経費精算システムと会計ソフトの違いは？連携するメリットや選び方を解説

経費精算システムと会計ソフトの違いは？連携するメリットや選び方を解説。経理業務を行う際に、経費精算システムと会計ソフトのどちらを導入するか迷う企業・事業主も多いでしょう。本記事では、経費精算システムと会計ソフトができることの違い、経費精算システムと会計ソフトを連携することで得られるメリットを解説します。

目次

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1. 経費精算システムと会計ソフトの違い
2. 経費精算システムと会計ソフトは連携を前提に導入
3. 会計ソフトとの連携が柔軟なおすすめ経費精算システム
4. 経費精算システムと同一シリーズのある会計ソフト
5. 資料請求後の導入判断で見るべきポイント
6. 経費精算システム検討中のよくある質問
7. まとめ

経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムと会計ソフトは、どちらも経理業務に関わるツールですが、それぞれ自動化させる目的やシステムの使用者が異なります。

経費精算システムとは

経費精算システムとは経費精算に必要なフローを自動化するシステムです。

• 領収書・レシートをスマートフォン用アプリで撮影・送信して申請
• 交通経路の自動検索や交通費計算
• 承認処理
• 法人カードからの経費利用の自動取得
• 経費の一覧管理
• 会計ソフトへ経費データの自動反映

上記のようなことができます。つまり、会計ソフトへ反映させる前の処理を行います。

また最近の経費精算システムは電子帳簿保存法に対応しており、法令に沿った証憑の保存・管理を効率化できます。

会計ソフトとは

会計ソフトは会計システムとも呼ばれ、会計処理全般を自動化し、決算に必要な書類を作成できるシステムです。

• 法人口座・法人クレジットカードからの自動取得
• 会計処理（仕訳・記帳・財務管理）全般
• 減価償却費データ管理
• 決算・確定申告に必要な書類の作成
• 売り上げレポートやキャッシュフローの可視化

上記のようなことができます。つまり、経費精算システムで金額が確定したあとで、仕訳登録を行うのが会計ソフトです。

会社の財務処理の基盤であるため、経費精算システムと同時かそれよりも優先的に検討されるのが一般的です。

主な使用者	経理担当者 経営者 個人事業主
主な自動化フロー	会計処理全般 （仕訳・記帳・財務管理など） 決算・確定申告に必要な書類の作成 キャッシュフローの可視化

経費精算システムと会計ソフトは連携を前提に導入

経費精算システムと会計ソフトは、それぞれ独立して使用せず連携しての利用を前提としましょう。両者を連携することで、経費精算システムで精算された経費のデータが会計ソフトに紐づき、仕訳処理が自動入力されます。

経費精算システムと会計ソフトは同一シリーズで連携させるのがもっとも簡単ですが、できない場合も連携させる方法があります。

経費精算システムと会計ソフトの連携方法

経費精算システムと会計ソフトを連携する方法は3つの種類があります。

連携方法	特徴
シリーズ連携	同シリーズでの連携 導入時に揃える必要がある
API連携	経費精算システムと会計ソフトの両方で対応している必要がある
CSV連携	経費システムでCSVファイルで出力したデータを、会計ソフト側で取り込む 多くのシステム・ソフトが対応している

この中でもっとも多く利用されているのはCSV連携です。経費データをCSVファイルで出力し、会計ソフトへ読み込ませます。ほとんどの会計ソフトはCSVインポートに対応しているため、別会社の会計ソフトでも経費データを取り込めます。

注意が必要なのはAPI連携で、「会計ソフトA× 経費精算システムB」の組み合わせでAPI連携できるかまで確認が必要です。ただしAPI連携できれば、会計ソフト上で自動化できます。

シリーズ連携は導入時に揃える必要がありますが、同一シリーズだからこその連携を前提としたサポートが受けられるメリットがあります。

経費精算システムと会計ソフトを連携させるメリット

経費精算システムと会計ソフトの連携により、従業員や経理担当者の業務負担軽減やミス防止に期待ができます。

自動仕訳されるため経理担当者の手間が減る 

経費精算システムと会計ソフトが連携していると、経費精算システム側で確定した金額が会計ソフトで自動的に仕訳されます。

それぞれ独立している場合、経費精算処理を行ったデータを会計ソフトに再度入力しなければならず、二度手間になります。

入力ミス・漏れが減る

経費精算システムと会計ソフトを連携させることによって、入力作業が少なくなるため人的ミスの削減が見込めます。

会計処理上のミスは、修正箇所の確認や処理に時間がかかり業務を圧迫するため、ミスが起こる環境の見直しに繋がります。

経費精算システムと会計ソフトを連携する際の注意点

経費精算システムと会計ソフトを連携させる際には、以下の点を確認しましょう。

サポートが受けられるかをあらかじめ確認

経費精算システムと会計ソフトの会社が、連携に関するサポートを提供しているか確認しておきましょう。特に、それぞれが別会社の製品である場合、サポートの対象外になることもあります。

導入を検討している組み合わせで、過去に連携実績があるかをチェックしておくのがおすすめです。また、メールや電話などサポートの方法や、対応している時間帯も確認しておくと安心です。

また連携ができるシステムとソフトの組み合わせでも、「勘定科目や仕訳ルールの設定」があらかじめ必要になる場合もあります。初めてのシステムでは初期設定に迷うことも多く、細やかなサポートが受けられる環境が望ましいです。

会計ソフトとの連携が柔軟なおすすめ経費精算システム

経費精算システムと同一シリーズのある会計ソフト

資料請求後の導入判断で見るべきポイント

会計ソフトも経費精算システムも、経理や簿記の知識があまりない場合は何を基準で選ぶべきかがわかりにくいです。そこで、以下の順にチェックすると導入判断ができます。

STEP 1： どの作業がなくなるかをチェックする

まずは資料を見て、自動化される業務の範囲がどこに当たるかを想像しましょう。

たとえば経費精算なら、「レシートや領収書で紙の申請書を作成→上司が確認する→経理担当者が内容を確認して会計ソフトへ入力」など一連の作業があります。

またこの間にも、「申請書を催促する」「エクセルに入力する」といった業務が発生する場合もあります。

システムを導入したことで、導入したら何がスムーズに進むのか、誰の負担が軽くなり、その分別の業務ができるのかといった視点で検討すると導入の判断がしやすいです。

STEP 2： 他のソフトとの連携が簡単かをチェックする

すでに会計ソフトを使用中の場合は、現在使っている会計ソフトと連携できるかを確認しましょう。

すでに解説した通り、会計ソフトと経費精算ソフトの連携には、CSVファイルのインポート・API連携・シリーズ連携の3パターンがあります。

資料に「会計ソフトと連携可能」と書かれていても安心せず、「自社で使っている会計ソフトに対応しているか」「連携するのはどの方法か」まで確認しましょう。非公開な場合は問い合わせをしてでもチェックすべき項目です。

STEP 3： サポート体制をチェックする

自動化される範囲と連携方法が分かれば、最後はサポート体制のチェックです。ソフト・システムの導入時のサポートと、導入後のサポートがどの程度充実しているかを確認しましょう。

• 24時間AIチャットサポート
• 有人チャット・メールサポート
• 電話サポート

このような体制が多く、電話サポートは回数や期間が決められている場合もあります。特に経理担当者がおらず、兼業体制の小規模法人では重要です。

最後に：ランニングコストの計算

ここまでの3ステップで、ソフト導入時に業務がどのように簡略化できそうか把握できているはずです。最後にランニングコストを確認しましょう。

経費精算システムの料金体系は、使用人数や事業規模によって異なることが一般的です。また会計ソフトと経費精算システム以外に、勤務管理ソフトや契約管理ソフトとのセットで料金が変わる場合も少なくありません。

経費精算システム検討中のよくある質問

ここでは経費精算システムを導入するか検討中の段階で、よくある質問にお答えします。

今使用中の会計ソフトと連携出来るかわかりません

まずは、現在使用している会計ソフトの名前を確認して、検討中の経費精算システムが対応しているかを確認しましょう。

連携方法には、CSVファイルを使ってデータを取り込む方法や、APIによってシステム同士を連携する方法などがあります。サービスによって対応する会計ソフトや連携方法が異なるため、「会計ソフトと連携可能」という説明だけで判断しないことが重要です。

また、「連携できるか」だけでなく「どこまで自動化できるか」も確認しましょう。経費精算のデータを会計ソフトへ自動連携できれば、経理担当者による転記作業を減らせます。

1人社長でも経費精算システムはあったほうがいいですか？

1人社長で、経費の申請や承認を自分だけで行っている場合は、必ずしも専用の経費精算システムが必要とは限りません。経費を使用しても承認作業が不要で、そのまま会計ソフトで仕訳登録するだけなら、経費精算システムはなくても行えます。また会計ソフトの仕訳データから、経費一覧が表示できるソフトも多いです。

一方、従業員が増えて経費の申請・確認が発生したり、領収書の管理や会計ソフトへの入力に手間がかかったりしている場合は、経費精算システムを導入するメリットが大きくなります。

「1人だから必要・不要」ではなく、経費精算にどれだけ手間がかかっているかで判断するとよいでしょう。

経費精算システムの相場はどれくらいですか？

料金はサービスや利用人数によって異なります。料金体系は月額制のクラウド型が一般的です。初期費用がかからないサービスもあれば、導入支援などに別途費用がかかる場合もあります。

具体的には、「1ユーザーあたりの月額料金」「基本料金＋ユーザー料金」などさまざまです。たとえば現在提供されているサービスでは、月額数千円から利用できるものもあります。

システム会社によって金額が大きく異なる可能性があるため、最低2社以上のシステムを資料請求し、サポート体制とコストを含めて比較することをおすすめします。

無料期間はありますか？

無料トライアルを用意している経費精算システムは複数あります。2026年8月時点でも、無料トライアルに対応する製品が多数あります。

ただし、無料で利用できる期間や機能、利用人数にはサービスごとに違いがあります。また、「無料トライアル」と「無料プラン」は別物です。無料プランは一部の機能やユーザー数に制限されることがあります。

実際の操作感や、自社の経費精算の流れに合っているかを確認するためにも、資料だけで決めず、無料トライアルがあれば実際に試してみてから判断するのがおすすめです。

使いやすいシリーズはありますか？

「使いやすさ」は会社の規模や現在の経費精算方法によって変わるため、有名なシリーズだから使いやすいとは限りません。

特に初めて導入する場合は、社員がスマートフォンから申請できるか、領収書を撮影して入力できるか、上司がオンラインで承認できるかなど、実際の経費精算の流れを確認しましょう。

また、経費申請者と経理担当者では、使いやすさのポイントが異なる場合も多いです。資料請求後の無料トライアル期間中に、実際の業務に組み込んだ場合の流れが掴めるまで試運転させるのをおすすめします。

簡単に導入できますか？

クラウド型の経費精算システムなら専用のサーバーを用意する必要がなく、ブラウザやソフト・アプリ上で稼働するため、比較的スムーズに導入できるサービスが多いです。ただし、既存の会計ソフトとの連携や経費科目の設定、社内の申請・承認ルールの設定などが必要になる場合があります。

初めてシステムを導入する場合は、設定や操作方法についてサポートを受けられるか、どの程度の期間で利用開始できるかを資料で確認しましょう。

使いこなせるか不安です

経費精算システムは、経理担当者だけでなく経費を申請する社員や承認する上司も利用します。無料トライアル中になるべく多くの対象者が使用してみて、操作感を確かめるのが大切です。

• 社員が毎回迷わず申請できるか
• 上司が簡単に承認できるか
• 経理担当者がスムーズに会計処理に組み込めるか

これらを確認しましょう。

またサービスによっては、チャットやヘルプページ、導入支援などのサポートも用意されています。

まとめ

経費精算システムと会計ソフトを連携させることで、これまで煩雑だった経費精算のワークフローや会計処理が自動化され、各担当者の業務負担軽減に繋がります。

しかし、システム導入時は初期費用や運用コストも発生するため、自社の規模や業務内容に対する費用対効果を見極めて選定することが重要です。また、新しいシステムの操作方法や初期設定など、従業員への負担も考慮する必要があります。

本記事を参考にして、自社に適した経費精算システムと会計ソフトを導入し、スムーズな経費精算と会計処理の実現を目指しましょう。

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