経費精算システムの導入ポイントとは？選び方や導入後の注意点を解説

経費精算システムの導入では、導入目的を明確にし、複数のシステムを比較することが大事です。経費精算システムは、使いやすく全従業員にとってメリットがあるものを選びましょう。本記事では、経費精算システムの導入を成功させるポイントや選び方を解説します。

目次

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1. 経費精算システムとは
2. 経費精算システムの導入ポイント
3. 経費精算システム導入のメリット
4. 経費精算システム導入のデメリット
5. 経費精算システムの選び方
6. 経費精算システム導入後の注意点
7. まとめ

経費精算システムとは

経費精算システムとは、申請書の作成から担当者の承認、精算後の後処理までの経費精算に関わる業務を効率化できるシステムのことです。

データで申請が完了するため、経理担当以外の従業員の負担も減り、企業全体の業務効率化に期待できます。月またぎの経費精算も従来よりも簡単に処理できるため、経費が多く処理に追われがちな企業への導入がおすすめです。

経費精算システムの導入ポイント

経費精算システムの導入により、効率化と正確性の向上につながります。最適なシステム選択のためには、企業のニーズに合った機能や予算をベースに比較し、検討することが重要です。ここでは、経費精算システムの導入ポイントを解説します。

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経費精算システムの導入目的を明確にする

経費精算システムは、まず導入目的を明確にすることが大事です。具体的な目的を定めることで、システム選定や導入後の効果測定が容易になります。例えば、経費処理の効率化・精度向上・コスト削減・監査の容易化などが主な目的として挙げられます。

また、現行の経費処理で生じる問題点や課題を洗い出し、システム導入によって解決できる点を明確にすることも重要です。その結果、システムの選定や導入計画の策定がより効果的に行えます。

必要な機能や不要な機能を洗い出す

経費精算システムの導入時は、必要な機能や不要な機能を洗い出しをしましょう。まずは組織の経費処理のフローを把握し、どのような機能が必要かを明確にします。特定の業種や組織のニーズに応じて、独自の機能が必要な場合もあるでしょう。

なお、必要のない機能は導入コストの増加や操作の複雑さにつながるため、不要な機能を洗い出すことも大切です。組織のニーズに合った必要な機能を選定し、システムの効果的な導入を行いましょう。

気になるシステムを比較する

経費精算システムを導入する際は、気になるシステムをなるべくすべて比較しましょう。各システムの機能や特徴、使いやすさ、導入にかかる費用、契約形態など比較すべき点は多いです。比較検討を十分に行い、より経費精算システムの導入効果を高めるのが大事です。

テスト運用を活用する

経費精算システムの導入にあたり、導入前にテスト運用をしてみましょう。システムを実際に使用することで、使いやすさや機能の正確性を確認できます。無料トライアル期間を設けているシステムもあるため、積極的に活用するのがおすすめです。
るので、活用しましょう。

導入決定後は運用ルールを設置する

経費精算システムの導入決定後は、運用ルールの設置を行いましょう。運用ルールの設定は、業務の効率化や経費の削減、法的リスクの解消、不正受給の防止などの観点から重要な作業です。

運用ルールを整備して従業員に周知徹底することで、円滑な経費処理と企業の財務管理の向上を図れます。

従業員への説明を十分に行う

経費精算システムの導入により、経費の処理だけでなく申請のフローも変更となるため、経理担当だけでなく全従業員にしっかりと説明を行いましょう。

従業員の年齢層が高い企業やシステムの操作に不慣れな人が多い場合は、運用ルールだけでなくシステムの使い方やシステムの導入目的まで丁寧に周知する必要があります。従業員の傾向や反応を見て、導入後のフォロー体制も検討しましょう。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムの導入には多くのメリットがあります。ここでは、経費精算システムを導入するメリットについて、経費の申請者・経費の承認者・経営者の視点に分けて解説します。

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申請者	承認者	経営者
申請書記入の手間削減	仕分け作業の効率化	経費精算のミス・不正防止
承認・差戻しの効率化	承認作業の効率化
	原本保管の必要がない

【申請者】申請書記入の手間削減

経費精算システムの導入により、申請書記入の手間が削減できます。従来の手書きでの申請書作成や領収書の整理は時間と手間がかかりますが、経費精算システムでは申請者がシステム上で必要な情報を入力するだけで済みます。

申請者は効率的かつスムーズな経費処理が行えるため、時間を節約して他の業務に集中でき、生産性の向上にもつながります。

【申請者】承認・差戻しの効率化

経費精算システムでは、システム上で申請が行われるため、承認フローが事前に設定されており、申請書や領収書のデータは電子的に承認者に送信されます。

承認者はシステム上で申請内容を確認し、必要な場合はコメントや指示を追加できます。承認・差戻しプロセスが効率化され、迅速かつ正確な経費処理が可能です。申請者はスムーズな承認手続きによって業務の遅延を防ぎつつ、効率的な経費処理を実現できます。

【承認者】仕分け作業の効率化

通常、経費処理では複数の領収書や請求書を基に仕分け作業が行われますが、経費精算システムでは申請された経費に関する仕分けデータが自動的に生成されます。

これにより、承認者が手作業で仕分け作業を行う必要がなくなります。承認者は効率的に仕分け作業を行い、経費処理の迅速化と正確性の向上を実現することが可能です。

【承認者】承認作業の効率化

経費精算システムでは、申請された経費に関する情報が一元的に管理され、承認プロセスがスムーズに行われます。承認者はシステム上で申請内容や領収書データを確認し、必要な場合にコメントや指示の追加が可能です。

このように、経費精算システムの導入によって承認者は効率的に承認作業を行うことができ、効率的かつ正確な承認作業につなげられます。

【承認者】原本保管の必要がない

従来の手続きでは、経費精算に関する領収書や申請書の原本を保管する必要がありましたが、システム導入によってデジタル化され、電子データとして保存されます。その結果、経費精算に関連する大量の書類を物理的に保管する必要がなくなります。

領収書や申請書のデータはシステム内で安全に保存され、必要な場合にはすぐにアクセス可能です。

【経営者】経費精算のミス・不正防止

システムを活用することで誤った金額での申請や、不適切な経費を請求するリスクが低減されます。経理業務の効率化により、経費の適正性や妥当性を厳密にチェックすることが可能です。

経営者は経費の適正性の確保やコスト管理の強化を図りつつ、経営全体の健全性とコンプライアンスの意識を高められます。

経費精算システム導入のデメリット

経費精算システムの導入には多くのメリットがありますが、デメリットも抱えています。ここでは、経費精算システムの導入のデメリットについて解説します。

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作業工程のすべてを効率化できるわけではない

経費精算システムを導入しても、作業工程のすべてを効率化できるわけではありません。経費精算は複雑なプロセスが関係しており、システム化が困難な部分もあります。

そのため、システムを使っても領収書の収集やデータ入力など少しの手作業が必要です。また、特定の経費項目やルールや制約も、システムに完全に組み込むことは難しいでしょう。

経費精算システムの導入では効率化の限界を把握し、効果的な業務フローの設計を行う必要があります。

環境整備や運用ルールの設定が必要

経費精算システムの導入に伴って社内の業務フローを見直し、経費の処理手順や既存の規定における再構築が必要です。運用ルールや操作方法を明確にすることで、システムの効果を最大限に引き出せます。

これらの取り組みは時間とリソースを要するため組織全体の協力が必要ですが、効果的な経費精算の実現には欠かせない要素です。

経費精算システムの選び方

経費精算システムの選び方として、組織のニーズと要件を明確にすることが大切です。ここでは、経費精算システムの選び方について解説します。

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従業員全員のメリットを考えて選ぶ

経費精算システムを選ぶ際、従業員全員のメリットを考慮することが重要です。使いやすく操作性が高いシステムを選ぶことで、従業員は簡単に経費の入力や申請ができます。

システムの導入前に従業員とコミュニケーションを取り、意見を取り入れることも大切です。従業員のニーズや要望を反映したシステムを選ぶことで満足度が高まり、業務効率も向上するでしょう。

費用対効果が高いシステムを選ぶ

経費精算システムの導入費用やランニングコストを評価し、予算に合致するか確認しましょう。また、導入に伴う効果やメリットを考慮して、コストとのバランスを見極める必要があります。

必要な機能を備えているか、業務の効率化や精度向上にどれほど貢献できるかを検討しましょう。費用対効果が高いシステムを選ぶことで、予算の範囲内で経費管理の効率化を実現できます。

自社の規模に合っているか

経費精算システムは自社の規模に応じて適した機能や運用が異なるため、過不足のない設計を前提に選定することが重要です。規模に合わないシステムを導入すると、コスト増加や運用負担の原因になります。

中小企業に適したシステムの特徴

中小企業では、運用のシンプルさとコストバランスが重視されます。基本的な申請・承認機能を中心としたクラウド型のシステムであれば、導入や運用の負担を抑えながら効率化を図ることが可能です。

特に、設定や操作が複雑すぎないことが継続的な利用にもつながる大事なポイントです。

大企業に求められる機能と対応範囲

大企業では、部門・拠点ごとに異なる承認フローや経費ルールへの対応が求められます。そのため、柔軟なワークフロー設定や権限管理、他システムとの連携など、拡張性の高い機能が必要です。

さらに、将来的な組織変更にも対応できる設計かどうかも確認すべきポイントです。

導入形態の違いと選定の考え方

システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は初期コストを抑えて迅速に導入でき、オンプレミス型は自社環境に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。自社の運用体制や運用方針に応じて、適切な導入形態を選択しましょう。

規模に応じたコスト最適化のポイント

利用人数や利用頻度に応じた料金体系を選ぶことで、無駄なコストを抑えられます。特に、将来的な人員増減や利用拡大を見据え、拡張性のある料金プランかどうかを事前に確認しておくことが重要です。

サポート体制が手厚いか

経費精算システムを選ぶ際には、サポート体制が手厚いかどうか確認しておきましょう。手厚いサポート体制があれば、導入後のトラブルや問題が発生した際に、迅速かつ適切な対応を受けられます。

システム導入前に、24時間対応の問い合わせ窓口の有無や定期的なアップデート、システムの改善、専門のサポートスタッフが対応してくれるかを確認しておきましょう。サポート体制の内容や評判を調査し、信頼性と安心感のあるサービスを選ぶことがポイントです。

他システムと連携できるか

経費精算システムは、他のシステムとの連携ができるかも大事な要素です。他のシステムとの連携が円滑に行えることで、データの共有や処理の効率化が図れます。

検討するシステムがどのような連携機能を持っているか、対応している他のシステムとの連携の状況や方法などを確認しましょう。自社が利用している他のシステムとスムーズに連携できると、業務の効率化や情報の一元管理に役立ちます。

セキュリティ対策は十分か

経費精算システムでは、従業員の氏名・給与情報・取引先情報・クレジットカード情報など、さまざまな機密情報を扱います。これらの情報流出を防ぐためには、十分なセキュリティ対策が講じられたシステムを選ぶことが重要です。

特に、クラウド型ではセキュリティ性がベンダーに依存するため、不正アクセスの検知やデータ暗号化など、どのような対策を行っているか事前にチェックしましょう。

経費精算システム導入後の注意点

経費精算システムを導入した後には、いくつかの注意点があります。ここでは、システムの導入後にスムーズな運用をするための注意点について解説します。

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定期的に経費精算のルールを見直す

経費精算システムを導入した後は、定期的な経費精算のルールを見直すことが大切です。業務の変化や法規制の変更などにより、経費精算に関わるルールやポリシーが変わることがあります。

定期的にルールの見直しを行うことで、最新の要件に合致し、適切な経費管理が行えるようになります。定期的なルールの見直しは経費精算プロセスの透明性や効率性を維持し、経費管理の信頼性を高めるためにも重要なポイントです。

法改正に合わせて適切に対応する

経費精算システムの導入後は、法改正に合わせて適切な対応を行う必要があります。近年では、令和4年1月1日に電子帳簿保存法の改正が行われており、電子帳簿書類の保存する際の手続き等が改正されています。

経費精算システムは、法律の要件に適合するようにシステムを適切に構築・運用しなければなりません。法改正の内容を把握し、システムの設定や運用ルールの見直しを行いながら適切な経理業務を行いましょう。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

時代に合わせて便利機能を取り入れる

経費精算システムの運用後は、時代に合わせて便利な機能を取り入れることも検討しましょう。例えば、スマートフォンアプリとの連携やテレワークにも対応したシステムの導入などです。

経費精算システムに新たなテクノロジーを取り入れることで、より効率性や利便性を向上させられるでしょう。経費処理の効率化や作業の簡素化を図りつつ、生産性向上につなげることが大事です。

まとめ

経費精算システムの導入を成功させるためには、いくつかのポイントがあります。まずは、経費精算システムの導入目的を明確にし、必要な機能・不要な機能を洗い出しましょう。そして、テスト運用を行い、従業員への周知なども必要です。

また、システムを選ぶ際は従業員全員のメリットや費用対効果、サポート体制なども考慮して検討しましょう。導入後は定期的に経費精算のルールを見直し、法改正があった場合には適切な対応も求められます。

経費精算システムの導入は経費処理の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上を実現するために重要です。

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