会計ソフトとAPI連携できる経費精算システムおすすめ6選！料金や機能を比較して紹介

経費精算システムには、会計ソフトとAPI連携できるものもあります。双方をAPI連携することで重複作業が減り、人的ミスも予防できます。この記事では、会計ソフトとAPI連携できるおすすめの経費精算システムや連携メリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 経費精算システムと会計ソフトのAPI連携で業務効率化
2. 会計ソフトとAPI連携できる経費精算システムおすすめ6選
3. 【比較表】会計ソフトとAPI連携できる経費精算システム
4. 経費精算システムとは
5. 経費精算システムと会計ソフトをAPI連携するメリット
6. 経費精算システムを選ぶ5つのポイント
7. 経費精算システムの導入で使える補助金
8. 経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3
9. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

経費精算システムと会計ソフトのAPI連携で業務効率化

経費精算システムとは、従業員が立て替えた経費の申請・承認・精算などの一連の業務を効率的に行うシステムです。一方で会計ソフトは、経理担当者が企業全体のお金の流れを管理し、決算に必要な帳簿や元帳などの作成を効率的に行うソフトです。

2つのツールが担う業務内容は異なりますが、会計業務を進めるには経費精算で支出した金額と仕訳の入力が必要となります。そこで、経費精算システムと会計ソフトをAPI連携させることによりデータの共有化が進み、大幅な業務の効率化が図れます。

経費精算システムと会計ソフトとのAPI連携は、ベンダーが異なる製品同士でも可能です。経費精算システムの中には、他社の会計システムとAPI連携できる製品も多く提供されています。

API連携とは

API（Application Programing Interface）とは、アプリケーション同士をつなぐ規格や機能を指します。APIを利用して、異なるソフトウェアやプログラムをつなぎ、連携できるようにすることを「API連携」と呼びます。

APIの自社開発は、プログラミング技術を持った人材がいれば可能です。しかし、経費精算システムの中には、指定の会計ソフトと連携できるAPIを提供している場合も多く、自社で利用している会計ソフトに対応しているシステムにより、簡単にAPI連携を実現できます。

また、オンプレミス型での経費精算システムの導入では、導入時に自社で運用している会計ソフトと連携できるようにカスタマイズすることも可能です。ほかにも、外部発注でAPI開発を行う方法もありますが、費用が高額になるケースが多いため注意しましょう。

会計ソフトとAPI連携できる経費精算システムおすすめ6選

経費精算システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

【比較表】会計ソフトとAPI連携できる経費精算システム

経費精算システムとは

経費精算システムとは、企業における重要な経理業務である経費の申請・承認から精算までを効率的に行えるよう手助けしてくれるツールです。知識のない人でも扱いやすく、今までの紙ベース・Excelベースでの業務を大幅に効率化・自動化してくれます。

経費精算は事業運営には欠かせないものですが、交通費、出張費、接待費など多くの項目の経費を1つずつ精算するのは面倒な作業で、時間もかかります。さらに、従来のやり方では知識がある人でないと難しい業務でした。そのような問題の解決に役立つのが、経費精算システムです。より詳しく経費精算システムについて知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムは、経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。経費精算システムはを導入することによって、経費精算に必要なフローを自動化することができます。経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請者や承認者である従業員も利用するため、誰もが使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

一方で会計ソフトとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。会計ソフトは経理担当者が仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

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経費精算システムと会計ソフトをAPI連携するメリット

経費精算システムと関連性の高い会計ソフトとのAPI連携は、経理・会計の業務が大幅に効率化できるメリットがあります。ここでは、そのメリットの中から大きな効率化が期待できる下記の3点について解説します。

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重複作業を削減できる

経費精算システムと会計ソフトをAPI連携すると、経費精算システムに入力したデータが自動的に会計ソフトに反映されます。そのため、経費精算システムに保存されている仕訳や金額のデータを、再度会計ソフトに入力するなどの重複作業の削減ができます。

また、再入力作業軽減のために会計データに入力していなかった承認者や、領収書・請求書などのデータもAPI連携によって、会計データに反映できます。これにより、会計担当者の確認作業の効率化ができ、より正確な会計処理が可能になります。

人的ミスを防止できる

パソコン操作に慣れた人でも、データ転記時の入力ミスを100%防ぐことはできません。そのため手入力の場合は、入力データが正しいかのチェックが必要になります。しかし、API連携で自動反映されたデータには間違いがなく、チェック時間の大幅削減が可能です。

会計ソフトへの入力ミスは各帳簿の誤りにつながり、正しい経営判断の阻害や、誤った納税申告などを招き、企業に大きな損失を与える恐れがあります。経費精算システムと会計ソフトとのAPI連携による人的ミスの防止は、企業の適正経営にも重要な役割を果たします。

CSV連携よりも効率的

CSV（Comma Separated Values）とは、コンマで区切られたテキストデータのことです。多くのシステムやソフトは、保存データのCSVデータでの出力（エクスポート）や、CVSデータを取り込む（インポート）機能を持っています。

このように、経費精算システムからCSVデータを出力して、そのデータを会計ソフトに読み込むことでデータ共有を図るのがCSV連携です。しかし、CSV連携は出力と読み込みの作業が必要となり、API連携に比べて手間がかかります。

また、会計ソフト以外の複数のツールと連携を図る際には、それぞれのツールに対してその作業が必要になります。そのため、より効率的な連携を図るにはAPI連携がおすすめです。

経費精算システムを選ぶ5つのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてからシステムを選びましょう。

前提｜経費精算に関する自社の課題を明確にする

経費精算システムを導入する際にはまず、経費精算に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に経費精算システムと言っても「機能の柔軟性」や「連携できるシステム」「サポート体制」などが各社の製品で異なります。そのため自社の経費精算に関する課題を整理することで、必然的に必要な経費精算システムの特徴が見えてきます。

課題に合わせて機能を確認

経費精算には一般経費や交通費・出張費・交際費などさまざまな種類があります。その中で「どの経費の利用頻度が高いのか」「どこを改善したいのか」を明確にし、それらの課題を解決してくれる機能が備わっているシステムを選びましょう。

例えば「交通費精算の手間を減らしたい」「請求書の支払い処理や立替業務を楽にしたい」といった具体的なニーズに対応できるシステムや機能で選ぶことが必要です。

自社の承認フローに適しているか

上長による承認や経費担当者による二重チェック、部署ごとのフローなど企業によって経費精算の承認フローは異なります。

そのため、承認の順番や権限、承認者の通知方法などをシステム内で簡単に設定できるか、またフローの変更や、追加が容易かどうかも選定のポイントです。自社の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな経費精算が実現できます。

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。API連携なのかCSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

また既に導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にも繋がります。

導入・運用費用は自社に見合っているか

経費精算システムの費用相場はシステムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、数十万円〜数百万円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。運用費も数十万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～数十万円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、長期の運用によっては費用が高額になる場合もあります。

またシステムによっては、欲しい機能がオプション機能になっている場合があります。追加料金のかからない基本機能でどこまで経費業務がカバーできるか、システムによって削減できるコストや費用対効果も考えてシステムを選びましょう。

十分なサポート体制があるか

不具合やもしものトラブルに備えてサポート体制を確認しておきましょう。特に初めて経費精算システムを導入する企業や、知見のある人が社内にいない企業は、サポートの有無がスムーズな導入・運用に影響します。

サポート体制の充実度はベンダーごとに異なります。導入やワークフローの設定、他システムとの連携まで手厚くサポートしてくれる場合もあれば、メールやチャットによる簡単な対応のみの場合もあります。どのようなサポートが受けられるのか事前に確認しましょう。

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経費精算システムのその他の選び方

ここでは「経費精算システムを選ぶ5つのポイント」では紹介しきれなかった、経費精算システムのその他の選ぶ方について解説します。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用は抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方でオンプレミス型は、初期費用は高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多く、利用が広まっています。プランの内容をよく確認することが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模より必要以上の機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが発生する場合があります。そのためにはまず自社の規模に見合ったサービス・プランに絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムは、カスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムがおすすめです。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をシンプルかつ、リーズナブルな価格で利用することができます。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年からは電子取引を行った際のデータはオンラインで保管することが義務化されます。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が記載されます。この登録番号の有無によって仕訳区分を変更する際、システムがインボイスに対応していなければ、仕訳区分の手直しが別途発生します。経理担当者の負担を増やさないためにも、電子帳簿保存法・インボイスに対応したシステムなのか確認が必要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

まずはお試し無料トライアル！

一度導入した経費精算システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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経費精算システムの導入で使える補助金

小規模法人や中小企業の場合、経費精算システムを導入する際に国からの補助金・助成金の支援を受けることができます。導入の際に合わせて確認しておきましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者支援のために中小企業庁が行う補助金制度です。補助金にはソフトウェアの種類や目的によって大きく5種類に分かれており、経費精算システムの導入は「通常枠」または「インボイス枠（インボイス対応類型）」になります。

通常枠の補助額はソフトのプロセス数により異なり、最低5万円から最大450万円までで、補助率は1/2以内です。また「インボイス対応類型」の補助額は50万以下から最大350万円までで、補助率は3/4以内、4/5以内、2/3以内と変わります。

参考：IT導入補助金2024

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経費精算システム導入企業社数ランキングTOP3

経費精算システムの中で導入企業社数の多いものをランキングにしました。第1位は、18,000社以上の導入実績がある楽楽精算です。多くのランキングで1位を獲得しており、電子契約サービス市場において、非常に高い知名度を誇っています。第2位は、マネーフォワードクラウド経費とジョブカン経費精算です。マネーフォワードクラウド経費は、経費精算システムでは4,000社、シリーズ累計では10万社を超える実績があります。ジョブカン経費精算は。経費精算システムでは、4,000社、シリーズ累計では20万社を超える実績があります。

多くの導入実績や導入事例があれば、安心して利用することができますよね。ぜひ経費精算システム選びにご活用ください！

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まとめ

経費精算システムには、会計ソフトとAPI連携して、経費精算システムで入力した仕訳や金額などを会計ソフトに自動取り込みできるものもあります。これにより、重複の入力作業が減り、経理業務の効率化が図れるとともに人的ミスの予防にもつながります。

しかし、すべての経費精算システムで会計ソフトとAPI連携ができる訳ではありません。そのため、経費精算システム導入の際には、既存会計ソフトとのAPI連携の可否確認が必須です。また、会計ソフト以外のシステムとのAPI連携も視野に入れた導入もおすすめです。

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