営業リストを自動作成しよう｜作成時の課題や自動作成の方法を解説

営業リストとは、営業活動を行う際にターゲットとなる顧客の情報をリスト化したものです。企業にとって非常に重要なものですが、作成や管理に手間がかかることが課題となっています。この記事では、営業リストを自動作成する方法について解説します。

目次

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1. 営業リストの重要性
2. 営業リスト作成における課題
3. 営業リストを自動作成する方法
4. 営業リスト作成ツールを活用するメリット
5. 営業リスト作成ツールの便利な機能
6. 営業リスト作成ツールを選定するポイント
7. まとめ

営業リストの重要性

営業リストとは、営業活動で使用する顧客情報をまとめた一覧表のことです。顧客の企業名や住所、責任者氏名、電話番号、メールアドレスなどをリスト化します。

例えば、新規営業の際に顧客情報をまとめておけば、企業分析やターゲット選定の時間を短縮でき、営業件数の増加が見込めます。リストを用いて営業のタイミングや確度を見える化すれば、営業活動の見通しが立てやすくなり、成約率の向上やチームへのノウハウ共有も可能になるでしょう。

営業効率を高めるだけでなく、営業活動が重複することを避けるためにも、営業リストを活用しながらチームで顧客情報を共有することが重要です。

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営業リスト作成における課題

営業リストの作成を検討していても、なかなか作成に踏み込めない企業も多いのではないでしょうか。ここでは、営業リスト作成における課題を紹介します。

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成約につながらない営業先が多い

営業リスト作成における課題の1つに、リストを作成しても成約につながらない営業先が多いことが挙げられます。成約につながらない営業先が増えてしまうのは、確度の高いターゲットを絞りこめていないことが一因です。

例えば、経験が浅い担当者が顧客をリストアップしたり、企業規模や売上高などの条件を設定せずに顧客を選んだりすれば、当然ながら成約率は下がってしまうでしょう。そのため、営業リストを作成する際は、顧客の数よりも成約率の向上を意識した絞り込みが大切です。

情報の管理に手間がかかる

営業リストを作成する際、ターゲットとなる企業や個人の情報収集・管理には、時間と手間がかかるという課題があります。企業によっては、インターネットで企業情報を調べてからExcelに手作業で入力しているケースもあり、担当者には大きな負担が生じます。

また、常に最新の情報を保つためには、定期的な更新・修正が必要です。このように、作成や管理に手間がかかり過ぎてリソース不足に陥ってしまうと、営業リストを活用した営業活動は効果的に行えなくなってしまう可能性があります。

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どの作成方法が良いかわからない

営業リストの作り方としては、Excelを使った作成方法の他に、すでに保有している名刺情報を活用したり、ツールなどから営業リストを購入したりなど、さまざまな方法があります。

そのため、1から営業リストを作成しようと考えた場合、自社が保有している情報だけで足りるのか、どの作成方法が一番適しているのかといったことが判断しにくいです。これでは一向に営業リストが作成されず、営業活動の支援にも期待できません。

そこで、営業リストの作成方法の中でも、ツールを活用した自動化がおすすめです。

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営業リストを自動作成する方法

営業リストは、営業活動を促進させるうえで欠かせないものです。営業リストを業務効率化に役立てるには、ツールを使ってリスト作成を自動化するのが効果的です。

ここでは、営業リストを自動作成する方法について解説します。

Webスクレイピングを使う

Webスクレイピングとは、Webサイト上に掲載されている情報を自動的に取得する技術のことです。スクレイピングツールや開発言語のPythonを用いて、特定の条件に合致するデータを効率的に取得できます。

例えば、ワインを取り扱う企業の営業担当が、自社のワインを取り扱ってくれそうなレストランを抽出したい場合などでは、このスクレイピングが役立ちます。

グルメサイトをスクレイピングして、イタリアンレストランやフレンチレストランなどを抽出すれば、自動でリスト化できます。なお、Pythonの使用に慣れていない場合は、スクレイピングツールを使用することで、専門知識がなくても活用しやすいでしょう。

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営業リスト作成ツールを使う

営業リスト作成ツールとは、従来人の手で企業を調べて、Excelなどを使ってリスト化していた作業を自動化するシステムのことです。近年の営業活動では、デジタル化や業務効率化が求められているため、営業リスト作成を自動化できるツールに注目が集まっています。

選定するツールによって、取得できる項目や営業リストの更新頻度などに違いがあるため、自社が求める要件を明確にして選ぶことが重要です。

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営業リスト作成ツールを活用するメリット

手作業で行っていた営業リストの作成をツールに変えることによって、企業は多くのメリットを得られます。ここでは、営業リスト作成ツールを活用するメリットについて詳しく解説します。

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作成にかかる時間を短縮できる

営業リスト作成ツールを活用することで、これまで手作業で行っていた業務を自動化でき、業務効率の向上を図れます。情報収集や入力作業にかかっていた時間を削減できるため、担当者の負担軽減にも期待できます。

また、営業リスト作成に費やしていた時間を短縮できると、営業先へのアポイントを増やしたり、提案力の向上に力を入れたりと、質の良い営業活動につなげられるでしょう。

さらに、ツールに含まれるテンプレートを活用することで、フォーマットなども統一化できます。作成する担当者によって営業リストの見栄えが異なるなどの問題も防げるため、チーム全体で使いやすい営業リストの作成が可能です。

適切なターゲットの絞り出しができる

営業リスト作成ツールでは、タグなどを活用して豊富なデータベースから必要な情報だけを抽出できます。さまざまな検索項目から絞り込みが行えるため、本社所在地・業界と業種・事業内容といった基本情報に加えて、求人情報やECサイトの詳細まで把握が可能です。

ツールごとに参照できる項目は異なりますが、取得可能な情報が多いほど柔軟な営業戦略の立案につなげられます。また、ツールの活用効果をより高めるためには、どのような項目から絞り込みを行い、どれほど詳細なリストを作成したいかを定めておくことが大切です。

新鮮かつ質の高い情報でリストを作れる

営業リストは常に最新の情報に更新しておかなければなりません。使用する営業リストに記載されている情報が古い場合、誤った情報で営業をかけてしまったり、存在しない企業に対して無駄なアプローチをしてしまったりする恐れがあります。

営業リスト作成ツールでは、定期的にリスト内の情報に変更されたものがないかを確認し、自動で更新してくれます。新鮮かつ質の高い情報を基にリストを作れるため、営業や取引時に発生するトラブルの防止を図れます。

営業リスト作成ツールの便利な機能

営業リスト作成ツールには、営業リストの自動作成機能の他にもさまざまな機能が備わっています。ここでは、営業リスト作成ツールで使えることの多い便利な機能について解説します。

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レポート機能

レポート機能を使用すると、取引先企業との商談履歴や営業担当者ごとの成果を自動で集計し、グラフで分かりやすく表示できます。これにより、営業活動の進捗状況が可視化されるので、今後のマーケティング施策にも役立ちます。

また、業界レポート機能を搭載したツールなら、市場の最新トレンドを分析して戦略のヒントを得ることもできます。レポート機能は、業界リサーチにかかる手間と時間を削減しつつ、精度の高い営業リストを作成したい企業にとって便利な機能です。

アラート機能

営業の案件が増えると、商談の進捗管理が追い付かずに連絡漏れが発生したり、優先度の高い営業先への対応が後回しになったりする恐れがあります。そういった事態を防ぐのに役立つのがアラート機能です。

アラート機能を使用すると、設定した条件に更新があった際は自動で通知を受け取れるため、商談のベストなタイミングを逃さずに対応できます。また、任意の条件やタイミングで自由に設定できる仕様であれば、より効率的なアプローチが可能です。

営業メール配信機能

営業リスト作成ツールに営業メール配信機能が搭載されていると、営業リスト作成時に取得した企業のメールアドレスに対して、営業メールの一括送信が可能です。リスト作成からメール送信までをシステム上で完結できるため、作業効率の大幅な向上が見込めます。

ただし、相手ごとに内容の細かい調整ができなかったり、送信数に制限があったりするケースもあります。そのため、配信対象が多い企業や、より細かなセグメント配信を行いたい場合には、API連携が可能なメール配信システムを併用している企業も少なくありません。

大量配信や高度なメールマーケティングを行う場合は、営業リスト作成ツールとメール配信システムを組み合わせて活用するのも検討してみましょう。

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問い合わせからのフォーム送信機能

営業リスト作成ツールの中には、企業のホームページ上に設置されている問い合わせフォームへ、自動で営業メールを送れるものがあります。問い合わせフォームは企業ごとに入力項目や形式が異なるため、手作業で対応すると多くの時間がかかります。

この機能を使用すれば、企業ごとに入力項目が異なる問い合わせフォームへの入力・送信作業を自動化できるため、短時間でより多くの企業にアプローチが可能です。そのため、営業担当者の作業負担を軽減しながら、効率的に営業件数を増やせるでしょう。

また、問い合わせフォームからのメッセージは開封率が高く、新規顧客の開拓にも効果的です。

営業リスト作成ツールを選定するポイント

営業リスト作成ツールの導入を検討する際には、情報源が明確かつ豊富であるか、必要とする項目が正しく収集できるかなどを確認するのがポイントです。ここでは、営業リスト作成ツールを比較する際の失敗しない選び方について解説します。

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情報源が明確・豊富か

営業リスト作成ツールは、情報源が明確なものを選びましょう。データとして活用する情報源が明確でない場合、営業活動を思うように遂行できなかったり、思わぬトラブルに発展したりする恐れがあります。

例えば、古い情報源をもとに作成された営業リストでは、取引先の名称・住所・電話番号が現在のものと異なっていることが考えられます。間違った住所や電話番号を使って営業をかけても、成果を得られないばかりか無駄な手間が発生してしまいます。

また、いわゆる闇リスト・ダークウェブを源泉とした情報がリスト化される場合があります。知らなかったとはいえ、闇リストなどの情報をもとに営業を行えば、先方と思わぬトラブルに発展しかねません。そして、個人情報保護法に違反するリスクもあります。

このようなトラブルを回避するためにも、営業リスト作成ツールは明確かつ違法性のない情報源から参照しているものを選びましょう。情報源が豊富なツールほど、幅広い層の見込み顧客の開拓につながります。

業界に適した情報源かも確認

各ツールにはそれぞれ特色があり、どのような情報源からどのような企業のデータを集めているかは千差万別です。そのため、自社業界に適した情報源を参照しているかも確認する必要があります。

例えば、グルメ系サイトや美容系サイト、求人サイトなど、情報源によって収集できる企業の種類は異なります。自社がターゲットとする層の企業情報を効果的に集められるかがポイントです。

必要なデータ項目がそろっているか

営業リスト作成ツールは、最低限必要なデータ項目が網羅されているものを選ぶことが大切です。また、データ項目が多いほど見込み顧客を詳細に分析できるため、より戦略的な営業活動につなげられます。

最低限収集すべき項目としては、次のようなものが挙げられます。

【最低限必要な項目】

1. 企業名
2. 住所
3. 代表者名
4. 電話番号
5. メールアドレス

これらに加えて次のような項目も収集できると、さらに質の高い営業リストを作成できます。

【営業リストの質向上に役立つ項目】

1. 業種
2. 従業員数
3. 設立日
4. 売上高

検索条件を細かく設定できるか

検索条件を細かく設定可能な営業リスト作成ツールは、自社のターゲットになり得る営業先をピンポイントで抽出できます。従業員数や事業規模など、検索条件を細かく設定・検索できるものを選びましょう。例えば、次のような条件で検索できるものが便利です。

1. 業種
2. エリア
3. 従業員数
4. キーパーソン
5. 事業規模
6. 売上高
7. 代表者の出身大学
8. 事業所数
9. 求人媒体への掲載状況
10. ECサイト保有状況

無料トライアルが用意されているか

営業リスト作成ツールは、無料トライアルがあるものを選ぶのがおすすめです。本格導入前に「お試し」でツールを運用することで、導入時のシミュレーションを行いながら、実際の使用感や費用対効果を確かめられます。

無料トライアルでは、次のようなポイントをチェックしておきましょう。

1. 操作しやすいか
2. 情報の収集・整理・検索はしやすいか
3. 信頼できる情報源を参照しているか
4. 社内の既存システムとの連携に問題はないか
5. コストと利用できる機能が見合っているか
6. セキュリティ性に問題はないか

まとめ

営業リストとは、営業活動をする際に使う顧客情報をまとめた一覧表のことであり、営業の成約率を高めたり、営業活動を効率化したりする目的で広く活用されています。

一方、成約につながる営業先の抽出が難しいことや、リスト作成に時間がかかることなどを理由に、営業リストの作成まで至らない企業も少なくありません。その場合は、営業リストを自動作成できるツールがおすすめです。

本記事の内容を参考に、無料トライアルなども活用しながら自社の目的に適したツールを選び、営業先の絞り込みと効果的な営業活動の実現につなげましょう。

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