警備業におすすめの勤怠管理システム12選！アプリ対応やシフト管理できる製品も

警備業は直行直帰が多く、タイムカードや電話対応による勤怠管理には課題があります。本記事では、警備業の勤怠管理における課題と、勤怠管理システムを導入するメリット・注意点について解説し、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 警備業におすすめの勤怠管理システムはこちら！
3. 警備業向け勤怠管理システムおすすめ12選
4. 【比較表】おすすめの警備業向け勤怠管理システム
5. 警備業における勤怠管理の課題とは
6. 警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点
7. 勤怠管理システムの選び方
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。

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警備業におすすめの勤怠管理システムはこちら！

隊員への配置・上下番連絡・給与から勤怠まで一括管理！「警備フォース」

勤怠管理システムの中でも数少ない警備業に特化したシステムです。100社以上の警備会社にヒアリングした要望をもとに開発され、社労士が監修した給与・請求機能で、警備業に関する業務を一括管理できます。交通費の自動計算やLINEでの打刻など、あったら嬉しい勤怠機能も充実しています。

警備業向け勤怠管理システムおすすめ12選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、おすすめ勤怠管理システム12選を紹介します。給与計算のタイプや目的別に紹介しているので、資料請求と合わせてぜひ活用してください。

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警備業における勤怠管理の課題とは

警備員はさまざまな現場で勤務するため、出勤先の変更や交代勤務への柔軟な対応が求められるなど、警備業の勤怠管理は多くの課題を抱えています。ここでは、警備業における勤怠管理の課題について解説します。

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タイムカードによる打刻が難しい

警備業における勤怠管理の課題の1つは、タイムカードによる打刻の導入が難しいことです。警備員は主に夜間や交代勤務で働くため、通常の勤務形態とは異なります。従来のタイムカードシステムでは、正確な出勤や退勤時間を記録することが困難です。

それにより、労働時間の正確な把握や給与計算の精度が低下する可能性があります。さらに、適切な労働環境や休息時間の確保が難しく、警備員の健康や労働条件に影響を与えるケースも想定されます。

管制業務の負担

警備の管制業務とは、警備の現場に配置する警備員の手配業務を指します。一人ひとりのスキルや経験を踏まえて適切に割り当てを行い、警備員の遅刻・欠勤などにも対応しなければなりません。

このような管制業務の負担に加え、警備員の出勤状況の確認や勤怠データの集計、シフトの変更、休暇の管理、給与計算などを行う場合、管理者の負担が大きくミス・漏れにつながるのが課題です。また、データの保管とセキュリティ管理も大きな負担となります。

コストの負担

警備会社が適切な勤怠管理を行うためには、経験豊富な管理者やスタッフを雇用する必要があります。人材確保・運用にかかる費用は企業の規模や要件によって異なりますが、適切な予算計画を行ってコスト効率を図るのが大切です。

人材配置が困難

警備の現場で勤務場所や稼働人数が目まぐるしく変わる場合、適切な人材配置が困難です。契約先からの希望に応えながら誰をどこに配置するかを考えなければならず、調整業務の負担が大きいです。

また、リアルタイムで誰が派遣可能なのかを把握するのが難しく、当日欠勤が発生した際には始業時刻に間に合う代理を見つけるのにも時間がかかります。始業時刻に代理を派遣できない場合、企業としての信頼を失う可能性があります。

休憩が取りにくい

警備業では、勤務場所によっては休憩を取るのが難しいという課題もあります。会社は休憩を取るよう指示していても、現場での人員不足や緊急事態の発生などが原因で、休憩時間を確保できないケースが想定されます。

しかし、決められた休憩を与えないことは法令違反につながります。コンプライアンスを遵守するためにも、休憩を確実に取ってもらえる体制を整えることが重要です。

警備業におすすめの勤怠管理システム12選

従来の勤怠管理方法の問題点

従来の勤怠管理では、ヒューマンエラーやデータの誤りが発生しやすく、正確な勤務時間の把握が難しいです。ここでは、従来の勤怠管理方法の問題点について解説します。

電話連絡による勤怠管理の場合

従来の勤怠管理方法の1つに、電話連絡による勤怠管理があります。これは、従業員が出勤や退勤の連絡を電話で行う方法です。

電話連絡による勤怠管理では、従業員が個別に連絡をする必要があり、従業員数が多い場合や複数の現場に分散している際は、多くの時間と手間がかかります。また、連絡ミスや確認漏れなどのミスが発生するリスクも高まります。

タイムカードや紙面による勤怠管理の場合

タイムカード・紙面による勤怠管理では、従業員による不正打刻や勤怠データの改ざんが発生するリスクがあります。さらに、管理者の目が届かない場所では、出退勤時間を意図的に操作できてしまうことも考えられます。

これらの問題点は正確な勤怠管理を妨げるだけでなく、労働時間や給与の適正な計算にも影響を及ぼす可能性が高いです。

警備業が勤怠管理システムを導入するメリット

警備業において、正確な勤怠管理と効率の向上を実現するためには、警備業向けの勤怠管理システムの活用がおすすめです。ここでは、勤怠管理システムのメリットについて解説します。

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上下番に対応できる

警備業向けの勤怠管理システムでは、システム上で事前に設定されたシフトパターンに基づいて従業員の上下番を自動的に記録し、勤務時間や出勤日数を正確に把握できます。

これにより、管理者は手作業でのシフト表作成や勤怠データの集計作業をせずに、時間と手間を減らせます。また、従業員も自身の勤務スケジュールを確認できるため、勤務の予定・変更が明確になり、混乱やミスのリスク低減を図ることが可能です。

スマホ・タブレット打刻が可能

勤怠管理システムによってスマホやタブレットでの打刻が可能になると、従業員は自身のスマホ・タブレットからWebやアプリ経由でいつでもどこでも打刻できるため、柔軟な勤怠管理が実現します。

外出先や現場での勤怠記録が容易になることで、勤怠データの正確性が向上します。また、GPS機能を活用すれば従業員の位置情報も記録でき、勤怠データと位置情報を紐付けて管理しながら、出勤先の確認や勤務地の正確な把握が可能です。

シフト管理がしやすい

勤怠管理システムではスケジュールを作成・編集できるため、柔軟なシフト調整が可能です。人員配置の変更や代替要員の追加などに迅速に対応できます。

従業員は自身のシフト情報をシステムから確認し、勤務スケジュールに関する情報共有が円滑に行われるのも特徴です。さらに、勤怠管理システムとの連携により、シフトと勤怠データを一元管理できるため、勤務時間や休暇の管理が正確に行われます。

急な欠勤に迅速な対応ができる

勤怠管理システムはリアルタイムの稼働状況を確認できるため、急な欠勤にも素早く対応可能です。クラウドシステムの場合、稼働していない警備員を瞬時に洗い出せるため、代わりに派遣できるかの打診をしやすく、警備時間に穴を開けずに済みます。

警備の穴は契約先からの信頼を大きく損なうため、今後の取引を円満に続けていくためにも急なシフト変更への対応のスピード感が重要です。

給与管理の負担が軽減される

勤怠管理システムは、正確な勤務時間や残業時間を自動的に計算し、給与計算に反映するため、手作業による給与計算のミス・漏れが少なくなります。

また、法定労働時間や、休日勤務手当などの法律や規則に基づいた計算がシステムで自動的に行われ、コンプライアンス強化につながります。さらに、給与明細や勤怠データの一元管理が可能なため、給与計算・給与支払いにかかる時間と手間が削減されます。

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警備業におすすめの勤怠管理システム12選

警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点

警備業向け勤怠管理システムの導入では、警備業特有の勤務形態や現場運営に対応できるかを確認することが重要です。また、複数現場の管理や給与計算システムとの連携など、管理者側の業務効率化につながる機能も確認しましょう。

ここでは、警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点を解説します。

人員配置や複数現場の管理に対応できるか

警備業では、複数の現場へ警備員を配置しながら、急な欠員対応や交代勤務にも対応する必要があります。そのため、人員配置や勤務状況をリアルタイムで把握できる機能が大事です。

現場ごとの勤務人数・シフト状況を一元管理できれば、急な勤務の調整や配置ミスの防止につながります。また、GPS打刻やスマートフォン打刻に対応しているシステムであれば、直行直帰が多い現場でも勤務実態を把握できます。

複数施設や巡回警備を担当する場合でも、現場単位で勤怠データを管理しやすくなるでしょう。

変形労働時間制や夜勤に対応できるか

警備業では、24時間勤務や夜勤、当務など特殊な勤務形態が多く採用されています。それらの勤務形態に対応するには、変形労働時間制や深夜労働に対応した勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

休憩時間や仮眠時間を含めて労働時間を正確に集計できるシステムであれば、勤務実態に沿った労務管理が行えます。さらに、残業時間や36協定超過を自動で集計・通知できる機能があれば、長時間労働の防止と法令遵守にも役立ちます。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。ここでは、勤怠管理システムの選び方を導入の流れに沿って解説します。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理における自社の課題を整理しましょう。一口に勤怠管理システムといっても、「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。

そのため、自社の勤怠管理の課題を整理することで、必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は、大きく「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応できます。導入コストが低く手軽に始められることから、近年主流の勤怠管理システムです。

オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているため、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムともいえます。

クラウド型とオンプレミス型どちらに適しているかは、企業規模・就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。特に、初めて勤怠管理システムを導入する企業には、クラウド型からの運用がおすすめです。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に合わせて、打刻方法を選べるシステムの選定も大事です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件です。スマホアプリから出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなど、さまざまな打刻方法の中から選べると便利です。

打刻方法が自社の勤務形態に合っていない場合、正確な勤務状況を記録できず確認作業や個別対応が発生し、労務管理の負担が増えてしまいます。打刻の不正にもつながるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかといった勤怠情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻が可能なシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなど、位置情報から正確な打刻を把握できます。

直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなど、勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法です。なお、従業員が心理的な負担を感じやすい側面から、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行う打刻方法です。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行う不正を防止できます。

瞳の虹彩・網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などと比べて正確性・セキュリティ性を高められる反面、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じるケースも想定されます。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行う打刻方法です。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

なお、ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるため、事前に確認しましょう。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理における自社の課題を解決してくれる機能があるか、その機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも大切です。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

今後は、働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。そのため、残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、使いやすさ・わかりやすさに影響する操作性は、従業員や担当者にとって重要なポイントです。出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携など複雑な操作が簡単にできるかも確認しておきましょう。

また、通常と異なる操作や対応が必要になった際、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合を想定し、あらかじめどのようなサポートが受けられるのかを確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、より効率化を図れます。すでに利用している他サービスがある場合は、なるべく負担なく連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全かつ安定した稼働のためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの見直しなどに多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月程度のものがほとんどです。時間をかけてじっくり検討したい場合には、トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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警備業におすすめの勤怠管理システム12選

まとめ

警備業における勤怠管理では、タイムカードや電話連絡では不正打刻・データの改ざんが起こり、管理業務とコストの負担が大きいのが課題です。勤怠管理システムを導入すれば、業務効率と管理の正確性が向上し、スムーズな業務運営を実現できます。

勤怠管理システムは、シフト管理や給与計算の負担軽減、人員配置の最適化など警備業特有のニーズにも柔軟に対応可能です。導入時には自社の課題を整理し、打刻方法や必要な機能を確かめながら最適な勤怠管理システムを選びましょう。

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