電子契約のメリットとデメリットとは？導入前に知っておきたいポイントやリスクも解説

電子契約システムを導入することは多くのメリットが得られる一方で、デメリットやリスクも存在します。この記事では、電子契約システムを導入するメリットをデメリットやリスクと比較して解説します。

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目次

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1. そもそも電子契約とは？
2. 電子契約システムのメリット4つ
3. 電子契約システムのデメリット
4. 電子契約システムを導入するリスク
5. 電子契約システムの導入手順
6. まとめ

そもそも電子契約とは？

電子契約とは、従来の書面契約とは異なりオンライン上で取引を行う契約です。電子契約においても、一定の要件を満たせば法的効力を持ちます。電子契約では、「タイムスタンプ」と「電子署名」で本人性と非改ざん性を担保しています。

書面契約では、紙の契約書を郵便で送受信していましたが、電子契約では、PDFなどの電子化された契約書を用いてメールで送受信したり、電子契約システム上にアップロードしたりすることができます。書面契約と電子契約では契約書の形式が異なるため、署名や押印の扱い方も異なります。電子契約には書面契約と比べて、様々なメリットが見込めます。

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書面契約との違い

書面契約との違いは、契約した証拠の形式が紙であるかデータであるかの違いです。書面契約では本人が合意したことを証拠として残すために、署名や押印が求められます。契約に不正が疑われた場合、筆跡鑑定や印影鑑定が行われます。

書面契約の場合、契約書の保管や捜索に時間がかかる・署名押印してもらうために来社を依頼するなど、双方に負担がかかることがありました。一方で、電子契約はオンライン上のやり取りのみで完結できるため、書面契約で必要だったプロセスを省くことができます。

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2つの署名方法

電子契約システムには、当事者署名型と立会人署名型の2種類があります。両方とも契約として法的に認められるものになりますが、本人性を担保する効力の強さや契約時の流れが異なります。それぞれの特徴を知り、自社に合った方法を取ることが必要です。

書面契約における印鑑やサインの役割を果たす当事者署名型は事業者を介せず、当事者が各自で電子証明書を取得して契約を締結します。契約書やその他の情報は各々が用意したサーバーまたはPC内で保存することになります。事前準備に時間を要しますが、高い本人性の確保が必要な場合に有効です。

立会人署名型は、電子契約システムを提供する事業者を介して締結する電子契約です。クラウドへのログインとランダムに選ばれたURLを使ったメール認証により電子署名が付与される認証方法がよく使われます。効率よく契約の手続きを進めたい場合におすすめです。

電子契約システムのメリット4つ

電子契約システムを導入することで、経費の削減や生産性向上、コンプライアンスの強化、など様々なメリットが得られます。ここからは、電子契約システムを導入するメリットを詳しく解説します。

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生産性向上

電子契約では契約の一連の流れがオンライン上で完結するので業務の効率が高まります。書面契約では、契約書を印刷、製本した後、押印して郵送準備をして郵送しなければなりません。これらの作業が一切必要なくなるので生産性向上が見込めます。

また、契約締結までの時間も短縮することができます。書面契約の場合、送信者が郵送して受信者のもとに届き、受信者が返送し、送信者のもとへ到着するまで少なくとも1週間はかかります。しかし、電子契約では郵送に要する時間がかからないので大幅に効率が高まります。

経費削減

電子契約では、書面契約で必要であった印刷代や郵送代、印紙代を削減することができます。書面契約における印紙代は、一件あたり200円〜高額なものだと数万円かかる場合もあります。

また、書面契約の場合、契約書を保管するためのスペースや保管コストが必要です。しかし、電子契約では、全てデータで管理することができるため、保管コストも削減することができます。

ガバナンス強化

電子契約では、タイムスタンプによって履歴が残るため改ざんを防止することができます。また、電子契約ではアクセス権や承認ルートを設定できるため、社外や社内にも情報が漏れることを防ぐことができます。

また、バックアップがシステム側で行われるため、保管の心配もありません。これらの機能によってコンプライアンス強化につながります。

契約のための来社が不要になる

書面契約の場合、契約のための来社が必要ですが、書面契約では契約の一連の流れがオンライン上で完結するため来社の必要がありません。もし書類の修正が必要になった場合、書面契約ではもう一度来社する必要がありますが電子契約では、その手間もかかりません。

また、近年普及しているリモートワークにも対応することができます。また、海外の企業とも現地に行かなくても契約を交わすことができます。電子契約を導入することで柔軟性も高まります。

電子契約システムのデメリット

電子契約には、様々なメリットがある一方で、取引先も電子契約を導入しなければならないことや業務フローを変更する必要があることなどデメリットもあります。メリットとデメリットを比較し、電子契約の導入は自社にとって適切であるか見極めましょう。

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取引先も導入する必要がある

電子契約へ移行する際には、取引先も電子契約システムを導入している必要があります。取引先が電子契約を導入していない場合、電子契約に抵抗のある企業もあるため、電子契約の安全性やメリットを丁寧に説明する必要があります。

もし、取引先が書面契約での契約を続行する場合は電子契約と書面契約のを併用しなければなりません。

業務フローを変更する必要がある

電子契約システムを新たに導入した場合、契約業務のフローが変わり慣れるまでに時間がかかるというデメリットがあります。契約の締結は慎重に行われるものであるため、変更しても確実に手順を踏まなければなりません。中には混乱する社員も出てくるでしょう。

急な業務フローの変更では社員が追いつくことが難しく取引が滞ることが懸念されるため、事前の周知が必要となります。説明会の開催やマニュアルを渡しておくなどして、導入時に社員がスムーズに利用できるような対策が求められます。

導入コストがかかる

電子契約をより簡単かつスピーディーに行うには、電子契約システムを導入することが有効ですが、サービスを利用するには一定の料金がかかります。

一般的な電子契約システムを利用するには、プランにもよりますが月額数万円の利用料がかかる場合もあります。コストを上回る効果や業務効率化を期待するには、自社にあったサービス選定が必要となります。

電子契約システムを導入するリスク

電子契約には利点が複数ある一方で、セキュリティに関するリスクや情報漏洩に関するリスクなど、様々なリスクがあります。ここでは、電子契約で起こりうるリスクについて詳しく解説します。

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セキュリティが侵される危険がある

電子契約システムはセキュリティ対策が万全であることが前提のため、対策されていないと逆に改ざんやなりすましなどの不正のリスクが高まるデメリットがあります。電子契約システムを選ぶ際には、セキュリティ面での対策を詳しく調べることが必要です。

不正アクセスによる被害は会社や個人情報の漏洩、重要なデータの盗難や消去など様々で、会社が責任を問われる事態になることもあるでしょう。会社を守るためにも、セキュリティ対策を万全に行って電子契約に臨む必要があります。

情報の改ざんや漏洩の恐れがある

電子契約は情報を改ざんされてしまうリスクがあります。そのため、電子契約を選ぶ際には、高度なセキュリティ対策を行っているかどうかをチェックすることが大切です。

セキュリティ対策として、アクセス権限を制限することやタイムスタンプを活用することが有効です。アクセス権限を制限することで社内の中でも関係者の間だけで共有することができます。また、タイムスタンプを活用することで日時を記録できるので確実に証拠を残すことができます。

電子契約が有効でない契約もある

電子契約書は、書面の契約が義務付けられている契約書では契約できないデメリットがあります。高額な取引で権利関係を明確にすることが求められる場合や悪質な取引から消費者を守る必要がある場合、公正証書化する必要がある場合などが当てはまります。

例えば、事業用定期借地契約、任意後見契約書、特定商取引（訪問販売等）の契約等書面などがあります。

電子契約システムを導入しても書面の契約しか認められていなければ、契約の意味を成さなくなるでしょう。電子契約システムの導入を検討する際は書面での契約が義務付けられているものを、自社が取り扱う契約に該当していないか一通り確認することが必要です。

電子契約システムの導入手順

電子契約システムをいざ導入しようと思っても、どのような手順で導入すればよいのか迷うこともあるでしょう。せっかく導入しても、「思っていたサービスと違う」とならないように、電子契約システムの導入フローと選び方のポイントを解説します。

1.社内の状況を把握する

まずは、社内ではどのようにして契約業務を行っているのか、現状を把握することが大切です。最初に問題を可視化しておくことで、実際に電子契約システムを導入する際に、自社に適した電子契約システムを選定することができます。

2.電子契約を行う書類を決める

全ての契約書類を電子契約に移行するのか、それとも一部のみを電子契約に移行するのか、電子契約に移行する範囲を決めることが重要です。一部の契約書のみを電子契約に移行する場合、その契約に特化した電子契約システムがおすすめです。

3.導入するシステムを決定する

導入目的にあっているか、コストと効果があっているか、セキュリティ対策されているか、他システムとの連携は可能か、法令を厳守したシステムかなどを確認し、導入する電子契約システムを慎重に決定しましょう。

4.業務フローや承認ルートを整理する

導入する電子契約システムが決定したら、新たな業務ルートを構築しましょう。今までよりも効率的に業務を行うには最初のルート構築やルールが大切です。

5.取引先や社内への説明

取引先にはこれまでの契約取引との違いを丁寧に説明することが必要となります。また、電子契約システムを導入することにより業務フローが変更になるので反対する人も社内にはいるかもしれません。その人たちにも電子契約システムのメリットを説明しましょう。

まとめ

電子契約システムは、作業の簡略化による業務効率の向上やコストの削減など様々なメリットがあります。リモートワークが普及し、意思決定までのスピード感が求められる中で、電子契約システムを導入する企業は増えるでしょう。

しかし、電子契約システムを正しく使うためには、社内のセキュリティ対策が万全であることや電子契約に関する法令の知識を持っておくこと等が大切です。書面での契約が義務付けられている契約も存在するため、理解した上で電子契約システムを選ぶ必要があります。

電子契約システムは会社の業務内容や取引先との相性にも関わります。電子契約システムの導入を考える際は、この記事で解説した選び方を参考にして、メリットとデメリットを理解した上で自社のニーズに合ったシステムを選定しましょう。