ワークフローシステム ランキングの見方｜順位の基準とタイプ別の選び方

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  • ランキングは順位の基準を先に確認
  • 申請書・規模・連携の3条件でタイプを絞る
  • 費用と電帳法の対応は見積もりで確認

ワークフローシステムのランキングは、掲載するサイトごとに順位の付け方が異なり、同じ製品でも上位に出るサイトと出ないサイトがあります。資料請求数で並べるサイト、レビュー件数や満足度で並べるサイト、独自の配点で総合順位を出すサイトがあるためです。そのため、順位の数字そのものよりも「何を基準にした順位か」を先に確かめ、自社の申請書の作り方・利用人数と承認ルートの複雑さ・連携したいシステムの3つに合うタイプへ絞ってから比べるほうが、導入後のミスマッチを減らせます。この記事では、主要な比較サイトが公開している順位の基準、5つのタイプ、シェアと費用の見方、電子帳簿保存法の確認点を整理します。

ランキングを見る前に、自社に合うタイプを2問で確かめる

Q1. いま使っている申請書は、どのように作られていますか？

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目次

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  1. ワークフローシステムのランキングは、サイトごとに順位の基準が違う
  2. 比較サイトを見る前に決めておきたい3つの条件
  3. ワークフローシステムは5つのタイプに分かれる
  4. 機能を比べる8つの項目｜比較表の「機能」欄の読み方
  5. ワークフローシステムのシェアの数字は何を数えたものか
  6. 費用の見方｜比較表に載らない項目を見積もりで確認する
  7. 電子帳簿保存法と内部統制｜システム選びで確認しておきたい点
  8. 候補を絞って比べる手順｜資料請求から試用まで
  9. よくある質問(FAQ)
  10. ワークフローシステム選びで押さえる5つのこと
  11. 参考文献

ワークフローシステムのランキングは、サイトごとに順位の基準が違う

ワークフローシステムのランキングは、資料請求数・レビュー件数・満足度・独自の配点など、サイトごとに順位の基準が異なります。同じ製品の順位が入れ替わるのは、このためです。

2026年10月21日時点で、検索結果の上位に出る主な比較サイトが、ランキングの基準をどう書いているかを表にまとめました。

サイト公開されている順位の基準読むときの注意
アスピック「人気」は資料DL数40%・PV数30%・口コミ数10%・導入実績スコア20%の重み付けで算出し、「機能」「コスト」「AI機能」は別の基準で評価しています。人気スコアには閲覧数や資料DL数が含まれます。使い勝手の評価とは別の指標です。
ITトレンド「ITトレンド上半期ランキング2026」の上位製品から順に紹介しているほか、資料請求ランキングや、ユーザーレビューの件数をもとにしたレビューシェア率を掲載しています。資料請求やレビューの多さは、検討している企業の数や投稿の多さを表すもので、製品の優劣を直接示すものではありません。
ITreview製品一覧を「レビューが多い順」「満足度が高い順」に並べ替えられます。大企業・中堅企業・中小企業・業界別で人気の製品を絞ることもできます。満足度は、レビュー件数が少ないと偏りやすい指標です。評価の値と件数を並べて見ます。
営業ラボ大企業向け・中小企業向け・Excelフォーマット活用・グループウェア・他システム連携の用途別に分け、それぞれのグループの中で第1位から順に紹介しています。グループが違えば、同じ「第1位」でも比べられません。

たとえばITトレンドの比較表には、満足度が4.0でもレビューが1件だけの製品が並んでいます。件数が少ないと、一人の感想に左右されている可能性があります。ランキングは候補を集める入口として使い、順位の根拠と件数を確かめてから、自社の条件で絞り込みます。

この記事は製品に順位を付けず、順位の読み方と絞り込み方に絞って解説します。個別の製品を数多く紹介した記事は、おすすめのワークフローシステム9選｜選ぶポイントを詳しく解説にあります。

比較サイトを見る前に決めておきたい3つの条件

ランキングを見る前に決めておきたいのは、申請書の作り方、利用人数と承認ルートの複雑さ、連携したいシステムの3つです。この3つが決まると、次の章で紹介する5つのタイプのうち、見るべきものが絞られます。

条件確認すること向きやすいタイプ
1. 申請書の作り方いま使っているExcelや紙の様式を、そのまま使いたいか。それとも新しく作る・見直すか。様式を活かしたいならExcel帳票型。新しく作るならテンプレートが豊富な製品や、フォームを自由に組める製品が候補になります。
2. 利用人数と承認ルート従業員数、金額や部署で承認者が変わるか、グループ会社や複数拠点にまたがるか。承認ルートが複雑で大規模なら、カスタマイズ性の高い大企業向け。少人数で定型の申請が中心なら、操作が簡単な中小企業向け。
3. 連携したいシステム会計・経費精算・勤怠・グループウェア・チャットなど、申請データをやり取りしたい相手。経費精算などと同じ基盤で使うならバックオフィス一体型。日々の連絡や予定と合わせたいならグループウェア一体型。

申請書の作り方は、導入後の負担に直結します。罫線やセルの配置、計算式が決まっている申請書は、フォームに作り直す手間が移行の壁になりやすいためです。

手持ちのExcel申請書を活かして始める場合の一例

手持ちのExcel申請書を活かしながら、承認の流れを整える場合の一例が、株式会社コラボスタイルのコラボフローです。商品ページでは、Excelで作成した帳票や申請書をそのままWebフォームに変換できること、あらかじめ用意された経路パーツを並べて承認経路を設計できること、運用中でもフォームレイアウトの追加・修正ができることが紹介されています。一方で、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

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コラボフローの導入事例では、島津サイエンス株式会社の企画部の担当者が、導入の決め手を次のように述べています(事例ページの公開日は2024年6月25日)。従来のシステムでもExcelの帳票で申請を運用していたため、申請者の画面の印象が変わらず、抵抗感なく使えたという趣旨も、事例ページには書かれています。

導入の決め手になったのは、Excelの帳票をそのままワークフローとして使用できるところです。

出典:コラボフロー 導入事例 島津サイエンス株式会社

ワークフローシステムは5つのタイプに分かれる

ワークフローシステムは、大企業向け、中小企業向け、Excel帳票型、バックオフィス一体型、グループウェア一体型の5タイプに分けて紹介されるのが一般的です。ランキングで上位に出る製品も、このどれかに入ります。

次の表は、ITトレンド・アスピック・営業ラボのいずれかの記事で、そのタイプとして紹介されている製品を、タイプごとに並べたものです(確認日は2026年10月21日)。掲載例は順位や優劣を示すものではなく、製品名は各記事の表記に合わせています。最新の機能や運営会社は、各社の公式サイトで確認してください。

タイプ向きやすい会社特徴注意したい点比較サイトでの掲載例
大企業向け(カスタマイズ性重視)複数部門やグループ会社をまたぎ、承認ルールが複雑な会社承認経路や権限を細かく設計できる製品が多いタイプです。設定できる項目が多い分、導入前に承認規程や権限の整理が必要です。楽々WorkflowII、SmartDB、kickflow
中小企業向け(簡単操作)少人数で、専任のシステム担当者がいない会社申請書のテンプレートが用意され、短期間で使い始めやすいタイプです。複雑な条件分岐や大規模な権限管理が必要になったとき、対応範囲を確認します。ジョブカンワークフロー、Create!Webフロー、X-point Cloud
Excel帳票型既存のExcel申請書を活かしたい会社Excelの帳票をWebフォームに変換できるタイプです。複雑な計算式やマクロを含む帳票は、再現できる範囲を試用で確認します。コラボフロー、AppRemo、Styleflow
バックオフィス一体型経費精算や請求書の受け取りなどと同じ基盤で申請を扱いたい会社申請と経理処理を同じシステムでつなげやすいタイプです。ワークフロー単体の自由度は、製品によって異なります。バクラク申請
グループウェア一体型予定・掲示板などと合わせて申請を使いたい会社日常で使うシステムの中で申請できるタイプです。ワークフロー機能の深さは、製品によって異なります。Garoon、サイボウズ Office

タイプは排他的ではなく、1つの製品が複数のタイプの特徴を持つこともあります。たとえば、ITトレンドの記事は、レビュー件数の上位5製品について、グループウェア、中小企業向け、大企業向けと、用途と対象規模が分かれていると説明しています。ランキングの上位に出る製品どうしが、実は別のタイプであることは珍しくありません。

自社が複数のタイプにまたがる場合は、優先する条件を1つ決め、そのタイプから候補を2-3製品に絞るとよいでしょう。ワークフローシステムの基本から知りたい場合は、ワークフローシステムとは？機能やメリット・デメリットなどを解説もあわせて参考にしてください。

機能を比べる8つの項目｜比較表の「機能」欄の読み方

機能を比べるときは、フォーム作成、承認経路、通知とリマインド、検索、他システム連携、モバイル対応、操作ログと権限、AI支援の8項目を確認します。ランキングの「機能」欄が何を数えているのかも、この8項目に当てはめて読むと分かりやすくなります。

項目確認すること見方のポイント
1. フォーム作成Excelから変換できるか、テンプレートから作れるか、Webで部品を並べて作れるか。申請書の種類が多い会社は、運用開始後にフォームを自社で追加・修正できるかが重要です。
2. 承認経路直列・並列、条件分岐、代理申請、一括承認、全員承認や議決承認などに対応しているか。金額や部署で承認者が変わる会社は、条件分岐の設定のしやすさを試用で確認します。
3. 通知とリマインド申請時・承認時の通知や、停滞した申請への自動リマインドがあるか。メールだけか、ビジネスチャットにも通知できるかも確認します。ITトレンドは、自動通知を受け取れる製品は約半数で、有償オプションの場合もあると整理しています。
4. 検索申請書の内容や申請者で、過去の書類を探せるか。検索の対象が全項目か一部の項目かで、後から探す手間が変わります。
5. 他システム連携会計・勤怠・チャット・グループウェアと、APIやCSVで連携できるか。連携の範囲が標準機能かオプションかを確認します。
6. モバイル対応スマートフォンやタブレットから申請・承認できるか。ITトレンドは、大半の製品がマルチデバイスに対応していると整理しています。外出の多い承認者がいる会社は、実際の画面を試用で確認します。
7. 操作ログと権限誰がいつ何を承認したか、履歴が残るか。閲覧・編集の権限を分けられるか。内部統制や監査への備えに関わる項目です。後の章で、電子帳簿保存法とあわせて整理します。
8. AI支援申請内容の確認や、フォームの作成を支援するAI機能があるか。AIの有無だけでなく、何を支援する機能かを確認します。

ITトレンドは、掲載製品の傾向として、Excelフォーマットや申請テンプレートを活用できるシステムは約半数に限られること、多言語に対応しているシステムは約4割で英語が中心であること、オンプレミス型を提供している製品は約3割であることも整理しています。条件に合う製品が限られる項目は、先に確認すると絞り込みが早く進みます。

AI機能は、何を支援するのかを確認する

アスピックのように、AI機能をランキングの評価項目に加えているサイトもあります。同サイトは、申請前の内容チェックやフォーム作成の補助といった生成AIの機能を例に挙げています。AI機能が気になる場合は、「有無」だけで比べず、申請の不備を減らしたいのか、フォーム作成の手間を減らしたいのかという、自社の課題に合う機能かどうかで比べます。

連携の項目では、勤怠管理や経費精算など、周辺の業務システムとの関係も整理しておくと、後から二重入力が増えるのを防げます。既製のシステムではなく、自社で作る選択肢も比べたい場合は、ワークフローシステムの自作方法｜メリット・デメリットも解説も参考になります。

ワークフローシステムのシェアの数字は何を数えたものか

比較サイトが公表しているワークフローシステムのシェアには、売上ではなく、ユーザーレビューの件数を数えたものがあります。売上や契約数にもとづくベンダー別のシェアは、有料の市場調査レポートで扱われているのが現状です。

シェアの種類何を数えているか読むときの注意
レビュー件数のシェアITトレンドが公表している、同サイトに投稿されたユーザーレビューの件数の割合です。同サイトの記事では、2025年7月までに収集した件数をもとにしています。レビューを投稿しやすい製品や、そのサイトに掲載している期間が長い製品が多くなる可能性があります。導入企業数や売上を表すものではありません。
資料請求数のランキング比較サイトで、資料請求の多かった製品の順位です。検討されている件数を表すもので、導入後の評価や契約数とは別の指標です。
売上・ベンダー別の市場シェアアイ・ティ・アール(ITR)の調査レポート「ITR Market View:RPA／iPaaS／ワークフロー市場2025」は、市場規模とマーケットシェアを、ベンダー別・業種別・売上規模別などの切り口で掲載しています。ワークフロー分野の調査対象は16社です。有料のレポートで、公開ページから分かるのは調査の対象範囲までです。確認できた版は、2025年7月24日の発刊です。

「大手」「シェア上位」の製品が自社に合うとは限りません。レビュー件数の多い製品が、中小企業向けの簡単な製品とカスタマイズ性の高い大企業向けの製品に分かれているように、シェアは用途の違う製品を同じ土俵で数えている場合があるためです。シェアは「検討の入口」と考え、自社の3つの条件で絞る判断に使います。

提供形態はクラウド型が前提になりつつある

総務省の令和7年通信利用動向調査では、クラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は8割を上回り、全社的に利用している企業の割合は60.0%となっています。ワークフローシステムでも、ITトレンドの整理では、クラウド型が大半を占めています。

一方で、セキュリティ要件が厳しい会社や、基幹システムとの連携を重視する会社では、オンプレミス型が選ばれることもあります。提供形態は流行ではなく、自社のセキュリティ要件と運用体制で決めるものです。クラウド型の価格や無料プランの考え方は、クラウド型のワークフローシステムは安い？相場やメリットを解説も参考になります。

費用の見方｜比較表に載らない項目を見積もりで確認する

ワークフローシステムの費用は、初期費用、ユーザー数に応じた月額、最低利用人数、機能の範囲、データ容量などで決まるため、料金の数字の並びだけでは比べられません。この記事では料金の金額は載せません。料金はプランや利用人数によって異なるため、見積もりや公式サイトで確認します。

確認する項目見積もりや資料で確認すること
初期費用クラウド型では初期費用の有無、オンプレミス型では導入費用と保守費用の内訳。
課金の単位1ユーザー単位かID単位か。申請者と承認者の両方が課金対象になるか。
最低利用人数最低契約人数の有無。人数を後から増やすときの単位。
プランごとの機能差帳票の出力やモバイルアプリなどが、標準機能かオプションか。
データ容量ユーザーあたりの容量の上限と、超えたときの追加方法。
サポートと試用サポートの範囲、無料トライアルの有無と期間、デモで試せる範囲。

たとえばコラボフローは、商品ページで、プランによって標準機能や対応言語が異なること、最低5ユーザーから利用でき、人数によって価格が変わること、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があることが紹介されています。このように、同じ「月額いくら」でも、含まれる機能や容量の条件が製品ごとに違うため、同じ条件で見積もりを取って比べます。

また、無料で使えるワークフローシステムもありますが、利用できるユーザー数や機能に制限がある場合が多く、無料でどこまで運用できるかは製品ごとに確認が必要です。無料の製品に絞って探す場合は、無料で使えるワークフローシステムおすすめ12選｜選び方も解説を参考にしてください。

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電子帳簿保存法と内部統制｜システム選びで確認しておきたい点

ワークフローシステムで扱う申請書が、すべて電子帳簿保存法の保存対象になるわけではありません。ただし、取引先とやり取りした請求書や領収書などのデータは、電子取引として保存の要件を確認する必要があります。なお、この章は一般的な制度の紹介で、法的な助言ではありません。個別の判断は、税理士や所轄の税務署に確認してください。

社内の決裁と、取引先との電子取引は分けて考える

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」(令和4年6月)の問5は、売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、国税関係書類に該当せず、電子帳簿保存法の適用はないと説明しています。この回答は伝票類についてのもので、稟議書そのものを名指ししたものではありません。自社の申請書が保存の対象かどうかは、書類の目的や経理処理との関わりによって異なる場合があります。

一方、取引先とメールやクラウドサービスなどで電子的にやり取りした注文書・領収書などの取引情報は、電子取引として、電磁的記録で保存する制度の対象です。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」(令和7年6月)の問1が、この制度の内容を説明しています。ワークフローシステムで取引先からの請求書を承認する運用をする場合は、承認の記録と、受け取ったデータの保存を、分けて確認します。

製品が要件に対応しているかは、取扱説明書とJIIMA認証で確認する

同じ「電子取引関係」の一問一答の問76は、使用するソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしているか分からない場合、まず取扱説明書等で確認するよう答えています。あわせて、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が、市販のソフトウェアやサービスを対象に要件適合性の認証を行っており、認証を受けたものは電子取引データ保存の機能要件を満たしているといえるとしています。ただし、システム関係書類の備え付けなど、機能以外の要件もあるため、すべての要件を満たす必要がある点に注意してください。

比較サイトでも、ワークフローシステムの電子帳簿保存法への対応状況は製品ごとに異なると説明されています。見積もりの前に、「認証の有無」「検索要件への対応」「訂正・削除の履歴が残るか」を、ベンダーに確認する項目として控えておくと、後の手戻りを防げます。

内部統制では、承認の履歴と権限の分け方を確認する

内部統制や監査への対応を目的に導入する会社では、承認の履歴が改ざんされない形で残るか、誰がどの申請を見られるかを分けられるかが、確認のポイントになります。コラボフローは、商品ページで、決裁データを改ざんされない形で保管する機能や、意思決定の履歴が残ることが紹介されています。製品を比べるときは、このような履歴と権限の機能を、同じ観点で並べて確認します。

候補を絞って比べる手順｜資料請求から試用まで

候補は3製品前後に絞り、同じ申請書を使って試して比べる進め方が現実的です。手順は、申請書の棚卸し、条件の整理、資料請求、試用、運用ルールの決定の順に進めます。

  1. 申請書を棚卸しする:申請書の種類と、月ごとの件数、承認者の数を書き出します。件数が多い申請から試す対象にします。
  2. 条件を整理する:前の章の3つの条件(申請書の作り方、利用人数と承認ルート、連携したいシステム)を、1枚にまとめます。
  3. 資料請求で絞る:タイプを絞ったうえで、同じ条件で見積もりと資料を取り寄せ、費用項目と機能の8項目を並べます。
  4. 実際の申請書で試す:無料トライアルやデモで、承認ルートの条件分岐や、申請書の見え方を確認します。実際に使う申請者と承認者にも触ってもらいます。
  5. 運用ルールを決める:申請書の管理者、承認の代理者、停滞時の連絡方法を決めてから、一部の部署で使い始めます。

よくある失敗は、機能の多さで選んで、現場が使いこなせないことです。パナソニック デジタルのMAJOR FLOWのコラムでも、従来の運用にこだわりすぎないこと、いきなりすべてを切り替えないことが、選定で失敗しないための注意点として挙げられています。そのため、試用では機能の一覧を眺めるより、普段の申請書を1通、最初から最後まで通して処理してみることをおすすめします。

手持ちのExcel申請書を活かして始める場合は、コラボフローの資料で、Excelからのフォーム変換と承認経路の設定方法、プランごとの機能の違い、試用の条件を確認できます。

よくある質問(FAQ)

Q1. ワークフローシステムで大手のものは何ですか？

A. 「大手」の基準によって答えが変わります。売上にもとづくベンダー別のシェアは、ITRの市場調査レポートのような有料の資料で扱われています。公開されている比較サイトでは、カスタマイズ性の高い大企業向けのタイプとして、楽々WorkflowII、SmartDB、kickflowなどが紹介されています。自社の規模と承認ルートに合うかどうかは、資料請求や試用で確認してください。

Q2. ワークフローシステムのおすすめは何ですか？

A. 自社の条件によって変わるため、1つには決められません。申請書の作り方、利用人数と承認ルートの複雑さ、連携したいシステムの3つを決め、合うタイプから候補を絞ります。手持ちのExcel申請書を活かしたい場合は、Excel帳票型のコラボフローなどが候補になります。

Q3. ワークフローシステムの例にはどんなものがありますか？

A. 申請できる業務の例には、稟議書、経費精算、休暇の申請、住所変更の届出などがあります。製品の例は、タイプ別にITトレンドやアスピックなどの比較サイトで紹介されており、この記事でも5つのタイプ別の掲載例を表にまとめています。

Q4. 電子決裁システムのランキングはありますか？

A. 電子決裁システムは、ワークフローシステムの別名として、電子稟議システムや電子承認システムと並んで呼ばれることがあります。そのため、比較サイトでは同じ製品群のランキングとして掲載されています。順位の基準がサイトごとに違う点は、ワークフローシステムと同じです。

Q5. 無料で使えるワークフローシステムはありますか？

A. 無料プランを用意している製品はあります。ただし、利用できるユーザー数や機能に制限がある場合が多いため、無料でどこまで運用できるかを製品ごとに確認する必要があります。無料の製品に絞った比較は、「無料で使えるワークフローシステムおすすめ12選」の記事にまとめています。

Q6. ワークフローシステムは何を軸に比較すればよいですか？

A. 申請書の作り方、利用人数と承認ルート、連携したいシステムの3つの条件でタイプを絞り、そのうえで、フォーム作成、承認経路、通知、検索、他システム連携、モバイル対応、操作ログと権限、AI支援の8項目を比べます。費用は、金額だけでなく、課金の単位や最低利用人数、容量も確認します。

ここまでで解決しない点は、資料請求や無料トライアルで、実際の申請書を使って確かめてください。

ワークフローシステム選びで押さえる5つのこと

  1. ランキングは、順位の基準(資料請求数・レビュー件数・満足度・独自の配点)を確認してから読む。
  2. 申請書の作り方、利用人数と承認ルート、連携したいシステムの3つの条件を、ランキングを見る前に決める。
  3. 5つのタイプのうち、自社の優先条件に合うタイプから、候補を3製品前後に絞る。
  4. 費用は金額だけでなく、課金の単位・最低利用人数・容量を同じ条件で見積もり、電子帳簿保存法への対応は取扱説明書やJIIMA認証で確認する。
  5. 手持ちのExcel申請書を活かして始める場合は、コラボフローなどの資料を取り寄せ、実際の申請書で試して比べる。

参考文献

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