決算期をまたいだ経費精算は可能？決算への影響や注意点も解説

決算までに経費精算を終えられなかった場合、経理担当者はどうすればいいのか悩んでしまいます。この記事では、決算期をまたぐ経費精算のケースや経費精算の可否、期限までに行うべき理由や期限を過ぎるデメリットと注意点、その原因や対策について解説します。

目次

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1. 決算期をまたぐ経費精算のケースとは
2. 決算期をまたぐ経費精算は可能か
3. 経費精算を決算期までに行うべき理由
4. 経費精算が決算期を過ぎてしまうデメリットや注意点
5. 経費精算が決算期をまたぐ原因と対策
6. 月またぎ・年またぎが発生する場合の処理方法
7. 年度をまたぐ経費精算には経費精算システムがおすすめ
8. まとめ

決算期をまたぐ経費精算のケースとは

決算には締め日があり、一定の期間ごとに収益や費用を区切って管理することが求められます。しかし、領収書の提出遅れや経費精算のタイミングのずれにより、本来計上すべき年度と実際に精算される年度が異なるケースも少なくありません。

このような決算期をまたぐ経費精算は、会計処理や税務対応に影響を及ぼす可能性があるため、適切な対応が必要です。そこで、前年度分の領収書を翌年度に精算する場合や、年度をまたいで費用が発生する場合など、決算期をまたぐ経費精算のケースを詳しく解説します。

前年度分の領収書などを翌年度に精算するケース

決算の時期や経費の精算に関する規定は、企業によって異なります。企業には1年単位で行う年次決算が義務付けられていますが、年間の締め月を何月にするかは各企業に委ねられています。

年次決算の他に任意で、1ヶ月単位の月次決算・3ヶ月単位の四半期決算などを行っている企業もあります。また、多くの企業が発生主義の原則に従い、実際に代金を支払った時ではなく、費用が発生した時点で帳簿への記録を行います。

機械のリース料やネット代金など、定期的に発生する費用は計上しやすい一方で、接待費や出張時の交通費などは従業員が一旦立て替え、後日精算される場合も少なくありません。

そのため、発生主義の原則に基づいて前年度での計上が必要ですが、金額が軽微な場合や実務上の負担を考慮し、翌年度に処理することもあります。その結果、前年度に発生した費用であっても、領収書の提出が翌年度になるケースが生じます。

従業員による提出漏れもある

他に、前年度分の領収書を翌年度に精算するケースとして、経費を立て替えた従業員が領収書を出し忘れていたり、上司には提出したが経理担当者まで回っていなかったりといった場合が考えられます。

特に、前年度の決算を全て終えた後にこうした事態が発覚すると、決算修正や再計算が必要となり、経理業務に余分な負担が生じます。また、提出期限を過ぎた領収書を精算しない場合、本来会社が負担すべき費用を従業員が負担することになります。

一方で、民法上は原則として5年間は請求権が認められているため、企業としての対応ルールを明確にしておくことが重要です。さらに、提出漏れや遅延を防ぐためにも提出期限や経費精算のルールの周知、年度末の決算月には注意喚起を徹底することもおすすめです。

参考：消滅時効に関する見直し｜法務省

決算をまたいで経費が発生するケース

決算期をまたいで経費が発生する代表的なケースとして、決算月をまたいだ出張が挙げられます。出発日が前年度、出張を終えて帰ってくる日が翌年度に該当する場合です。

一例として、3月末が決算期である企業において、3月30日から4月3日までの出張があった時の仕訳について解説します。

1. 往復分の新幹線チケットを3月に予約し、従業員のクレジットカードで決済した
2. 電車代は、都度現金で支払った
3. 宿泊先への支払いは、4月3日のチェックアウト時にまとめて行った

仕訳方法は企業ごとに定められていますが、領収書の日付で区分するのが一般的とされています。つまり、領収書の日付が前年度のものであれば前年度の経費へ、今年度のものなら今年度の経費へ振り分けるという方法です。

したがって、上記のケースでは、3月に支払った往復分のチケット代と3月中に乗車した電車代は前年度の経費、4月に支払った宿泊費用と4月中に乗車した電車代が今年度の経費として計上されることになります。

ただし、新幹線のチケット代や宿泊代金など、高額になる場合や支払い月がどちらかに偏ってしまう場合は、新幹線のチケットを乗車の日付で3月分と4月分に分けたり、宿泊代金を利用日数によって按分計上したりすることもあります。

決算期をまたぐ経費精算は可能か

決算月をまたいでしまった経費についても、精算することは可能です。ただし、その可否や対応は、法令や社内規程の両方を踏まえて判断する必要があるため、以下のポイントを確認しておきましょう。

1. 民法上は一定期間、請求権が認められている
2. 基本は企業ごとの就業規則に従う

民法166条では、債権は「権利を行使できることを知った時から5年間行使しない場合」に時効により消滅するとされ、一定期間内であれば経費の請求自体は可能と考えられます。

しかし、これはあくまで民法上の取り決めであり、経費精算の提出期限については自社の就業規則に従いましょう。

参考：民法第百六十六条｜e-Gov法令検索

経費精算を決算期までに行うべき理由

経費精算を決算までに行うべき理由として、決算スケジュールへの影響や経営判断に遅れが生じる可能性があることが挙げられます。ここからは、これらのポイントについて解説します。

決算スケジュールに影響を与える

経費精算を決算月までに行うべき理由として、決算スケジュールに影響を及ぼしかねない点も挙げられます。決算スケジュールは、前年度や例年との業績を比較しつつ、企業の今後の見通しを立てる重要な役割を担っています。

しかし、未精算の経費が残っていると、経理部門は正確な費用を確定できず、月次・年次の集計や決算整理仕訳に遅れが生じる恐れがあります。また、決算情報は社内だけでなく、取引先や金融機関、株主、投資家など、社外の関係者にとっても重要です。

そのため、決算スケジュールをより実用的なものにするためにも、経費精算を期日までに終わらせることが大切です。

経営判断が遅れる可能性もある

経費精算を決算期までに行わない場合、経営判断に遅れが生じることもあります。経費精算が完了していないと、正確な財務諸表も作成できず、適切な経営判断に必要な情報の分析も困難になります。

結果、ビジネスチャンスを逃したり、経営上のリスクを見過ごしたりする原因になります。迅速かつ精度の高い経営判断を下すためにも、経費精算は決算期までに行うべきです。

経費精算が決算期を過ぎてしまうデメリットや注意点

経費精算が決算期を過ぎてしまうと、決算修正や予算立て直しに手間がかかったり、企業の信頼性が低下するといったリスクが生じる可能性が高いです。ここからは、これらの注意点について詳しく解説します。

決算修正や予算立て直しに手間がかかる

経費精算が決算期を過ぎると、本来計上すべき費用が漏れた状態で決算が確定してしまう可能性があります。その場合、後から出てきた経費を含めた再計算や決算修正の手間がかかり、翌年度の予算を立て直さなければならないことも考えられます。

特に金額が大きいと、修正後の決算内容に合わせて部署をまたいだ予算調整が必要になるため注意しましょう。

企業の信頼性低下や税務上のリスクにつながる

税務申告後に経費の計上漏れが判明した場合、年度決算の修正は非常に難しいです。具体的には、税務署に更正の請求などの手続きが必要になり、手間と時間がかかるだけでなく、内容によっては税務調査の対象となる可能性もあります。

また、一度確定した決算数値を変更することは、社内外の関係者に対する信頼性の低下にもつながりかねません。そのため、正確な決算情報を維持するためにも、経費精算は期限内に完了させることが重要です。

経費精算が決算期をまたぐ原因と対策

経費精算の締め日や申請方法が曖昧になっている・書類の作成に手間がかかるなど、経費の精算が決算月をまたいでしまう原因は様々です。それぞれの原因について、期間内に精算を終わらせるための対策を解説します。

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経費精算の締め日が徹底されていない場合

期限を過ぎてしまう原因の一つに、経費精算の締め日が徹底されていないことが考えられます。従業員数が一定規模以上になると、経費を申請する従業員と経費の処理を行う従業員とは別の人である場合がほとんどです。

そのため、申請する従業員が締め日や提出期限、処理の流れを十分に理解していないことで、結果として提出遅れが発生することがあります。また、現場では既に経費が発生しているにも関わらず、経理担当者は申請までその現状を把握できていないケースも多いです。

このような事態を避けるには、経費精算の締め日を全従業員に周知すること、また従業員同士のコミュニケーションが大切です。就業規則や社内の掲示板への明記を始め、メールやラインなども活用していきましょう。

経費精算のルールや申請方法が曖昧になっている場合

経費精算のルールや申請方法が曖昧になっていることも、原因として挙げられます。経費精算のルールや申請方法は企業ごとに異なるため、特に新入社員や中途入社の社員には内容を丁寧に伝えるようにしましょう。

また、長く勤めている場合でも十分に理解していなかったり、ルールを忘れてしまっていたりする可能性があります。そのため、確認作業を含めて全従業員に定期的に周知し、必要に応じて勉強会などの実施もおすすめです。

さらに、経費精算のルールや申請方法を変更する対策方法もあります。しかし、変更することで以前のものと混同してしまう従業員が出てくることも考えられます。変更に関しては慎重に吟味し、変更後のルールや申請方法は全従業員へ徹底的に周知しましょう。

申請書の作成に手間がかかって完成が遅い場合

申請書の作成に手間がかかることも、提出期限を過ぎてしまう原因の一つです。例えば、規定の用紙への記入や領収書の整理といった作業を煩雑に感じ、他の業務を優先する中で後回しになってしまうケースも少なくありません。

また、申請書への記入や領収書のまとめは終えたものの、上司の承認や押印を得るまでに時間がかかることもあります。そのため、申請様式は入力事項の削減や選択形式にするなどの見直しをして、記載の手間やミスを減らすよう対策をしましょう。

様式が簡潔であれば上司も確認しやすくなり、承認までの時間短縮にもつながります。

月またぎ・年またぎが発生する場合の処理方法

月またぎ・年またぎが発生すると、経費計上の処理は通常より複雑になります。ここでは、月またぎ・年またぎが発生する場合の処理方法について、先払いした場合と後払いした場合に分けて解説します。

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先払いした場合の処理方法

旅費を例に、月またぎが発生する場合の処理方法を見ていきましょう。発生する経費に対して先払いをした場合は、「前払金」という経過勘定を使用して処理をします。

例えば、3月に往路分と復路分をまとめて支払い、実際の移動が3月と4月にまたがる場合、費用は2ヶ月にわたって計上する形になります。

	借方		貸方
3月	旅費	5,000
	前払金	5,000	現金	10,000
4月	旅費	5,000	前払金	5,000

後払いした場合の処理方法

発生した経費に対して後払いをした場合は、「未払金」という勘定科目を使用します。この場合は費用の発生時点で計上し、支払いは後から行う点が特徴です。

例えば、3月と4月にまたがって旅費が発生し、支払いを4月にまとめて行う場合は、以下のように処理します。

	借方		貸方
3月	旅費	5,000	未払金	5,000
4月	旅費	5,000
	未払金	5,000	現金	10,000

経理担当がおさえておきたい法人税・消費税のポイント

基本的に経費精算を行う場合、領収書の日付をベースに処理をすれば問題ありませんが、決算期における精算で法人税と消費税については誰もが一度は頭を悩ませるものです。押さえておきたいポイントを以下の表にまとめました。

税金	概要
法人税	・法人の所得にかかる税金 ・物品の引き渡しや企業活動完了後の利益に対し発生する
法人事業税	法人に事務所等が所在する都道府県が課税する地方税
法人住民税	・法人が事務所を置く地方自治体に納める税金 ・法人の課税所得に基づき、法人自ら計算し、道府県税事務所、市町村役場、都税事務所のいずれかに提出する
消費税	商品販売やサービスを提供した場合に発生する税金

年度をまたぐ経費精算には経費精算システムがおすすめ

経費精算システムは、経費の申請や承認などの作業を効率化・自動化できるシステムです。なかには、仕訳作業まで行ってくれるものもあります。

経費精算システムを導入することで、特に煩雑な年度をまたぐ経費の精算もスムーズに行えるようになります。また、気を付けていても起こりがちな経費の申請漏れや仕訳の間違いなどを減らす効果も期待できます。

まとめ

決算期をまたいで経費を精算するケースとして、前年度の領収書を次年度に精算する場合や、年度をまたぐ費用が発生した場合などがあります。

決算月の制定は各企業に委ねられており、年度ごとの決算が義務付けられています。税務署への確定申告は、決算月から2か月後までが期限となっており、経費精算処理を行うのに多少の猶予はあります。

しかし、一度提出した決算数値を変更することは手間や信頼性の面でデメリットが大きく、困難です。そのため、本記事の内容を参考に締め日・精算のルールの周知や、経費精算システムを活用して、ミスや漏れのない適切な経費精算につなげましょう。

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