解約通知書とは？書き方・提出期限・送り方を賃貸と法人契約で解説

解約通知書とは、結んでいる契約を将来に向けて終わらせる意思を、相手に書面で伝える文書です。賃貸住宅の退去では「解約届」「退去届」とも呼ばれ、事務所の賃貸借やSaaSなどの利用契約、保守、業務委託では、契約書に定めた解約予告期間までに相手へ届くように出します。民法は解約の意思表示に書面を求めていませんが、効力が生じるのは相手に届いた時なので、書面は「いつ、何を伝えたか」を残す証拠になります。この記事では、賃貸と法人契約の書き方とひな形、予告期間の早見表、送り方、出さなかったときの影響を、法令と公的資料に沿って整理し、契約が増えたときの期限管理にも触れます。

目次

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1. 解約通知書とは｜契約を終わらせる意思を、期限までに相手へ届ける書面
2. 賃貸の解約通知書｜書き方・記載事項・ひな形(借主が退去するとき)
3. 解約通知書はいつまでに出す？予告期間の早見表と数え方
4. 法人契約の解約通知書｜SaaS・保守・業務委託・事務所賃貸で確認すること
5. 解約通知書の送り方｜郵送・内容証明・メール・専用フォーム
6. 解約通知書を出さなかったら・遅れたら・撤回したいとき
7. 解約・更新の期限を管理し続ける方法｜契約台帳・表計算ソフト・契約書管理システム
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ｜解約通知書で押さえたい6つのこと
10. 参考文献

解約通知書とは｜契約を終わらせる意思を、期限までに相手へ届ける書面

解約通知書とは、契約の当事者の一方が、契約を将来に向けて終わらせる意思を相手に伝える書面のことです。「解約届」「解約申入書」「退去届」など呼び方は場面ごとに違いますが、役割は同じです。

解約通知書は法的に有効か｜書面は必須ではなく、到達と契約書の条項が決め手

民法97条1項は、意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずると定めています(e-Gov法令検索「民法」97条)。解約の効力が生じるのは、通知を書いた日や発送した日ではなく、相手に届いた日です。また、賃貸借の解約を定める民法617条・618条は、解約の「申入れ」をすることができると定めるだけで、書面でなければならないとは書いていません(e-Gov法令検索「民法」617条・618条)。

ただし、賃貸借契約書や利用規約には「解約は書面で通知する」「所定の申込フォームから届け出る」のように方法を指定していることがあります。その場合は条項に沿って出す必要があります。形式が整っていても、予告期間に間に合っていなければ、希望した日には契約は終わりません。口頭だけで済ませると、後から「聞いていない」という争いになりやすいため、解約通知書は届いた日と内容を残す手段として使います。

本記事は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別の契約の解釈や紛争は、契約書の原文を確認のうえ、弁護士などの専門家に相談してください。

期限に間に合わないと、次の期間まで契約が続くことがある

解約通知書で多いつまずきは、書き方よりも期限です。契約書に「解約日の1か月前まで」「更新日の30日前まで」と定めがあるとき、期限を過ぎて届くと、希望した日には終わらず、翌月分の賃料や次の契約期間の利用料が発生することがあります。自動更新の条項がある契約では、通知を忘れたまま更新日を迎えると、次の期間が始まってしまいます。

契約が1つなら担当者が覚えておけますが、賃貸借、SaaS、保守、リース、業務委託と増えるほど、予告期間と更新日はばらばらになります。契約ごとの期限日を一覧にし、期限の前に知らせてもらう仕組みが、失敗を減らす近道です。この仕組みを作る選択肢が契約書管理システムで、次の表は当サイトに掲載する3サービスの役割の違いです。優劣ではなく、向いている会社の違いとして見てください。

契約書管理システムで期限管理を行う場合の一例が、Sansan株式会社が提供する「Contract One」です。商品ページでは、紙・PDF・電子契約といった形態の契約書を、AI-OCRと専門スタッフの確認によって主要項目まで約99％の精度でデータ化し、契約情報を一元管理できること、契約期限が近づいた際のアラート通知や契約の自動更新設定を備えること、面倒なスキャン作業も代行してもらえることが紹介されています。注意点として、導入時に業務フローの見直しが必要な場合があると商品ページに記載されています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例では、双日テックイノベーション株式会社が、Contract One導入後に自動で契約管理台帳ができるようになり、登録作業の工数が60％、年間300時間ほど削減できたと述べています。期限アラートに限った事例ではありませんが、台帳づくりの手間を考える材料になります。

「Contract One導入後は、自動で契約管理台帳ができるようになり、格納時間が減り、内容も正確になりました。」

双日テックイノベーション株式会社(Sansan Innovation Awardのインタビュー)

賃貸の解約通知書｜書き方・記載事項・ひな形(借主が退去するとき)

賃貸の解約通知書には、物件の特定情報、契約者の氏名と連絡先、解約日、明渡し(退去)日、転居先、敷金の返金先を書き、契約書の定める方法で貸主か管理会社に出します。

記載事項と、つまずきやすい点

敷金の返還と明渡しの規定は、国土交通省の賃貸住宅標準契約書(賃貸住宅標準契約書(改訂版))と民法(e-Gov法令検索「民法」622条の2)で確認できます。

賃貸の解約通知書のひな形

管理会社が所定の様式を用意しているときは、そちらを優先してください。ない場合は、次のひな形をコピーして使えます。

提出から退去、敷金の精算までの流れ

1. 賃貸借契約書で、解約予告期間・解約通知の方法・宛先・日割りか月割りかを確認する
2. 貸主または管理会社に、退去の意向と希望の解約日を連絡する
3. 契約書の定めに沿って、解約通知書を届ける(控えを残す)
4. 退去立会いの日時を調整し、ライフラインや駐車場などの解約手続きを進める
5. 明渡し日までに荷物を出し、立会いのうえ鍵を返す
6. 敷金から原状回復などの費用を引いた残額の精算を受ける

事務所や店舗の賃貸借も、基本の流れは同じです。ただし、予告期間や原状回復の範囲は契約書ごとに違うため、賃貸住宅の標準契約書の数字をそのまま当てはめず、契約書の条項で確認してください。

貸主から出す解約通知は、期間と正当な事由の要件が重い

建物の貸主が賃貸借の解約を申し入れた場合、建物の賃貸借は申入れの日から6か月を経過することによって終了します(借地借家法27条1項)。ただし、貸主からの解約の申入れには、貸主と借主が建物を必要とする事情などを考慮した正当の事由が必要とされています(同法28条)(e-Gov法令検索「借地借家法」)。借主から出す場合と、貸主から出す場合では、期間も要件も違う点に注意が必要です。

解約通知書はいつまでに出す？予告期間の早見表と数え方

解約通知書は、契約書に定めた解約予告期間より前に、相手へ届くように出します。契約書に定めが見当たらない場合や、目安を知りたい場合は、国土交通省の標準契約書や民法の規定が参考になります。

公的な書式と法令の予告期間の早見表

標準契約書は国土交通省が示したひな形で、実際の契約書は物件や会社ごとに違います。実際の契約書に予告期間の定めがあれば、その内容を確認してください。なお、期間の定めのある賃貸借で期間内に解約するには、解約をする権利を留保する特約(民法618条)や、契約書の中途解約条項が前提になります。

予告期間の数え方｜通知が届いた日の翌日から数える

民法140条は、日・週・月・年で期間を定めたときは、期間の初日は算入しないと定めています(e-Gov法令検索「民法」140条)。解約予告期間が30日なら、通知が相手に届いた日は数えず、その翌日から30日目に期間が終わる、と考えます。たとえば次のようになります。

月で定めた予告期間は、暦に従って計算します(民法143条)。契約書に「解約日の1か月前まで」と書かれていても、「通知が届いた日から数える」「解約は月末のみ」など、数え方や解約日の決め方に別の定めがあれば、その定めが先です。また、期間の末日が日曜日や祝日であっても、その日に取引をしない慣習がある場合に限って翌日に満了する(民法142条)とされているため、休日の扱いは契約書で確認し、余裕を持って届けることをおすすめします。

届く日から逆算する手順

1. 契約を終わらせたい日(解約日)を決める
2. 契約書で、解約予告期間、起算の考え方(届いた日か、発送した日か)、解約日の決め方(月末のみなど)を確認する
3. 予告期間から、相手に届いていなければならない最終日を出す
4. 配達にかかる日数と、土日祝日・年末年始を見て、発送日を決める
5. 通知書の控えと、発送や配達の記録を保管する

民法97条2項は、相手方が正当な理由なく通知の到達を妨げたときは、通常到達すべきであった時に到達したものとみなすと定めていますが、通常は、確実に届いたと言える状態で出しておくのが安全です。

解約・解除・更新しない旨の通知の違い

解除は、相手の債務不履行を理由に出すものです。民法541条は、催告をしたうえで相当の期間内に履行がないときに解除できると定めています(e-Gov法令検索「民法」540条・541条・620条)。解約を考えているのに「解除」と書いてしまうと、理由の有無で争いになりやすいため、契約を終わらせる根拠となる条項に合わせて書き分けます。

本記事は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別の契約の解釈や紛争は、契約書の原文を確認のうえ、弁護士などの専門家に相談してください。

法人契約の解約通知書｜SaaS・保守・業務委託・事務所賃貸で確認すること

法人の契約の解約通知書は、契約書の解約条項に沿って、契約名・契約日・解約希望日・根拠条項を書き、代表者名で出します。賃貸と違い、予告期間・最低利用期間・違約金・通知方法は契約ごとに違うため、出す前に契約書を確認する作業が中心になります。

解約通知書を出す前に、契約書で確認する7項目

SaaSの解約条項や自動更新の読み方は、当サイトの「SaaS契約とは？利用規約・SLA・解約条項の確認ポイント」で詳しく説明しています。また、契約更新の前に確認したい条項は「SaaS値上げへの対応は？契約更新前に確認すべき条項と費用項目」にまとめています。

業務委託は、請負か準委任かで民法の原則が違う

業務委託契約は、内容によって請負や準委任に当たることがあり、民法の規定が異なります。請負では、請負人が仕事を完成しない間は、注文者はいつでも損害を賠償して契約の解除をすることができます(民法641条)。委任は、各当事者がいつでも解除をすることができ、相手方に不利な時期に解除したときなどは損害を賠償する必要があります(同法651条)。法律行為でない事務の委託(準委任)には、委任の規定が準用されます(同法656条)(e-Gov法令検索「民法」641条・651条・656条)。実際には契約書に中途解約の条項が置かれていることが多く、契約書に別の定めがあるときはその内容を確認する必要があります。

法人契約の解約通知書のひな形

契約書で書式が指定されているときは、それに従います。指定がないときの基本の形は次のとおりです。

出す前の社内の手続き

• 契約の担当部署、決裁者、法務への事前確認を済ませる
• 解約後に使うサービスや後任の委託先の手配、データの移行日程を決める
• 押印者(代表者印か担当者印か)と、社内の発送のルールを確認する
• 解約日までの請求と、最終の精算の担当者を決める

本記事は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別の契約の解釈や紛争は、契約書の原文を確認のうえ、弁護士などの専門家に相談してください。

解約通知書の送り方｜郵送・内容証明・メール・専用フォーム

解約通知書の送り方は、契約書の定めが先です。定めがなければ、相手に届いた日と内容を後から示せる方法を選びます。

送る前の確認事項

• 宛先の名称・部署・住所を、契約書の記載と照らす
• 通知方法の指定(書面のみ、内容証明など)がないか確認する
• 通知書の控え(コピーやPDF)を残す
• 発送日、配達の予定日、配達の記録を保管する
• 相手から受領や解約の受付の連絡をもらい、解約日を文書で確認する

内容証明郵便や書留などの料金は、サービスの内容によって変わるため、日本郵便の公式ページで確認してください。

解約通知書を出さなかったら・遅れたら・撤回したいとき

解約通知書を出さなければ、契約は続き、賃料や利用料は発生し続けます。期限に遅れたときは、契約書の定めに応じて、次の月や次の契約期間まで終わらないことがあります。

出さなかったとき

解約の意思を電話や口頭で伝えただけだと、いつ誰が何を伝えたのかが残りません。相手が契約を終了したものとして扱わなければ、賃料や利用料の請求は続きます。自動更新の条項がある契約では、更新日までに通知しなければ、次の期間の契約が始まります。賃貸で、契約を終えて賃貸物を返還したあとの敷金の返還は、民法622条の2が定めています(e-Gov法令検索「民法」622条の2)。

期限に遅れたとき

国土交通省の賃貸住宅標準契約書11条2項には、解約申入れの日から30日分の賃料を支払うことで、申入れの日から30日を経過する日までの間、随時に解約できる定めがあります(賃貸住宅標準契約書(改訂版))。契約書にこうした定めがあれば、期限に遅れたときも、早く終わらせる選択肢になります。定めがなければ、相手との協議になります。契約を終わらせる日を後ろへずらすのは、解約の連絡を受けた貸主や委託先が次の手配を始めていると難しくなることがあるため、気づいた時点で連絡します。

出したあとに撤回したいとき

解除の意思表示は、民法540条2項により撤回することができません。解約通知書の撤回については、契約書の定めと相手の対応によって扱いが変わります。次の入居者や代わりのサービスの手配が進んでいると、応じてもらえないことがあります。撤回したいと気づいたら、すぐに相手へ連絡し、撤回の合意が取れたときは、その内容を文書で残します。

本記事は一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。個別の契約の解釈や紛争は、契約書の原文を確認のうえ、弁護士などの専門家に相談してください。

解約・更新の期限を管理し続ける方法｜契約台帳・表計算ソフト・契約書管理システム

解約通知の期限を逃さない方法は、契約ごとに契約終了日・自動更新の有無・解約通知の期限日を台帳に記録し、期限の前に自動で知らせる仕組みを作ることです。

台帳に入れておきたい項目

台帳のつくり方の基本は、「契約書管理台帳とは？必要な理由や作成方法、注意したい点」や、「エクセルで契約書管理をする方法｜メリット・デメリット」でも説明しています。

3つの管理方法の違い

表計算ソフトの台帳が部署ごとに分かれる例として、株式会社東海理化では、各部が表計算ソフトで契約台帳を作り、各部各様の期限管理を行っており、会社全体の契約データベースや契約管理台帳は存在していない状況だったと、Hubbleの導入事例で述べられています(Hubble導入事例「株式会社東海理化」)。

契約書管理システムで期限管理を行う例

更新・解約の通知期限を、台帳の項目として持ち、期限の前に知らせてもらう場合の一例が、株式会社Hubbleが提供する「Hubble」です。商品ページでは、契約終了日や更新・解約通知期限が近付くとメールで通知し、直近半年間に期限が迫る契約書を月に1回の通知で知らせることで、更新の漏れや意図しない自動更新を防げること、「契約相手方名」や「自動更新の有無」などの項目をフルカスタマイズでき、自社の運用方法に合わせた管理台帳を作れることが紹介されています。注意点として、規模や課題に応じてプランや料金が決まるため、確認にはお問い合わせが必要と商品ページに記載されています。

Hubbleの導入事例では、株式会社東海理化が、事業部門の責任で更新・解約通知期限の通知メールを月に1回確認し、契約期限・更新管理を適切に行える環境が整ったと述べています。

「事業部門の責任でHubbleの更新・解約通知期限の通知メールを月に１回確認し、契約期限・更新管理を適切に行える環境が整いました。」

株式会社東海理化(Hubble導入事例)

契約の作成・承認・締結・保存・管理を同じサービスで行いたい場合の一例が、株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」です。商品ページでは、契約書の作成から管理までを1つで行えること、紙の契約書もスキャンしてPDF化したファイルをアップロードして一元管理できること、契約終了日・解約期限が近づくと関係者へ通知メールが自動送信される「契約アラート通知」があることが紹介されています。注意点として、ハンコの印影にもう少し工夫ができるとよい、という声が商品ページに載っています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

商品ページに掲載された口コミ(評価3.7・7件)には、次のような声があります。

「契約更新のリマインダー機能のおかげで、更新漏れのリスクも軽減されました。」

マネーフォワード クラウド契約の商品ページに掲載された口コミ

資料で確認したい6つの点

1. 期限通知を、誰に・いつ・何回送れるか(契約ごとの担当者に出せるか)
2. 紙の契約書や既存の表計算ソフトの台帳を、どのような方法で取り込めるか
3. 自動更新の有無や解約予告期間などの項目を、契約ごとに設定できるか
4. 電子契約サービスやワークフローなど、今使っているツールとの連携
5. 閲覧や編集の権限を、部署や担当者ごとに分けられるか
6. 導入時の作業(データ化、運用ルールの見直し)と、サポートの範囲

料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

よくある質問(FAQ)

Q1. 解約通知書は法的に有効ですか？

A. 民法は、意思表示は通知が相手方に到達した時から効力を生ずると定め(97条1項)、賃貸借の解約の申入れに書面を求めていません。契約書の定める方法と期限に沿って相手に届いていれば、解約の意思表示として扱われるのが基本です。ただし、契約書で書面や所定の様式を指定している場合は、それに従う必要があります。個別の判断は専門家に相談してください。

Q2. 解約通知書を出さなかったらどうなりますか？

A. 契約は続き、賃料や利用料は発生し続けます。自動更新の条項がある契約では、更新日までに通知しないと次の契約期間が始まります。口頭だけで伝えた場合は、伝えた日と内容が残らず、後からの争いになりやすくなります。

Q3. 解約通知書はどうやって送ればよいですか？

A. 契約書に通知方法の定めがあれば、それに従います。定めがなければ、届いた日と内容を示せる方法を選びます。普通郵便は控えを残し、届いた事実を残したいときは書留に配達証明を付けます。文面まで証明したいときは内容証明郵便を使います。メールや専用フォームは、契約書が認めている場合に使います。

Q4. 解約通知書にはどこまで書けばよいですか？

A. 賃貸なら、物件情報、契約者の氏名と連絡先、解約日、明渡し日、転居先、敷金の返金先口座を書きます。法人契約なら、契約名・契約日・契約番号、根拠となる条項、解約希望日、差出人の会社名と代表者名、最終請求やデータ返却の連絡先を書きます。解約理由は、様式に欄があるときに簡潔に書く程度で足ります。

Q5. 解約通知書のひな形は、どこで入手できますか？

A. 賃貸では、契約時の書類に添付されていることがあります。見当たらなければ貸主や管理会社に連絡して様式をもらいます。法人契約では、契約書や利用規約に書式や届出フォームが定められていないか確認します。指定がなければ、本記事のひな形を使えます。

Q6. 解約通知書を出したあとに撤回できますか？

A. 契約書の定めと相手の対応によります。解除の意思表示は撤回できません(民法540条2項)。解約通知書の撤回は、次の入居者や代わりのサービスの手配が進んでいると応じてもらえないことがあるため、気づいた時点ですぐ相手へ連絡し、合意した内容は文書で残します。

まとめ｜解約通知書で押さえたい6つのこと

解約通知書は、契約を将来に向けて終わらせる意思を相手に届ける書面です。次の6つを順に確認すると、期限の見落としや書き漏れを防げます。

1. 解約の効力が生じるのは、通知が相手に届いた時から。民法は書面を求めていないが、契約書の指定がある場合はそれに従う
2. 賃貸は、物件・契約者・解約日・明渡し日・転居先・敷金の返金先を書く。標準契約書は少なくとも30日前の申入れ
3. 法人契約は、契約期間・自動更新・予告期間・最低利用期間・違約金・データの返却を契約書で確認してから出す
4. 予告期間は、届いた日の翌日から数える。希望の解約日から逆算し、配達の日数と休日を見て早めに出す
5. 送り方は契約書の定めが先。記録を残したいときは、書留・配達証明・内容証明郵便を使い、控えを残す
6. 契約が増えて期限を追えないときは、台帳で期限を管理し、契約書管理システムの資料を取り寄せて比べることを検討する

制度や標準契約書は改訂されることがあるため、実際の手続きでは、契約書の原文と、国土交通省・日本郵便などの最新の公式情報を確認してください。

参考文献

• e-Gov法令検索「民法」　https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089
• e-Gov法令検索「借地借家法」　https://laws.e-gov.go.jp/law/403AC0000000090
• 国土交通省「賃貸住宅標準契約書(改訂版)」　https://www.mlit.go.jp/common/001319685.pdf
• 国土交通省「マンション標準管理委託契約書」　https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/content/001760188.pdf
• 日本郵便「内容証明」　https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/option/syomei/
• 日本郵便「e内容証明(電子内容証明)」　https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/web/electronic-certified-mail/
• 日本郵便「配達証明」　https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/option/haitatsu/
• Sansan Innovation Award 双日テックイノベーション株式会社インタビュー　https://sia.sansan.com/interview/stechi/
• Hubble導入事例 株式会社東海理化　https://hubble-docs.com/cases/tokai-rika