交通費精算の方法は？申請から精算までの流れや精算書の書き方を解説

交通費精算とは、営業活動や出張の際に従業員が立て替えた移動費を会社が精算することを言います。本記事では、交通費精算の申請から精算までの流れや、交通費精算書を書く際の注意点、交通費精算業務を効率化するためのポイントを解説しています。

目次

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1. 交通費精算とは
2. 交通費精算の申請から精算までの流れ
3. 交通費精算書の書き方のポイント
4. 交通費精算の期限
5. 交通費精算を効率化するやり方
6. 経費精算システム導入で電子帳簿保存法への対応もしやすく
7. まとめ

交通費精算とは

交通費精算とは、従業員が立て替えて支払った交通費を会社が清算し、従業員に払い戻すことを言います。交通費は非課税の対象で、税務調査の対象でもありますので、正確な申請と記録保持が必要です。

一般的に交通費と呼ばれる費用でも、経理上ではいくつかの勘定科目に分かれ、会社によっては通勤手当も含めて交通費と呼ぶ場合もあります。ここでは、交通費と旅費交通費・通勤費の違いについて解説します。

交通費と通勤費の違い

交通費は、営業活動を行うための移動費です。会社のルールに従ってその都度申請が必要であり、基本的に立て替えた全額が返金されます。一方、通勤費は従業員が自宅と職場を往復するための費用で手当にあたり、通勤方法や経路に変更がなければ申請の必要はありません。

ただし、従業員の通勤費を会社が負担しなくてはならないという法的定めはなく、支給の有無や金額は会社の規程に定められているのが一般的です。なお、交通費はすべて非課税ですが、通勤費は月15万円を超えると所得税の課税対象になります。

交通費と旅費交通費の違い

一般的に、交通費は勤務地周辺の取引先などへ向かう際の費用を指し、駐車料金なども含まれます。領収書が取れない公共交通機関を使う場合は、目的地までの経路や金額のメモを取っておくと申請時に便利です。

一方、旅費交通費は勤務地以外の遠方や海外への出張などにかかる経費のことを言い、交通費・宿泊費・日当なども含まれます。旅費交通費は高額になりやすいため、事前に申請を行い、出発前に仮払金を支給する仕組みを設けている会社もあります。

旅費交通費に関しては、宿泊代や食事代の上限、飛行機・新幹線・特急の利用基準・私的な観光や土産の扱いなど、細かいルールが社内で定められていることも多く、すべての費用が全額戻るとは限りません。

会計処理の面では、交通費と旅費交通費を分けずに一括して旅費交通費で会計処理・精算を行う会社と、それぞれを分けて会計処理・精算を行う会社があります。

交通費精算の申請から精算までの流れ

ここでは、一般的な交通費精算の流れを紹介します。自社の交通費精算フロー見直しの参考にしてください。

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交通費精算書を作成する

交通費精算は交通費を立て替えた人の自己申請が基本です。申請には交通費精算書を正しく記入する必要があります。記入事項の代表的なものとして次のようなものがあります。

1. 立て替え者の氏名
2. 利用年月日（領収証との一致を確認）
3. 訪問先
4. 目的（勘定科目の仕分けに必要なので正確に）
5. 利用交通機関
6. 経路（アプリを利用すると便利）
7. 運賃

交通費精算のルールは会社ごとに異なるため、自社のルールを確認し、間違いのない申請が必要です。

領収書なしでも交通費の精算は可能

交通費は税額控除を受けるために領収証の保管が必要ですが、中には領収書が発行されない公共交通機関もあります。そういったケースに対応するため、消費税法の特例が設けられており、税込み3万円未満であれば領収書がなくても税額控除を受けることができます。

2023年10月から導入されたインボイス制度では、税込み3万円未満の仕入れでも原則として領収書の保存が必要になりましたが、請求書や領収書の発行がされない場合の特例は継続されているため、制度に登録する会社でも交通費精算の処理に大きな変更はないでしょう。

ただし、領収書のない交通費については、消費税法で指定される帳簿を整備する必要がありますので、できる限り領収書を発行しておくと安心です。なお、宿泊費などの旅費精算においては基本的に領収書が必要です。

参考：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

上司や承認者に承認を得る

交通費精算書の提出は会社のルールに従って行いますが、多くの場合、まず上司や承認者に提出します。部下の行動を具体的に把握している上司のチェックは、不正申請を防ぐ意味でも大変重要です。

上司チェックでは年月日・訪問先・目的に間違いないか確認し、正しければ押印、間違いや記入漏れがあれば本人に訂正させて、できる限り正確な精算書にします。

経理に提出・承認を得る

上司や承認者から承認されれば精算書は経理に回り、再度チェックが行われます。目的があいまいなものは勘定科目の仕分けができないため、経理では経路の正当性など、より細かい確認が必要です。

経理のチェックで訂正事項が見つかれば、本人に差し戻し訂正させます。場合によっては従業員に対する指導も必要です。精算書が正しければ、経理担当者は会社のルールに従って精算金を支払うための準備を始めます。

精算金を受け取る

会社のルールに従って交通費の支払いが行われます。小口精算の場合は、経理担当者から現金が支給されます。振込の場合は精算金を合算し、翌月の給与にあわせて支払われる場合が多いですが、会社によっては3カ月分をまとめて振込する場合もあります。

小口精算であっても振込精算であっても本人の領収印が必要で、忘れると後々のトラブルの原因になるので注意が必要です。

交通費は小口精算より振込がおすすめ

小口精算は、従業員が立て替えた経費の支払いを、領収書と引き換えに現金で精算する方法です。手元に現金の用意があるので、現金が急に必要になった場合でもすぐに対応でき、経費の立て替えが頻繁な従業員の経済的負担軽減などのメリットがあります。

しかし、担当者は精算のためのチェックと帳簿への記録をその都度行う必要があります。また、1日の終わりには帳簿と現金残高を確認し、一致しなければその原因を突き止めなければなりません。これらは担当者にとって大きな手間やストレスになります。

その点、現金を扱わない振込での精算は、担当者の負担を大きく軽減できます。振込にすることで担当者は落ち着いて経費精算ができ、精算ミスの減少にもつながります。小口精算を振込に変更する場合は従業員に対する丁寧な説明が必要です。

交通費精算書の書き方のポイント

従業員が交通費精算の申請を行うには、交通費精算書の提出が必要です。しかし、交通費に精通している従業員は少ないため、従業員に対して会社のルールを周知徹底しておくことが重要です。ここでは、周知すべき交通費精算書の書き方について解説します。

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行き先・目的を記録しておく

交通費は全額非課税の対象です。そのため、税務調査の際に、節税目的の不正な水増しが行われていないかのチェックが入ります。不審な交通費と判断されないよう、交通費には行き先や目的の記録は必須です。

特に、領収書が取得できない場合は、行き先や目的のほかに日時・経路・金額の記録が必要です。業務によっては行き先や目的が複数になる場合もあります。これらの記録は、従業員の不正請求のチェックにもつながります。

通勤定期区間を含まない

通勤手当として電車やバスの定期券代が支給されている場合は、通勤以外の移動であっても、定期券の対象区間については追加の交通費が発生していないため、経費の請求はできません。通勤定期区間を含めた経費の請求は二重請求であり、担当者は通勤経路との照合確認が必要です。

経費精算システムや交通費精算システムの中には、通勤データと連携し、自動的に重複区間を検出する機能を持ったものがあります。

最安のルートで申請する

多くの会社では交通費申請を最安ルートで行うよう定めており、その場合、最安でないルートを利用した場合の差額は自己負担になります。担当者はアプリなどを使って、申請されたルートが最安であるかを確認する必要があります。

そのほかにも、目的地が遠距離の場合は新幹線や特急の利用・宿泊が認められるなど、交通費取り扱いのルールは会社ごとに異なるため、申請時のトラブルを防止するには、従業員にルールを周知徹底することが大切です。

税率を正しく計算する

どのような交通手段であっても、その運賃（交通費）には10％の消費税が含まれています。したがって、交通費精算書の金額記入の際、さらに消費税を加えて計上してはいけません。

中には、価格と消費税を別に記入する書式の精算書があります。その場合は「運賃÷1.1（A)」を価格欄へ、「運賃－A」を消費税欄に記入します。

インボイス制度に伴い「適格請求書」か確認

2023年10月1日から始まったインボイス制度に伴い、課税事業者はインボイス（適格請求書）がないと仕入税額控除が受けられません。交通費精算を行う場合にも、公共交通機関で発行された領収書がインボイスに対応したものか申請前に確認しましょう。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

勘定科目を正しく設定する

正しい勘定科目での申請は、適切な納税額の把握や、経営の判断・外部への経営状況の開示などに影響する大変重要な事項です。勘定科目は行先ではなく出かけた目的によって異なり、宣伝広告費・交際費・福利厚生費・研修費などに仕分けられる場合もあります。

勘定科目の間違った交通費精算書の申請は、経理担当者のチェックで差し戻されますので、よく確認してから申請させるようにすると手間が省けます。以下に間違えやすい鑑定項目の例をご紹介します。

間違えやすい用途の費用	勘定科目
顧客や消費者をイベント会場に招待した際の移動費	宣伝広告費
取引先や仕入先の送迎で利用した移動費	交際費
社内旅行で使用した貸切バス代	福利厚生費
研修会などの参加費	研修費

交通費精算の期限

交通費が発生したのに、従業員がついうっかり申請を忘れていたというケースもあるでしょう。実際、交通費はいつまでに精算すべきなのでしょうか。ここでは、交通費精算の期限と期限後の扱いについて解説します。

交通費精算の期限は社内規定に従う

税務上、決算書には経費を正確に反映させる必要があるため、原則として交通費が発生した年度内に精算することが望ましいとされています。

ただし、多くの企業では社内規定において、「1ヶ月以内」など具体的な期限を設けています。そのため、自社の規定をしっかり確認し、定められた期限内に申請・精算を行うことが大切です。

期限後であっても会社は支払いを拒否できない

上述した社内規定の期限を過ぎたとしても、会社は直ちに支払いを拒否できるわけではありません。

なぜなら、民法第166条により「債権者が権利を行使できると知ったときから5年」または「権利を行使できるときから10年」の消滅時効が定められているためです。つまり、従業員が立て替えた交通費については、この時効期間内であれば請求権が残ります。

そのため、会社としては社内規定の期限を過ぎた申請であっても、従業員から請求があった場合には支払いに応じる必要があります。

参考：民法 第百六十六条｜e-GOV

交通費精算を効率化するやり方

交通費精算業務は、従業員にとっても経理担当者にとっても手間とストレスがかかるものです。交通費精算の効率化は、そうした従業員や担当者の手間やストレスの軽減になり、通常業務の円滑化につながります。ここでは、交通費精算を効率化する方法を解説します。

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会社で交通費精算のルール・承認フローを決める

従業員からの自己申請が基本の交通費精算は、トラブルや不正が起こりやすい業務です。トラブルや不正が起こると、解決のために多大な労力が必要になりますので、まずはそれらを防止することを意識しましょう。

会社は誰もが迷わずに申請できる交通費精算のルールを決め、従業員に周知徹底することが重要です。また、業務フローを見直し、上司と経理でダブルチェックなどで、不正防止の対策をするのも効果的です。

企業経営の透明性を保つためにもルールが必要

例えば、複数の路線が存在する公共交通機関において、グリーン車を利用したり、不必要に遠回りする経路を選択したりといった場合、その費用については税務調査で「合理的でない」と判断され、経費として認められない可能性があります。

そういった不合理な申請が多く存在すれば、「節税目的の申請」という疑いをかけられる可能性もありますので、会社の利益だけでなく透明性を保つため、無駄な費用の発生には日頃から注意しましょう。

例①：タクシー利用時のルール設定

タクシーを利用した場合、当然電車やバスよりも高額となるので、必要最低限の利用に留めるよう周知する必要があります。どうしても利用しなければならないケースの発生に備えて「目的地が駅から〇km以上離れている」「利用時の領収書提出の徹底」などのルールを事前に明確化しておきましょう。

例②：自家用車を使用時のルール設定

社用車を使用した場合は、ガソリン代を全額経費として精算できますが、自家用車の場合はプライベートでの使用分もあるため精算が複雑化しがちです。

多くの企業では、ガソリン1リットルあたりの金額を決め、業務で利用した走行距離をもとに精算する方法が採用されています。

ただし、この方法はガソリン価格の把握や、利用開始時と利用終了後のキロ数のメモなどが必須となってくるため、事前にルールをしっかりと定め、会社にも従業員にも不利益のない形で取り入れなければなりません。

SuicaやPASMOなど交通系ICカードを利用

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードは、ICカードリーダーを用意すれば、カードをかざすだけで利用履歴が取得でき、簡単に交通費精算ができます。しかし、履歴情報にはさかのぼれる上限があり、上限に達する前の処理が必要です。

ICカードには私用の運賃も記録されるので、仕事用のカードを作るのが効率的です。ほかにも、カードの利用履歴がスマートフォンなどで読み取れるアプリの利用や、スマホがICカードになるモバイルSuicaやモバイルPASMOなどの利用も考えられます。

経費精算システムを導入

交通費精算の効率化でもっとも効果的なのは、経費精算システムの導入です。経費精算システムには交通系ICカードの読み取りや、通勤定期との重複区間の自動検出ができるものもあり、作業の自動化によって作業量の大幅な減少が見込めます。

システムの導入にはコストがかかりますが、従業員や経理担当者の労力とストレスの大きな軽減につながります。なお、導入の際には交通費精算以外の業務との関連性も鑑み、自社の業務全体の最適化・効率化につながるシステムの選択が重要です。

経費精算システムの交通費精算機能とは

経費精算システムに搭載されている交通費精算機能では、主に以下のようなことができます。これらの機能により、申請者・承認者・経理担当者全員の負担軽減に期待できます。

1. カードリーダーやアプリによる交通系ICカードの利用データ読み取り
2. 乗換案内サービスとの連携による最適な利用経路の検索・申請フォーマットへの自動反映
3. ユーザーごとの定期区間の登録と自動控除
4. 会社ごとの交通費のルール設定と自動チェック
5. PC・スマホ・タブレットからいつでもどこでも申請・承認

交通費精算に特化したサービスも

交通費精算が行えるシステムとして、交通費に特化したサービスもあります。経費精算システムは交通費以外の経費にも用いることができますが、「交通費精算システム」などと呼ばれるこのようなサービスは、交通費に特化しています。

多くはSuicaやPASMOなどの交通系ICカードと連携して使うサービスで、ICカードをカードリーダーやスマホで読み取るだけで申請を行うことができます。

既に経費精算システムを使っているが、交通費精算の機能を強化したいといった場合には、このような特化型のサービスを導入して既存のシステムと連携させる方法がおすすめです。

経費精算システム導入で電子帳簿保存法への対応もしやすく

電子帳簿保存法では、一定の条件を満たせば紙の領収証を電子化して保存することを認めています。それにより、スマホで撮影した領収書の画像を領収書の原本にできるため、業務の効率化には、スマホ対応の経費精算システムの導入がおすすめです。

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、領収書や国税関連の書類の電子化を可能にし、その際の決まりごとを定めた法律です。

以前は領収書発行から3日以内の電子化が義務付けられていましたが、改正により自分でデータ化する場合は概ね3営業日以内、領収書を受け取った担当者が確認してデータ化する場合は2か月と概ね7営業日以内に電子化すればよいことになりました。

書類等の電子化には、タイムスタンプ付与や訂正削除ができないシステムなど、多くのシステム要件を満たす必要があります。領収書の電子化に対応したほとんどの経費精算システムは、電子帳簿保存法の要件を満たしています。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

領収書をスマホで撮影できる

スマホ対応の経費精算システムは、領収書やレシートをスマホで撮影し、アップロードすれば自動で経費精算申請ができます。また、乗換案内サービスや交通系ICカードとの連携も簡単で、通勤定期との重複区間の検出ができれば、さらにミスのない作業が可能です。

スマホで撮影した領収書データにはタイムスタンプの付与が必要で、タイムスタンプ認定済みの経費精算システムの利用が一般的です。

領収書の保管・管理作業の手間が減る

以前は電子化された領収書データにタイムスタンプが付与されても、一定期間紙の領収書を保存する必要がありました。

しかし、2022年の改定で、保存データと原本領収書が同等であることを確認できれば領収書を破棄できるようになり、領収書をファイリングして保管・管理する手間がかからなくなりました。

なお、領収書のデータ化の要件を満たすには、年月日・勘定科目・金額などを組み合わせた検索機能の確保も必要です。領収書を検索・整理できることは税務調査のためだけでなく、会社の経営状況把握にも役立ち、経営戦略の立案に役立つ資料にもなります。

まとめ

交通費精算は従業員の自己申請で行われるため、間違いやトラブルが起こりやすい業務です。また、一歩間違えれば知らない内に脱税になる可能性もあります。会社によっては多くの申請が集中し、担当者の業務に支障をきたす場合もあります。

これらの背景から、交通費精算の効率化は従業員のためにも経理担当者のためにも早急に取り組むべき課題です。その解決には、領収書を電子化できるスマホ対応の経費精算システムの導入も一つの方法です。

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