営業リストをExcel（エクセル）で作成する方法｜メリット・注意点などを解説

Excel（エクセル）での営業リスト作成は、自由なカスタマイズやコストを抑えられるといったメリットがあります。しかし、破損リスクや複数人の同時編集が困難な点はデメリットです。本記事では、営業リストをExcelで作る方法やメリット・デメリット、注意点を解説します。

目次

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1. そもそも営業リストとは？
2. Excelで営業リストを作成するメリット
3. Excelで営業リストを作成するデメリット
4. Excelで成果が上がる営業リストが作れるかは作成前の準備で決まる
5. Excelで営業リストを作成する手順
6. 使いやすい営業リストになるExcelの便利機能
7. Excelで営業リストを作成する際の注意点
8. Excelで作成した営業リストの効果的な使い方
9. 営業リスト作成にはツールの導入がおすすめ
10. まとめ

そもそも営業リストとは？

営業リストとは、アタックリストやターゲットリストとも呼ばれ、特定のターゲットとなる営業先、または見込み顧客の一覧をまとめたものです。営業活動の効率化を目的とし、新規顧客の開拓に役立ちます。

営業リストの作成や管理にはさまざまな方法がありますが、まず挙げられるのがExcel（エクセル）です。特に営業リストを自社の業務内容に合わせて柔軟に作成・管理したい場合に向いています。項目の追加や並び替え・関数入力など、営業先の情報を自社にあわせて設定できるのも魅力の1つです。

また、特別なツールを導入せず、すぐに使い始められる点も特徴です。例えば、起業したての会社や少人数での営業活動、管理するデータ量が比較的少ない場合には、コストをかけずに効率よく運用できます。

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Excelで営業リストを作成するメリット

Excel（エクセル）はコストを抑えてリストを作成でき、自由にカスタマイズが行えるなどのメリットがあります。ここでは、Excelで営業リストを作成するメリットについて解説します。

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コストを抑えてリスト作成が可能

Excelは多くの企業や個人がすでに使用していることが多く、ソフトウェアを購入済みであれば、追加の費用をかけずに営業リストを作成可能です。

新しいソフトウェアの購入や特定の営業リスト作成ツールの購入、またはサブスクリプション料を支払う必要がないため、初期投資を大幅に削減できます。さらに、Excelは使い勝手が良く、基本的な機能であれば比較的簡単に利用することが可能です。

基本操作は理解している人が多いことから、特別な指導や教育が不要であり、作成にかかる時間とトレーニングコストを節約し、すぐに営業リストの作成と利用開始ができます。

自由にカスタマイズできる

Excelは多様な関数やフィルター・ソート機能によって、営業リストに必要な項目やカテゴリーの並び順を自在に設定できます。さらに、Excelでは多くのテンプレートが提供されており、自由にカスタマイズすることも可能です。

ユーザー自身が独自のテンプレートを作成し、他のメンバーと共有することができるため、関数などへの理解が深まるほど自由度の高い利用につなげられます。

少人数での管理に向いている

企業の営業担当者や管理者が少人数であったり、リスト化する顧客情報が少なかったりする場合には、Excelでのリスト管理がしやすいです。顧客管理システムや営業リスト作成ツールなどのツールは、管理者と利用者が多いほど導入するメリットが大きくなります。

つまり、自社内のリソースが限られており、Excelによる簡素なリスト管理で十分だと考える場合には、ツールを導入するよりもExcelの方が適していることもあるでしょう。ただし、将来的な事業拡大を想定するなら、ツールの活用がおすすめです。

テンプレートの活用で簡単にリスト作成できる

テンプレートには、あらかじめ定義されたフォーマットが構築されており、それを基に自社のデータを入力するだけで、迅速に営業リストを作成できます。営業リストの作成が初めての場合や、Excelの操作に慣れていないユーザーでも扱いやすいです。

また、テンプレートは必要な項目やカテゴリがすでに設定されているため、どのような情報を記録するべきかを悩まずに済みます。さらに、独自のテンプレートを作成すれば、組織全体で統一されたフォーマットの営業リストを作成・管理することもできます。

Excelで営業リストを作成するデメリット

Excelは多くのビジネスシーンで利用される強力なツールであり、営業リストの作成にも広く利用されています。しかし、手作業で情報の入力や更新をしなければならず、ファイル破損の可能性があるなど、留意すべきポイントも多いです。

ここでは、Excelで営業リストを作成するデメリットについて解説します。

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手作業で情報の入力・更新をする必要がある

営業担当者や関係者は、企業の基本情報・コンタクト情報・取引履歴など、多岐にわたるデータをExcelに手作業で入力する必要があります。この作業は時間がかかるだけでなく、人為的なエラーが生じる可能性も高いです。

また、市場の変動や企業情報の変更に伴って、営業リスト内のデータを常に最新の状態に保たなければなりません。情報の更新を怠ると、営業活動において誤った判断を下す原因になります。

そして、更新作業も手作業で行う必要があるため、管理者に対する時間と労力の負担が大きく、管理コストがかさみます。

ファイルが破損する可能性がある

Excelにおいて、大きなファイルや多数のシートを含むファイルは破損しやすくなります。ファイルが破損すると、データの損失やアクセス不可に陥り、営業活動に重大な影響を与えかねません。なお、ファイルの破損は、さまざまな要因によって引き起こされます。

例えば、予期せぬシステムのシャットダウン・ウイルスやマルウェアの侵入・Excelのバグなどです。データが破損して利用不可に陥ると、営業リストに含まれる情報を失ってしまうだけでなく、情報漏洩につながる可能性もあるため注意が必要です。

また、復元作業にも多くの手間と時間を要します。自動保存の活用や、ファイルのバックアップを定期的に取ることでリスクを軽減することは可能ですが、それでも高い安全性は保証されません。

Excelで成果が上がる営業リストが作れるかは作成前の準備で決まる

営業リストは闇雲に作成するのではなく、営業戦略やターゲット層を明確にしておくことが重要です。ここでは、営業リストを作成する前に行っておくべき準備について解説します。

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営業戦略の立案

営業リストに掲載する内容は、営業戦略の内容によって異なります。そのため、競合他社や市場の流れのほか、自社の現状と課題からどのような顧客ニーズに向けて営業できるのか、他社と比べて差別化できる部分はあるのかなどをまとめましょう。

具体的な営業戦略を立案した後に部署内で共有し、リスト作成に必要な情報を収集します。顧客満足度を高めてより成果を上げるためには、顧客との長期的な関係性の構築につながる営業戦略の立案が重要です。

ターゲット層の明確化

営業リストを作る際は、ターゲット層を明確にしましょう。個人の消費者がターゲットの場合は、性別・年齢・家族構成・収入などを具体的に明確化します。一方、企業がターゲットの場合は、業界・売上・従業員数・売上などを明確にすることが大切です。

その結果、営業リストの作成時に、営業の必要がないターゲットが混ざったり、営業を行うべきターゲットの記載漏れが生じたりすることを防止できます。

記載項目を統一する

記載情報にバラつきがある営業リストは使い勝手が悪く、空欄になっている部分があると、営業の際に再度調べる手間などが加わります。そのため、リストに記載する項目は統一しておくのが理想的です。

しかし、さまざまな情報収集の過程では、時に想定外の重要な情報が取得できる場合もあれば、基本情報の一部が取得できないケースも珍しくありません。

そこで、最低限記載が必要な情報と可能なら記載すべき情報で項目のグループを分けたり、特記事項の欄を設けたりなど、フォーマットを工夫することが大事です。

さらに、更新頻度を定めて表記の一貫性を保つなど、データ入力における明確な記載ルールを設けることで正確な情報にアクセスしやすくなります。

営業リストに記載する項目

営業リストに記載すべき項目としては、主に以下のようなものが挙げられます。

1. 企業名
2. 業種
3. 業態
4. 企業規模（資本金・従業員数）
5. 住所
6. 電話番号
7. メールアドレス
8. ホームページURL
9. SNSのアカウント
10. 代表者名

その他、顧客ランク・購買意思・受注確度などの項目があれば、より営業のアプローチがしやすくなるでしょう。ただし、項目を増やすほど管理は難しくなるため、初期段階では最低限の項目に留めておくのがおすすめです。

リストの保管場所や運用ルールを決めて属人化を防ぐ

営業リストの保管場所や運用ルールを作成前に定めておきましょう。ここがあやふやなままだと、責任の所在がわからなくなったり、更新や確認が滞って質の高い営業リストを維持できなくなったりしてしまいます。

保管場所は、GoogleドライブやMicrosoftのOneDriveなどのクラウドサービスがおすすめです。チームメンバー間でのファイル共有が簡単になり、リモートアクセスも可能になります。

運用のルール設定は、リストの取り扱いについて明文化しておくことが重要です。リストの更新手順をマニュアル化する・更新する担当者を一定人数に制限する・古いバージョンのリストは削除またはアーカイブするなどの運用ルールを設定するなどで、属人化を防ぎながらチーム全体の営業力を安定させることができます。

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バックアップ体制を整える

営業リストは企業にとって重要な資産です。万が一のデータ消失に備え、定期的なバックアップを取る仕組みを整えておきましょう。

クラウドサービスの自動保存機能を活用するほか、定期的に別媒体へ保存する方法も有効です。バックアップ体制を整えることで、トラブル発生時のリスクを最小限に抑えられます。

Excelで営業リストを作成する手順

Excelでの営業リストの作り方としては、まず必要な項目名を設定してデータを入力することから始まります。そして、整理されたデータが効率的な営業活動の基盤になります。ここでは、Excelで営業リストを作成する手順について解説します。

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ターゲットの情報を収集する

アプローチしたい企業の情報を集めていきましょう。集める情報の内容は商材や営業戦略によりますが、業種、担当者名やその電話番号、過去の購入履歴などは基本情報といえます。

また、決算表のキャッシュフローなどから経営状況を事前に把握しておくと、より効率的に営業成果を上げられます。例えば、経営層が新たな事業投資に積極的な場合は成果を得やすいでしょう。

情報収集の具体的な手段としては、以下のような例が挙げられます。

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インターネットで調べる

インターネットで公開されている各企業の情報は無料で行うことが可能です。エリア・業種などの条件設定によって、関連する企業に絞り込んだ情報収集ができます。

この方法では、検索結果から一つひとつの企業を確認する必要があり、手間と時間はかかりますが、基本情報の収集には有効な手段です。なお、複数企業の情報を一括で取得する際には、ポータルサイトや業界団体のサイト利用がおすすめです。

SNSで動向を確認する

企業の公式ホームページから基本情報を収集する以外に、SNSから情報を集めることも1つの方法です。近年はSNSの投稿に力を入れている企業も増えており、場合によっては、企業の抱える課題や潜在的なニーズを把握するヒントとなる情報を取得できる可能性があります。

SNSは、企業の最新情報や動向をリアルタイムに把握しやすいことから、営業リストの情報源としては重要性が高い手段といえます。ただし、一つひとつの企業を確認するには労力を要する点に注意が必要です。

自社サイトを解析する

自社サイトを運営している場合には、自社サイトに訪れたユーザーのアクセス履歴を解析することにより、どの企業が自社サイトにアクセスしたかを特定できます。IPアドレスや閲覧したページ、滞在時間などの記録から、自社に興味を持つ企業を把握することが可能です。

企業は通常、固有のIPアドレスを持っているため、IPアドレスの解析から訪問者がどの企業に所属しているかを確認できます。得られた情報は営業リストに追加して、適切なアプローチや情報提供に役立てられます。

過去に入手した名刺を活用する

営業活動で名刺交換した場合、名刺情報を活用することも可能です。名刺には、企業名・担当者氏名・連絡先などが記載されているため、正確かつ貴重な情報を取得しやすいです。

新規顧客の開拓にも効果的であり、1度でも面識があると話を聞き入れてもらいやすくなるでしょう。

なお、過去のやり取りで取引停止や取引NGになっていないかを十分に確認しましょう。取引NGの企業を営業リストに加えると、会社の信用を失うリスクへとつながってしまうため、情報の精査を行うことが重要です。

イベントや展示会などに参加する

イベントや展示会に関わる機会が多い業種では、情報収集の貴重な機会と捉えて積極的に参加することで、他社の情報と名刺をいくつも収集できます。競合他社のブースを分析すれば、他社の強みや同行を把握して社内共有することも可能です。

自社の展示ブースを出店している場合は、興味を持った相手と直接コミュニケーションが取りやすく、精度の高い見込み顧客を見極められます。チラシの配布や自社サービスの紹介などで、より興味を惹き付けられる可能性もあるため、情報収集だけに留まらない効果的な手段といえます。

直接的な接点を作ることで、自社サービスを紹介する際に受け入れてもらいやすく、成約率の向上に期待できます。

営業リストを購入する

すでに作成されている、既製品の営業リストを業者から購入するのも1つの方法です。購入前にリストの記載情報を確認することはできませんが、サンプルを通じて品質や適合性は確かめられます。

購入には費用がかかりますが、1から調査して情報収集する余裕がない場合には効果的な手段です。購入の際には、自社のターゲットに合ったリストなのか、どのような条件で収集された情報なのかをしっかりと確認しましょう。

リストの価格は販売業者によって異なり、1件あたりの単価や購入件数によって価格が変動する場合もあるため、予算を考慮した購入が重要となります。

テーブル機能でリスト化（データベース化）

収集した情報をリスト化すれば、営業リストとなります。テーブル機能を利用すると、データの並び替えやフィルタリング、検索が容易です。営業リストをデータベースのように扱えるため、複数のデータを効率的に管理し、必要な情報を素早く抽出する際に役立ちます。

さらに、データの整合性も保たれることから、エラーが生じる可能性を低減できます。テーブルの作成はシンプルで、データ範囲を選択して「挿入」タブから「テーブル」をクリックするだけです。また、自動的に付与されるヘッダー行や合計行を利用すれば、データの集計と分析もしやすくなります。

管理しやすいようにカスタマイズ

セルの色やフォントの種類・サイズを変更することで、見た目を整えて情報の視認性を高められます。例えば、重要な情報や区別するべきデータの色を変えると、一目で識別しやすくなります。

さらに、「ウィンドウ枠の固定」を利用すれば、大量のデータをスクロールしても見出し行・列を常に表示できます。また、「条件付き書式」でデータの整合性を保ち、エラーを減らすことも可能です。

さまざまな機能を活用しながら、求める内容に合わせてExcelをカスタマイズすることで、データの管理や更新がスムーズに行えるようになります。

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使いやすい営業リストになるExcelの便利機能

フィルター機能や重複チェックなど、Excelには営業リストを作成する際に必要とされる便利な機能がいくつか搭載されています。Excelで営業リストを作成するうえで、実務で役立つ便利機能の一覧は以下のとおりです。

各機能は、Excelの上部にあるメニューから選択できます。例えば、設定した項目セルの横にある記号ボタンをクリックした後、絞り込みたいデータにチェックを入れてOKボタンをクリックすれば、対象のデータのみを抽出して表示できます。

営業リストは参照するデータが増えるほど管理が大変になり、必要な情報を見つけ出すのが困難です。そのため、Excelで管理する場合には情報の入力だけでなく、複数の機能を使いながら欲しい情報をすぐに見つけ出せるようにしましょう。

また、データの重複などが発生している場合はすぐに修正対応を行わないと、リスト全体あるいは一部がエラーになることがあります。正確なデータを集計・分析するためにも、間違いのない徹底した管理体制が重要です。

Excelで営業リストを作成する際の注意点

Excelで営業リストを作成する際は、作るだけでなく正しく運用・管理することが重要です。ここでは、Excelで営業リストを作成する際の注意点について解説します。

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タイトルとテーブルの間隔を1行あける

タイトルとテーブルの間に1行の間隔を設けることで、データがどのセクションに属しているのかがわかりやすくなります。その結果、Excelのシートを見た際に、読み手がデータの重要な部分をすぐに把握できます。

さらに、将来的に何らかの注釈や補足情報を加えるスペースを確保することも可能です。他のスタッフがリストを見た場合にも、同じように視認性が高まり、確認作業がスムーズになります。

空白のセルやデータ同士の行間を作らない

空白のセルはデータの連続性を損ない、フィルタリング・ソート・計算などの操作において、誤解やエラーを招く可能性があります。特に、大量のデータを扱う営業リストにおいては、空白セルが原因でエラーが発生し、修正作業に余計な時間がかかる恐れがあります。

また、データ同士の行間を空けるとリストの一貫性が失われ、視認性が悪くなってデータの解析や操作が困難になります。さらに、データのブロックが断片化される恐れもあり、データの追跡や更新を難しくしてしまいます。

重複チェックで同じ顧客へのアプローチを防ぐ

営業リストには重複した顧客情報が含まれることがあります。同じ顧客に対する重複したアプローチを避けるためには、Excelの重複チェック機能が有効です。「条件付き書式」 を使用すると、選択した範囲内で重複しているデータが強調表示されます。

例えば、顧客名やメールアドレスが重複している場合、セルの色を変更して重複している部分のみを目立たせることができます。不要な部分を削除する場合は、 「データ」タブから 「重複の削除」 を選択します。

この一連の流れにより、アプローチの重複を防止しつつ、信頼度の低下や非効率的な営業活動を阻止することが可能です。

横方向に項目を増やしすぎないようにする

横方向に多くの項目を設けると、画面上で1度に見ることができるデータの範囲が狭まり、データの確認・比較がしにくくなります。特に、営業の現場では速やかな情報確認と対応が求められるため、営業効率の低下につながる可能性が高いです。

そして、重要なデータが見逃されるリスクも高まり、営業活動での誤解やミスが生じやすくなります。また、営業リストの構造が複雑化してしまうと、新たなメンバーや他の部門の人々がリストを利用する際に操作に戸惑う可能性があります。

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Excelで作成した営業リストの効果的な使い方

Excelで営業リストを作成したら、機能を最大限に活用しながら効率的な営業活動につなげましょう。ここでは、Excelで作成した営業リストの具体的な活用方法について解説します。

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フィルター機能で特定のデータを抽出する

Excelのフィルター機能を使用すると、営業リストから特定のデータを簡単に抽出できます。まず、抽出したいデータの列を選択します。「データ」タブから「フィルター」を選択し、各列に表示されたアイコンをクリックすることで、抽出したい条件を設定できます。

例えば、地域が「東京」の顧客を抽出したい場合は、地域列のフィルターで「東京」を選択します。また、特定のテキストを入力して絞り込むことも可能です。フィルター機能を活用すれば、抽出したいデータのみを表示できます。

表示されたデータを基に、アプローチしたい顧客に対象を絞った効率的な営業活動を行えるようになります。

リストの情報を常に最新の状態に保つ

営業リストは、企業が持っている顧客や見込み客のデータを整理し、アクセスしやすくするツールであるため、データは常に最新かつ正確でなければなりません。もしも古い情報や誤った情報が登録されていると、顧客との信頼関係を損なうリスクがあります。

正確な情報に素早くアクセスできる状態を保つことで、営業チームの対応スピードが速まり、顧客対応の能力が向上します。最新の情報を保持することは、営業戦略の調整と成果につながる営業活動にも不可欠です。

成果データを分析してリスト項目を最適化する

営業活動の結果を基にリスト構成を見直すことで、より効果的な営業リストへと改善できます。Excelの集計機能やピボットテーブルを使えば、成約率の高い業種・地域・担当者の傾向を把握することが可能です。

その分析結果を基に、不要な項目を削除したり、企業規模・導入製品など新たな属性を追加したりするのも有効です。さまざまな改善を繰り返すことで、営業リストは単なる顧客一覧から、成果を生み出す戦略的なデータベースへと進化します。

営業リスト作成にはツールの導入がおすすめ

Excelで営業リストを作成することもできますが、見込み顧客や項目が増えるほど更新や管理の負担が生じます。そこでおすすめなのが、営業リスト作成ツールの導入です。

営業リスト作成ツールとは、営業先の情報を自動で収集・リスト化するツールです。導入することで、手作業によるリスト作成・管理にかけていた時間を30％〜50%削減できると言われています。無駄にかけていた人件費をカットするのはもちろん、手作業時と比べて人的ミスがなくなり、リストの質向上も期待できます。

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営業リスト作成ツール導入のメリット

営業リスト作成ツールなら、リストの作成や運用の自動化を進めながら効率的に情報管理を行い、営業活動の生産性を上げることもできます。以下では、営業リスト作成ツール導入のメリットについて具体的に解説します。

企業の情報を自動で収集・リスト化

営業リスト作成ツールでは、さまざまな情報源と連携して企業の情報を自動的に収集し、リスト化することができます。情報収集にかかる時間や労力を削減し、迅速に営業活動へと役立てられます。

また、リスト作成だけではなく情報管理に役立つ機能もあり、データの正確性を保つための自動的な更新機能は手動で更新する手間を省けて便利です。情報は一元的に保存されるため、部署間での共有もスムーズに行えます。

その他、営業リスト作成ツールにはAI技術を採用したものもあります。AIの活用により、人手不足の解消やDX化の推進につながるため、業務の自動化に重点を置く場合には選択肢として考慮するのがおすすめです。

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条件に基づいた確実性の高いアプローチ

営業リスト作成ツールは大量のデータを効率的に処理でき、エリア・業種・企業規模などの条件を指定して、ターゲットを絞ったリスト作成や情報検索が可能です。これにより、効率的な営業活動へとつながり、商談成功率の向上に期待できます。

また、顧客情報の分析ができるため、優れた見込み顧客や優先度の高い企業を容易に見つけ出せます。分析結果から自社が求める条件に基づいた営業戦略を立案し、確実性の高いアプローチを行うことが可能です。

営業リスト作成ツールの選び方

営業リスト作成ツールはさまざまな種類が提供されているため、扱うデータの種類や機能面を考慮して選ぶのがおすすめです。ツールごとに取得できる項目や対象のサイトが異なることから、まずは自社がどういった種類のデータを取得したいのかを明確化させましょう。

また、機能面では「企業の絞り込み」「CSVダウンロード」は標準搭載されていることが多いですが、「分析機能」「営業メール送信」などの補助的な機能は、ツールによって搭載の有無が分かれます。そのため、自社のニーズに適したツールの選択が重要です。

＼おすすめの営業リスト作成ツールをご紹介／

まとめ

営業リストの作成は、効果的な営業活動を展開する上で欠かせない作業です。Excelを使用すれば、必要な項目の設定からデータの入力、リストのカスタマイズまで手軽に行えます。

しかし、Excelは手作業での情報入力や更新が必要とされ、複数人での同時データ入力が困難であり、ファイル破損のリスクなども持ち合わせています。一方、営業リスト作成ツールは大量の企業情報を自動で収集し、リスト化できます。

また、手入力の手間を大幅に削減し、受注確度の高い見込み顧客に効率的にアプローチすることも可能です。Excelでの営業リスト作成は手軽に始めやすくて便利ですが、より営業成果を上げるためには、営業リスト作成ツールの導入がおすすめです。