クラウド会計とは？導入のメリット・デメリット、選び方を解説

クラウド会計とは、インターネット上でデータを保存・管理できる会計ソフトです。いつでもどこでも操作でき、銀行のWebサービスなどとの連携によって業務を大幅に効率化できます。この記事では、クラウド会計のメリット・デメリットや選び方、導入時の注意点などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. クラウド会計とは
2. インストール型の会計ソフトとの比較
3. クラウド会計のメリット
4. クラウド会計のデメリット
5. クラウド会計の導入がおすすめの事業者
6. クラウド会計の選び方
7. クラウド会計導入の注意点
8. まとめ

クラウド会計とは

クラウド会計（クラウド会計ソフト）とは、インターネットを通じて提供されるオンラインの会計ソフトウェアのことです。

従来の会計ソフトとは異なり、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする必要がなく、開発元が提供するクラウド上のサーバーでデータを管理・処理します。

このような仕組みによって、利用者はWebブラウザを通じていつでもどこでも会計データにアクセスが可能です。また、セキュリティ対策やバックアップがベンダーによって行われるという点でも、手軽で柔軟な会計ソリューションとして利用されています。

インストール型の会計ソフトとの比較

クラウド型の会計ソフトはインターネットを介して動作するため、端末ごとのインストールが不要で、複数人でのアクセスや異なる端末からのアクセスも可能です。初期費用は比較的低コストで、小規模事業者、個人事業主やフリーランスにも向いているといえるでしょう。

一方、インストール型はソフトを端末ごとにインストールするため、インターネットに接続しない環境でも使えます。初期費用が高い傾向にありますが、買い切り型のため月額の料金はかかりません。

	クラウド型	インストール型
対応OS	OS問わず利用可	ソフトによって異なる
インストール	不要	必要
ネット環境	必要	不要
使えるデバイス	PC・タブレット・スマートフォン	PC
料金形態	月額制／年額制	パッケージ購入／ダウンロード購入
法制度改正への対応	自動でアップデートされる	アップデートの作業が必要

クラウド会計のメリット

クラウド会計のメリットはさまざまあり、導入することで業務効率と生産性の向上が期待できます。ここでは、クラウド会計のメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

OSに関係なく使える

従来のインストール型のソフトは、Windowsでしか動作しない場合が多かったのに対し、クラウド型は、インターネット環境とWebブラウザさえあれば、WindowsやMacなどさまざまなOSで利用できます。

この柔軟性により、異なるOSを使用している従業員同士でも、同じシステムを利用してデータを共有し、スムーズなコミュニケーションと効率的な業務が可能となります。さらに、外出先や自宅からもアクセスできるため、作業の自由度が高まります。

業務の自動化・効率化がかなう

クラウド会計を導入すると、自動化できる作業も多いです。例えば、銀行口座やクレジットカードからデータを連携させれば、収支や勘定科目の入力が自動的に行われます。自動仕訳機能を活用することで、経理担当者は煩雑な仕訳作業を手動で行う必要がなくなります。

また、取引データなどがリアルタイムで自動的に可視化されることにより、経理担当者は現在の経済状況を把握しやすくなり、迅速な意思決定や分析が可能となります。このように、経理業務における生産性向上やヒューマンエラーの軽減に繋がる点がメリットです。

クラウド会計の便利な機能

クラウド会計には、経理業務を効率化する便利な機能が備えられています。以下の表で便利機能を解説していますので、参考にしてください。

機能	内容
ネットバンキング・クレジットカードとの自動連携	銀行・クレカと連携し、取引を自動取り込み
領収書・レシートのスキャン	領収書・レシートをスキャンし、自動でデータ化・管理
請求書作成	自動で請求書を生成・管理
売上・経費のレポート	自動集計・分析で経営判断をサポート
関連ツールとの連携	給与計算ソフトや経費精算システムなどからデータを自動取り込み

どこからでもアクセスできる

クラウド会計は、インターネット環境さえあればPCやスマホ、タブレットなどデバイスを問わず、どこからでもアクセスできます。オンライン上にデータが保存されているため、事務所や外出先など、どこにいても必要な情報にアクセス可能です。

また、複数人で利用できるため、チーム内でリアルタイムに情報を共有・更新しながら、効率的な作業が可能です。データの同期も自動的に行われるため、常に最新の情報を取り扱うことができます。

簿記知識に乏しくても使いやすい

クラウド会計ソフトは、使いやすいインターフェースや自動入力機能を備えているため、簿記に詳しくない人でも使いやすいです。取引データは自動的に取り込まれ、仕訳は自動で生成されるため、貸方や借方などの概念を詳しく理解していなくても帳簿を管理できます。

これにより、経理の業務を非簿記担当者でも効率的に処理でき、誤りやミスのリスクを大幅に軽減します。企業は簿記の専門知識に依存せずに、クラウド会計を活用して正確な会計業務を行うことが可能です。

税理士とのデータ共有が容易

クラウド会計ソフトでは、インターネット上でデータが一元管理されているため、担当者以外の従業員や税理士とも共有が簡単にできます。

データへのアクセス権限を設定すれば、必要な情報だけを共有できるため、セキュリティが確保されながらも、効率的なデータの共有が可能です。

税理士は、リアルタイムで企業の経理データを閲覧できるため、経理業務の効率化や税務申告をスムーズに行えます。これにより、企業と税理士とのコミュニケーションも円滑になり、正確かつ迅速な経理業務ができます。

自動でバージョンアップされる

クラウド会計ソフトは、インターネット上で提供されているため、ベンダーが税制改正や機能強化に必要なバージョンアップを自動的に行います。ユーザーは手動でアップデートをする必要がなく、常に最新のバージョンを利用可能です。

これにより、法改正にも迅速に対応でき、最新の機能やセキュリティ対策が常に提供されます。ユーザーはアップデート作業の手間を削減し、システムの運用と経理業務の効率化に集中できます。

e-Taxでの手続きが簡単

クラウド会計ソフトではオンライン上でデータが一元管理されるため、必要な情報を簡単に抽出できます。e-Taxに必要な帳票やデータもクラウド会計ソフトから直接ダウンロードでき、確定申告書の作成や提出もスムーズです。

手作業でのデータ入力や複雑な作業を減らせるため、ヒューマンエラーや時間のロスを最小限に抑え、確定申告のプロセスを効率化できます。これにより、税務申告も正確に行えるようになり、担当者の負担も軽減されます。

参考：e-Taxについて知る｜国税庁

データ紛失リスクが低い

クラウド会計ソフトでは、会計データはベンダー側のクラウドサーバーに保存されます。このサーバーは高度なセキュリティ対策が施されており、データの保護が徹底されています。

また、定期的に自動でバックアップが行われるため、万が一のデータ紛失やシステム障害時にもデータが安全に保持されます。そのため、従来の会計ソフトよりもデータ紛失のリスクが低くなり、安心して会計業務を運用できます。

クラウド会計のデメリット

クラウド会計は、便利な機能やセキュリティ強化などのメリットがある一方で、いくつかの課題も存在します。クラウド会計を導入する際には、以下のデメリットを事前に把握しておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

インターネットがないと使えない

クラウド会計はデータがクラウドサーバーに保存されるため、常時インターネットに接続されていないと利用できません。場所や環境によっては、インターネット接続が不安定な場合があり、作業の遅延や中断が生じる可能性があります。

また、オフラインでの操作ができないため、インターネットにアクセスできない場所ではデータの確認や入力が制限されることも考慮しておきましょう。

固定費がかかる

クラウド会計は、導入費用が抑えられるケースが多いですが、サービスの利用には月額もしくは年額の料金が必要となります。これはオンライン上でデータを管理し、サーバーにアクセスするためのインフラやセキュリティ対策などを提供元が維持・管理するためです。

従来の買い切り型の会計ソフトよりも長期的な利用を考えると総費用は高くなることもあるため、事業の規模やニーズに応じてコストを検討する必要があります。

クラウド会計の料金相場

クラウド会計ソフトの利用料金は機能や利用人数によって変動しますが、相場としては月額2,000〜5,000円程度です。月額で支払える場合もあれば、年間プランしか用意されていないケース、年間契約で割安になるケースもあります。

また、初年度の利用料を無料にしているサービスであれば、1年間テスト導入が可能です。いずれにしても、機能や利用者数が増えればランニングコストはかさみます。会計ソフトは長期的な利用が前提となるため、将来的な規模拡張も見越して予算を組みましょう。

通信環境に操作性が左右される

インターネットを介してデータにアクセスするため、オフラインの会計ソフトよりも操作にタイムラグが発生し、応答速度が低下することがあります。インターネット回線の速度や安定性によっては、作業のストレスを感じる可能性もあるでしょう。

また、ネットワークの障害やメンテナンス時にはアクセスできなくなるリスクも考慮する必要があります。操作性や応答速度はサービス提供元によっても異なるので、サービスごとの評価やレビューなども参考にすると良いでしょう。

データ消失や流出の危険性はゼロではない

クラウド会計ソフトでは企業にとって重要なデータを扱うこともあり、セキュリティ対策が強固なベンダーが多いものの、完全なセキュリティは保証されません。

ハッキングやサーバーの障害、人為的ミスなどが原因でデータが消失する可能性や、悪意ある第三者によってデータが流出するリスクもゼロではないでしょう。

重要な会計データがクラウド上に保存されるため、信頼性のあるベンダーの選定やデータバックアップの実施、アクセス権の管理などの対策が必要です。そして、ユーザー自身もセキュリティ意識を高め、パスワードの強化などの対策を行うことが重要です。

クラウド会計の導入がおすすめの事業者

クラウド会計ソフトは、特に経理業務の自動化・効率化を推し進めたい企業や、社内のデジタル化を進めたい企業に向いています。

1. 作業を自動化して工数を減らしたい
2. 少ない人数でもスムーズに業務を回したい
3. 複数の担当者で同時に作業したい
4. オンラインでの取引が多い
5. 会計データをリアルタイムで社内や税理士に共有したい
6. 経理担当者がリモートワークできるようにしたい

また、クラウド会計ソフトは初心者でも扱いやすく、プランにも柔軟性があるので、小規模事業者や個人事業主などで専門知識を持った人材がいない場合、高額な予算を準備できない場合などにもおすすめです。

クラウド会計の選び方

クラウド会計には多数の製品があるため、適切なサービスを選ぶことが重要です。まずは自社の業務ニーズを明確にして、多角的な観点から比較しましょう。ここでは、クラウド会計の選び方について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

必要な取引の自動同期ができるか

クラウド会計を選ぶ上で、必要な取引の自動同期ができるかは重要なポイントです。銀行口座・クレジットカード・電子マネー・POSなどの取引データが自動的に同期されることで、手作業によるデータ入力が不要になります。

これにより、経理の手間や時間を大幅に削減できます。また、自動同期によって正確性が向上し、入力ミスや請求漏れを防止できます。効率的なデータ管理とリアルタイムな情報更新は、経営判断にもプラスとなり、大幅な業務効率化に繋がります。

取引データの自動取り込みができるサービスの種類はソフトによって異なるため、あらかじめ公式サイトなどで対応しているサービスを確認しておきましょう。

自社の経理に必要な機能があるか

会計だけでなく、見積書・納品書・請求書作成機能など、自社のビジネスに必要な機能が搭載されているかをチェックしておきましょう。経理作業の効率化やビジネスの成長に適した機能を選ぶことが、自社に合うクラウド会計ソフトを選ぶポイントです。

また、追加料金が必要な場合もあるため、全体のコストと機能のバランスを把握しておくことも大切です。複数のユーザーが利用する場合は、ユーザー数に応じた料金体系も確認しておくと良いでしょう。

他のシステムと連携できるか

クラウド会計の選び方として、他のシステムとの連携性も重要なポイントです。例えば、人事労務システムとの連携が可能であれば、給与計算がスムーズになります。社員の給与情報が自動的に経理システムに反映され、手動の入力作業やデータの二重管理を避けられます。

他にも、POSシステムや在庫管理システムと連携すれば、売上データや在庫情報を自動的に会計ソフトに反映させることができ、経理作業を簡素化できます。すでに使っているシステムや導入予定のシステムと連携できるかどうかを確認しておくべきでしょう。

操作性・画面の見やすさ

使いやすいインターフェースか、直感的な操作ができるかも確認しましょう。情報の整理やグラフ表示など、視覚的に理解しやすいデザインであることも重要です。ユーザビリティを重視した最適なクラウド会計ソフトを選択しましょう。

公式サイトや資料で確認するだけでなく、無料お試し期間を利用して、実際にソフトウェアを試用することをおすすめします。自社の業務ニーズに適した会計ソフトかどうかを実際に体験し、判断することができます。

サポート体制は充実しているか

操作方法がわからない場合やトラブルが発生した際、迅速に問い合わせに対応してくれるかを確認しておきましょう。特に、電話対応が可能なサポートは、即時に問題解決ができる利点があります。

一方、チャットやメールのみのサポートでは対応に時間がかかることがあります。ユーザーのニーズに合った迅速で効果的なサポート体制を選択し、安心してクラウド会計を利用できるようにしましょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

電子帳簿保存法に対応しているかも重要なポイントです。電子帳簿保存法に対応していれば、法的要件を満たした状態で書類のデータ保存が可能になります。また、会計ソフトの中には紙の書類をスキャンして保存できる機能を持つものもあります。

加えて、インボイス制度への対応可否も確認しておきましょう。インボイス制度に対応したクラウド会計ソフトなら、適切な形式で請求書の発行・管理ができます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：インボイス制度とは｜国税庁

顧問税理士が対応しているか

税理士は、それぞれ使っているソフトウェアが異なり、一部のクラウド会計ソフトに対応していない場合もあります。また、税理士自体がクラウド環境に慣れていない場合や、共有やデータのやり取りがスムーズにできないことも考えられます。

顧問税理士との連携が重要な場合は、事前に相互の対応ソフトやクラウド環境について確認し、円滑なコミュニケーションとデータ共有ができるクラウド会計ソフトを選ぶことが大切です。

クラウド会計導入の注意点

ここでは、クラウド会計導入の注意点について解説します。これらの注意点に留意することで、クラウド会計導入のリスクを最小限に抑え、効果的に会計業務を運用することができます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

インターネット環境の整備が必要

クラウド会計ソフトはオンライン上で使用する仕組みのため、安定したインターネット環境が必須です。回線が不安定だと、前述のように操作中に遅延が起こることもあり、業務に支障をきたす可能性があります。

特に月末や決算期など迅速に処理したい時に入力がスムーズにできないと、生産性が大きく下がってしまいます。クラウド会計ソフトを導入する際は、ソフト契約の前に十分な速度のインターネット回線を準備しておきましょう。

データ移行や初期設定の工数を考慮しておく

すでにインストール型の会計ソフトやExcelなどで会計データを管理している場合、クラウド会計の導入に伴ってデータ移行作業が必要になります。また、既存の会計データがあるかどうかに関わらず、勘定科目の設定や銀行口座の登録など初期設定が必要です。

会計データが大きく複雑な場合や、会計業務の知識が乏しい場合などは、ベンダーのサポートを受けながら移行を進めなければならないこともあるでしょう。時間がかかるケースも考えられるため、予定している運用開始日から逆算して計画的に準備を進めることが重要です。

操作できる従業員は限定する

クラウド会計を導入する際は、操作できる従業員を限定することが重要です。特に複数人で管理する場合は、閲覧権限を持つ社員と編集権限を持つ社員を分けることが望ましいでしょう。

閲覧権限を持つ社員は、会計データの閲覧は可能ですが、編集はできないため、情報の漏洩や誤った操作のリスクを軽減できます。この権限を経理担当などの関係者のみに与えることで、セキュリティ性を確保した運営が可能です。

一方、編集権限を持つ社員は、データの入力や修正ができますが、データの重要性を理解し、慎重に操作する必要があります。編集権限を持つ社員は、信頼性のある経理担当や管理者に限定し、データの精度と安全性を確保しましょう。

このように、操作に関与する従業員の範囲を適切に制限することで、データの漏洩や不正な操作を未然に防ぐことができます。

まとめ

クラウド会計ソフトは、OSや場所を選ばず利用でき、経理業務を効率化する便利なツールです。税理士とのデータ共有も簡単で、自動バージョンアップによって法改正にも対応しやすいです。

一方、インターネットなしでは使用できない、固定費がかかるなどのデメリットもあります。導入する際は、機能や他のシステムとの連携性・操作性などを確認して利用するサービスを選定し、通信環境を整備したうえで運用を始めることが重要です。

本記事を参考にそれぞれのニーズに合う最適なソフトを選び、会計業務をスムーズに進めましょう。