社内SNSとグループウェアの違いとは？導入時のポイントも解説

社内SNSとグループウェアは、どちらも企業で使われるコミュニケーションツールですが、その目的や機能は異なっています。本記事では、社内SNSとグループウェアの違いやそれぞれのメリット・デメリット、導入時のポイントなどを解説します。

目次

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1. 社内SNSとグループウェアの違いとは
2. 社内SNS・グループウェアを使いこなすためのポイント
3. まとめ

社内SNSとグループウェアの違いとは

社内SNSとグループウェアは、どちらも企業内のコミュニケーションの活発化に役立つツールです。しかし、社内SNSとグループウェアでは、導入目的や役割に違いがあります。ここでは、社内SNSとグループウェアの違いについて解説します。

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社内SNSとは

社内SNSとは、社員同士で気軽にメッセージをやり取りできるツールです。社内SNSは、主に社員同士のコミュニケーションの活性化を目的として導入されます。

社内SNSの基本的な機能としては、グループ作成・チャット・掲示板・ファイル共有などが代表的です。グループはユーザーが自由に作成することができ、部署内だけでなく、部署を横断したグループ作りも柔軟に行えます。

また、社内SNSには絵文字やスタンプ機能を有したものも多く、メールやビジネスチャットに比べて、カジュアルなメッセージのやり取りが可能です。このように、社内SNSには、円滑なコミュニケーションを支援する機能が充実しています。

社内SNSを導入することで、異なる部署の社員同士や上司・部下間の活発な交流を実現できます。

社内SNSの利用シーン

社内SNSはカジュアルかつスピーディーな情報共有に適しており、日常的な情報共有や社員同士のつながり・連携を強化する際に利用します。例えば、実際の業務で役に立った資料や記事を共有したり、顧客の声・フィードバックを情報交換する際に便利です。

その他、社員の表彰や社内イベントの告知として活用すれば、社員のモチベーション向上にも役立ちます。気軽にフォローしやすい環境を用意し、即時のやり取りが可能となることで、社内SNSの利用が活発化します。

社内SNSのメリット

社内SNSのメリットには、活発な社内交流の促進や情報共有の効率化、新しいアイデアの創出が挙げられます。

特に、リモートワークや社外で活動する従業員の割合が多い企業は、社員同士のコミュニケーションが不足しやすい傾向にあります。そこで、気軽にメッセージをやり取りできる社内SNSを導入すれば、コミュニケーション不足の解消につながるでしょう。

また、社内SNSは、グループやチャットルーム内のメンバーにメッセージを一斉送信できるため、情報共有が効率化する点もメリットです。メールのように個別に連絡する手間がなく、一度の送信でメンバー全員が最新の情報を受け取れます。

さらに、部署を横断したコミュニケーションが活発化しやすくなることで、新しいアイデアの創出に期待できます。他部署の社員同士が異なる視点から意見やアイデアを出し合うことで、化学反応が生まれやすくなります。

社内SNSのデメリット

多くのメリットがある一方で、社内SNSにはデメリットもあります。まず、社内SNSの導入の意義を社員が理解できていない場合、積極的な利用が見込めません。

そして、仕事とプライベートの境界が曖昧になったり、他人の投稿内容の確認・返信にストレスを感じたりする可能性があるのも、社内SNSのデメリットです。

グループウェアとは

グループウェアとは、業務の効率化に役立つツールです。業務の効率化に役立つ機能として、スケジュール管理・タスク管理・勤怠管理・ファイル共有・ワークフローなどがあります。

さらに、グループウェアには、社内SNSと同じくグループ作成機能や掲示版・チャット機能も搭載されています。ただし、多くのグループウェアでは、グループ作成は社内SNSのように、ユーザーが自由に利用することはできません。

グループウェアでのグループ作成は、原則として管理者の承認を必要とし、掲示板機能やチャット機能の利用の際にも、業務に関連した情報のみをフォーマルな形式でやり取りすることが求められます。

このように、グループウェアは業務の効率化や社内の情報共有の迅速化を目的としたツールです。コミュニケーションの活性化にも役立ちますが、それだけに特化しているわけではないのが社内SNSとの大きな違いです。

グループウェアの利用シーン

グループウェアは主に、複数メンバーのスケジュール管理と会議室の予約、会議招集メールの自動配信などに利用します。さらに、稟議・申請におけるワークフローを管理し、承認までの時間を短縮することが可能です。

各文書のバージョン管理やアクセス制限も厳格に行えるため、社内規定・就業ルール・業務フローに関わる適切な共有をしたい際にも便利です。そして、緊急時における災害時対応をはじめ、システムメンテナンスなどの重要なアナウンスとしても活用できます。

グループウェアのメリット

グループウェアのメリットは、社内の情報共有が迅速化・効率化することです。プロジェクトやタスクの進捗状況も、グループウェアで一元管理できます。

メールのように個人への連絡は必要なく、一度の投稿でメンバー全員に情報を発信できるため、個別に連絡するタイムロスを削減し、チーム全体が最新情報を基にした行動が可能です。

また、ワークフロー機能は、社内の申請・承認の迅速化に役立ちます。さらに、ファイルの共有などをすべてオンライン上で完結させ、社内のペーパーレス化を促進できる点もメリットです。

グループウェアのデメリット

グループウェアのデメリットは、導入コストがかかる点です。自社にとって必要な機能が網羅されたツールを選定しなければ、コストが無駄になったり、別のシステムで補うために余分な費用がかかったりする場合があります。

さらに、社内SNSと同じく、社内に定着しづらいのもデメリットです。企業によっては社員間のIT知識に格差があり、ツールの操作性によって一部の社員しか使いこなせないケースも考えられます。

そのため、すべての社員が使いこなせるシンプルなツールの選定、社員に対する研修の実施、操作マニュアルの作成などの取り組みが必要です。

社内SNS・グループウェアの比較一覧

社内SNSとグループウェアでは、導入目的や搭載機能に違いがあります。得意なことや不得意なこともそれぞれ異なるため、自社のニーズに沿って適したものを選ぶことが大切です。

そして、どちらにも「グループ作成機能」が備わっていますが、それぞれの機能性は異なります。社内SNSのグループ作成機能は、ユーザーが自由にグループを作成できる場合が多いですが、グループウェアでは一般的に管理者の承認が必要です。

以下の表は、社内SNSとグループウェアの主な違いです。

	社内SNS	グループウェア
目的	社内のコミュニケーションの活性化	情報共有の迅速化・業務の効率化
主な機能	グループ作成・チャット・掲示板・ファイル共有	スケジュール管理・グループ作成・タスク管理・勤怠管理・ファイル共有・ワークフロー・チャット機能・掲示板機能
得意なこと	部署や役職に縛られないコミュニケーション・新しいアイディアの創出	組織内の情報共有の迅速化・業務の効率化
不得意なこと	ファイル管理・スケジュール管理・タスク管理	部署を横断したコミュニケーション

社内SNS・グループウェアを使いこなすためのポイント

社内SNS・グループウェアは、闇雲に導入すると、社内に定着しない可能性があります。ここでは、社内SNSとグループウェアを使いこなすためのポイントを解説します。

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導入前に目的を明確にする

社内SNSとグループウェアでは、それぞれ搭載機能や得意なことが異なるため、ツール導入の際は自社の目的を明確にし、実現に役立つツールを選ぶ必要があります。

最適なツールを選ぶためには、まずは自社が抱える課題を基に、どのような目的でツールを導入するのかを明確にしておきましょう。

全員が使いこなせるツールを選ぶ

社内SNSやグループウェアを導入する際は、社員全員が使いこなせるシンプルな操作性のツールの選定が重要です。企業によっては、社員間のIT知識に差がある場合も考えられるため、普段パソコンを使い慣れていない社員でも使いやすいツールを選ぶ必要があります。

社内にツールがスムーズに浸透すれば、機能を最大限に活用できるでしょう。また、スムーズな定着のためには、社員に対する研修の実施や操作マニュアルの整備、問い合わせ先の周知といった取り組みも大事です。

無料トライアルで試してみる

社内SNSとグループウェアのどちらを導入すべきか迷ったときは、無料トライアルを活用するのがおすすめです。無料トライアルでは、ツールの操作性・機能性・効果を実際に試すことができます。

複数のツールを実際に運用して比較することで、自社に最も適したツールを選べるでしょう。導入後のミスマッチを減らすためにも、積極的に無料トライアルを活用するのがおすすめです。

運用ルールを定める

社内SNS・グループウェアのどちらを導入する場合でも、まず運用ルールを定めることが大切です。具体的には、投稿すべき「場面」「内容」「方法」を定めましょう。

これらのルールを定めておくことで、社員がいつ・どのようにツールを使うべきか判断しやすくなります。反対にルールがない場合、いつ利用すれば良いのかがわからず、ツールが社内に定着しない恐れがあります。

社員の積極的な活用を促すためにも明確なルールを策定し、誰もがツールを利用しやすい環境を整えることが大切です。そして、ツール導入の意義や重要性を社員に周知すれば、ツールの利用を促進できます。

まとめ

社内SNSとグループウェアは、いずれも社内のコミュニケーションの円滑化に役立つツールです。ただし、社内SNSはコミュニケーションに特化しているのに対し、グループウェアは、業務の効率化や情報共有の迅速化に主眼を置いている点が異なります。

社内SNSとグループウェアではそれぞれ導入目的が異なるため、ツール選定の際は、自社のニーズに適したものを選ぶことが大切です。また、どちらのツールを選ぶ場合でも、運用ルールの策定や導入の意義の周知を行うことで、社内に定着しやすくなります。

社内のコミュニケーションに課題を抱える企業は、自社の状況に合わせて、効果的に社内SNSとグループウェアを使い分けましょう。