ワークフローパッケージとは？クラウド型との違いと選ぶ前の確認点

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  • 自社サーバー型とクラウド型の違いがわかる
  • 新規販売とサポートの終了日を先に確認
  • 費用の内訳と運用の作業を事前に整理

ワークフローパッケージとは、稟議や休暇申請などの申請・承認の流れを電子化するソフトを、ライセンスとして購入して自社のサーバーに導入して使うタイプのワークフローシステムのことで、一般に「パッケージ型」や「オンプレミス型」と呼ばれます。データを自社の管理下に置け、画面や承認ルートを業務に合わせて作り込める一方、サーバーの用意、保守、バージョンアップを自社で担う必要があります。この記事では、パッケージ型とクラウド型の違い、メリットと注意点、費用の内訳、導入前に確認したい日付、選び方を、比較サイトと公式の情報をもとに整理します。

パッケージ型かクラウド型か、2問で進め方を確かめる

Q1. ワークフローを動かすサーバーと運用の担当を、どう考えていますか？

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目次

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  1. ワークフローパッケージとは｜自社サーバーに導入するパッケージ型のワークフローシステム
  2. パッケージ型とクラウド型の違い｜サーバーと運用を誰が担うか
  3. 導入前に確認する3つの日付｜製品の新規販売・サポート・OSの終了
  4. パッケージ型のメリットと注意点｜3つの比較記事の説明を並べて読む
  5. 費用の内訳｜パッケージ型で見積もりに入れる6項目
  6. 自社で運用する作業の一覧｜今の体制で足りるかを確かめる
  7. ワークフローパッケージの選び方｜確認する6つの項目
  8. 導入までの進め方｜候補を絞って資料請求から試用まで
  9. よくある質問(FAQ)
  10. ワークフローパッケージを選ぶときに押さえる5つのこと
  11. 参考文献

ワークフローパッケージとは｜自社サーバーに導入するパッケージ型のワークフローシステム

ワークフローパッケージとは、申請・承認を電子化するソフトをライセンスで購入し、自社のサーバーに導入して使うパッケージ型のワークフローシステムです。

ワークフローとは、申請から承認、決裁までの仕事の流れのことです。稟議書、休暇や出張の申請、経費精算の申請、各種の届出などが具体例で、これを紙やメールではなくシステム上で回す仕組みがワークフローシステムです。ワークフローと業務フローの違いは、ワークフローと業務フローの違いで整理しています。

ワークフローシステムは、提供の形で大きく2つに分かれます。ITreviewは、クラウド型をインターネット経由で使うもの、パッケージ型(オンプレミス型)を企業内のサーバーにインストールして運用するものと説明しています。BOXILやイミツも、パッケージ型を自社サーバーに導入して使う形として扱っています。

「パッケージ」という言葉は、検索結果の中でも次の3つの意味で使われています。

言い方意味
パッケージ型(オンプレミス型)市販のソフトを購入し、自社のサーバーに導入して使う形。保守や更新は自社が行うのが基本です。
パッケージ版とクラウド版の両方がある製品同じ製品名でも版によって提供の形が違うもの。イミツの比較記事は、多くの製品が両方の版を提供していると書いています。版ごとに動作環境、料金、サポート期間が違います。
機能を足す製品パッケージ例として、Movable Type ワークフローパックは、Movable Typeのライセンスと承認用のプラグインをセットにした製品です。CMSの記事公開の承認に使うもので、社内の稟議や経費の申請全般とは目的が異なります。

パッケージ型とクラウド型の違い｜サーバーと運用を誰が担うか

パッケージ型とクラウド型の最大の違いは、サーバーとソフトの運用を自社が担うか事業者が担うかで、費用や導入期間もここから変わります。

運用の担当に着目して2つの型を並べると、次のようになります。

項目パッケージ型(自社サーバー)クラウド型(SaaS)
サーバー・OS・データベース自社で用意し、更新や監視も自社で行う。データは自社のサーバーに置く。事業者が管理する。データは事業者のデータセンターに置く。
ソフトの更新製品のバージョンアップを自社で適用する。動作環境の要件も確認する。事業者が提供する。更新後の設定への影響は利用者が確認する(総務省ガイドラインの注記)。
社外からの利用VPNなどの接続環境を整える必要が出ることがある(BOXIL・bizocean journalの説明)。インターネット経由で使える。
カスタマイズ製品や版によっては改修まで可能と説明されることが多い。事業者が提供する設定の範囲が中心(collabo-styleの比較記事の説明)。
料金の払い方ライセンス購入と保守の契約が中心。月額・年額などの利用料が中心。

パッケージ版を検討していた会社が、クラウド版を比べるときの一例｜コラボフロー

パッケージ版を検討していた会社が、サーバーの運用を事業者に任せつつ、手持ちのExcelの申請書を活かして始める場合の一例が、株式会社コラボスタイルのコラボフローです。同社のパッケージ版は、新規販売の終了が公式に発表されています(次のH2で扱います)。商品ページでは、Excelで作成した帳票や申請書をそのままWebフォームに変換できること、あらかじめ用意された経路パーツを並べて承認経路を設計できること、運用中でもフォームレイアウトの追加・修正を自社で行えることが紹介されています。一方で、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があり、最低5ユーザーから利用する形です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

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コラボフローの導入事例では、島津サイエンス株式会社の企画部の担当者が、以前のシステムとの違いを次のように述べています(事例ページの公開日は2024年6月25日)。事例は従来のシステムからコラボフローへ移行した会社のもので、パッケージ版とクラウド版の比較ではありません。

以前のワークフローシステムではExcelをダウンロードして別のサーバーで保管していたのですが、コラボフローに移行したことにより、別サーバーで保管する必要がなくなりました。

出典:コラボフロー 導入事例 島津サイエンス株式会社

導入前に確認する3つの日付｜製品の新規販売・サポート・OSの終了

パッケージ型を新しく選ぶときは、製品の新規販売の終了日、製品のサポート終了日、動かすOSやデータベースのサポート終了日の3つを先に確認します。

パッケージ型は、購入後も自社のサーバーで長く使うため、製品側と土台側の期限が実際に使える期間を決めます。比較サイトの一覧は掲載した時点の情報なので、販売状況は必ずベンダーの公式発表で確かめてください。次の表は、2026年10月22日に公式ページで確認した例です。

確認する日付見る場所2026年10月22日に確認した例
1. 製品の新規販売の終了日ベンダーの公式告知コラボフロー パッケージ版は、2026年12月31日で新規ライセンスの販売を終了するとコラボスタイルが公表しています。
2. 製品のサポート終了日ベンダーの公式告知同じ告知で、サポートと追加ライセンスの提供は2031年12月31日までと書かれています。すでに使っている会社は、この日まで利用を続けられます。
3. OS・データベースのサポート終了日Microsoftのライフサイクルのページなど、土台の製品の公式ページWindows Server 2016の延長サポートの終了は2027年1月、Windows Server 2019は2029年1月と掲載されています(日付は米国時間の表記のため、年月で示します)。

コラボスタイルの告知には、パッケージ版の必須動作環境(Windows OS、データベース、Adobe ColdFusionなど)について、2031年12月31日までは各製品のコアサポート期間内でサポートを受けられるよう、バージョンアップに対応すると書かれています。製品のサポート期間と土台の製品のサポート期間は別の日付なので、導入する版が動くOSとデータベースの組み合わせを、見積もりの段階で書面にして確認しておくと安心です。詳しくは公式のパッケージ版販売・サポート終了のお知らせをご覧ください。

この告知は、パッケージ型が使えなくなるという話ではありません。製品ごとに、新規で選べる期間と、使い続けられる期間が違うという例です。同じ製品でパッケージ版とクラウド版の両方を出しているベンダーでは、パッケージ版だけが先に終了することもあるため、「どの版を、いつまで、どの環境で使えるか」を3つの日付で確認します。

土台のOSやサーバーの用意を含めた自社運用の考え方は、オンプレミス環境とはでも説明しています。

パッケージ型のメリットと注意点｜3つの比較記事の説明を並べて読む

パッケージ型のメリットは自社で管理しやすいことと作り込みやすいこと、注意点は初期費用、保守の専門知識、社外からの利用のしにくさです。

上位に出る比較記事のうち、パッケージ型を主題にした3本(bizocean journal、BOXIL、イミツ)が、どの論点をどう書いているかを、2026年10月22日に確認して表にしました。

論点bizocean journalBOXILイミツ
セキュリティ自社の管理下で運用でき、情報漏洩のリスクを抑えやすいとしています。データを自社サーバー内で管理でき、流出リスクを抑えやすいとしています。自社サーバーで運用するため、外部サービス側の対策に依存しにくいとしています。
カスタマイズソースコードの改修も含め、業務フローに合わせやすいとしています。業務フローに合わせた調整や、独自システムとの連携がしやすいとしています。機能が一通り揃った構成のため、独自のカスタマイズや他システムとの連携は難しいことがあるとしています。
費用初期・運用とも高めで、ハードウェア、専門人材、保守の費用がかかるとしています。初期投資や構築の負担が大きくなりやすいとしています。買い切りのため、導入時にまとまった費用がかかるとしています。
運用の人材IT専門知識を持つ人材が必要としています。保守・管理に専門知識が必要としています。記載は確認できませんでした。
社外からの利用VPNなどの安全な接続環境の整備が必要になることがあるとしています。VPNなどの追加設定が必要になることがあるとしています。リモートワークには不向きとしています。

3つの記事で説明が割れているのは、カスタマイズの評価です。bizocean journalとBOXILは作り込みやすさをメリットに挙げ、イミツは汎用性の低さをデメリットに挙げています。どちらも、製品や版によって改修できる範囲が違うことを前提にした説明だと考えられます。そのため、パッケージ型という分類だけで判断せず、自社の申請書と承認ルートが標準の設定で再現できるのか、改修が必要ならどこまで可能で誰が行うのかを、製品ごとに確かめる必要があります。

パッケージ型が向く会社と、クラウド型を先に検討したい会社

BOXILの比較記事は、オンプレミス(パッケージ)型が向く会社として、社内で運用の人員を確保できる会社、セキュリティの方針を厳しく管理したい会社、カスタマイズ性を求める会社を挙げ、クラウド型よりも費用が高くなりやすいため予算に余裕があることが望ましいと書いています。クラウド型は、導入や運用の手間を抑えられ、スピード導入を重視する会社やIT人材が限られる中小企業に向くとしています。これを、自社の状況に当てはめる形にしたのが次の表です。

自社の状況パッケージ型を中心に比べるクラウド型を先に比べる
運用の人員サーバーやデータベースを管理できる担当者がいる。専任の担当者を置きにくい。
データの扱い社内の規程で、データを自社の管理下に置くよう定められている。事業者のセキュリティ対策や認証の内容を確認できれば、事業者の環境で扱える。
申請書と承認ルート標準の設定では足りず、改修や独自システムとの連携が必要。標準の設定とテンプレートで足りる申請が中心。
導入の時期と費用導入までの期間と初期費用に余裕がある。早く始めたい。初期費用を抑えて小さく始めたい。

責任の分担は、総務省のガイドライン(第3版)で整理されています。SaaSの利用者はデータとアプリ上で作ったデータを管理する権限と責任を持ち、事業者はアプリケーション層以下の実装・設定・更新・運用を管理するとされています(総務省 ガイドライン第3版、23頁)。SaaSでは、申請書の内容や承認の履歴の扱いは利用者の責任として残り、サーバーやソフトの運用は事業者が担います。パッケージ型では、この運用も自社の作業になります。

どちらが安全かは、一概には決められません。パッケージ型は自社の管理下にデータを置けますが、更新やバックアップの抜けも自社の責任になります。クラウド型は運用を任せられますが、データの管理と設定の責任は利用者に残ります。クラウド型の価格や相場の考え方は、クラウド型のワークフローシステムは安い？相場やメリットを解説も参考になります。

bizocean journal、BOXIL、イミツの3記事に共通する注意点は、初期の費用と、運用を担う人の確保です。次のH2では、費用の内訳を見積もりの項目に分けて整理します。

費用の内訳｜パッケージ型で見積もりに入れる6項目

パッケージ型の費用は、ライセンス料のほかに、サーバー・OS・データベースの用意、導入作業、保守、運用の人件費まで含めて見積もります。

この記事では料金の金額は載せません。比較サイトでは製品ごとの金額が載っていますが、課金の単位や最低利用人数、保守の範囲が製品ごとに違うため、金額の並びだけでは比べられないからです。collabo-styleの比較記事も、パッケージ型の費用はライセンス料に加えて保守・サポートの費用とハードウェアの費用がかかると整理しています。見積もりでは、次の6項目を同じ条件でそろえて聞きます。

項目内容見積もりで聞くこと
ライセンスソフトの購入費用。ユーザー数や同時接続数で決まる製品もあります。課金の単位、利用人数が増えたときの追加費用の決め方。
導入・初期設定環境の構築、初期設定、最初の申請書フォームの作成。作業を誰が行うか、期間、どこまでが費用に含まれるか。
サーバー・OS・データベース動作環境の用意。仮想環境や既存サーバーを使う場合もあります。必須の環境とバージョン、それぞれのサポート期限。
保守・サポート問い合わせ、障害対応、バージョンアップの提供。保守の範囲、期間、バージョンアップが含まれるか。
運用の人件費バックアップ、更新作業、障害の一次対応を行う担当者の時間。想定する担当者数と、月あたりの作業時間。
移行・買い替え製品や版の終了、OSの更新のときの作業。移行の支援があるか、データを次の版へ移せるか。

見積もりの項目のうち、製品の見積書に載らないのは、運用の人件費と移行・買い替えの作業です。自社の運用がどのくらいの作業になるかは、次のH2で確認します。

自社で運用する作業の一覧｜今の体制で足りるかを確かめる

パッケージ型を自社で運用すると、バックアップ、OSとデータベースの更新、製品のバージョンアップ、障害対応、社外からの接続設定が自社の作業になります。

運用の作業は、導入した後に毎月、毎年のように続きます。次の作業を、誰が、どの頻度で行うのかを導入の前に決めておくと、運用が始まってからの抜けを防げます。

  • バックアップと復旧の手順: 申請データと承認の履歴を、どの頻度で、どこに保存し、戻せることをどう確かめるか。
  • OS・データベースの更新: セキュリティの更新プログラムの適用と、サポート終了日の管理。
  • 製品のバージョンアップ: 新しい版が動作環境の要件を変えていないか、適用前に試す環境があるか。
  • 障害の一次対応: 画面が開かない、承認が進まないときに、最初に誰が何を確認するか。
  • 組織変更と人事異動の反映: 承認者の変更や部署の統廃合を、誰が、いつまでに設定に反映するか。
  • 社外からの接続: 在宅や出張先から申請・承認する人のための、VPNなどの接続環境の管理。

クラウド型でも、アカウントの管理や承認経路の設定といった利用者側の作業は残ります。ただ、サーバーとOS、データベース、ソフトの更新は事業者の担当になるため、上の6つのうち、最初の3つが自社の作業から外れます。

ワークフローを自社で運用する負担、今の体制で足りますか？セルフチェック

当てはまるものを選んでください（登録不要）

ワークフローパッケージの選び方｜確認する6つの項目

選ぶときは、動作環境、サポート体制、自社の申請書への適合、外部連携、セキュリティ、試用の可否の6つを確認します。

BOXIL、bizocean journal、collabo-styleの比較記事が挙げる確認点を、パッケージ型に合わせて整理しました。ITトレンドの一覧ページが絞り込みの条件に提供形態(オンプレミス、クラウド、パッケージソフトなど)を置いているように、提供形態は最初の絞り込みの軸になります。そのうえで、次の6つを製品ごとに確かめます。

確認する項目確認の仕方
1. 動作環境と期限必須のOS、データベース、ブラウザのバージョンと、それぞれのサポート期限。製品の新規販売・サポートの終了日。
2. サポート体制保守契約の範囲、障害時の対応、バージョンアップや移行のときの支援。ベンダーの継続性や導入実績も見る。
3. 申請書と承認ルート自社の実際の申請書と承認ルート(金額や部署による分岐)を、標準の設定で再現できるか。改修が必要な範囲と費用の負担先。
4. 外部連携会計、勤怠、人事などの既存システムとの連携の方式(CSV、API、バッチなど)と、連携の設定を誰が行うか。
5. セキュリティと内部統制認証、アクセス制御、暗号化、操作の履歴(監査ログ)が自社の基準を満たすか。
6. 試用とデモ自社の申請書で試せるか、試用の期間と条件、申込みの方法。

3番目の確認は、見積もりの前に済ませておくと、改修の費用が読みやすくなります。実際の申請書を3種類ほど選び、金額による分岐や代理承認が必要なものを含めて、デモか試用で動かしてみてください。

システムを買わずに自作する選択肢もある

ワークフローシステムは、購入するだけでなく、Excelやノーコードのツールなどで自作する選択肢もあります。自作のメリットとデメリットは、ワークフローシステムの自作方法で説明しています。パッケージ型を選ぶ場合は、自社で運用する作業と、製品として保守を受けられる範囲を比べて決めます。

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導入までの進め方｜候補を絞って資料請求から試用まで

導入は、要件の整理、候補の絞り込み、資料請求、デモと試用、見積もりの比較、運用の分担を決める、の順に進めると、判断の抜けが減ります。

  1. 要件を整理する: 使っている申請書の種類と件数、承認ルートの分岐、利用人数、連携したいシステムを書き出す。
  2. 提供形態を決める: 自社運用の負担を前のH2のチェックで確かめ、パッケージ型とクラウド型のどちらを候補にするか決める。
  3. 候補を3製品前後に絞る: 動作環境と期限、販売状況をベンダーの公式発表で確認する。
  4. 資料請求とデモ: 資料で動作環境と保守の範囲を確認し、自社の申請書でデモか試用を行う。
  5. 見積もりを同じ条件でそろえる: 前のH2の6項目で、課金の単位や保守の範囲をそろえて比べる。
  6. 運用の担当を決める: バックアップ、更新、障害対応、組織変更の反映を、誰が行うか決めてから契約する。

なお、申請の流れを動かす部品だけを指す言葉にワークフローエンジンがあります。製品として使えるワークフローシステムとの関係は、ワークフローエンジンとはで説明しています。提供形態の判断では、クラウド型を選ぶ会社が増えている点も参考になります。総務省の令和7年通信利用動向調査では、クラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は8割を上回り、全社的に利用している企業の割合は60.0%となっています(総務省 令和7年通信利用動向調査 ポイント)。自社に運用の人員が十分でない場合は、クラウド型も同じ条件で比べてください。

サーバーの運用を事業者に任せながら、手持ちの申請書を活かして比べる場合は、コラボフローの資料で、フォームの作り方と承認経路の設定の流れ、クラウド版の容量の条件を確認できます。ほかの製品と同じ条件で比べる材料の1つにしてください。

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よくある質問(FAQ)

Q1. ワークフローとは何ですか？

A. ワークフローとは、申請から承認、決裁までの仕事の流れのことです。稟議書、休暇や出張の申請、経費精算の申請などを、決まった経路で回します。これを紙やメールではなくシステム上で行う仕組みがワークフローシステムです。

Q2. ワークフローソフトとは何ですか？

A. ワークフローソフトとは、申請書の作成、承認経路の設定、進捗の確認、承認の履歴の保管を行うソフトのことです。自社のサーバーに導入して使うパッケージ型と、インターネット経由で使うクラウド型があります。

Q3. ワークフローの具体例にはどんなものがありますか？

A. 稟議書の承認、休暇・出張・残業の申請、経費精算の申請、住所変更などの各種届出が代表的です。申請の内容や金額によって承認者が変わる経路や、代理で承認する仕組みを設定する場合もあります。

Q4. パッケージ型とクラウド型の違いは何ですか？

A. 最大の違いは、サーバーやソフトの運用を自社が担うか、事業者が担うかです。パッケージ型は自社のサーバーに導入し、更新や保守も自社で行います。クラウド型はインターネット経由で使い、サーバーの管理は事業者が行います。

Q5. パッケージ型のワークフローシステムは、今も新規で選べますか？

A. 製品によって異なります。たとえばコラボフローのパッケージ版は、2026年12月31日で新規ライセンスの販売を終了し、サポートは2031年12月31日までと公式に発表されています。比較サイトの情報は掲載時点のものなので、ベンダーの公式発表で最新の状況を確認してください。

Q6. ワークフローで人気のある製品は何ですか？

A. 「人気」の基準によって答えが変わるため、1つには決められません。比較サイトごとに、資料請求数、レビュー件数、満足度など順位の基準が違います。基準の読み方は、ワークフローシステム ランキングの見方 で整理しています。

ワークフローパッケージを選ぶときに押さえる5つのこと

  1. ワークフローパッケージは、ライセンスを購入して自社サーバーに導入するパッケージ型のワークフローシステムで、サーバーとソフトの運用は自社が担う。
  2. 製品の新規販売の終了日、サポートの終了日、OSとデータベースのサポート終了日を、ベンダーの公式発表で先に確認する。
  3. 見積もりは、ライセンス料だけでなく、動作環境、保守、運用の人件費、移行まで同じ条件でそろえて比べる。
  4. 自社で運用する作業を書き出し、今の体制で足りないときは、サーバーの運用を事業者に任せるクラウド型も候補に入れる。
  5. 手持ちのExcelの申請書を活かして始める場合は、コラボフローなどの資料を取り寄せ、実際の申請書で試して比べる。

パッケージ型かクラウド型かは、どちらが優れているかではなく、自社の運用体制と申請書の作り方に合うかで決まります。まず自社の運用の作業を数え、製品の販売状況と期限を確認し、候補を絞って試すという順に進めると、導入後のミスマッチを減らせます。

参考文献

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