電子マネーの経費精算の方法は？電子マネーのメリット・注意点も解説

近年のキャッシュレス化の影響で、商品の購入や公共交通機関の支払いに電子マネー決済を利用する人が増えています。本記事では、経費の支払いに電子マネーを考えている方のために、電子マネーの経費の処理方法や電子マネーを用いるメリット・注意点を解説しています。

目次

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1. 電子マネーとは
2. 電子マネーの経費処理は支払い方法によって異なる
3. 経費精算に電子マネーを用いるメリット
4. 経費精算に電子マネーを用いる際の注意点
5. 電子マネーの使用には経費精算システムとの連携がおすすめ
6. まとめ

電子マネーとは

電子マネーは、電子化した現金で支払いを行うキャッシュレス決済サービスの一つです。スマートフォンのアプリやICカードを決済端末にかざすだけで支払いが完了するため、現金の受け渡しが不要で、スムーズに決済できます。

例えば、交通系ICカードで改札を通過したり、コンビニで支払いをしたりする場面は、電子マネーの代表的な利用例です。キャッシュレス化が進む中で普及し、その利便性から利用する人も多いでしょう。

利用ポイントも溜まるため、現金よりお得に利用できるメリットもあります。本記事では、電子マネーの経費の処理方法や電子マネーを用いるメリットなどについて解説しています。

電子マネーの種類

電子マネーには、決済方法などにより、いくつかの種類に分かれています。ここでは、電子マネーの種類や特徴を詳しく解説します。

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交通系ICカード

交通系ICカードは、交通会社が発行する電子マネーで、代表的なものにSuicaやPASMOがあります。電車やバスなどの公共交通機関で利用されることが多いですが、コンビニや自販機、スーパーなど幅広く利用できます。

Suicaの場合はみどりの窓口での購入など、比較的手軽に発行が可能です。また、近年ではスマホと連動したアプリで決済もできるため、利便性も高まっています。

クレジットカードと連動していれば、残高が設定額以下になった際に自動で入金される「オートチャージ」機能を利用できます。これにより、現金がなくても改札にかざすだけでチャージができます。

流通系電子マネー

流通系電子マネーは、事前に金額をチャージしておく「先払い型」の決済サービスを指し、スーパーやコンビニなどの小売店で発行できます。代表的なものとして、nanacoや楽天Edyなどが挙げられます。

利用した金額に応じたポイントが付与され、貯まったポイントは決められた店舗で購入に利用ができます。そのため、利用頻度の高い店舗がある場合は、効率よくポイントを貯められるでしょう。

クレジットカード系電子マネー

クレジットカード系電子マネーは、スマホアプリやICカードにクレジットカード情報を登録しておけば決済ができ、「後払い」としてクレジットカードから引き落とされます。QUICPayが代表的なクレジットカード系電子マネーです。

他にも、ICカード機能が付いたクレジットカードを利用すれば、クレジットカード系電子マネーとして利用できます。

法人カード

ビジネスシーンに特化した特典や付帯サービスが多い電子マネーとして、法人カードがあります。使い方は個人向けのクレジットカードと大きく変わりませんが、利用限度額が高めに設定されていることや、法人名義の口座を引き落とし先に指定できる点が異なります。

また、メインカードに加えて従業員用の追加カードを発行できるため、複数人での利用や経費管理にも対応しやすい点もメリットです。

デビットカード

デビットカードはクレジットカードと異なり、カードで支払ったと同時に口座から即時引き落としがされる仕組みのカードです。銀行口座から現金を直接引き出す必要がなく、残高以上にお金を使い過ぎることもありません。

クレジットカード同様にICチップ付きのカードもあるため、かざすだけで支払いが完了するなど短時間のスキミングが可能です。

QRコード決済系電子マネー

QRコード系電子マネーは、スマホアプリに表示されたQRコードの提示や、レジに提示されているQRコードを読み取ることで決済ができます。代表的なものとして、PayPayやLINE Payはよく利用されています。

銀行からの自動的な引き落としやアプリでチャージすることで、現金を電子化することが可能です。

電子マネーの経費処理は支払い方法によって異なる

電子マネーを経費処理する際は、支払う方法によってことなるため注意が必要です。ここでは、支払い方法別の仕訳の方法について解説します。

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ポストペイ方式の場合の仕訳

ポストペイ方式とは、電子マネーの利用料金がクレジットカードで支払われる「後払い」の方式です。代表的なものに、QUICPayなどのクレジットカード系電子マネーがあります。

利用時点では実際の支払いは発生していないため、まずは「未払金」として処理し、後日決済が完了した際に精算します。

例：QUICPayで3300円の消耗品を購入し、その後預金口座から利用金額である3300円が引き落とされた場合

借方	貸方
消耗品費　3,300円	未払金　3,300円
未払金　3,300円	普通預金　3,300円

プリペイド方式の場合の仕訳

プリペイド方式の場合は、Suicaなどのように前払い金として事前に現金などを電子マネーに入金しておくことで、入金した分だけ利用できます。ただし、チャージした金額は払い戻しできないため、注意が必要です。

クレジットカードからチャージできる設定にしておけば、残高が足りなくなっても自動的にチャージできるため便利です。

例：Suicaに現金3000円をチャージし、チャージ金額を1000円分利用して電車で移動した場合

借方	貸方
仮払金　3,000円	現金　3,000円
旅費交通費　1,000円	仮払金　1,000円

デビット方式の場合の仕訳

デビット方式の場合は即時決済となるため、通常通りの仕訳を行います。カードに紐づけされた口座から引き落としとなるので、貸方は普通預金となります。

借方	貸方
消耗品費　3,000円	普通預金　3,000円

電子マネーで支払うと領収書はもらえるのか

電子マネーで支払った場合の領収書は、電子マネーの方式により異なるため、事前の確認が必要です。以下では、ポストペイ方式とプリペイド方式、デビット方式の場合の領収書発行の可否について解説します。

ポストペイ方式の場合

ポストペイ方式の場合、支払い自体は後日行われるため、領収書の発行は店舗側の義務ではなく、サービスとして発行するケースが多いです。そのため、領収書が必要な場合はその場で発行を依頼しましょう。

領収書が発行されない場合は、レシートを証憑書類として利用することもできます。しかし、すべてのレシートが証憑として認められるわけではなく、店舗名や取引年月日、購入内容など必要事項が記載されていることが求められます。

プリペイド方式・デビット方式の場合

プリペイド方式やデビット方式の電子マネーは、支払いと同時に金銭の授受が完了し、その場で決済が完結します。そのため、現金払いと同様に会計時に領収書の発行が可能です。

ただし、店舗によってはレシートのみの発行となる場合もあるため、領収書が必要な場合は会計時に依頼しましょう。

経費精算に電子マネーを用いるメリット

経費精算に電子マネーを用いると現金のやり取りが不要となり、さまざまなメリットが得られます。ここでは、経費精算に電子マネーを用いるメリットを解説します。

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小口現金扱いなど管理の手間がかからない

電子マネーを利用することで、小口現金扱いなどの管理の手間がかからないメリットがあります。小口現金とは、交通費や消耗品費などの少額の支払いに備えて、あらかじめ現金を手元に保管・管理しておく仕組みです。

日々の支払いごとに帳簿へ記録し、定期的に残高と照合する必要があるため、管理には手間がかかります。電子マネーを導入すれば、現金のやり取りが不要になり、残高不一致の確認や精算作業、現金の保管といった業務を削減できます。

その結果、管理担当者の負担軽減にもつながり、業務の属人化防止や管理の効率化も見込めます。

現金受け渡しミスの軽減

電子マネーの決済は現金を取り扱わないため、支払いの硬貨を誤るなど現金の受け渡しミスを防ぐことができます。精算金額を誤ることがないため、金銭の不一致も発生しにくいでしょう。

また、現金そのものの管理が不要となるため、盗難や紛失のリスクもありません。経理担当者が抱えがちなプレッシャーを減らすことが可能です。

使用履歴の確認が可能

電子マネーは使用日時・場所・金額・利用内容を履歴で確認できるメリットがあります。そのため、従業員の不正や領収書紛失の防止が可能です。

従業員の過剰請求や領収書の管理ミスは怒りがちなため、厳重なチェックが必要です。電子マネーの会員専用WEBページなどで確認できることで、管理が容易になるでしょう。

経費精算に電子マネーを用いる際の注意点

電子マネーの利用にはメリットがありますが、正しく運用するためには注意点を理解しておかなければなりません。闇雲に利用すると、経費精算がうまくいかずに逆効果になることもあります。ここでは、電子マネーを用いる際の注意点を解説します。

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使用履歴を出力しておく

電子マネーの使用履歴は、データとして保存しておくだけでなく、印刷して閲覧できる状態にしておくことが必要です。使用履歴は経費処理の根拠となる重要な情報であり、内容の確認や仕訳の際に参照されます。

そのため、あらかじめ出力しておくことで、PCにアクセスできない場面でも複数人で確認しやすくなり、業務をスムーズに進められます。また、税務調査の際には取引内容の説明を求められることもあるため、出力によって適切に対応しやすくなります。

都度計上かまとめての計上か統一する

電子マネーの経費精算は、都度計上かまとめて計上かどちらかに統一しましょう。処理方法が混在すると、仕訳の漏れや重複が発生しやすくなります。

都度計上は、利用のたびに仕訳を行う方法で、取引内容を正確に把握しやすい点がメリットです。しかし、利用頻度が多いと都度計上に手間がかかるため注意が必要です。

まとめて計上は、一定期間の利用分をまとめて仕訳する方法です。処理の手間を軽減できますが、プリペイド方式のみ対応の点に留意しましょう。これらの運用方針をあらかじめ決めておくことで、経理業務の効率化とミスの防止につながります。

プライベートとビジネスで分ける

電子マネーは、プライベートとビジネスで分けることが重要です。特に個人事業主は、同一の電子マネーで支払いを済ませてしまいがちですが、支出が混在すると経費の仕訳や確認に手間がかかります。

そのため、電子マネーを分けておくことで、管理をスムーズに行えるようになります。また、法人カードによって、仕事とプライベートの支出混同を避けるだけでなく、会計ソフトとの連携により、利用履歴の自動取り込みや不正利用の防止にもつながります。

社内ルールを定める

電子マネーを経費精算に利用する際は、社内ルールを定めておきましょう。例えば、交通費・出張時の飲食費・会議費など、具体的な用途を決めておくことで、私的利用を防ぎやすくなります。

また、用途だけでなく、上限金額も明確にしておくべきです。「〇〇円以上の高額な備品購入は承認制にする」など分かりやすく示し、社員に周知することで、適切な範囲での利用に制限できます。

電子マネーの使用には経費精算システムとの連携がおすすめ

電子マネーは、経費精算システムと連携することで使用履歴を反映できます。手入力の手間が省けるため、経費精算にかかる作業負担の軽減につながります。

また、オンライン上で作業が完結するため、紙でのやり取りが不要となり、業務の効率化を図れます。ひいては、従業員の経費を立て替えるまでの時間も短縮され、従業員の負担も軽減できるでしょう。

さらに、システムが自動的な仕訳や計算してくれるため、人為的な計算ミスを防いで正確な数字を算出できます。

まとめ

電子マネーは、現金を電子化して通信により決済ができる、便利な支払い方法です。電子マネーを利用する場合は、現金を扱う小口精算に比べて、計算や帳簿の管理、盗難のリスク管理などの負担を減らせるため、経費精算の際に便利です

しかし、電子マネーによっては計上システムが異なったり、領収書の有無が変わったりします。自社の経費精算に合ったものを選ぶためには、電子マネーの種類や支払い方法などについて十分に理解しておくことが大切です。

電子マネーは、経費精算システムと連携することで、より精度の高い経費精算や作業効率の向上が期待できます。本記事の内容を参考に電子マネーや経費精算システムを活用し、従業員の満足度や企業の生産性の向上を図りましょう。

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