契約書管理システムとは？主な機能や選び方のポイントも解説

契約書管理システムとは、自治体などでもよく利用されている「契約書を適切に管理するためのシステム」のことです。この記事では、契約書管理システムの主な機能や種類、システム導入によるメリット・デメリットや、比較のポイントなどについて詳しく解説していきます。

目次

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1. 契約書管理システムとは
2. 契約書管理システムの必要性
3. 契約書管理システムの機能
4. 契約書管理システムの種類
5. 契約書管理システム導入のメリット
6. 契約書管理システム導入のデメリット
7. 契約書管理ツールを選ぶ際の比較ポイント
8. まとめ

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書をデータ化して一元管理できるシステムです。紙の契約書では紛失や破損のリスクがありましたが、電子データの契約書なら管理がしやすく、契約を交わす際もオンライン上で行えます。

契約書を管理するだけでなく、検索機能や入力機能などが搭載されたシステムも多くあり、さまざまなシーンで便利に活用可能です。契約終了後も契約書を保管していく際、管理システムがあれば場所を取らずに保管しておくことができます。

検索機能があれば欲しい書類をすぐに探すこともでき、データ管理を徹底すれば契約の更新時期を忘れる心配もありません。近年では契約や打ち合わせなどもオンライン上で行われるケースが多いため、契約書管理システムが注目されています。

契約書管理システムの必要性

近年、契約書管理システムを導入する企業は増加傾向にあります。ここでは、契約書管理システムの必要性について見ていきましょう。

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そもそも契約書管理とは

そもそも契約書管理とは、過去に締結した契約を管理することです。契約書自体を管理しておくのはもちろん、契約の内容や更新時期の確認なども行います。契約書に関する全ての業務が契約書管理となり、今までは紙やExcel（エクセル）などで管理されていました。

契約書の内容にそった業務を行っていくためにも非常に重要な管理業務であり、紛失や盗難などを防ぐ目的があります。情報漏洩をさせないためにも、契約書管理は徹底して行う必要があるでしょう。

従来の契約書管理の問題点や課題

ここでは、これまでにある契約書管理の問題点や課題と、それに伴ったリスクを解説します。

業務負担やロスの発生

従来は契約書管理ツールとして使用される紙やExcelによる管理では、契約書を整理・管理することに時間と労力を必要とします。データの入力には時間がかかる上、入力ミスと言った、ヒューマンエラーのリスクが伴います。

過去の契約を探す際にも手間と時間を要し、契約書の分散や複数のフォーマット使用により最新のフォーマットが分からなくなることや、期限や更新情報を把握しにくいといった課題もあります。

契約書管理不十分によるリスクの発生

契約書管理の不備により紛失や破損等があれば、企業にとって信頼性の低下や損失をもたらします。また、契約の内容や期限を見落とすことで、業務の遅延や効率の低下が生じ、業務パフォーマンスに悪影響を及ぼすだけでなく、意図しない契約違反が生じる可能性もあります。

契約書管理が不十分なことにより、法的な問題や紛争のリスクも増大し、企業の信用や評判に深刻なダメージを与えかねないため、契約書管理システムで適切な契約書管理の体制を整えることは、企業の安定性と成長にとって重要といえるでしょう。

契約書管理システムの機能

契約書管理システムには、紙の契約書の電子データ化や検索機能など、さまざまな便利機能が搭載されています。以下で、主な5つの機能について解説するので、ぜひ導入の際の参考にしてみてください。

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紙の契約書の電子化機能

紙の契約書の電子化機能では、今まで紙で管理していた契約書を電子化してデータとして管理できるようにします。電子化機能によって契約書をペーパーレス化させれば、契約書管理をスムーズに進めていくことが可能です。

PDFやWord、Excelなど普段使っているツールにあわせ、編集・閲覧しやすいファイル形式を選んで電子化できます。また、契約書管理システムには印鑑のいらない「脱押印」をサポートする電子商品機能などが搭載されたものもあります。

契約書管理台帳の情報入力機能

契約書管理台帳の情報入力機能は、今まで手入力していた台帳への入力作業を手軽に行える機能です。今までは項目ごとに情報を手作業で入力し、管理しなければなりませんでしたが、契約書管理台帳の情報入力機能を使えば、簡単に台帳への入力が行えるようになります。

契約相手・契約日・契約期間・原本保管場所・電子データファイルなど、情報をそれぞれ入力するのは非常に大変ですが、システム化すれば入力も管理も楽になるでしょう。データをスキャンしてアップロードするだけで、自動でデータベース化してくれるAI機能などがあるとより便利です。

契約書の検索・閲覧機能

契約書の検索・閲覧機能では、管理している契約書を検索したり閲覧したりできます。紙媒体で管理する場合、どこにどの契約書があるのか分からなくなるケースもあるでしょう。契約書管理システム内にある検索機能を使えば、そのような事態も防げます。

見たい書類を見たいときに簡単に探すことができるため、手間を大きく減らせるのがメリットです。また、閲覧や編集権限の付与も自由に行えます。書類ごとに閲覧できる従業員を変えたい場合や、編集できる従業員を限定したいときに便利な機能です。

契約書の更新期限通知機能

契約書の更新期限通知機能は、それぞれの契約書の更新期限が近付くと通知をしてくれる機能です。契約書には更新期限が設けられている場合がほとんどですが、たくさんの契約を交わしていると更新時期を見逃してしまう可能性があります。

更新期限通知機能があれば更新時期を見逃すこともなく、不要になった契約を自動更新してしまう心配もありません。通知先や通知回数のほか、期限以外の通知条件などを設定できる機能がついたシステムもあります。業種にあわせ、必要な機能を選びましょう。

契約書のバージョン管理機能

契約書のバージョン管理機能では、操作ログや承認履歴を残すことができます。また、万が一の場合に過去のバージョンを復元できるため、データの損失や紛失を防げるのが特徴です。

たくさんの契約書を管理している場合、どれが最新版だか分からなくなるケースもあるでしょう。バージョン管理機能は、そのような場合に活躍してくれる機能です。更新日時やファイル名だけだと混乱するバージョン管理も、クラウド上で一元管理すれば確実な管理が行えます。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには、契約書データ管理がメインのタイプや紙の契約書にも対応可能なタイプなど、さまざまなものがあります。業種や自社の経営スタイルにあわせ、以下を参考にしながら使いやすいものを選びましょう。

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契約書データ管理がメインのタイプ

契約書データ管理がメインのタイプは、データ入力や検索など管理を効率化するための機能が充実しているのが特徴です。契約書の管理をメインとしているため、紙媒体の契約書をデータ化したり欲しい書類を効率よく探したりできます。

中には、契約のプロセス全体を管理できるシステムもあり、契約書の数が多くて管理しにくいと感じている企業におすすめです。操作性もシンプルなシステムが多いので、使いやすさを重視している場合にもチェックしてみてください。

電子契約がメインのタイプ

電子契約がメインのタイプでは契約書の管理をはじめ、オンラインでの契約締結をサポートしてくれます。契約を締結する段階からデータ化できるため、よりスムーズに契約書管理を行えるのが特徴です。

契約書の作成から契約、管理まで全てオンラインで完結できるため、作業の効率化を図れます。電子契約がメインのタイプは直接会うことなくさまざまな契約を交わせるため、リモートワークなどが多い企業にもおすすめです。

紙の契約書対応も可能なタイプ

紙の契約書に対応したタイプは、既存の紙の契約書を効率よくスキャンし、データ化することを得意としています。現在、紙の契約書が手元にたくさんあり、全てを電子化して管理したいと考えている企業におすすめです。

1つ1つをデータ入力し、電子化させるのは非常に手間がかかりますが、契約書管理システムの中にはAIがスキャンした内容を自動で判別して入力してくれるものもあります。また、スキャン業務を代行してくれるサービスもあるので、あわせて検討してみましょう。

紙の契約書に対応したタイプは、契約作業をこれから進めていくのではなく、すでに契約を多数抱えている場合に便利なタイプです。

他の文書管理対応も可能なタイプ

他の文書管理対応も可能なタイプでは、契約書だけでなく幅広い種類の文書を電子化して管理できます。契約書以外に電子化したい文書がある場合には、他の文書管理にも対応しているシステムを選ぶのがおすすめです。

契約書に紐づく関連資料がある場合には、同じ場所で管理できるシステムだとよりスムーズに管理できます。また、別部署でもシステムを使いたいと考えているなら、文書管理に特化したシステムを選ぶようにしましょう。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムには、業務の効率化やコスト削減などのメリットがあります。以下で、主な3つのメリットを見ていきましょう。

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業務を効率化できる

契約書管理システムの導入メリットとしては、業務を効率化できる点が挙げられます。今まで紙媒体やExcelで管理していた契約書をシステムによってデータ化できるため、作業時間も大きく削減できるでしょう。

従来の管理業務で煩雑になっていた部分が自動化され、契約書の作成・締結・管理までを一気通貫で行うため、業務の効率化を図れます。今まで時間のかかっていた作業も短時間で進められるようになり、他の業務もよりはかどるでしょう。

コストの削減ができる

契約書を電子化してデータで管理できるようになると、用紙代・インク代・収入印紙代・郵送費などがかからなくなり、コストを大きくカットできます。ただし、今までかかっていた費用がかからなくなる分、システムの利用料がかかることも覚えておきましょう。

システムの利用料は選ぶサービスによって異なるため、削減できるコストと照らし合わせながら検討するのがおすすめです。選ぶ種類によっては高額な初期費用がかかる場合もあるため、導入費用や運用費用などランニングコストを加味しながら考えましょう。

セキュリティ強化につながる

契約書管理システムの多くは、通信の暗号化などによって外部からの不正アクセスを防止しています。契約書には重要な機密情報や個人情報が含まれるケースもあるため、セキュリティ対策は欠かせません。

紙の契約書では盗難や紛失のリスクがありますが、電子化して管理すればセキュリティ面も安心です。セキュリティを強化しているシステムが多いため、従来よりも高いセキュリティ性を保持しながら契約書を管理できます。

また、有効期限の管理もできるので、期限切れのリスクもありません。システム内に備えられたセキュリティとあわせ、自社のセキュリティ対策も見直しておきましょう。

契約書管理システム導入のデメリット

契約書管理システムにはコスト削減など多くのメリットがある一方で、システムに慣れるまで時間がかかるなどのデメリットがあります。メリットだけでなく、デメリットもしっかり理解した上でシステムの導入を検討しましょう。

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システムに慣れるまでに時間がかかる

今まで契約書を紙媒体で管理していた場合、システムの導入後に慣れるまで時間がかかる場合があります。契約書以外の書類をすでに電子化して管理し始めている場合には導入もスムーズですが、慣れていないと上手く扱えるようになるまで時間がかかるでしょう。

その点を考慮し、従業員が扱いやすいシステムを選ぶことが重要です。トライアル期間のあるシステムを選ぶなどして、実際に導入した際に従業員が正しく扱えるかどうか確認しておきましょう。

また、使用感を確認する際は管理者だけでなく、従業員全体で行うのがおすすめです。多くの従業員が扱いやすいシステムを選ぶことで、よりスムーズな導入ができるでしょう。

機能への期待値とズレを感じる場合がある

契約書管理システムは、選ぶシステムによって備わっている機能に違いがあります。そのため、実際に使ってみた際に機能への期待値とズレを感じる可能性があるでしょう。自社に必要な機能を事前にイメージし、想定外とならないように注意してください。

自社に必要な機能を正しく使いこなすことができなければ、想定した効果が得られないケースもあります。ズレを生じさせないためにも、あらかじめ機能や操作性を確認しておくことが大切です。

契約書管理ツールを選ぶ際の比較ポイント

契約書管理システムのメリット・デメリットが分かったところで、次は選ぶ際の比較ポイントを紹介します。これから導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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導入形態

まずは、導入形態に注目しましょう。導入形態にはオンプレミス型とクラウド型があるので、事前にどちらを選ぶか決めておく必要があります。以下で、それぞれの導入形態のメリット・デメリットを見ていきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型では、ネットワーク機器やサーバーなどを自社で購入し、運用していく方法です。自社の使いやすいようにシステムをカスタマイズしていけるだけでなく、セキュリティに強い特徴があります。

完全に自社で運用するため、初期費用やメンテナンス費が高額になるのがデメリットです。一定額の初期費用を用意でき、社内に運用ノウハウがある場合におすすめです。予算や知識がない場合には運用が難しくなるため、注意が必要です。

メリット	デメリット
自由にカスタマイズしやすい	初期費用やメンテナンス費がかかる
セキュリティ面を強化できる	運用ノウハウが必要になる
	導入までに時間がかかる
	自社サーバーを保有する必要がある

クラウド型

クラウド型は、既存のインターネット回線を使用することで、サービスとしてシステムを利用する方法です。オンプレミス型のように自社でサーバーなどを用意する必要がないため、初期費用や運用コストが低く手間がかかりにくい傾向にあります。

一方で、セキュリティはシステムの提供側が対策を行うため、場合によってはやや弱い可能性があるでしょう。複雑な設定や手続きが必要ないので短期間で導入できますが、カスタマイズに制限がある点にも注意しなければなりません。

メリット	デメリット
初期費用や運用コストが低い	カスタマイズ性が低い
複雑な設定が必要ない	セキュリティ面が弱い可能性がある
比較的短期間で導入できる

コスト

システムの導入費用はもちろん、利用料やメンテナンス費用、機能の拡張にかかる費用などランニングコストを考えることも重要です。特に、オンプレミス型は初期費用やメンテナンス費がかかりやすいため、予算に合っているかどうか細かく確認しましょう。

クラウド型は初期費用などはかかりにくいものの、システムの利用料がかかります。契約書管理システムの導入によって削減できるコストとあわせ、費用対効果を加味した上で自社に合うシステムを選んでみてください。

データ化の精度

契約書管理システムでは、基本的に契約書の電子化がメインとなるため、データ化の精度についても必ず確認しておきましょう。PDFで保存できれば良いのか、画面上の文字を自動で読み取ってくれるOCR機能が欲しいのかによっても、選ぶシステムが異なります。

どんな機能があるのか確認しておくのはもちろん、フリープランやトライアル期間を活用してデータ化の精度を確認しておくのがおすすめです。どの程度データ化できるのか、保存できる形式や読み取り精度などを細かくチェックしましょう。

検索精度

システム内で管理しているデータの中から、欲しい書類を探し出すために必要なのが検索機能です。検索できる範囲がタイトルのみなのか、文書全体なのかによっても検索精度が異なります。検索機能が充実していると、欲しい書類をすぐに探せるのが魅力です。

契約の内容を確認したいとき、検索に時間がかかると時間を無駄にするだけでなく、クライアントを待たせてしまう可能性もあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、検索精度に注目しましょう。

操作性

操作性については、従業員が操作しやすいシステムを選ぶことが重要です。契約書管理システムは従業員が多く触れるシステムのため、管理画面や操作画面を見て直感的な操作で使えるかどうか確認しておきましょう。

責任者だけが扱えれば良いわけではないため、社内全体で操作性をチェックしながら選んでいくのがおすすめです。トライアルなどで実際にシステムに触れ、使いやすいかどうか確認してみてください。

機能の豊富さ

契約書管理システムには多くの種類があり、選ぶタイプや種類によって備わっている機能もさまざまです。自社が欲しい機能が備わっているかどうか、業務を効率よく進めるために必要な機能があるかどうか確認しましょう。

機能性の高さによってサービスから受けられる恩恵が違うため、機能の豊富さや機能性は先にチェックしておくのがおすすめです。

また、先述したシステムのタイプ以外に、外部ツールとの連携などが着眼点となります。連携できる機能によって契約家庭の管理がしやすくなるケースもあるため、あわせて確認してみてください。

セキュリティの高さ

契約書の中には機密情報や個人情報が含まれることもあるため、セキュリティ面は特に重視する必要があります。どのようなセキュリティが、どれだけ備わっているかは選ぶ製品やサービスによって大きく異なるため、導入前に確認しておきましょう。

セキュリティ面については、自社の求めるスペックのものを選ぶのがおすすめです。また、社内のセキュリティ面もあわせて確認してみてください。

まとめ

契約書管理システムは、今まで紙媒体だった契約書を電子化して管理できる便利な機能です。コストやミスを減らせるメリットがあるほか、台帳入力などの手間を大きく削減できます。また、セキュリティ面を強化することもできるでしょう。

ただし、システムに慣れるまで時間がかかるケースもあるため、従業員が使いやすいものを選ぶ必要があります。また、自社の業種に合うタイプを選び、コストやデータ化の精度なども加味した上で選ぶのがおすすめです。
契約書管理システムを導入すれば、管理が楽になるだけでなく小さなミスを減らし、外部との契約をスムーズに行えるようになります。ぜひ、本記事を参考にしながら契約書管理システムの導入を検討してみてください。