SaaSツールとは？役割別の組み合わせ方と、つなぎ方・やめ方

SaaSツールとは、インターネット経由で使う業務用ソフトウェア（SaaS）のうち、会計、顧客管理、連絡、申請の承認など、特定の業務を受け持つ個別のサービスのことです。「saas ツール とは」で検索すると、利用中のSaaSを一元管理する「SaaS管理ツール」の記事が多く並びますが、管理ツールはSaaSツールが受け持つ役割のひとつです。この記事では、SaaSツールを5つの役割に分けて組み合わせを考える方法と、ツールが増えたときに起きやすい課題、ツール同士のつなぎ方、やめるときのデータの扱いを、IPA（情報処理推進機構）の手引きと公式サイトの情報で整理します。

目次

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1. SaaSツールとは？SaaS・SaaS管理ツールとの違い
2. SaaSツールを5つの役割で分けて組み合わせる
3. SaaSツールのメリットと、増えたときに起きやすい3つの課題
4. SaaSツールのつなぎ方｜連携の4つの方式とID・認証のそろえ方
5. SaaSツールをやめるとき｜解約前に決めておく出口設計
6. 自社のSaaSツールの連携・ID・出口をセルフチェック
7. よくある質問(FAQ)
8. まとめ｜SaaSツールを組み合わせて使うときに押さえる5つのこと
9. 参考文献

SaaSツールとは？SaaS・SaaS管理ツールとの違い

SaaSツールとは、インターネット経由で使うSaaSのうち、会計、顧客管理、連絡、承認など、特定の業務を受け持つ個別のサービスのことです。

SaaSツールは、利用中のSaaSを一元管理する「SaaS管理ツール」とは別のものです。管理ツールは、SaaSツールが受け持つ5つの役割のうちのひとつにあたります。

SaaSツールを5つの役割で分けて組み合わせる

SaaSツールは、業務を回す、やり取りする、承認する、守る、管理するの5つの役割で分けると、組み合わせを考えやすくなります。

5つの役割のうち、先に、申請の承認とやり取りを受け持つSaaSツールの例を表で確認します。承認はワークフローシステム、やり取りはビジネスチャットが受け持つ例です。選び方はおすすめのワークフローシステム9選｜選ぶポイントを詳しく解説とおすすめのチャットシステム7選｜選び方や導入時の注意点を解説で整理しています。表は役割の違いを並べたもので、優劣を示すものではありません。

申請と承認の流れを自社の様式に合わせて仕組みにしたい場合の一例が、株式会社コラボスタイルのコラボフローです。ツールを新しく入れるたびの利用申請や、契約の稟議を、紙やメールの回覧から移す場面が考えられます。商品ページでは、誰でも思い通りのワークフローを簡単に作成できること、シンプルかつ直感的な操作で承認経路を設計できること、運用中にフォームレイアウトの追加・修正ができることが紹介されています。一方で、クラウド版には1ユーザーにつき5GBの容量制限があります。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

コラボフローの導入事例では、フジテック株式会社が、ワークフロー製品の選定で評価した点を紹介しています。担当者は、事例ページで次のように述べています。

特に評価が高かったのは、誰でも簡単に新しいフォームを開発できる点ですね。

出典:コラボフロー 導入事例 フジテック株式会社

社内外の連絡と、ツールの使い方の周知や質問の受付を1か所に集めたい場合の一例が、株式会社kubellが提供するChatworkです。商品ページでは、無料で始められるフリープランがあること、チャットだけでなく通話機能やタスク・ファイル管理などの機能が充実していること、年齢や性別を問わず社内外でも使いやすいシンプルさが紹介されています。一方で、より高いセキュリティとサポートの手厚さを求める場合は、エンタープライズの契約が必要とされています。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

ChatworkのAPI連携を紹介する導入事例では、株式会社ヘッドウォータースの担当者が、次のように述べています。取材は2016年9月で、事例ページには、現在の機能や料金プランとは異なる可能性があるという注記があります。

APIを利用することで他のクラウドサービスと連携でき、これまで使っていたサービスをそのまま利用しながら、情報をChatworkに集めることができます。

出典:Chatwork 導入事例 株式会社ヘッドウォータース

近い言葉との違いと、IPAが挙げる例

IPAの「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」は、インターネットを通じてソフトウェアやハードウェアを利用する情報システムサービスをクラウドサービスと説明し、身近な例として、財務会計や給与計算などの経営管理、顧客管理や販売管理などの業務、ワープロや表計算、グループウェア、電子メール、オンラインストレージなどのオフィス用のアプリケーションを挙げています。このうち、ソフトウェアをサービスとして使う形がSaaSです。「SaaSツール」は公的に定義された用語ではないため、本記事では、SaaSの個々のサービスを、受け持つ業務に注目して呼ぶ言い方として使います。

5つの役割と、役割ごとに決めておくこと

承認とやり取りの2つ以外も含めて、5つの役割を整理すると次のようになります。右端の列は、IPAのクラウドサービス安全利用チェックシートの項目番号です。

1つのツールが複数の役割にまたがる場合もあります。大切なのは、ツールの数を増やす前に、どの役割が空いているか、どの役割が重なっているかを確認することです。

管理する役割のツールが必要になる目安

5つの役割のうち、検索結果で多く取り上げられているのが、管理する役割のSaaS管理ツールです。次のような状態になったときが、導入を考える目安になります（一般的な考え方であり、サービスごとに確認してください）。

• 契約中のSaaSの数や、契約者、利用者の範囲が、一覧にまとまっていない
• 入社・退職・異動のたびに、各ツールのアカウントの追加や削除が漏れやすい
• ツールごとの利用状況と契約の更新時期を、1か所で確認したい

ツールの数が少ないうちは、契約中のSaaSと利用者を一覧表に書き出して管理する方法もあります。一覧表で追いきれなくなったときに、管理ツールを比べます。管理ツールの選び方はSaaS管理ツールのおすすめ3選｜選び方・比較のポイントも解説で整理しています。

承認とやり取りの2つのサービスを比較表で見る

SaaSツールのメリットと、増えたときに起きやすい3つの課題

SaaSツールのメリットは、自社でシステムを持たずに使い始められることです。一方、数が増えると、連携、ID・認証、やめるときのデータという3つの課題が出やすくなります。

IPAの手引きは、情報システムを自社で所有・運用することなく、サービスとして利用するだけのクラウドサービスは、メリットも多いと説明しています。同時に、事業者に委ねる部分は利用者が直接管理できないため、サービスの機能だけでなく、サービスに付随するセキュリティ対策も確認したうえで利用する必要があるとしています。また、クラウドサービス固有のリスクとして、インターネットを使うため外部からの攻撃を受けやすいこと、1台のコンピュータを多数で共用するため1台のインシデントが多数に影響すること、1つのサービスが複数の事業者で構成されることがありすべての対策を把握することが難しいことの3点を挙げています。メリットと注意点の整理は、SaaSアプリとは？ブラウザ版とスマホアプリ版の違い・選び方と注意点でも扱っています。

ツールが増えたときの3つの課題

1. 連携の課題:同じ情報を複数のツールに手で入力することが増え、入力の漏れや誤りが起きやすくなります。つなぎ方は次の章で整理します。
2. ID・認証の課題:ツールごとに利用者のアカウントと認証が増え、入退社や異動のたびの追加・削除が漏れやすくなります。IPAのチェックシートでは、利用者の範囲を決めること（No.8）と、認証を厳格に行うこと（No.9）が該当します。
3. やめるときの課題:ツールを解約するときに、データを取り出せるか、移行先に取り込めるかを事前に確認していないと、移行で困ります。IPAのチェックシートでは、利用終了時のデータの取扱い条件を確認すること（No.13）が該当します。

この3つは、ツールが1つや2つのうちは表に出にくく、数が増えてから気づく場合があります。次の章から、順に整理します。

SaaSツールのつなぎ方｜連携の4つの方式とID・認証のそろえ方

SaaSツール同士をつなぐ方法は、標準の連携機能、API連携、ファイルの受け渡し、手入力での転記の4つです。手入力が残っている箇所から順に、ほかの方法へ置き換えます。

連携の4つの方式

コラボフローの導入事例では、フジテック株式会社が、APIが充実していて社内の既存システムとの連携が容易だったことを選定理由のひとつに挙げています。他サービスとのシングルサインオンや、基幹システムとのデータ連携を想定していたとも紹介されています（コラボフロー 導入事例 フジテック株式会社）。連携の可否は、サービスと契約プランによって異なるため、検討するサービスの公式情報で確認してください。

二重入力が起きやすい3つの場所

• 承認の結果:申請が承認されたあと、結果を別の台帳や会計のツールに入力し直している
• 連絡で受けた依頼:チャットで受けた依頼を、案件の管理表に手で書き写している
• 入退社や異動の情報:人事の情報を、各ツールのアカウントに個別に反映している

これらの箇所が見つかったら、上の表の方式のうち、手間と費用のバランスが合うものを選びます。どの方式でつなぐかは、データの量、更新の頻度、社内で運用できる人によって変わります。

ID・認証をそろえる

ツールが増えるほど、利用者のアカウントと認証の管理が課題になります。IPAの手引きは、利用者の範囲を決め、どのような権限を与えるかを管理するよう勧めています。例として、販売管理をクラウドサービスで行う場合に、社長と販売部門の従業員だけに利用者アカウントを作成し、承認権限は従業員の上司に付与するといった決め方が挙げられています。

認証については、パスワードは破られにくい安全なものにすること、ID・パスワードを共有しないこと、サービスで提供されている場合は電子証明書や2段階認証などの認証方式を利用することが挙げられています。サービスによっては、他のサービスとのシングルサインオンに対応している場合があります。対応の有無と条件は、各サービスの公式情報で確認してください。

ツールを新しく入れるたびに、利用の申請と承認の経路が部門ごとにばらつくと、利用者の範囲の確認が漏れやすくなります。申請の様式と承認経路を1つにそろえ、承認の記録を残す方法があります。また、承認の結果を別のシステムに転記する手間が多い場合は、データ連携の機能があるワークフローを選ぶ方法もあります。

承認とやり取りの2つのサービスを比較表で見る

SaaSツールをやめるとき｜解約前に決めておく出口設計

SaaSツールをやめるときは、解約を申し込む前に、データの取り出し方、移行先への取り込み、返却後のデータの扱いの3点を確認します。

IPAの手引きのチェックシートNo.13は、利用中のクラウド型会計システムを他のクラウドサービスに変更する場合を例に、利用終了時のデータの確保で確認することを挙げています。会計に限らず、他のSaaSツールにも当てはめられる考え方です。

解約前に確認する4点（IPAチェックシート13番）

1. 過年度のデータを含む全データを、返却またはダウンロードできるか
2. データのフォーマットが、他のサービスと互換性があるか
3. 移行先のサービスに、返却されたデータを一括して取り込む機能があるか
4. 返却後にシステム上に残るデータは、完全に消去される、または再利用されないことが保証されているか

契約条件・保存先・バックアップも確認する

解約の進め方

1. そのツールを使っている人と業務を洗い出す
2. 取り出せるデータの範囲と形式を、利用規約やヘルプで確認する
3. 移行先で取り込めるかを、少量のデータで試す
4. 並行して運用する期間を決め、切り替えの日を周知する
5. 契約の更新時期と解約の手続きの期限を確認して、解約を申し込む
6. 返却後のデータの消去とアカウントの削除を確認する

契約や個人情報の取扱いは、サービスごとの利用規約によって異なります。本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、法的助言ではありません。選定や移行を外部に相談する場合は、SaaS導入コンサルとは？依頼すべきかの判断基準・費用の考え方・選び方を解説も参考にしてください。

自社のSaaSツールの連携・ID・出口をセルフチェック

自社のSaaSツールの運用は、連携、ID、出口、役割の4つの観点で確認できます。当てはまる数が少なければ、今の運用で足りる可能性があります。

チェックのうち、連絡や周知が複数の場所に分かれている場合は、窓口と記録の置き場を1か所に決めると、ツールが増えても問い合わせの流れを追いやすくなります。連絡を1か所に集める一例が、上の比較表で紹介したChatworkです。

よくある質問(FAQ)

Q1. SaaSツールとは何ですか？

A. SaaSツールとは、インターネット経由で使うSaaSのうち、会計、顧客管理、連絡、承認など、特定の業務を受け持つ個別のサービスのことです。公的に定義された用語ではなく、利用中のSaaSをまとめて把握するSaaS管理ツールとは別のものです。

Q2. SaaSツールの代表的な例にはどんなものがありますか？

A. IPAの手引きは、身近なクラウドサービスの例として、財務会計、税務申告、給与計算、労務管理などの経営管理、顧客管理、販売管理、名刺管理、ホームページ作成、ECサイトなどの業務、ワープロ、表計算、グループウェア、電子メール、オンラインストレージなどのオフィス用のアプリケーションを挙げています。本記事では、これらを受け持つ役割で5つに分けて整理しました。

Q3. SaaSツールとSaaS管理ツールは何が違いますか？

A. SaaSツールは業務を受け持つ個別のサービスで、SaaS管理ツールは、利用中のSaaSのアカウントや費用などをまとめて把握するためのサービスです。管理ツールは、SaaSツールが受け持つ5つの役割のうち、管理する役割にあたります。

Q4. SaaSツールが増えたとき、最初に何をすればよいですか？

A. 契約中のSaaSツール、利用者、契約の更新時期を一覧にします。そのうえで、連携、ID・認証、解約時のデータの3点について、確認が抜けているツールを洗い出します。一覧で追いきれなくなったら、SaaS管理ツールを比べます。

Q5. SaaSツール同士は、どのようにつなげばよいですか？

A. 標準の連携機能、API連携、ファイルの受け渡し、手入力での転記の4つの方式があります。手入力で二重入力が続く箇所から、標準の連携機能やAPI連携への置き換えを検討します。対応する連携とデータの範囲は、サービスと契約プランによって異なるため、公式情報で確認してください。

Q6. SaaSツールをやめるとき、データはどうなりますか？

A. サービスと契約によって異なります。IPAの手引きは、利用終了時に、全データの返却またはダウンロード、データ形式の互換性、移行先への一括取り込み、返却後のデータの消去を確認する例を挙げています。解約を申し込む前に、利用規約で取扱い条件を確認してください。

まとめ｜SaaSツールを組み合わせて使うときに押さえる5つのこと

SaaSツールとは、会計、顧客管理、連絡、承認など、特定の業務を受け持つSaaSの個別のサービスのことです。次の5つから、取り組みやすいものを選んで確認してください。

1. 役割で分ける:業務を回す、やり取りする、承認する、守る、管理するの5つで、空いている役割と重なっている役割を確認する
2. 増えたときの3つの課題を知る:連携、ID・認証、やめるときのデータは、数が増えてから表に出やすい
3. つなぎ方とIDをそろえる:手入力が残る箇所から、標準の連携機能やAPI連携へ置き換え、利用者の範囲と認証を決める
4. やめる前に出口を確認する:全データの取り出し、形式の互換性、移行先への取り込み、返却後の消去を解約前に確認する
5. 承認と連絡の置き場を検討する:申請と承認はワークフローシステム、連絡はビジネスチャットの資料を取り寄せて、自社の運用に合うか確認する

なお、本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、法的助言ではありません。個別の契約条件や個人情報の取扱いは、各社の公式情報や、弁護士・専門家にご確認ください。

参考文献

• IPA「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」（中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版 付録7）:https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/ug65p90000019cbk-att/sme_guideline_v4.0_app_7.pdf
• IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」:https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
• コラボフロー 導入事例 フジテック株式会社:https://www.collabo-style.co.jp/case/s049/
• Chatwork 導入事例 株式会社ヘッドウォータース（取材2016年9月）:https://go.chatwork.com/ja/case/headwaters.html