受付システムにかかる費用とは？削減されるコストや選び方も解説

受付システムを導入する場合、システムの形態などによって異なる費用が発生します。本記事では、受付システムの導入に必要な費用や料金相場、システム導入で削減が期待できるコスト、費用以外で大切になるシステムの選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. 受付システムの導入に必要な費用
2. 受付システムの料金相場
3. 受付システムの料金が異なる理由
4. 受付システムの導入で期待できるコスト削減
5. 費用以外の受付システム導入のメリット
6. 費用以外での受付システムを選ぶ際のポイント
7. まとめ

受付システムの導入に必要な費用

受付システムの導入には、ハードウェアやソフトウェアの購入、設定とカスタマイズ、トレーニング、維持管理などのさまざまな要因がコストに関わります。また、システムの規模や機能によっても費用が異なります。

ここでは、受付システムの導入に必要な費用について、システムの形態別に解説します。

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オンプレミス型

オンプレミス型の受付システムは、自社の施設内にサーバーやソフトウェアを設置する方式です。導入時には、ハードウェアの購入費用やソフトウェアのライセンス料、設置・カスタマイズ費用などの初期費用がかかります。

また、導入後もランニングコストとして、電力消費や維持管理費、セキュリティ対策費用などが発生します。さらに、必要に応じてシステムのアップデート費用や、保守・サポート契約の費用がかかる場合もあります。

このように、オンプレミス型は導入コストが高額であることから、経費や運用費用を十分に考慮しなければなりません。

クラウド型

クラウド型の受付システムは、クラウド上で提供されるシステムをインターネット経由で利用する方式です。自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用を比較的抑えやすいことが特徴です。

導入時には初期費用、導入後はランニングコストとして月額または年額の利用料金が発生します。利用料金には、ソフトウェアのライセンス、サーバーメンテナンス、セキュリティ対策、サポート費用などが含まれているのが一般的です。

クラウド型は初期費用が抑えられて迅速な導入が可能です。しかし、長期的に考えるとオンプレミス型よりも高額になることもあるため、ランニングコストについても検討が必要です。

受付システムの料金相場

受付システムの導入には、主に「導入費用」と「月額費用」がかかります。以下では、その料金相場について解説します。

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導入費用の料金相場

受付システムの導入費用は、システムの種類や導入する端末などによって異なります。クラウド型受付システムは初期費用がかからないことが多いですが、専用のタブレットや受付ロボットなどを用意する場合は、初期費用が発生します。

特にAI搭載のロボットは高額なことが一般的であり、専用のタブレットや受付ロボットの台数が多くなるほど、初期導入費用は高額になります。一般的な料金相場としては、専用の受付ロボットを購入する場合、数十万円から数百万円かかることがあります。

一方、受付システムによっては、既存のタブレットを利用できる場合や、端末のレンタルサービスを提供しているケースもあります。このようなサービスを活用すれば、初期費用を抑えられるでしょう。

具体的な費用は導入するシステムやサービスによって異なるため、事前に詳細な見積もりを依頼することが重要です。

月額費用の料金相場

受付システムの月額費用は、数千円から数万円の範囲で一般的に設定されています。この月額費用は、受付システムの提供業者やプランによって異なり、利用する機能やサービスの種類によっても変動します。

例えば、基本的な受付機能のみを利用する場合は月額費用を抑えやすい一方、機能が多い場合や手厚いサポートを受ける場合は、月額費用が高くなる傾向があります。そのため、自社に必要な機能やサービスを整理し、予算に合った料金プランを選ぶことが大切です。

受付システムの料金が異なる理由

受付システムの料金は、導入規模や受付システムの機能、サポート内容などによって異なります。ここでは、それぞれの理由について詳しく解説します。

導入規模による違い

企業や組織の規模によって、必要なタブレットやロボットなどの受付端末の数は異なります。

大規模な組織では多くの受付端末が必要になるため、その分、初期費用が高くなる傾向があります。一方、小規模な組織では必要な端末数が少ないため、初期費用を抑えられる場合があります。

機能やサポート内容による料金の違い

受付システムの料金は、搭載されている機能やサポート内容によっても異なります。例えば、高度な機能や外部システムとの連携機能などが含まれている場合は、基本的な機能のみを備えたシステムよりも料金が高くなるのが一般的です。

そのため、自社に必要な機能やサポート内容を整理したうえで、適したシステムを選ぶことが重要です。自社のニーズに合ったシステムを選ぶことで、受付業務を効率化しながら、コストの最適化にもつなげられます。

受付システムの導入で期待できるコスト削減

受付システムの運用には費用がかかりますが、受付システムを導入することで、どのようなコスト削減が期待できるのか、以下で詳しく解説していきます。

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受付業務にかかる人件費の削減

受付システムを導入することで、従業員が手作業で受付業務を行う必要がなくなるため、従業員の負担が軽減されます。受付の自動化によって業務効率が向上し、同じ業務の遂行における時間が短縮されるため、結果的に人件費の削減につながります。

また、来客の受付や情報提供、問い合わせ対応などの業務が自動的に処理され、従業員はほかの重要な業務に時間を充てられるようになります。その結果、限られた人員を有効に活用でき、業務の効率化と人件費の削減も見込めます。

待ち時間の短縮によるコスト削減

受付業務や登録手続きに時間がかかると、来客の待ち時間が長くなり、その分、施設内での滞在時間も長くなります。しかし、受付システムを使用することで、これらの手続きが効率的に行え、待ち時間を短縮できます。

来訪者がビル内で過ごす時間が減るため、担当者や来訪者のエネルギー・設備の利用コストを抑えることが可能です。つまり、受付システムの適切な運用によって、来訪者が長時間滞在する必要がなくなり、設備利用などにかかるエネルギーコストを節約できます。

その他設備費・文具のコスト削減

受付システムの導入によって、オフィスや店舗などのスペースを最適化できます。無駄なスペースの使用を削減することで、より効率的なスペース活用につながり、それに伴う設備費も減らせます。

また、従来の受付業務では多くの紙を必要とし、印刷コストや文房具の購入コストもかさんでいました。しかし、受付システムによって業務のデジタル化を進められるため、紙の使用量が大幅に削減されます。

負担の大きい経費の削減により、組織全体の経費削減にもつながります。このように、受付システムの導入は、コスト面での効率化と環境にも優しい取り組みと言えるでしょう。

費用以外の受付システム導入のメリット

費用面でも多くのメリットを得られる受付システムですが、その他にもいくつかのメリットを得ることができます。ここでは、代表的な以下の受付システム導入のメリットを解説します。

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来訪者の一元管理で機会損失を防止できる

受付システムはただ受付を行うだけでなく、来訪者の情報をデータとして蓄積し、性別や年齢などの層に分けて一元管理することができます。そのため、会議や商談などの重要なタイミングにおける来客にも柔軟に対応が行え、急遽中断する必要がありません。

つまり、システムの自動対応によって、たとえ繁忙期であっても機会損失を防止しながら、応対品質を下げることなく一定の受付対応を提供することが可能です。

セキュリティ対策としても大いに貢献する

受付システムには、来訪者の顔や容姿を認識して記録する機能を搭載しているものがあります。この機能を活用することによって、不審者や予定のない来訪者を瞬時に判断することができます。

また、非接触での対面を行いたい場合や感染症対策としても活用可能です。このように、受付システムはセキュリティ対策としても大いに貢献するでしょう。

費用以外での受付システムを選ぶ際のポイント

受付システムを選ぶ際には、費用以外での重要なポイントも考慮すべきです。ここでは、費用以外での受付システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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自社の目的に沿った機能が搭載されているか

受付システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、自社のニーズや目的に合致しているかを確認することが重要です。例えば、来客情報の収集やアポイントメントの管理、レポートの作成など、自社の受付業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

自社に必要な機能が備わっていない場合、受付業務を十分に効率化できず、期待した導入効果を得られない可能性があります。そのため、必要な機能が搭載されているかどうかを確認し、自社に適した受付システムを選ぶことが大切です。

従業員・来訪者が使いやすいシステムであるか

使い勝手が悪いシステムは、従業員がストレスを感じたり、業務効率が低下したりする可能性があります。そのため、自社のスタッフ・来訪者にとっても使いやすいシステムであるかが重要です。

わかりやすい画面や操作性の良さは、来訪者の受付をスムーズにして満足度の向上にもつながります。システムの使いやすさを確認しつつ、自社と来訪者の両方がストレスなく利用できる受付システムを選びましょう。

システムに対応した設置スペースが用意できるか

受付システムの導入において、設備の設置が必要である場合には、設置場所の広さや配置に注意が必要です。たとえば、システムの設置に必要な受付デスクやタブレット、ロボットなどが適切に配置できるかを確認しましょう。

また、設置スペースに電源やネットワーク接続が確保されていることも重要です。受付システムは電源とインターネット接続が必要な場合が多いため、自社内にインフラ設備が整っているかどうかを確かめましょう。

セキュリティリスクへの対応は十分であるか

受付システムでは来客情報などを取り扱うため、セキュリティ対策が重要です。システムのセキュリティが不十分だと、重要な情報の漏洩やシステムに不正アクセスが起きるリスクが高まります。

そのため、選択する受付システムがどのようなセキュリティ対策を備えているかを確認しましょう。また、データの保管やバックアップ体制についても注意が必要です。データの消失や破損に備えて、適切にバックアップを取得・管理できるかを確認しましょう。

受付システムを選ぶ際は、セキュリティ対策の内容やデータ管理・バックアップ体制などを確認し、信頼性の高いシステムであるかを検討することが大切です。

時間外などのサポート体制は充実しているか

受付システムを安定して運用するためには、サポート体制が充実しているかを確認することが重要です。システムに問題や障害が発生した場合、迅速な対応が必要になることがあります。

そのため、サポートの対応時間や営業時間外でも対応してくれるか、電話やオンラインチャットなどの問い合わせ方法をチェックしましょう。これらの確認によって、問題が生じた際にもスムーズに連絡を取って、速やかな対処につなげられます。

また、スタッフがシステムを効果的に活用できるよう、トレーニングやマニュアルを用意しているかどうか確認することも重要です。導入時だけでなく、運用開始後にどのようなサポートを受けられるかも確認しておきましょう。

まとめ

受付システムの導入にかかる費用は、導入形態や必要な機能、端末の種類・台数、サポート内容などによって異なります。初期費用だけでなく、月額費用や保守・サポート費用など、導入後に発生するコストなども考慮すべきポイントです。

受付システムを導入することで、来客対応や受付手続きなどを自動化が可能です。また、従業員の負担軽減や人件費の削減、来客の待ち時間短縮による施設の運用コストの削減なども期待できます。

受付システムを選ぶ際は、費用だけでなく、自社の目的に合った機能が備わっているか、使いやすさやセキュリティ対策が十分であるかなども確認することが重要です。本記事を参考に、自社のニーズや予算に合った受付システムを導入し、業務の効率化につなげましょう。