SaaSワークフローとは？メリット・注意点・契約前の確認点を解説

SaaSワークフローとは、稟議や休暇、経費などの申請・承認を、事業者が運営するクラウド上のシステムで進める仕組みのことで、「SaaS型ワークフロー」や「クラウド型ワークフローシステム」とも呼ばれます。サーバーを自社で用意せずブラウザから使えるため、導入や更新の手間を抑えやすい一方、障害時に使えなくなる、設定できる範囲に限りがある、解約時のデータの扱いを決めておく必要があるといった、SaaSならではの注意点もあります。この記事では、できること、クラウドが選ばれる理由、注意点、責任の分担、契約前の確認点、選び方と進め方を、公的資料と比較記事の説明をもとに整理します。

目次

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1. SaaSワークフローとは｜クラウド上で申請・承認を進める仕組み
2. SaaSワークフローでできること｜申請書・承認経路・通知・履歴・連携
3. SaaS型が選ばれる理由｜公的調査と比較記事で見るメリット
4. SaaS型の注意点｜3つの解説記事の説明を並べて読む
5. 責任の分担｜SaaSで事業者が担うことと、自社に残ること
6. 契約前に確認する8項目｜稼働率・解約時のデータ・保存先
7. SaaSワークフローの選び方｜6つの観点
8. 導入の進め方｜小さく始める6ステップ
9. よくある質問(FAQ)
10. SaaSワークフローを選ぶときに押さえる5つのこと
11. 参考文献

SaaSワークフローとは｜クラウド上で申請・承認を進める仕組み

SaaSワークフローとは、稟議や休暇、経費などの申請・承認を、事業者が運営するクラウド上のシステムで進める仕組みで、サーバーを自社で用意せずブラウザから使えます。

ワークフローとは、申請から承認、決裁までの仕事の流れのことです。稟議書、休暇や出張の申請、経費精算の申請、各種の届出などが具体例で、これを紙やメールではなくシステム上で回す仕組みがワークフローシステムです。ワークフローと業務フローの違いは、ワークフローと業務フローの違いで整理しています。

SaaSは、ソフトウェアをインターネット経由で利用する提供形態です。カオナビの用語集は、SaaSをクラウドサービスの一形態とし、アプリを動かす土台を提供するPaaS、サーバーなどのインフラを提供するIaaSと区別しています。ワークフローシステムでは、この形で提供されるものを「SaaS型」「クラウド型」と呼び、比較サイトでもほぼ同じ意味で使われています。似た言葉は、次の表のように整理できます。

SaaSワークフローでできること｜申請書・承認経路・通知・履歴・連携

SaaSワークフローでできることの中心は、申請書の作成、承認経路の設定、通知と進捗の確認、履歴の保管、他システムとの連携の5つです。

カオナビ、kickflow、b-work.runの3記事が挙げる機能をまとめると、次の5つになります。右の列は、導入前に自社の申請で確かめたい点です。

このうち製品ごとに差が出やすいのは、申請書の作成と承認経路の設定です。Excelや紙の様式が多く、SaaSの設定でどこまで再現できるかを確かめたい場合の一例が、株式会社コラボスタイルのコラボフローです。商品ページでは、Excelで作成した帳票や申請書を見た目そのままWebフォームに変換できること、判定者・回覧者や条件分岐などの経路パーツを並べて承認経路を設計できること、承認が遅れると判定者に自動でリマインドメールを送る機能があることが紹介されています。一方で、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があり、最低5ユーザーからの利用で、無料のお試しやデモは問い合わせが必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

コラボフローの導入事例では、クラシエ株式会社の担当者が、導入の効果を次のように述べています(事例ページの公開日は2024年11月28日で、クラウド版と記載されています)。グループ各社の稟議基準を一本化する取り組みの中での導入で、効果は同社の担当者の発言です。

決裁にかかる時間が導入前と比較して約半分に短縮されました。

出典:コラボフロー 導入事例 クラシエ株式会社

SaaS型が選ばれる理由｜公的調査と比較記事で見るメリット

クラウドを使う理由は、総務省の調査では「場所、機器を選ばずに利用できる」が50.7%、「資産、保守体制を社内に持つ必要がない」が42.8%で、コストの安さは19.4%でした。

総務省の令和7年通信利用動向調査によると、クラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は8割を上回り、全社的に利用している企業の割合は60.0%です。利用している企業に理由を複数回答で聞いた結果が、次の表です(令和7年、回答企業2,131社)。ワークフローに限らないクラウドサービス全般の数字ですが、SaaS型を選ぶ動機の目安になります。

上位は、場所や機器を選ばないこと、安定した運用、社内に保守の体制を持たなくてよいことで、コストの安さは最下位でした。ワークフローに当てはめると、次のように読み替えられます。

• 場所を選ばない: 承認者が出張中や在宅でも、申請が止まりにくくなります。b-work.runは、スマホやPCから承認できることが承認スピードの向上につながると説明しています。
• 保守の体制を持たなくてよい: サーバーやソフトの更新は事業者が担います。カオナビは、セキュリティ対策やメンテナンスをサービス提供会社が行う点を、メリットの1つに挙げています。
• 災害時のバックアップ: kickflowは、データがクラウドにあれば、自社の拠点が被災しても失われにくい点を、事業継続の面のメリットとして説明しています。

導入までの期間については、比較記事は「アカウントの取得と支払いのあと、最短数日」(カオナビ)のように、早く始められると説明しています。ただし期間は製品や契約によって違うため、見積もりの段階で、設定から利用開始までの目安を確認してください。費用の見方は、クラウド型のワークフローシステムは安い？相場やメリットを解説にまとめられています。

SaaS型の注意点｜3つの解説記事の説明を並べて読む

SaaS型の注意点は、障害時に使えなくなること、設定できる範囲に限りがあること、解約や移行のときにデータの扱いを確かめること、の3つに集約されます。

SaaS型の注意点を主題にしたkickflow、カオナビ、ExchangeUSEの3記事が、どの論点をどう書いているかを、2026年10月23日に確認して表にしました。3記事とも事業者が書いた解説で、ExchangeUSEは自社のプライベートクラウド製品を紹介する立場の記事です。

3記事に共通するのは、障害時の停止、設定できる範囲、データの扱いの3つです。説明が割れているのは、設定できる範囲の評価です。kickflowは、標準の機能で足りるかをまず試し、どの申請を業務の側で合わせ、どの申請に個別の対応が要るかを分けて考えるよう説明しています。ExchangeUSEは、標準の機能に合わせると自社のルールを変えることになる点を重く見ています。どちらも、製品によって設定できる範囲が違うことを前提にした説明だと考えられます。

そのため、「SaaSだから無理」「SaaSなら足りる」と分類で決めず、自社の実際の申請書と承認ルートを試用で動かして判断します。サーバーと運用を自社で持つパッケージ型は、運用の作業や製品の販売・サポートの期限が判断の軸に加わるため、SaaSとは確認する点が変わります。

責任の分担｜SaaSで事業者が担うことと、自社に残ること

SaaSでは、アプリケーションより下のサーバーや更新は事業者が運用し、申請書や承認履歴などのデータの管理と、アカウントや権限の設定は利用者に残ります。

総務省の「クラウドサービス提供における情報セキュリティ対策ガイドライン(第3版)」は、クラウドサービスの安全を高めるには、事業者と利用者が責任を分け合う「責任共有モデル」の考え方が必要だとしています。責任の範囲は一律ではなく、サービスの内容や利用条件ごとに、両者が合意して契約で明示することが重要とされています(22頁)。SaaSの部分を、ワークフローに当てはめたのが次の表です。

同じ22頁には、クラウドサービスのセキュリティの設定が十分でなかったために、機密情報を認証のない状態で外部に公開してしまった事例が相次いで報告されている、という指摘もあります。ワークフローでは、申請書に人事や取引先の情報が含まれることがあるため、承認者や閲覧者の権限の設定が、利用者側の大切な作業になります。

また、26頁は、SaaS事業者が別の事業者のPaaSを使っている場合があり、利用者がSaaS事業者だけに預けたと思っている情報が、別の事業者にも渡っていることがある、と説明しています。契約前に、データの保管先や再委託の有無を事業者に確認する理由の1つです。

契約前に確認する8項目｜稼働率・解約時のデータ・保存先

契約前には、稼働率とSLA、障害時の連絡、責任範囲、更新の告知、解約時のデータ、保存先の国、サポート、認証の8項目を事業者に確かめます。

総務省のガイドライン(第3版)と、IPA(情報処理推進機構)の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」(付録のチェックシート)をもとに、SaaSのワークフローを契約する前の確認項目にしました。右の列は、確認の根拠にした資料の箇所です。

IPAの手引きは、チェックシートのNo.6、11、12、13について、スマートSMEサポーター(認定情報処理支援機関)の開示情報でも確認できる、と注記しています。事業者が開示している情報があれば、問い合わせの前に読んでおくと、確認が早く進みます。

契約前の確認項目と合わせて、自社の運用の側にも、SaaSに切り替えるときに決めておきたいことがあります。次のセルフチェックで、いくつ当てはまるかを確かめてください。

SaaSワークフローの選び方｜6つの観点

選ぶときは、機能、操作性、他システムとの連携、料金体系、サポート、セキュリティの6つの観点を、自社の実際の申請書で確かめます。

kickflow、カオナビ、b-work.run、イミツ(PRONIアイミツ)の比較記事に共通する選定の観点を整理しました。製品の一覧や順位は、比較サイトごとに基準が違うため、この記事では載せていません。順位の基準の読み方はワークフローシステム ランキングの見方にまとめています。

どの観点も、事業者の資料やデモだけでなく、自社の実際の申請書を使った試用で確かめると、導入後の食い違いを減らせます。比べる製品は、3つ前後に絞ると、見積もりと試用の手間を抑えられます。

無料のソフトや自作という選択肢

「ワークフローを作れるフリーソフトはあるか」という疑問もよくあります。GoogleフォームやExcel、オープンソースのソフトで作る方法は、クラウド型のワークフローシステムは安い？で紹介されています。ただし、承認の履歴の管理や権限の設定、障害時の対応といった前の章の項目は、自作では自社で担う作業になります。自作のメリットとデメリットは、ワークフローシステムの自作方法で整理しています。

導入の進め方｜小さく始める6ステップ

導入は、対象の申請を絞る、現状を数える、確認項目を決める、候補を試す、担当を決める、効果を測る、の順に小さく始めると、判断の抜けが減ります。

1. 対象の申請を1-2種類に絞る: b-work.runは、件数が多く負担の大きい申請(月次の経費、購買など)から始めるよう勧めています。
2. 現状を数える: カオナビは、申請から承認までの日数、月間の承認件数、人的ミスの発生状況を調べることを最初の手順にしています。
3. 確認項目を決める: 前の章の契約前の8項目と、選び方の6つの観点から、自社で外せない条件を決めます。
4. 候補を絞って、資料請求と試用をする: 一部の部署で試し、問題点を洗い出してから全社に広げます(カオナビ、b-work.run)。
5. 担当と運用のルールを決める: 申請書の様式の変更、承認ルートの変更、異動や退職の反映を、誰が行うかを決めます。kickflowは、部署によって温度差が出やすいため、早い段階で説明と試用の場を設けるよう勧めています。
6. 効果を測って見直す: 承認までの日数や差し戻しの件数を、導入前と比べます。流れそのものの見直しは、ワークフローを改善する方法が参考になります。

SaaSを選ぶ会社が増えている点も、判断の参考になります。前の章の理由のとおり、場所を選ばない運用と、社内に保守の体制を持たなくてよい点が上位に挙がっていました。手持ちのExcelの申請書を活かして始める場合は、コラボフローの資料で、フォームの作り方、承認経路の設定の流れ、クラウド版の容量やユーザー数の条件を確認できます。ほかの製品と同じ条件で比べる材料の1つにしてください。

コラボフローの資料を無料で見る

よくある質問(FAQ)

Q1. ワークフローとは何ですか？

A. ワークフローとは、申請から承認、決裁までの仕事の流れのことです。稟議書、休暇や出張の申請、経費精算の申請などを、決まった経路で回します。これを紙やメールではなくシステム上で行う仕組みがワークフローシステムです。

Q2. SaaSとは具体的に何ですか？

A. SaaSとは、ソフトウェアを自社のサーバーに導入せず、インターネット経由で利用する提供形態のことです。サーバーの運用や更新は事業者が行い、利用者はブラウザなどから使います。月額や年額の利用料で使う形が中心です。

Q3. ワークフローシステムで有名なものは何ですか？

A. 「有名」の基準によって答えが変わるため、1つには決められません。比較サイトごとに、資料請求数、レビュー件数、満足度など順位の基準が違います。基準の読み方は、ワークフローシステム ランキングの見方 で整理しています。

Q4. ワークフローを作れるフリーソフトはありますか？

A. GoogleフォームやExcel、オープンソースのソフトで、申請フォームを作る方法があります。ただし、承認の履歴の管理、権限の設定、障害時の対応は自社の作業になります。詳しくは、ワークフローシステムの自作方法 で説明しています。

Q5. SaaS型とパッケージ型の違いは何ですか？

A. 最大の違いは、サーバーやソフトの運用を事業者が担うか、自社が担うかです。SaaS型は事業者が運用し、パッケージ型は自社のサーバーに導入して更新や保守も自社で行います。

Q6. SaaSワークフローの注意点は何ですか？

A. 障害時に使えなくなること、設定できる範囲に限りがあること、解約や移行のときのデータの扱いの3つです。契約前に、稼働率とSLA、責任範囲、データの書き出し、保存先の国などを事業者に確認してください。

SaaSワークフローを選ぶときに押さえる5つのこと

1. SaaSワークフローは、申請・承認を事業者が運営するクラウド上のシステムで進める仕組みで、サーバーの運用と更新は事業者が担う。
2. クラウドを使う理由は、場所を選ばないこと、社内に保守の体制を持たなくてよいことが上位で、コストの安さは最下位だった(総務省 令和7年調査)。
3. 注意点は、障害時の停止、設定できる範囲、解約時のデータの扱い。分類だけで決めず、自社の申請書で試用して判断する。
4. 申請書や承認履歴のデータの管理と、アカウント・権限の設定は利用者に残る。契約前に、稼働率とSLA、責任範囲、データの書き出し、保存先を確認する。
5. 手持ちのExcelの申請書を活かして始める場合は、コラボフローなどの資料を取り寄せ、対象の申請を1-2種類に絞って試す。

SaaSかパッケージ型かは、どちらが優れているかではなく、自社の申請書の作り方と運用の体制に合うかで決まります。まず対象の申請を絞り、契約前の確認項目で事業者に聞くことを整理し、試用で確かめるという順に進めると、導入後のミスマッチを減らせます。

参考文献

• 総務省「クラウドサービス提供における情報セキュリティ対策ガイドライン(第3版)」(2021年9月):https://www.soumu.go.jp/main_content/000771515.pdf
• 総務省「令和7年通信利用動向調査 ポイント」:https://www.soumu.go.jp/main_content/001074767.pdf
• IPA「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」:https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
• IPA「クラウドサービス安全利用チェックシート(付録7)」:https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/ug65p90000019cbk-att/sme_guideline_v4.0_app_7.pdf
• コラボフロー 導入事例 クラシエ株式会社:https://www.collabo-style.co.jp/case/case042/
• kickflow「SaaS型ワークフローシステムで業務改革」:https://kickflow.com/blog/saas_workflow_system
• カオナビ「SaaS型ワークフローシステムとは？ 機能、選定のポイント」:https://www.kaonavi.jp/dictionary/workflow_saas/
• b-work.run「SaaS型ワークフローとは？できること・メリット・選び方」:https://b-work.run/home/blog/workflow/process/saas
• ExchangeUSE「クラウド型ワークフロー(SaaS製品)導入に踏み切る前に知っておきたいこと」:https://www.exchangeuse.com/column/workflow/cloud-demerit01.html
• イミツ「クラウド型(SaaS)のワークフローシステムおすすめ15選を比較」:https://saas.imitsu.jp/cate-workflow/article/l-1264