英語対応の経費精算システム7選｜メリットや機能・注意点を解説

英語対応の経費精算システムを導入することで、多言語対応で自社のグローバル化の後押しや経費精算業務の負担軽減に役立ちます。本記事では、英語対応の経費精算システム導入がおすすめな企業、英語対応の経費精算システムの機能や導入するメリット・注意点を解説しています。

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目次

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1. 英語対応の経費精算システムの導入がおすすめの企業
2. 英語対応の経費精算システムの選び方
3. 【比較表】英語対応の経費精算システム比較一覧表
4. おすすめの英語対応の経費精算システム7選
5. 英語対応の経費精算システムの主な機能
6. 英語対応の経費精算システムのメリット
7. 【番外編】経費・旅費・交通費精算で役立つ英語
8. その他の経費精算システムの選び方
9. まとめ

英語対応の経費精算システムの導入がおすすめの企業

企業の精算業務を効率化する経費精算システムは、多くの企業におすすめですが、英語対応のシステムについては、外資系の企業や海外に拠点を持つ企業に向いています。また、海外の取引先が多い企業や、英語が公用語の地域で事業展開している企業にもおすすめです。

英語に対応していない経費精算システムの場合、日本語が分からない従業員に対しては別途言語対応をしなければなりません。それが、英語を母国語とする従業員が多い企業は、英語対応のシステムを導入することで、経費精算がスムーズに行えるようになります。

このように、従業員全体で同じ対応をするのであれば、英語対応の経費精算システムを選びましょう。中には、英語だけでなく多言語に対応したシステムもあるため、導入目的に合わせて自社に合うものを選ぶことが大切です。

英語対応の経費精算システムの選び方

英語対応の経費精算システムを導入する場合には、スマホやアプリが英語に対応しているかなどを確認しましょう。また、各システムの導入実績を確認することも大切です。

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スマホ・アプリも英語に対応しているか

英語対応の経費精算システムを選ぶ際には、スマホ・アプリが英語に対応しているかどうかを確認しましょう。

理由としては、クラウド型の経費精算システムの中には、スマホ対応やアプリ版を提供しているシステムもあるため、それぞれが英語に対応しているかを確認する必要があるからです。

仮に、英語に対応していない場合には、会社のパソコンなどからしか申請することができず、経費精算に手間や余計な時間がかかるケースもあるでしょう。それが、パソコン版だけでなくスマホ版も英語に対応していれば、社外からでも簡単に申請できて便利です。

グローバル企業の導入実績はあるか

システムを導入する際には、公式サイトなどから導入実績を確認しましょう。各ソフトやツールの公式サイトを確認すると、どのような企業がシステムを導入しているのかが分かり、自社に合っているかどうかを判断することができます。

他に自社と同じような業種の企業が導入しているか、導入後にどのような結果が出たのか、おすすめのカスタマイズはどれなのか、などを細かく確認して比較検討しましょう。

▼各サービスの導入事例

サポートや対応言語は充実しているか

経費精算システムのサポートの充実度は重要なポイントです。サポートの対応方法や問い合わせ可能時間帯、土日の対応可否なども確認しておきましょう。万が一トラブルが起こったとしても、迅速に対応することができます。

また、複数の言語に対応可能な経費精算システムは従業員の使いやすさにもつながります。以下の表を参考にして経費精算システム選びに役立ててください。

▼各サービスの対応言語早見表

【比較表】英語対応の経費精算システム比較一覧表

おすすめの英語対応の経費精算システム7選

ここからは、英語対応のおすすめ経費精算システムを紹介します。英語以外の言語にも対応しているシステムも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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英語対応経費精算システム5選

英語以外の言語にも対応している経費精算システム4選

英語対応の経費精算システムの主な機能

英語対応の経費精算システムには、申請書を自動で英語に切り替える機能や、多言語対応のサービスなどがあります。以下で、それぞれの内容を詳しく解説します。

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申請書を英語に切り替える機能

英語対応の経費精算システムには、設定から申請書を英語に切り替える機能があります。申請書の内容を英語に切り替えられることで、日本語と合わせて各言語ごとのシステムを導入せずに済みます。1つのシステムで管理できるため、業務の効率化を図れるでしょう。

各言語ごとにシステムを用意する場合、いちいち画面を切り替えて設定しなければならず、非常に手間がかかります。同時にミスも起きやすくなってしまうため、英語を話す従業員が多くいる場合には、英語対応の経費管理システムの導入を検討しましょう。

多言語対応のサービスもある

英語対応の経費管理システムの中には、多言語に対応したものもあります。英語だけでなく、中国語やドイツ語など多くの言語に対応したシステムを選べば、グローバル展開しやすくなるでしょう。

現在、英語を母国語とした従業員が在籍していない場合でも、これから採用する予定がある場合には英語対応のシステムを検討するのがおすすめです。また、対応している言語はシステムによって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

英語対応の経費精算システムのメリット

英語対応の経費管理システムには、企業のグローバル化を促進したり、海外出張の際に経費計算の手間を削減できるなどのメリットがあります。以下で、英語対応の経費精算システムを導入するメリットを3つ解説します。

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企業のグローバル化を促進できる

1つ目のメリットとして、企業のグローバル化を促進できる点が挙げられます。日本語に不慣れな外国人従業員を雇う場合、企業側としては経費精算が上手くいくか不安になるでしょう。また、コミュニケーションがスムーズに取れないと、従業員側も不安になります。

それが、英語対応の経費精算システムであれば、英語で経費精算を行うことができるため、海外の従業員や取引先とのコミュニケーションがスムーズになります。さらに、海外の従業員の満足度を向上させるメリットもあり、双方が安心して過ごせる環境が作れるでしょう。

また、海外に拠点を持つ企業では、英語対応の経費精算システムを導入することで、海外の取引先とスムーズに経費精算を行うことができます。これにより、海外の取引先とのビジネスを円滑に進めることができ、グローバル化の促進が可能です。

海外出張の際の経費精算の手間を軽減できる

海外出張の多い企業においては、出張の際の経費精算に手間がかかる場合があります。例えば、現地での宿泊費や移動にかかる交通費などは、出張先の通貨で支払うケースが多く、外貨での支払いでは、為替レートの変動に注意する必要があります。

また、領収書は現地語で取得しなければならないケースもあり、非常に手間がかかるのが特徴です。なお、為替レートの計算や経費精算書の作成には想定時以上の時間がかかり、申請や承認には大きな手間がかかる場合もあります。

そのような場合でも、経費精算システムを導入することで、外貨での支払いや領収書の取得、為替レートの計算などを自動化し、海外出張の経費精算にかかる時間と手間を削減可能です。元々、海外出張が多い場合には、英語対応のシステムの導入を検討しましょう。

自社で英訳する必要がない

英語対応の経費精算システムを導入すれば、自社で英訳する必要がないため、スムーズな導入を目指せます。英語に対応していないシステムの場合には、英語を話す従業員に対しては、システムの操作方法などを英語で説明しなければならず、大きな手間となります。

また、立替経費精算書の書き方や通勤費などの交通費精算、旅費精算のやり方なども、英訳せずに理解して貰えるのがメリットです。自社に英語が得意な従業員がいない場合には、英語対応のシステムを導入して、スムーズな経費精算を目指しましょう。

【番外編】経費・旅費・交通費精算で役立つ英語

ここでは、番外編として経費・旅費・交通費精算で役立つ英語を解説します。今後、英語対応のシステムの導入を検討している場合には、ぜひあわせて参考にしてみてください。

経費精算の場面で役立つ英単語

経費精算の場面で役立つ英単語を一覧で紹介するので、参考にしてみてください。

日本語	英語
領収書	receipt
交通費	Travel expenses
出張経費	business trip expenses
立替経費	reimbursement expenses
出張日当	Business trip allowance
接待交際費	Entertainment expenses
福利厚生費	Welfare expense
広告宣伝費	Advertising expense

「旅費」や「コスト」は英語で何と言うのか

旅費は英語で「travel expense」、 コストは英語で「cost」と言いますが、コストは種類によって良い方が異なります。例えば、出張旅費は「business travel expense」、プロジェクトコストは「project cost」です。これらの単語は、経費計算でよく用いられます。

価格は「price」、費用は「cost」、運賃は「fare」です。日本ではコストとしてまとめてしまうことも多いですが、それぞれ異なる英単語なので注意しましょう。英語での経費精算を行う際には、このような違いにも気を付けながら計算し、費用を精算するのが大切です。

その他の経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は自社の規模と予算が合っているか確認するのはもちろん、必要とする機能が搭載されているかどうかもチェックしましょう。また、電子帳簿保存法に対応しているかなど、以下のポイントに注目することも大切です。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模と予算に合っているか
2. 必要とする機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 多言語や外貨に対応しているか
2. スマホで利用できるか
3. サポート体制は充実しているか
4. お試し期間があるか

その他のポイントとしては、多言語や外貨に対応しているかどうかが挙げられます。海外出張が多い場合には、必ず外貨に対応したものを選びましょう。スマホで利用できるか、サポート体制が充実しているかなどにも注目し、自社に合ったものを選択してみてください。

まとめ

英語対応の経費精算システムは、外国人の従業員が多い企業や海外出張が多い企業には特におすすめです。英訳をして説明する必要がないため、従業員全体に周知しやすいでしょう。また、外貨を用いた経費計算も簡単に行えるのが大きなメリットです。
外国人従業員のために英訳をする手間を減らしたい場合や、自社のグローバル化を後押ししたい場合には、ぜひ英語対応の経費精算システムの導入を検討してみてください。正しく運用できれば、経費精算の手間を大きく削減できるでしょう。