立替精算とは？仮払金・立替金との違いや立替精算を減らす方法を解説

立替精算とは、本来会社が負担する経費を従業員が一時的に立て替えて、後から会社が精算することです。立替精算には、業務や経済的負担が大きい課題があり、対策が必要です。本記事では、立替精算の流れや立替精算を減らす方法、電子帳保存法との関係についても解説します。

目次

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1. 立替精算とは
2. 立替金の精算手順
3. 立替精算の課題
4. 立替精算が属人化してしまう理由と解消する方法
5. 立替精算を少なくするメリット
6. 立替精算業務を減らす方法
7. 電子帳簿保存法と立替精算の関係
8. まとめ

立替精算とは

立替精算とは、本来会社が負担する経費を従業員が一時的に立て替えて、後から会社が精算することです。立替精算が発生する主な経費としては、交通費・出張費・旅費交通費などが挙げられます。

立替経費の精算には、税法上の期限があります。原則、経費は決算年度内に精算しなければならず、年度を跨ぐと法律上経費精算を認めるのが困難です。

そのため、多くの企業では法律で定められた期限内に経費精算ができるように、社内規定で独自の期限・期日を定めています。一方、立て替えた側は、権利行使が可能であることを知ってから5年間は請求する権利があると民法で定められています。

立替精算は従業員が申請し、上長の承認を経てから経理が精算するのが基本の流れです。立替精算が頻繁に起こると、従業員の業務・経済的負担が大きくなるため、立替精算を減らす対策を講じる必要があります。

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立替精算と仮払金の違い

立替精算と混同しやすい勘定科目に、「仮払金」があります。立替精算は従業員が先に費用を支払うのに対し、仮払金はあらかじめ従業員に概算の金額を支払うのが大きな違いです。

仮払金は従業員が仮払金の申請をし、上長が承認した後に経理が支払いを行います。従業員が業務から戻った後、過不足金を計算して精算します。実際にかかった経費が仮払金より少なかった場合、従業員の負担はありません。

対して、仮払金が不足した場合でも経費の全額を立て替える必要がないため、従業員の経済的な負担は少なく済みます。

立替精算が生じる主な機会とは

立替精算が生じる主な機会は、取引先への訪問や遠方への出張の際です。以下では、立替経費が多い「交通費」「出張費」「旅費交通費」について解説します。

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交通費

交通費の立て替えは、営業担当者が見込み客を訪問する際や取引先への訪問時に生じる可能性があります。交通費は近距離の移動にかかる費用を指し、バス・電車・タクシー代をはじめ、社用車や自家用車の駐車場代も含まれます。

交通費には、「通勤交通費」と「旅費交通費」の2種類があります。一般的に、通勤交通費は交通費と区別して「通勤手当」として扱います。交通費を会計処理する際は、「旅費交通費」の勘定科目で仕訳されるのが基本です。

出張費

出張費の立て替えは、従業員が急な出張に赴く際や、出張が長引いた際に生じる可能性があります。出張の定義は社内の旅費規程で定められており、移動距離や宿泊の有無によって判断されます。

出張費は旅費規程に基づいて支給される費用で、出張時の交通費・宿泊費・日当などが含まれます。日当とは、交通費・宿泊費以外にかかる費用のことで、出張時の食費や雑費の支払いに充てる費用を指します。

出張費では、交通費と宿泊費は実費をもとに計算します。日当には、出張に赴く従業員への労いの意味合いを込めて、実費以上の金額が含まれる場合があります。

出張費は、出張にかかる費用全般を指すもので、勘定科目ではありません。そのため、日当を含む出張費は、「旅費交通費」の勘定科目で処理されます。

旅費交通費

旅費交通費とは、交通費と出張費を会計処理する際の勘定科目です。電車・バス・タクシーを使った近距離の交通費、新幹線・飛行機を使った遠距離の交通費は、すべて旅費交通費で処理されます。

慰安旅行や研修・セミナーに参加するための出張は、移動と宿泊を伴うものですが、旅費交通費として処理することはできません。慰安旅行は「福利厚生費」、研修・セミナーの参加にかかる費用は「研修費」の勘定科目で処理されます。

立替金の精算手順

会社によっては、独自の社内規定を作成していることもあるため、精算前に社内ルールを確認しておきましょう。ここでは、立替金を精算する一般的な手順と概要について解説します。

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従業員が経費を立替払いする

立替精算の多くは、経費の発生が予測できない状況で生じます。出先で資料の印刷をしたり、急に取引先へ出向いたりする場合、従業員が印刷費や交通費を立て替えることになります。

経費を立替払いする際、金額がわかる領収書・レシートを受け取らなければなりません。領収書の宛名は個人名ではなく、会社名を記入してもらいます。会社によっては、費用の内訳がわかるレシートの保管を基本としている場合も多いです。

なお、自動販売機の利用などレシートがない場合の対応については、上司や経理担当者に確認しておく必要があります。その他、キャッシュレス決済の場合は、電子レシートのデータ保存を忘れないようにしましょう。

もらった領収書を添付し申請書を作成

業務を終えた後は、申請期日に間に合うように速やかに申請書を作成します。申請書は会社指定のものを使用し、領収書・レシートの添付を忘れないようにしましょう。

申請書には、支払日（立替経費を支払った日）・支払い先・支払い内容・金額・申請日・部署名・氏名を記入します。記入漏れがあった場合は差し戻しとなるため、提出前に十分な確認が必要です。

上長の承認を得る

申請書を上長に提出したら、承認を待ちます。上長は申請書の内容に基づき、経費が社内規定で認められるものであるか、金額・支払い内容に問題がないかをチェックします。

問題がなければ承認となりますが、申請書に不備や不明点がある際はコメントを記載し、担当者に差し戻します。なお、上長が不在・忙しいときには、承認が滞る可能性があります。

期日に余裕を持って提出するだけでなく、上長不在時の対応についても確認しておくことが大切です。

経理の承認・仕訳

上長の承認を得たら、経理の承認・仕訳に移ります。経理担当者は申請書に記入漏れがないか、上長の承認を得ているかを確認し、内容を精査します。

領収書・レシートに不備がないかを確認し、その内容と照らし合わせて改めて計算ミスがないかをチェックします。交通費の立替精算であれば、移動経路が最短ルートかどうか、定期区分を二重申請していないかなど、細かなチェックが必要です。

経費として認められない場合や申請書に不備があった際には、上長または担当者に差し戻します。申請書に問題がなければ、該当する勘定科目で仕訳します。

補足：立替経費の仕訳について

【従業員の立替時】

借方		貸方		摘要
〇〇費	50,000	未払金	50,000	〇〇〇　立て替え分

従業員が立て替えた時点で経費は発生しているため、立替精算をした日に仕訳をします。精算する経費の内容に合わせた勘定科目と利用内容が分かる摘要とともに計上しましょう。

【従業員への支払い時】

借方		貸方		摘要
未払金	50,000	普通預金	50,000	立て替え分精算

立替経費は実費精算が原則です。多くの企業では毎月の指定日や給料日、月末に計上するケースが多いでしょう。極端に高額な立替のケースを除き、一般的な立替精算は所得税の課税対象にはなりません。

会計ソフト等を導入している場合、非課税の対象外にする処理を失念してしまう可能性があるため、ソフトに適応した立替経費の欄を設けたり、摘要欄を活用したりといった対応が必要です。

経理から従業員に精算金額が支払われる

立替精算の仕訳後、経理は振込の手続きを開始します。立替経費の支払いは振込で行われるのが一般的ですが、少額の場合は小口現金払いで都度精算する会社もあります。

振込の場合は、振込手数料を抑えるために給料日や指定日に一括して支払われることが多いです。ただし、支払いのタイミングは会社ごとに異なります。

立替精算の課題

立替精算は複雑な業務フローになるため、「ミスが起こりやすい」「経理担当者の業務負担が大きい」「立て替えた従業員の負担が大きい」といった課題を抱えています。ここでは、それぞれの課題を具体例を交えて解説します。

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ミスが起こりやすい

立替精算は複雑な業務フローのため、ミスが起こりやすくなります。領収書・レシートについては、受け取り忘れ・紛失・宛名の間違い・但し書きの抜けなどのミスが多いです。

特に、支払った額が5万円以上の場合は、領収書に収入印紙と割印が押されているかを確認する必要があります。立替精算の申請書では、領収書の添付忘れ・領収書と申請書の内容の不一致・計算ミス・承認印の貰い忘れ、申請期日の超過などが起こりやすいのが課題です。

担当者の業務負担が大きい

経理担当者は、申請書が回ってきたら申請書の内容をチェックして、金額の再計算を行います。申請書を差し戻す場合は、申請者に差し戻しの理由を説明し、再提出を促さなければなりません。

差し戻しになった場合、申請者と経理担当者の関係が気まずくなり、経理担当者の精神的負担が大きくなる可能性があります。さらに、経理担当者は申請書のチェックだけでなく期限内に処理するために、事前のアナウンスや従業員への催促を行う場合もあるでしょう。

立替経費を小口精算する場合は、現金の保管・受け渡しといった業務も必要になります。このように、立替精算における経理担当者の業務は幅広く、立替精算の件数が増えるほど、経理担当者の負担も大きくなることがわかります。

立て替える従業員の負担が大きい場合もある

立替精算が頻繁になると、通常業務に加えて立替精算のための業務が増えるため、立て替える従業員の負担も大きくなる場合があります。

特に、給料の少ない若手社員や出張が多い営業マンにとっては、生活にも悪影響を及ぼしかねません。そして、領収書・レシートの受け取りを忘れたり、申請期日に間に合わないといった理由で自腹で経費を支払ったりするケースも少なくないでしょう。

また、出張が連続すると常に経費を立て替えている状態となり、事務所に戻る頃には申請書の作成自体を忘れてしまう可能性もあります。

従業員が精算を後回しにする

従業員が頻繁に経費を立て替えていると、精算を後回しにして忘れてしまうことがあります。特に、立て替えた金額が少額の場合や業務が多忙な時期などは、後回しにしがちです。

さらに、立替精算の工程が複雑であったり期限が定まっていなかったりする場合も、処理の遅延につながります。立替精算を忘れると従業員の負担が増えるだけでなく、帳簿に計上されないため、財務諸表に影響を与える可能性もあります。

立替精算の乱用が発生する可能性がある

立替精算のルールが正しく整備されていない場合、必要以上に立替が発生して経費が増大する可能性もあります。

また、金額は少額で経営に大きく影響しないとしても、件数が多くなれば経理担当者の負担は増えます。そのため、立替が無駄に発生しないようなルール作りや仕組みづくりが重要です。

立替精算が属人化してしまう理由と解消する方法

立替精算は一見シンプルな業務に見えますが、実際には申請内容や判断基準、承認フローが部署・担当者ごとに異なり、属人化してしまう業務の1つです。

属人化が進むと処理の遅延やミス、不正リスクの増加だけでなく、担当者不在時に業務が滞るといった問題も発生します。ここでは、立替精算が属人化してしまう理由と、その解消方法について解説します。

立替精算が属人化しやすい理由

立替精算が属人化する主な要因は、「判断基準の曖昧さ」と「業務工程の個別での最適化」です。例えば、どこまでが経費として認められるのか、例外をどのように扱うのかといった判断が明文化されていない場合、担当者ごとの裁量に依存しやすくなります。

また、長年同じ担当者が処理を行っている場合、暗黙のルールや慣習が蓄積され、マニュアル化せずに業務が回ってしまうケースもあるでしょう。このような状態では、新任担当者への引き継ぎが難しくなり、特定の人に業務が集中してしまいます。

属人化を防ぐための業務設計と運用のポイント

属人化を解消するためには、まず立替精算のルールや判断基準を明確にし、誰が対応しても同じ判断ができる状態を整えることが重要です。具体的には、経費の対象範囲や例外対応、申請・承認の基準を文書化し、社内全体での共有が求められます。

さらに、申請から承認までのフローを標準化し、特定の担当者に依存しない体制を構築することも有効です。承認権限を複数人に分散したり、申請内容を可視化して誰でも確認できる仕組みを整えたりすることで、業務の停滞を防止できます。

その結果、立替精算業務の安定性と透明性を高めることが可能です。

立替精算を少なくするメリット

立替精算を減らすことは、さまざまなメリットにつながります。ここでは、立替精算を少なくするメリットについて、具体例を挙げながら解説します。

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不正を防止できる

立替精算は、会社と従業員の間でお金のやり取りが発生するため、カラ出張や水増し請求といった不正が起こる可能性があります。

カラ出張は、必要のない出張の申請をしてプライベートの旅行費を経費で落とす不正行為です。実際に出張した場合でも、宿泊先を変更して差額を着服する可能性もあります。

水増し請求は、接待費の立替や交通費の立替で起こりやすい不正です。例えば、接待費の水増し請求は、プライベートで飲食した領収書を利用して経費で落とす手口です。

そして、交通費の水増し請求では、定期区間の移動費を二重請求したり、実際とは違う移動手段・ルートを申請して、差額を着服したりするケースが見られます。立替精算そのものがなくなれば不正の機会をなくすことができ、経費の削減にもつながります。

担当者の負担軽減

立替精算における経理担当者の業務は、申請書のチェック・仕訳・振込手続き・小口現金の管理など、多岐にわたります。立替精算は振込で処理されることがほとんどですが、少額の立て替えや急な仮払い申請に備えて、小口現金を用意している会社もあります。

立替経費を小口精算する場合、経理担当者が現金を出金し、保管しておかなければなりません。小口現金は管理負担が大きいため、立替精算が少なくなれば業務負担が軽減されます。

月末は経理業務が集中するため、立替精算が少なくなれば通常の経理業務に集中することができ、業務効率の改善も可能です。

立て替える従業員の経済的負担軽減

立替精算が頻繁になると、立て替える従業員の経済的負担が大きくなります。若手社員や出張の多い営業担当者の場合、立替精算が生活を圧迫することもあるでしょう。

従業員の経済的負担が大きくなると、離職を考える要因にもなります。立替精算が減ると従業員の経済的負担が軽くなり、満足度の向上を図ることが可能です。その結果、会社全体の業務効率が改善され、生産性の向上にも期待できます。

立替精算業務を減らす方法

立替精算が少なくなると、多くのメリットが得られます。ここでは、立替精算業務を減らす方法について解説します。

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法人用クレジットカードを利用

法人用クレジットカードは、企業・法人・個人事業主に対して発行されます。支払いは会社名義の法人口座から引き落とされるため、従業員が経費を立て替える必要がなく、経済的負担が少ないです。

経理担当者にとっては、立替精算の処理業務や現金管理がいらなくなり、業務負担を軽減できます。そして、カードの明細を見れば誰が・いつ・どこで・いくら使ったかがわかるため、経費管理しやすいのも特徴です。

また、会計ソフトと連携すれば仕訳の必要がなくなり、会計処理の効率化が図れます。カードによってはポイント付与や付帯サービスが利用できるため、会社全体の経費削減にもつながるでしょう。

一方、事前に運用ルールを決めておかないと個人利用によるトラブルが発生する可能性があります。一般的に年会費が発生するため、限られた使用者のみが使えるような対策も必要です。

アウトソーシングを活用

担当者が本来の業務に集中できるように、立替精算をアウトソーシングするのも1つの方法です。立替精算のために時間と人員を割くよりも、アウトソーシングの方が人件費がかからず効率的な場合もあります。

立替精算のやり取りでは、立て替えた従業員と経理担当者の関係が気まずくなることもありますが、アウトソーシングを利用すれば社内の人間関係に影響を及ぼすことなく、必要なやり取りが行えます。

なお、アウトソーシングの利用では、立替精算のマニュアル化と徹底した従業員への周知が重要です。必ずコストと手間を確認してから検討しましょう。

経費精算システムを導入

経費精算システムは、申請書の作成・承認、仕訳、会計処理の業務を効率化できるシステムです。経費精算システムの導入により、立替精算にかかる業務がオンライン上で完結します。

特に、交通系ICカードやクレジットカードとの連携が可能なシステムでは、定期区間分の料金が自動的に除かれ、精算費用の入力も自動で行われるため便利です。社内規定に反する場合は、システムがエラーメッセージを表示する機能もあります。

また、経費精算システムと会計ソフト・出張管理システムを連携すれば、担当者の業務を効率化して人為的ミスの軽減にもつながります。従来のExcelでの管理は導入コストがかかりにくいのがメリットですが、データの紛失や入力ミスといったデメリットも存在します。

近年増えているアプリ対応の経費精算システムは、スマホで領収書・レシートを撮影すると金額が自動入力されるため、外出先でもすぐに申請できます。交通系ICカードや会計ソフトと連携しやすいのも特徴です。

電子帳簿保存法と立替精算の関係

立替精算は電子帳簿保存法に関わる業務です。ここでは、電子帳簿保存法の概要や立替精算との関係、電子帳簿保存法に対応するメリットを解説します。

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律ですが、複数回の改正を経て、2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。

改正電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の電子データによる保存が義務化されています。電子データの保存方法は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの方法から選択できます。

電子帳簿保存は、システムやソフトを利用して、国税関係帳簿（仕訳帳・勘定元帳など）や、決算関係書類（PL・BSなど）を電子的に作成・保存することです。

スキャナ保存とは、取引に関する書類をスキャナやスマホなどで読み取り、電子データとして保存することを指します。一定の要件を満たしていれば、スキャナ保存後の紙の書類は破棄できます。

電子取引データ保存は、電子メールで送信された請求書や、PDFでダウンロードした領収書など、電子取引に関する書類をデータで保存することです。

改正電子帳簿保存法の施行により、紙ベースでの保存が認められなくなったため、いずれかの方法で関係書類を電子保存しなければなりません。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法への対応で立替精算などの業務効率化が可能

電子帳簿保存法に対応すると、紙ベースで書類を作成する必要がなく、書類・領収書のファイリングの手間が省けるため、業務の効率化が可能です。

領収書などの帳簿書類は、7年間の保存が義務付けられています。紙ベースでのファイル保存の場合、必要書類を探し出すのに時間がかかりますが、電子帳簿保存法に則って帳簿類を電子データで保存すれば、必要な書類をすぐに見つけることが可能です。

立替精算においては、申請書の作成・承認・仕訳・会計処理がオンライン上で完結するため、従業員・上長・経理担当者それぞれの業務効率が向上します。

電子帳簿保存法に対応するには

以下では、電子帳簿保存法に対応するために必要なことを解説します。電子帳簿保存法に対応するシステムの導入、業務フロー・社内ルールの作成について、その重要性を確認しましょう。

電子帳簿保存法に対応するシステムを導入

電子帳簿保存法では、電子データでの保存が義務付けられているため、適切な対応を取らない場合は、罰則の対象となります。国税関係帳簿を電子保存するには、いくつもの複雑な要件を満たす必要があります。

システムを活用せずに電子帳簿保存法に対応する場合、義務化の対象となる取引だけを電子化すれば違反にはなりません。しかし、電子化の業務を手作業で行うのは効率が悪く、この先何年も続けていくのは現実的ではありません。

電子帳簿保存法に対応するシステムを導入すれば、自動的に電子帳簿保存の要件をクリアすることができ、業務効率の改善やコスト削減につながります。

中でも、クラウド型システムを活用すればインボイス制度やテレワークへの対応もスムーズです。システムで一元管理することにより、不正防止やセキュリティの強化を図れます。

電子帳簿保存法に対応した業務フロー・社内ルールを決める

電子帳簿保存法に対応するためには、対象書類の選定を行い、電子保存の流れを決める必要があります。業務フロー・社内ルールを明文化し、従業員に周知しましょう。

システムを導入する場合は運用方法を社内で統一し、電子帳簿保存法に則った対応ができるように準備しておくことが大切です。

参考：国税庁「電子帳簿保存法関係」

まとめ

立替精算は、本来会社が負担する経費を従業員が一時的に立て替えて、後から会社が精算することです。立替精算が頻繁になると、業務負担や経済的負担が大きくなるため、立替精算を減らす対策を講じ、業務の効率化を図る必要があります。

立替精算を減らすことは、不正防止や業務負担・経済的負担の軽減、会社全体の生産性向上につながります。立替精算を減らすには、法人用クレジットカードの利用、アウトソーシングの活用、経費精算システムの導入といった方法が効果的です。

立替精算は経費精算システムや電子帳簿保存法に対応することで、業務の効率化が図れます。電子帳簿保存法への対応を考慮しながら、立替精算を減らすための環境づくりを行いましょう。

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