インボイス対応には経費精算システムを活用｜機能・メリットを解説

2023年10月のインボイス制度開始により、経費精算の業務にも変更点が生じています。インボイス制度に対応した経費精算業務には、経費精算システムの導入がおすすめです。本記事では、インボイス制度による経費精算業務の変更点やシステム導入のメリットなどを解説します。

目次

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1. 経費精算システムならインボイス制度対応もスムーズ
2. そもそもインボイス制度とは
3. インボイス制度により必要となる経費精算業務
4. インボイス制度に対応した経費精算システムの機能
5. インボイス制度対応の経費精算システムを導入するメリット
6. インボイス制度に対応した経費精算システムの選び方
7. まとめ

経費精算システムならインボイス制度対応もスムーズ

2023年10月から、新しい仕入税額控除の仕組みとしてインボイス制度が開始されました。この制度の導入により、経理業務ではインボイス（適格請求書等）でのやり取りが必要になり、今までと業務内容に変更が生じたり、今までより多くの工数が発生したりしています。

そこで活用が推奨されるのが、経費精算システムです。従業員が一時的に経費を立て替える場合、経費精算システムを使うことでインボイス制度に則った精算処理がしやすくなります。

すでにインボイスで経費精算をしている企業も、これからインボイス制度対応を始める企業も、経費精算システムの活用を検討してみましょう。

そもそもインボイス制度とは

インボイス制度は、インボイス（適格請求書等）を用いることで消費税の仕入税額控除を適用する制度です。

一般消費者の元へ商品やサービスが届くまでには、生産・流通などの段階を踏まなければなりませんが、それぞれの段階で消費税が発生します。それによって消費税が二重にも三重にも課せられてしまうことを避けるために行われるのが、「仕入税額控除」です。

売り上げにかかった消費税から仕入れにかかった消費税を差し引くことで、必要な分だけの消費税を納付することができます。8％、10％と複数の消費税率が混在する中で、この控除を正しく適用するために、新たな書式の請求書等としてインボイスが誕生しました。

参考：インボイス制度について｜国税庁

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適格請求書・適格請求書発行事業者とは

前述の通り、インボイスとは「適格請求書等」のことであり、これを発行することで消費税を正しく申請・納付することができます。インボイス制度導入後に仕入税額控除の適用を受けるには、適格請求書等の発行・保存をしなければなりません。

適格請求書等には、従来の「区分記載請求書」に含まれる項目に、以下の項目を追加します。

1. 適格請求書発行事業者の名称及び登録番号
2. 適用税率
3. 税率ごとの消費税額

この適格請求書を発行するには、「適格請求書発行事業者」として登録する必要があります。登録するためには、税務署に「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出しなければなりません。

取引価格3万円未満の特例はなくなる

2023年9月30日までは「税込み3万円未満」の仕入れについては、領収書がなくても必要事項を帳簿に保存することで、仕入税額控除が認められる特例がありました。

2023年10月以降のインボイス制度導入後は「税込み3万円未満」の特例がなくなるため、仕入れ価格に関係なく、領収書などの証憑がないとその分の控除は受けられません。今後は従業員に税込み3万円未満であっても、必ず領収書をもらうように徹底しましょう。

ただし、税込み3万円未満の公共交通機関、例えばバスや鉄道などの旅客運送に関しては、インボイス制度導入後も必要事項を記載した「帳簿のみ保存」で控除が認められます。

期間限定の少額特例はある

以前のような3万円未満の特例はなくなりますが、事務負担の軽減措置として、2026年9月までは税込1万円未満の少額な仕入れについて帳簿の保存のみでも仕入税額控除ができるようになっています。

基準期間（その事業年度の前々事業年度）における課税売上高が1億円以下、または特定期間（前事業年度の開始日以後6か月間）における課税売上高が5千万円以下の事業者が、適用対象者です。一定の事項を記載した帳簿があれば、インボイスなしでも控除ができます。

参考：少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置の概要）の概要｜国税庁

免税事業者からはインボイスをもらえない

1つ注意しておきたいのが、免税事業者はインボイス（適格請求書）を発行できないため、経費計上できない点です。課税売上が1,000万未満の事業者で適格請求発行事業者の登録をしていない事業者は「免税事業者」になります。

適格請求書発行事業者になるには課税事業者であることが前提となるため、免税事業者のままではインボイスの発行ができず、買い手が消費税相当額の負担をしなければいけません。

取引相手が「免税事業者」か「適格請求発行事業者」かによって経費計上のしかたが変わるため、注意が必要です。免税事業者がインボイスを発行したい場合、登録によって課税事業者になることが求められます。

免税事業者からの仕入れについての経過措置

インボイス制度実施後は、適格請求書発行事業者以外から行った仕入れで仕入税額控除は認められません。しかし、激変緩和の観点から数年間の経過措置が設けられています。以下のように、インボイスなしでの仕入税額控除は段階的に縮小されていきます。

期間	控除できる割合
令和5年10月1日から令和8年9月30日まで	仕入税額相当額の80％
令和8年10月1日から令和10年9月30日まで	仕入税額相当額の70％
令和8年10月1日から令和11年9月30日まで	仕入税額相当額の50％
令和12年10月1日から令和13年9月30日まで	仕入税額相当額の30％

参考：５ 経過措置 （免税事業者等からの仕入れに係る経過措置） 【答】 適格請求書等保存方

インボイス制度により必要となる経費精算業務

インボイス制度の導入により、特にインボイスを受け取る側の経費精算業務の負担は大きくなります。以下のような業務が必要になることを踏まえて、インボイス制度に対応するための社内の体制作りが必要です。

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取引先が適格請求書発行業者か確認

インボイス（適格請求書）の受け取り手は、取引先企業が本当に適格請求書発行業者として登録されているかを確認しなければなりません。

売り手となる事業者は適格請求書発行事業者になる際に、登録番号が発行されます。登録番号とは「T」＋法人番号（数字13桁）、個人事業者や人格のない社団等は 「T」＋数字13桁の番号です。

法人であれば、法人番号を「適格請求書発行事業者発公表サイト」で検索し、「検索結果一覧」に表示されれば、適格請求書発行事業者であると確認できます。相手が個人事業主などの場合は、直接確認したほうが良いでしょう。

参考：国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト

請求書がインボイス制度の要件を満たしているか確認

インボイス制度導入後は請求書を受け取った後、インボイスに対応済みか未対応かで請求書を分けて管理します。

消費税の計算は、取引先がインボイスに対応している場合は今までと変わりません。しかし、インボイスに対応していない免税事業者の場合は請求書を分けて管理することが必要です。控除の対象となる請求書と、対象とならない請求書が混ざらないようにしましょう。

なお、前述したように、免税事業者との取引は3年間の経過措置があるため、その点で異なる計算が必要となることも留意しておきましょう。

インボイスでなければ経費にできないわけではない

請求書や領収書はインボイス対応のものとそうでないもので分けて処理しなければなりませんが、インボイス対応の請求書等でなければ経費として計上できないわけではありません。

経費であるかどうかは「事業に必要な費用であるか」が基準となるため、インボイス対応の書類がなくても経費にはなります。インボイス未対応の請求書や領収書の場合は、支払いの際に生じた消費税分が控除されず、税金負担が大きくなる形です。

負担が大きくなるからと言って、従業員からインボイス未対応の領収書を受け取らず、経費精算できないという対応を取ることは間違いですので、注意しましょう。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の施行により、請求書などをデータでやり取りする電子取引では、紙での保存が認められなくなり、電子保存が義務化されました。そのため、適格請求書も電子帳票保存の対応をしなければいけません。

保存方法は、自社の共有フォルダへの保管も可能ですが、すぐにデータを抽出できるようにしておきましょう。例えば「日付・取引先企業名・金額」などで検索が可能な状態に保存しておかなければなりません。

また、データは膨大になるため、社内のサーバーに余裕があるかなども確認が必要でしょう。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

適格請求書が必要・不要な経費の把握

経費精算に適格請求書が必要となる一方で、なかには特例として適格請求書不要の項目も存在します。金額にかかわらず領収書を保管するという原則は守りつつ、例外もあることを確認しましょう。

適格請求書が必要	適格請求書が不要
航空機、タクシー	バス、鉄道、船舶 （3万円未満の場合）
高速道路、駐車場	出張旅費
接待費、消耗費	自動販売機 （3万円未満の場合）

航空機・タクシーは金額に関わらずインボイスが必要

公共交通機関といえど、航空機やタクシーの場合は、運賃が3万円未満の場合でも適格請求書が必要です。他の交通機関と混同しないよう注意しましょう。

高速道路や駐車場のインボイス対応について

高速道路や駐車場の利用料金に関しては、適格簡易請求書の発行が認められるなどインボイスへの対応がなされています。正しい経費精算手順は以下の記事で解説しています。

バス・鉄道・船舶の運賃についての注意点

バスなどの運賃については、3万円未満であれば「公共交通機関特例」が適用されるため、適格請求書の保存が不要です。ただし、公共交通機関特例は切符1枚ごとの金額ではなく、1回の取引分で判断されます。

例えば上司と部下2人で出張に行った場合、一人分の運賃が2万円だったとしても、2人分をまとめて4万円の運賃が発生したと判断されるため、適格請求書は必要になります。また、荷物の預かり料などは対象外となるため注意しましょう。

出張旅費には「出張旅費特例」が適用される

社員に支給する出張旅費・宿泊費・日当など、出張に通常必要とされる部分については、課税仕入れに該当するとみなされるため、「出張旅費特例」により適格請求書が不要となります。

一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められますが、企業ごとの出張旅費規定なども併せて確認しましょう。

インボイス制度に対応した経費精算システムの機能

経費精算システムを活用することでインボイス制度が楽になるといっても、実際にどのようなことができるのかイメージができない方もいるでしょう。ここからは、インボイス制度対応の経費精算システムの具体的な機能について解説していきます。

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適格請求書の作成・保存機能

経費精算システムで適格請求書の作成を行うと、適格請求書に必要な項目を自動で作成できます。記入項目の増えた「登録番号」「税抜価格または税込価額を税率ごとに区分した合計額および適用税率」「税率ごとの消費税額等」についても追加可能です。

さらに、保存機能が備わっているため、紙に印刷する手間や保管場所も必要ありません。適格請求書の作成・保存機能によって、手書きで作成する手間が省ける他、記入漏れや税率の計算間違い、保管の手間もなくなります。

領収書・請求書読み取り機能

領収書・請求書読み取り機能（OCR機能）が備わっている経費精算システムであれば、スマホで読み取るだけで経費精算申請書の作成が可能です。撮影内容をそのままデータ化できるので、申請者による入力ミスや、領収書の添付漏れといった人的エラーを低減できます。

手動で領収書や請求書の詳細を入力する代わりに、システムが自動的に必要情報を抽出して入力してくれます。軽減税率が適用された領収書では、軽減税率の対象か否かを自動で判断して「8%」と「10%」の項目を別々に登録できます。

経理担当の差し戻しや保管管理の工数が低減できるうえ、バックアップを取っておけば紛失や消失のリスクもなくなります。

自動チェック・仕分け機能

経費清算システムは、適格請求書発行事業者への登録の有無を確認したり、請求書がインボイスの要件を満たしているかをチェックしたりできます。そのうえで自動で仕分けを行ってくれるため、人による作業を省けるだけでなく、人的ミスがなくなります。

人間の目ではどうしても穴が出てしまうチェック作業も、システムに任せれば漏れなく確実に実行可能です。経理担当者の負担を大幅に減らせます。

取引先に応じた消費税計算機能

消費税計算機能は取引先に応じて、自動的に消費税計算を行ってくれる機能です。経理担当者が1つ1つ消費税の計算をする必要がなくなるので、単純なミスが減って作業の効率アップが期待できます。

インボイス制度対応の経費精算システムを導入するメリット

インボイス制度に対応した経費精算システムの導入には大きなメリットがあります。インボイス対応の効率化だけでなく、電子帳簿保存法への対応も実現可能です。

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経費精算業務の効率化・業務負担軽減

インボイス制度に対応した経費精算システムを導入すれば、適格請求書の作成や領収書の読み取り、自動チェック機能などにより、経費精算業務を大幅に効率化できます。

また、人が作業するよりもシステムに任せた方が、ミスや見落としが少なくなることは間違いありません。

さらに、経理部門以外からの問い合わせ対応など、人でしかできない業務も増える可能性があります。経費精算システム導入により、人がやらなくて済む作業はシステムに任せることができるため、経理の業務負担が軽減され、他の作業に集中できます。

電子帳簿保存法にも対応可能

電子帳簿保存法とは帳簿・領収書・請求書といった書類を保存する際、処理の負担を軽減するため電子データで保存することを認める法律です。

電子データで保存する際は、電子帳簿保存法に定められた形で保存する必要がありますが、ほとんどの経費精算システムは、この電子帳簿保存法にも対応しています。

そのため、インボイスに対応した経費精算システムを導入すれば、適格請求書を楽に作成できることはもちろん、電子帳簿保存法を遵守して帳簿や領収書などのデータを正しく保管できます。

インボイス制度に対応した経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているかどうかはもちろん、以下のようなポイントもチェックして選ぶのがおすすめです。

1. 既存システムと連携できるか
2. 誰でも簡単に操作できるか
3. 導入コストは適正か
4. サポート体制は充実しているか

経費精算システムは、会計ソフトや給与計算システムなどと連携することで、より経理業務を効率化できます。導入時は、既存のシステムと連携できるかを確認しましょう。

また、多くの社員が日々使用するものであるため、操作性も重要なポイントです。UIは見やすいか、誰でも使いやすいかを比較します。加えて、操作に迷った際やトラブル発生時に充実したサポートが受けられると安心です。

インボイス制度に対応した経費精算システムのおすすめ

まとめ

インボイス制度の導入により、経費精算担当者の負担はかなり大きくなると予想されます。インボイス対応の経費精算システムを利用することで、業務負担の軽減や仕事の効率化を実現することができるでしょう。

経費精算システムを導入する際は、インボイス制度について社内でも理解を深めたうえで、自社に合ったシステムを選びましょう。

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