SuicaやPASMOで交通費を精算する方法は？経費精算のポイントを解説

外出が多い営業の方などは、電車賃などの交通費精算を面倒だと感じているのではないでしょうか。この記事では、SuicaやPASMOでの交通費精算について、履歴の印字方法、交通費精算の流れや領収書発行方法、モバイルのSuicaやPASMOで精算を行うメリットについて解説します。

目次

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1. SuicaやPASMOで交通費などの経費を精算するには
2. 基本的な交通費精算の流れ
3. 個人事業主におけるSuica・PASMO払いの扱い方
4. SuicaやPASMOの履歴を印字する方法
5. SuicaやPASMOの領収書発行方法
6. モバイルSuicaの履歴確認・領収書発行方法
7. モバイルPASMOの領収書発行・履歴確認方法
8. SuicaやPASMOで経費精算する際の注意点
9. 履歴の印字などの簡略化には経費精算システムがおすすめ
10. 経費精算システム導入時のポイント
11. まとめ

SuicaやPASMOで交通費などの経費を精算するには

企業の従業員がSuica（スイカ）、PASMO（パスモ）といった交通系ICカードで支払った交通費などを経費精算するには、支払い履歴がわかるような証憑類を提示するとともに、精算書を作成して経理部に提出するのが基本です。

現金で電車賃などを支払った場合は出金伝票で処理することもありますが、SuicaやPASMOの場合は履歴を確認できるため、それを添えて交通費精算書等で処理するのが一般的でしょう。

本記事では、SuicaやPASMOで交通費を支払った場合について、基本的な精算の流れ、履歴の印字方法や領収書の発行方法などについて解説します。

基本的な交通費精算の流れ

企業で交通費精算をする際のステップは、書類の作成・承認・申請・支給の4段階です。各ステップのやり方・注意点などをご紹介していきます。

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交通費精算書を作成する

交通費精算書とは、「何のために・何で・どこに行ったのか」を報告する書類です。多くの企業では交通費精算書のフォーマットが用意されています。

フォーマットがない場合は、自分で自由に作成できます。書き方に決まりはありませんが、一般的には次のような項目が必要です。

1. 日時
2. 利用交通機関
3. 利用経路
4. 運賃（最短経路で算出・定期券利用区間は抜く）
5. 訪問先
6. 訪問目的

利用経路や料金は、原則として最短経路で申請します。また、会社から控除されている定期券がある場合、その利用区間の分の料金は申請できません。

なお、精算書を提出する際は、SuicaやPASMOの領収書・利用履歴などを求められる場合も多いです。

上司のチェックおよび承認を得る

交通費精算書は経理部に提出しますが、その前に上司のチェックを受けるのが一般的です。承認フローは企業によって異なりますが、記入ミスや水増し請求がないかを確認することが主な目的です。

特に問題がなければ承認印が押されるため、そのまま経理部へ交通費精算書を提出しましょう。

経理部のチェックを受ける

提出した交通費精算書は経理部でチェックされ、処理が行われます。経理部では、主に次のような内容をチェックされます。

1. 利用日時・料金に誤りはないか
2. 最短経路で算出しているか
3. 訪問目的・訪問先は適切か
4. 定期券利用区間を差し引いて申請しているか

特に問題がなければ承認され、経費精算システムや会計ソフト、手書きの帳簿などに内容が記録されます。

交通費を受け取る

交通費精算書の内容が無事に承認されれば、立て替えた分の交通費が企業から従業員に支払われます。支給方法は企業によって異なりますが、給料と一緒に振り込まれるケースが多くなっています。

個人事業主におけるSuica・PASMO払いの扱い方

個人事業主の場合は、企業のように交通費精算は必要ありませんが、事業のためにSuicaやPASMOで支払った交通費などは経費として計上しなければなりません。

その際に利用履歴などが必要となるのは企業と同じなので、後述する履歴の印字方法や領収書の発行方法などをよく確認しておきましょう。

なお、プライベートな支出と事業のための支出が混同しないよう、プライベートで使うものとは別に仕事用のSuicaやPASMOを用意しておくと、経費計上の作業も効率よく、ミスなく管理できるようになります。

SuicaやPASMOの履歴を印字する方法

経費として計上する際に、支払いの証拠として役立つのがSuicaやPASMOの利用履歴です。履歴を印字する際は、印字場所・印字項目・印字件数に注意しましょう。それぞれのポイントを詳しく解説します。

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履歴を印字できる場所について

Suica・PASMOの利用履歴を印字できる場所は次の通りです。

1. 自動券売機
2. チャージ専用機
3. 多機能券売機

上記のような機械は駅構内に設置されています。

ICカードリーダーで履歴を確認することもできる

ICカードリーダーと呼ばれるICカード専用の読み取り機器、あるいはアプリを用意すれば、SuicaやPASMOの履歴を自社内で確認することができます。券売機と同じように履歴データが取得でき、データはエクスポートすることもできます。

わざわざ駅の券売機などを利用せずとも好きなタイミングで読み取りができるので、SuicaやPASMOでの交通費精算が多い企業はよく利用しています。

履歴に印字される項目について

Suica・PASMOで印字できる履歴の項目は次の通りです。

1. 利用日
2. 利用駅
3. 種別（乗車or下車）
4. 残高

PASMOの場合は、運賃減額区間が表示されることもあります。また、エリアによっては駅名やバス停名が正確に印字できないことがあります。その場合は、対応の仕方を経理担当者に問い合わせましょう。

履歴を印字できる件数について

Suica・PASMOで印字できる利用履歴は最大100件で、26週間以内の利用履歴に限ります。また、Suicaは1日の乗車回数が21回以上の場合、すべてを正しく印字できない可能性があるため注意してください。

SuicaやPASMOの利用履歴の印字件数には制限があり、頻繁に移動する場合は一度にすべてを印字できない可能性があります。まとめて印字するのではなく、こまめに行うことが大切です。

SuicaやPASMOの領収書発行方法

SuicaやPASMOで定期券を購入する場合は、窓口や券売機で領収書を発行することができます。領収書があれば、通勤のための定期券代を経費として申請することが可能です。

また、通常のチャージでも領収書を発行できます。自動券売機やチャージ専用機でチャージする際に、画面に出る「領収書発行ボタン」を押すだけです。利用履歴とあわせてチャージの領収書も提出すれば、より確実な証憑類として信頼性が高まるでしょう。

モバイルSuicaの履歴確認・領収書発行方法

近年はモバイルSuicaを利用する人も増えています。モバイルSuicaは、インターネットやアプリから領収書の発行・履歴確認ができます。それぞれの方法をご紹介します。

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履歴確認方法

モバイルSuicaの履歴は、会員メニューサイトまたはアプリから確認できます。それぞれの確認方法は次の通りです。

【会員メニューサイト】

1. モバイルSuicaサイトにアクセス・ログイン
2. 「SF(電子マネー)利用履歴」を選択
3. 表示対象期間を入力し、「検索」を選択

パソコンをプリンターに接続し、画面内の「表示された履歴を印刷」ボタンを押せば、印刷も可能です。

【モバイルSuicaアプリ】

1. モバイルSuicaアプリを起動・ログイン
2. 利用履歴を確認したいSuicaを選択
3. 「SF利用履歴」を選択

領収書発行方法

モバイルSuicaの領収書は、手持ちのパソコンやスマートフォンから会員メニューサイトにアクセスして発行できます。プリンターと接続すれば印刷も可能です。

インターネットを利用して領収書を発行する方法は次の通りです。

1. モバイルSuicaサイトにアクセス・ログイン
2. 領収書を発行したいSuicaを選択する
3. 「会員メニュー」の「ご利用明細書（領収書）／払戻計算書」を選択
4. 画面内の印刷ボタンを押し、接続しているプリンターで印刷

なお、領収書を発行できるのは手動でクレジットカードからチャージした場合です。次のようなチャージについては領収書発行はできないため、他の方法を取ってください。

1. 現金チャージ：券売機・チャージ機で発行
2. クレジットカードのオートチャージ：クレジットカードの利用明細を確認
3. Suicaポケット

モバイルPASMOの領収書発行・履歴確認方法

モバイルPASMOもモバイルSuicaと同様、会員メニューサイトやアプリから領収書の発行や履歴の確認が可能です。それぞれの方法を詳しくご紹介していきます。

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履歴確認の方法

モバイルPASMOの利用履歴は会員メニューサイトまたはアプリから確認できます。

【モバイルPASMOアプリ】

1. モバイルPASMOアプリを起動・ログイン
2. 「残額履歴」を選択

【会員メニューサイト】

1. モバイルPASMOサイトへログイン
2. 会員メニューの「ご利用明細書（領収書）／払戻計算書］」を選択
3. 種別・利用日など必要項目にチェックを入れる
4. 画面内の「表示」ボタンを選択

領収書の発行方法

モバイルPASMOの領収書は会員メニューサイトから確認できます。パソコンをプリンターに接続すれば印刷も可能です。

1. モバイルPASMOサイトへログイン
2. 会員メニューの「ご利用明細書（領収書）／払戻計算書］」を選択
3. 種別・利用日など必要項目にチェックを入れる
4. 画面内の「表示」ボタンを選択
5. 画面内の「印刷」ボタンを選択

SuicaやPASMOで経費精算する際の注意点

SuicaやPASMOで支払った分を経費として計上したい場合、第一に気を付けなければならないのが、基本的に「チャージしただけでは経費として認められない」という点です。

チャージだけでは資産の形が変わっただけで、まだ使用したことにはなりません。実際に電車に乗るなどしてチャージ金額から引き落とされた分が経費となることを覚えておきましょう。

もし、会社から支給されたお金でチャージをする場合は、経理においては「仮払金」や「前払金」として処理されます。実際に使った後、差額を計算して正式な経費となります。

履歴の印字などの簡略化には経費精算システムがおすすめ

交通系ICカードでの交通費精算には履歴の印字などのステップが必要です。しかし交通費精算システムを導入すれば、従来の交通費精算のステップを大きく削減できるほか、利用料金の自動計算や自動仕訳が可能になります。

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読み取り機能により、手書きや手入力が不要になる

経費精算システムには、領収書や利用履歴の読み取り機能が利用できるものもあります。また、モバイルSuicaなどと連携できるシステムならば、利用履歴などの情報は自動でシステムに登録されます。

従来の交通費精算のように手動で入力せずに済むため、交通費精算の申請が楽になるでしょう。さらに利用区間・料金は自動で正しい情報が入力されるため、手動入力のような計算ミス・入力ミスのヒューマンエラーのリスクを大きく低減できる点もメリットです。

モバイルSuica・モバイルPASMOならさらに便利

モバイルSuicaやモバイルPASMOを利用すれば、経費精算システムとの連携機能をさらに便利に使うことができます。

経費精算システムの中には、交通費精算機能とモバイルSuica・モバイルPASMOを連携できるものもあり、ICカードを使った時点で、利用交通機関・金額・経路が自動でシステムに入力されます。

後述するように定期区間についても自動控除される場合がほとんどで、申請する従業員にとっても経理担当者にとっても大幅な手間の削減につながるのがメリットです。

乗換案内ソフトが内蔵されており、定期区間は自動で控除される

経費精算システムの多くは、乗り換え案内ソフトが内蔵されています。乗り換え経路や金額の入力は自動で正しく行われるため、手動入力のような手間・計算ミスの心配はありません。

また、多くのシステムは定期区間の控除にも対応しています。すなわち定期券がある区間分の料金は自動で差し引かれるため、金額計算をやり直す必要もありません。計算ミスのリスクを大きく低減できるほか、申請者本人・経理担当者のチェックの手間を省けます。

いつ・どこにいても申請や承認が行えるようになる

クラウド型の経費精算システムであれば、システムへは手持ちのスマートフォン・パソコンを使ってアクセスできます。つまり社外からでもアクセス可能なため、交通費申請を場所・時間を問わずに行えるようになります。

たとえば出張先で交通機関を利用する際は、その場で利用履歴の登録などが可能なため、入力忘れなどのヒューマンエラーを防止できます。

自動仕訳・会計ソフトとの連携もできる

経費精算システムは、会計ソフトと連携して帳簿付けまで自動化することもできます。ICカードの支払い履歴が読み込まれると、自動的に勘定科目が判定され、会計ソフトにデータを連携します。

経理担当者は経費精算の後も帳簿付けなどの作業を行わなければならず、作業工数・負担が大きくなりがちですが、このような自動連携機能によってその負担は大幅に削減されるでしょう。手入力は最小限で済み、経理担当者は最終チェックをするだけです。

紙の書類管理が不要になる

経費精算システムを使えば、交通費のデータはすべて電子上で処理されるため、紙の領収書や申請書は基本的に不要になります。従業員の移動が頻繁に発生する企業では、証憑類が日々大量に発生するため、紙ベースでは保管・管理が煩雑になりがちです。

ICカードのSuicaやモバイルSuicaと経費精算システムを連携しておけば、データは自動で蓄積されるため、書類の保管場所は必要ありません。紛失の心配もなく、ペーパーレス化を推進できます。

ただし、新幹線やタクシー代など金額が高額になる場合は、紙の領収書が必要になるケースもあるため留意しておきましょう。

交通費計算機能付きのおすすめ経費精算ソフト

経費精算システム導入時のポイント

経費精算システム導入時は、上記で紹介したような機能の充実度を確認しながら、自社の目的や課題に見合ったものを選択することが重要です。

また、導入コストがかかるため、費用対効果が見込めるかの確認も必要です。一般的に利用人数が多ければランニングコストも大きくなりますが、従量課金制や月額固定料金のものもあるため、自社に有利な料金形態のシステムを選択しましょう。

加えて、導入後は従業員への使い方の周知が欠かせません。勘定科目の選び方はもちろん、申請・承認フローを明確に設定し、全員が使いこなせるよう説明する必要があります。

まとめ

SuicaやPASMOで支払った交通費などの経費を計上するには、基本的に利用履歴を添えて申請することが求められます。利用履歴や領収書は駅構内に設置された自動券売機などで印字・発行することが可能です。

また、カードリーダーを使ったり、モバイルSuica・モバイルPASMOの場合はWeb上で印字・発行したりする方法もあります。経費精算システムを使えば、これらの方法によって簡単に履歴などを取り込めるため、精算作業が効率化するでしょう。

経費精算システムの多くは、利用区間や利用料金の登録のほか、定期区分の料金控除などにも自動対応しています。交通費精算の申請者・経理担当者の双方にとってメリットがある方法なので、導入を検討してみましょう。

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