打刻とは？意味や正しいやり方、管理できていない場合のリスクを解説

打刻とは、出勤時間・退勤時間等をタイムカードや勤怠管理システムに記録することです。打刻を行う意味は、正確な労働時間を把握し社員の健康や健全な雇用を守ることにあります。本記事では、打刻の重要性なども交え、打刻に関する基礎知識を解説します。

目次

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1. 打刻とは
2. 打刻を行う意味
3. 打刻ができていない場合のリスク
4. 打刻方法の種類とメリット・デメリット
5. 打刻忘れには注意が必要
6. 打刻忘れの対策・対処法
7. 適切な打刻・管理には勤怠管理システムがおすすめ
8. 勤怠管理システムの導入がおすすめな企業
9. おすすめの勤怠管理システム3選
10. まとめ
11. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

打刻とは

打刻（だこく）とは、従業員の出勤時刻と退勤時刻を記録する作業のことです。企業によっては、休憩の開始時刻や終了時刻なども打刻する場合もありますが、いずれにしても、勤務時間を正確に記録するために行われます。

打刻のタイミングによって、「出勤打刻」「退勤打刻」「休憩打刻」などと表現することもあります。

手書きでの記入は打刻ではない

出勤簿などに従業員自らが手書きで出退勤時間を記入する行為は、打刻とは呼びません。打刻は、タイムカードや勤怠管理システムを用いてデータを記録することを指します。

また、手書きの記録は改ざんすることが容易であるため、勤怠管理や給与計算をするのに相応しくありません。

国のガイドラインでも、従業員を雇っている使用者が視認したり、ツールを用いて客観的な記録（打刻）を行うことが労働時間の把握のために必要であるとされています。手書きなどによる自己申告は避けるべきで、不適切な方法であると言えます。

参考：使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

打刻を行う意味

打刻は従業員の勤務時間の把握のために必要な行為ですが、その背景には正確な給与計算や残業時間の把握などの目的も含まれています。ここでは、打刻を行う具体的な理由について解説します。

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正確な労働時間を把握するため

労働基準法では、使用者は従業員の労働時間を適切に管理することが定められています。そのため、打刻による労働時間の正確な記録は法令遵守のために必要です。

厚生労働省のガイドラインには、労働時間の正確な記録のための具体的な方法が記されています。方法は大きく分けて2種類で、使用者による確認と記録、またはタイムカードやICカードなどによる客観的な記録です。

従業員の自己申告を認めるケースもありますが条件付きであり、使用者の負担も考慮するとシステムなどを用いた打刻が推奨されます。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

そもそも労働時間とは

労働時間とは、会社から指示・命令を受けて仕事をしている時間のことです。労働契約や就業規則に示された勤務時間ではなく、実際に会社の指揮命令下に置かれているか否かで判断されます。

例えば、会社から制服着用を義務付けられている場合、更衣室などでの着替えの時間も労働時間に含まれ、その前に打刻するのが正しい方法となります。また、強制参加の朝礼や終礼も労働時間として扱われ、賃金が発生します。

「始業前の準備は当然」という考えは労働基準法違反となる可能性があります。業務開始前でも、会社の指示下にある以上は労働時間とみなされるため、企業は注意が必要です。

参考：その時間労働時間ですよ！｜厚生労働省

残業時間の把握は特に重要

2019年4月の労働基準法の改正により、月45時間・年間360時間を超える時間外労働は禁止になりました。この法改正は働き方改革の一環であり、長時間労働を防止する狙いがあります。

特別な事情でこれを超える場合は一部認められますが、月100時間未満であり、年720時間以内、かつ複数月平均が80時間以内である必要があります。さらにこの特例の適用は、年6か月以内にとどまります。

企業には、従業員が規定を超えた労働をしないよう、打刻を徹底させて労働時間を確認・管理することが求められます。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省

正しい給与を従業員に支払うため

正確な労働時間の記録は給与計算に直接的に関連します。従業員の給料は労働時間の記録に基づいて計算されるため、不正や誤った記録が行われると、支給される給与も正しくないものになります。

そのため、正しい時刻が記録されるタイムレコーダーや勤怠管理システムを使って打刻をすることが重要です。特に、時給制で働いている従業員の給与計算や、残業代・割増賃金の計算では、正しく打刻されているかが給与の正確さに直結します。

打刻ができていない場合のリスク

打刻が正確にできていない場合、さまざまなリスクを抱えることになります。管理ができておらず打刻忘れが頻発したり、不適切な打刻が発生したりするとどうなるのかについて理解しておきましょう。

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業務負担が増える

従業員の打刻忘れや入力ミスなどは、きちんと打刻ができていれば不要な業務を増やすことになります。管理者は従業員に勤怠時間を確認し、修正の処理を行わなければいけません。従業員自身も、修正のための申請手続きが必要です。

また、ミスの発見が遅れたり、ミスが頻発したりする場合は、勤怠データに基づく給与計算の業務にまで影響が出ます。労務管理全体の信頼性が問われる問題に発展する可能性もあるでしょう。

未払い請求をされる場合がある

出勤打刻の異常な値は、シフトと照らし合わせると見つけやすい一方で、退勤打刻に関しては残業の可能性があるため、より厳格に管理する必要があります。退勤打刻の管理がいい加減な場合、実際の残業時間の正確な計測が困難になります。

定められた時間を超えて労働した場合に残業代を支払うのは法的な義務です。不正確な計算によって、未払い残業代を請求される法的リスクを冒さないよう気をつけましょう。

「残業を行う場合は事前に管理者に申し出る」「事前に申請・承認した残業時間を超えてはならない」などの社内ルール作りや従業員への法的要件の周知徹底などの対策も必要です。

法律違反により罰せられる恐れがある

労働基準法や労働安全衛生法は、企業に対して正確な勤怠管理を義務付けており、法的な規定に基づいて労働時間の記録がされなければいけません。規定を理解せずに打刻が正確に行われていないと、法律違反で罰せられる可能性があります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

時間外労働の上限違反・未払いの残業代に対する罰則

上述したように、時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間となっています。これを超えて従業員を働かせた場合には、6か⽉以下の懲役または30万円以下の罰⾦が科されるおそれがあります。

また、時間外労働（残業）については賃金を割増しなければなりませんが、割増賃金の規定より少なく支払われていた、そもそも残業代が支払われていなったという場合にも、6か⽉以下の懲役または30万円以下の罰⾦となる可能性があります。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説 | 厚生労働省

参考：労働基準法 第百十九条｜e-Gov 法令検索

労働安全衛生法に則った調査や罰則

労働安全衛生法の第66条では、一定の要件に該当する労働者に対して医師による面接指導を行うために、労働時間の状況を把握しなければならない旨が定められています。

こうした労働安全衛生法の定めに反する企業があった場合、労働基準監督署がその企業に立ち入って書類や帳簿などを調査したり、場合によっては懲役や罰金といった刑事罰が課されたりすることがあります。

参考：労働安全衛生法 第六十六条の八の三｜e-Gov 法令検索

打刻方法の種類とメリット・デメリット

打刻の主な方法としては、タイムカードと勤怠管理システムが挙げられます。ここでは、それぞれの概要とメリット・デメリットを解説します。

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打刻方法	内容
タイムカード	タイムカード装置にカードを挿入して打刻する
勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）	専用端末やPC・モバイル機器などで打刻し、 システム上で管理・集計を行う

タイムカード

タイムカードによる打刻は、紙のタイムカードをタイムカード装置に挿入して打刻を行います。勤怠管理の基本的な打刻方法として広く普及しており、馴染みやすいのが利点です。操作方法も単純でトレーニング不要です。

単純な仕組みではありますが、他の従業員のタイムカードでも打刻ができるなど、改ざんや不正行為の隙が多いのがデメリットです。正確な打刻ができるかどうかは従業員に依存し、ルールの周知と組織として不正を監視する体制が求められます。

また、集計も手作業となり時間がかかるため、リアルタイムに勤怠データを把握するのが難しい面もあります。

メリット	デメリット
低コストで手軽に導入しやすい	ミス・打刻忘れに早期に気づきにくい
カードを挿入するだけで打刻できる	改ざんや不正行為のリスクがある
	集計に時間がかかる
	大量の紙カードの保管方法が課題になる

勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）

勤怠管理システムは、専用の打刻装置、あるいは業務用のパソコンやモバイル端末で打刻し、そのデータを管理するためのシステムです。

従業員の個別の情報を管理できたり、勤怠に関連する申請や承認の機能を備えていたりするため、勤怠情報を一元的に管理することが可能になります。打刻データは自動集計され、リアルタイムにデータを管理できる点がメリットです。

また、紙のタイムカードよりも本人性を担保しやすく、ミスや不正のリスクを最小限に抑えられます。一方で導入コストがかかり、初期設定が複雑な点やシステムトラブルの対策については考慮しなければいけません。

メリット	デメリット
打刻用の機器と組み合わせて効率的に打刻データを管理できる	導入コストがかかる
勤怠情報や従業員情報を一元管理できる	システムトラブル時の対策が必要になる
リアルタイムに情報を管理できる	システムの信頼性は製品やベンダーに依存することになる
ミスや不正のリスクを最小限に抑えられる	利用方法には学習コストがかかる場合がある
打刻忘れや異常なデータに対する通知機能がある
長時間労働への警告機能がある
勤怠に関する承認・申請手続きがシステム上でできる
自動集計で正確な情報を給与計算に反映させられる

ICカード

勤怠管理システムを使った打刻方法はさまざまありますが、代表的なのがICカードによる打刻です。打刻の操作自体は前述のタイムカード同様にシンプルで、打刻機にカードをかざすだけで時刻を記録できます。

従業員が個々に自分のICカードを所持するため、他の従業員の打刻を勝手に行う不正も防げます。使用するICカードは、一般の交通系ICカードや電子マネーのカード、また、各企業の社員証などです。

Web打刻

近年増えてきているのが、クラウド型の勤怠管理システムを用いたWeb打刻です。従業員それぞれがパソコンやスマホ、タブレットでシステムにログインし、打刻画面で出勤・退勤、休憩時間を記録します。

インターネット環境があればどこからでも利用できるため、テレワークや直行・直帰、出張をする従業員がいても打刻しやすいのがメリットです。従業員はそれぞれが個別のID・パスワードでログインします。

その他

より本人性を高めたり、不正やミスを防いだりするために、ICカードやWeb打刻以外の方法も登場しています。例えば、顔認証や指紋認証といった生体認証を使った打刻では、本人以外による不正な打刻を徹底して防ぐことが可能です。

また、ビーコン端末やスマホのGPS機能を活用することで、オフィスに到着すると自動で打刻されるという方法もあります。退勤時もオフィスから離れると自動で記録されるため、本人性を担保するとともに、ミスも回避できます。

打刻忘れには注意が必要

タイムカードでも勤怠管理システムでも、打刻忘れという人為的なミスには注意する必要があります。打刻忘れの代表的な原因は、環境の不備や、従業員の打刻に対する意識不足などが挙げられます。

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打刻する場所や装置に問題がある

打刻する場所が従業員にとってアクセスしづらい場所では、打刻忘れのリスクが高まります。同じ空間でもどこに打刻用の端末を設置するかは、一見すると些細な問題ですが、打刻は毎日行われるため、長期的には大きな影響を及ぼします。

また、打刻のための入力・操作が煩雑であることも同様に打刻忘れにつながりやすくなります。従業員数に対して打刻用の端末が少ない場合も打刻忘れのリスクが高いです。

従業員が打刻の重要性を理解していない

企業によって異なりますが、通達・メールチェック・引継ぎ事項の確認・清掃など始業の際の作業は多くあり、その前の打刻は軽視されがちです。退勤時も同様で、急ぎの業務や重要な業務の後は打刻への意識が低くなります。

いずれも勤怠管理の重要性を理解し、日頃から意識できていれば防げる問題ですが、そのための説明や教育の機会が少なかったり、後回しにされたりしやすい点も見直さなければいけません。

打刻の軽視は、打刻忘れだけでなく、退勤の打刻をしてから仕事をする不正な残業にもつながりやすいため、特に注意が必要です。

テレワーク導入などで労働環境が変わった

テレワークなどによる労働環境の変化によって、打刻の習慣化が難しくなるケースもありまます。その原因として、そもそも在宅勤務者向けの打刻手段が整っていなかったり、システムへのアクセスが制限されてしまうことなどが挙げられます。

特に新たにテレワークを導入する企業の場合は、在宅向けの打刻手段やアクセス権限をどうするかなど事前に検討しておかなければいけません。

また、在宅環境では労働時間・休憩時間が柔軟になりやすい反面、自己管理をしっかり行わないと、労働時間の記録が不正確なものになりやすい点も気をつける必要があります。

打刻忘れの対策・対処法

前述の通り、打刻忘れにはさまざまな要因があります。ここからは打刻忘れの対策・対処法を解説します。対策を取る際には、どれか一つではなく、多角的な観点で取り組むと効果的です。

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タイムレコーダーなどを分かりやすい場所に設置する

タイムレコーダーや打刻用のパソコンなどの端末は、設置場所を工夫することで打刻忘れを軽減できます。例えば、出入口付近に設置すれば出社・退社のタイミングで従業員は打刻装置を目にすることになるため、自然と打刻のルーティン化もしやすくなります。

また、従業員によって出勤時間が異なる場合は、業務でよく使われる場所よりも、打刻専用のスペースを設けた方がいい可能性もあります。既に出社している従業員の業務を中断させることなく打刻ができて、業務効率の低下を防げるためです。

さらに、どの従業員からも見えやすい位置に打刻装置を設置することで、不正な打刻を監視する効果も生まれます。実際のスペースや企業のニーズを考慮しながら、効果的な設置場所を検討しましょう。

打刻が簡単なシステムを導入する

打刻の入力や操作が簡単なシステムを導入することも打刻忘れの軽減に寄与します。シンプルな画面・メニュー・ボタン配置など、ユーザーフレンドリーなインターフェースなら、操作方法の教育に時間を割かなくても、誰でも直感的に打刻ができます。

また、その都度操作をしなくても自動で打刻されるシステムがある他、出退勤時間の直前に通知を送る機能を備えたシステムなども便利です。テレワークや社外で始業する場合などは、モバイル対応の打刻システムでどこからでも勤務時間を記録できます。

加えて、打刻履歴を確認できる機能があると、打刻忘れに早期に気づいて、必要な申請手続きや承認も迅速に行えます。

従業員に打刻の重要性を周知する

従業員それぞれの打刻への意識を高めるためには、社内教育による周知徹底が重要です。勤怠管理の方針・規則・法的な要件・罰則などを含め、必要に応じてミーティングや社内メールなどの方法で定期的に発信することが理想的です。

また、労働基準法上、打刻の改ざんは使用者も労働者も罪に問われます。不正な記録による長時間労働では、労働契約法にも触れる可能性があり、使用者・労働者ともに法的要件は理解しておかなければいけません。

打刻を軽視する傾向が見られる場合は、コミュニケーションの強化を図る必要があります。単に法的な側面から指導するだけでなく、必要に応じて正確な給与計算や従業員の健康面など、さまざまな側面から打刻の重要性を周知させましょう。

打刻ルールを設定する

前述の従業員への周知に関連して、企業としての社内ポリシーや打刻ルールを明確にしておくことが大切です。特に打刻ルールに関しては、徹底できるように具体的で、かつわかりやすく可視化できることが求められます。

例えば、始業・終業時間ぴったりに打刻することは問題ではありませんが、実際の業務時間との差がある場合に、どのタイミングで打刻を行うのか、どの打刻方法を採用するのか、従業員が状況に応じてどの打刻方法を選択するべきかなどをルール化します。

また、打刻のミスがあった場合にどのような修正手続きが必要なのかも決めておきましょう。

ミスがあったらすみやかに訂正処理を行う

打刻忘れや打刻の入力・操作ミスがあった場合には、できるだけ早く訂正を行うのが理想的ですが、そのためにはミスを早期に発見できなければいけません。そのため、ミスを早期に発見するための方法についても検討しておくことが大切です。

例としては、勤怠管理の担当者が毎日打刻の確認を行う、あるいは従業員自身による確認を業務の一部として義務づける方法が考えられます。また、打刻忘れや異常な打刻を検知して通知する機能を持つシステムを導入するのも一つの選択です。

ミスの発見後は、必要な訂正手続きがスムーズに行えることも重要です。訂正の申請や承認がシステム上で行えると、管理者も従業員も手続きの負担が少なくて済みます。

適切な打刻・管理には勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムは、打刻管理の正確性を向上させられるだけではなく、勤怠情報を効率的に管理できるシステムです。適切な打刻・管理には、やはりタイムカードよりも勤怠管理システムがおすすめです。ここでは勤怠管理システム導入のメリットを詳しく解説します。

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勤務形態に合った打刻方法を選べる

いかに打刻の正確性を向上させるかは、どのような打刻方法を取り入れるかにも左右されます。従業員の勤務形態や会社のニーズ・ルールも踏まえて、最善の方法を選択しましょう。

勤怠管理システムなら、さまざまな打刻方法とシステムを連携させやすく、勤務形態に合わせて運用できます。

前述したように、例えば生体認証による打刻は不正のリスクを低減できます。モバイル端末との連携なら、社外からの打刻にも対応でき、GPS機能による不正防止対策も可能です。

集計業務が自動化される

勤怠管理システムでは、勤務時間・休憩時間・出勤日数・欠勤日数・遅刻や早退などのデータが自動集計されます。手作業による集計に比べて、ミスは起こりにくく、また計算にかかる労力や時間も大幅に削減可能です。

正確で効率的な勤怠管理は、勤怠情報に基づく給与計算業務の負担軽減にもつながります。従業員数が多い場合や、労務担当者が少ない場合は特に、このようなメリットを感じやすいでしょう。

打刻の異常を自動で検知できる

勤怠管理システムは、従業員の打刻データをわかりやすく可視化できるため、打刻ミスに気づきやすくなります。また、シフト管理と照合して、打刻忘れや異常な値に対して通知する機能が備わっているものもあります。

システムによっては、設定した労働時間を超えると警告を通知できるため、法律違反となる長時間労働を防ぐこともできます。

法改正に素早く対応できる

労働に関係する法律は改正されることも多く、勤怠管理においては法的要件を満たすべく、改正内容を把握して対応をしなければなりません。その点、勤怠管理システムの場合はベンダーが法的要件に適応した仕様に常に保ってくれるため、対応の手間が少なく済みます。

特に、クラウドベースの勤怠管理システムは自動的にアップデートされるため、管理者や従業員への負担は最小限に抑えられるでしょう。ただし、社内ルールを見直す必要性があるため、法改正で何が変わるのかについては知らなければなりません。

従業員の不正防止になる

勤怠管理システムによって、従業員の不正防止に役立つ効果に期待できます。さまざまなシステムがありますが、基本的には本人しか打刻できないように設計されているため、他の従業員の代わりに打刻する不正行為を防げます。

他にもGPSやIPアドレスのデータの活用によって従業員の実在性を確認したり、打刻履歴や修正の履歴を閲覧することによって、異常や規則違反を監視できます。

また、通知やリマインダー機能を備えている場合は、従業員に対して打刻を知らせることができ、打刻忘れも軽減できます。

勤怠管理システムの導入がおすすめな企業

勤怠管理システムの導入は、従業員数が多い企業や複数の事業所を持つ企業に特に効果的です。手作業での勤怠管理は人数が増えるほど煩雑になり、ミスも起こりやすくなるため、システム化による正確な管理が重要となります。

また、シフト制やフレックスタイム、テレワークなど、多様な勤務形態を採用している企業にも勤怠管理システムが役立ちます。複雑な勤務体系の管理には、システムによる自動計算が大きな助けとなるためです。

さらに、労働時間管理に課題を感じている企業は、システムの導入により、打刻漏れや不正、過重労働などのリスク軽減とコンプライアンス遵守の強化を期待できます。

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まとめ

打刻は従業員の正確な労働時間の記録のために必要な作業です。正確に打刻ができていない場合、不正確な給与支給・法律違反による罰則・従業員の健康被害などのリスクがあります。

打刻ミスや打刻忘れを防止するためには、勤怠管理システムで勤怠情報を効率的に管理するのが有効です。ルールの周知も徹底し、適切な勤怠管理を行いましょう。

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