経理のクラウド化とは｜注目される理由・メリットデメリットを解説

IT化が進み、クラウド型会計ソフトを利用した経理業務のクラウド化が注目されています。本記事では、経理業務のクラウド化が注目される理由やおすすめの企業、クラウド型会計ソフトを導入するメリット・デメリット、クラウド型会計ソフトの選び方などを解説します。

目次

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1. 経理業務のクラウド化とは
2. 経理業務のクラウド化が注目される背景
3. 経理業務のクラウド化がおすすめな企業
4. 経理業務のクラウド化が失敗する理由と対策
5. クラウド型会計ソフトのメリット
6. クラウド型会計ソフトのデメリット
7. クラウド型会計ソフトの選び方
8. まとめ

経理業務のクラウド化とは

会計ソフトには、インストール型とクラウド型の2種類があります。インストール型は自社のサーバーにソフトをインストールして利用するのに対し、クラウド型はサービス提供会社のサーバーにある会計ソフトをインターネット経由で利用します。

つまり、インターネット環境があれば、場所や時間に左右されないのがクラウド型のメリットです。例えば、クラウド化によって、在宅勤務・モバイルワーク・サードプレイスオフィス勤務などの柔軟な働き方ができるようになります。

そのため、すでにインストール型を導入している企業でも、クラウド型に移行しているケースが増えているのが実情です。

経理業務のクラウド化が注目される背景

経理業務のクラウド化が進む要因は、ビジネス環境の急速な変化だけでなく、政府の方針も関係しています。2018年に政府は「政府情報システムにおけるクラウドサービスの利用に係る基本方針」を示しました。

方針には、コスト削減・迅速な整備・災害対策・テレワーク環境などの実現が明記され、民間企業にも当てはまる部分が多いです。そして、2019年施行の「働き方改革関連法」では、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得が義務化されました。

これらに対応するため、各企業はITを活用した業務効率化を図るようになり、経理業務のクラウド化も1つの対策です。従来の経理業務では、精算書や請求書・領収書・預金通帳などのデータを手作業でソフトに入力していました。

しかし、アナログな作業はミスや不正のリスクが高く、多くの作業時間と人的コストがかかるのが課題です。そこで、IT技術を活用した経理業務のクラウド化が注目されました。

経理業務のクラウド化でデータを可視化し、経理業務の効率化が図れるだけでなく、作業ミスや不正行為の防止、内部統制の強化にもつながります。また、リモートワークの増加や働き方改革などへの対応も普及の要因です。

参考：政府情報システムにおけるクラウドサービスの利用に係る基本方針

参考：働き方改革特設サイト｜厚生労働省

経理業務のクラウド化がおすすめな企業

経理業務をクラウド化することで、自動連携によって入力作業の時間削減やミスの防止につながります。特に、経理業務のクラウド化は、以下のような企業におすすめです。

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インターネットバンキングやクレジットカードを利用している企業

多くのクラウド型の会計ソフトは、ネットバンキングやクレジットカードの入出金データを自動的に取り込んで仕訳する機能を搭載しています。従来の方法のようにPCと書類を見比べる必要がなく、入出金履歴をクラウドを活用して自動で取り込めます。

自動連携を行うことで仕訳の入力作業が大幅に減り、人的ミスの防止が可能です。学習機能を搭載しているものも多く、勘定科目や仕訳の指定・登録が行えます。また、業務効率化によって他のコア業務に注力できるため、人員が少ない場合にもおすすめです。

データ確認を簡素化したい企業

経理業務のクラウド化により、散らばっていた情報が一元管理しやすくなるのも特徴です。クラウドサーバー上でデータを管理しているため、経理業務システムに蓄積されたデータは簡単に集計できます。

経理担当者が複数いる場合や管理者が不在のときでも確認しやすいです。また、データはリアルタイムで集計され、正しい情報を素早く確かめられます。

さらに、経理担当者だけでなく、「利益・売上・経費・資産データ」などをリアルタイムで確認したい経営者にもおすすめです。迅速な経営戦略を練りたい企業には大きな導入効果が期待できます。

専門知識を持つ社員がいない企業

クラウド型のシステムは、誰でも操作しやすいように設計されているものが多く、IT初心者が多い企業にも向いています。複雑な操作が不要であり、簿記や会計の専門知識を持つ人が少ない企業でも利用しやすいです。

あらかじめ、勘定科目や定常的な仕訳を登録しておくことで、人的なミスを減らしつつ生産性を上げられます。加えて、サポート体制が整っているサービスが多いのもポイントです。

動画を使った操作方法の解説や会計用語の説明を提供しているサービスもあるため、社員の知識レベルに合わせてサポート体制も確認しましょう。

経理業務のクラウド化が失敗する理由と対策

経理業務のクラウド化は効率化や可視化に役立ちますが、導入しただけで成果が出るわけではありません。「思ったほど業務が楽にならない」「現場に定着しない」といった失敗につながるケースも想定されます。

ここでは、経理業務のクラウド化でつまずきやすいポイントと、その具体的な対策を解説します。

現場運用を考慮せずに導入してしまう

クラウド化の失敗要因として多いのが、現場の業務実態を十分に把握しないまま導入を進めてしまうケースです。特に、経理担当者だけでシステム選定を行い、実際に利用する他部門の業務フローが考慮されていない場合、運用段階で混乱が生じやすくなります。

例えば、営業部門が従来どおり紙の領収書を提出し続ける運用のままでは、クラウド化しても経理側での手入力作業が残り、効率化につながりません。また、承認フローが曖昧なままでは差し戻しや確認作業が増え、かえって工数が増加することもあります。

対策としては、導入前に業務フローを可視化し、関係部門を含めた運用設計を行うことが重要です。誰が・どのタイミングで・どのようにデータを扱うのかを整理し、クラウド前提の業務へと再設計することで、スムーズな定着につなげられます。

導入後の運用ルールや定着に向けた施策が不足している

クラウド型のシステムは導入したら終わりではなく、運用を定着させることで効果を発揮します。しかし、実際には導入後のフォローが不十分で現場に浸透しないケースも多く見られます。

例えば、操作方法の理解不足による入力ミスや、部門ごとに異なる運用ルールのまま利用されることでデータの整合性が取れなくなるといった問題です。一部の担当者しか使いこなせない状態では属人化が解消されず、クラウド化のメリットが活かされません。

運用を定着させるには、社内ルールの明文化と継続的な教育・フォロー体制の構築が必要です。具体的には、操作マニュアルの整備、定期的な研修の実施、問い合わせ対応窓口の設置などを行い、利用状況を定期的に確認して運用の改善を図りましょう。

クラウド型会計ソフトのメリット

クラウド型会計ソフトの導入には、企業側と従業員側の双方にとってさまざまなメリットがあります。ここでは、クラウド型会計ソフトのメリットについて解説します。

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場所を選ばす操作できる

クラウド型会計ソフトはインターネットを通して利用できるため、インターネット環境があればいつでもどこでも操作可能です。タブレットやスマートフォンなどでも操作が行え、データの確認・入力のためだけに会社に戻る必要がなくなります。

クラウド型会計ソフトの導入は、テレワーク・在宅勤務などの柔軟な働き方を可能にし、働き方改革の推進にも役立ちます。

法改正に対応できる

インボイス制度のような税に関する法改正があった場合、会計ソフトを対応させる必要があります。インストール型では自社でのアップデートや再購入が必要となりますが、クラウド型ではサービス提供会社が対応するため、手間と経済的な負担を省けます。

また、クラウド型会計ソフトなら、最新OSやセキュリティ対策などの細かなアップデートも提供会社が行い、常に最新版のソフトを利用できます。一方、インストール型は自社でのコスト負担が発生します。

参考：インボイス制度について｜国税庁

バックアップの手間が省ける

電子データは常に破損する危険性があり、データのバックアップが必要です。インストール型では自社でバックアップを取りますが、クラウド型はサービス提供会社が随時バックアップを取っているため、作業の手間が省けます。

クラウドサーバーは災害時にもデータが失われないように、バックアップ体制がしっかりと整えられているものがほとんどです。万が一自社が災害に遭った場合でも、システムとデータはサービス提供会社に残っているため、早期の業務再開が可能です。

他のシステムと連携できる

クラウド会計ソフトの中には、さまざまなサービスと連携できる製品もあります。例えば、クラウド型のPOSレジと連携することで、POSレジに蓄積される売上データを会計ソフトに反映できます。

また、POSレジとの連携によってリアルタイムで在庫情報の把握が可能です。売上の計上もしやすくなり、売上管理を大幅に削減できます。

情報の反映や仕訳が簡単に行える

会計ソフトの中には、金融機関やクレジットカード会社の取引明細を取り込むと同時に、自動仕訳を行ってソフトに反映してくれるものがあります。入力作業の手間を大幅に省きつつ、ミスのない入力ができます。

また、 入力された情報は連携しているシステムにリアルタイムで反映されます。さらに、データの可視化により、経理以外の分野においても有効なデータ活用が可能です。

リアルタイムで経営状況を把握できる

会計ソフトで入力された情報はすぐにシステムに反映され、会計帳票などを確認できます。そのため、手作業で会計処理を行う際によくある税理士の帳票作成待ちがなくなり、リアルタイムで自社の経営状況を把握できます。

タイムリーな財務分析をレポートとしてまとめつつ、適切な経営判断が可能です。

疑問点がすぐに解消できる

多くのクラウド型会計ソフトでは、サービス提供会社によるサポートが受けられます。サポート体制の充実度はそれぞれ異なりますが、メール・チャット・電話などでのサポートが一般的です。

専門のスタッフが対応するため、素早く問題を解決して業務が中断される時間を最小限に抑えられます。

クラウド型会計ソフトのデメリット

クラウド型会計ソフトには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。ここでは、インターネット特有のトラブルやセキュリティリスクなどについて解説します。

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インターネットにトラブルがあると作業が停滞する

クラウド型のシステムはインターネットを通して利用するため、インターネットにトラブルがあると使えなくなってしまいます。加えて、社内で停電が発生すると自社のPCや社内ネットワークがダウンして使えません。

また、回線速度の遅延や電波障害でも、作業の停滞が起こる場合があります。社内でのトラブルを防ぐためには、導入前にインターネット環境とオフライン時のバックアップ体制を整えましょう。

セキュリティ対策の徹底を要する

電子データを取り扱う場合には、情報漏洩に細心の注意が必要です。しかし、クラウド型はサーバーのセキュリティ対策がサービス提供会社に依存しており、自社での対策が困難です。

そのため、導入前にはサービス提供会社のセキュリティ対策を確認しましょう。例えば、災害対策やハードウェア機器の障害対策、不正アクセス防止、通信の暗号化、アクセスログの管理などを確認するのがおすすめです。

仮に、アクセス時に必要なIDとパスワードが悪意ある第三者に知られてしまうと、情報漏洩によって企業に大きな損失を与える可能性があります。対策としては、パスワード管理システムや管理者による保管などで、IDとパスワードを厳重に管理することが大切です。

継続的にコストがかかる

インストール型は導入時やバージョンアップの際にコストがかかりますが、クラウド型は月額使用料や年額使用料などに一定のコストがかかり、長期的に見るとインストール型よりもコストが高くなる場合があります。

例えば、基本機能の他に高度な機能や追加サービスを利用するためには、追加料金の支払いが必要なケースが多いです。また、クラウド型会計ソフトはインターネット接続が必須であり、安定したインターネット環境を用意しなければなりません。

インターネット環境の整備も含めると総コストが増加しやすいため、自社に最適なプランや信頼性の高いインターネットプロバイダーを選ぶのがおすすめです。

操作になれるまで時間を要する場合がある

インストール型とクラウド型の会計ソフトは、インターフェースや機能が異なるケースが多く、新しい画面レイアウトや操作方法に慣れるまでには時間を要します。また、カスタマイズ性の高さがメリットである反面、設定には時間がかかります。

そのため、段階的にシステムを導入して徐々に慣れていく方法をとったり、導入前後に従業員向けのトレーニングプログラムを実施したりすることが大切です。さらに、ユーザーマニュアルやFAQを提供し、従業員が自主的に学習できる環境を整えることもおすすめです。

クラウド型会計ソフトへの移行は、初期段階での学習と適応が必要ですが、これらの対策を講じることでスムーズな移行と効率的な利用が可能です。

クラウド型会計ソフトの選び方

クラウド型会計ソフトは高機能なものであるほど利用料金も高くなります。予算に合わせて、自社に最も適したものを選びましょう。ここでは、クラウド型会計ソフトの選び方を解説します。

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自社に必要な機能が備わっているか

会計ソフトを選ぶ際には、自社の経理課題を明確にすることで必要な機能がわかります。一般的に、機能が多いほど利用料が高くなる傾向にあるため、不要な機能を除外することで費用を抑えられます。

また、サービスや契約内容によっては後々の機能追加も可能です。例えば、見積書・納品書・請求書・決算書作成機能などは、別途料金を支払うことで追加できる場合があります。なお、現在使っている既存のシステムで対応できる場合は不要です。

サポート体制は充実しているか

サポート体制は、サービス提供会社によって大きく異なるため確認が必要です。例えば、サポート対応が完全有料の場合や、無料でチャット・電話サポートが受けられることもあります。

その他、メールサポートのみ、専門担当者による訪問サービスなど、サポート体制はさまざまです。そのため、どのようなサポートが受けられるのか、営業時間外や土日の対応、対応時間、対応方法の詳細を確認しましょう。

使いやすい操作性か

クラウド型会計ソフトは、簿記や会計の知識が少ない人でも使いやすい仕様であるものが多いです。しかし、新しいソフトの導入では、操作に慣れるまでに一定の時間がかかります。

そのため、使いやすい操作性であるものを選び、操作ミスによる業務の停滞を最小限に抑えるのが大事です。多くのサービス提供会社は、無料トライアル期間を設定しているため、積極的に活用して操作性を確認しましょう。

利用中の銀行口座やクレジットカードに対応しているか

銀行口座やクレジットカードの利用履歴を自動で同期し、取り込みと仕訳までしてくれる会計ソフトは入力と仕訳の手間が省け、大幅な業務の効率化が図れます。

なお、すべての銀行口座やクレジットカードと同期できるものは限られるため、会計ソフトが現在利用している銀行口座やクレジットカードに対応しているかを確かめましょう。

まとめ

クラウド型の会計ソフトを使用した経理業務のクラウド化は、数多くの企業が採用しています。クラウド型は、サービス提供会社のサーバーにあるソフトをインターネットを介して利用する方法で、手軽に導入できるのがメリットです。

さらに、経理業務のクラウド化により、インターネット環境があれば場所を問わず作業でき、会計情報の一元管理も可能です。インターネットバンキングやクレジットカードとの連携で業務効率が改善し、人的ミスも防げます。

ただし、継続的なコストの発生やセキュリティ対策などに注意が必要です。本記事の内容を参考に、自社にあったクラウド型会計ソフトを導入し、経理業務の効率化を図りましょう。