一般的な例です。実際には、自社の業務の流れを書き出して、どの作業がどの原則に当てはまるかを当てはめる使い方になります。

「業務効率化の8原則」はあるのか

検索では「業務効率化の8原則」「業務改善の4原則」がよく調べられています。このうち「業務改善の4原則」は、一般にECRSを指します。一方、「8原則」については、調べた範囲では共通の名称として定めた公的な資料や標準的な用語集を確認できず、解説ごとに挙げる内容が違います。名称にこだわるより、ECRSの4原則を軸に、後述の進め方の6ステップで手順を補うと整理しやすくなります。

課題の洗い出しに使えるフレームワーク9つ

業務効率化のフレームワークとは、課題の発見・整理・優先順位づけを助ける考え方の型です。ECRSのほか、5W2HやKPT、業務フロー図などがよく使われます。

フレームワークは、使うこと自体が目的ではありません。最初は、5W2Hで現状を言葉にそろえ、業務フロー図で流れを描く2つだけでも、ムダの見つけやすさは変わります。複数の部署にまたがる業務ほど、フロー図が役に立ちます。

業務効率化の進め方：6ステップと効果の測り方

業務効率化は、業務の可視化、課題の洗い出し、目標設定、優先順位づけ、実行、効果測定の6ステップで進めます。最初に現状を記録しておくと、効果を比べられます。

1. 業務の可視化：担当ごとの作業を書き出し、かかる時間と頻度を記録します。フロー図や5W2Hを使うと、人によって記述がずれにくくなります
2. 課題の洗い出し：待ち時間・手戻り・二重入力・属人化など、ムダの種類で分類します。ECRSの4つの問いに当てはめます
3. 目標設定：「承認にかかる日数を短くする」「月末の集計にかける時間を減らす」など、測れる形で決めます
4. 優先順位づけ：効果の大きさと取りかかりやすさで並べ、小さく始められるものから着手します
5. 実行：1つの業務・1つの部署で試し、うまくいった手順をマニュアルにして広げます
6. 効果測定：実行前に記録した数値と比べ、次の見直しに使います

標準化とマニュアル化の手順は、マニュアル作成で業務効率化が目指せるの記事で詳しく解説しています。

効果の測り方：記録しておく指標の例

どの指標も、導入前の数値がなければ比べられません。実行に入る前の1か月だけでも、作業時間の記録を残すことをおすすめします。

部門別の業務効率化アイデアと具体例

業務効率化のアイデアは、部門ごとに手作業が集中する場面から探すと見つけやすくなります。営業・経理・総務・人事・情報システムなどで、よくある課題と手法を整理します。

どのアイデアから着手するかは、1件あたりの作業時間に頻度を掛けた「月間の総作業時間」と、取りかかりやすさで決めます。1回の作業は短くても、毎日繰り返す作業は合計が大きくなります。逆に、効果が大きくても関係部署が多い見直しは、先に小さな業務で試して手順を固めてから広げるほうが、現場の理解も得やすくなります。

店舗を持つ業種の効率化は、店舗管理における業務効率化とはで、業務の種類ごとの原因と改善方法を解説しています。

案件ごとの工数・請求・原価を、別々に入力している場合

IT・広告・コンサルティングのように案件ごとに売上と原価を管理する会社では、勤怠・経費・請求・会計がそれぞれ別のシステムやExcelにあり、同じ情報を打ち直す手作業が生まれやすくなります。これは手法の9にあたり、入力の窓口を一つにまとめることで、月末の集計や転記を減らす考え方です。

案件ごとの工数と原価を一元化したい場合の一例が、株式会社オロが提供するクラウドERP「ZAC」です。商品ページによると、案件ごとに作業時間を入力すると「どのプロジェクトに」「誰が」「何時間」関わったかが分かり、プロジェクト別の個別原価計算に使えます。販売管理・購買管理・工数管理・経費管理・工程管理の機能があり、経費は申請・承認・精算・支払のフローを経費精算規程に沿って整え、どの案件の経費かを紐づけて管理できます。注意点として、詳しい料金やプランの確認には問い合わせが必要です。案件を持たない部署の事務や、小規模な申請の見直しには、ここまでの仕組みは要らない場合があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

労務時間データと、それを金額換算するために必要な会計データがバラバラに管理されているため、集計作業が非常に大変でした。

株式会社カヤックの導入事例より（ZACの導入事例）

個人・チームですぐできる時短の工夫と、期待できる効果

個人やチームで今日から始められる時短の工夫には、優先順位づけ、連絡手段の使い分け、定型作業の短縮、会議の運用ルール、5Sがあります。仕組みを入れる前の土台にもなります。

• 優先順位づけ：重要度と緊急度の4象限でその日の作業を分け、重要度が高く緊急度の低い作業の時間を、先に確保します
• 連絡手段の使い分け：短い確認はチャット、記録に残す決定事項はメールや議事録、急ぎは電話など、用途ごとに決めます。決定事項は必ず文字で残します
• 定型作業の短縮：定型文の登録、ショートカットキー、Excelのテンプレートやマクロを使い、毎回同じ入力をなくします
• 会議の運用ルール：議題と資料を事前に共有し、時間の上限を決め、参加者を必要な人に絞ります
• 5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）：書類や共有フォルダの置き場所を決め、探す時間を減らします

期待できる効果は、残業時間の削減、紙・印刷・郵送にかかるコストの削減、ミスの減少、空いた時間をほかの業務に回せることなどです。ただし効果の大きさは業務や運用によって異なるため、前節の指標で実行前後を比べて確かめます。

業務効率化ツールの例と、選ぶときの確認点

業務効率化ツールとは、情報共有・連絡・タスク管理・申請承認・自動化・基幹業務の管理など、手作業を減らすために使うソフトやサービスの総称です。

総務省の令和8年版情報通信白書によると、企業における生成AIの活用で生じうる影響を尋ねたところ、日本では「作業時間の短縮などによる業務の効率化」と答えた割合が61.6%で最も高くなっています。出典：総務省 令和8年版情報通信白書「生成AIの活用により生じうる影響」。生成AIは下書きや要約の補助に向く一方で、出力内容の確認は人が行う必要があります。DXの文脈での効率化の考え方は、DX効率化とは？業務効率化との違いを経費精算の例で解説の記事で整理しています。

ツールを選ぶときは、機能の多さより、課題に直結する機能が足りているかを先に確認します。具体的には、いま手作業になっている作業を3つ書き出し、そのうち何がツール上で置き換わるか、既存のシステムやExcelのデータを取り込めるか、現場の担当者が無理なく使えるか、の3点を試用や資料で確かめます。

基幹業務のデータをまとめるERPを選ぶとき

プロジェクト単位の収支を一元管理したい場合の一例が、株式会社ビーブレイクシステムズが提供するクラウドERP「MA-EYES」です。商品ページによると、プロジェクト型企業向けと広告業向けの2種類があり、プロジェクト型では見積や人員のアサイン、予実管理、検収、請求書の発行までを一元的に行えます。作業実績と勤怠を同時に入力でき、当日の総作業時間を自動で算出して各プロジェクトに割り当てられます。導入形式は「SaaS」「SaaS+」「一括」の3種類から選べます。注意点として、導入形式によって一部使えない機能があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

MA-EYES導入によりプロジェクト単位でスピーディな収支状況の把握と工事進行基準に対応した売上計上を実現しました。

テックファーム株式会社の導入事例より（2016年5月現在。MA-EYESの導入事例）

手法の実行を後押しする公的支援制度

中小企業省力化投資補助金は、人手不足に悩む中小企業等の省力化投資を支援する制度です。公式サイトでは、汎用製品をカタログから選ぶカタログ注文型と、オーダーメイドの一般型が案内されています。

公式サイトによると、カタログ注文型は「汎用製品」をカタログから選んで導入する方式で、簡単に導入でき、効果が早く出る投資を想定しています。一般型は、現場や事業内容に合わせた設備導入やシステム構築などの、個別の投資が対象です。出典：中小企業省力化投資補助金 公式サイト。対象となる製品、要件、受付の状況は公募ごとに変わります。ワークフローシステムやERPが対象になるとは限らないため、申請を前提に製品を決めるのではなく、まず課題と効果から手法を選び、そのあとで対象になるかを公式サイトの公募要領で確認してください。

手法選びで失敗しないポイントと、最初の一歩

業務効率化で失敗しないコツは、目的を測れる形で決めること、現場の作業を知る人を巻き込むこと、効果を測って見直すことの3つです。

• 手段の目的化に注意する：ツールを入れること自体がゴールになると、使われない仕組みが残ります。「承認の日数を短くする」など、先に目的を決めます
• 現場を巻き込み、属人化を防ぐ：作業の細部を知っているのは現場です。ヒアリングの場を作り、やり方をマニュアルに残します
• 品質・コスト・納期のバランスを見る：速さだけを追うと、確認が抜けてミスが増えます。QCD（品質・コスト・納期）のバランスを見ながら進めます
• ツールを増やしすぎない：目的ごとに別のツールを入れると、同じ情報を複数に入力する二重入力が増えます。入れる前に、既存の仕組みと連携できるかを確認します
• 効果を測って見直す：実行前に記録した数値と比べ、効果が小さい施策は手順や対象を変えます

外部委託（手法の10）を選ぶときは、委託する範囲と成果物、個人情報や機密情報を共有する範囲、社内に残す確認の役割を、先に決めます。丸投げにすると、業務の中身が社内で分からなくなり、あとから見直しができなくなります。

最初の一歩の決め方：判断の目安

1. その作業をやめられるか確認する（ECRSのE）。やめられるなら、仕組みを入れる必要はありません
2. やめられない場合は、まとめる・順序を変える・簡単にする（C・R・S）を試す
3. それでも毎回の手作業が残る場合に、標準化・ツール・ワークフロー・ERP・外部委託を比べる
4. 全社で業務の進め方そのものを組み替える場合は、DX業務改革とは？効率化との違いと進め方の記事も参考になります

手法の6にあたる、紙とハンコの承認が残っている会社は、ワークフロー化で何が減るかを資料で確かめるところから始められます。承認の段数を見直したうえで、申請書の書式と承認経路を整理すると、仕組みに置き換えるときの準備にもなります。

よくある質問(FAQ)

Q1. 業務効率化の手法には、どのようなものがありますか？

A. 不要な業務をやめる、作業をまとめる、順序や担当を入れ替える、書式や入力項目を簡素化する、標準化・マニュアル化、ペーパーレス・ワークフロー化、自動化、ツールの活用、データの一元管理（ERPなど）、外部委託の10種類に整理できます。課題に合う手法を選ぶ表は、記事冒頭の「10の手法を課題別に整理」にあります。

Q2. 業務改善の4原則とは何ですか？

A. ECRS（イクルス）のことで、排除（Eliminate）、結合と分離（Combine）、入替えと代替（Rearrange）、簡素化（Simplify）の頭文字をとった改善の4原則です。日本能率協会コンサルティングの用語集では、この順に検討すると改善効果が大きくなるとされています。

Q3. 業務効率化の8原則とは何ですか？

A. 調べた範囲では、「8原則」を共通の名称として定めた公的な資料や標準的な用語集は確認できず、解説ごとに挙げる内容が異なります。名称にこだわらず、ECRSの4原則と、可視化から効果測定までの6ステップを組み合わせて進めると整理しやすくなります。

Q4. 業務効率化のアイデアや具体例には、何がありますか？

A. 会議や報告をやめる、書式と入力項目をそろえる、申請書をWebフォームに置き換える、請求書の受け取りを電子化する、定型の入力を自動化する、よくある質問をマニュアルにまとめる、などがあります。部門別の例は、記事内の「部門別の業務効率化アイデアと具体例」の表にまとめています。

Q5. 業務効率化ツールの例を教えてください。

A. クラウドストレージ・共同編集、チャット、タスク管理ツール、ワークフローシステム、RPA、生成AI、ERPなどがあります。申請承認の滞りにはワークフロー、案件ごとの工数・原価の管理にはERPのように、課題に合わせて選びます。

Q6. 業務効率化は、何から始めればよいですか？

A. まず対象を1つの業務に絞り、作業の流れと所要時間を記録します。そのうえでECRSの順に、やめられる作業、まとめられる作業を探します。それでも手作業が残る場合に、標準化やツール、ワークフロー、ERPなどの導入を検討します。

まとめ｜業務効率化の手法で押さえたい6つのこと

1. 手法は、やめる・まとめる・入れ替える・簡素化・標準化・ペーパーレス化・自動化・ツール活用・データの一元管理・外部委託の10種類に整理できる
2. 検討の順序はECRSのとおり、やめられる作業を先に探し、そのあとで仕組みに置き換える
3. 5W2Hや業務フロー図で現状を書き出し、可視化から効果測定までの6ステップで進める
4. 効果は、作業時間・承認日数・差し戻し件数などを、実行前に記録して比べる
5. 手作業が残る場合は、ワークフローやERPの役割を比べ、公的支援制度の対象も公式サイトで確認する
6. 紙とハンコの承認や、案件ごとの工数・原価の二重入力が多いなら、資料を取り寄せて、いまの運用と照らし合わせて検討する

参考文献

• 日本能率協会コンサルティング「ECRS（改善の4原則）」用語集 https://www.jmac.co.jp/glossary/a-m/ecrs.html
• 総務省「令和8年版 情報通信白書」生成AIの活用により生じうる影響 https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r08/html/nd121150.html
• 中小企業省力化投資補助金 公式サイト https://shoryokuka.smrj.go.jp/
• コラボスタイル「クラシエ株式会社」導入事例 https://www.collabo-style.co.jp/case/case042/
• オロ「株式会社カヤック」ZAC導入事例 https://www.oro.com/zac/casestudy/kayac.html
• ビーブレイクシステムズ「テックファーム株式会社」MA-EYES導入事例 https://www.bbreak.co.jp/maeyes/case/interview27.html