出張精算とは？出張費の意味や精算の流れ、出張精算の注意点を解説

出張精算とは、交通費や宿泊費など出張で発生した費用を精算することを指します。出張精算にはさまざまな課題があり、業務効率化のために経費精算システムの導入がおすすめです。本記事では、出張精算に関する用語や出張精算の流れ、どこまで出張費に含まれるのかなどを解説します。

目次

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1. 経費精算の効率化には一元管理できるシステムがおすすめ
2. 出張精算に関する用語を解説
3. 出張（旅費）精算方法
4. 出張経費に含まれる費用
5. 出張費の精算で注意すべきポイント
6. 出張精算の課題
7. 出張精算の社内ルールを整備するポイント
8. 出張精算業務には経費精算システムがおすすめ
9. 出張精算に必要な経費精算システムの機能
10. 経費精算を効率化するおすすめのシステム
11. まとめ

経費精算の効率化には一元管理できるシステムがおすすめ

バクラク経費精算では、改正電子帳簿保存法・インボイス制度に対応していることから、電子取引から電子保存に対応した保管に関しても一元管理できます。

また、従来までの手作業による経理業務を自動化することができ、アプリやチャットツールを活用した承認・処理も可能です。さらに、Android・iOSのアプリ版もあり、インターネット環境があればスマホやタブレットからでも承認作業が行えます。

したがって、社内の経費精算における人的な入力ミスを減らし、社内規定に基づいた自動の手当計算にも対応したシステムを利用したいなら、バクラク経費精算の導入がおすすめです。

出張精算に関する用語を解説

出張精算とは、業務で遠方へ出張に行った際にかかった費用を出張後に精算することです。出張にかかる費用を出張経費といい、交通費・宿泊費・日当・業務に必要な物品の購入などが含まれます。

また、出張時に発生した交通費は「旅費交通費」といい、通常業務で発生する交通費とは区別されるのが一般的です。その他、会社から出張前に支払われる「仮払金」、出張者が経費を立て替えた場合の「立て替え金」といった用語も存在します。

そのため、出張経費に関わる用語の意味や種類を把握したうえで出張精算を行う必要があります。なお、精算方法は会社によって規程やルールが異なるため、それらを遵守した精算業務を行いましょう。本記事では、事前に覚えておきたい用語をいくつか解説します。

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出張経費とは

出張経費とは、会社からの指示で出張を行った際にかかる諸経費のことです。主に、出張先に移動するためにかかる交通費、宿泊をともなう場合の宿泊費、出張手当などが含まれます。

出張に関わる各費用の科目については、宿泊費・出張手当を含んだ旅費に交通費を合わせて「旅費交通費」と総称されます。

出張経費は国が定める法律ではなく、各企業の規程やルールによって定められています。そのため、企業によっては宿泊費の上限制限や出張手当が異なることから、あらかじめ自社の規定を把握しておくのが大事です。

出張精算とは

出張精算とは、出張にかかった諸経費を精算することです。出張時にかかる旅費は、出張をする人が事前に現金やクレジットカードで立て替えて支払っているケースが多いです。

出張後に立て替えて支払った経費を申請し、精算することを出張精算といいます。出張精算には、旅費の申請を行う事前申請と出張後に立て替えて支払った費用を精算する事後精算の2つの方法があります。

ただし、現地で発生する駐車料金やタクシー代といった不明確な経費発生もあるため、多くの場合が事後精算です。出張精算は、あらかじめ定めている規程に基づいて行われることから、対応は企業によって異なります。

仮払金とは

仮払金とは、出張にかかる経費を事前に会社から支給してもらうお金のことです。長期の出張など、出張者の立て替え負担が高額になる場合に、事前申請を経て会社から支払われるケースが多くあります。

出張者は、仮払金の支給によって実費負担が軽減されるため、出張による費用立て替えの心配がなくなります。しかし、仮払金以上に発生する急な出張費用については、立て替え払いが必要です。

また、仮払金がある場合も出張後の旅費精算は必須であり、かかった費用の領収書はしっかりと保管しておかなければなりません。

出張（旅費）精算方法

出張精算の方法については、企業ごとの規程によって定められています。ここでは、出張精算の主な方法について解説します。

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出張の申請・承認（仮払金の確認）

出張が決まったら、まず出張申請をして所属の上司に提出をし承認を受けます。企業によっては申請・承認がないと出張精算を行わないどころか、出張さえできない場合もあります。そのため、申請から承認までの社内規程をしっかりと確認しておきましょう。

特に、出張経費が高額になることが事前にわかっている場合は、稟議などを通して上司や会社から承認を受けなければなりません。その際、仮払いが行われるかも事前に確認しておくと、実費負担も軽減できるため安心です。

また、企業側は出張者からの申請によって、目的に応じた経費の使われ方か、架空請求などがないかなどをチェックできます。その結果、社内全体のコスト管理・不正防止に役立ちます。

出張・経費の立て替え

一般的に、出張時にかかる経費は出張者が一時的に立て替えて支払います。宿泊・交通チケットの購入・タクシーの利用・駐車料金などの出張に関わる費用が発生した場合は、領収書やレシートを受け取ります。

事前に仮払金を受け取っている場合も同様ですが、領収書・レシートなどをもとに旅費精算を行うため、必ず受け取りましょう。なお、受け取ったにも関わらず、領収書などを紛失をしてしまった場合も精算が行われません。取扱いにはくれぐれも気を付けましょう。

旅費精算書の作成

出張から戻ったら旅費精算書の作成を行います。旅費精算書には、実際にかかった旅費などの経費をすべて記載し、領収書・レシートを添付します。事前に申請をした内容以外にかかった経費も精算対象になる場合があるため、併せて記載しましょう。

旅費精算書には、出張の日程・目的・行先などの記載が必要です。また、交通手段やかかった費用などは領収書・レシートの金額と合致しているか確認し、事前に仮払金がある場合はその金額も記載しておきましょう。

上長の承認

作成した旅費精算書を所属部署の上司に提出します。上司は、旅費精算書の内容が事前申請をした金額に対して妥当であるか、目的に応じて正しく使われているかなどを確認します。

出張時は経費が何に使われたかは、出張者本人にしかわかりません。そのため、旅費精算書の提出と一緒に出張報告書の作成も必要です。それらを活用し、上司は不正などなく経費が正しく使用されたか精査します。

精算書の提出・精算

旅費精算書は、上司の承認が得られた後で経理へ提出します。企業の旅費精算に関する規程では、提出期限を設けている場合もあるため、出張後は速やかに旅費精算書を作成し、提出を行いましょう。

精算については、出張ごとに現金で都度払いを行う場合や、次月の給与支払いの際に併せて振込をするなど、企業によってさまざまです。さらに、仮払金を受け取っていた場合の精算については方法が異なります。

仮払金に過払い金が発生した場合は、旅費精算書と一緒に会社へ返金を行うことで精算が完了します。なお、仮払金だけでは足らず、不足分を立て替えている場合は、旅費計算書の作成時にすべて記載して請求できます。

出張経費に含まれる費用

出張経費に含まれる項目は、大きく旅費交通費・宿泊費・出張手当の3つに分かれます。ここでは、出張経費に含まれる費用についてそれぞれ詳しく解説します。

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旅費交通費

旅費交通費とは、出張先に移動する手段として、電車・飛行機・バス・タクシーなどを利用した場合に支払われる経費のことです。また、レンタカーを利用した場合のガソリン代や高速代も含まれます。

しかし、電車で行ける場所にわざわざ飛行機を使用したり、乗る必要がないのにタクシーを利用したりなど、不自然で非合理的だと会社が判断した場合、または税法上適切ではないと判断されるような内容の場合には、経費として認められません。

出張経費として扱われる旅費交通費についても、各企業の規程によって定めがあることがほとんどです。

宿泊費

宿泊費とは、宿泊を伴う出張の際に宿泊費として支払われる経費のことです。出張先によっては前日から移動が必要なケースもあり、前泊した費用も出張経費に含まれます。ただし、宿泊にかかる金額と食事の有無については注意が必要です。

多くの企業では宿泊費に上限を設けているケースが多く、その場合、上限を超えた分の費用については自分で負担します。また、朝食や夕食付きのプランを選択した場合は、宿泊費として扱われないケースも考えられます。

企業によって違いはありますが、仕事に関わりのない食事代は経費として認められないケースが多いです。宿泊費と食事の領収書を分けてもらう必要があったり、食事付きプランは対象外と定めている場合もあります。

その他、業務に必要な電話料金やインターネット接続費用などが宿泊費に含まれる場合もあるため、事前に詳細を確認しておきましょう。

出張手当

出張手当とは、出張に行く人に支払われる日当のことです。宿泊費・交通費以外に必要な食事や、その他の諸経費に対して支払われます。出張手当は企業の規程で定められているケースが多く、出張経費として扱われます。

役職や勤務年数、行先などによって手当の額が異なるケースが多いです。なお、1日あたりの固定額での支払いが基本であり、手当の金額以上にかかる費用については自己負担となります。

出張費の精算で注意すべきポイント

出張の経費精算を行う際は、いくつかの注意すべきポイントがあります。ここでは、不正がないか、他の費用に該当していないかといったチェックポイントについて解説します。

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不正がないかチェック

出張経費の精算を行う際には、不正などがないかチェックが必要です。特に目的地への移動にかかる交通費については、領収書があるからとそのまま精算してしまうケースが多くあります。

また、移動手段に使用した経路が本来かかる以上の時間を要していたり、高額になっていないか、目的地以外への寄り道がないかなどの確認が必要です。さらに、必要のないタクシーの利用や、電車・バスなど領収書の出ない交通費についてもチェックしましょう。

少額だからと使用した経路の確認を怠らず、経費として計上が可能かをしっかりと見極めることが重要です。

交際費・研修費・福利厚生費に該当していないか確認

出張経費と間違われやすいものとして、交際費・研修費・福利厚生費があります。経費計上する際に勘定科目が異なるため、把握しておきましょう。

交際費

出張の際に取引先との食事や接待、手土産などに使用した費用は交際費として扱われる場合があります。交際費は「接待交際費」として扱われるため、旅費精算の際の出張経費には含まれません。

例えば、取引先から会食に招待された場合、移動に使用したタクシー代などは出張経費ですが、取引先を招待する場合は接待交際費です。基本的に交際費は自社が接待する側である場合に発生します。

そのため、事前に接待などの食事が予定されている場合は、利用するお店や人数・予定金額などを事前に申請しておくと、精算もスムーズに行えます。なお、ゴルフなどを伴う接待旅行については、宿泊費・交通費・手土産代などすべてが接待交際費として扱われます。

研修費

研修の際にかかった費用は、旅費ではなく研修費となります。研修のために公共交通機関を利用して遠方へ移動した際や宿泊した場合でも、旅費ではなく研修費として精算します。

福利厚生費

社員旅行などの費用は、旅費ではなく福利厚生費として仕訳されます。ただし、従業員のレクリエーション旅行として認められるためには以下の要件を満たす必要があります。

• 旅行の期間が4泊5日以内であること。海外旅行の場合には、外国での滞在日数が4泊5日以内であること。
• 旅行に参加した人数が全体の人数の50％以上であること。工場や支店ごとに行う旅行は、それぞれの職場ごとの人数の50％以上が参加することが必要。

（※）上記いずれの要件も満たしている旅行であっても、自己の都合で旅行に参加しなかった人に金銭を支給する場合には、参加者と不参加者の全員にその不参加者に対して支給する金銭の額に相当する額の給与の支給があったものとされます。

参考：No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行｜国税庁

出張精算の課題

出張精算については、出張者だけでなく会社側にもさまざまな課題が発生します。ここでは、出張精算で考えられる課題について解説します。

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事前申請や精算書の作成で業務過多になる

出張ごとに発生する事前申請・旅費精算書の作成は、通常業務と並行して行うため出張者にとっては負担が多い点が課題です。また、旅費精算書作成においては、会社の締め日などに合わせて提出期限が定められているケースもあります。

出張後は何かと多忙になる場合も多く、出張報告書の作成なども行うため業務過多に陥りやすく、出張者の負担が増えます。その結果、精算書の作成に不備が出てしまうといったミスにもつながります。

差し戻しの可能性もある

作成した旅費精算書が、会社の規程に則って申請されていない場合は、差し戻されるケースがあります。出張者は精算書の再作成などが強いられるため、通常業務に支障が出てしまうことも考えられるでしょう。

旅費精算の際はあらかじめ規程をしっかりと確認をしたうえで申請をし、二度手間とならないように注意が必要です。差し戻しが行われると、立て替え払いをした経費の精算もその分遅れてしまいます。

現金の流れが多い

出張には現金による支払いが多い点が課題のひとつです。理由として、領収書の提出が義務付けられているためで、領収書がすぐに出ないクレジットカードなどの利用が難しい点が挙げられます。

また、企業によっては仮払金を実施する場合もあるため、現金での支払いが多くなりがちです。現金による支払いは、経費以外の支払いと区別が付かなくなってしまう点があり、精算業務の際にも混同しやすいため注意が必要です。

社内ルールの周知が必要

経理担当がいくら細かく規定を設け徹底していても、実際に出張へ行く従業員に精算時のルールやその意図を理解してもらえなければ意味がありません。

以前では経費において役職ごとに利用できる上限金額が異なる企業も多くありましたが、出所が知れない情報を元に自己判断すれば、それが大きなミスにつながることもあります。

そのため、社内一律のルールを設定・周知し、出張パターンに合わせたマニュアルを常時確認できるようなPDFも作成しつつ、経理担当者と従業員の負担軽減を図るのがおすすめです。

出張精算の社内ルールを整備するポイント

出張精算をスムーズかつ正確に運用するためには、あらかじめ社内ルールを明確に定めておくことが大切です。ルールが曖昧なままだと、申請内容のばらつきや確認工数の増加、不正・ミスの発生につながる可能性があります。

申請から承認までのフローを標準化する

出張精算に関する手続きは、申請・承認・精算の流れを一貫して定義しておくことが重要です。例えば、出張前の事前申請を必須とするのか、帰社後の精算のみで良いのかを明確にし、承認者の範囲や承認段階も統一します。

また、申請期限や提出方法（システム・書類など）を定めておけば、担当者ごとの運用差を防ぐことが可能です。フローが標準化されていることで、従業員は迷わず手続きを進められ、経理側の確認作業も効率化できます。

判断に迷いやすい支出の基準を明確にする

出張時の支出の中には、業務上必要かどうか判断が分かれるケースも少なくありません。例えば、グレードの高い宿泊施設の利用や出張先での飲食費などは、明確な基準がない場合、個人の判断に委ねられてしまいます。

そのため、「どこまでが会社負担として認められるか」を具体的に定めておくことが大事です。あらかじめ基準を示しておくことで、申請時の迷いを減らして承認時の判断もスムーズになります。その結果、無駄なコストの抑制や社内の公平性確保にもつながります。

出張精算業務には経費精算システムがおすすめ

出張精算業務には経費精算システムの使用がおすすめです。企業によっては、エクセルなどでテンプレートを作成して社内共有している場合もありますが、入力ミスや計算間違いの発生に加え、データ管理と不正行為のチェックも煩雑になりがちです。

しかし、経費精算システムを使用すればデータをサーバーで一元管理でき、入力には専用のアプリを使用して業務の簡素化が可能です。ここでは、経費精算システムを使用した場合のメリットについて解説します。

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業務効率化

経費精算システムを使用すると、精算業務の手間を軽減できます。エクセルやペーパーでは、出張後に通常の業務と並行して精算作業を行わなくてはならず、業務過多になりがちです。

しかし、経費精算システムでは、必要項目を専用のアプリやソフトから入力すると自動で仕分けされます。さらに、領収書やレシートもデータ化が可能なため、不正申請などがないかなどのチェックも容易に行いつつ、時間短縮につながります。

入力をしたデータはサーバーに保存され、一元管理・共有が可能です。承認者が不在の場合でも、出先からの対応・印鑑なしでの承認を行い、処理スピードを上げられます。

コスト削減

経費精算システムを使用すると、人件費などのコスト削減が可能です。経費精算システムの使用で出張者は精算作業がスムーズに行えるようになり、本来の業務に専念できます。

また、煩雑になりやすい領収書・レシートなどもデータ化が可能となるため、ペーパーレス化によってコスト削減につながります。なお、申請された内容の承認やチェックも容易になるため、人的コストの削減も可能です。

内部統制の強化

経費精算システムを使用すると、社内全体における経費の管理や方法を統一できます。精算時のルール遵守を徹底させ、申請時に起こりがちだった入力ミス・データ改ざんなどの不正防止が可能です。

さらに、ネットワークを介して社内共有が行えるため、社内での確認・承認作業もすべてシステム内で完結します。これまで承認者が不在の場合に滞りがちであった承認作業もスムーズに行えます。

その他、社員が出張に使用した宿泊費・交通費などの差異や傾向も把握できます。集計した情報をもとに、出張時の宿泊先や交通手段の単価をある程度統制できます。

出張や旅費などの精算フロー・電子帳簿保存法に対応しているものも

出張経費に限らず、さまざまな経費精算フローや電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを使用すると、ペーパーレス化の実現と経費やコストの削減につながります。

また、クレジットカード・各種ICカードとの連携も可能なシステムでは、直接カードやスマートフォンから情報を取り込めるため、領収書・レシートも不要となり、入力ミスと不正を防げます。

出張者は出張の際に発生する現金の立て替えが減り、経費の精算もスムーズに行えます。そのため、出張者の業務や経理業務の効率化が図れるなど、さまざまなメリットが得られます。

出張精算に必要な経費精算システムの機能

経費精算システムには、運賃の自動計算や経路検索などの機能が備わっていますが、出張精算を目的とする場合、以下のような機能を搭載したものがおすすめです。

1. 申請・承認機能
2. 日当計算機能
3. 多通貨対応機能

出張目的・期間・行き先・概算費用などを入力し、申請・承認する機能があれば、出張時に発生する煩雑な手続きを簡略化できます。また、日当計算については会社によって規定が異なるため、柔軟に設定できるかを確認しましょう。

加えて、海外出張が頻繁にある場合は、多通貨に対応しているかもチェックします。海外の通貨を日本円や他の通貨に自動換算できるシステムなら、為替変動による複雑な計算の手間を省くことができます。

経費精算を効率化するおすすめのシステム

まとめ

出張の経費精算作業は、経理担当者と出張者の双方に負担となる作業です。特に、社内規程の定め通りであるか、入力ミスや不正がないかといったチェックには時間と労力がかかり、書類の管理・保存にもコストが発生します。

しかし、社内規程の徹底や経費精算システムの導入によって、社内の業務効率化を図れます。中でも、電子帳簿保存法に対応したシステムを使用することで、ペーパーレス化・コスト削減の実現が可能です。

電子帳簿保存法の施行とともに、企業側はデータの電子化が必須となり、精算業務においてもシステム化が進んでいます。システムを導入する際は、企業の規模や導入コスト面なども考慮したうえで選定するのが大事です。

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