運送業が経費精算システムを導入するメリットとは？選び方も解説

経費精算は企業の重要な業務の1つですが、多忙な運送業においては負担が大きくなりがちです。運送業が経費精算システムを導入すれば、さまざまなメリットが得られます。本記事では、運送業が経費精算システムを導入するメリットや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 経費精算の効率化にはワンストップで行えるシステムがおすすめ
2. 運送・物流業界における経費精算の課題
3. 運送業が経費精算システムを導入するメリット
4. 運送業が経費精算システムを選ぶ際のポイント
5. 運送業の経費精算システム導入を成功させるポイント
6. さまざまな業務を効率化するおすすめの経費精算システム
7. まとめ

経費精算の効率化にはワンストップで行えるシステムがおすすめ

「楽楽精算」では、交通費、出張旅費、交際費精算から受領した請求書の処理まで、経費精算に関わるすべての業務をまとめて効率化できます。クラウド型経費精算システムとして、大企業や中小企業をはじめ、ベンチャー企業などでも幅広く利用されています。

また、「楽楽精算」では現状の申請ルールを変更することなく、経費精算をスムーズにシステム化が可能です。経理業務に詳しい専任のサポートスタッフがシステム導入支援を行うため、初めてのシステム導入であっても安心できるでしょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しており、稟議申請から経費精算の処理までをワンストップで実行できます。社内で発生する必要な手続きをすべて電子化・一元管理したいなら、「楽楽精算」の導入がおすすめです。

運送・物流業界における経費精算の課題

国が進める働き方改革により、時間外労働の上限規制・有給休暇の取得義務付けなどが定められ、働く人たちの労働環境が整えられてきました。しかし、運送・物流業界では、運送会社の収益やドライバー収入の減少なども危惧されています。

また、少子化による労働人口の減少が影響し、運送・物流の貴重な人的資産であるドライバー不足も大きな問題となっています。それらを解決するには、業務の効率化が必要です。特に、事務所外での業務が多い運送・物流業界では経費精算の効率化が欠かせません。

運送・物流業界における経費精算には、業務の特殊性から下記のような課題があります。

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申請・承認に時間がかかる

運送・物流業界は、従業員と上司の外出が多い業種です。経費精算の申請を行うためだけに、従業員が外出先から事業所へ戻るケースも想定されます。上司が外出中の場合、すぐに承認を得ることができず、経理に申請書が届くのも遅れます。

そして、申請・承認に時間がかかることは、取引先からの問い合わせ対応の遅れにもつながりかねません。また、経理業務の効率化を後回しにし、ペーパーレス化が進んでいない企業が多いのも運送・物流業界でよくある課題です。

人手や時間に余裕が無い

働き方改革による時間外労働の制限により、運送・物流業業界ではドライバー不足が深刻化し、人員確保が急務となっています。しかし、少子化による労働者不足のため確保が難しいのが実情です。さらに、ドライバーの数を増やすことは、人件費の増大にもつながります。

そのような労働環境の中で、ドライバーはコア業務が多忙となり、経費精算を行う手間や時間が取りづらくなっています。中には、経理業務の人員を減らしてドライバーを採用し、経理業務の多忙化を招いている企業も見受けられます。

経費精算の件数が多い

運送・物流業界では、出張や長距離手当など経費精算を行う機会が多いです。そのため、従業員は多くの経費精算申請を行う必要があり、大きな負担となっています。また、申請数が多くなると申請漏れのリスクも高くなります。

特に、近年の運送・物流業界では、経費精算申請などのコア業務以外の部分を短時間でスムーズに行い、従業員の勤務時間を有効的に使うことが求められています。そして、申請から承認・支給までを短時間で正確に行うフローの構築も重要な課題です。

運送業が経費精算システムを導入するメリット

経費精算とは、従業員が立て替えた経費を精算して払い戻す業務のことです。経費精算には、従業員が一旦経費を立て替えた後に精算を行う実費精算と、必要経費を企業側が概算額で従業員に支払い、後から調整して精算する仮払精算があります。

経費精算システムを導入することで、入力・申請・承認などの自動化を図り、経費精算業務のフローがスムーズになります。ここでは、運送業に経費精算システムを導入することで得られるメリットについて解説します。

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申請・承認業務の負担を軽減できる

運送・物流業界が抱える問題として、経費精算の申請や承認に時間がかかるという課題がありました。この課題は、運送・物流業界に適した経費精算システムを導入し、効果的に活用することで解決できます。

経費精算システムの中には、インターネット環境さえあれば外出先からでもシステムにアクセスできる製品も多いです。その際、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末を使って経費精算の申請・承認を行います。

従業員は事務所に戻らなくても出先から経費精算の申請が行え、承認者は外出先で内容を確認して承認手続きを完了させることが可能です。従業員と上司双方の業務負担を軽減しつつ、コア業務に集中して取り組めるようになります。

ペーパーレス化を推進できる

運送業では、ドライバーが取引先への納品書や受領書の受渡しを行うことがあり、ペーパーレス化が進んでいない企業も多いです。そして、ペーパーレス化の遅れが業務の効率化を阻害しているケースもあります。

このような運送業では、経費精算システムの活用で申請書のペーパーレス化が可能になります。さらに、紙の資料におけるファイリングや保管場所の確保にかかる手間とコストを削減できます。

また、電子帳簿保存法の改正によって納品書や領収書のデジタル保存も可能です。そのため、受け取った紙媒体の納品書や領収書を出先で撮影し、申請書に添付して送信することもできます。

ミスや不正を予防できる

運送業では、経費精算を申請によって行うのではなく、領収書やレシートと引換えに現金で精算する小口精算が行われている場合もあります。しかし、小口精算は現金を管理する経理担当者の負担が大きくなり、過剰請求などの不正リスクも高くなります。

経費計算システムでは、数値の入力や経費のチェックなどを自動化し、ミスや不正が起こりにくい仕組みが採用されているのが一般的です。特に、スマートフォンが利用できる経費精算システムなら、領収証やレシートの添付もスマホで撮って送信するだけで完了します。

経費を立て替えた後すぐ申請できるため、記入ミスなども減らせます。

運送業が経費精算システムを選ぶ際のポイント

運送業に経費精算システムを導入する際は、業務の特殊性を踏まえて自社に適したシステムの選定が必要です。ここでは、運送業が経費精算システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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スマホで申請・承認できるか

外出の多い運送業では、出先から申請・承認できるスマーフォンに対応したシステムがおすすめです。スマートフォンに対応していれば、事業所に戻ることなく、隙間時間に経費精算の申請ができるようになります。

申請が届くと承認者のスマートフォンに通知されるため、出先からでも承認作業が行えます。また、申請はあらかじめシステムに設定されたルールに沿って行われることから、確認作業の手間を削減でき、短い時間で申請・承認作業が完了します。

条件を細かく設定できるか

運送業ではさまざまな地域に輸送を行うため、自社独自の日当規定などを設けている場合も多いです。そういった特殊な事例がある場合は、条件を柔軟に設定できる経費精算システムの導入が適しています。

事前に自社の経費精算規定に定められたルールを把握し、その規定に沿った設定ができる経費精算システムを選びましょう。システム上で条件を正確かつ詳細に設定することで、従業員側の入力が楽になるだけでなく、不正やミスの防止にもつながります。

誰でも使いやすいか

運送業界では、経理担当者だけでなくドライバーの高齢化も進んでいます。そのため、ITに不慣れな従業員のことを考慮し、直感的に操作ができる使いやすいシステムを選ぶのがおすすめです。

例えば、導入前にシステムを試用できる無料トライアルを利用すれば、実際のシステムの操作性を確かめられます。その際、より多くの人に試してもらいながら、操作性や使いやすさについて評価しましょう。

運送業の経費精算システム導入を成功させるポイント

運送業における経費精算システムの導入は、単にツールを導入するだけでは十分な効果を発揮しません。ドライバーが日常的に利用する現場の業務と、経理部門の管理業務の双方に適合した運用設計が求められます。

ここでは、導入を成功させるために押さえておきたいポイントを解説します。

現場が使いやすい運用設計を行う

運送業では、ドライバーが外出先で経費申請を行うケースが多いため、操作性の高さが大事です。入力項目が多すぎたり操作が複雑だったりすると、申請の遅れや入力ミスの原因になります。

そのため、スマートフォンから簡単に申請が完了するか、領収書の撮影だけでデータ化できるかなど、現場の負担軽減につながる仕組みであるかを確かめることが大切です。

また、実際の運用を想定したテスト導入や、ドライバーからのフィードバックを反映することで、より定着しやすい環境を整えられるでしょう。

社内ルールの整備と経理部門との連携を徹底する

経費精算システムの効果を最大化するためには、システム導入と合わせて社内ルールの整備を行う必要があります。具体的には、経費区分の定義や申請期限、承認フロー、例外対応の基準などを明確にしましょう。

特に、運送業では経費の種類や発生タイミングが多様であるため、ルールが曖昧だと判断のばらつき・承認の遅延が発生する要因になります。経理部門と現場が事前に認識をすり合わせ、共通ルールを決めておくことで、スムーズな運用とトラブル防止につながります。

さまざまな業務を効率化するおすすめの経費精算システム

まとめ

経費精算は、運送・物流業界にとっても重要な業務の1つです。しかし、事務所外での業務が多い運送・物流業界の経費精算には、申請・承認に時間がかかる、人手や時間に余裕がない、経費精算の件数が多いなどの課題があります。

それらの課題の多くは、経費精算システムの導入で解消することができます。また、経費精算システムの導入でペーパーレス化が進み、ミス・不正の予防につながるなど、さまざまなメリットを得られます。

運送業に経費精算システムを導入する際には、業務の特殊性に合わせてスマートフォンが利用できるものや、自社の経費精算規定に合わせて細かく条件設定が可能なシステムを選ぶのがおすすめです。

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