デジタルワークフローとは？申請・承認を電子化する手順と選び方

デジタルワークフローとは、申請・承認・決裁などの業務の流れを、紙やハンコではなくシステム上で進める仕組みのことです。申請書の作成から承認者への回付、決裁、保存までをオンラインで進められ、いまどこで止まっているかも確認できます。ただし「デジタルワークフロー」の検索結果には、社内の申請を電子化する意味と、業務全体をデジタル化・自動化する意味の2つが混ざっています。この記事では、2つの意味の違い、電子化できる申請の具体例、メリットとデメリット、導入の6ステップ、システムを選ぶ確認項目を、公的機関と公式サイトの情報で整理します。

目次

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1. デジタルワークフローとは？申請から承認までをシステム上で進める仕組み
2. デジタルワークフローの具体例｜どんな申請・業務を電子化できるか
3. デジタルワークフローのメリットと、先に知っておきたいデメリット
4. デジタルワークフロー導入の進め方｜6ステップ
5. デジタルワークフローのシステムを選ぶ確認項目
6. 似た言葉との違い｜ワークフローシステム、エンジン、AIワークフロー、BPM・BPA
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ｜デジタルワークフローを始める前に押さえる5つのこと
9. 参考文献

デジタルワークフローとは？申請から承認までをシステム上で進める仕組み

デジタルワークフローとは、申請・承認・決裁などの業務の流れを、紙やハンコではなくシステム上で定義し、進める仕組みのことです。

日立ソリューションズは、デジタルワークフローを「業務の流れや申請・承認・決裁などの手続きの流れをITシステム上で定義したもの」と説明しています（日立ソリューションズ）。一方、IBMは、手作業ではなくコンピューターとソフトウェアを使い、多くの場合は自動化も含めて電子的に完了されるプロセスと説明しています（IBM）。同じ言葉でも、前者は社内の申請・承認が中心、後者は業務全体の自動化まで含む広い意味です。

2つの意味の違い

日本語で「ワークフロー」というと、前者の申請・承認の流れを指す場合が多く、導入を考える会社の多くはこちらが課題です。

紙のワークフローとの違い

紙やハンコ、メールで回す運用との違いは、回付・進捗・保管・記録の4つに表れます。機能の範囲はサービスによって異なります。

申請書を電子化し、承認経路を設定し、進捗を確認できるようにする場合の一例が、株式会社コラボスタイルのコラボフローです。商品ページでは、Excelで作成した申請書を見た目そのままWebフォームに変換できること、あらかじめ用意された経路パーツを並べて承認経路を設計できること、運用中でも自社でフォームレイアウトの追加・修正ができることが紹介されています。一方で、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

コラボフローの導入事例では、南海電気鉄道株式会社が、押印文書の多い業務をワークフローシステムに移す際の選定の理由を紹介しています。事例ページで、担当者は次のように述べています。

コラボフローは、Excelで設計した資料を取り込むことによって簡単に申請が作成できるので、開発生産性が高いと感じました。

出典:コラボフロー 導入事例 南海電気鉄道株式会社

デジタルワークフローの具体例｜どんな申請・業務を電子化できるか

デジタルワークフローの具体例には、経費精算、休暇申請、稟議、購買申請、入社手続きなどがあります。承認者が決まっていて、書類の回付が発生する業務が対象になりやすい分野です。

上の表の「社外との手続き」は、OPTiM Support & Growth Portalの解説 の整理にもとづきます。社内の申請だけでなく、取引先や顧客とのやり取りまで同じ仕組みで扱える場合がある、という例です。

どの申請から電子化するか｜優先する4つの目安

すべての申請を一度に電子化する必要はありません。次の4つの目安のうち、当てはまる数が多い申請から始めると、効果を確認しやすくなります。

実際の進め方の一例として、南海電気鉄道の導入事例では、総務・人事・経理部門に押印文書を調べたところ約100件が挙がり、そのうち約40件について早期に印鑑レス化・ペーパーレス化することが求められた、と紹介されています。いきなり全部を対象にせず、まず押印文書を洗い出して優先順位をつける進め方の参考になります（コラボフロー 導入事例 南海電気鉄道株式会社）。

申請の流れそのものを見直す方法は、ワークフローを改善する方法｜ワークフローの効率が悪い原因も解説の記事で、ワークフローの効率が悪い原因とあわせて整理しています。

デジタルワークフローのメリットと、先に知っておきたいデメリット

デジタルワークフローのメリットは、承認までの時間短縮、進捗の見える化、承認履歴の記録、紙の運用にかかるコストの削減、場所を選ばない申請・承認の5つです。一方で、紙の運用をそのまま移すと使いにくくなる点に注意が必要です。

5つのメリット

• 承認までの時間を短縮しやすい:書類を物理的に回す時間がなくなり、承認者は外出先からも承認できるサービスがあります。
• 進捗が見える:誰のところで止まっているかを管理画面で確認でき、申請者が確認の連絡をする手間が減ります。
• 承認の履歴が残る:誰がいつ承認したかを記録できるサービスがあり、監査や内部統制の確認に役立ちます。
• 紙のコストを減らせる:印刷、保管のスペース、郵送などの手間が減ります。
• 場所を選ばず申請・承認できる:テレワークや出張中でも、申請が止まりにくくなります。

デメリットと対策

デメリットの多くは、導入の前に申請の流れを整理し、小さく試すことで減らせます。整理の方法は、導入の6ステップで説明します。

ハンコは電子化すると不要になるのか

ハンコの扱いは、契約と社内の承認で分けて考えます。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」（令和2年6月19日）は、契約は当事者の意思の合致により成立し、特段の定めがある場合を除き、書面の作成や押印は必要な要件ではなく、押印をしなくても契約の効力に影響は生じないと説明しています（押印についてのQ&A）。

社内の承認で押印を求めているかどうかは、各社の規程によります。電子化に合わせて、押印を承認の記録に置き換える場合は、社内規程の見直しも検討します。なお、本記事は一般的な情報提供で、法的助言ではありません。個別の契約や規程の扱いは、専門家にご確認ください。

デジタルワークフロー導入の進め方｜6ステップ

デジタルワークフローの導入は、申請の棚卸し、対象の選定、経路と様式の整理、方法の決定、小さな試行、展開と見直しの6ステップで進めます。電子化の前に流れを整理することが、失敗を避けるうえで重要です。

1. 申請の棚卸しをする:申請の種類、月ごとの件数、承認者の人数、承認までにかかる日数を書き出します。
2. 電子化する申請を選ぶ:件数、関わる人、止まりやすさ、紙や押印の多さの4つの目安で、最初の対象を1-2種類に絞ります。
3. 承認経路と様式を整理する:不要な承認の段階を減らし、様式をそろえてから電子化します。
4. 方法を決める:ビジネスチャット、自社で作る、ワークフローシステムの3つから選びます(次の表を参照)。
5. 1つの申請、1つの部署で試す:平均の承認日数や差し戻しの件数など、確認する指標を先に決めます。
6. 広げて、見直す:組織変更、人事異動、規程の改定に合わせて、承認経路と様式を定期的に見直します。

始め方は3通り｜方法ごとの向き不向き

自社で作る方法は、ワークフローシステムの自作方法｜メリット・デメリットも解説の記事で、メリットとデメリットとあわせて整理しています。

ここまでの内容を、自社の今の運用に当てはめて確認してみてください。当てはまる項目が少なければ、今のやり方を大きく変える必要はありません。

デジタルワークフローのシステムを選ぶ確認項目

システムを選ぶときは、承認経路の柔軟さ、申請フォームの作りやすさ、他システムとの連携、運用の見える化、セキュリティと管理、使いやすさとサポートの6つを確認します。デモや無料の試用で、実際の申請で確かめます。

選び方の候補は、おすすめのワークフローシステム9選｜選ぶポイントを詳しく解説の記事でも整理しています。

IPAの手引きから見る、利用者側で決めておくこと

IPA（情報処理推進機構）の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」は、クラウドサービスのセキュリティは、サービスを提供する事業者と利用者が、それぞれの役割と責任を分担して維持・向上すると説明しています（IPA クラウドサービス安全利用の手引き）。

ワークフローシステムを選ぶときにも、事業者の信頼性、サービスの稼働率や障害時の回復目標などの品質保証（SLA）、利用規約での責任の範囲を確認します。導入後は、利用者側で次のことを決めます。手引きには、承認権限を従業員の上司に付与する例も挙げられています。

• 管理担当者を決める:申請フォームや承認経路の設定、社内の問い合わせ対応を担当する人を決めます。
• 利用者の範囲を決める:誰が申請でき、誰が承認でき、どの申請を見られるかを決めます。
• 認証を厳格にする:パスワードを使い回さず、サービスで提供されている場合は2段階認証を使います。

電子帳簿保存法との関係

請求書や領収書など、取引に関する書類に通常記載される情報を含む電子データをやり取りした場合、その保存義務や保存方法は電子帳簿保存法で定められています。国税庁の特設サイトは、所得税法・法人税法上の保存義務者となる方は、特に「電子取引」を確認するよう案内しています（国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト）。

ワークフローシステムで受け取った請求書などのデータを、保存の要件を満たして管理できるかは、サービスや運用によって異なります。個別の対応は、国税庁の案内やサービスの提供元に確認してください。

似た言葉との違い｜ワークフローシステム、エンジン、AIワークフロー、BPM・BPA

デジタルワークフローは、ワークフローシステム、ワークフローエンジン、AIワークフロー、BPM、BPAと混同されやすい言葉です。申請・承認の流れを扱うか、自動化の仕組みを指すか、考え方を指すかで整理できます。

デジタルワークフローは、BPMやBPAの考え方を取り入れて、申請や承認を含む業務の流れをデジタルで進める状態を指す言葉と整理できます。自社が知りたいのが申請・承認の電子化であれば、ワークフローシステムの選び方から読み進めてください。

申請や承認の紙とハンコによる運用が負担で、どの申請から仕組みにするか決める段階であれば、承認経路の設計や進捗の確認がまとまっている資料を取り寄せて、自社の申請に当てはめてみる方法があります。

よくある質問(FAQ)

Q1. デジタルワークフローの具体例は？

A. 経費精算、交通費申請、休暇申請、稟議、購買申請、入退社の手続きなどがあります。広い意味では、請求書を適切な承認者へ自動で転送する、応募書類を特定のキーワードで絞り込むといった業務の自動化も含まれます。どの申請から始めるかは、件数、関わる人、止まりやすさ、紙や押印の多さで決めます。

Q2. ワークフローとは、どういう意味ですか？

A. ワークフローとは、企業や組織における業務の一連の流れのことです。狭い意味では、稟議などで申請、承認、決裁と進む手続きの流れを指す場合があります。これをシステム上で進めるのが、デジタルワークフローです。

Q3. ワークフローを作れる無料のアプリはありますか？

A. 無料で使える範囲があるサービスもありますが、無料の範囲、利用できる人数、機能の制限はサービスごとに異なります。少人数で申請の種類が少ないなら、ビジネスチャットや自社で作る方法も選択肢です。選ぶときは、公式サイトで無料の範囲と、有料になる条件を確認してください。

Q4. ワークフローを簡単に作る方法はありますか？

A. 簡単にするには、最初から全部を電子化せず、1つの申請から始めます。すでにExcelの申請書がある場合は、それを取り込んでWebフォームにできるサービスを選ぶと、様式を作り直す手間を減らせます。承認経路は、電子化の前に整理しておくと設定が楽になります。

Q5. デジタルワークフローを導入するメリットは？

A. 承認までの時間を短縮しやすいこと、進捗が見えること、承認の履歴が残ること、紙のコストを減らせること、場所を選ばず申請・承認できることです。一方で、紙の運用をそのまま移すと使いにくくなるため、導入の前に流れを整理します。

Q6. デジタルワークフローは、何から始めるのがよいですか？

A. 申請の種類、月ごとの件数、承認者の人数、承認にかかる日数を書き出す棚卸しから始めます。そのうえで、件数が多く止まりやすい申請を1-2種類選び、承認経路と様式を整理してから、1つの部署で試します。

まとめ｜デジタルワークフローを始める前に押さえる5つのこと

デジタルワークフローとは、申請・承認・決裁などの業務の流れを、紙やハンコではなくシステム上で進める仕組みのことです。次の5つから、取り組みやすいものを選んで確認してください。

1. 2つの意味を区別する:社内の申請・承認の電子化か、業務全体の自動化かを、先に決める
2. 電子化する申請を選ぶ:件数、関わる人、止まりやすさ、紙や押印の多さの4つの目安で、最初の対象を絞る
3. 電子化の前に流れを整理する:不要な承認の段階を減らし、様式をそろえてから移す
4. 方法と確認項目を決める:チャット、自社で作る、システムの3つから選び、承認経路やセキュリティの6つの項目を確認する
5. 申請の流れを仕組みにする資料を確認する:承認経路の設計や進捗の確認ができるサービスの資料を取り寄せ、自社の申請に当てはめる

なお、本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、法的助言ではありません。個別の規程や契約、税務の扱いは、専門家や各機関の公式情報にご確認ください。

参考文献

• 日立ソリューションズ「ワークフローを電子化して効率化、メリット・デメリット・システムについて解説」:https://www.hitachi-solutions.co.jp/servicenow/column/column07/
• IBM「デジタル・ワークフローとは」:https://www.ibm.com/jp-ja/think/topics/digital-workflow
• OPTiM「デジタルワークフローとは？メリットと導入の4ステップを解説」:https://www.optim.co.jp/optim-support-and-growth-portal/blog/what-is-digital-workflow/
• 内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのQ&A」（令和2年6月19日）:https://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf
• IPA「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」（中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版 付録7）:https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/ug65p90000019cbk-att/sme_guideline_v4.0_app_7.pdf
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
• コラボフロー 導入事例 南海電気鉄道株式会社:https://www.collabo-style.co.jp/case/case021/