健康管理システムとは？機能とメリット・デメリット、選び方を解説

健康管理システムとは、従業員の健康に関するデータを一元管理できるシステムです。データを適切に管理することで、担当者の負担軽減や離職率低下につながるのもメリットです。本記事では、健康管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方を解説します。

目次

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1. 健康管理の効率化なら健康情報を一元管理できるシステムがおすすめ
2. 健康管理システムとは
3. 健康管理システムの機能
4. 健康管理システムのメリット
5. 健康管理システムのデメリット
6. 健康管理システムと他の人事システムとの違い
7. 健康管理システムの選び方・比較ポイント
8. ストレスチェック・エンゲージメントサーベイ搭載の健康管理システム
9. まとめ

健康管理の効率化なら健康情報を一元管理できるシステムがおすすめ

従業員の健康情報やストレスチェック、残業時間のデータなど産業保健活動で必要な情報が自社内でバラバラになっていたり、管理に困っている企業は多いと思います。

HealthCoreは、異なる機関の健康診断データも共通のフォーマットに変換できる業界初の機能を備えているため、煩雑になりやすい健康情報を一元管理できる健康管理システムです。従業員には専用のマイページが提供され、健康診断結果の確認や二次検診結果の報告を簡略化でき、法定業務の効率化や担当者の負担軽減につながります。

また、HealthCoreには、ストレスチェックとエンゲージメントサーベイが標準搭載されているため、不調リスクのある従業員を素早くフォローアップできて、企業の健康経営を大きく推進できます。従業員の健康情報を一元管理して、業務の効率化や企業のヘルスリテラシーを向上させるならHealthCoreの導入がおすすめです。

健康管理システムとは

健康管理システムとは、従業員の健康に関する情報を1つに集約できるシステムを指します。従業員の健康管理には、大きく3つの業務があります。

1. 健康診断の予約
2. 健康診断結果の管理
3. 面談者の選定とスケジュール調整

これらの業務をExcelでまとめる場合、ファイルサイズが膨大で管理が煩雑になる恐れがありますが、健康管理システムなら一元管理によって担当者の負担軽減が可能です。そのため、健康管理業務の効率改善や、データ管理の手間を減らしたい企業におすすめです。

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健康管理システムの市場規模は拡大している

2015年から、従業員50人以上の企業に対して年1回のストレスチェックが義務付けられました。従業員一人ひとりにストレスチェックを実施し、メンタルヘルス不調者の産業医との面談・職場環境の改善などが求められます。

しかし、ストレスチェックによって人事・労務担当者の負担が増えた企業や、ストレスチェックに十分に時間を割けない企業も少なくありません。そこで、従業員が簡単にWeb上でストレスチェックの実施と集計ができる、健康管理システムの導入が増加しました。

人事・労務担当者の負担を減らしながら人件費削減も実現できるため、市場規模は年々拡大し続けています。

参考：労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度実施マニュアル ｜厚生労働省

健康管理システムの導入がおすすめの企業

健康管理システムは多くの企業で導入が広まっているため、導入を検討している企業も多いでしょう。健康管理システムの導入がおすすめの企業として、従業員数が300人以上の中小企業や1,000人以上の大企業が挙げられます。

従業員数が300人以上の中小企業は上場を考えることが多く、従業員の健康管理を意識し始めるタイミングでもあります。また、従業員数が多いと健診クリニックとのやり取りや予約業務が煩雑になりやすいため、効率化のためにもシステム導入がおすすめです。

一方、従業員数が1,000人以上の大企業では、本社以外にも複数の子会社や専属産業医・産業保健師が組織に加わるケースが考えられます。従業員の健康管理では、子会社との情報共有や産業医・保健師とのやり取りも増え、連携体制の強化が必要になります。

従業員全体の健康情報を一元管理できる健康管理システムにより、データがバラバラに保管されることを防ぎつつ、情報共有もスムーズになります。

健康管理システムと健康診断管理システムの違い

健康管理システムは、会社側が従業員全体の健康に関する情報をペーパーレスで一元管理できるシステムを指します。対し て健康診断管理システムは、医療機関や健診センターで行われる健康診断・人間ドックなどの業務の効率化を図れるシステムです。

また、健康診断管理システムは、診察業務のような直接患者に関係する業務以外に、予約や受付などの窓口業務・会計・請求書作成まで各業務工程をサポートし、業務負担の軽減につながります。

健康管理システムの機能

健康管理システムには複数の機能が搭載されており、対象者の健康を適切に管理できます。ここでは、健康管理システムの機能について詳しく解説します。

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機能	主な内容
健康診断の予約・診断結果のデータ管理	・健康診断の予約/受診漏れ/再検査への受診推奨を 自動的にメールでサポート ・蓄積されたデータから健診結果の推移を分析
労働基準監督署への報告書の自動作成	入力した健康データ内容をもとに自動で出力可能
個人情報管理	・特定保健指導 ・健診結果 ・保健指導履歴
ストレスチェック	Web上でストレスチェック受検
産業医・保健師との面談	産業医・保健師への面談が必要な従業員をデータ上で 自動的にピックアップ
健康データの分析・評価	健康診断・ストレスチェック・勤怠記録など各種データを分析し、 過重労働などの健康リスクを予測・防止

健康診断の予約・診断結果のデータ管理

健康管理システムでは、健康診断の予約をシステム上で管理でき、受診の漏れや再検査がある際は受診案内メールを自動で送信します。

また、蓄積されたデータから健診結果の変化を分析し、健康リスクの高い対象者を自動的にピックアップしてくれる機能も備えています。そのため、健康リスクの高い従業員に対して適切なフォローアップができ、担当者の作業負担の軽減も図れます。

労働基準監督署への報告書の自動作成

従業員の健康診断終了後は、労働基準監督署への報告が必要ですが、データの集計や管理には負担と手間がかかります。多くの健康管理システムには、労働基準監督署への報告書作成機能が搭載されており、「異常の所見者の数」などを手早く集計・算出してくれます。

また、面談記録を入力できる健康管理システムであれば、システム上でインプットされた面談記録を、そのまま産業医の意見書に反映可能です。そのため、都度必要な書類を担当者が作成する必要がなく、健康診断データによって作業を効率化できます。

個人情報管理

健康管理システムでは、従業員の名前・住所・職種・保険情報といった基本的な情報の管理以外にも、特殊検診や検診結果など、主に4つの管理項目の設定が可能です。これらの情報もシステムで一元管理することで、従業員の適切な健康管理につながります。

特殊健診

特殊健診が必要となった場合でも管理が可能です。特殊健診とは、有害であるとされている業務に携わっている労働者などを対象として実施される、義務付けされた特殊な健康診断を指します。

特定保健指導

特定保健指導はメタボ診断とも呼ばれ、内蔵脂肪型の肥満の原因とされている生活習慣の改善を目的とした指導です。

健診結果

一般的に健康であるとされる人の平均値が基準値と呼ばれます。健診結果の総合判定によって、基準値からどのくらいの開きがあるのかを確かめられます。

保健指導履歴

従業員が、産業医などの保健指導者からインターネットを介して効率良く指導を受けられます。従業員はパソコンだけでなく、携帯電話・手紙・FAXによる指導も可能なことも多いです。

診断データは個人情報の漏洩につながるため、匿名や診断内容の表示制限・マスキングができる機能もあります。また、個人IDを配布することで、検索をスムーズに行えるシステムも存在し、管理者側が従業員別のデータ参照をする際の手間を削減できます。

保険指導履歴

従業員が、産業医などの保健指導者からインターネットを介して効率よく指導を受けられます。従業員はパソコンだけでなく、携帯電話・手紙・FAXによる指導も可能なケースがあります。

診断データは個人情報の漏洩につながるため、匿名や診断内容の表示制限やマスキングできる機能もあります。また、個人IDを配布することで、検索をスムーズに行えるシステムもあり、管理者側が従業員別のデータ参照をする際の手間を削減できます。

ストレスチェック

テレワークの増加により、管理者側が社員のストレスを把握するのが難しくなる傾向にあります。健康管理システムを導入することで、健康診断の結果などと併せて、社員がどのくらいストレスを感じているかといった状況を把握しやすくなります。

健康管理システムによるストレスチェックを実施し、各社員のストレス度を確認することは、企業の損失防止にもつながります。なお、健康管理システムの大部分は、定期的に社員に質問してストレス度を確認できる「ストレスチェック」に対応しています。

また、厚生労働省が定めている「ストレスチェック制度」は、50人以上の従業員を雇用している事業者が対象です。年に1回のストレスチェックの実施と報告が法律で義務付けられているため、適切な対応が求められます。

参考：労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度実施マニュアル ｜厚生労働省

産業医・保健師との面談

会社に産業医が在籍していても、面談がしにくいと考えている社員も少なくありません。理由としては、社員から見た場合に「面談の予約を取りにくい」「体調がどれ程悪化したら受診して良いのかわからない」といった問題が挙げられます。

健康管理システムの中には社員本人が利用できるものもあり、システムから社員本人が産業医との面談予約を簡単に行えます。産業医とコミュニケーションを取って健康状態を迅速に発見しやすくなり、症状や病気が進む前に適切な処置を受けられるでしょう。

健康データの分析・評価

健康診断やストレスチェック以外にも、勤怠記録などの各種データを収集して管理・分析を行えば、組織・部署・個々の健康リスクを予測できます。

例えば、オーバーワークの人材がいたら自動でアラートを出し、「この部署には休職・離職につながる高リスクの方が多いため、働き方を見直したほうが良い」といった労働環境改善などの早期対策の実施や対策の反省なども容易に行えます。

健康管理システムのメリット

ストレスチェックも含めた健康管理は、企業にとって必要不可欠な業務となる傾向にありますが、膨大なデータを管理・分析しなければならないため、健康管理システムの利用がおすすめです。ここでは、健康管理システムを導入するメリットを解説します。

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作業負担の軽減・コスト削減

健康管理システムを活用する最大のメリットは、下記の健康データの管理に関する事務作業負担を軽減できることです。

1. 紙ベースで提示される健康診断結果のデータ入力・管理作業
2. 煩雑になった書類や複数にわたるデータファイルの整理
3. 労働基準監督署へ提出する報告書などの書類作成
4. 報告書の作成業務における人件費（残業代、休日出勤代など）
5. 紙ベースでの保管書類作成に伴う消耗品代（用紙代、インク代など）

これらのコストが最小限に抑えられ、事務費の軽減につながります。また、各従業員のデータをシステム上で一元管理できるため、バラバラに保管されることを防ぎながら、人事・総務担当者の業務パフォーマンスの向上にも役立ちます。

フォローアップ体制の充実化

健康管理システムを導入することで、従業員一人ひとりの健康データが見える化されます。そのため、健康診断での再受診通達やストレスチェックに基づいたメンタルケアの必要性など、健康面で不安要素のある従業員を漏れなく把握できます。

医療機関への受診推奨や産業医との面談など、データを活用して分析・判断できるのがメリットです。アフターフォローが必要とされる従業員へ自動でお知らせメールを送信するなど、最小限の手間で最大限のフォローアップ体制を整えられます。

労働環境の課題を発見しやすい

従業員一人ひとりの勤怠データと健康データを照合することで、労働環境が健康面にどう影響しているかが発見しやすくなります。例えば、所定を上回る残業量や休日出勤の有無など、従業員の健康に悪影響を及ぼす原因のデータ分析ができます。

また、ストレスチェックの結果から、個人だけでなく部署全体のストレス傾向も把握可能です。部署ごとのストレス要因を追求し、適切な対処を講じることで、作業効率の向上や退職率の低下にもつながります。

このように、健康管理システムを導入することで健康状態と勤務状況の見える化や改善がされ、問題解決に向けた対応がしやすいです。

法令改正にも柔軟な対応が行える

近年では、働き方の多様化に伴って労働安全衛生法や働き方改革に関連する法令など、労働におけるいくつもの法令が定められおり、法令改正も多いです。雇用者を抱える企業は、法令改正にも順次対応しなければなりません。

健康管理システムを利用すれば法令改正にもスムーズに対応でき、適切な労働環境の整備が行えます。さらに、単に法令改正を遵守するだけでなく、システムの活用によって現場の声を反映した満足度の高い環境づくりにもつなげられます。

参考：労働安全衛生法の改正について｜厚生労働省

健康経営優良法人認定の取得が可能

健康経営優良法人認定制度とは、経済産業省が推奨する制度であり、健康経営を実施している大企業や中小企業といった法人を対象としています。一定の基準を満たして健康経営優良法人に認定されると、社会的な評価を得られます。

例えば、外部からの信頼性の獲得につながり、企業の信頼度の高さから新規採用における応募者数が増加したり、自社の製品・サービスにおける評価が向上したりします。健康管理システムの活用は、将来的な企業の利益向上にもつながるのが特徴です。

参考：健康経営優良法人認定制度｜経済産業省

健康管理システムのデメリット

健康管理システムを導入しても活用できない状況では、費用などが無駄になってしまいます。ここでは、健康管理システムの導入に伴うデメリットを説明します。

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導入の目的がはっきりしないと使いこなしにくい

すでに市場では、さまざまな健康管理システムが登場しており、どのシステムを選定すべきなのか判断に迷うことも多いでしょう。特に、多種多様なシステムの中から選定する際、自社に必要な機能が不明瞭だと多機能なシステムを選びやすいです。

しかし、実際には使わない機能があると無駄な費用が発生することも考えられます。また、機能が多いことで使い勝手が複雑になる可能性も高いため、必要な機能は何か・解決する課題は何かを念頭に置いて健康管理システムを選ぶのが大事です。

なお、会社によっては産業医・保健師が数年単位で交代する場合もあります。新人スタッフへの引継ぎ内容の不足やノウハウの連携不足によってシステムを使いこなせず、徐々に利用されなくなるといったリスクも想定されます。

独自の運用方法に合わせにくい

健康管理システムはクラウド型のシステムがメインになる傾向にありますが、オーダーメイドには柔軟に対応しにくいことも考えられます。自社独自の産業保健活動・運用方法がある場合、システムによっては合わせにくいものがあります。

産業保健活動そのものを、新たに導入するシステムの運用フローに合わせるのも方法の1つですが、フロー全体の変更が必要になる可能性が高いため、従業員が混乱しやすいです。

健康管理システムの中には、独自の産業保健活動に対応するために、設定の変更やカスタマイズ・オプションなどが行えるものもあります。これらのポイントを確認して、希望する機能を搭載できるシステムかどうかを見極めましょう。

費用対効果がわかりにくい

健康管理システムは、費用対効果がわかりにくい点に留意が必要です。例えば、従業員の健康を可視化し、フォローアップ体制を整えられてもすぐには効果が見えず、半年や一年など一定の期間がかかります。

また、健康診断によって従業員の病気の早期発見につながり、健康不良が減少したことで回避できた損失がどのくらいかを確かな数値で示すのは困難です。

健康管理システムの導入・運用にはコストがかかるため、費用対効果がわかりにくく、予算の確保も難しいといえます。

個人情報の扱いに注意する必要がある

健康管理システムでは、従業員の健康診断結果やストレスチェックのデータといった個人情報を取り扱います。これらは従業員のプライバシーにも関わる情報であるため、取り扱いには十分注意し、閲覧できる担当者の制限も必要です。

万が一情報漏洩が発生してしまうと、企業に対する従業員の信頼性にも悪影響が出てしまい、社会的な損失や離職にもつながります。そのため、アクセス権限を個別に設定できる機能や、第三者機関によるセキュリティ認証を取得したシステムの導入がおすすめです。

健康管理システムと他の人事システムとの違い

健康管理システムは従業員の健康情報を一元管理し、法令対応や健康リスクの把握を目的としたシステムです。一方、人事領域には勤怠管理システムや人事管理システム、タレントマネジメントシステムなど複数の関連システムが存在します。

それぞれ役割や管理対象が異なるため、違いを理解したうえで導入を検討するのが大切です。

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勤怠管理システムとの違い

勤怠管理システムは、出退勤時刻や残業時間、有給休暇などの労働時間情報を管理することを目的としたシステムです。主に給与計算や労務管理の基礎データとして利用されます。

一方、健康管理システムは、健康診断結果やストレスチェック、面談記録など、従業員の健康状態に関わる情報を管理するのが特徴です。勤怠管理システムが「働き方の記録」を行うのに対し、健康管理システムは「健康状態の記録と対応」を担います。

人事管理システムとの違い

人事管理システムは、氏名や所属部署、役職、雇用形態、評価情報など、従業員の基本情報・人事情報を管理するシステムです。人事異動や組織変更、評価制度の運用などに活用できます。

対して、健康管理システムは健康診断結果や保健指導履歴、ストレスチェック結果など、健康に関する情報を専門的に管理します。

人事管理システムが「人事情報の管理」を主目的とするのに対し、健康管理システムは「健康情報の管理とフォロー」を目的としている点が大きな違いです。

タレントマネジメントシステムとの違い

タレントマネジメントシステムは、スキルや経歴、評価結果などを可視化し、人材育成や配置、後継者育成に活用するシステムです。経営戦略と人材戦略を結びつけることを目的としています。

一方、健康管理システムは従業員の心身の健康状態を把握し、法令対応や予防的なケアを行うためのシステムです。タレントマネジメントシステムが「人材の活用と育成」に重点を置くのに対し、健康管理システムは「健康リスクの管理と対策」に重点を置いています。

健康管理システムの選び方・比較ポイント

各社からさまざまな健康管理システムがリリースされており、自社に合うシステムを選ぶのが困難な場合も多いでしょう。ここでは、健康管理システムを選ぶ際に注視しておきたい項目について説明します。

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導入の目的・必要な機能を把握しておく

健康管理システムの利用目的を明確にしたうえで、必要だと感じた機能が搭載されているシステムを選びましょう。例えば、下記のように目的を3つに分類した場合、それぞれに適した機能が異なります。

システムの導入目的	目的に適した機能
1. 健康診断に伴う業務を一元管理したい	健康診断の日時調整・未受診者への再通知・ 健康状況のデータ分析・スコアリング機能など
2. 従業員の健康リスクを解消したい	ストレスチェック・産業医との面談管理機能・ 健康増進サポート機能など
3. 従業員の日々の健康状態を把握・可視化したい	テレワーク点呼機能・モニタリング機能など

目的が「1.」の場合だと、健康診断の広報・日程調整・診断結果の一元化・分析機能などが搭載された健康管理システムが適しています。「2.」の場合は、ストレスチェック・産業医との面談管理機能・健康増進プログラムが利用可能なシステムがおすすめです。

また、「3.」が主な目的の企業は、従業員の情報収集ができるテレワーク点呼機能や、アンケートで不調の兆候が見られた従業員の情報を時系列で確認できるモニタリング機能などが搭載されたシステムの導入を検討してみましょう。

オンライン面談機能

産業医との面談をする場合は、オンライン面談が非常に便利です。中にはオンライン面談機能を備えているものがあるため、同一のシステム上で面談予約から面談の実施・管理まで一元管理できます。

さらに、多言語対応のシステムであれば、外国人の従業員でも取り扱いが容易です。オンライン面談機能の活用により、従業員の健康リスクの解消だけでなく、従業員や担当者の負担軽減にもつながります。

コストを確認

現在リリースされている健康管理システムの大部分は、導入形態や機能によってコストに差が生じるため、自社にマッチするシステムをチェックしておく必要があります。

導入形態によるコストの違い

健康管理システムを導入する際は、クラウド型かオンプレミス型かの検討が必要です。クラウド型は初期費用を低く抑えられ、電子機器やネットワークを新しく導入する必要がないため、迅速に導入しやすいです。

しかし、低コストである分ベンダーが提供する機能のみを利用し、自社に合わせたカスタマイズは難しいといったデメリットが挙げられます。

一方、オンプレミス型は、自社サーバーを構築するため導入コストが高くなりやすく、利用開始までには長い期間がかかります。なお、自社の目的や環境に合わせてオーダーメイドや開発ができるため、独自の産業保健活動に取り組んでいる場合にも対応しやすいです。

機能・プランによるコストの違い

健康管理システムは、機能やオプションだけでなく、買い切りタイプ・サブスクタイプといったプランによってもコストが異なります。買い切りタイプは、1度ソフトを購入すれば追加費用が発生しないため、初期費用が高い反面、長期的なコストを抑えやすいです。

対して、サブスクタイプは月額もしくは年額で契約し、継続的な支払いが発生します。初期費用は抑えられますが総コストが増えやすい注意点もあるため、利用する予定の年数や支払い方法などから、コストをシミュレーションして選ぶのがおすすめです。

対応社員の規模を確認

中小企業向けか大企業向けかで必要な機能やコストは異なるため、必ず自社の従業員の数とマッチした健康管理システムを選びましょう。例えば、従業員数が50名未満の場合は、システムの導入よりも上司との面談の回数を増やす方が効果的な場合があります。

また、50名以上であっても、今まで部下の面談を定期的に行うなどの対策を行い、離職率が低く従業員の満足度も高い企業は、システムを導入しても効果が得られにくい可能性が高いです。その場合は、小規模で簡易的なシステムの導入に留めておくと良いでしょう。

導入・操作はしやすいか

健康管理システムを導入する際は、導入のしやすさや操作性も確認しておきましょう。具体的には、以下のようなポイントに注目するのが大切です。

1. 健康管理システムの導入にかかる工数や期間はどのくらいか
2. 従業員の健康情報を管理しやすいか
3. 従業員がスマートフォンなどで素早く回答できるか

企業規模が大きい場合、従業員の健康情報の管理のしやすさが重要です。担当者が使いにくいシステムは、抜け・漏れといった作業ミスが生じる恐れがあり、かえって業務の効率性が低下することが考えられます。

導入から実際の利用までを十分にシミュレーションしないと、継続的な運用と効果を得ることは難しいです。そのため、無料トライアルを活用したりベンダーに積極的に質問をしたりなど、導入前にしっかりと確認しましょう。

他システムと連携できるか

健康管理システムによっては、他の人事・採用・労務に関するシステムとの連携が可能です。他のシステムと連携ができると、従業員の健康情報と勤怠情報による照合がしやすくなり、産業医師との面談でも活用できます。

そのため、現在社内で使用しているシステムと連携ができるかどうか、導入前に確認しておくのがおすすめです。

セキュリティ対策は十分か

健康管理システムでは、従業員の個人情報を管理しているため、セキュリティ対策を確認しておくのが大切です。システムで管理する情報は従業員のプライバシーに関わるものであるため、万全の対策を施しているシステムを選びましょう。

例えば、従業員や管理者だけでなく、産業医などのシステムを利用する部署ごとに柔軟に閲覧権限を設定できるシステムがおすすめです。また、2段階認証やIP制限といったセキュリティ機能は、不正ログインや情報漏洩のリスクを軽減できます。

ストレスチェック・エンゲージメントサーベイ搭載の健康管理システム

まとめ

健康管理システムとは、従業員の健康に関する情報を一元管理できるシステムです。従業員の健康状況が見える化しやすくなることで、健康に関わるリスク対策を打ちやすくなり、企業の生産性向上に期待できます。

ただし、健康管理システムは独自の運用方法に合わせにくいことがあり、従業員の個人情報の取扱いにも注意しなければなりません。システムを選ぶ際は、カスタマイズがしやすい導入形態の選択やセキュリティ対策が十分かどうかの確認が重要です。

本記事の内容を参考に健康管理システムを導入し、従業員の健康情報を適切に管理・活用しながら自社の健康経営の推進を図りましょう。